Desi Maryanti

Just another Blog Mahasiswa site

 Home

 Profile

 Sample Page

 APLIKASI SISTEM INFORMASI BERBASIS TEKNOLOGI

DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI
 December 10th, 2013 |   Author: DESI MARYANTI

Tugas Mata Kuliah Sistem Manajemen Informasi

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

 LATAR BELAKANG

Penggunaan sistem informasi berbasis teknologi (TI) pada berbagai kegiatan usaha maupun
organisasi dewasa ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas
perusahaan  sekaligus meningkatkan daya saingnya di era pasar global.  Namun perlu
dipahami juga bahwa sistem tersebut hanya akan berjalan efektif manakala dikembangkan
sinergis dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan, bukan hanya
sekedar accesoris atau pelengkap belaka. Dengan demikian perusahaan dapat
memanfaatkan sistem informasi tersebut secara optimal untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi operasionalnya.

Sayangnya implementasi sistem informasi untuk meningkatkan proses bisnis yang berjalan
di suatu perusahaan/organisasi tidak selalu efektif meskipun telah menelan dana investasi
yang sangat besar. Studi yang dilakukan oleh Beynon-Davies dan Lloyd-Williams
menemukan bahwa 60% – 70% software sistem TI gagal beroperasi (dalam Chowdhury et.
al, 2007). Sedangkan Conference Board Survey pada tahun 2001 melaporkan bahwa 40%
proyek TI gagal untuk mencapai tujuannya dalam 1 tahun pertama sesudah implementasi
(IT Cortex dalam Chowdhury et. al, 2007).   Meskipun data tersebut sudah
tidak update lagi, namun setidaknya dapat dijadikan bukti bahwa sistem informasi berbasis
teknologi tidak selalu bermanfaat bagi perusahaan/organisasi yang menggunakannya.
Namun hal ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menunda atau membatalkan proyek-
proyek TI yang telah direncanakan untuk membantu meningkatkan performa
perusahaan/organisasi yang bersangkutan, karena kegagalan tersebut belum tentu
disebabkan oleh teknologi informasinya itu sendiri. Dengan demikian, penting bagi top
 executive perusahaan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan
atau kegagalan implementasi sistem informasi pada suatu perusahaan/organisasi.

RUMUSAN MASALAH

Banyak top executive bingung, lantaran investasi TI perusahaannya yang berbujet besar

tidak memenuhi harapan (Sugiarsono, 2003). Beberapa kasus penerapan sistem informasi
berbasis teknologi tinggi yang tidak tepat diketahui menyebabkan kerugian yang tidak
sedikit bagi perusahaan/organisasi. Hal ini berkontribusi pada timbulnya keraguan akan
efektivitas dan keunggulan TI yang digadang-gadang dapat meningkatkan performance dan
produktivitas operasional perusahaan. Pada  kasus yang lebih ekstrim bahkan proyek TI
telah mengakibatkan eksekutif puncak Polaris Software Lab. Ltd. harus mendekam di dalam
penjara akibat performa aplikasi TI yang dibuat oleh Polaris tidak memuaskan client-nya
(Gani, 2003).  Apa sebetulnya yang salah dalam hal ini ? Apakah kasus-kasus tersebut
merupakan indikasi gagalnya sistem informasi berbasis teknologi mencapai tujuannya di
dalam perusahaan/organisasi?

Tulisan ini berusaha mengkaji faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan/kegagalan

penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan/organisasi. Dengan kajian tersebut
diharapkan dapat diketahui unsur-unsur apa saja yang diperlukan agar sistem informasi
berbasis teknologi dapat efektif mengelola berbagai sumber daya yang dimiliki menjadi
informasi-informasi yang dapat dijadikan dasar bagi pihak manajemen dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting untuk mencapai kemajuan perusahaan/ organisasi.

TUJUAN

 Mengindentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan/kegagalan penerapan sistem informasi

dalam perusahaan/organisasi

 Melakukan analisis bagaimana faktor-faktor tersebut berkontribusi terhadap kesuksesan penerapan sistem
informasi dalam perusahaan/organisasi

SISTEM INFORMASI BERBASIS TEKNOLOGI

Teknologi komputer dan telekomunikasi telah membawa manusia ke dalam era informasi
yang mengalir tiada batas (Amsyah, 2001). Informasi diperlukan manusia untuk
menyelesaikan berbagai keperluan hidupnya termasuk dalam pekerjaan yang berkaitan
dengan perusahaan/organisasi. Dengan berkembangnya teknologi komputer sebagai alat
pengolah data menjadi informasi, maka pekerjaan informasi yang rumit dalam
perusahaan/organisasi sangat banyak terbantu dan menjadi lebih mudah untuk dilakukan.

