LAPORAN KERJA PRAKTEK

PT.ARISTA AUTO PRIMA

Jl. Jendral Sudirman No. 228 Pekanbaru – Riau
09 Agustus 2021 – 20 Desember 2021

PROSES DAN KEGIATAN SOP PADA

ADMINISTRASI BENGKEL

OLEH
ELISSA FAKHRIYAH
19-3523 / OTOMATISASI & TATA KELOLA
PERKANTORAN

Yayasan Fintaru Edukasi Sarana

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Perbankan Riau
Pekanbaru
2021
 LEMBARAN PENGESAHAN I

LAPORAN KERJA PRAKTEK

PT.ARISTA AUTO PRIMA
Jl. Jendral Sudirman No. 228 Pekanbaru – Riau
09 Agustus 2021 – 20 Desember 2021

PROSES DAN KEGIATAN SOP PADA

ADMINISTRASI BENGKEL

OLEH

ELISSA FAKHRIYAH
19-3523 / OTOMATISASI & TATA KELOLA
PERKANTORAN

Laporan ini telah disetujui dan disahkan oleh,

Mengetahui:

Kepala Admin Pembimbing Prakerin

SITI SALAMAH GITA NIA WAHYUNI

NIK.0384 NIK.2808

ii
 LEMBARAN PENGESAHAN II
LAPORAN KERJA PRAKTEK
PT.ARISTA AUTO PRIMA
Jl. Jendral Sudirman No. 228 Pekanbaru – Riau
09 Agustus 2021 – 20 Desember 2021

PROSES DAN KEGIATAN SOP PADA

ADMINISTRASI BENGKEL

OLEH

ELISSA FAKHRIYAH
19-3523 / OTOMATISASI & TATA KELOLA
PERKANTORAN

Laporan ini telah disetujui dan disahkan oleh :

Mengetahui:

Kepala Sekolah Guru Pembimbing

YOSSY SYAFRIANTI, S.T.M.Pd IRMA AL-HAJJ N, S.Pd.

NIK. 2006 80 54 NIK. 2016 94 289
KATA PENGANTAR

iii
 Alhamdulillahi robbil’ alamin, segala puji dan syukur saya ucapkan
kehadirat Allah SWT dengan rahmat dan ridho-Nya. Yang telah memberikan
kemudahan dan kemampuan untuk menyelesaikan penulisan laporan kerja praktek
dengan judul “ PROSES DAN KEGIATAN SOP PADA ADMINISTRASI
BENGKEL ”

Dalam penyusunan laporan prakerin ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan
doa dari berbagai pihak. Oleh karena itu, tidak lupa saya mengucapkan
terimakasih kepada pihak – pihak yang telah memberikan bantuan baik secara
langsung maupun tidak langsung dalam menyelesaikan laporan ini. Semoga Allah
SWT senantiasa melimpahkan karunia-Nya dan membalas segala kebikan pihak –
pihak yang telah membantu saya dalam penyusunan laporan ini, yakni kepada :

1. Orang tua dan keluarga saya yang telah memberikan dukungan, perhatian ,
kasih sayang, dan doa untuk saya.
2. Ibu Yossy Syafrianti, S.T., M.Pd selaku Kepala Sekolah SMK Perbankan
Riau.
3. Ibu Irma Al-hajji N, S.Pd selaku guru pembimbing Prakerin.
4. Bapak Ivan Februari Andy selaku kepala bengkel PT.Arista Auto Prima
5. Ibu Gita Nia Wahyuni selaku pembimbing saya di PT.Arista Auto Prima
6. Seluruh Staff dan Karyawan PT.Arista Auto Prima yang telah
membimbing, membantu, dan mengajarkan saya ketika saya melaksanakan
PRAKERIN
7. Bapak/Ibu Guru serta Staff SMK Perbankan Riau.
8. Teman – Teman di sekolah maupun di kantor yang telah membantu saya
dalam menyelesaikan laporan PRAKERIN ini.

iv
Laporan prakerin ini memang jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saya
menerima dengan tangan terbuka atas saran dan kritik yang diberikan oleh
siapapun demi kebaikan dan kesempurnaan laporan prakerin ini. Semoga
laporan prakerin ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Pekanbaru, 09 Agustus 2021

Penulis,

ELISSA FAKHRIYAH
19-3523 / OTOMATISASI & TATA KELOLA
PERKANTORAN

v
 DAFTAR ISI

LEMBARAN PENGESAHAN I ………………………………………… ii

LEMBARAN PEGESAHAN II ………………………………………… iii
KATA PENGANTAR ……………………………………………………. iv
DAFTAR ISI .................................................................................................. vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ..................................................................................... 1
1.2. Tujuan .................................................................................................. 1

BAB II URAIAN UMUM

2.1. Sejarah Institusi .................................................................................... 3
2.2. Struktur Organisasi .............................................................................. 6
2.3. Kepegawaian ........................................................................................ 7
2.4. Disiplin Kerja ....................................................................................... 15

