PENGELOLAAN LOGISTIK PROGRAM TBC

WORKSHOP PENGGUNAAN TCM TUBERKULOSIS

Substansi Tuberkulosis, Kementerian Kesehatan RI

November 2022
TOPIK BAHASAN

1. PERENCANAAN
2. PENGADAAN
3. PENYIMPANAN
4. PERMINTAAN & DISTRIBUSI
5. PENGGUNAAN
6. PENCATATAN DAN PELAPORAN
7. MONITORING DAN EVALUASI
SIKLUS PENGELOLAAN LOGISTIK
LATAR BELAKANG
✓ Penyediaan logistik TBC memegang peranan penting dalam pencapaian target
program.
✓ Penyediaan logistik dapat menyelamatkan nyawa pasien, melalui diagnosis dan
pengobatan yang tepat.
✓ Penyediaan Logistik TBC membutuhkan pendanaan yang tidak sedikit.
✓ Pengelolaan Logistik membutuhkan perhatian khusus agar tidak terjadi oversto
ck dan stok out.
✓ Logistik memerlukan pertanggungjawaban keuangan.
BEBERAPA ALASAN PENTING KENAPA LOGISTIK TCM PERLU DIKELOLA :

✓ Agar diagnosis TB melalui TCM dapat terlaksana dengan

baik dan berkualitas pada waktu dan jumlah yang tepat.
✓ Harga cartridge TCM yang tidak murah, sehingga “Value f
or Money” harus didapatkan.
✓ Penyimpanan yang tidak tepat dapat menyebabkan hasil
pemeriksaan menjadi tidak berkualitas.
✓ Meningkatkan kepercayaan fasyankes untuk menemukan
dan mengobati pasien sampai sembuh.
1. PERENCANAAN LOGISTIK TB
• Perencanaan Logistik TB dilakukan secara berjenjang dari tingkat
Kabupaten Kota sampai Pusat.

Tingkat Pelaksana Perencanaan Sumber Data Usulan Kebutuhan

Kab/ Kota Tim Perencanaan Terpadu • Target Penemuan Kasus Dikirim ke Provinsi
(Pengelola Program &
• TBC.07
Farmasi)
• Stok Logistik
Provinsi Tim Perencanaan terpadu Formulir rekapitulasi Dikirim ke Ditjen P2P
perencanaan logistik
Kab/ Kota
Pusat Ditjen P2P Formulir Rekapitulasi
perencanaan logistik
Provinsi
Siklus Perencanaan OAT dan NON OAT
PADA DASARNYA PERHITUNGAN PERENCANAAN NON OAT HARUS
MEMPERHITUNGKAN BEBERAPA HAL YAITU:
• Spesifikasi barang
• Tanggal kedaluwarsa barang
• Jumlah kebutuhan berdasarkan konsu
msi per bulan yang disesuaikan denga
n target dan konsumsi sebelumnya
• Stok yang tersedia yang masih dapat d
igunakan
• Stok yang diperkirakan akan datang / s
tock in pipeline
 PERENCANAAN CARTRIDGE TCM

Beberapa Hal yang harus dipertimbangkan dalam Perencanaan Cartridge:

✓ Menghitung kebutuhan cartridge menggunakan kapasitas mesin optimal.

✓ Menghitung kebutuhan cartridge berdasarkan target prediksi utilisasi mesin TCM

✓ Menghitung kebutuhan cartridge berdasarkan target penemuan kasus TBC.

Perhitungan Berdasarkan Kapasitas Mesin Optimal

Asumsi penggunaan mesin optimal :

