TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER

MATA KULIAH MANAGEMEN LOGISTIK (OPK) RS

Dra. Endang Adriyani, Apt, MARS

IPSRS
INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RUMAH SAKIT
DI RUMAH SAKIT ” X ”

Disusun Oleh Kelompok 4

Dewi Febrianti 1106118464

Emma Ratnawati 1106039932
Khaerun Nisa 1106040373
Laura Widiastuti 1106040461
Lies Nugrohowati 1106119643
Loly Gusvita 1106119706
Maria Theresia. Y 1106040556
Nanik Supriyani 1106119984
Nienne Aridayanti 1106120046
Nelis Fitriah 1106040796

PROGRAM MAGISTER KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS INDONESIA
2012
 BAB I
PENDAHULUAN

Instalasi pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) adalah suatu unit fungsional
untuk melaksanakan kegiatan, agar fasilitas yang menunjang pelayanan kesehatan
di rumah sakit yaitu sarana, prasarana dan peralatan selalu berada dalam keadaan
laik pakai.

A. Tujuan
Umum

Untuk mencapai kondisi pelayanan rumah sakit secara optimal terintegrasi

dalam sistem pelayanan rumah sakit.

Khusus

a. Terciptanya kegiatan instalasi pemeliharaan sarana, prasarana dan peralatan

rumah sakit.
b. Terciptanya pembinaan teknis bagi teknisi rumah sakit melalui bimbingan
bengkel rujukan maupun dari pihak ketiga.

B. Mekanisme
Dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana
dan peralatan rumah sakit memerlukan suatu sistem yang melibatkan bagian-
bagian yang saling berhubungan satu sama lain yaitu:

1. Sistem pengadaan
a. Merancang rencana kebutuhan sarana, prasarana dan
peralatan yang digunakan dalam program pelayanan kesehatan serta
kebutuhan suku cadang yang dipergunakan untuk pemeliharaan dan
perbaikan.
b. Mengadakan prasarana dan peralatan perbengkelan yang
memadai untuk digunakan oleh teknisi rumah sakit dalam pemeliharaan
dan perbaikan serta tenaga-tenaga yang terampil dan berkualitas.
2. Pola Pemeliharaan
a. Pemeliharaan pencegahan (preventive) ialah pemeliharaan
yang dilakukan pada selang waktu tertentu, dimaksudkan untuk
mengurangi kemungkinan kerusakan atau bagian-bagiannya tidak
memenuhi kondisi yang dapat diterima. (contoh : pemeliharaan harian,
mingguan, bulanan, tahunan)
b. Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang
dilakukan untuk memperbaiki suatu bagian atau seluruhnya, termasuk
penyetelan, penggantian bagian yang rusak untuk memenuhi kondisi
yang dapat diterima (contoh : perbaikan ringan, overhoul)
3. Pelaksanaan pemeliharaan
a. Pemeliharaan dilakukan oleh UPSRS, sepanjang memiliki
fasilitas kerja, tenaga yang mampu, dan pelatihan kerja tersedia dengan
cukup serta sesuai dengan norma keselamatan kerja yang berlaku, yang
termasuk kategori pemeliharaan ini adalah:
Tingkat nol

Upaya pemeliharaan yang bersifat pencegahan dilakukan oleh

operator/user.

Tingkat 1

Pemeliharaan dan perbaikan secara rutin/berkala dilakukan oleh teknisi

rumah sakit.

Tingkat 2

Pemeliharaan dan perbaikan dilakukan oleh teknisi rumah sakit yang

dianggap cakap dan mampu (spesialisasi)

b. Pemeliharaan dilakukan oleh pihak ke- III yaitu perbaikan

baik yang bersifat insidentil (tanpa terikat waktu) maupun terikat
melalui suatu kontrak service dengan jangka waktu tertentu, misalnya 3
bulanan, 6 bulanan atau tahunan. Yang termasuk kategori pemeliharaan
ini adalah:
Tingkat 3
 Perbaikan di bengkel rujukan atau pihak ketiga yang sesuai persyaratan
yang berlaku.

C. Sistem Pembinaan
a. Menjaga kebersihan terhadap sarana, prasarana dan
peralatan rumah sakit yang dilakukan secara rutin/setiap hari dan
berkesinambungan.
b. Meningkatkan sistem pemeliharaan dan perbaikan sarana,
prasarana dan peralatan rumah sakit melalui pendidikan, penataran dan
latihan untuk menunjang dan mengembangkan diri dalam rangka
pelaksanaan program pelayanan kesehatan.
c. Berpartisipasi dalam tim penyuluhan, pembinaan terhadap
pasien, pengunjung dan petugas/karyawan rumah sakit secara langsung
maupun melalui stiker dan pamflet.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian

Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang, energi,
informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber
produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal . Manufaktur
dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga
mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse
logistics dan pemaketan.

Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah mendapatkan barang

yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat,
dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap memberikan kontribusi profit bagi
penyedia jasa logistic.

Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan untuk 2 hal

yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya serendah-rendahnya
tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan kepuasan konsumen. Dalam dunia
bisnis yang selalu berubah, manajemen logistik yang baik merupakan sebuah
keharusan.

Fungsi Manajemen Logistik

Fungsi manajemen logistic sebenarnya sama dengan fungsi manajemen pada

umumnya hanya karena untuk kepentingan tujuan manajemen logistic maka fungsi
manajemen logistic adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan
2. Penganggaran

3. Pengadaan

4. Penyimpanan
5. Penyaluran

6. Penghapusan

7. Pengendalian

Siklus logistic adalah proses sebelum terjadinya kegiatan logistic sampai kegiatan
itu dapat dievaluasi. Diawali dengan perencanaan sampai proses pengawasan dan
pengendalian yang melibatkan semua unsure organisasi mulai dari puncak
pimpinan sampai dengan pemakai.

Yang terkait dalam siklus logistic adalah tergantung struktur organisasi di RS yang
bersangkutan, dimana letak organisasi pengelola logistic RS tersebut dan
bagaimana koordinasi diantara unit-unit yang terkait, sehingga sangat menentukan
siklus tersebut dapat berjalan.

PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-

langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Kegiatan tidak akan terselenggara dengan baik dalam arti efektif, efisien dan
produktif, tanpa dukunagn berbagai kegiatan penunjang.Penyususnan suatu
rencana tidak boleh dipandang sebagai tujuan melainkan sebagai cara yang
sifatnya sistematik untuk pencapaian tujuan. Proses perencanaan dilaksanakan
oleh semua tingkat dalam organisasi sedangkan fungsi perencanaan dalam
manajemen logistic merupakan salah satu dari sub system aktifitas perencanaan
keseluruhan. Perencanaan didalam manajemen logistic adalah merencanakan
pemenuhan kebutuhan logistic yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon
pemakai, kemudian diajukan sesuai alur yang berlaku dimasing-masing organisasi.

PENGANGGARAN

Penganggaran salah satu mata rantai siklus manajemen logistic yang dalam
pelaksanaannya erat hubungannya dengan perencanaan yang dibuat. Penganggaran
sebagai realisasi pendanaan suatu kegiatan operasional yang telah disesuaikan
dengan feedback dari perencanaan dengan mempertimbangkan efisiensi dan
efektifitas. Fungsi penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu yaitu skala
mata uang dan jumlah biaya. Dengan kata lain fungsi penganggaran mempunyai
hubungan timbale balik yang erat sekali dengan fungsi perencanaan oleh karena itu
perencanaan harus disusun secara realistis sesuai dengan pikiran dukungan sumber
dana yang ada dan bila perencanaan sudah disepakati harus ada kepastian bahwa
anggaran untu mendukunganya terjamin

PENGADAAN

Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

ditetapkan/disetujui dalam fungsi sebelumnya. Dalam fungsi pengadaan ini
dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dan fungsi perencanaan dan
penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dan fungsi penganggaran. Bahan-
bahaninformasi dai fungsi penyimpanan, pemeliharaan, penghapusan maupun
pengendalian merupakan sarana penunjang yang vital bagi pelaksanaan pengadaan.
Pengadaan sebagai salah satu fungsi manajemen logistic yang kompleks karena
fungsi pengadaan tersebut sangat tekhnis menyangkut pihak luar dan dalam
penyelenggaraannya terkait berbagai kebijaksanaan pemerintah yang dituangkan
dalam berbagai produk hokum. Pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai cara :

1. Purchasing (membeli)
2. Leasing (menyewa)

3. Meminjam

4. Hibah/pemberian

5. Menukarkan

6. Reduce (membuat)

7. Repair (memperbaiki)
Pengadaan merupakan suatu siklus yang memerlukan langkah –langkah yang
beruntun, langkah-langkah dalam siklus tersebut adalah :

1. Memilih metoda pengadaan

2. Memilih pemasok dan menyiapkan dokumen kontrak, pemilihan pemasok
secara hati-hati adalah paling penting karena dapat mempengaruhi baik
kualitas maupun biaya yang dibutuhkan

3. Pemantauan status pemesanan. Pemantauan status pemesanan bertujuan

untuk mempercepat pengiriman sehingga efisiensi suplai dapat ditingkatkan

4. Penerimaan dan pemeriksaan bertujuan agar barang yang diterima baik

jenis dan jumlahnya dengan dokumen yang menyertainya.

