LAPORAN EVALUASI

ALUR PASIEN
 PEMERINTAH KABUPATEN DAIRI
DINAS KESEHATAN
UPT. RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Rumah Sakit No.19-Sidikalang Kode Pos 22212
Telp.(0627) 21096 Faks. (0627) 21096
E-mail:RSUDud.Sidikalang@gmail.com

A. Pendahuluan
1. Umum
Permenkes NO.1045/MENKES/PER/XI2006 Rumah Sakit adalah suatu fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan rawat inap dan rawat jalan
yang memberikan pelayanan jangka pendek dan jangka panjang yang terdiri dari observasi, diagnostic, terapiotik, dan rehabilitative untuk lorang- orang yang
menderita sakit, cidera dan melahirkan. Sarana upaya kesehatan yang me nyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk
tenaga kesehatan dan penetlitian

2. Maksud dan Tujuan

Adapun Maksud dan tujuan dibuatnya laporan ini adalah untuk melaporkan hasil evaluasi terhadap alur Pasien rawat jalan yang datang ke RSUD Sidikalang.
3. Pembahasan
Dalam penerimaan berbagai kategori dilihat dari segi pelayanan Rumah sakit yaitu
a. Pasien yang dapat menunggu
b. Pasien yang segera ditolong atau gawat darurat
Menurut jenis kedatangan pasien dapat dibedakan menjadi 2 kategori antara lain
a. Pasien Baru adalah pasien yang pertama kali datang ke rumah sakit untuk datang berobat
b. Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan berobat.
Kedatangan pasien dapat terjadi karena :
a. Dikirim oleh dokter praktek diluar rumah sakit Sidikalang
b. Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesmas atau jenis pelayanan kesehatan lainnya
 c. Datang atas kemauan sendiri

Prosedur penerimaan pasien rawat jalan adalah sebagai berikut :

a. Nama
b. Tempat tanggal lahir
c. Agama
d. Alamat
e. Jenis kelamin
f. Pendidikan
g. Pekerjaan
h. No Telepon

Ketika proses wawancara dan pengisian data pasien baru selesai, pasien akan diarahkan poliklinik yang diminta, kemudian setelah mendapat pelayanan yang cukup ada
beberapa kemungkinan yang akan terjadi kepada pasien diantaranya :
1. Pasien boleh pulang
2. Pasien diberi surat perjanjian oleh petugas klinik untuk datang kembali pada hari dan tanggal yang ditetapkan
3. Pasien dirujuk/dikirim kerumah sakit lain
4. Pasien harus masuk keruang perawatan (di rawat)

Pasien lama

Pasien datang ke tempat penerimaan pasien (bagian pendaftaran) yang telah ditentukan atau poliklinik yang dituju pasien, pasien lama tidak menulis kartu indek utama
pasien (KIUP) karena sudah mempunyai kartu berobat yang sudah diberi nomor.

Setelah proses pemeriksaan pasien ke poliklinik selesai maka pengambilan data/status rawat jalan diserahkan ke bagian pengelolahan data untuk dibuat laporan
harian/database, setelah selesai data rawat jalan diserahkan ke petugas pengarsipan untuk disimpan secara berurutan sesuai dengan nomor yang ada di kartu berobat
tersebut.

Untuk lebih jelasnya mengenai alur pendaftaran pasien rawat jalan:

 
  Alur Rekam Medis Rawat Jalan

- Pasien mendaftar ke tempat pendaftaran rawat jalan.

- Apabila pasien baru, pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru yang telah disediakan. Kemudian petugas pendaftaran mendata identitas sosial pasien,
membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien baru yang harus dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang dan menyiapkan berkas rekam jejak medis
pasien baru.
- Apabila pasien lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya), pasien hanya menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di tempat pendaftaran rawat
jalan, kemudian petugas mendata antara Iain nama pasien, nomor, poliklinik yang dituju, dan keluhan yang di alami. Selanjutnya, petugas akan menyiapkan berkas
medis pasien lama tersebut.
- Berkas medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas tersebut.
- Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan poliklinik antara Iain, tanggal kunjungan, nama pasien, nomor, jenis kunjungan, tindakan atau
pelayanan yang diberikan, dsb.
- Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis, terapi yang ada relevansinya dengan penyakitnya pada berkas medis tersebut.
- Petugas di poliklinik (perawat atau bidan) membuat laporan harian pasien rawat jalan
- Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai dilaksanakan, petugas poliklinik mengirimkan seluruh medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi harian
pasien rawat jalan, ke bagian Instalasi paling Iambat satu jam sebelum berakhir jam kerja.
- Petugas instalasi tersebut memeriksa kelengkapan pengisian berkas medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
- Petugas instalasi mengolah berkas medis yang sudah Iengkap.
- Petugas instalasi membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat Iaporan dan statistik rumah sakit.
- Berkas medis pasien disimpan berdasarkan nomor rekam medisnya (apabila menganut sistem desantralisasi) berkas medis pasien rawat jalan disimpan secara terpisah
pada tempat penerimaan pasien rawat jalan.