BAB III URAIAN KHUSUS

3.1. Pembahasan Judul................................................................................. 18
3.2. Proses Operasional Bengkel Honda Arista ....................................... 18
3.3. SOP Keluar Mobil Untuk KSG. ........................................................22
3.4. Proses Claim Kupon Service Gratis (KSG) ........................................ 23

BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan .......................................................................................... 25

LAMPIRAN
5.1 Foto Kwitansi Pembayaran ………………………………………..... 27

5.2 Foto Kupon Service Gratis ........……………………………………... 28

5.3 Foto Bon Merah & Bon Hijau .........……………………………......... 29

vi
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Agar peserta didik berhasil dalam menjalankan prakerin ini, saran – saran
berikut ini kami harapkan untuk dapat diperhatikan, dihayati, dan
dilaksanakan:
1. Mampu bekerjasama dengan pihak lain seperti: instruktur, guru
pembimbing, dan staff lain di tempat prakerin.
2. Membina hubungan baik dengan bersikap ramah, gembira, menghargai
pendapat orang lain, objektif dan sebagainya.
3. Meminta petunjuk apabila memerlukan bantuan.
4. Menghindari kebiasaan yang tidak menguntungkan seperti: mengkritik
tanpa alasan, bergunjing, ingkar janji, enggan bertugas, terlambat dan
sebagainya.
5. Mengenal lingkungan kerja, mendahulukan kepentingan tugas, menaruh
perhatian terhadap pekerjaan dan simpati terhadap instruktur dan staff
tempat prakerin.
6. Memelihara sikap dan tingkah laku serta penampilan sebagai siswa yang
selalu disiplin.
7. Terbuka terhadap kritik dan saran yang diberikan intruktur, guru
pembimbing, dan staff tempat prakerin.

1.2. Tujuan
Adapun tujuan yang melatar belakangi praktek kerja indutri (prakerin) ini
antara lain:
1. Menumbuh kembangkan dan memantapkan sikap profesional yang
diperlukan peserta didik untuk memasuki lapangan kerja.
2. Meningkatkan pengenalan peserta didik pada aspek – aspek usaha yang
potensial dalam lapangan kerja antara lain: Struktur organisasi usaha,
Asosiasi Usaha, Jenjang Karir, Manajemen Usaha dan lain – lain.

1
 3. Memberikan kesempatan kepada peserta didik mensyaratkan diri pada
suasana / iklim kerja yang sebenarnya, baik sebagai pekerja, penerima upah,
maupun sebagai pekerja mandiri, terutama yang berkenaan dengan disiplin.
4. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan proses penyerapan teknologi
baru dari lapangan kerja ke sekolah dan sebaliknya.
5. Memperoleh masukan dan umpan balik guna memperbaiki mengembangkan
kesesuaian pendidikan kejuruan.
6. Memberikan peluang masuk dan penempatan tamatan di tempat kerja
prakerin

Setelah peserta didik melaksanakan prakerin ini, kepada mereka diminta untuk
menulis laporan tentang pelaksaan prakerin dengan tujuan :

1. Peserta didik mampu memahami, memantapkan dan mengembangkan

pelajaran yang didapat disekolah dan penerapannya di Dunia Usaha.

Peserta didik mampu mencari alternatif pemecahan masalah kejuruan sesuai

dengan program studi yang dipilihnya secara lebih luas dan mendalam, yang
terungkap dari karya tulis yang disusunnya.

2
 BAB II
URAIAN UMUM
2.1 Sejarah Institusi
Honda Arista merupakan salah satu unit bisnis ARISTA Group yang
beroperasi di bawah PT. Arista Auto Lestari.sebagai salah satu dealer resmi
terkemuka nasioinal yang bergerak dalam bidang penjualan, perbaikan dan suku
cadang. Team Honda Arista yang terdiri dari wiraniaga-wiraniaga dan mekanik-
mekanik selalu siap memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan
Honda. Hal ini terbukti dengan berbagai pengakuan dan penghargaan yang
diterima dari PT. Honda Prospect Motor sebagai pemegang merek Honda di
Indonesia.ARISTA merupakan perusahaan nasional yang mengawali bisnis
dalam indstri otomotif pada tahun 2003 sebagai dealer resmi kendaraan dengan
memberikan layanan lengkap mulai penjualan,perbaikan dan suku cadang.
Dalam mengembangkan usahanya, Arista memberi prioritas utama pada
peningkatan kualitas sumber daya manusia yang meliputi profesionalisme,
kerjasama tim, kemampuan dan keseimbangan hidup karyawan untuk bersama-
sama mewujudkan visi dan misi perusahaan.
Pada taun 2003, Arista memulai usaha sebagai dealer resmi mobil Honda
di gedung Automall daerah SCBD Jakarta Selatan dan dikenal dengan nama
Honda Automall. Di tahun berikutnya Arista juga melakukan perluasan jaringan
distribusi di propinsi Jawa Barat hingga ke daerah Bandung, Kabupaten Kuningan
dan Kabupaten Majalengka. Semuanya dengan fasilitas 3S (Sales, Service, Spare
parts).arista dipercaya mengembangkan pasar mobil Honda di Sumatera Utara,
dan diangkat sebagai dealer resmi3S dengan nama Honda SM Raja yang berlokasi
dijalan Sisingamangaraja Medan.