PENYIMPANAN

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan

barang persediaan ditempat penyimpanan. Pengelolaan tersebut harus dilakuka
sedemikian rupa sehingga :

1. Kualitas barang dapat dipertahankan

2. Barang terhindar dari kerusakan fisik

3. Pencarian baranng mudah dan cepat

4. Barang aman dari pencurian

Untuk keperluan itu dilakukan kegiatan seperti :

1. Perencanaan ruang penyimpanan/gudang

2. Perencanaan dan pengoperasian alat pengukur barang

3. Penyelenggaraan prosedur penyimpanan

4. Pengamanan

Dilihat dari bentuknya gudang dibagi atas :

 1. Gudang terbuka
2. Gudang semi terbuka

3. Gudang tertutup

Dilihat dari jenisnya gudang dapat dibagi atas :

1. Gudang transit
2. Gudang serba guna

3. Gudang pendingin

4. Gudang tahan api

PENYALURAN

Pendistribusian barang harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu, tepat jumlah
serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam bentuk
pendidtribusian harus dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai dengan
perencanaan yang diminta oleh pemakai. Mekanisme pengeluaran barang adalah
sesuai dengan prinsip FIFO.

PENGHAPUSAN

Penghapusan adalah kegiatan untuk menghilangkan dari barang inventaris bahan

atau barang oleh karena barang sudah rusak, kadaluwarsa sehingga tidak layak
dipergunakan lagi, hilang, susut atau berlaku di RS baik milik pemerintah maupun
swasta.

PENGENDALIAN

Pengendalian adalah system pengawasan dari hasil pelaporan, penilaian,

pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistic yang
sedang dan telah berlangsung. Hal tersebut bertujuan agar manajemen logistic yang
sedang berlangsung dapat terarah dan terkendali sesuai dengan perencanaan denga
mengingat efisen si dan efektifitas
 BAB III
IMPLEMENTASI IPSRS DI RS “ X “

STUKTUR ORGANISASI
IPSRS melaksanakan tugas dibidang pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana
dan peralatan rumah sakit, sebagai pelaksanaan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 134/Menkes/IV/78, tanggal 28 April 1978 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum.
Organisasi IPSRS

(Matrix)

Manager Rumah Tangga

Kaur. UPSRS Ka. Inst/Kaur ӿ

Administrasi

PJ Teknik Teknisi Alkes Teknisi Lantai

Pengganti + Umum 1,2,3,4,5,6, luar gedung

Ket :

ӿ : Unit terkait yaitu keperawatan, Penunjang Medis, dll

B. Peran dan Wewenang
1. IPSRS adalah suatu instalasi kerja, merupakan unsur
pelaksana dalam organisasi rumah sakit yang bertugas melaksanakan
pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit.
2. Kepala IPSRS adalah pimpinan yang mengkoordinir
UPSRS dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Rumah Tangga.
3. Sekertaris adalah yang mengkoordinir kegiatan
administrasi teknik, umum, logistik dan perlengkapan, bertanggung jawab
kepada kepala IPSRS.
4. Teknisi adalah petugas yang melaksanakan kegiatan teknis
pmeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana, peralatan medik atau non
medik di rumah sakit dan bertanggung jawab langsung kepada kepala
IPSRS.

C. Uraian Tugas
Kepala Urusan IPSRS

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dan wewenang dalam mengelola

Instalasi Sarana Prasarana Rumah Sakit (IPSRS)

Kedudukan dalam organisasi

a. Kepala IPSRS adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah

koordinasi Kepala Bagian Rumah Tangga.
b. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana,
prasarana dan peralatan rumah sakit.
c. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala IPSRS bertanggung-jawab kepada
Kepala Bagian Rumah Tangga.
d. Kepala IPSRS dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:
- Urusan Administrasi Teknik
- PJ teknik
- Pelaksana teknisi
Tanggung-jawab
Sebagai Kepala IPSRS bertanggung-jawab menyelenggarakan kegiatan
pemeliharaan dan perbaikan sarana. Prasarana dan peralatan rumah sakit serta
memberikan masukan kepada Kepala Bagian Rumah Tangga tentang kegiatan-
kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokoknya.

Uraian tugas

1. Merencanakan kegiatan penyediaan, pemeliharaan dan perbaikan sarana,

prasarana dan peralatan di rumah sakit.
2. Mengawasi kegiatan pelaksanaan pengadaan, pemasangan dan
pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.
3. Menyiapkan petunjuk teknis dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan
sarana, prasarana dan peralatan di rmah sakit.
4. Mengawasi kegiatan pelaksanaan pengadaan, pemasangan dan
pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit
yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.
5. Menyiapkan dan mengolah data inventarisasi sarana dan peralatan di rumah
sakit.
6. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian peralatan rumah sakit.
7. Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan kalibrasi peralatan di rumah sakit.
8. Menyiapkan dan melaksanakan sistem pelaporan sarana, prasarana dan
peralatan di rumah sakit.
9. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.
10. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan dan
pelatihan.
11. Menjadi role model bagi bawahannya.
12. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.
13. Membuat program peningkatan mutu.

PJ, Pengganti dan Umum

Pengertian
Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dalam pelaksanaan kegiatan
pemeliharaan sarana dan peralatan baik alat umum maupun alat kesehatan di
RS “X”

Kedudukan dalam organisasi

a. PJ, Penggan
b. ti dan Umum adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah
koordinasi Kepala IPSRS.
c. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana,
prasarana dan peralatan rumah sakit.
d. Dalam melaksanakan tugasnya PJ, Pengganti dan Umum bertanggung-
jawab kepada Kepala IPSRS.
e. Kepala UPSRS dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:
- Urusan Administrasi Teknik
- Pelaksana Teknik

Tanggung-jawab

PJ, Pengganti dan Umum membantu Kepala IPSRS dalam menyelenggarakan

kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah
sakit serta memberikan masukan kepada Kepala IPSRS kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan tugas pokoknya.

Uraian tugas

1. Melakukan kegiatan teknis dalam pemeliharaan dan perbaikan sarana,

prasarana dan peralatan di rumah sakit.
2. Melaksanakan kegiatan pengawasan dalam pelaksanaan pemasangan dan
pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.
3. Menyiapkan dan melaksanakan penelaahan teknis dalam kegiatan
pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit
yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.
4. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian peralatan rumah sakit.
5. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.
6. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan dan
pelatihan.
7. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.
8. Membantu Kepala Urusan IPSRS dalam melakukan pengawasan terhadap
kegiatan pemeliharaan sarana dan peralatan di rumah sakit.
9. Membantu teknisi lantai maupun teknisi alkes dalam kegiatan
pemeliharaan.
10. Menggantikan teknisi lantai/alkes yang dinas sore, cuti, libur, ijin, dll
dengan uraian tugas sesuai uraian tugas teknisi lantai/alkes.
11. Membuat laporan harian.
12. Menjaga kelancaran penggunaan alat-alat kesehatan di RS “X”.
13. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.
14. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

Teknisi Alat Kesehatan

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dalam pelaksanaan pemeliharaan

alat-alat kesehatan RS “X”

Tanggung-jawab

Teknisi alat kesehatan membantu Kepala IPSRS dalam melaksanakan kegiatan

pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan rumah sakit serta memberikan
masukan kepada Kepala IPSRS kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
tugas pokoknya.