 Alur Rekam Medis Pasien Rawat Inap

- Setiap pasien yang membawa surat permintaan rawat inap dari dokter poliklinik. Instalasi gawat darurat, menghubungi tempat penerimaan pasien rawat inap.
Sedangkan, pasien rujukan dari pelayanan kesehatan lainnya terlebih dahulu diperiksa oleh dokter rumah sakit bersangkutan.
- Apabila tempat tidur di ruang rawat inap yang dimaksud masih tersedia petugas menerima pasien mencatat dalam buku register penerimaan pasien rawat inap,
seperti nama, nomor RM, identitas dan data sosial Iainnya. Serta menyiapkan/mengisi data identitas pasien pada lembaran masuk (RM).

- Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi, pada saat pasien mendaftar untuk dirawat petugas Iangsung memasukkan data-data pasien
meliputi nomor rekam medis, no registrasi, no kamar perawatan dan data-data penunjang Iainnya.

- Petugas penerimaan pasien rawat inap mengirimkan berkas medis bersama-sama dengan pasiennya ke ruang rawat inap yang dimaksud.

- Pasien diterima oleh petugas di ruang rawat inap dan dicatat pada buku register.

- Dokter yang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil pemeriksaan fisik, terapi serta semua tindakan yang diberikan kepada pasien pada Iembaran-
Iembaran berkas medis pasien dan menanda tanganinya.

- Perawata atau Bidan mencatat pengamatan mereka terhadap pasien dan pertolongan perawatan yang mereka berikan kepada pasien ke dalam catatan Perawat atau
Bidan dan membubuhkan tanda tangannya, serta mengisi lembaran grafik tentang suhu, nadi, dan pernapasan seorang pasien.

- Selama di ruang rawat inap, perawat / bidan menambah lembaran-Iembaran berkas medis sesuai dengan pelayanan kebutuhan pelayanan yang diberikan kapada
pasien.

- Perawat /Bidan berkewajiban membuat sensus harian yang memberikan gambaran mutasi pasien mulai jam 00.00 sampai dengan jam 24.00.

- Petugas ruangan memeriksa kelengkapan berkas medis pasien, sebelum diserahkan ke Instalasi Rekam Medis.

- Setelah pasien keluar dari rumah sakit, berkas medis pasien segera dikembalikan ke Instalasi. Paling Iambat 24 Jam setelah pasien keluar, secara Iengkap dan benar.

- Petugas instalasi mengolah berkas yang sudah Iengkap, melewati proses-proses pengkodean, analisa hingga penyimpanan kembali berkas tersebut yang kemudian
diperoleh data hasil pengolahan yang dalam bentuk Iaporan statistik rumah sakit.

- Petugas instalasi membuat rekapitulasi sensus harian setiap akhir bulan untuk bahan Iaporan rumah sakit.

- Instalasi menyimpan berkas-berkas medis pasien menurut nomor RM nya (apabila menganut sistem sentralisasi, berkas milik pasien rawat jalan dan pasien rawat
inap untuk tiap-tiap pasien disatukan).

- Petugas instalasi mengeluarkan barkas medis, apabila ada permintaan baik untuk keperluan pasien berobat ulang atau keperluan Iain.

- Setiap permintaan riwayat medis harus menggunakan formulir peminjaman.

 - Formulir peminjaman dibuat rangkap 3 (tiga), satu kopi ditempel, satu kopi diletakkan pada rak penyimpanan sebagai tanda keluar, dan satu kopi sebagai arsip yang
meminta.