1 hari dilakukan 3 kali "Run" Pemeriksaan, 5 hari kerja, 52 Minggu, 80
% Hari Efektif (hari libur,kalibrasi alat, perbaikan mesin)
Jumlah Modul Jumlah Ideal Pemeriksaan Per Bulan
a. 1 Modul 50
a. 2 Modul 100
b. 4 Modul 200
c. 8 Modul 400
d. 16 Modul 800
 Perhitungan Berdasarkan Target Utilisasi Mesin
Berdasarkan Prediksi Utilisasi Mesin
Jumlah Cartridge Berdas Jumlah Cartridge Berdasark Jumlah Cartridge Berdasarkan R
Jumlah Cartridge Dibutuhkan
arkan Rata Rata Utilisasi an Rata Rata Utilisasi Mesi ata Rata Utilisasi Mesin Tahun 2
Tahun 2022
Mesin Tahun 2020 n Tahun 2021 020 dan 2021
% Utilisasi Prediksi Utilisasi Tahun 2022
30% 40% 40% 60%
=40% x 50 x 4 modul = 80 =40% x 50 x 4 modul = 80 cartr =60% x 50 x 4 modul = 120 c
=30% x 50 x 4 modul = 6
cartridge perbulan idge perbulan artridge perbulan
0 cartridge perbulan

Asumsi :
Jika Utilisasi Mesin Tahun 2020 < Tahun 2021 maka rata rata mesin Tahun 2020 & 2021 = Utilisasi Tah
un 2021
Jika Utilisasi Mesin Tahun 2021 > Tahun 2021 maka rata – rata mesin Tahun 2020 & 2021 = Utilisasi 2
020 + 2021 / 2
Prediksi Utilisasi Tahun 2022 =
Jika rata-rata mesin Tahun 2020&2021 < 9 % maka prediksi utilisasi Tahun 2022 = 30%
Jika rata-rata mesin Tahun 2020&2021 10 <X< 79 % maka prediksi utilisasi Tahun 2022 = X + 20%
Jika rata-rata mesin Tahun 2020&2021 > 80 % maka prediksi utilisasi Tahun 2022 = 100%
Perhitungan Berdasarkan Target Jumlah Penemuan Kasus
% Target Terduga TB Di Kebutuhan Kartrid T
Target Penemuan Kasus Target Terduga TB tahun 2022
periksa TCM (Tahun 2022 ahun 2022
TB tahun 2022 (1 Pasien : 54% x 10 Terduga )

Misal 1500 Pasien 1500 x 6 = 9000 65% sd 100 % 5850 sd 9000

2.PENGADAAN
▪ Pengadaan yang baik harus dapat memastikan cartridge TCM yang diadak
an sesuai dengan spesifikasi, jumlah, tepat waktu sesuai dengan kontrak/p
erjanjian kerja dan harga yang kompetitif.
▪ Pengadaan cartridge bersumber dari dana APBN dan sumber lainnya yang
sah sesuai peraturan.
▪ Pengadaan cartridge TCM dilakukan melalui pendanaan DAK yang dilakuk
an di Kabupaten / Kota terpilih dan pengadaan buffer stok pusat.
▪ Pengadaan melalui DAK harus mempertimbangkan stok yang dimiliki, utilis
asi mesin TCM, target pasien yang akan ditemukan, leadtime kedatangan c
artridge dan buffer stok.
▪ Masa “self life”/pakai cartridge TCM hasil pengadaan minimal 18 bulan.
 Pengadaan Sumber Dana Dalam Negeri
• Mengikuti Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021 tentang pengadaan barang dan jasa.
• Pemanfaatan e-catalog untuk mempermudah dan mempercepat proses pengadaan
3.PENYIMPANAN
Tersedia ruangan yang cukup untuk penyimpanan
setiap jenis barang/logistik yang akan disimpan
sesuai persyaratan, antara lain:
• Tersedia cukup ventilasi, sirkulasi udara dan
penerangan.
• Mempunyai ventilasi yang cukup dan dilengka
pi dengan penghalang sinar matahari langsu
ng.
• Tersedia alat pengukur suhu (Termometer) da
n pengukur kelembaban (Higrometer) Ters
edia alat pengatur suhu ruangan (AC, kipas, e
xhaustfan)
 PENYIMPANAN
1. PENERIMAAN
✓ SBBK (setelah di td.tangan, segera dikirim kembali ke pengirim barang)
✓ Cek cartridge yg diterima: Jumlah (sesuai SBBK) & kondisi-nya.
2. PENYIMPANAN
✓ Sesuai kebijakan Kemenkes: “One Gate Policy” di unit instalasi farmasi (IF): Dinkes Prov,
Kab/Kota, Rumah Sakit , Puskesmas.
✓ Tempat penyimpanan (Gudang/IF) memenuhi syarat “Cara Penyimpanan Logistik yg Baik”.
✓ Cartridge disimpan disuhu 2-28oC
✓ Dilengkapi dgn pencatatan: kartu stok, dicatat dlm buku inventaris barang, dll