Kedudukan Dalam Organisasi

a. Teknisi alat kesehatan adalah seorang yang melaksanakan tugasnya

dibawah koordinasi Kepala IPSRS.
b. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan
kesehatan di rumah sakit.
c. Dalam melaksanakan tugasnya teknisi alat kesehatan secara administratif
dan fungsional bertanggung-jawab kepada Kepara Urusan IPSRS dan
secara teknis operasional bertanggung-jawab seluruh Ka. Inst.
d. Teknisi alat kesehatan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:
- Urusan Administrasi Teknik
- PJ, Pengganti, Umum

Uraian tugas

a. Melakukan kegiatan teknis dalam pemeliharaan dan perbaikan di rumah

sakit.
b. Melaksanakan kegiatan pengawasan dalam pelaksanaan pemasangan dan
pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan.
c. Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan perbaikan peralatan kesehatan
di rumah sakit yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.
d. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian peralatan kesehatan rumah
sakit.
e. Melaksanakan kegiatan kalibrasi peralatan di rumah sakit.
f. Melakukan pemeliharaan rutin pada alat-alat kesehatan sesuai jadwal yang
telah ditetapkan.
g. Membuat laporan harian.
h. Membuat permintaan dan analisa terhadap kerusakan yang memerlukan
penggantian spare part/unit.
i. Menjaga kelancaran penggunaan alat-alat kesehatan di RS “X”.
j. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.
k. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

Teknisi Umum

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dalam pelaksanaan pemeliharaan

sarana dan peralatan uum di lantai tertentu di RS “X”.

Kedudukan Dalam Organisasi

 a. Teknisi lantai adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah
koordinasi Kepala IPSRS.
b. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan umum
di rumah sakit.
c. Dalam melaksanakan tugasnya teknisi umum secara administratif dan
fungsional bertanggung-jawab kepada Ka. IPSRS dan secara teknis
operasional bertanggung-jawab kepada Kaur atau Ka. Inst. Dimana petugas
tersebut didelegasikan.
d. Teknisi alat kesehatan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:
- Urusan Administrasi Teknik
- PJ, Pengganti, Umum

Uraian tugas

a. Melakukan kegiatan teknis dalam pemeliharaan dan perbaikan alat umum

di rumah sakit.
b. Melaksanakan kegiatan pengawasan dalam pelaksanaan pemasangan dan
pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan.
c. Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan perbaikan peralatan umum di
rumah sakit yang dilaksanakan oleh pihak ke-IIII.
d. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian alat-alat umum di rumah
sakit.
e. Melaksanakan kegiatan pengujian pada peralatan umum di rumah sakit.
f. Melakukan pemeliharaan rutin pada alat-alat umum sesuai jadwal yang
telah ditetapkan.
g. Membuat laporan harian.
h. Membuat permintaan dan analisa terhadap kerusakan yang memerlukan
penggantian spare part/unit.
i. Menjaga kelancaran penggunaan alat-alat umum di RS “X”.
j. Berkoordinasi dan kerjasama dengan unit terkait.
k. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

D. Ketenagaan
Ketenagaan IPSRS
 NO Jabatan Jumlah Pendidikan Keterangan

1. Kepala UPSRS 1 D3 / S1
Kualifikasi tenaga
2. Tenaga Administrasi 1 SLTA / D3 disesuaikan dengan
bidang tugasnya
3. Teknisi 9 STM / D3

Kriteria tenaga yang diharapkan sebagai berikut:

1. Kepala IPSRS
Tingkat pendidikan D3 / S1

Bidang elektromedik, instrumentasi, mesin, listrik atau elektronika.

2. Tenaga Administrasi
Tingkat pendidikan SLTA / D3

Bidang administrasi umum atau administrasi rumah sakit.

3. Teknisi
Tingkat pendidikan D3 Elektromedik untuk teknisi alat kesehatan.

Tingkat pendidikan STM untuk teknisi umum.

LINGKUP PEKERJAAN

Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 134/Menkes/SK/IV/1978

April 1978 tentang susunan dan tatacara kerja rumah sakit umumtelah ditetapkan
tugas dan fungsi UPSRS sebagai berikut:

A. Fungsi Kerja IPSRS

1. Penyediaan
a. Penyediaan air bersih yang memnuhi standar atau kriteria untuk
dapat dijadikan air minum.
b. Penyediaan air panas untuk kegiatan mandi dan sterilisasi.
c. Penyediaan gas teknik dan gas medis.
 d. Penyediaan tenaga listrik.
e. Penyediaan udara segar.
f. Penyediaan komunikasi.
g. Penyediaan jasa teknis.
2. Pengelolaan
a. Pengelolaan instalasi air bersih.
b. Pengelolaan gas medis.
c. Pengelolaan sistem alarm.
d. Pengelolaan peralatan pembasmi hama, instrumen dan bahan lain.
3. Pemeliharaan dan perbaikan
a. Bangunan, yaitu gedung perawatan, kantor, poliklinik, instalasi lain-
lain.
b. Instalasi air bersih, air panas.
c. Instalasi listrik.
d. Instalasi gas teknik, gas medis.
e. Peralatan komunikasi.
f. Peralatan elektronika dan elektromedik.
g. Peralatan radiasi dan laboratorium.
4. Pelatihan
a. Operator peralatan listrik dan elektromedik.
b. Paramedis guna menjaga keselamatan kerja peralatan bagi
petugas/operator, penderita dan pekerja lainnya.
c. Pemeliharaan berkala bagi operator dalam menjaga peralatan laik pakai.
d. Teknisi selaku pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan
peralatan.
e. Pengukuran dan kalibrasi peralatan.

B. Kegiatan IPSRS
1. Perencanaan
a. Menyusun rencana kerja dan kegiatan UPSRS tehunan, bulanan,
mingguan dan harian.
b. Menyusun petunjuk teknis dan petunjuk operasional dari pemakaian
sarana dan peralatan.
 c. Menyusun peraturan kelaikan operasional sarana, prasarana dan
peralatan yang menunjang pelayanan kesehatan.
2. Pelaksanaan
a. Melakukan penilaian uji fungsi dan uji coba sarana, prasarana dan
peralatan baik yang baru maupun yang selesai diperbaiki.
b. Melakukan pemeliharaan.
c. Melakukan kegiatan teknis dalam kegiatan medis, yaitu:
- Mempersiapkan pelayanan teknis dalam tim medis.
- Melakukan pelayanan medis teknisi dalam tim medis.
- Melakukan tindakan dalam keadaan darurat terhadap peralatan
medis dan penunjangnya.
d. Melakukan penilaian terhadap sarana, prasarana dan peralatan, yaitu:
- Dalam rangka pengadaan.
- Dalam rangka pemeliharaan dan perbaikan.
- Dalam rangka pengukuran dalam kalibrasi.
- Dalam rangka pendayagunaan dan penghapusan.
e. Menyusun laporan, yaitu:
- Menyusun data keadaan atau inventarisasi.
- Menyusun laporan kegiatan.
f. Melakukan pengelolaan teknis, yaitu:
- Melaksanakan pengelolaan teknis pengelolaan lingkungan.
- Mengelola kegiatan teknis dalam jam kerja 24 jam.
- Bertugas dalam tim penerimaan barang dan pengujian teknis.
g. Melakukan rapat.
- Rapat internal IPSRS.
- Rapat koordinasi dengan Ka. Inst. Dan Ka. Intalasi unit terkait
3. Pengawasan

Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan pembangunan, pemasangan,

pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana maupun peralatan yang
dilaksanakan oleh pihak ke-III.

4. Pelatihan
 Dilaksanakan secara terjadwal berlaku bagi operator maupun petugas
teknik sehingga program pelayanan pemeliharaan dan perbaikan berjalan
lancar. Dalam waktu tertentu mendatangkan tenaga ahli untuk menjabarkan
perkembangan dan sistem peralatan yang lama dan akan datang.

MEKANISME KERJA

Proses penyediaan, pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana di rumah sakit

diperlukan pola yang sistematis.