Menurut O’Brian dan Marakas (2005), Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (TI)
merupakan komponen yang penting bagi keberhasilan usaha, sama pentingnya dengan
manajemen keuangan, manajemen operasional, pemasaran, pengelolaan sumber daya
manusia dan bidang-bidang lainnya penunjang utama dalam fungsi bisnis suatu
perusahaan. Teknologi informasi dinilai mampu membantu semua jenis usaha untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas  pada proses bisnis, manajemen pengambilan
 keputusan dan kolaborasi kelompok kerja sekaligus memperkuat daya saing perusahaan
dalam menghadapi perubahan kondisi pasar yang sangat cepat. O’Brien dan Marakas
(2005) merumuskan fungsi sistem informasi di dalam dunia bisnis sebagai berikut :

 Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akutansi, finance, manajemen operasi,
pemasaran, dan manajemen sumberdaya manusia

 Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM,
pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer

 Sumber informasi utama manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif

 Bagian yang penting dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga
memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima

 Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita

Jadi sesungguhnya aplikasi sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI) pada dunia
bisnis saat ini telah melekat pada seluruh aktivitas bisnis yang ada di dalam
perusahaan/organisasi. Sistem informasi atau teknologi informasi tidak dapat lagi
dipandang secara terpisah dari proses bisnis di dalam perusahaan/organisasi, sehingga
aplikasinya harus disesuaikan/sinergis dengan strategi perusahaan secara keseluruhan. Hal
inilah yang harus disadari oleh top manajemen agar aplikasi sistem informasi berbasis TI
yang dikembangkan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal untuk meningkatkan
performa perusahaan.

O’Brien dan Marakas (2005) merumuskan 2 (dua) peran sistem informasi dalam
perusahaan/organisasi, yaitu sebagai Operation Support System (sistem penunjang
aktivitas-aktivitas bisnis) dan Management Support System/Support of Managerial Decision
Making (sistem penunjang dalam proses pengambilan keputusan). Berikut ini disajikan
skema tipe informasi yang dikembangkan oleh O’Brien dan Marakas dari kedua sistem
informasi tersebut.
Dengan memahami tipe-tipe informasi di atas, manajemen dapat lebih mudah menentukan
aplikasi sistem informasi yang tepat untuk mendukung aktivitas bisnis dalam
perusahaan/organisasinya.

FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH PADA KESUKSESAN PENERAPAN SISTEM

INFORMASI DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI

           Seperti telah diuraikan sebelumnya bahwa meskipun pada dasarnya sistem
informasi berbasis TI bernilai positif bagi perkembangan perusahaan, namun implementasi
yang tidak tepat akan menyebabkan kegagalan untuk memberikan performa yang baik pada
perusahaan/organisasi yang bersangkutan. Sehebat atau secanggih apa pun sistemnya dan
sebesar apa pun harga yang harus dibayar oleh perusahaan/organisasi, tidak menjamin
hasil yang  optimal jika pihak top manajemen tidak memperhatikan faktor-faktor yang
berpengaruh pada kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi tersebut di
dalam perusahaan/organisasinya. Karena bagaimana pun juga sistem informasi  berbasis TI
ini hanyalah alat semata, kunci keberhasilan aplikasinya tetap ada di tangan manusia
sebagai operator sistem tersebut.

Berikut ini akan diuraikan faktor-faktor yang dinilai berpengaruh pada kesuksesan
penerapan sistem informasi dalam perusahaan/organisasi.

