SISTEM PENYIMPANAN ARSIP (FILLING SISTEM)

Dalam penyimpanan arsip diperlukan sebuah agar arsip yang telah disimpan,
apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem penyimpanan biasa dikenal
dengan sebutan filling atau filling system.
Menurut Barthos, Filling adalah proses
pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan
secara sistematis, sehingga bahan-bahan
tersebut dengan mudah dan cepat dapat
ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
Menurut Tambe (2008), sistem penyimpanan
adalah sistem yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip agar kemudahan kerja
dapat diciptakan dan penemuan arsip yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat bilaman arsip tersebut
sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan pengertian tersebut, sistem penyimpanan arsip merupakan bagian
yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan karena dengan penggunaan filling yang
disusun sempurna akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip-arsip yang
sudah disimpan.
Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di kantor-
kantor baik pemerintah maupun swasta, yaitu :
1) Sistem Abjad (Alphabetical filling sistem)
menurut Sedarmayanti (2008: 95), sistem abjad adalah salah satu sistem
penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan
mengindeks. Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi.
 Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah :
a) Memeriksa surat/berkas,
Tahap awal dalam penyimpanan
surat/arsip yaitu memeriksa
surat/berkas. Sebelum disimpan,
surat terlebih dahulu diperiksa
apakah surat masih perlu harus
proses atau sudah selesai
penggunaannya. Jika surat tersebut
sudah bisa disimpan, maka surat
tersebut telah diberi tanda-tanda
penyimpanan. Seperti terdapat kata
“File”, atau “Simpan” di dalam surat tersebut.
b) Mengindeks surat/berkas
Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya yaitu menetapkan indeks terhadap
surat yang akan disimpan. Jika surat masuk, bagian yang diindeks adalah
nama pengirim surat. Jika surat keluar, bagian yang diindeks adalah nama
tujuan.
Contoh surat masuk:

Berdasarkan contoh surat masuk diatas, cara mengideksnya yaitu

dengan melihat nama pengirim surat. Nama pengirim surat tersebut yaitu PT.
 Wijaya Utama. Untuk menentukan kata yang akan ditempatkan dalam unit 1
atau unit 2, perlu ditentukan dahulu teknik penulisan indeks yang digunakan.
Apabila contoh tersebut penulisan indeksnya menggunakan teknik indexing
order, yang menjadi unit 1 (utama) adalah Utama, yang menjadi unit 2 adalah
Wijaya. Jadi indeksnya surat tersebut adalah:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Wijaya Utama Utama Wijaya -

c) Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari 2 huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada
surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis di pojok kanan
bawah. Jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas.
Surat pada contoh diatas, ditetapkan kodenya yaitu Ut.
d) Menyortir surat
Yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi
satu. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat masuk yang disimpan pada saat
bersamaan dalam jumlah surat yang banyak. Contohnya, kelompok surat yang
berkode Ut dikumpulkan menjadi satu sehingga memudahkan
dalampenyimpanan surat-surat tersebut.
e) Menempatkan surat/berkas
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip pada tempatnya sesuai dengan dengan
kode yang telah ditetapkan.

2) Sistem Subjek (Subjectical Filing

Sistem)
adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan
pengelompokan nama masalah/subjek
pada isi surat. Isi surat sering disebut
perihal, pokok masalah, permasalahan,
pokok surat atau subjek. Sebelum melakukan penyimpanan denga menggunakan
sistem subjek, seoran arsiparis harus menentukan masalah-masalah apa yang
pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah
tersebut dikelompokkan ke dalam satu subjek.
Contoh:
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan

Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek adalah :

a) Memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip
sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah
simpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat
tersebut.
Contoh:
Mardiana akan menyimpan surat dari Wijaya Utama tentang Pengiriman
Pembayaran. Berarti surat tersebut subjeknya adalah pengiriman pembayaran.
b) Mengindeks
Yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode penyimpanan dan
mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
Contoh:
Mardian akan menyimpan surat dengan perihal Cuti Melahirkan. Surat teserbut
diindeks dengan melihat masalah surat pada daftar klasifikasi. Masalah surat
Cuti melahirkan, sedangkan daftar klasifikasi subjek yang sudah dibuat adalah:
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
c) Mengkode
Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar
 klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka, kode yang
ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Akan tetapi, jika daftar
klasifikasi tidak menggunakan kode, yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode
subjek adalah nama/nomor subjek yang tingkatannya paling kecil pada daftar
klasifikasi.
d) Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan menjadi
satu.
e) Menempatkan
Yaitu surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode arsip dan
kode tempat penyimpanan.

3) Sistem Tanggal (Chronological Filing Sistem)

Sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan arsip berdasarkan tahun,
bulan dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini
dipergunakan untuk surat-surat yang
disusun berdasarkan urutan tanggal dari
datangnya surat tersebut. Surat-surat
yang datang lebih akhir ditempatkan
pada yang paling depan, tanpa melihat
masalah atau perisal surat atau bahan.
Sistem penyimpanan ini tepat digunakan
apabila kegiatan surat-menyurat dalam
organisasi masih belum berjumlah banyak, sehigga dapat disatukan dalam satu file
dari berbagai persoalan atau masalah surat. Tetapi apabila kegiatan surat menyurat
sudah menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya arsiparis mengalihkan sistem
penyimpanan tanggal ke sistem lain yang lebih sesuai.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal adalah :

a) Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan dan
menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh, Mardian
akan menyimpan arsip dari Wijaya Utama tertanggal 18 oktober 2017. Berarti
identitas surat tersebut adalah 18 oktober 2017.
 b) Mengindeks
Yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub tanggal (bulan) dan
sub-sub tanggal (tanggal). Contoh: surat tertanggal 18 oktober 2017 terdiri dari
tanggal utama (2017), sub tanggal (oktober), Sub-sub tanggal (18).
c) Mengkode
Yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal.
d) Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal surat yang
sama) dikumpulkan menjadi satu.
e) Menempatkan
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya. Arsip
tetanggal 18 oktober 2017 disimpan pada laci berkode 2017, di belakang guide
berkode Oktober, di dalam hanging folder berkode 18.