A. Mekanisme permintaan perbaikan, barang dan jasa teknis

Formulir permintaan perbaikan dari Selesai

Alat Rusak
Instalasi diterima oleh UPSRS

Rencana pengadaan Dilakukan pemeriksaan

spare part/barang

Dilakukan
perbaikan
Permintaan teknisi yang
ditandatangani oleh Ka. Inst.

Persetujuan Kaur UPSRS Pengadaan untuk harga

barang ≤ 200 ribu

Persetujuan Manager Persetujuan Kabid Pengadaan untuk harga

Rumga (Alum) Jangmed (Alkes) barang ≤ 500 ribu

Persetujuan Persetujuan Wadir Pengadaan untuk harga

Medis barang ≤ 1 juta
Wadirum & Keu
 Direktur Pengadaan untuk harga
barang > 1 juta

B. Mekanisme pengadaan sarana dlatan

Selesai
Rencana Pengadaan

Barang diserahkan pada instalasi

peminta
Formulir permintaan dari instalasi
dilampirkan analisa kebutuhan
dari user/teknisi
Barang diterima oleh tim
penerimaan barang

Pemeriksaan Pemeriksaan
kelengkapan data kelengkapan data pengadaan
oleh sekretariat oleh sekretariat
Rumga (Alum) Jangmed (Alkes)

Persetujuan Persetujuan Kabid Pengadaan untuk harga

Manager Rumga Jangmed (Alkes) barang ≤ 500 ribu
(Alum)

Persetujuan Persetujuan Wadir

Pengadaan untuk harga
Medis
Wadirum & Keu barang ≤ 1 juta

Dep. Logistik RS
Direktur Pengadaan untuk harga
“X”
barang > 1 juta

Persetujuan
Barang diterima oleh tim penerimaan barang Pengadaan Direksi Grup
Barang diserahkan pada instalasi peminta

Pengadaan

C. Tertib Administrasi
Guna tercapainya tertib administrasi di lingkungan kerja unit IPSRS maka hal-
hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Pencatatan untuk setiap kegiatan yang dilakukan oleh

pelaksana teknis yaitu:
a. Mengisi cek list yang terdapat pada setiap alat.
b. Mengisi buku kerja harian yang berfungsi sebagai laporan harian.
2. Pencatatan dan rekapitulasi oleh sekretariat UPSRS
terdiri dari:
a. Laporan-laporan
b. Pengarsipan
c. Dll.

FASILITAS KERJA
A. Tempat kerja
1. Ruang Kepala IPSRS.
2. Ruang perlengkapan
3. Ruang Bengkel (workshop).

B. Alat kerja
1. Peralatan administrasi:
a. Komputer.
b. Printer.
c. Filling kabinet.
 d. Lemari arsip.
e. Rak data.
f. Meja kursi kerja.
g. Papan tulis.
2. Peralatan kerja teknik.
a. Peralatan kerja workshop.
b. Peralatan kerja teknisi alkes.
c. Peralatan kerja teknisi umum.

C. Gudang
Gudang IPSRS digunakan sebagai tempat penyimpanan suku cadang prasarana
dan peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan.

PELAYANAN IPRS

Secara garis besar untuk pelayanan yang diberikan oleh BM dalam management
pengelolaan alat medik secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut:

4.1. KEGIATAN RUTIN

4.1.1. Penerimaan permintaan pengadaan alat medik (unit baru dan atau
asesoris tambahan) yang dibuat dalam form Permintaan Pembelian
Alat/Barang/Jasa (PPAT).
4.1.2. Penerimaan dan penyiapan alat medik baru sebelum digunakan
(Commissioning).
4.1.3. Pemeliharaan alat medik, kegiatan yang bertujuan untuk membuat
alat medik dapat digunakan lebih lama. (Preventive Maintenance)
4.1.4. Perbaikan alat medik, kegiatan yang dilakukan untuk perbaikan atas
kerusakan alat medik.
4.1.5. Kalibrasi alat medik.
4.1.6. Pelatihan para user alat medik oleh petugas Medical Maintenance.

4.2. WAKTU PELAYANAN

 Waktu pelayanan untuk pengelolaan alat medik dideskripsikan sebagai
berikut:

4.2.1. Office hours

 Senin – Jumat 07.00 – 20.30 WIB
 Sabtu 08.00 – 13.00 WIB
4.2.2. On Call
Diluar jam kerja normal tetap beroperasi termasuk untuk kondisi
hari libur nasional dan hari raya kagamaan, teknisi medik tetap
menerima keluhan dilihat dari urgensi tetapi bila penanganan harus
segera dilakukan dengan mekanisme on call dengan pola
ketenagaan yang telah diatur oleh supervisor .

PENGELOLAAN PERALATAN MEDIS

Pengelolaan peralatan medik yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang terpola
dan menyeluruh untuk bagaimana mengelola aset alat medik yang dimiliki oleh
rumah sakit. Peralatan medik yang ada berjumlah ratusan item dimana diperlukan
suatu pengelolaan secara baik. Unit yang ditunjuk sebagai pengelola peralatan
medik adalahIPRS dimana unit ini ditunjuk secara resmi. Bentuk pengelolaan yang
dilakukan seperti : inventarisasi aset alat medik, pembuatan standar operasional,
pemeliharaan, kalibrasi, perbaikan dan equipment dispossition.

PENGADAAN ALAT MEDIK

Pengadaan alat medik mempunyai alur dimana IPSRS dapat membuka permintaan
barang dalam bentuk PPATK yang dibuat berdasarkan 2 alur besar; pengadaan
untuk sparepart dari alat medik yang digunakan untuk perbaikan dari kerusakan
dan pengadaan alat medik yang bersifat penambahan aset alat medik atau
pengadaan baru yang diajukan oleh unit atau departemen dengan dilengkapi kajian
kebutuhan penambahan alat baru. BM dapat memberikan inputan mengenai
pengadaan berdasarkan inventarisasi alat medik dan spek teknik. Pengadaan yang
dibuat harus memiliki beberapa isian yang harus dilengkapi sebagai dasar
pengajuan permintaan diantaranya:

1. No. PPATK
2. Tanggal pengajuan
3. Nama barang yang diajukan
4. Jumlah barang yang diminta
5. Minimal stock
6. Sisa Stock
7. Keterangan bisa berupa alasan permintaan
PPATK yang diajukan akan di evaluasi dan disetujui oleh level of GA,
CEO, CFO, Direktur, Wadir Medik dan Wadir Keuangan, internal control
dan diterima oleh petugas pengadaan untuk proses pembeliannya.

UJI KELAYAKAN ALAT MEDIK BARU

Setelah proses pembelian selesai dan barang yang dimaksud telah datang ke rumah
sakit yang diterima oleh Departemen Logistik, maka tahap selanjutnya alat medik
baru tersebut dilakukan uji kelayakan (commissioning) yang dilakukan seperti:

1. Periksa bahwa seluruh komponen, asesoris, dan kelengkapan pilihan

(options) yang tercatat dalam surat pesanan telah diterima dengan baik.
2. Arsipkan hasil pengetesan unjuk kerja dan keamanan pada saat awal,
sehingga dapat digunakan sebagai pembanding pada saat dilakukan
inspeksi dimasa yang akan datang seandainya terjadi keraguan terhadap
unjuk kerja alat medik.
3. Kelengkapan berkas administrasi seperti: ijin edar dagang dari
DEPKES, kartu garansi, manual book, sertifikat uji dari pabrikan dan
petunjuk singkat penggunaan dalam bahasa indonesia.
4. Pelaksanaan pengetesan fungsi dari alat dengan berdasarkan dari
prosedur pabrik (check list standar tahapan pengujian pabrik).
5. Berita acara kesiapan alat untuk digunakan ke pelayanan
(ditandatangani oleh: teknisi vendor, teknisi OIH dan user ruangan yang
memiliki alat tersebut.
INVENTARISASI PERALATAN MEDIK
Pendataan seluruh alat medik merupakan kunci penting dari management
pengelolaan dimana proses pencatatan aset dilakukan oleh beberapa unit seperti
logistik, akunting, internal kontrol dan oleh IPSRS sebagai pengelola langsung dari
alat medik.