1. Keterlibatan End User

Dalam perapan sistem informasi, keterlibatan end user sebagai pengguna dari sistem yang
akan diaplikasikan tersebut sangat penting. Pada hakikatnya sistem informasi digunakan
oleh perusahaan/organisasi untuk meningkatkan proses bisnis yang telah berjalan selama
ini agar lebih efektif dan efisien.  Dan yang paling mengetahui proses-proses tersebut
tentunya pihak manajemen perusahaan/organisasi itu sendiri. Oleh karena itu, diperlukan
keterlibatan manajemen perusahaan sebagai end user untuk memberikan informasi secara
jelas mengenai sistem informasi yang dibutuhkan. Sebagian besar kegagalan proyek TI
disebabkan ketidakpedulian pihak manajemen sebagai end user pada sistem informasi yang
akan dikembangkannya. Mereka mengira, bahwa tugas mereka terbatas pada penyediaan
dana saja, sisanya diserahkan sepenuhnya kepada konsultan atau kontraktor TI yang akan
membangun sistem informasi tersebut.  Coley Consulting menyatakan bahwa kurangnya
keterlibatan user dan partisipasi dari stakeholder dapat menghambat keberhasilan sistem TI
(Chowdhury, 2007). Keterlibatan yang diharapkan mencakup seluruh struktur hirarki yang
berjalan dalam manajemen perusahaan, karena pada akhirnya mereka semua adalah end
user dari sistem informasi yang dikembangkan tersebut.

2. Dukungan manajemen

Selain keterlibatan dan perhatian pada proses desain sistem informasi yang akan
digunakan, diperlukan juga kepercayaan dari end user bahwa aplikasi sistem informasi ini
dapat menjadi solusi dari permasalahan yang terjadi pada proses bisnis yang telah berjalan
dan akan meningkatkan daya saing perusahaan tersebut terhadap para pesaingnya. Dengan
demikian pihak manajemen akan dapat memberikan dukungan yang penuh, baik dari segi
keuangan maupun pada saat implementasi sistem informasi tersebut di dalam
perusahaan/organisasi. Dukungan manajemen akan memberikan kontribusi yang sangat
besar dalam mempertinggi akurasi penggunaan sistem informasi di dalam menunjang
operasional perusahaan, karena mereka :
 paling paham mengenai fungsi-fungsi bisnis di dalam perusahaan/organisasi

 paling tahu permasalahan yang dihadapi di lapangan

 mengetahui dengan tepat kebutuhan perusahaan

 dapat membantu untuk memahami bagaimana cara pengguna sistem informasi tersebut berfikir dan
merespon informasi-informasi yang terjadi di sekitarnya

 membantu mengenali perlunya sistem informasi untuk memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan

3. Kejelasan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi

Kesuksesan penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan/organisasi dipengaruhi

juga oleh kejelasan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi
tersebut. Beberapa proyek TI gagal diakibatkan oleh ketidaksinkronan antara kebutuhan
perusahaan dengan sistem TI yang dibangunnya. Pihak manajemen sebagai user perlu
memetakan dengan jelas proses bisnis mana yang akan diperbaiki atau ditingkatkan dengan
sistem TI tersebut, sehingga konsultan/kontraktor TI dapat membangun desain sistem
informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan/organisasi. Hal ini juga berkaitan
dengan efektivitas dan efisiensi dari sistem yang dibangun, karena konsultan dapat
memprioritaskan proses-proses bisnis yang bermasalah sehingga dapat meningkatkan
performa perusahaan secara keseluruhan. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang
dan harapan yang realistis agar proyek TI yang dilaksanakan dapat berjalan secara optimal
sesuai dengan tenggang waktu yang wajar. Seringkali waktu yang diberikan untuk
pembuatan dan implementasi sistem informasi berbasis TI sangat pendek, sehingga
konsultan/kontraktor TI tidak memiliki waktu yang cukup untuk menguji apakah sistemnya
dapat berjalan dengan baik dan telah mengakomodasi seluruh kebutuhan user.  Oleh
karena itu, harus diberikan waktu yang cukup agar seluruh sistem informasi yang
dikembangkan tersebut dapat beroperasi dengan optimal dan memenuhi keinginan serta
kebutuhan perusahaan/organisasi.