“Jumlah Cartrige HARUS = Jumlah fisik barang = Tercatat di SITB

Pengendalian Persediaan Logistik
 KEBIJAKAN RELOKASI LOGISTIK

• Relokasi antar Fasyankes dalam 1 Kab/Kota > Difasilitasi oleh Dinkes Kab/Kota.
• Relokasi antar Fasyankes antar Kab/Kota > Difasilitasi oleh Dinkes Provinsi.
• Relokasi antar Fasyankes antar Provinsi > Difasilitasi oleh Kemenkes

PENCATATAN TRANSAKSI RELOKASI TETAP DILAKUKAN DI SITB

MENGGUNAKAN FUNGSI PERMINTAAN ATAU PENGIRIMAN LOGISTIK
Penyimpanan Logistik TB
 Description- Packaging

Kit box

Sample reagent
pouch CD

Xpert ® MTB/RIF
Disposable transfer cartridge
SR (Sample Reagent)
pipette
Kemasan Cartridge
17Cepheid – Proprietary & Confidential
©
• 1 dus besar ada 5 kotak @ 10 buah cartridge
ALAT GENEXPERT DAN CARTRIDGE
4. PERMINTAAN DAN DISTRIBUSI
Hal-hal dan tahapan yang harus diperhatikan dalam proses pendistribusian
logistik TB adalah:
1. Distribusi dari Pusat dilaksanakan atas permintaan dari Dinas Kesehatan Provinsi.
2. Distribusi dari Provinsi kepada Kabupaten/ Kota atas permintaan Kabupaten/ Kota.
3. Distribusi dari Kabupaten/Kota berdasarkan permintaan Fasyankes.
4. Membuat Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) dan Berita Acara Serah Terima (BAST).
5. Apabila terjadi kelebihan atau kekurangan logistik maka satuan kerja penerima menginformasi
kan ke satuan kerja pengirim untuk dilakukan relokasi atau penambahan logistik tersebut.
6. Proses distribusi ke tempat tujuan harus memperhatikan sarana/transportasi pengiriman yang
memenuhi syarat sesuai ketentuan obat atau logistik lainnya yang dikirim.
7. Penerimaan logistik dilaksanakan pada jam kerja.
PERMINTAAN DAN DISTRIBUSI LOGISTIK
Jadwal Permintaan Logistik TB
Jadwal Permintaan Logistik TB
 Mekanisme Permintaan Logistik
• Seluruh permintaan logistik menggunakan software SITB.
• Surat permintaan resmi bisa diupload didalam software.
• Alamat web SITB : http://sitb.id/sitb/app
• Pembuatan Akun User : Hubungi Admin Pengelola Program TB / Instalasi Farmasi Kab/Kota/Provinsi
Menghitung kebutuhan Cartridge per-Triwulan :

= (Kebutuhan 1 triwulan - Sisa stok) + Stok pengaman 5%

Contoh Perhitungan Berdasarkan Kapasitas Maksimum Mesin :

1 Mesin TCM memiliki 4 modul
1 Modul dapat melakukan pemeriksaan 50 sample setiap bulan
Jumlah maksimum pemeriksaan perbulan = 4 x 50 = 200 Cartidge
Pemeriksaan cartridge per triwulan = 4 x 50 x 3 bulan = 600 cartridge
Sisa stock = 100
Jumlah Kebutuhan = 600 – 100 = 500
Buffer Stok 5% = 500 x 0,05 = 50
Permintaan Permintaan = 500 + 50 = 550 cartridge
 PERMINTAAN LOGISTIK TB
• Bila diperkirakan cartridge akan habis sebelum akhir triwulan/jadwal
berikutnya (terjadi penyerapan “cartridge” yg tinggi) => segera buat
permintaan kembali.

