TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

CHALLENGE BASED LEARNING

Dosen Pengampu: Rizki Firdausi Rahmadania, S.E., M.SM

Praktisi: Octgi Ristya Perdana

Kelompok 5

Intan Nur Arini 1709620039

Mutiara Nur Romadani 1709620060
Pipit Sukmawardhani 1709620010
Rahma Dwi Khamidah 1709620082

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2022
Revisi Tugas Minggu Lalu

1. Jabarkan pertanyaan tantangan tiap individu

Jawab :
1) Bagaimana mengatasi kesulitan mengatur waktu?
2) Bagaimana apabila paket internet yang habis secara tiba-tiba?
3) Bagaimana agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik?
4) Bagaimana WFH mempengaruhi kesehatan psikologis?
5) Bagaimana mengatasi gangguan internet saat WFH?

2. Pilih satu pertanyaan (essential question) yang paling sering muncul

Jawab :
Bagaimana agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik?

3. Tentukan satu challenge yang spesifik untuk essential question tersebut

Jawab :
Melakukan konfirmasi antar pihak dari informasi yang telah disampaikan

Investigate

1. Guiding Questions : membuat pertanyaan yang membangun/mendukung challenge

yg sudah ditentukan tadi untuk mencari tau data apa saja yg diperlukan
Jawab :
 1) Apa yang harus dikonfirmasi atas informasi tersebut?
2) Apakah konfirmasi antar pihak dapat membuat informasi tertuju dengan baik?
3) Mengapa konfirmasi antar pihak diperlukan ketika memberikan suatu
informasi?
4) Siapa yang nantinya akan meminta konfirmasi?
5) Siapa saja yang akan memberikan konfirmasi atas informasi?
6) Dimana konfirmasi antar pihak dilakukan?
7) Kapan konfirmasi antar pihak dilakukan?
8) Bagaimana cara melakukan konfirmasi antar pihak tersebut?

2. Guiding Question Identify : menyaring list pertanyaan Guiding Questions : pilih

pertanyaan guiding question yang paling diprioritaskan dari tiap kategori (need to
know, nice to know).
Jawab :
PERTANYAAN PERTANYAAN
KATEGORI
SERUPA PRIORITAS
1) Apakah konfirmasi
antar pihak dapat
membuat informasi
tertuju dengan baik?
Mengapa konfirmasi antar
2) Mengapa konfirmasi pihak diperlukan ketika
Pengaruh
antar pihak memberikan suatu
informasi?
diperlukan ketika
memberikan suatu
informasi?
1) Siapa yang nantinya
akan meminta
konfirmasi? Siapa saja yang akan
2) Siapa saja yang akan User memberikan konfirmasi
memberikan atas informasi?
konfirmasi atas
informasi?
1) Dimana konfirmasi
antar pihak
dilakukan?
2) Kapan konfirmasi
Bagaimana cara
antar pihak
Cara Menerapkan melakukan konfirmasi
dilakukan?
antar pihak tersebut?
3) Bagaimana cara
melakukan konfirmasi
antar pihak tersebut?
4) Apa yang harus
 dikonfirmasi atas
informasi tersebut?

3. Guiding Activities/Resources : rencana kegiatan yang akan dilakukan untuk

menjawab pertanyaan prioritas guiding questions
Jawab :
Pemberi informasi menanyakan pertanyaan seputar informasi yang diberikan kepada
penerima informasi. Pertanyaan tersebut setidaknya mengandung unsur 5W + 1H agar
informasi dapat diterima dengan baik.

4. Synthesis : Ringkasan singkat tentang apa yang nantinya akan dilakukan dalam
menjawab guiding question
Jawab :
Misalnya, suatu perusahaan mengadakan rapat bulanan dengan menggunakan aplikasi
Zoom Meeting yang membahas tentang ketentuan baru perusahaan. Dalam situasi
WFH seperti ini, informasi yang diterima mungkin tidak sepenuhnya tersampaikan
dengan baik. Pimpinan perusahaan selaku pemberi informasi harus mengetahui
apakah informasi tersebut sudah tersampaikan dengan baik atau belum. Jika belum,
pimpinan perusahaan tersebut harus melakukan konfirmasi antar pihak seperti
contohnya pimpinan dengan supervisor dari bidang-bidang perusahaan. Segala hal
yang sekiranya
 belum dapat dipahami oleh penerima informasi, harus diselesaikan saat rapat
berlangsung agar tugas yang diperoleh dapat langsung dikerjakan dengan baik.

