COORDINATING MEETING

SABTU, 22 NOVEMBER 2014

KGHR KAMOJANG

Pimpinan Meeting : Bapak Asman (Dir. R & D)

Peserta Meeting : Bapak Yadih (GM), Ibu Ripa (Front Office Supv), Bapak Kudus (ME Supv), Ibu Yunita and team, Hanan (Secretary)

Agenda :
- Persiapan Pameran ITHF

No Case Problem Estimasi Date From To Question, Respond & Opinion Remarks
Done (Questioner) (Respondent)
1. Hotel Materi Training 10 Desember Bapak Asman Ibu Yunita dan Introduction (Bapak Asman) :
Management belum mencukupi 2014 dan Team Pada hari ini kami dari manajemen
System kebutuhan Management hotel ingin meminta penjelasan dari tim
management Team KGHR Ibu Yunita mengenai ketidakjelasan
KGHR di semua modul sistem dan pelaksanaan training
departemen. yang sesuai dengan kebutuhan kami.
Silakan kepada Bapak Stany untuk
memaparkannya.

Respondent (Bapak Stany) :

Sebenarnya saya tidak mengerti
mengapa modul yang kami berikan
tidak memenuhi kebutuhan
management team kamojang green
hotel. Padahal di Quick Guide sudah
dijelaskan pada saat penawaran, modul
yang akan disampaikan kepada
management team itu apa saja dan pada
waktu dulu mengapa managemen tim
tidak memberikan masukan terkait
tambahan-tambahan modul yang
diperlukan tersebut. Kami kira modul
yang kami tawarkan tersebut sudah
disepakati dan tidak ada tambahan
apapun.
Respondent (Bapak Yadih) :
Dulu sekitar bulan Juli sebelum kontrak
ini disepakati saya pernah memberikan
list kebutuhan system KGHR namun
pada waktu itu memang saya baru
membuatkan tambahan list kebutuhan
Front Office. Namun mengapa sampai
training ini berlangsung, system Front
Office pun belum memadai. Ditambah
Reservation online belum bisa
digunakan sedangkan itu yang sangat
kami butuhkan dalam waktu dekat ini.

Respondent (Bapak Asman) :

Mengapa ibu dan tim tidak
membuatkan kerangka modul yang
jelas dan detil untuk penggunaan
system di masing-masing departemen
KGHR ini, pre opening sebentara lagi.
Secara tidak langsung anda
menggagalkan rencana kami kalau
seperti ini.

Respondent (Ibu Nita) :

Saya dulu pernah kirim email kepada
Bapak Yadih, meminta agar jadwal
trainingnya dimajukan saja. Maksud
saya untuk mengantisipasi hal-hal yang
seperti ini, (ada penambahan modul dan
perbaikan) juga. Namun dulu Bapak
Yadih mengatakan bahwa untuk SDM
yang di semua departemen di bulan
Agustus belum ada, jadi waktunya tetap
sesuai kesepakatan saja.

Respondent (Bapak Asman) :

Iya tapi maksud saya , bukan masalah
SDM yang belum ada seharusnya
sebelum ibu akan melaksanakan
training dengan orang-orang KGHR
seharusnya ibu membuat kerangka
sistem yang jelas dulu mengenai modul
yang kami butuhkan apa saja. Percuma
kalau jadwal dimajukan pun tapi tim
ibu belum siap untuk menyediakan
modul-modul yang kami pelajari apa
saja.
Kalau dulu modul yang bapak tawarkan
sudah disepakati ?

Respondent Bapak Stany :

Sudah, waktu kita meeting di Bekasi
dengan tim manajemen KGHR.

Respondent (Bapak Asman) :

Lantas, mengapa pada saat pelaksanaan
bisa seperti ini? Manajemen tidak
mendapat apa-apa selama training?
Bu yunita dan tim harus bertanggung
jawab menyelesaikan pekerjaan HMS
ini, saya beri dealine 10 Desember
2014. Bisa ?

Respondent (Bapak Stany) :

Kami tidak sanggup kalau harus
mengejar tanggal 10 Desember 2014,
sebab SDM perusahaan kami sedang
banyak project di perusahaan lain. Dan
kami pun tidak mungkin hire orang
lagi.

Respondent (Bapak Asman) :

Kami tidak mau tahu pak, bu. Tanggal
10 Desember 2014 kami berencana
sudah open, kalau sistem belum ready
gmana operasional hotel bisa berjalan?
Saya bisa menuntut ibu secara hukum
jika sampai mengabaikan pekerjaan
yang sudah disepakati ini.
Respondent (Bu Yunita) :
Ya tidak seperti itu juga pak, kami
menginginkan adanya win win solution
untuk kedua belah pihak. Kami sudah
berembug dengan tim direksi dan juga
staff IT bahwa kami akan
menyelesaikan pekerjaan ini meski
harus dibayar diakhir. Namun kami
meminta waktu 2 – 3 bulan.