“JANGAN setelah Cartridge Habis/Kosong

baru melakukan permintaan!!!”

• Lakukan evaluasi (validasi/rasionalisasi) perhitungan kebutuhan

sesuai “history” penggunaan triwulan sebelumnya, dan perkiraan
target/sasaran pemeriksaan cartridge utk permintaan triwulan
berikutnya.
5.PENGGUNAAN
• Sesuai dgn kebijakan Program Nasional Pengendalian TB, utk diagnosis:
✓ Paru & Ekstra Paru
✓ Baru & Pengobatan Ulang
✓ Semua Umur
✓ ODHA
• Spesimen : Dahak & Non Dahak (Cairan serebro spinal, kelenjar limfe dan
jaringan)
• Proporsi Pasien TBC terkonfirmasi bakteriologis VS Klinis = 60 : 40
• Pengelola Program dan Farmasi harus mengetahui tatalaksana pengobatan TB
agar bisa memonitor penggunaan logistik diberikan secara benar dan akurat.
6. PENCATATAN DAN PELAPORAN
PENCATATAN DAN PELAPORA
N MENGGUNAKAN SOFTWARE
SITB DILAKUKAN DI SELURUH
TINGKAT MULAI DARI FASKES
SAMPAI KEMENKES.

Alamat Web SITB: SITB.id/sitb/app

Pencatatan dilakukan untuk semua
transaksi logistik : Anda TIDAK PERLU membuat
▪ Permintaan laporan, karena semua
▪ Penerimaan laporan akan tersedia secara
▪ Pengiriman
▪ Pemakaian
otomatis oleh SITB
▪ Penyesuaian Stok
▪ Stok Opname
 7.Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi logistik wajib dil

aksanakan oleh setiap pihak yang berke
pentingan mulai dari faskes, Dinas Kese
hatan Kab/Kota/Provinsi, dan Pusat.
Proses monitoring dan evaluasi tersebut
dilakukan secara menyeluruh mulai dari
tahap perencanaan, pengadaan,
pendistribusian, penyimpanan dan
penggunaan logistik tersebut.
Dashboard Monitoring Logistik Non OAT
ALAT BANTU MONITORING LOGISTIK TB DI SITB

Manfaatkan tools tersebut semaksi

mal mungkin, untuk menjamin keter
sediaan logistik bagi pasien TB
Stok awal, jumlah diterima, dipakai
dan stok akhir pada periode
tertentu dapat dilihat menggunakan
laporan TBC 13 Non OAT
Stok Cartride TCM per Kabupaten dan per Fasyankes dapat dilih
at menggunakan fungsi Kondisi Stok per Wilayah
Jumlah Fasyankes Stok Out dan Tidak Stok Out
Laporan Untuk Mencari Cartridge Yang Akan Kadaluarsa
Semua Laporan Transaksi Logistik Akan Tercatat di SITB
 PENOMORAN KODE ASET

Kode barang baru masih terdiri dari 10 (sepuluh) angka/digit yang terbag

i dalam lima kelompok kode dengan susunan sebagai berikut )

1. Satu angka/digit pertama: menunjukkan kode Golongan Barang

2. Dua angka/digit kedua: menunjukkan kode Bidang Barang

3. Dua angka/digit ketiga: menunjukkan kode Kelompok Barang

4. Dua angka/digit keempat: menunjukkan kode Sub Kelompok Barang

5. Tiga angka/digit kelima: menunjukkan kode Sub-sub Kelompok

PMK 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi BMN

Kodefikasi asset tetap dan logo asset tetap hibah TGF

Keterangan:

