Tugas

Evaluasi Bab 1 Skripsi

Audit Komunikasi

Oleh:

Alya Kananda

210110150174

Sandra Agrian

210110150102

Siti Fatimah Zahrah F.

210110150144

Widodari Dinda

210110150216

UNIVERSITAS PADJAJARAN

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

ILMU KOMUNIKASI

JATINANGOR

2018
 Asosiasi Survey Komunikasi Internasional

Untuk mendiagnosis komunikasi di dalam organisasi dibuatlah suatu metode.

Paket assesmentnya tersebut terdiri dari survey quesionner yang terstandardisasi,
interview, obserbvasi, analisis jaringan, kritik insiden, dan komunikasi diari. Itu juga
merupakan ICA audit proses. Survey merupakan metodologi yang unik. Survey bisa
didampingkan dengan metode lain tetapi survey juga bisa berdiri sendiri.

SURVEY

Keuntungan dari survey adalah ke komprehensivannya. Terdiri dari 122

pertanyaan yang dibagi kepada delapan bagian, yaitu:

1. Jumlah informasi yang secara aktif diterima tentang topik topik

Jumlah informasi yang diminati tentang topik-topik
2. Jumlah informasi yang sebenarnya terkirim tentang topik-topik
Jumlah informasiyang diminati untuk dikirim tentang topik-topik
3. Jumlah follow up oleh people now
Jumlah follow up yang dibutuhkan
4. Jumlah informasi yang diterima dari sumber
Jumlah informasi yang diinginkan dari sumber
5. Timeline informasi yang diterima dari sumber utama
6. Hubungan komunikasi organisasi
7. Kepuasan dengan keluaran organisasi
8. Jumlah informasi yang diterima dari channel now
Jumlah informasi yang diinginkan dari channel now
INFORMASI YANG DITERIMA

MENGIRIM INFORMASI KEPADA ORANG LAIN

Feed back positif secara horizontal menjadi perekat untuk kelompok. Setiap
anggota kelompok mempunyai tanggung jawab masing-masing untuk mengirimkan
pesan seperti itu.

Melakukan Follow Up Pesan

Kunci agar tidak terjadi kesalahpahaman pesan adalah dengan follow up pesan
yang kita berikan. Ini dilakukan untuk memastikan pesannya sudah dibaca atau
dilaksanakan.

Sumber-sumber Informasi

Berbagai sumber bisa kita cari dalam melengkapi suatu informasi. Mengaudit
sumber informasi apa saja yang digunakan dapat memastikan anggota organisasi
mendapat informasi yang lengkap dari salah satu atau banyak sumber. Dengan
melihat seberapa banyak suatu sumber memberikan informasi, kita dapat memutuskan
sumber mana yang paling efektif memberikan pesan yang dibutuhkan.
 Hasil dari penelitian penulis buku menunjukkan sebanyak 20% karyawan di
dalam suatu perusahaan kurang memahami informasi yang diberikan oleh
supervisornya. Masalahnya bisa jadi ada pada karyawan per individu atau per
departemen. Kalau masalahnya per individu, dapat dilakukan pelatihan khusus bagi
individu tersebut. Kalau masalahnya ada pada departemen, bisa jadi kesalahan ada
pada supervisor juga sehingga butuh dilakukan peninjauan lebih lanjut. Kemudian,
karyawan yang diteliti cenderung lebih menangkap informasi penting dengan baik,
saat informasi penting tersebut diberikan secara formal seperti saat rapat, lewat surat,
atau pemanggilan khusus, daripada informal, seperti lewat chat, saat istirahat, atau
kondisi berkumpul antar karyawan.

Dari pengalaman penelitian, karyawan cenderung tidak mengenal level atas

mereka dengan baik, seperti top manager mereka. Meskipun begitu, mereka juga
kuran merespon jika informasi diberikan oleh karyawan yang selevel. Maka, lebih
baik jika orang dari level atas (misal, top manager) yang menyampaikan informasi
penting agar karyawan dapat mengenal sistem mereka bekerja sekaligus menangkap
informasi dengan lebih baik.