4. Dukungan SDM yang kompeten

Secanggih apa pun teknologi informasi yang digunakan oleh suatu perusahaan tidak akan
berjalan dengan baik tanpa dukungan sumberdaya manusia yang kompeten. Sue Young,
CEO dari ANDA Consulting di Colchester Vt. menyatakan bahwa sebagian besar kegagalan
dalam proyek TI disebabkan oleh faktor manusia (Young, 2003). Meskipun faktor teknis
terkadang juga berkontribusi pada kegagalan tersebut namun pada dasarnya hal itu
disebabkan oleh manusia juga, karena manusialah yang menentukan teknologi yang
digunakan dalam proyek TI tersebut, termasuk hardware dan softwarenya. Jadi, jika terjadi
masalah yang diakibatkan oleh software yang gagal beroperasi, hal itu ditimbulkan oleh
ketidakmampuan SDM yang ada untuk mengantisipasinya. Oleh karena itu, SDM merupakan
faktor penting lainnya yang harus diperhatikan untuk menyukseskan aplikasi sistem
informasi berbasis TI dalam perusahaan/organisasi. Ketersediaan SDM yang kompeten
dalam bidang TI akan membantu perusahaan mengoptimalkan aplikasi sistem informasinya.
Jadi, jika perusahaan tidak mampu menyediakan sendiri tenaga-tenaga terampil dalam
bidang tersebut, manajemen dapat mempertimbangkan untuk menggunakan
jasa outsourcing dari perusahaan lain.

5. Komitmen dan Keterlibatan semua pihak dalam proses adjustment sistem informasi

 Penggunaan sistem informasi yang baru dalam suatu perusahaan tidak dapat diharapkan
untuk di-adopt dengan baik begitu saja oleh seluruh karyawan dan pengguna sistem
tersebut.  Oleh karena itu, diperlukan komitmen dari semua pihak yang terlibat agar
proses adjustment/penyesuaian dari sistem informasi yang lama ke sistem baru dapat
berjalan dengan baik. Hal ini seringkali diabaikan oleh manajemen, mereka lupa untuk
melakukan adjustment kepada para karyawannya sehingga penggunaan sistem informasi
yang baru tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.  Itulah yang terjadi pada proyek PIC
(The Patient Information Centre) yang dikembangkan oleh organisasi kesehatan di Inggris
bagian Utara dengan membangun multi-lingual electronic patient information system untuk
mengakomodasi kesulitan etnis minoritas di sana dalam memanfaatkan jasa pelayanan
kesehatan akibat kendala bahasa (Chowdhury, 2007). Proyek tersebut gagal
mengintegrasikan seluruh departemen yang ada di  Primary Care Trust (bagian penanganan
pertama pasien, semacam unit gawat darurat di Indonesia) untuk melaksanakan pelayanan
kesehatan secara optimal kepada masyarakat dengan penggunaan sistem PIC. Staf-staf di
masing-masing departemen tersebut tetap bekerja dengan metode yang telah ditetapkan
sebelumnya. Mereka menganggap PIC hanya sebagai sistem tambahan yang berjalan
secara mandiri bersama sistem yang sudah ada sebelumnya.  Padahal sistem tersebut
sangat memungkinkan untuk kolaborasi kerja antar departemen yang memang dirancang
untuk meningkatkan performa pelayanan kesehatan masyarakat pada setiap PCT yang ada
di wilayah tersebut. Oleh sebab itu, untuk memastikan keberhasilan penerapan sistem
informasi di dalam perusahaan/organisasi, diperlukan komitmen dan keterlibatan semua
pihak untuk merubah kultur manajemen perusahaan sehingga tidak mengoverrule sistem
informasinya itu sendiri (Gani, 2003).

6. Kesesuaian sistem informasi yang dikembangkan dengan kebutuhan

perusahaan/organisasi

Untuk mendapatkan performa yang baik pada sistem informasi yang dikembangkan perlu
diperhatikan kesesuaiannya dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan/organisasi. Dengan
performa yang baik, maka keberhasilan penerapan sistem tersebut akan lebih terjamin.
Kesesuaian yang dimaksud di sini meliputi :

 Aplikasi teknologi proven, artinya sistem informasi yang dikembangkan harus menggunakan teknologi yang
telah terbukti secara praktis akan meningkatkan peluang keberhasilan aplikasi sistem TI

 Hardware, Software dan sistem penunjang TI lainnya. Sistem informasi dibangun oleh perangkat-perangkat
tersebut, pemilihan perangkat yang tepat akan meningkatkan performa sistem informasi yang
dikembangkan dan memperbesar peluang keberhasilan dalam aplikasinya

 Kapasitas sistem informasi yang dikembangkan. Konsultan/kontraktor TI perlu memperhitungkan kapasitas

sistem yang akan dikembangkan pada suatu perusahaan/organisasi. Hal ini berkaitan dengan kompleksitas
tugas yang harus dijalankan oleh sistem informasi tersebut dan efisiensi biayanya. Sistem informasi dengan
kompleksitas tugas yang tinggi harus didukung dengan perangkat yang memiliki kapasitas yang tinggi pula.
Jika ada ketidakseimbangan diantara keduanya, maka dikhawatirkan akan terjadi
proses loading/running yang terlalu lama atau ketidakefisienan yang akan mengakibatkan pembengkakan
biaya.