Seiring dengan berkembangnya daerah di sekitar kota Jakarta, maka pada awal
tahun 2007 Arista memperluas pemasaran mobil Honda ke wilayah Depok. Dealer
resmi Honda di Depok diresmikan oleh Honda Prospect Motor pada tanggal 26
Februari 2007. Pada tahun 2009 Honda Arista memperluas jaringan distribusi
mobil Honda di bumi Sumatera.Dealer Honda Arista Sudirman di kota Pekanbaru

3
resmi dibuka sebagai dealer Honda Arista yang kelima. Honda Arista Sudirman
selain memiliki fasilitas 3S,juga menyedikan fasilitas perbaikan dan pengecatan
Bodi kendaraan . Honda Prospect Motor kembali memberikan kepercayaan
kepada Arista di tahun 2015 dengan meresmikan dua dealer resmi 3S yaitu Honda
Arista Rajabasa di Lampung dan Honda Arita Bengkulu di Bengkulu pada bulan
Oktober dan Desember 2015, sebagai dealer Honda Arista yang ke-7 dan ke-8

Untuk memperkuat dan melengkapi usaha di pasar otomotif, pada tahun 2017 ini,
Arista resmi menjadi Autohorized dealer Wuling. Sebagai bentuk komitmen
dalam melayani pelanggan Wuling, pada tahun pertama ini, kami menghadirkan
fasilitas 3S (Sales, Service, Spare parts) dan fasilitas pendukung lainya. Jaringan
dealer yang tersebar di seluruh wilayah indonesia akan memberikan kemudahan
dan meningkatkan kenyamanan pelanggan, mulai dari layanan penjualan hingga
purna jual kendaraan baru roda empat merek Wuling, diantaranya ada di
Jabodetabek, Banten,Jawa Barat, Jawa Timur,Sumatera dan Kalimantan.

4
 Motto

Terbaik : The Best

Terpecaya : Trustworthy

GIVING THE BEST AND TRUSTWORTHY

“Bagi konsumen kami, bagi relasi kami :

Distributor, Leasing,Supplier,bagi karyawan dan Stale Holder lainnya.”

1. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi
“Menjadi dealer terbaik dan modern serta pemain nasional di
industri otomotif Indonesia”
b. Misi
1. Meningkatkan Penetrasi Pasar Melalui :
a) Peningkatan kekuatan jual dari dealer yang sudah ada
b) Pengembangan bisbis ke area potensial
2. Unggul diseluruh aspek operasional bisnis
3. Mencapai profit sebagai dasar pertumbuhan perusahaan dimasa
yang akan datang.

2. Produk-produk mobil

a. Brio
b. Mobilio
c. BR-V
d. HR-V
e. CR-V
f. Jazz
g. Civic

5
 2.2 Struktur Organisasi PT.Arista Auto Prima

Manager
CCO
Costumer
Admin Unit
Admin
KOA
Faktur
Kasir Unit

Manager SuperVisor
Sales
Sales
Koordinasi
Logistik
Ketua Sales Logistik
Staff Logistik

Partman
Kordinator
Sparepart
Sparepart Partlady
Warranty
Foreman
BP
SA Body
Repair Admin BP
Kepala
Bengkel Mekanik
Admin
Bengkel
SCO
Billing/Kasir
Bengkel
Formen
SA Servis
Mekanik

6
 2.3 Kepegawaian
Tugas-tugas dan tanggung jawab pegawai pada PT.Arista Auto Prima yaitu :
1. Kepala Cabang
a) Kepala Cabang mempunyai tugas memimpin cabang yang
ditempati dan melaksanakan kegiatan dari dealer dan bertanggung
jawab sepenuhnya terhadap seluruh kegiatan yang ada
didalamnya.
b) Bertanggung jawab atas operasional di area sesuai dengan
kebijakan/bisnis yang telah ditetapkan.
c) Memastikan terkondisinya proses eksekusi seluruh program
bisnis yang ada di area pada speed & cost yang efisien dan
efektif.
d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan promosi secara efektif dan
eisien.
e) Memuat usulan targer,rencana kerja,startegi efektif dan efisien
dalam bidang penjualan, baik itu kredit maupun tunai.
f) Memperbaiki secara terus menerus mekanisme kerja agar tercipta
iklim kerja secara kondusif dilingkungan kerja.
2. Sales Manager
a) Mengawasi staf sales dan tim sales secara leseluruhan.
b) Menagani keluhan pelanggan, terutama keluhan yang terkait
dengan penjualan kinerja tim sales di sebuah perusahaan.
c) Mengatur unit keluar-masuk kota(Cabang).
3. Kordinator Admin (KOA)
a) Memimpin seluruh admin,baik admin unit maupun admin
bengkel dan bertanggung jawab penuh akan kegiatan yang
dilakukan dibagian admin.
b) Mengatir administrasi perkantoran.
c) Terkendalinya dokumen administrasi perkantoran.