Inventarisasi peralatan ini berisi data yang berkaitan dengan aspek teknis setiap
alat seperti: nama alat, merk, tipe, lokasi atau ruangan pemilik, data vendor, jumlah
alat. Total peralatan yang tertuang dalam lembar inventarisasi ini akan menjadi
beban kerja pemeliharaan. Dari data ini akan dapat diprediksi kebutuhan aspek
pemeliharaan secara keseluruhan sehingga pemeliharaan peralatan dapat
dilaksanakan dengan baik. Inventarisasi peralatan dapat digunakan untuk
kepentingan pemeliharaan alat dilakukan oleh pengelola pemeliharaan dan ditinjau
secara periodik paling tidak setahun sekali dan setiap ada perubahan atau
penambahan alat baru.

Sofware aplikasi inventarisasi aset – OIH Asset Management (OAM)

Sofware ini didevelop untuk mengalihkan proses pencatatan pelaporan yang
biasanya dalam format hardcopy kedalam bentuk softcopy. OAM ini adalah suatu
alat untuk memudahkan dalam menginput data alat medik baru (inventarisasi
aset), rekap pelaksanaan pemeliharaannya, perbaikan atas kerusakan sampai data
kondisi terakhir dari alat medik yang ada (hilang, sudah diganti baru, tidak bisa
diperbaiki, dijual, dll) sekaligus dapat juga di gunakan oleh management untuk
membuat suatu keputusan dalam pengelolaan alat medik. OAM dalam hal input
data hasil pengelolaan alat medik mempunyai kebijakan diantaranya:

 Data OAM dapat dilihat dimanapun selama komputer terkoneksi

dengan jaringan internal.
 Validasi dari setiap aset yang ada di OAM telah diverifikasi oleh bagian
akunting.
 OAM dapat dilihat oleh siapapun yang memerlukan.
 Input data hasil pengelolaan alat medik dilakukan oleh staf IPSRS
 Data yang sudah diinput tidak dapat dihapus atau dihilangkan kecuali
dengan alur khusus persetujuan sampai ke level direktur.
Hal tersebut perlu dilakukan untuk menjaga keabsahan dari data atau laporan yang
ditampilkan.

PENYUSUNAN PROTAP PENGGUNAAN ALAT MEDIK

IPSRS sebagai pengelola alat medik selain melakukan pemeliharaan dan
perbaikan, juga membuat SOP yang disusun secara umum untuk setiap jenis alat
medik agar memudahkan user alat medik mengetahui bagaimana pemakaian alat
medik yang baik dan benar. SOP yang dibuat berdasarkan dari manual book yang
bersangkutan yang selanjutnya akan diajukan untuk disyahkan oleh Direktur dan
dokumen akan dikelola oleh unit Departemen resiko, mutu dan safety. Secara
umum tahapan operasional alat medik dapat digambarkan seperti berikut:

1. Tahapan operasional alat medik sistem elektronik

Tahapan yang dimaksud disini adalah tahapan operasional untuk peralatan
elektronik seperti: USG, MRI, CT-Scan, Ventilator, dll. Adapun tahapan
operasional alat medik sistem elektronik secara umum sebagai berikut:

a. Persiapan
Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat
dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun operasional
agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat
dihubungkan dengan satu daya.

b. Pemanasan
Pemanasan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu
alat, sebelum digunakan untuk tindakan pelayanan. Kegiatan-kegiatan
ini meliputi:

 Menghubungkan alat dengan catu daya.

 Memberikan waktu alat medik melakukan selftest secara sistem
(otomatis)
  Melakukan pengecekan fungsi tombol, selector, indikator, alarm,
sistem pergerakan.
c. Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan
Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan yaitu langkah-langkah
yang harus dilakukan terhadap suatu alat beserta aksesoris setelah
selesai melakukan pelayanan kesehatan agar alat selalu siap untuk
digunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam keadaan bersih.
Penggunaan alat/operator diwajibkan untuk mencatat beban kerja alat
setip hari pemakaian.

2. Tahapan operasional alat medik sistem elektronik

Tahapan operasional dengan sistem non elektronik digunakan bertujuan
untuk mengidentifikasikan sistem alat medik yang dipakai, dimana alat
medik non elektronik adalah alat medik yang tidak memerlukan sumber
listrik dengan segala atribut elektronik. Contoh untuk alat medik non
elektronik seperti: tensimeter, timbangan badan manual, stetoskop, bed
pasien manual, stecher dll. Adapun tahapan operasional secara umum untuk
alat medik non elektronik sebagai berikut:

a. Persiapan
Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat
dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun operasional
agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat
dihubungkan dengan satu daya.

b. Pelaksanaan
Pelaksanaan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap
suatu alat selama melakukan pelayanan kesehatan, agar dicapai hasil
yang optimal.

c. Tata cara pengoperasian dan penggunaan alat harus memperlihatkan

“prosedur Tetap Pengoperasian” yang harus tersedia pada setiap unit
pelayanan dan dipahami dengan baik oleh pengguna alat.
d. Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan
Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan yaitu langkah-langkah
yang harus dilakukan terhadap suatu alat beserta aksesoris setelah
 selesai melakukan pelayanan kesehatan agar alat selalu siap untuk
digunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam keadaan bersih.
Penggunaan alat/operator diwajibkan untuk mencatat beban kerja alat
setiap hari pemakaian.

PENYUSUNAN SOP PEMELIHARAAN ALAT MEDIK

SOP pemeliharaan dibuat bertujuan sebagai pemandu pelaksanaan pemeliharaan
alat medik. SOP pemeliharaan adalah persyaratan dan urutan kerja yang harus
dipenuhi dan dilakukan agar pemeliharaan suatu alat dapat dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya, sehingga alat tersebut dalam keadaan siap dan laik pakai serta
dapat mencapai usia teknis. Urutan kerja yang dimaksud meliputi persiapan,
pelaksanaan, pencatatan, pengemasan dan pelaporan. SOP pemeliharaan alat
disusun dengan memperhatikan dan mengacu pada service manual untuk setiap
jenis, merk dan tipe alat medik. Adapun secara umum SOP pemeliharaan alat
medik terdiri dari:

a. Persiapan
Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum
melakukan pemeliharaan, agar pemeliharaan dapat dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya, meliputi persiapan perintah kerja, formulir pelaporan
kerja, dokumen teknis perlatan kerja, bahan pemeliharaan, bahan
operasional, material bantu. Beritahukan kepada user, rencana
pelaksanaan dan jadwal pemeliharaan.

b. Pelaksanaan
Pelaksanaan yaitu langkah-langkah teknis yang sesuai dengan SOP
pemeliharaan dan dilakukan oleh IPSRS

c. Pelaporan dokumen pemeliharaan

Setiap kegiatan pemeliharaan harus dicatat dalam dokumen
pemeliharaan dan dokumen tersebut dilaporkan ke kepala ruangan
bersangkutan dan ke leader sebagai laporan unjuk kerja alat medik.
 Setiap laporan dokumen pemeliharaan setelah leader mengetahui maka
dokumen tersebut di input ke dalam OAM.

d. Pengemasan
Pengemasan alat kerja adalah kegiatan perapihan dan penyimpanan
kembali peralatan kerja yang telah digunakan selama pemeliharaan alat
medik.

ANGGARAN OPERASIONAL MTC/BM

Untuk kegiatan operasional pemeliharaan alat medik sangat diperlukan. Anggaran
ini memiliki pos penyaluran kegunaan seperti:

1. Sparepart management
Manajemen yang efektif pada suku cadang (perbaikan) adalah hal yang
mendasar dalam opersional harian IPSRS. Upaya manajemen diperlukan
untuk mencegah kelebihan stok dan menjamin ketersediaan sparepart kapan
pun sehingga bila mana terjadi kerusakan maka bisa disiapkan untuk
penggantian sparepartnya. Hanya suku cadang yang diperlukan secara
kontinyu yang disimpan dalam gudang milik IPSRS. Jika pemeliharaan
terjadwal diselenggarakan dengan benar, banyak suku cadang perbaikan
yang diperlukan, terutama suku cadang yang mahal dapat diantisipasi secara
lebih dini. Pengecualian tertentu dapat dibenarkan, untuk mendukung
pemeliharaan terhadap perbaikan yang harus dilakukan dengan segera, yaitu
untuk peralatan pendukung kehidupan (life support), resusitasi darurat atau
alat yang beroperasi secara terus menerus.