- Berkas yang dipinjam terlebih dahulu dicatat pada buku ekspedisi, yang meliputi No. Rekam Medis, Nama Pasien, Nama Petugas yang mengambilkan, Ruangan
Peminjam, Nama Jelas Peminjam, Tanggal Pinjam, Tanggal Kembali, Tanda Tangan Peminjam, Nama Petugas Rakam Medis yang mengecak kembalinya dokumen
riwayat pasien yang dipinjam.

- Apabila berkas medis yang dipinjam sudah kembali dan sudah dicek ke dalam buku ekspedisi peminjaman, maka catatan yang dipinjam yang ditulis di dalam buku
ekspedisi dicoret dan ditulis nama jelas serta ditanda tangani oleh petugas yang mengoreksi, dan formulir peminjamannya tersebut dibuat.

4. Ruang Lingkup
Adapun Ruang lingkup dari RSUD SIDIKALANG meliputi :
a. Rekam medis
b. Instalasi Gawat Darurat
c. Poliklinik
d. Rawat inap
e. Kamar jenajah

PEMERINTAH KABUPATEN DAIRI

DINAS KESEHATAN
UPT. RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Rumah Sakit No.19-Sidikalang Kode Pos 22212
Telp.(0627) 21096 Faks. (0627) 21096
E-mail:RSUDud.Sidikalang@gmail.com
 C. Hasil yang dicapai

No Poli BPJS UMUM RUJUK BATAL

1 Instalasi Gawat Darurat 630 192 51 6
2 Instalasi Rawat Inap 659 82
3 Anak 254 118 7 16
4 Bedah 268 25 14 21
5 Gigi 87 11 - -
6 Obgyn 312 144 - 35
7 Jantung 363 10 1 16
8 Jiwa 262 18 1 -
9 Paru 161 27 6 4
10 Umum - 84 - -
11 Dalam 691 91 - -
 PEMERINTAH KABUPATEN DAIRI
DINAS KESEHATAN
UPT. RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Rumah Sakit No.19-Sidikalang Kode Pos 22212
Telp.(0627) 21096 Faks. (0627) 21096
E-mail:RSUDud.Sidikalang@gmail.com

D. EVALUASI

NO UNIT KENDALA DAN SOLUSI

1 Tempat Kendala :
Pendaftaran
Pasien a. Terdapat beberapa input identitas pasien yang tidak
lengkap misalnya data DPJP dan ruang rawat masih ada
yang kosong
b. Terdapat beberapa identitas pasien (jenis pasien) yang
tidak sesuai antara input data dan kondisi sebenarnya
c. Jumlah kunjungan pasien baik rawat jalan maupun rawat
inap belum sinkron antara manual dan input SIMRS

solusi :

a. Agar petugas pendaftaran Pasien menginput data

indentitas pasien secara lengkap
b. Agar petugas menginput data pasien sesuai dengan
kondisi sebenarnya terutama jenis pasien
(Umum/Asuransi)
c. Semua pasien yang berkunjung dan mendapatkan
pelayanan agar dicatat di buku register dan SIMRS, dan
memberikan keterangan yang jelas bagi pasien yang
batal kunjungan.

2 UGD / Dokter Jaga Kendala :

a. terjadi peningkatan kunjungan pasien di IGD dengan
kondisi pasien tidak Gawat Darurat sehingga terjadi
penundaan Pelayanan terhadap pasien Gawat darurat.
b. Peningkatan jumlah pasien jumlah pasien karena RSUD
merupakan Satu-satunya Rumah sakit di daerah
Kabupaten Dairi sehingga sering terjadi penumpukan
pasien dan penundaan pelayanan selanjutnya

solusi :

a. Melakukan koordinasi dengan FKTP untuk melakukan

sosialisasi tentang prioritas masuk IGD Rumah sakit
b. Mengadakan Ruang transit di ruangan IGD
3 Farmasi Kendala :

a. Jenis pasien umum masih terinput asuransi BPJS di

kwitansi resep

solusi :
 a. Bagi pasien asuransi BPJS harus membawa SEP
(lembar kuning) untuk mengambil resep