7
 d) Membuat usulan kebutuhsan sarana dan prasarana yang efektif
dan edisien dalam rangka menjaminnya aktifitas kerja yang
londusif dan seduai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Kepala Bengkel
a) Mengawasi tugas-tugas bawahannya pada masing-masing bagian
seperti Servis Advisor(SA), Mekanik, Formen, Body
repair,Sparepart
b) Bertanggung jawab akan keamanan dan tata tertib di dalam
bengkel
c) Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkatkan
mutu dan kecepatan pelayanan melalui SOP yang berlaku serta
menginformasikan kompetensi jajaran personal bengkel dalam
usaha pencapaian performance bengkel serta lepuasan pelanggan.
5. Customer Care Officer (CCO)
a) Memastikan baiknya reputasi organisasi,termasuk mengatur
hubungan masyarakat dan urusan luar lainnya, serta memantau
media sosial.
b) Melakukan pencatatan data Customer booking servis.
c) Mendengarkan keluhan customer
d) Dan mengani complain pelanggan
6. Supervisor
a) Mengkoordinator tim sales
b) Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan.
c) Memberikan latihan kerja kepada tim sales. Mulai dari prosese
mencari target pasar dan cara memberikan pelayanan yang baik
lepada pelanggan.
d) Menyelesaikan permasalahan penjualan untuk lebih
meningkatkan lagi hasil perjualan
7. Team Sales
a) Melakukan promosi dan penjualan produk-produk otomotif
melalui berbahai media pemasaran.

8
 b) Melayani konsumen yang berkunjung ke ruang pameran
(Showroom).
c) Memberikan pelayanan hingga pemeliharaan kendaraan yang
sudah dibeli pelanggan.
d) Menjalin komunikasi yang baik dengan konsumen untuk
mendapatkan rekomendasi klien yang lebih luas.
8. Staff Admin
A. Admin Unit
a) Menginput surat pesanan kendaraan (SPK) ketika customer
melakukan pembalian
b) Mempersiapkan form DO
c) Melakukan pengorderan seperti talang air,kaca film,selimut
mobil,dll
d) Memastikan pemasangan-pemasangan seperti talang air,body
cover,jok kulit,kaca film sudag benar-benar selesai.
e) Mempersiapkan unit yang dipesan oleh customer hingga
menjelang DO (memberi unit kepada customer)
f) Mempersiapkan BSTB untuk DO unit.
B. Admin Faktur
a) Memproses kenaikan faktur bagi setiap customer yang sudah
melakukan pembelian hingga DO,maka tugsas admin faktur
adalah melakukan penikan faaktur. Faktur sendiri berisi tentang
data customer dan data kendaraan yang dibeli.
b) Memastikan bahwa penaikan faktur yang telah disetujui oleh
Sales, Kepala cabang, Koa, Customer .
c) Membuat form surat kuasa yang berfungsi sebagai tanda bahwa
nama,alamat,dam umit yang dipesan itu benar dan tidak ada
kesalahan.
C. Admin STNK,BPKB,dan Plat
a) Menginput STNK, BPKB dan Plat yang sudah selesai

9
 b) Menginfokanm kepada salesnya bahwa STNK,BPKB dan Plat
customer sudah selesai.
c) Melayani customer pengambilan STNK,BPKB,dan Plat
d) Setiap customer yang melakukan pengambilan STNK,BPKB, dan
Plat harus menandatangani tanda terima,kemudian Admin
menginputnya di tracking.
D. Admin Tagihan
a) Membuat surat-surat untuk tagihan
b) Membuata kwitansi
c) Memproses gesek rangka
E. Admin logistik
a) Bertanggung jawab dalam melakukan proses pengolahan barang
yang strategis terhadap pemindahan,penyimpanan,pengadaan dan
pemeliharaan barang atau peralatan
b) Menerima pengiriman dan memastikan kualitas dan kuantitas.
c) Menerima dan memeriksa jumlah dan kondisi fisik unit yang
masuk dan keluar gudang.
d) Melaksanakan proses pengiriman unit kepelanggan.
e) Melakukan proses pengiriman unit kepelanggan.
f) Melakukan inventory cintrol atas jumlah dan kondisi stock yang
ada di gudang melalui proses stock opname internal setiap akhir
bulan.
g) Menyiapkan unit yang akan dikirimkan (termasuk sample dan
permintaan kanvas) sesuai dengan dokumen yang ada baik
memo,surat jalan (DO) maupun tanda terima.
F. Kasir Unit (Collection)
a) Mencek bukti transfer customer baik itu transfer DP maupun
pelunasan.
b) Membuatkan kwitansi bukti pembayaran
c) Mempersiapkan PO berdasarkan leasing masing-masing untuk
customer pembelian secara kredidt

