Cara Membuat Perencanaan Produksi yang Tepat

Perencanaan proses produksi adalah hal yang krusial, karena dengan rencana yang tepat, akan
membantu perusahaan salah satu contoh untuk menerapkan efisiensi. Semakin tinggi efisiensi,
maka semakin besar profit yang diterima oleh perusahaan.
Efek sebaliknya juga bisa terjadi dengan perencanaan produksi yang buruk.
Efisiensi yang rendah akan mengakibatkan biaya produksi membengkak sehingga menggerus
profit.
Bisa juga produksi menjadi terlambat sehingga distribusi produk ke pasar akan terlambat.
Itu artinya penjualan produk akan menurun dan pelanggan juga bisa kehilangan kepercayaan
pada perusahaan.
Efek buruk itulah yang membuat perusahaan-perusahaan sebisa mungkin membuat sistem
produksi dengan tepat.

Table of Contents
1 Apa itu Perencanaan Produksi?
2 Praktek Perencanaan Produksi
2.1 1. Routing atau menyusun alur kerja
2.2 2. Scheduling atau penjadwalan
2.3 3. Dispatching atau pemindahan tanggung jawab pada staf operasional
3 Tips Menjalankan Perencanaan Produksi agar dapat Berjalan Sesuai Koridor
4 Masalah yang Kerap Muncul dalam Perencanaan Produksi
4.1 1. Pemesanan material atau bahan produksi
4.2 2. Pengadaan peralatan
4.3 3. Bottleneck
4.4 4. Rekruitmen karyawan dan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas

Apa itu Perencanaan Produksi?

Perencanaan produksi biasanya adalah melibatkan kapasitas produksi, stok material yang
tersedia, infrastruktur pendukung, staf operasional, dan lain sebagainya.
Semua faktor yang mempengaruhi produksi harus dapat disesuaikan dengan kemampuan pasar
menyerap produk.
Karena itu, rencana produksi adalah turunan dari hasil analisa kebutuhan pasar terhadap
produk yang dihasilkan.
Kenapa perencanaan produksi harus berdasar pada analisa kebutuhan pasar?
Penyebabnya adalah keadaan pasar yang belum tentu mampu menyerap produk.
Kesenjangan antara kapasitas produksi dan kemampuan pasar menyerap produk inilah kondisi
yang harus diminimalisir untuk menghindari kerugian.
Analisa kebutuhan pasar akan menghasilkan marketing forecast yang mencakup informasi
seputar perhitungan kebutuhan bahan, kebutuhan kapasitas produksi, dan faktor pendukung
lainnya.
Praktek Perencanaan Produksi

1. Routing atau menyusun alur kerja

Pertama kali yang harus dilakukan dalam perencanaan produksi adalah melakukan routing.
Routing bisa dipahami sebagai penyusunan jalur-jalur kerja.
Bentuknya dapat berupa urutan pengerjaan produk, linimasa operasional perusahaan, dan
urutan operasi kerja.
Routing mencakup informasi-informasi penting dalam jalur-jelur kerja.
Misalnya kuantitas mesin, supply bahan baku, kualitas produk, staf dan karyawan, alat produksi,
operasional kerja, dan lain sebagainya.
Lewat routing, kita bisa mengetahui kebutuhan apa saja agar pengerjaan produk dan
perusahaan dapat berjalan.
Setidaknya ada empat proses dalam routing yang dipahami secara umum.
Empat proses itu adalah penentuan produk yang diproduksi, kapasitas, cara memproduksi, dan
tempat produksi produk itu sendiri.
Staf perusahaan harus memiliki kecermatan dan kecerdasan untuk menelaah empat proses itu
secara rinci, lalu menyesuaikannya dengan keinginan pasar agar produk dapat terjual.
Ada juga yang memahami routing sebagai alur rinci untuk mengubah bahan mentah ke produk
jadi secara sistematis.
Proses pengubahan tersebut haruslah tepat dan efisien agar bahan dan tenaga yang digunakan
dapat optimal.
2. Scheduling atau penjadwalan
Setelah routing selesai dilaksanakan, proses selanjutnya adalah membuat scheduling atau
jadwal pengerjaan.
Scheduling dilakukan berdasarkan hasil routing yang menginformasikan jumlah pekerjaan dan
sekuensinya.
Bila ada pekerjaan yang harus dilakukan secara simultan, maka akan dibuatlah skala prioritas.
Pekerjaan mana yang harus didahulukan harus dikerjakan awal agar tidak terjadi bottleneck.
Scheduling akan memperhitungkan waktu mulai dan penyelesaian kerja, sekaligus waktu
cadangan sebagai langkah antisipasi kejadian tidak terduga.
Waktu cadangan dapat didelegasikan secara mikro kepada tiap-tiap pos kerja karena pekerja
tiap pos adalah orang yang paling paham kondisi riil pengerjaan.
Cara ini akan membantu perusahaan secara keseluruhan karena proses produksi lebih
terkontrol dan sudah disesuaikan dengan keadaan aktual.