Alur Waktu Informasi

Agar informasi penting dapat dilaksanakan dengan efektif oleh penerimanya,

timing yang tepat perlu diperhitungkan. Informasi yang terlalu cepat diberikan, akan
membuat karyawan menampung informasi untuk waktu yang lama. Sehingga dapat
terjadi overload informasi yang kemudian beresiko terlupakan. Selain itu informasi
yang terlalu cepat diberikan cenderung diberikan saat konteksnya belum jelas.
Karyawan akan kebingungan menggunakan informasi tersebut kalau belum pasti
digunakan dalam konteks apa. Informasi yang diberikan terlalu mepet juga tidak baik,
karena cenderung diberikan terburu-buru, sehingga informasi kurang lengkap dan
jelas dipahami.
Hubungan Komunikasi Organisasi

Pertukaran informasi dalam komunikasi dalam membangun, memelihara, atau

bahkan menghancurkan hubungan diantara pelaku komunikasi. sehingga hubungan
komunikasi adalah bagian penting yang perlu diaudit dalam organisasi. Pertanyaan
yang muncul seputar hubungan antara karyawan, supervisor, dan manajemen atas.
Hubungan yang paling penting adalah antara karyawan dengan supervisor. Downs
(2002) menemukan hubungan dengan supervisor merupakan faktor penting dari
komitmen karyawan terhadap organisasinya. Komitmen tersebut dikaitkan dengan
tujuan organisasi, dan seberapa besar pencapaian karyawan pada tujuan organisasi
tersebut.

Hasil Organisasi

Komunikasi organisasional memiliki tujuan spesifik. Tujuan paling mendasar

adalah pertukaran informasi yang pada akhirnya menghasilkan sesuatu. Rensis Likert
(1967) menentukan hasil tersebut berupa kepuasan, produktivitas, hubungan persatuan
manajemen, dan keuntungan. Kesulitan dalam menentukan hasil tersebut adalah
memisahkan dampak sebenarnya dari komunikasi secara umum, yang muncul secara
natural maupun dalam proses pengukurannya. Audit ICA menggunakan pengukuran
kepuasan individu menggunakan pengukuran iklim komunikasi. Hal tersebut penting
dalam mengukur kepuasan individu, pekerjaannya, dan bayaran terkait pekerjaan
tersebut. Hasilnya, tingkat kepuasan individu mempengaruhi produktivitas. Sehingga,
ketidakpuasan mengindikasikan permasalahan yang perlu ditangani.

Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi dalam organisasi perlu dievaluasi secara berkala.
Sehingga tiap saluran perlu dirinci karena tiap saluran dalam maupun antar organisasi
akan berbeda tiap waktu berdasarkan perkembangan teknologi. Survey ICA selalu
memuat hal tersebut, dengan rincian saluran yang sesuai dengan organisasi yang
spesifik. Bentuk saluran untuk berkomunikasi dalam organisasi tersebut seperti tatap
muka, telepon, memo, email, dan lain sebagainya dirinci sedemikian rupa untuk
dinilai dalam tiap jenisnya. Hasilnya akan menilai efektifitas dalam usaha yang
dikeluarkannya. Organisasi harus menghentikan saluran komunikasi yang tidak
menghasilkan kebermanfaatan.

Analisis Dan Interpretasi

Beberapa implikasi interpretatif dari survei telah dieksplorasi. Bagian ini akan
mengindikasikan cara tradisional dalam menganalisis kuesioner.

Jumlah dan Rata-rata Frekuensi

Pendekatan dasar dalam menganalisa data yang telah dikumpulkan tentang
sebuah organisasi adalah dengan mengelompokkan frekuensi dengan pertanyaan yang
telah dijawab pada masing-masing skala, lalu hitunglah rata-rata untuk semua respon
dari pertanyaan tersebut. Jumlah frekuensi akan memberikan informasi kepada auditor
mengenai variasi respon individu untuk masing-masing pertanyaan. Analisis tersebut
akan memberikan informasi mengenai tingkat persetujuan didalam organisasi tentang
kelemahan dan kekuatan organisasi tersebut. Pada sisi lain, rata-rata akan memberikan
informasi mengenai perbandingan masing-masing item. Rata-rata mengindikasikan
tingkat keefektifan organisasi.

Perbedaan Skor

Pertanyaan 1-68 dirancang untuk mengumpulkan data tentang jumlah

informasi yang diterima dibandingkan dengan jumlah yang dibutuhkan. Kurangilah
skor jumlah yang diterima dengan jumlah yang dibutuhkan, dan hasil dari
pengurangan tersebut akan memberikan pengukuran tentang kepuasan pada
pertanyaan tersebut:

Kepuasan = jumlah yang diinginkan/dibutuhkan – jumlah yang diterima

Asumsinya adalah semakin besar jarak antara “yang dibutuhkan” dengan

“yang diterima” maka semakin banyak masalah yang ada. Oleh karena itu, peringkat
dari semua skor yang berbeda akan mengindikasikan dimana masalah utama terjadi.
Ini merupakan cara yang sah untuk menganalisa survei ICA.
Perbandingan Demografis

Seperti data kuesioner lainnya, survei ICA bisa dianalisa dengan semua data
demografis seperti yang direview di BAB 6. Hasil analisa akan memberikan informasi
tentang identifikasi dimana kelompok secara signifikan berbeda dari kelompok
lainnya. jika memerhatikan perbedaan tersebut makan bisa membantu menjelaskan
apa yang terjadi didalam organisasi. Kami hampir selalu membandingkan setiap
departemen didalam organisasi dan juga membuat perbandingan antara jawaban
manajemen dan nonmanajemen.