5. Solution Concept : Membuat banyak solusi challenge lalu pilih beberapa solusi yang
bisa menjawab challenge, dengan hasil akhir satu solusi yang paling sesuai dengan
riset dan tujuan.
Jawab :
1) Mencatat point penting yang ingin disampaikan
2) Memberikan informasi dengan jelas
3) Menyatukan sebuah pemikiran dengan positif
4) Menggunakan Bahasa yang mudah dimengerti
5) Selalu menggunakan feedback
6) Menjelaskan ulang kesimpulan informasi

User Personal

1. Nama : Cindy Anatasya

2. Umur : 23 tahun
3. Pekerjaan : Karyawan Kantor
4. Hobbi : Main game
5. Background :
Cindy merupakan karyawan di salah satu perusahaan yang ada di Jakarta, ia menempati
posisi akuntan dan untuk setiap harinya dia pergi bekerja di kantornya untuk bekerja di
pagi sampai sore hari. Posisi dia sebagai akuntan merupakan posisi yang sangat penting
di kantornya sehingga cindy sangat sibuk saat bekerja. setiap harinya segala pekerjaan
dan komunikasi di kantornya berjalan lancar. Namun semenjak pandemi pekerjaannya
menjadi kurang bagus di saat ternyata kesibukannya di kantor harus berubah, dia
terpaksa melakukan pekerjaannya dirumah atau Work From Home (WFH).
6. Goal (tujuan) : Berkomunikasi dengan pihak kantor dan berkoordinasi secara efektif
saat WFH
7. Needs (kebutuhan) : Tetap berkomunikasi secara intens
8. Pain Points (titik penting) : Takut terjadi miss communication dan tidak yakin
apabila kita tidak bisa menyelesaikannya secara virtual maka akan semakin buruk
komunikasi yang terjadi antara pihak satu dan yang lainnya.
9. Daily Routine (rutinitas harian) : Bangun pagi untuk menyelesaikan pekerjaan nya
meskipun ia sedang WFH, menyiapkan segala kebutuhan kerja dan membuat rencana
kerja untuk perusahaan nya.
10. Behavior (perilaku) : Dia selalu memsperhatikan kebersihan dan kerapihan, teliti
dalam pekerjaan serta kehidupan sehari-harinya.

I. Ekstraksi Fitur Sistem :

1. Pembuatan user scenario: mendeskripsikan kebutuhan dan kebiasaan
calon pengguna dan menjelaskan bagaimana solusi apps yang ditawarkan
dapat menjawab kebutuhan tersebut.

Jawab :
Seperti yang kita ketahui akhir-akhir ini banyak perusahaan yang
menerapakan kebijakan WFH (Work From Home) dimana WFH ini
merupakan suatu konsep bagi karyawan agar dapat melakukan
pekerjaan dari rumah. Bekerja dari rumah akan dapat memberikan
jam kerja yang fleksibel kepada karyawan serta pekerjaan bagi
pemberi kerja yang dilakukan dengan mudah. Bekerja dari rumah
atau WFH ini sangat membantu untuk memberikan keseimbangan
kehidupan kerja kepada karyawan dan juga membantu perusahaan
dalam menyelesaikan pekerjaan. Akan tetapi tidak jarang karyawan
mengalami beberapa masalah atau gangguan dalam pekerjaannya
selama dirumah, contohnya seperti karyawan di bidang Akuntan.
Untuk itu solusi aplikasi yang ditawarkan untuk akuntan tersebut
agar dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik tanpa adanya
halangan yaitu “Software Akuntansi”. Saat ini menjadi kebutuhan
vital bagi perusahaan. Banyak pemilik bisnis yang mulai menyadari
jika pengelolaan finansial perusahan secara manual tidak akan
membantu perusahaan mereka untuk bisa mencapai efisiensi seperti
yang diharapkan. Manajemen keuangan yang terbaik dan semestinya
ini seharusnya bisa membantu perusahaan dalam mengelola
anggaran yang lebih efisien malah menjadikannya sebagai faktor
penyebab kerugian. Jika saat ini Anda sedang berpikir untuk
membuat pengelolaan keuangan menjadi otomatis, efektif, dan lebih
efisien, maka penggunaan software khusus akuntansi ini menjadi
solusi yang tepat. Ada beberapa fitur yang ditawarkan dalam
software akuntansi yaitu financial forecasting,penagihan dan
faktur,laporan bank dan rekonsiliasi akun,laporan keuangan yang
lengkap,manajemen pembelian dan penjualan.
2. Pembuatan user stories: Menjabarkan kebutuhan, pain point, dan tujuan
pengguna (berdasarkan riset) menjadi sebuah story kecil yang nantinya
dapat di convert menjadi fitur