10
 d) Melakukan pencatatan atas semua transaksi.
e) Mengatur kelancaran arus kas, baik itu kas kecil maupun kas
besar.
f) Mengatur pengeluaran biaya perusahaan baik itu dalam
perjalanan dinas karyawan, pembayaran fasilitas lainnya seperti
air, listrik dan gaji karyawan.
9. Service Advisor
a. Bertanggung jawab melayani kebutuhan customer yang datang
dan keluar bengkel dengan mendengarkan,menganalisis
kerusakan, serta menjelaskan hasil pemeriksaan pada pelanggan.
b. Memebuat perintah kerja bengkel (PKB) dan estimasi waktu,
biaya untuk mencapai kepuasaan pelanggan,serta menjaga
kerapian data-data kendaraan.
c. Memeriksa kendaraan yang telah diperbaiki,apakah sesuai dengan
perintah kerja bengkel (PKB)
d. Melakukan test drive dan memeriksa keberadaan parts bekas di
dalam kendaraan.
e. Menyerahkan kembali kendaraan pada customer dalam keadaan
bersih sesuai dengan form pemeriksaan kendaraan (FPK)
f. Melakukan follow up ke customer setelah 2-3 hari kendaraan
diperbaiki di bengkel.
g. Mengingatkan customer untuk melakukan perawatan berkala
berikutnya pada saat selesai perawatan/perbaikan.
h. Mengisis data ‘account number’ untuk setiap perawatan yang
telah selesai dikerjakan yang dipakai sebagai dasar perhitungan
biaya perawatan.
10. Formen
a. Mengembangkan menganalisis PKB dari SA untuk
mendistribusikan job kepada mekanik
b. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB yang ditetapkan
c. Membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi mekanik

11
 d. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB
e. Melakukan test drive terhadap kendaraan yang telah selesai
diperbaiki.
11. Mekanik
a. Mengerjakan perbaikan kendaraan sesuai perintah yang ada di
PKN
b. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di dalam kolom PKB sesuai
yang diminta di Estimasi atau keluhan
c. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB pada
formen agar ditindak lanjutin
d. Menjaga kebersihan dan kerapian peralatan kerja.
e. Mencatat waktu kerja dari mulai memperbaiki sampai selesai.
12. Customer service officer (SCO)
a. Melakukan proses pemantuan atas administrasi dibengkel
b. Memberitahukan kepada kepala bengkel apabila terdapat ketidak
sesuaian prosedur kerja dibengkel.
c. Melakukan stock opname bersama partmnan
d. Memepersiapkan report kepada bengkel atas performa bengkel
13. Admin bengkel
a. Membuat jadwal tugas para mekanik dan operator
b. Memebuat dan menghimpun laporan tiap pekerjaan mekanik
c. Membantu atasan menyusun rencana kerja dan anggaran
d. Membantu atasan membuat laporan pelaksanaan tugas.
14. Kasir Bengkel (Billing)
a. Menerima PKB yang telah selesai di proses oleh bengkel
b. Melakukan pekerjaan billing atau invoice dari PKB yang telah
dinyatakan selesai oleh SA
c. Memebuat registrasi kwitansi menual THS
d. Mendistribusikan monitoring terhadap PKB yang belum selesai
(WIB)

12
15. SA Body Repair
a. Bertanggung jawab melayani kebutuhan customer yang datang
dan keluar bengkel dengan mendengarkan,menganalisis
kerusakan,dan memeriksa kendaraan, serta menjelaskan hasil
pemeriksaan pada pelanggan.
b. Mengkonfirmasi sparepart yang akan di indent kepada
koordinator sparepaer agar segera diproses atau dipesan.
c. Membuat Perintah Kerja Bengkel (PKB) dan estimasi waktu,
biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga
kerapian data-data kendaraan.
d. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan pkb.
e. Menyerahkan kembali kendaraan pada customer dalam keadaan
bersih sesuai dengan Form Pemeriksaan Kendaraan (FPK).
f. Mengisi data ‘account number’ untuk setiap perawatan yang telah
selesai dikerjakan yang dipakai sebagai dasar perhitungan biaya
perawatan.
16. Admin Body Repair
a. Melakukan pemeriksaan berkas sebelum unit dikeluarkan
b. Monitoring part sudah datang atau belum
c. Laporan perbaikan unit baru
d. Monitoring AR asuransi
e. Membuat OPL
f. Rekap OPL pembayaran vendor menjadi tagihan
17. Formen Body Repair
a. Mengembangkan menganalisasi PKB dari SA untuk
mendistribusikan job kepada mekanik
b. Mengambil barang yang telah ready disparepart agar mobil
segera dikerjakan oleh mekanik
c. Membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi mekanik