Suku cadang perbaikan yang disimpan di unit IPSRS harus diklasifikasikan

dalam daftar penyimpanan stok, Harus memperhitungkan faktor-faktor
berikut, penentuan jenis dan jumlah suku cadang yang akan ditempatkan di
gudang penyimpanan harus berlandaskan seperti:

a. Cost of downtime. Jika alat tidak bisa dipakai, akankah

mengakibatkan pelayanan pasien terhenti atau pendapatan rumah
sakit terpengaruh secara berarti? Pendapatan yang hilang mungkin
lebih banyak dan biaya penyimpanan suku cadang di gudang.
 b. Number of unit on hand. Makin banyak alat yang dimiliki, makin
banyak kemungkinan jumlah suku cadang yang dibutuhkan, dengan
begitu makin banyak suku cadang yang harus tersedia di gudang.
c. Consumtion rate. Jika sebuah suku cadang sering kali digunakan
dalam perbaikan, harus diperhatikan untuk dimasukan ke dalam
kebutuhan stok gudang.
d. Lead time (buffer stock). Jika waktu dan saat suku cadang dipesan
sampai suku cadang tersebut diterima terlalu lama, maka harus ada
dalam penyimpanan stok di gudang.
e. Cost of the repair parts. Ada tiga faktor yang menentukan harga suku
cadang; biaya murni suku cadang, biaya administrasi untuk mengurus
pemesanan dan batas order minimum dari penjual. Jika pemesanan
barang dalam jumlah banyak biasanya lebih rendah, cukup beralasan
untuk memesan sekaligus seluruh kebutuhan untuk satu tahun. Ini
biasanya berbiaya lebih rendah dibandingkan dengan memesan
barang beberapa kali dalam setahun.
f. Age of equipment. Jika alat telah tua, kerusakan umumnya bertambah,
begitu pula kebutuhan suku cadang akan meningkat. Penambahan
stok suku cadang untuk memenuhi kebutuhan ini, dapat
mengakibatkan kerugian uang seandainya alat baru diadakan.

Karena penggunaan suku cadang umumnya tidak tentu, investasi dana yang
berlebihan dalam pengadaan suku cadang harus dihindari. Lokasi rumah sakit dan
sumber (penjual) suku cadang, kepentingan peralatan dan potensi kehilangan
pendapatan akan menjadi faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan
kebutuhan stok suku cadang.

1. Biaya pemeliharaan
BM selaku pengelola alat medik, mempunyai hak untuk menentukan
kebijakan yang dibuat untuk dapat menjamin alat medik dapat dipakai
dengan baik dengan faktor keselamatan terjamin. Untuk membuat hal
demikian pastinya akan memerlukan biaya. Jumlah biayanya dengan sekian
banyak item pastilah tidak sedikit. BM membuat estimasi anggaran dengan
mengevaluasi kegiatan pemeliharaan dan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk
 perbaikan di 1 tahun sebelumnya. Anggaran yang diusulkan
mempertimbangkan hal-hal yang penting, diantaranya:

1. Alat medik tidak bisa dikelola secara in house, perlu vendor terkait
untuk menanganinya.
2. Melihat spare part yang sering di adakan.
3. Besarnya biaya perbaikan kerusakan yang terjadi.
Biaya pemeliharaan alat medik merupakan biaya yang wajib dikeluarkan dan pasti
adanya. Faktor ini didesak karena setiap alat medik yang dipakai atau digunakan
pastilah ada komponen yang aus, perlu diseting ulang untuk dinormalkan kembali
dan harus terjamin operasional alat medik yang baik sehingga pelayanan medis
dapat maksimal.

1. Kontrak service (KS)

Merupakan suatu jalan upaya untuk dapat memaksimalkan program
pemeliharaan alat medik yang melibatkan vendor alat medik yang
bersangkutan. Alasan mengapa perlu KS untuk pemeliharaan alat medik,
dengan tingkat kecanggihan dan diperlukannya keahlian khusus penanganan
pemeliharaan alat medik maka KS dapat menekan biaya perbaikan karena
alat medik menjadi terpelihara dengan baik. Tetapi KS tidak menjamin tidak
adanya biaya perbaikan, MM akan memilah dan memilih alat medik mana
yang akan diikutkan dalam KS.

Kriteria alat medik ikut dalam program KS seperti:

a. Tingkat kecanggihan alat medik cukup tinggi.

b. Pemeliharaan alat medik memerlukan keahlian khusus.
c. Memerlukan alat khusus untuk pemeliharaannya.

2. Biaya Perbaikan
Biaya perbaikan adalah biaya yang dianggarkan/dikeluarkan sebagai proses
perbaikan.

3. Biaya kalibrasi dan rekalibrasi

Selain biaya pemeliharaan dan perbaikan pengelolaan alat medik, biaya
kalibrasi dan rekalibrasi ini diperlukan untuk memastikan alat medik punya
 suatu pembuktian bahwa alat medik dinyatakan laik pakai dan disyahkan
dengan bukti tertulis dari DEPKES RI. Biaya pengajuan kalibrasi dan
rekalibrasi alat medik diatur dan dianggarkan dalam budget tahunan IPSRS
(biaya operasional rutin).

PEMELIHARAAN ALAT MEDIK

Pemeliharaan peralatan medik adalah suatu upaya atau kegiatan terencana secara
periodik untuk menjaga agar perlatan medik selalu dalam kondisi laik pakai, dapat
difungsikan dengan baik dan menjamin usia pakai yang lama. Agar pemeliharaan
peralatan kesehatan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka unit kerja
BM perlu dilengkapi dengan aspek-aspek pemeliharaan yang berkaitan dan
memadai meliputi sumber daya manusia, fasilitas teknis, peralatan kerja, dokumen
pemeliharaan, suku cadang dan bahan pemeliharaan. Semua spek pemeliharaan
pastinya memerlukan biaya.

1. Elemen-elemen pemeliharaan alat medik

Elemen-elemen pemeliharaan alat medik adalah elemen yang harus dilakukan
pada kegiatan pemeliharaan dan dilakukan secara rutin. Elemen-elemen yang
dimaksud adalah:

a. Inspeksi
Kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap material atau jenis alat
medik pada komponen penting seperti: elektrikal, mekanik dan fisik alat
apakah masih sesuai dengan standar operasional alat medik tersebut.

b. Pemeliharaan fisik
Kegiatan yang dilakukan secara periodik meliputi: pembersihan alat.
Pelumasan, pengecasan, dll.

c. Uji fungsi
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan fungsi dari alat
medik.

d. Kalibrasi
 Suatu kegiatan periodik untuk menentukan kebenaran konvensional
penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan
terhadap standar ukurnya yang terselusur (trackable) ke standar nasional
dan atau internasional.

e. Adjusment
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menstandarkan ulang
output seting agar dapat mengembalikan unjuk kerja dari alat medik baru.

f. Over Houl
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk mengganti beberapa
komponen penting pada alat medik yang telah terukur usia pakainya (usia
pakai spare telah habis)

2. Pelaku pemeliharaan alat medik

Berdasarkan berbagai aspek yang meliputi volume pekerjaan, kemampuan
teknisi, tingkat teknologi peralatan, fasilitas kerja dan prosedur pembiayaan
yang ada di internal , maka pelaksanaan pemeliharaan peralatan kesehatan
dapat dilakukan oleh:

a. Dilaksanakan oleh teknisi rumah sakit

IPSRS melakukan kegiatan pemeliharaan alat medik dengan keahlian
yang didapat dari basic pendidikan elektomedik dan pelatihan-
pelatihan yang diberikan . Manfaat yang utama dari pelayanan
swakelola (in house service) adalah teknisi medik dapat dipanggil
secara cepat oleh user untuk melacak kerusakan dan memperbaiki
peralatan, memberi bantuan dalam aspek pengoperasian alat,
menyiapkan persediaan suku cadang yang tepat dan dukungan yang
terus menerus terhadap user. Rumah sakit harus membuat komitmen
yang berkesinambungan untuk mendukung unit IPSRS.