Kelebihan Dari Survei Ica

Kekomprehesifan dari survei ini jelas menjadi kelebihannya, namun ada

beberapa aspek positif lainnya yang harus diketahui. Survei ICA telah diperiksa oleh
banyak ahli melalaui pengujian selama bertahun-tahun. Walaupun survei ini sedikit
kontroversial, banyak auditor menggunakan survei ini dengan sukses. Terlebih lagi,
penggunaan secara terus menerus telah membuat banyak orang menemukan cara
untuk memperbaiki survei ini, sehingga hasil akhir dari survei ini dapat menjadi
instrumen yang berharga. Survei ini terbukti dapat beradaptasi dengan banyak jenis
organisasi seperti bank, universitas, unit militer, organisasi pemerintahan, rumah
sakit, persatuan, pabrik tumbuhan, kapal terbang, organisasi sukarela, dan operasi
retail. Ukuran organisasi juga sangat beragam. Reliabilitas dan validitas dari
pertanyaan survei telah diteliti dan dibukukan. Goldhaber telah menguji masing-
masing bagian dari kuesioner. Reliabilitas dan validitasnya dapat dilihat di tabel 7.9.
koefisien reliabilitas menunjukkan tingkat dimana orang menjawab pertanyaan
dengan sama setiap waktu. Validitas menentukan apakah auditor mengukur apa yang
mereka rencanakan dalam uji ini. Dalam kasus ini, koefisien mengukur hubungan
antara masing-masing skala. Terakhir, persentasi adanya diskriminasi
mengindikasikan jumlah item yang secara signifikan didiskriminasi antara 17%
responden atas dan 17% responden bawah.

Fakta bahwa bank data tersedia dalam survei ini, memberikan instrumen ini
banyak kelebihan. Sejak awal, ahli ICA membangun bank data yang dapat
menghasilkan kompilasi norma untuk tujuan komparatif. Contohnya pada tahun 1979,
Porter menyatukan hasil dari 17 audit yang mewakili respon dari 4600 orang. Data
 bank sekarang ada di SUNY-Buffalo, Universitas Ohio, Universitas Purdue, dan
Universitas Florida Selatan. Untuk mengakses bank data bisa dengan menghubungi
anggota dari departemen komunikasi pada universitas ini.

Reliabilitas Validitas Kemampuan

Diskkriminasi
Jumlah informasi .88 69.07 100%
yang diterima
Jumalh informasi .85 .07 100%
yang diinginkan
Jumlah informasi .83 .56 100%
terkirim
Jumlah informasi .79 .10 100%
yang ingin dikirim
Jumlah informasi .70 .63 78%
yang diterima dari
sumber
Jumlah informasi .76 .06 89%
yang diinginkan dari
sumber
Hubungan .90 70 n.a
Hasil organisasional .88 n.a 100%

Walaupun menarik untuk mampu membandingkan satu organisasi dengan

organisasi lainnya, seseorang harus berhati-hati ketika membandingkan data dari
perusahaan lokal dengan data dari banyak organisasi. Untuk alasan ini, beberapa
auditor mulai membangun bank data regional. Dewine, James, dan Wallence (1985)
telah melakukan ini di universitas Ohio, dan mereka telah menemukan norma regional
yang seringkali berbeda dari data nasional.

Dewine (1985) mensurvei beberapa organisasi yang telah diaudit, dan mereka
menemukan “perkembangan nyata” dalam banyak variabel komunikasi. Dibalik
kelebihannya, survei tetap mendapat kecaman yang akan dibahas di bagian
berikutnya.
Kerentanan Survei Ica

Beberapa kekurangan dari instrumen ini telah dibongkar melalui penggunaan

ekstensif. Ini ditulis disini bukan untuk menyerang survei tapi untuk menunjukkan
bahwa pengguna dapat menemukan masalah ketika menggunakannya.

Banyak repsonden telah melayangkan komplain tentang panjang dan

kompleksitas dari survei ini. Ada banyak laporan bahwa beberapa orang tidak dapat
menyelesaikan survei ini, dan beberapa manajer membenci survei ini karena terlalu
memakan banyak waktu ketika mereka juga harus bekerja.