Respondent (Bapak Kudus) :

Kalau pegawai anda benar-benar IT
yang ahli dalam membuat system
aplikasi baik system on line reservation
atau apapun system yang kami
butuhkan pasti akan cepat
mengerjakannya, tidak akan sampai
berbulan-bulan, apalagi untuk on line
reservasi kan mudah tinggal dimasukan
source codenya.

Respondent ( Bapak Yadih) :

Saya sudah bicarakan di awal, tim ibu
nita harus siap memfasilitasi kebutuhan
system kami. Kebutuhan system hotel
sekelas bintang 4. Dari awal pun saya
aneh dengan modul yang bapak
berikan, modul system bintang 4 tapi
hanya beberapa lembar saja. Sistem
untuk Departemen FO saja contohnya,
hanya 2 lembar. Kami menginginkan
system semua item pekerjaan
departemen dibahas dan dibuat sedetil
mungkin. Ya sudah kita bicarakan
untuk kedepannya saja, bagaimana
mulai dari hari senin sampai menjelang
tanggal 10 Desember 2014 kita mulai
implementasi HMS di sini saja, agar
kalau ada kekurangan-kekurangan bisa
ditambahkan dan didiskusikan di sini.
Respondent (Bapak Stany) :
Baik kalau begitu kami usahakan
mudah-mudahan developernya bisa
datang hari senin, mungkin tidak
dengan trainernya dulu ya pak? Nanti
saja kalau system sudah dibuat dan
modul sudah disusun selanjutnya trainer
bisa mempraktekan itu kepada semua
departemen.

Respondent (Bapak Asman) :

Iya developernya saja dulu, diusahakan
staff bapak yang datang ke sini itu
adalah staff yang ahli menambah dan
memperbaiki program sesuai yang kami
butuhkan. Ibu Yunita sebagai
Direkturnya, mengapa tidak bisa
mengontrol staffnya terutama bagian
IT. Saya harap kedepannya ibu dapat
lebih bisa mengawasi progress
pekerjaan staff ibu.
Saya minta pokoknya On Line
Reservation sudah bisa berjalan
ditanggal 10 Desember 2014. Dan
tolong buatkan time line baru untuk
penyelesaian complete system mulai
hari senin (24 November 2014)
sampai tanggal 10 Desember 2014.

Respondent (Bapak Yadih) :

Untuk penyelesaian complete system
perlu dibicarakan dengan management
kami, sebab rincian aplikasinya harus
didiskusikan dengan tiap departemen.
Contohnya saja, Rate Sturcture. Pada
waktu kita meeting di Bekasi untuk
tahapan-tahapan aplikasi system Rate
Structure sangat banyak tahapannya
sampai 5 tahap, sedangkan saya pada
saat itu meminta agar bisa dibuatkan 1
tahap saja. , Kemudian, Rate Structure
Weekdays dan Weekend yang ada di
system berbeda, sampai sekarang masih
belum diperbaiki. Kemudian untuk
seven days forecast tidak bisa dilihat
datanya di system.

Respondent (Bapak Stany) :

Untuk kebutuhan on line system kita
bisa saling berkomunikasi melalui sms,
phone, email dll. silakan KGHR buat
dulu konsepnya, kemudian sampaikan
kepada kami.

Respondent (Bapak Yadih) :

Tidak akan efektif, lebih langsung
dilakukan bersama di sini.

Respondent ( Bapak Asman) :

Bawa saja programernya ke KGHR ,
kita diskusi selama 2 hari dari senin
sampai selasa, bertemu dengan semua
Dept. Head biar bapak dan ibu bisa
mengetahui dengan jelas kebutuhan
system kami.
Respondent (Bapak Yadih) :
Saya sepakat dengan Pak Asman, saya
minta flow chart system setiap
departemen, kalau bisa malam ini
(Sabtu, 22 November 2014) bisa
saya terima. Dan hari senin akan
kami bahas mana yang sesuai dan
mana yang tidak juga mana yang
harus ditambahkan, setelah itu Hari
selasa kita bertemu untuk
menyampaikan hasil analisis
flowchart tersebut kepada
developer/programernya.
Respondent (Bapak Asman) :
Sistem-sistem yang urgent harus
terkejar di tanggal 10 Desember 2014.

Respondent (Bapak Stany) :

Baik mala mini saya kirim
flowchartnya, dan saya akan mencoba
memberikan ide soal system yang
seharusnya nanti silakan tambahkan dan
diisi oleh tim management.

Respondent (Bapak Asman) :

Iya, pokoknya saya minta hari Selasa
tim Developer anda dapat bertemu
kami di Kamojang Green Hotel &
Resort.