Komitmen tersebut meliputi pelatihan staf, alat kerja, ruangan,

peralatan,manajemen dan inventarisasi suku cadang. Pengeluaran alat
atas perbaikan dapat dianggap sebagai kerugian untuk rumah sakit,
oleh karena itu setiap pemakaian alat medik yang terpakai oleh pasien
haruslah dipikirkan dan diterapkan untuk memasukan komponen biaya
 service sehingga bila terjadi kerusakan pada alat medik tersebut, biaya
service sudah tersedia baik hanya sebagian atau sampai total biaya
yang dibutuhkan dari perbaikan.

b. Dilaksanakan oleh teknisi vendor

Apabila IPSRS tidak mampu melaksanakan pemeliharaan suatu alat
disebabkan oleh beberapa hal, misal tingkat kecanggihan alat medik
atau peralatan kerja tidak lengkap, maka pemeliharaan dapat
dilaksanakan oleh teknisi vendor alat medik bersangkutan. Pabrik
biasanya menyediakan pelayanan dengan jenis full servic contact yang
secara umum meliputi seluruh biaya terkait, dan biaya mencakup suku
cadang, dan on call service sesuai kebutuhan dimana rumah sakit
hanya membayar pada saat terjadi kerusakan sesuai dengan panggilan.
Barang dengan teknologi tinggi seperti MRI, CT-Scan dan peralatan
pencitraan digital memerlukan keahlian khusus dan investasi suku
cadang yang mahal sehingga menjadi tidak praktis untuk menyediakan
pelayanan swakelola.

Terdapat banyak pertanyaan, berdasarkan kepada lokasi rumah sakit

dan kebutuhan yang diperlukan, kesemuanya harus dipertimbangkan
dengan baik. Kontak servic adalah upaya untuk memenuhi standar
tinggi yang ditetapkan oleh rumah sakit, tetapi kebutuhan yang makin
tinggi, makin tinggi pula biaya kontrak yang diperlukan. Padahal
dengan pelayanan swakelola, waktu lembur dan biaya panggilan dapat
dihitung

secara cepat. Rumah sakit harus menetapkan secara tepat kebutuhan

yang diperlukan untuk setiap alat ingat, kebutuhan berbanding lurus
dengan biaya.

3. Jadwal pelaksanaan pemeliharaan alat medik

Dari sekian banyak item alat medik yang ada di OIH, maka agar dalam
pengelolaan alat medik menjadi terarah dan terkoordinasi dengan baik
maka pemeliharaan alat medik harus dibuat jadwal pelaksanaannya.
Untuk dapat menentukan seberapa sering alat medik dilakukan
 pemeliharaan, IPSRS membuat pemilahan data yang berasal dari
informasi pada manual book dan beberapa faktor seperti:

a. Frekuensi pemakaian alat medik

b. Resiko resiko fisik
c. Faktor keselamatan pasien

KERUSAKAN
Penyebab kerusakan pada alat medik dikarenakan oleh 2 faktor, faktor pertama
adalah kerusakan yang ditimbulkan dari segi internal alat medik itu sendiri seperti:
ketahanan komponen yang kurang baik dan faktor kedua karena adanya faktor luar
yang secara langsung dan tidak langsung dapat menyebabkan kerusakan,
contohnya: human error dan frekuensi pemakaian yang tinggi. Kerusakan alat
medik BM menggolongkannya menjadi 3 golongan seperti:

1. Golongan 1
Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang
ditimbulkan masih dalam taraf ringan dan masih dapat diperbaiki tanpa perlu
penggantian komponen alat.

2. Golongan 2
Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang
ditimbulkan masuk dalam kondisi menengah dimana diperlukan adanya
penggantian komponen alat dimana komponen pengganti ada dalam stok
gudang spare part teknik dan atau kerusakannya masih dapat diperbaikik oleh
petugas medical teknik. Setelah perbaikan kondisi alat tidak berubah fungsi,
bentuk dan tidak mempengaruhi operasional alat seperti sedia kala.

3. Golongan 3
Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang
ditimbulkan masuk dalam kondisi berat dimana diperlukan adanya
penggantian komponen alat secara sebagian dan atau menyeluruh tetapi
 untuk penggantian komponen memerlukan usaha dan biaya perbaikan yang
besar.

PERBAIKAN
Pelayanan perbaikan selalu tetap menjadi kegiatan sehari-hari BM. Perbaikan
dapat didefinisikan adalah kegiatan yang bersifat darurat berupa perbaikan
terhadap kerusakan alat medik yang mendadak atau tidak terduga dan harus segera
dilaksanakan mengingat alat sangat dibutuhkan dalam pelayanan dengan didukung
adanya tenaga yang selalu siap dan fasilitas pendukung yang juga siap mensuport
permasalahan. Frekuensi perbaikan tidak terencana dapat ditekan serendah
mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan rutin. Kegiatan
perbaikan dapat dilakukan oleh teknisi medik dan vendor alat medik. Untuk dapat
memperbaiki alat medik yang mengalami kerusakan dan memerlukan sejumlah
biaya tertentu maka IPSRS sebagai unit pengelola alat medik dapat mengajukan
permintaan perbaikan dengan alur seperti berikut:

a. Alat medik yang rusak harus ada Form Request Service (FRS) dimana FRS
tersebut menjelaskan kapan terjadinya, unit asal pemakainya dan yang paling
penting penyebab kerusakannya.
b. Respon untuk perbaikan pada alat medik hanya untuk penggantian spare part
bukan untuk penggantian unit.
c. Membuat pengajuan perbaikan dalam form PPATK yang diketahui jajaran
management (Head of GA, Direktur, GM Purchasing dan bila CITO dapat
langsung mendapat persetujuan dari Direktur).
d. Setelah perbaikan selesai dilakukan maka IPSRS akan membuat laporan
kepada manager maintenance.
e. Biaya yang dikeluarkan dicatat dan akan dievaluasi dikemudian hari sebagai
bahan acuan penentuan kebijakan selanjutnya.
IPSRS juga setiap tahunnya membuat anggaran biaya pemeliharaan yang juga
didalamnya termasuk anggaran perbaikan.

Pelaku perbaikan
1. Teknisi Medik OIH
 Untuk penanganan kerusakan atas alat medik, BM juga dapat menanganinya
secara internal. Yang dilakukan dari proses perbaikan adalah:

1. Setiap keluhan yang masuk ke IPSRS akan dilaporkan dalam

format FRS, form ini dibuat oleh user yang mengalami kendala dengan
alat mediknya.
2. Setelah BM menerima laporan maka BM akan merespons FRS
dengan tenggat waktu kurang lebih 15 menit.
3. IPSRS akan menganalisa permasalahan yang ada, setelah itu
maka IPSRS bila menyelesaikan masalah yang ada berarti form selesai
perbaikan akan diisikan oleh user terkait.

2. Perbaikan oleh vendor

1. Bila permasalahan tidak dapat ditangani maka IPSRS akan
menindaklanjutinya dengan berkoordinasi dengan vendor alat medik
bersangkutan.
2. Vendor alat medik bersngkutan juga akan mengeluarkan service report
bila perbaikan selesai tetapi jika permasalahan belum juga dapat
ditangani maka vendor akan membuat penawaran penggantian spare
part.
3. Pengajuan perbaikan dengan penggantian spare part akan diajukan
IPSRS ke management, pengajuan dibuat dalam format PPAT.
4. Jika PPAT disetujui maka proses perbaikan akan berlanjut sampai
permasalahan selesai.
5. Jika kerusakan alat medik yang mengalami kerusakan yang disebabkan
oleh kesalahan pemakai maka selain FRS untuk proses perbaikan, user
juga harus membuat Berita Acara Kerusakan (BAK) yang menjelaskan
kronologi penyebab kerusakan.

Waktu perbaikan
Untuk melakukan perbaikan atas kerusakan alat medik, BM mempunyai kebijakan
diantaranya:

1. Perbaikan didalam jam kerja (08.00 – 20.30)

2. Perbaikan diluar jam kerja (on call service)

KALIBRASI
Dewan Standar Nasional menyatakan suatu filosofi yaitu: “setiap instrumen
harus dianggap tidak cukup baik untuk dipergunakan, sampai terbukti
pengujian dan kalibrasi bahwa instrumen tersebut memang baik”. Dengan
mengacu kepada filosofi tersebut, maka terhadap instrumen yang masih baru harus
dilakukan pengujian atau kalibrasi sebelum dipergunakan.