Awalnya, skala likert 5 poin digunakan, inilah yang kita gambarkan dalam bab
ini. Semakin canggih auditor, mereka mencari cara untuk memperbaiki teknik skala
ini. Sekarang, beberapa telah menolak untuk menggunakan skala likert dan mulai
menggunakan jenis skala lainnya. perbedaan dalam skala terkadang menyusahkan
perbandingan data dari audit baru dan lama.

Isitlah ambigu juga menjadi masalah. Responden terkadang tidak yakin

tentang apa yang ditanyakan atau auditor tidak yakin bagaimana pertanyaan tersebut
diinterpretasikan oleh responden. Contohnya, dalam satu bagian, pekerja diminta
untuk membandingkan antara jumlah informasi yang diinginkan dengan jumlah
informasi yang diterima. Jumlah informasi yang diterima kemudian dikurangi dari
jumlah yang diinginkan untuk menghitung skor perbedaan. Lalu ada perbedaan skor
yang signifikan dalam dua audit yang berbeda. Perbedaan tersebut berada di peringkat
pertama pada satu audit dan berada di peringkat dua pada audit lainnya. Topiknya
adalah “bagaimana keputusan organisasi mempengaruhi posisimu”. Pekerja dalam
kedua organisasi mengingkan informasi lebih banyak daripada apa yang mereka
terima tentang topik ini. Ini merupakan salah satu penemuan signifikan kami, dan
kami bingung tentang bagaimana pekerja menginterpretasi pertanyaan ini. Keputusan
apa yang membuat mereka tertarik? Item ambigu ini kemudian terhalang untuk
dianalisa.

Hasil signifikan lainnya yang susah diinterpretasi adalah “Saya memiliki hak
untuk membuat keputusan yang mempengaruhi pekerjaan saya”. Karena pertanyaan
tersebut tidak meminta responden untuk membandingkan jumlah yang ia inginkan dan
jumlah yang ia terima, penemuan ini bermasalah. Haruskah kita asumsikan bahwa
partispasi yang rendah menjadi masalah? Pertanyaan ini bisa mencerminkan bias
terhadap pembuatan keputusan, tapi tidak semua pekerja memiliki pengaruh dalam
pembuatan keputusan. Pertanyaan seperti ini menghasilkan interpretasi yang mungkin
tidak sejalan dengan makna yang dimaksud responden.

Menggunakan istilah “ingin” dan “butuh” tampaknya membuat responden

bias. Setiap responden selalu berfikir bahwa mereka membutuhkan informasi lebih
dari apa yang mereka terima. Maka, skala yang ada mungkin lebih kepada “index
keingintahuan’ daripada informasi yang dibutuhkan.

Survei ICA pada dasarnya merupakan laporan pribadi, instrumen yang

didasarkan pada persepsi. Oleh karena itu, survei ini ditujukan untuk pertanyaan
tentang kesesuian antara laporan dan realita komunikasi sebenarnya. Ini tentu saja
dibantah karena dua hal. Pertama, persepsi itu penting karena persepsi ini sering
menentukan bagaimana orang bertindak. Kedua, instrumen survei jarang digunakan
tanpa bantuan isntrumen lainnya. maka, apa yang auditor amati tentang komunikasi
sebenarnya itu penting, tapi mungkin menjadi tidak penting ketika kepercayaan
anggota tentang “kebenaran” diperhatikan.

Terkadang, auditor menemukan bahwa instrumen ini masih tidak membahas

area tertentu. Karena survei ini tidak menganalisa struktur, jaringan, atau lingkungan
organisasi, maka sruvei ini tidak bisa memenuhi kebutuhan orang-orang yang tertarik
dalam topik tersebut. namun, seseorang harus mengingat bahwa ICA hanyalah salah
satu dari sekian banyak alat yang tersedia.

KESIMPULAN

Penjelasan tentang sejarah, perkembangan dan signifikansi ICA bisa

didapatkan dari Goldhaber dan Rogers (1979). Goldhaber dan Krivonos (1978). Dan
Greenbaum (1983). Sejak 1979 perkembangan survei ini mengalami penurunan.
Penggunaan survei ini menurun karena pertimbangan kesahan dan administratif. Pada
satu poin, petugas ICA memutuskan bahwa mereka tidak lagi dapat bertanggung
jawab atas penggunaan ICA. Oleh karena itu, tidak ada lagi individu atau kelompok
yang dapat mengontrol pengaruh penggunaan ICA. Tidak ada usaha yang dilakukan
untuk mengkoordinasikan semua hasil dari audit menggunakan ICA. Namun ICA
terus menjadi alat yang berguna bagi auditor.