4 Kasir Kendala :

a. Terdapat pasien UMUM yang sudah mendapatkan

pelayanan namun bukti pembayaran/kwitansi tidak
disetorkan
b. Terdapat kekurang telitian petugas untuk merekap
transaksi kasir (bukti pembayaran/kwitansi di
setorkan namun di lembar rekap/laporan kas harian
tidak tercantum sehingga terjadi selisih)
c. Terdapat beberapa pasien UMUM telah membayar
LUNAS tetapi secara manual (kwitansi). Tetapi di
aplikasi SIMRS belum di lunaskan

solusi :

a. Agar semua bukti bayar baik secara online maupun

manual disetor dan dilaporkan ke Kasubag
Keuangan
b. Agar petugas kasir lebih teliti dan hati-hati dengan
pelaporan keuangan

c. Apabila pasien sudah membayar LUNAS maka

petugas harus menyelesaikan proses pembayaran
di aplikasi SIMRS
NO UNIT KENDALA DAN SOLUSI
5 Rekening Kendala :

a. Kurang efektifnya memberikan perkiraan biaya titip

pasien rawat inap yang akan KRS
b. Terdapat beberapa status pasien rawat inap
asuransi BPJS sesuai kelas yang belum
terselesaikan

solusi :

a. Agar biaya titip dilebihkan mengantisipasi

penambahan biaya rawat inap pasien agar tidak
kurang bayar
b. Penyelesaian rekening pasien asuransi BPJS sesuai
kelas agar diselesaikan paling lambat 1x24 jam
setelah KRS
c. Agar segera mengoreksi kelengkapan status pasien
rawat inap setelah diterima, apabila belum lengkap
agar di serahkan Kabid Keperawatan untuk
ditindaklanjuti.
6 Kasubag Kendala :
Keuangan
a. Masih adanya pasien UMUM rawat jalan yang belum
terlapor ke kasubag keuangan
b. Kurang adanya monitoring dan pengawasan
terhadap pekerjaan kasir

solusi :

a. Agar kasubag keuangan memonitoring pasien yang

masuk dan keluar lunas bayar, karena masih ada
beberapa pasien yang terlewat
b. Agar lebih teliti lagi dalam mengoreksi laporan
keuangan

7 IT Kendala :

a. Pasien rawat inap maupun rawat jalan yang asuransi

otomatis lunas di aplikasi SIMRS, sehingga pasien BPJS
cosaring tidak terlihat apakah sudah pelunasan ataukah
belum
b. Terdapat beberapa pasien tanggal KRS tidak sesuai
c. Tidak terekapnya laporan keuangan bagi pasien yang
melunasi dengan cara manual.

solusi :

a. Agar otomatis lunas bagi pasien asuransi dihilangkan

b. Agar ditambahkan kolom jumlah hari perawatan bagi
pasien rawat inap

E. PERENCANAAN LANJUTAN
1. Pengadaan Ruang Transit di Ruang UGD
2. Koordinasi dengan FKTP agar melakukan sosialisasi terhadap masyarakat
prioritas pasien Gawat darurat Rumah Sakit

F. Kesimpulan & Saran

Kesimpulan
1. Terjadinya penumpukan pasien di Ruang Gawat Darurat akibat peningkatan jumlah
kunjungan pasien sehingga sering terjadi penundaan pelayanan lanjutan pasien
2. Pengelolaan Alur pasien di rumah sakit Umum Daerah Sidikalang berjalan dengan
baik sesuai SPO

Saran
1. Proses pelayanan Pasien Rumah Sakit Umum Daerah Sidikalang diharapkan semakin
meningkat dan professional
2. Sarana dan prasana semakin dlengkapi dan dikembangkan sesuai standart nasional
 PEMERINTAH KABUPATEN DAIRI
DINAS KESEHATAN
UPT. RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Rumah Sakit No.19-Sidikalang Kode Pos 22212
Telp.(0627) 21096 Faks. (0627) 21096
E-mail:RSUDud.Sidikalang@gmail.com

G. Penutup
Demikian Laporan ini dibuat dengan mengharapkan adanya koreksi dan juga
penyelesaian atas apa yang telah diutarakan diatas.

Sidikalang, 30 September 2022

Dibuat oleh; Diketahui oleh;
Kepala Instalasi Gawat Darurat Direktur

dr. Melva Butar-butar

NIP. 19900523201903 2017 dr. Pesalmen Saragih, MKed (clinpath), Sp P.K
NIP. 19760216 200604 2008