Kalibrasi dapat didefinisikan sebagai: suatu kegiatan untuk menentukan kebenaran

konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara
membandingkan terhadap standar ukurnya yang terselusur (tracable) ke standar
nasional dan atau internasional. Tingkat teknologi, beban kerja dan umur sangat
mempengaruhi kinerja alat kesehatan, baik untuk akurasi, ketelitian maupun
keamanannya. Oleh kerena itu selang waktu pengujian atau kalibrasi ulang
peralatan kesehatan, dipengaruhi oleh faktor-faktor tersebut.

1. Alat medik wajib kalibrasi

Berkaitan dengan kegiatan pengujian atau kalibrasi, secara teknis peralatan
kesehatan dapat dibedakan ke dalam alat kesehatan yang memiliki acuan
besaran dan alat kesehatan yang tidak memiliki acuan besaran. Acuan
besaran dapat dipergunakan sebagai pembanding terhadap nilai terukur.
Terhadap alat kesehatan yang meiliki acuan besaran dilakukan kalibrasi,
contoh L ECG, Cardiotocograph, X-Ray, ESU, dll. Permenkes No.
363/Per/IV/1998 telah menetapkan sebanyak 125 alat kesehatan wajib diuji
atau dikalibrasi, seperti yang terdapat pada daftar alat kesehatan wajib uji
atau kalibrasi pada lampiran.

2. Tanda laik atau tidak laik pakai

Setelah alat medik selesai dikalibrasi, akan diberikan evaluasinya dalam
bentik perincian hasil pengukuran dan disertai dengan stiker ditempel
langsung di alat bersangkutan yang juga menjelaskan secara langsung kondisi
alat yang bersangkutan laik pakai atau tidak laik pakai, bila hasil pengukuran
atas semua parameter masuk dalam standar maka stiker tersebut bertuliskan
“DINYATAKAN AMAN UNTUK PELAYANAN” tetapi bila dinyatakan
 tidak laik pakai maka stikernya akan berwarna merah dan bertuliskan
“DINYATAKAN TIDAK AMAN UNTUK PELAYANAN”.

Alat kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila:

1. Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai yang

diabadikan pada alat kesehatan tersebut, tidak melebihi penyimpangan
yang diijinkan.
2. Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai ambang
batas yang diijinkan.
Tabel penyimpangan yang diijinkan dan nilai ambang batas keselamatan
kerja untuk 20 alat kesehatan, terdapat pada lampiran. Pengujian dan
kalibrasi alat kesehatan hanya dapat dilaksanakan oleh tenaga profesional,
menggunakan alat ukur dan besaran standar yang berkalibrasi.

1. Petugas kalibrasi
Yang dapat melakukan pengujian kalibrasi adalah institusi penguji yang
diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta harus memenuhi
persyaratan antara lain:

1. Berbadan hukum.
2. Memiliki sumber daya manusia yang ahli dalam pengujian dan kalibrasi
alat medik.
3. Memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan uji dan
kalibrasi untuk alat medik.
4. Memperoleh ijin dari DEPKES RI.

5. Waktu kalibrasi
Sebagaimana ditetapkan pada permenkes No.36/MENKES/Per/IV/1998 alat
kesehatan yang dipergunakan disarana pelayanan kesehatan wajib diuji atau
dikalibrasi secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali setiap tahun.
Pengujian atau kalibrasi wajib dilakukan terhadap alat kesehatan dengan
kriteria:

1. Belum memiliki sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi.

2. Masa berlaku sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi.
 3. Diketahui penunjukannya atau keluarannya atau kinerjanya
(performance) atau keamanannya (safety) tidak sesuai lagi, walaupun
sertifikat dan tanda masih berlaku.
4. Telah mengalami perbaikan, walaupun sertifikat dan tanda masih
berlaku telah dipindahkan bagi yang memerlukan instalasi, walaupun
sertifikat dan tanda masih berlaku.

OVERHOUL
Overhoul adalah bagian dari pemeliharaan korektif yaitu kegiatan perbaikan
terhadap peralatan dengan mengganti bagian-bagian utama alat, bertujuan untuk
mengembalikan fungsi dan kemampuan alat yang sudah menurun karena usia dan
penggunaannya. Untuk penentuan dari waktu pelaksanaan over houl dapat ditinjau
dari segi:

1. Usia pakai yang telah tercapai.

2. Karena sebab lain (kerusakan yang mengakibatkan terjadinya kondisi
spare part/bagian lain dari alat medik terkena imbasnya)
Jika suatu alat medik akan diajukan untuk dilakukan over houl maka BM atau
vendor alat medik terkait harus menyiapkan semua bahan dan alat kerja agar saat
pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.

EQUIPMENT DISPOSITION ATAU EQUIPMENT RECALL

Peralatan dipakai dan disingkirkan dari rumah sakit sesering pasien yang datang
dan pergi. Supervisor teknisi medik dan management rumah sakit harus bisa
mengikuti perubahan teknologi peralatan kedokteran yang ada sehingga
mengakibatkan peralatan harus diganti. Ada beberapa alasan untuk alat medik
sehingga perlu adanya penggantian:

1. Perubahan dalam standar perawatan. Prosedur klinis yang baru dapat

menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi dengan kriteria
unjuk kerja atau akurasi yang lebih baik, membuat rumah sakit membeli
peralatan dengan teknologi yang lebih memenuhi kebutuhan.
2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan pasien, staf
atau pengunjung.
3. Masalah-maslah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering atau mahal dan
waktu nganggur yang berlebihan.
4. Usia pakai dari alat medik telah mencapai 5 sampai 10 tahun (sesuai dengan
batas maksimal usia pakai peralatan medik).
5. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi).
6. Tidak tersedianya lagi spare part baik di pasar umum maupun sampai di
pabrik asal alat medik itu dibuat.
7. Biaya operasional tinggi.

Dalam menidentifikasi sebuah piranti untuk diganti, unit IPSRS harus melakukan
tindakan tertentu, pertama, tanggung jawab untuk pemesanan suku cadang habis
pakai dan khusus harus diperhatikan sehingga tidak menambah biaya pengeluaran.
Peralatan yang lama dapat ditempatkan ditempat penyimpanan dan dipakai sebagai
unit cadangan. Ini pilihan yang harus sedikit dipilih, karena tetap membutuhkan
dukungan suku cadang kemungkinan lain dapat dipilih pembelian sistem tukar-
tambah, mengkanibalkan suku cadang untuk menunjang peralatan yang sejenis,
memindahkan peralatan ke laboratorium penelitian, atau menyumbangkannya
kepada organisasi lain. Pilihan terakhir adalah membiarkan barang tidak bisa
dipakai dan menjualnya sebagai besi tua.

PENDOKUMENTASIAN HASIL KEGIATAN PEMELIHARAAN DAN

PERBAIKAN ALAT MEDIK
Dari semua kegiatan yang dilakukan baik itu pemeliharaan dan perbaikan yang
dilakukan oleh IPSRS harus didokumentasikan ke dalam bentuk format tertentu
seperti:

1. Form Request Service (FRS).

2. Form yang digunakan untuk mencatat keluhan medik pada masing-masing
ruangan per alat medik sekaligus bentuk tindak lanjut BM dari keluhan
yang disampaikan.
3. Form pemeliharaan alat medik.
4. Setiap kegiatan pemeliharaan pada alat medik yang dilakukan oleh teknisi
medik hasil pekerjaannya harus dicatatkan dalam form pemeliharaan alat
medik.
5. Buku besar pemeliharaan.
6. Buku yang digunakan untuk mencatat semua aktifitas pemeliharaan dan
perbaikan atas masing-masing alat medik peruangan. Buku besar ini hanya
berisi tentang data base alat medik di ruangan bersangkutan, rekap
pelaksanaan kalibrasi dan history pemeliharaan dan perbaikan masing-
masing alat medik.

BAB IV
PEMBAHASAAN
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Saran
DAFTAR PUSTAKA