Jawab :
A. Sebagai seorang karyawan akuntan yang sedang WFH, saya ingin
ada fitur yang bisa membantu saya dalam melakukan kontrol
keuangan dengan bijak dengan menghilangkan biaya yang tidak
perlu sehingga keuntungan menjadi lebih maksimal.
Fitur Financial Forecasting
B. Sebagai seorang karyawan akuntan yang sedang WFH, saya ingin
ada fitur yang bisa membantu saya
membuat,mengelola,mengirimkan berbagai jenis penagihan dan
faktur lengkap dengan berbagai macam komponen.
Fitur Penagihan dan Faktur
C. Sebagai seorang karyawan akuntan yang sedang WFH, saya ingin
ada fitur yang bisa membantu saya untuk mengetahui kondisi
keuangan perusahaan.
Fitur Laporan Keuangan yang Lengkap
D. Sebagai seorang karyawan akuntan yang sedang WFH, saya ingin
ada fitur yang bisa membantu saya untuk memastikan apakah data
tentang keuangan sudah akurat atau belum.
Fitur Laporan Bank dan Rekonsiliasi Akun
E. Sebagai seorang karyawan akuntan yang sedang WFH, saya ingin
ada fitur yang bisa membantu saya untuk membuat berbagai macam
pesanan pembelian dan penjualan,nota debit dan
kredit,penawaran,resi.
Fitur Manajemen Pembelian dan Penjualan

3. Memprioritaskan fitur: Setelah mendapatkan daftar fitur dari user

stories selanjutnya Memprioritaskan berdasarkan 4 kuadran effort dan
Impact.
 II. Pembuatan User Journey dan Emphaty Mapping
1. Menentukan Phase

Before 2. Berantakan dalam mengelola data

3. Sulit dalam mengatur aktivitas sehari hari
4. Kurang fokus dalam mengerjakan laporan
keuangan
5. Sering terjadui kekeliruan dalam menginput data
During 1. Dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam
menginput data
2. Mulai terbiasa untuk mengatur jadwal kerja
menjadi lebih akurat
After 1. Pekerjaan menjadi lebih tertata rapi dan cepat selesai
2. Lebih konsisten dalam melaksanakan semua
pekerjaan sesuai dengan jadwal
3. Hasil pekerjaan menjadi lebih balance

2. Membuat Existing Journey

Action Awareness Research Comparison Use Decision Retention

Does

Weakness

Opportunity

3. Membuat Emphaty Mapping

Action Awarenes Research Comparison Use Decision Retention
s
Thinks

Say

Feel
 4. Memetakan Weakness dan Opportunity

Action Awareness Research Comparison Use Decision Retention

Does

Weakness

Opportunity

5. Membuat Expected Journey

Action/ Awareness Research Compariso Use Decision Retention
Stages n
Does
(Current)
Does
(Expected
)
Reason

III. Pembuatan Application Flow Diagram

1. Membuat Current Business Flow
Menjabarkan flow chart untuk kondisi existing yang dilakukan user dalam
menjalankan proses.
2. Convert to Application Flow
Merubah business flow menjadi application flow, yang
menggambarkan bagaimana aplikasi nantinya berjalan.

IV. Mendefinisikan Data Resource

1. Menentukan Entitas Data
Mendata seluruh kelompok data yang akan terpopulasi dalam aplikasi.
2. Mendefinisikan Meta Data
Menjabarkan data apa saja yang akan terpopulasi dalam setiap entitas
yang telah dibuat.
 3. Mendetailkan Meta Data
Menjabarkan tipe data, sumber data, dan dimana data akan tampil.

V. Membuat Desain Aplikasi

1. Menentukan user flow
Mendefinisikan halaman apa saja yang akan ada pada aplikasi beserta
penulisan komponen apa saja yang mungkin ada.
2. Membuat wireframe
Mendetailkan bentuk komponen yang ada, beserta membuat flow
(main flow, secondary flow, dan back flow) dari setiap komponen
yang ada pada sebuah halaman aplikasi.
3. Design lo-fi
Mendetailkan kembali dalam bentuk sketsa ekspektasi komponen
seperti apa, untuk setiap halaman yang dibuat.
4. Design hi-fi
Mendetailkan kembali desain yang telah dibuat, menambah sentuhan
warna, detail komponen yang ada sesuai dengan nantinya kondisi
aplikasi akan dibuat.