13
18. Mekanik Body Repair
a. Mengerjakan perbaikan kendaraan sesuai perintah yang ada di
PKB
b. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di dalam kolom PKB sesuai
yang diminta di Estimasi atau keluhan
c. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB pada
formen agar ditindak lanjutin
d. Menjaga kebersihan dan kerapian peralatan kerja
19. Koordinator Sparepart
a. Menerima telepon atau panggilan dari customer
b. Membuat laporan berkala mengenai job return, persoalan yang
dihadapi, untuk diserahkan kepada atasan.
c. Melakukan order ke TAM atau Sub Depo.
d. Mengelola stock sesuai dengan standar-standar dan target
inventory yang telah ditentukan atau ditetapkan.
e. Melakukan transfer part pada antar cabang apabila dibutuhkan.
f. Membuat return dan claim bagi parts yang rusak atau kurang
dalam penerimaan dari TAM atau Sub Depo.
g. Memberikan informasi yang dipelukan oleh customer atau SA
dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, dll.
20. Partman
a. Menerima atau memeriksa parts yang datang sesuai dengan
kondisi fisik dan dokumen yang telah dibutuhkan.
b. Menyimpan parts yang telah datang sesuai lokasi parts tersebut.
c. Mengatur lay out gudang agar lebih efektif dan efesien.
d. Menginput PKB (perintah kerja bengkel)
e. Mengeluarkan parts untuk sevis sesuai yang telah diestimasi oleh
SA

14
21. Partlady
a. Menerima atau memeriksa parts yang datang sesuai dengan
kondisi fisik dan dokumen yang telah dibutuhkan.
b. Menghubungi atau menelfon customer apabila parts yang
diindent telah ready
c. Menginput po barang masuk
d. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat
memberikan informasi akurat terhadap parts pesanan next internal
customer
2.4 Disiplin Kerja

Dalam rangka pengembangan PT.ARISTA AUTO PRIMA (Honda

Arista Sudirman),baik dalam pemasaran produk agar tercapai misi dan
tujuan penjualan produk,diperlukan adanya karyawan yang penuh
dedikasi,bermental baik,berwibawa,berdaya guna,bermutu tinggi dan
sadar akan tanggung jawab untuk mencapai target penjualan. Untuk
disiplin perlu ditetapkan tata tertib bagi karyawan perusahaan,adapun
tata tertin dan disiplin kerja karyawan antara lain :

1. Kewajiban Setiap Karyawan

a. Menaati peraturan yang berlaku.
b. Menjujung tinggi martabat dan kehormatan perusahaan.
c. Saling menghormati antarsesama rekan kerja yang memeluk
kepercayaan yang berbeda.
d. Bertanggung jawab untuk memelihara barang milik
perusahaan,arsip-arsip,dan dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan bidang pekerjaan.

2. Larangan Setiap Karyawan

a. Karyawan dilarang megabsenkan, mengisi ataupun
menandatangani kartu hadir orang lain.

15
 b. Mempergunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan
pribadi.
c. Meminum-minuman keras,memakai narkoba atau zat-zat
adiktif lainnya.
d. Menolak melaksanakan pekerjaan.
e. Menyalahgunakan wewenang untuk hal-hal yang dapat
mencemarkan nama baik perusahaan.
f. Melakukan tindakan yang berakibat
menghalangi,menghambat,dan mempersulit prosesnya
administrasi.
g. Membocorkan hal-hal yang berkaitan dengan kerahasiaan
perusahaan dan rahasia jabatan dengan cara dan dalam bentuk
apapun.

3. Jam Kerja

Agar pelayanan kepada customer secara teratur maka perlu diadakan

peraturan mengenai hari dan jam kerja pegawai antara lain :
a. Hari kerja di dunia perkantoran ada 6 hari dalam
seminggu,yaitu hari Senin sampai hari Sabtu. Jam kerja pada
hari Senin sampai Jum’at untuk perusahaan dimulai dari pukul
08.30 WIB dan berakhir pada pukul 16.30 WIB. Pada hari
Sabtu jam kerja dimulai pada pukul 08.30 WIB dan berakhir
pada pukul 14.00 WIB
b. Waktu istirahat selama 1 jam yaitu pukul 12.00 WIB sampai
dengan 13.00 WIB

4. Kehadiran
a. Setiap karyawan harus mengisi absen setiap masuk dan pulang
kerja.
b. Bagi karyawan yang ada sesuati yang mendesak,terlmabat hadir
atau meninggalkan tempat kerja sebelum jam bekerja berakhir

16
 harus mengisi daftar absensi dengan maksimal keterlambatan tidak
melebihi 3 (tiga) kali untuk jangka waktu sebulan baik secara
berturut-turut maupun berkala.
c. Setiap karyawan yang tidak masuk maka diharuskan untuk segera
menghubungi/memberitahukan kepada perusahaan/atasan langsung
selambat-lambatnya 1 (satu) hari.