4) Sistem Wilayah (Geographical Filing Sistem)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan nama wilayah atau nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama
kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya. Sistem ini biasanya
dipergunakan jika organisasi memiliki banyak cabang-cabang dari berbagai wilayah
dan kegiatan-kegiatannya meliputi daerah-daerah yang lebih dari satu tempat.
Prosedur penyimpanan arsip sistem wilayah adalah :
a) Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan. Jika
surat masuk lihat dari daerah mana surat itu berasal, jika surat keluar dilihat
untuk daerah mana surat tersebut ditujukan. Contoh: Mardian akan menyimpan
arsip tentang data tentang Wijaya Utama cabang Surabaya. Berarti kata
tangkap surat itu adalah Surabaya
b) Mengindeks
Yaitu mencocokkan judul/kata tangkap/identitas surat dengan daftar klasifikasi
yang telah dibuat sebelumnya
Contoh:
Surat yang mempunyai kata tangkap Surabaya dicocokkan dengan daftar
klasifikasi yang ada.
 Wilayah 1
Sumatra
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
c) Mengkode
Yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka yang menjadi
kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika surat keluar maka yang
menjadi kode adalah daerah tujuan dari surat keluar
d) Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari daerah yang
sama) dikumpulkan menjadi satu.
e) Menempatkan
Yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat penyimpanannya
berdasarkan kode wilayah pada arsip. Arsip pada contoh tersebut, disimpan
pada laci filling cabinet berkode Wilayah 1, di belakang guide berkode Jawa-
Bali, di dalam hanging folder berkode Surabaya.

5) Sistem Nomor (Numerical Filing Sistem)

Sistem nomor dalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan kode
angka/nomor sebagai pengganti dari nama arsip atau nama suatu organisasi.
Dalam menentukan nomor-nomor yang diperlukan, sebelum arsiparsi terlebih
dahulul membuat daftar kelompok masalah-masalah dan kelompok-kelompok
pokok permasalahan
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :
a) Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey
 Untuk membuat Daftar Klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang
tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja.
Masalah Utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10
sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh
karena itu pengelompokkan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga
semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh klasifikasi nomor Dewey : 000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Besar
111 Cuti Hamil
112 Cuti Sakit
113 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak

210 Pajak Motor

211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPh
214 PPn

Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey adalah sebagai

berikut:
(1) Memeriksa berkas
Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
(2) Mengindeks
Lihat masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor
Dewey.
Contoh:
Arsip tentang cuti melahirkan atas nama Rosalinda akan disimpan dengan
sistem nomor Dewey. Berdasarkan klasifikasi nomor Dewey surat tersebut
berada pada kelompok Cuti melahirkan (111) – Cuti (110) – Kepegawaian
(100).
 (3) Mengkode
Yaitu memberi kode sesuai dengan nomor klasifikasi Dewey.
Contoh:
Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukkan surat ke folder,
petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang ke berapa. Jika di
folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke-7.
Sehingga kode surat menjadi 111.6 (Surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan
ke-1).
(4) Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.
(5) Menempatkan
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya.
Tempatkan surat di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode
110, didalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke-7 dari belakang.
Susunan surat dalam folder, surat yang berada paling depan adalah surat
yang diempatkan terakhir.

b) Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000
sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan
yang berada pada buku nomor.
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan
sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama
koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut
sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5, maka belum ditulis pada
buku nomor. Surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file
(Campuran). Contoh klasifikasi nomor seri :
1 –100
1 –10
11 –20
11
12
 Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey adalah sebagai
berikut:
(1) Memeriksa berkas
Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
(2) Mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian
indeks sesuai peraturan mengindeks.
(3) Mengkode
Beri kode pada surat sesuai dengan nomor pada buku nomor atau kode C,
jika jumlahnya belum mencapai 5.
(4) Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.

(5) Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode, jika arsip
berkode C, maka ditempatkan pada laci yang berkode C (Campuran). Tetapi
jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode
sesuai dengan nomor surat.

c) Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan nomor
urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di mulai pada nomor 0000 (4
digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.
Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah
dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 –3
nomor.
Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey adalah sebagai
berikut:
(1) Memeriksa berkas
Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
(2) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang
berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk menunjukkan
letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi, arsip yang akan disimpan
 terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut
penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat.
(3) Mengkode
Menentukan kode surat berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat
terakhir yang simpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya
bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut adalah 1001.

(4) Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.
(5) Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode surat dan
indeks dalam sistem terminal digit.
Arsip yang ditujukan untuk PT Alam Subur, tentang penawaran barang akan
disimpan menggunakan sistem terminal digit, pada buku arsip nomor urut
terakhir adalah 1000.
Prosedur penyimpanan sistem penyimpanan berdasarkan nomor
terminal digit adalah sebagai berikut:
(a) Memeriksa surat tersebut apakah sudah boleh disimpan apa belum
(b) Mengindeks surat tersebut dengan terlebih dahulu mencatat pada
buku arsip, dengan nomor urut 1001.
Indeks dari 1001 adalah:
Unit I :01
Unit II :0
Unit III :1
Jadi surat yang berkode 1001 akan disimpan pada:
Laci berkode 00-09
Guide berkode 01
Hanging folder berkode 01/0
Surat urutan ke-2