3. Dispatching atau pemindahan tanggung jawab pada staf operasional

Tahap ketiga adalah dispatching atau pemindahan tanggung jawab kerja pada staf operasional
untuk implementasi routing dan scheduling.
Tanggung jawab meliputi infrastruktur penunjang, bagan proses kerja, instruksi, penjelasan
tanggung jawab, peraturan, dan lain sebagainya.
Ada juga yang melampirkan catatan atau memo sebagai tambahan pengingat atau reminder.
Sebagai tambahan, ada juga yang melakukan pilot project atau simulasi untuk meyakinkan
bahwa perencanaan kerja yang dibuat dapat diimplementasikan.
Termasuk juga agar hasilnya sesuai dengan target yang telah ditentukan.
Fase dispatching juga menambahkan fungsi kontrol pada pelaksanaan kerja.
Kontrol yang dimaksud bukanlah mengatur, namun lebih kepada pengawasan.
Ketika ada sesuatu di luar rencana yang bisa mengakibatkan mundur atau gagal produksi,
pengawas akan mengambil sikap tegas untuk mengembalikan proses produksi pada pakem
yang dibuat di bagian perencanaan.

Tips Menjalankan Perencanaan Produksi agar dapat Berjalan Sesuai Koridor

Contoh kegiatan yang dijalankan perusahaan dengan perencanaan produksi akan diusahakan
sesuai dengan draft rencana final.
Namun ada satu kegiatan yang sulit diperkirakan pelaksanaannya dan terkadang dibiarkan
berjalan begitu saja.
Kegiatan tersebut adalah interaksi dan keterhubungan divisi yang berbeda.
Contohnya saja pembahasan soal kebutuhan bahan dan peralatan, sumber daya manusia,
peningkatan kapasitas karyawan, dan lain sebagainya.
Interaksi antar manusia dari divisi yang berbeda akan membuat tingkat kerumitan hubungan
dapat tereskalasi.
Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seringkali perusahaan menyerahkannya pada sejarah.
Perusahaan akan memberikan catatan evaluasi rencana produksi, dan melihat masalah apa
yang tercatat di sana.
Umumnya tidak jauh dari apa yang disebutkan pada paragraf sebelumnya.
Catatan ini dapat digunakan sebagai acuan penyelesaian masalah.
Termasuk laporan produksi yang berhubungan dengan periode terjadinya masalah.
Kita bisa melihat faktor dominan masalah yang memengaruhi produksi dan melihat
penyelesaiannya pada periode setelahnya.
Bila cara ini belum mampu untuk menemukan solusi, maka Anda bisa melakukan riset ke
beberapa perusahaan lain dengan masalah serupa.
Sebenarnya, masalah tidak perlu dipandang sebagai hambatan melainkan sebagai sebuah
tantangan.
Setiap pekerjaan yang dilakukan, pastinya selalu memiliki masalah.
Masalah bisa menjadi sebuah tantangan yang diselesaikan dan menjadikan perusahaan Anda
lebih maju satu langkah dibandingkan pesaing. Artinya masalah merupakan tantangan untuk
mengejar perfection.
Penyelesaian contoh masalah malah bisa menjadi kesempatan Anda untuk membuka elemen-
elemen kunci dalam perencanaan produksi.
Manfaatnya adalah mendongkrak performa dan dan memperlancar arus produksi.

Masalah yang Kerap Muncul dalam Perencanaan Produksi

Biasanya ada empat jenis masalah besar yang dapat menghambat proses perencanaan
produksi, berikut penjelasannya.
1. Pemesanan material atau bahan produksi
Pemesanan material atau bahan produksi memerlukan transportasi pengiriman.
Pengiriman ini bisa menjadi masalah karena ada faktor-faktor yang tidak bisa diprediksi.
Misalnya seperti cuaca buruk, kelangkaan barang, dan lain sebagainya.
2. Pengadaan peralatan
Peralatan memerlukan penilaian khusus agar tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi.
Bisa jadi Anda harus mencoba beberapa peralatan terlebih dahulu sebelum menemukan yang
cocok dengan kebutuhan.
3. Bottleneck
Bottleneck adalah kemacetan akibat proses produksi yang tumpeng tindih satu dengan lainnya.
Masalah utamanya adalah bottleneck biasa terjadi pada dua atau lebih kegiatan produksi yang
sama-sama penting.
Anda tidak bisa serta-merta menghilangkan salah satunya karena kegiatan-kegiatan produksi itu
sama-sama penting.
Cara penyelesaiannya adalah penyusunan strategi kerja dengan kans terbaik untuk
mendapatkan hasil optimal.
4. Rekruitmen karyawan dan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas
Posisi kunci atau jabatan yang terspesialisasi akan membutuhkan peningkatan kualitas untuk
membuat hasil produksi lebih optimal.
Padahal mereka memegang peranan penting dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Maka diperlukan posisi alternatif yang dapat meng-handle pekerjaan tersebut selama pelatihan
dilaksanakan. Termasuk juga rekruitmen karyawan baru.
Mereka membutuhkan adaptasi dan proses belajar agar dapat menyesuaikan diri dengan ritme
kerja perusahaan.
Perlu ada ruang toleransi dan batasan waktu yang jelas agar proses adaptasi itu dapat berjalan
lancar.
Untuk mempermudah perencanaan produksi, Anda akan terbantu dengan
menggunakan aplikasi akuntansi resmi maupun aplikasi stock opname untuk perusahaan Anda.
Mekari Jurnal merupakan salah satu software akuntansi online berbasis cloud yang siap
membantu Anda mengelola keuangan bisnis termasuk perencanaan produksi.
Itulah penjelasan tentang perencanaan proses produksi yang adalah krusial karena dengan
rencana yang tepat akan membantu perusahaan salah satu contoh untuk menerapkan efisiensi.