17
 BAB III

URAIAN KHUSUS

PENERIMAAN UNIT BENGKEL

3.1. Pengertian Penerimaan Unit Bengkel / SOP

Setiap perusahaan menginginkan agar semua kegiatan atau bisnis proses
yang berjalan diperusahaannya bisa berjalan dengan baik dan sesuai yang
mereka inginkan. Maka agar semua kegiatan tersebut dapat terpantau dan
berjalan sebagaimana mestinya diperlukan adanya sebuah standar Operation
Procedur.
Standard Operational Prosedur (SOP), merupakan suatu rangkaian
tertulis mengenai suatu bisnis process dari suatu aktivitas bisnis pada
perusahaan.
Aktivitas bisnis bisa berjalan sesuai dengan standard yang diharapkan.
Pendokumentasian SOP diperlukan unuk menghasilkan system kualitas dan
teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga bisnis
proses tetap berjalan.

3.2 Proses Operasional Bengkel Honda Arista

Proses A : Pendaftaran & Proses Service

Security
Customer
SA

Foreman

PartMan

18 Mekanik
 Penjelasan :

A. Security
1. Security mengambil dan memberikan nomor antrian kepada customer.
2. Menerima bukti kas keluar dari costumer.

B. Customer
1. Customer menerima nomor antrian dari security.
2. Setelah itu Customer mendengarkan No.Antrian yang dipanggil oleh SA, Lalu
Customer mendatangi SA.
3. Setelah pembayarann, kasir akan memberikan bukti kas kepada costumer.

C. Service Advisor
Setelah No. Antrian di panggil oleh SA Customer pun di layani oleh SA dan
Customer menyampaikan hal mengenai mobil.
1. SA melakukan cek fisik pada mobil
2. SA mendengar dan mencatat permintaan dari Customer dan dikoreksi di
form lembar pemeriksaan dan estimasi. Dan dijelaskan kepada Customer.
3. Setelah setuju dengan hasil yang ada di estimasi, Customer
menandatangani di form estimasi.
4. SA menginput data Customer di CRM.
5. SA membuat PKB atau menginput data permintaan jasa service dan Spart
Part yang telah disampaikan kepada Customer di CRM.
6. Kemudian, SA mencetak PKB dan di tandatangani oleh Customer
kembali.
7. Apabila ada KSG dan OPL, SA meminta Billing untuk menginput sata di
H3S Online dan CRM.
8. Kemudian SA memberikan PKB kepada Formen, dan Formen menerima
PKB tersebut.

19
D. Formen
1. Setelah menerima PKB dari SA, Formen membaca PKB dan
memberikannya kepada Mekanik.
2. Dan mengontrol tugas dari Mekanik apabila sedang mengerjakan mobil
Customer.
3. Mekanik menerima PKB dari masing-masing Formen nya.
4. Setelah itu mekanik melakukan service dan mengganti sparepart sesuai
dengan PKB.
5. Apabila mekanik membutuhkan tambahan sparepart, ia akan memberi info
kepada Formen.
6. Apabila Formen setuju dengan adanya tambahan part, maka Mekanik
mengambil part yang dibutuhkan dan memencatat part di PKB tersebut.

E. PartMan
1. PartMan akan memberikan barang yang disesuaikan dengan kode part
yang tertera pada PKB yang ada.
2. Setelah itu PartMan akan menginput data dari PKB tadi lalu mengeprint
bon hijau sebagai bukti gudang keluar.

Proses B : Pembayaran Transaksi Service

Billing

SA
Customer

Kasir

20
 Penjelasan :

A. Billing
SA, memberikan PKB yang telah selesai dikerjakan oleh mekanik kepada
Billing untuk diproses lalu menginput OPL bila ada,setelah itu billing akan
menginvoice pkb dan kemudian mencetak kwitansi bengkel yang akan
diserahkaan kepada costumer.

B. Service Advisor
Setelah semua diselesaikan oleh Billing, lalu SA memanggil Custumer
untuk melakukan pembayaran.

C. Customer
Customer akan datang menemui kasir untuk melakukan proses
pembayaran.

D. Kasir
1. Kasir meminta kertas estimasi atau bukti pengambilan mobil kepada
Customer.
2. ssSetelah itu kasir mencocokan PKB dengan Kwitansi yang telah di
cetak, setelah cocok kasir menyebutkan jumlah nominal yang akan
dibayar kepada Customer, kemudian Customer membayar jumlah
nominal sesuai dengan Kwitansi.
3. Setelah itu kasir memberikan PKB hijau yang diberi stempel “Lunas
dan Mobil Diijinkan Keluar” kepada costumer untuk diberikan kepada
security.

21
 3.3 SOP Keluar Mobil Untuk KSG
Proses A : Proses PKB Bayar
Saat kendaraan selesai di service, PKB di close dan Post Invoice
lalu customer bisa meninggalkan bengkel setelah ada tanda tangan SA
dan Kepala Bengkel di PKB Hijau. Proses nya sebagai berikut :

SA
Kasir

K.Bengkel

Customer

Security
Penjelasan :

A. Service Advior
SA memberikan PKB hijau yang telah di Post Ready To Invoice
kepada kasir.
B. Kasir
Setelah kasir menerima PKB dari SA, kasir memberi stempel “
Mobil Diijinkan Keluar” dan meminta Tanda tangan kepala bengkel. Lalu
kasir memberikan kepada Customer.
C. Kepala Bengkel
Setelah menerima PKB Hijau dari kasir, kepala bengkel
menandatangai PKB tersebut. Dan memberikan kepada kasir kembali.