 Efektivitas dan efisiensi. Sistem informasi yang dikembangkan harus dapat mendukung strategi bisnis
perusahaan, meningkatkan kemampuan, memperbaiki proses bisnis yang ada, meningkatkan struktur dan
budaya bisnis, meningkatkan konsumen serta bisnis value dari perusahaan/organisasi tersebut.  Dengan
 demikian barulah sistem informasi ini dapat dikatakan efektif dan efisien dalam meningkatkan performa
perusahaan secara keseluruhan untuk menghadapi tantangan persaingan usaha yang dinamis.

7. Kemampuan sistem informasi untuk menjawab tantangan dan persaingan yang dihadapi
perusahaan/organisasi

Pada akhirnya sistem informasi harus dapat menjawab tantangan dan persaingan yang
dihadapi perusahaan/organisasi yaitu :

 Memberikan kepuasan kepada konsumen

 Mengintegrasikan seluruh proses bisnis agar lebih efektif serta efisien dan memudahkan dalam pengambilan
keputusan

 Meningkatkan keuntungan

Oleh karena itu, keberhasilan penerapan sistem informasi pada suatu

perusahaan/organisasi ditentukan oleh kemampuannya menjawab tantangan-tantangan
tersebut agar perusahaan/organisasi dapat bertahan pada kondisi persaingan yang sangat
ketat dewasa ini. Pada beberapa kasus, penggunaan sistem informasi yang efektif bahkan
berhasil meningkatkan daya saing perusahaan/organisasi tersebut pada industri yang
sejenis, misalnya Shuttle Express (Suroso, 2013).

KESIMPULAN

1. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (TI) merupakan komponen yang penting bagi
keberhasilan suatu usaha. Penggunakan teknologi informasi  mampu memperkuat daya saing
perusahaan dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektivitas  pada proses bisnis, manajemen
pengambilan keputusan dan kolaborasi kelompok kerja.
2. Aplikasi sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI) pada dunia bisnis saat ini telah melekat
pada seluruh aktivitas bisnis yang ada di dalam perusahaan/organisasi. Sistem informasi atau
teknologi informasi tidak dapat lagi dipandang secara terpisah dari proses bisnis di dalam
perusahaan/organisasi, sehingga aplikasinya harus disesuaikan/sinergis dengan strategi perusahaan
secara keseluruhan. Hal inilah yang harus disadari oleh top manajemen agar aplikasi sistem
informasi berbasis TI yang dikembangkan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
meningkatkan performa perusahaan.
3. Keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan/organisasi dipengaruhi oleh
beberapa faktor, yaitu keterlibatan End User, dukungan manajemen, kejelasan aplikasi sistem
informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi, dukungan SDM yang kompeten, komitmen
dan keterlibatan semua pihak dalam proses adjustment sistem informasi, kesesuaian sistem
informasi yang dikembangkan dengan kebutuhan perusahaan/organisasi dan kemampuan sistem
informasi untuk menjawab tantangan dan persaingan yang dihadapi perusahaan/organisasi. Dengan
memahami faktor-faktor tersebut diharapkan perusahaan dapat mengimplementasikan sistem
informasi berbasis teknologi yang efektif untuk mengelola berbagai sumber daya yang dimiliki
menjadi informasi-informasi yang dapat dijadikan dasar bagi pihak manajemen dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting untuk mencapai kemajuan perusahaan/organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Chowdhury, Rajneesh; Butler, Ruth E dan Clarke, Steve. 2007. Healthcare IT Project Failure
: A System Prespective. Journal of Cases  on Information Technology : 9.4.

Gani, Kemal E. 2003. Investasi Rp Triliunan Itu Masih Bisa Diselamatkan…. Swa 02/XIX.

O’Brien James A dan Marakas, George M. 2005. Management Information Systems.

McGraw-Hill/Irwin, New York.

Sugiarsono, Joko. 2003. Potret Kebingungan Investasi TI. Swa 02/XIX.

Young, Sue. 2003. Why IT Project Fail. Computerword : 37.34.

Suroso, Arif I. 2013. Modul Mata Kuliah SIM. Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis
IPB, Bogor.