024 = Kemenkes

05 = ditjen P2P

0199 = kode instansi pusat

465287 = sekretariat ditjen

000 =

KP = Kantor Pusat

2018 = Tahun perolehan

3100203003 – kode barang

001 – nomor urut barang

PENOMORAN KODE ASET SR TB

2021.3.08.01.09.06.008.053
Tahun Perolehan

Kodefikasi Barang

Kodefikasi Nomor Provinsi

Kodefikasi Nomor Kab/Kota

Kodefikasi Nomor Fasyankes

Kodefikasi Nomor Urutan

Formulir Pernyataan Peminjaman Aset
 Tatacara Proses Persetujuan Pemindahtanganan Asset/Hibah
Proses Pemindahtanganan aset program mengacu kepada PMK
No.111/PMK.06/2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pemindahtangan Baran
g Milik Negara.
1. PR mengajukan daftar aset yang akan dilakukan pemindahtanganan Aset (Tr
ansfer Aset) kepada TGF untuk meminta persetujuan.
2. Setelah mendapat persetujuan (approval), Satker Penerima Hibah mengusul
kan permohonan hibah ke APR dengan melampirkan
a) Surat Pernyataan Kesediaan Menerima Hibah yang ditandatangani oleh
Kepala Satker dan dibubuhi materai 6000
b) Data calon penerima hibah yang ditandatangani oleh kepala Satker pener
ima hibah
c) Berita Acara pemeriksaan/Penelitian barang yang diusulkan untuk dihibah
kan oleh Tim Pemeriksa/Penelitian barang
d) Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditandatangani Kepala S
atker dengan dibubuhi materai 6000
e) Foto barang yang akan dihibahkan
3. APR menugaskan Subdit selaku Program Manager dan Subbag TU untuk be
rkoordinasi dalam menyiapkan kelancaran proses usulan hibah
4. APR (Authorized Principal Recipient) mengusulkan kepada Dirjen P2P usula
n hibah sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku
5. Daftar aset belum boleh dihapuskan dari daftar asset sepanjang belum diter
bitkan surat keputusan penghapusan dari Dirjen P2P.
FORMAT PERMOHONAN HIBAH BMN
*Keterangan Pengisian
1. Diisi nomor surat
2. Diisi nama kota lokasi satuan kerja penerima barang dan tanggal pembuat
an surat
3. Diisi nama satuan kerja penerima barang
4. Diisi nilai BMN yang diusulkan untuk dihibahkan (dalam rupiah)
5. Diisi terbilang nilai BMN yang diusulkan untuk dihibahkan (dalam rupiah)
6. Diisi nama satuan kerja penerima barang
7. Diisi daerah penerima barang
8. Diisi nama contact person untuk penyelesaian hibah BMN
9. Diisi nomor handphone contact person untuk penyelesaian hibah BMN
10. Diisi alamat email contact person untuk penyelesaian hibah BMN
11. Diisi nama daerah penerima barang
12. Diisi nama jabatan struktural kepala satuan kerja perangkat daerah peneri
ma barang
13. Diisi nama kepala satuan kerja perangkat daerah penerima barang
14. Diisi NIP kepala satuan kerja perangkat daerah penerima barang
15. Diisi nama daerah penerima barang
 SURAT KETERSEDIAAN MENERIMA HIBAH
Form Data Calon Penerima Hibah *Keterangan Pengisian

1. Diisi nomor surat

2. Diisi nama kepala satuan kerja perangkat daerah pen
erima hibah BMN
3. Diisi NIP kepala satuan kerja perangkat daerah peneri
ma hibah BMN
4. Diisi pangkat dan golongan kepala satuan kerja peran
gkat daerah penerima hibah
BMN
5. Diisi nama jabatan struktural kepala satuan kerja pera
ngkat daerah penerima hibah BMN
6. Diisi nama satuan kerja perangkat daerah penerima h
ibah BMN
7. Diisi nilai total BMN yang dihibahkan
8. Diisi terbilang nilai total BMN yang dihibahkan
9. Diisi nama kota lokasi satuan kerja perangkat daerah
penerima hibah BMN dan tanggal pembuatan surat
10. Diisi nama daerah penerima hibah BMN
11. Diisi nama jabatan struktural kepala satuan kerja pera
ngkat daerah penerima hibah BMN
12. Diisi nama kepala satuan kerja perangkat daerah pen
erima hibah BMN
13. Diisi NIP kepala satuan kerja perangkat daerah peneri
ma hibah BMN
TERIMAKASIH SOSIAL MEDIA
Instagram : @tbc.indonesia
Facebook : TBIndonesia
Twitter : @TBIndonesia
YouTube : TB Indonesia
Website Subdit TB : tbindonesia.or.id