22
 D. Customer
Customer menerima PKB yang sudah diberi Stempel dan Tanda
tangan Kepala Bengkel, kemudian pergi meninggalkan kasir bengkel.
E. Security
Security menerima PKB Hijau dari Customer dan mengizinkan
Customer keluar dari area shorum.

3.4 Proses Claim Kupon Service Gratis (KSG)

Proses Operasional hariannya = Service Bayar. Hanya saja nilai
saja service KSG nya = 0. Proses berikut ini adalah untuk penagihan
sampai pencairan KSG nya :
1. SA akan mencetak PKB KSG.
2. Kemudian SA memberikan PKB KSG kepada Billing dan akan
menclaim KSG di H3S Online System, setelah itu Billing akan
mencetak Laporan Summary KSG, dan E-mail laporan tersebut ke
Accounting untuk meminta Faktur Pajak PPN.

Berikut secara detail yang dapat penulis lakukan di PT. Arista Auto Prima :

1. Merekap DMR
Yaitu menyusun kembali kwitansi sesuai dengan urutan Nomor
Invoice, yang dimulai di urutan terkecil dari urutan terbesar, yang telah di
bayar Customer, kemudian menginput data DMR harian pada Microsoft
Excel.

2. Mengklaim Kupon Servis Gratis (KSG)

Yaitu memasukkan nomor rangka,nomor mesin dan km
kendaraan ke dalam program perusahaan ( H3S Onlien System) untuk
mengecek apakah harga jasa nya sesuai dengan yg tertera di excel. Jika
harga jasa nya sesuai dengan yang ada di excel kemudian simpan dan
update.

23
3. Merekap Bon Merah dan Bon Hijau
Yaitu menyusu kembali bon merah dan bon hijau dengan
memisahkan bon yang asli dengan yg tidak. Lalu diurutkan mulai dari
urutan terkecil ke urutan terbesar. Kemudian menginput bon merah dan
bon hijau tadi ke excel.

4. Menginvoice Kupon Servis Gratis (KSG)

Yaitu mencopy nomor rangka yang tertera pada excel lalu buka
program perusahaan (ADMS) dan salin nomor rangka tadi, kemudian
sesuaikan harga jasa ,isi keterangan dan ubah tanggal ke hari itu lalu
ubahlah option menjadi invoice dan save. Setelah itu copy nomor pkb
yang ada pada program perusahaan lalu salin ke excel.

5. Mengarsip dokumen kwitansi baik di dealer utama maupun dealer

cabang.
Yaitu menyusun kwitansi dari sabren lalu memasukkannya ke
kwitansi yang di Pekanbaru dengan melihat ecxel DMR harian yang ada
di cabang Pekanbaru.

24
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan

Dari uraian dan penjelasan yang telah diuraikan, maka penulis

mengambil kesimpulan bahwa SOP pada PT. Arista Auto Prima sangat
berguna dan bermanfaat bagi keterlangsungan perusahaan.
Dengan adanya Pendidikan Sistem Ganda ini dapat mendidik siswa/I
untuk memiliki keahlian profesional atau kemampuan untuk menyelesaikan
pekerjaan serta mendidik siswa/i untuk memiliki kedisiplinan yang tinggi. Dan
dengan harapan bahwa siswa/i dapat mengenal lingkungan kerja serta
menambah wawasan dan pengetahuan yang dapat dipergunakan dimasa yang
akan datang. Serta dapat memperluas wawasan yang dimiliki penulis mengenai
Administrasi, dan memiliki pelajaran kepada penulis untuk melakukan segala
sesuatu dengan penuh ketelitian serta memberanikan diri untuk melakukan
segala pelajaran yang baru.
Chasier mempunyai peranan yang sangat penting dalam penerimaan
transaksi keuangan terutama dari Customer yang akan membayar jumlah
nominal dari perawatan atau perbaikan mobil di bengkel tersebut.

Faktor-faktor yang dapat mendorong keberhasilan suatu perusahaan antara lain :

A. Citra (image) perusahaan

B. Kondisi perusahaan
C. Fasilitas yang disediakan
D. Kenyamanan lingkungan sekitar.

4.2 Saran

Bagi siswa dan siswi yang akan melakukan kegiatan PRAKERIN saran
yang paling penting adalah menjaga nama baik sekolah dimana perusahaan tempat
dilaksanakan kegiatan PRAKERIN dan mematuhi peraturan yang ada di
perusahaan.

25
L
A
M
P
I
R
A
N
26
“foto kwitansi pembayaran”

27
“foto kupon service gratis”

28
“foto bon merah & bon hijau”

29