Dear Pak.

Bektya
Sehubungan dengan email yang kami terima tertanggal 31 January 2023 (dikirimkan oleh :
chief.tr@osakariverviewapartment.com) perihal Monitoring Result of System Implementation
(CRM, Sedayu One & Sedayu Talk) Evaluation, dengan ini kami kirimkan feedback terkait email
tersebut.

1. Pada hari Rabu, 30 November 2022 team Customer Service SSM melakukan monitoring
terhadap implementasi CRM, Sedayu One & Sedayu Talk system kepada seluruh Tenant
Relation (Daftar Nama Terlampir) di Osaka Riverview Apartment
2. Sebelum memulai monitoring kami melakukan meeting terlebih dahulu dengan Ibu Irma
selaku Chief TR Osaka Riverview Apartment. Meeting bertujuan untuk menjelaskan terkait
maksud dan tujuan dari monitoring system yang akan dilakukan (Photo Meeting Terlampir)
3. Monitoring System CRM, Sedayu One & Sedayu Talk kami lakukan terhadap 3 orang tenant
relation (1. Widi M, 2. Theresia Pane & 3. Rinaldi Hidayat). Metode monitoring yang
diterapkan adalah Short Interview & Pengecekan System secara langsung dari masing-
masing TR yang dimonitoring
Terkait beberapa konfirmasi dari chief TR Osaka Riverview Apartment, berikut feedback dari kami

No Konfirmasi Chief TR Feedback CS SSM

Module Deposit Entry, hasil observasi 67% dengan Notes
Improvement Needed. Sesuai informasi dari team IT, Pak
1 Tanusan module tersebut tidak dibuat untuk diaplikasikan TR
Osaka Riverview Apartment (Bapak dapat mengkonfirmasi
langsung dengan Pak Tanusan).
Module Email Blast TR, hasil observasi 67% dengan Notes
Improvement Needed. Kami menilai ada kesalahan observasi.
Kami sudah aktif menggunakan module ini sejak bulan Agustus
2 2022 (terlampir). Hingga saat ini Kami sudah melakukan email
blast Circular Letter ke Penghuni sebanyak 23 kali. Penugasan
dan training tata cara pengiriman email blast ini hanya Kami
tunjuk ke SPV TR dan Admin TR.
Module Update Data Ownership, hasil observasi 67% dengan
Notes Improvement Needed. Kami telah informasikan ke team
3 CS - SSM melalui Ibu Kezia saat observasi, team TR kami
belum ditraining untuk penggunaan module ini. TR baru
ditraining oleh team IT pada hari Kamis, 5 Januari 2023
4 Module Domicilie Request, hasil observasi 67% dengan Notes
Improvement Needed. Kami telah informasikan ke team CS -
SSM melalui Ibu Kezia saat observasi, team TR kami belum
ditraining untuk penggunaan module ini. TR baru ditraining
oleh team IT pada hari Kamis, 5 Januari 2023
Sesuai dengan informasi yang kami terima melalui email yg
dikirimkan oleh pak Tanusan tertanggal 9 September 2022 perihal
Data Update Penggunaan module CRM di Entity data
menunjukan bahwa Module Deposit Entry statusnya adalah USED
pada unit strata high rise (data dari Pak. Tanusan Terlampir). Perlu
kami sampaikan bahwa sebelum memulai interview dengan Tenant
Relation Osaka Riverview Apartment kami informasikan bahwa jika
kondisi dimana Modul yang ditanyakan belum pernah dibuka atau
dioperasikan oleh TR yang bersangkutan kami sebagai evaluator
tidak langung akan memberikan score 0 (Nol), kami akan
menanyakan ke TR apakah yang bersangkutan mengerti dan
memahami Penggunaan Modul tersebut secara Definisi. Sebagai
informasi : Setiap TR harus mengetahui fungsi (secara definisi) dari
masing-masing modul yang ada di CRM karena TR adalah Front
Liner yang akan bertemu secara langsung dengan konsumen, Ketika
ada konsumen yang bertanya terkait dengan hal, dimana hal tersebut
berhubungan dengan modul yang tidak dioperasikan oleh TR, maka
TR tetap harus bisa menjelaskan kepada konsumen dengan detail
dan jelas.
Terkait lamanya waktu implementasi modul Email Blast TR pada
unit Osaka Riverview Apartment tidak akan berpengaruh terhadap
penambahan atau pengurangan nilai monitoring. Kami melakukan
konfirmasi apakah TR mengetahui pengertian modul secara definisi
dan pengoperasian modul tersebut.
TR yang kami nilai adalah Rinaldi Hidayat : Admin TR (Bisa
menjelaskan secara jelas dan benar) & Theresia Panse Tansan :
Tenant Relation (Tidak bisa menjelaskan secara jelas dan benar).
Seperti yang kami jelaskan bahwa semua TR baik yang ada di
Frontliner atau Back Office sebagai admin harus mengetahui semua
modul yang digunakan oleh TR di CRM System, hal ini sangat
berguna jika nantinya ada TR Admin atau SPV TR yang
berhalangan hadir atau cuti, sementara ada info yang harus di Blast
menggunakan modul email blast , jika hal ini terjadi maka team TR
Frontliner bisa membantu proses blast informasi tersebut.
Terkait dengan hasil monitoring pada module Update Unit
Ownership, Domicilie Request, Module Connect & Disconnect,
Tenant Data, FL Daya, Shooting Permission perlu kami sampaikan
bahwa team TR yang kami monitoring yaitu Theresia Panse
Tansan (4 bulan di handover, mutasi 1 bulan di TR) belum bisa
menjelaskan secara jelas dan benar terkait defenisi dari modul
tersebut. Unit mengkonfirmasi bahwa TR baru akan di training oleh
team IT pada hari Kami, 5 Januari 2023, sementara monitoring
yang kami lakukan tertanggal, 30 November 2022. Hal ini
mengartikan bahwa TR tersebut harus menunggu selama 1 Bulan
 Module Connect & Disconnect, hasil observasi 67% dengan untuk bisa di training oleh IT terkait modul-modul pada CRM.
Notes Improvement Needed. Kami telah informasikan ke team Saran dari kami adalah : Chief TR selaku pimpinan TR dapat
5 CS - SSM melalui Ibu Kezia saat observasi, team TR kami memberikan training secara general terkait dengan penggunaan
belum ditraining untuk penggunaan module ini. TR baru modul-modul pada CRM sebelum di training oleh team IT,
ditraining team IT pada hari Kamis, 5 Januari 2023 mengingat pelayanan kepada konsumen oleh TR dilakukan setiap
Module Tenant Data, hasil observasi 67% dengan Notes hari dan jika ada case atau permintaan yang mengharuskan
Improvement Needed. Module ini digunakan oleh TR apabila penggunaan modul tersebut team TR bisa menghandle
ada permintaan alih hak dari pemilik lama ke pemilik baru.
Seperti yang dijelaskan dalam point nomor 3, Kami telah
6
informasikan ke team CS - SSM melalui Ibu Kezia saat
observasi, team TR kami belum ditraining untuk penggunaan
module ini. TR baru ditraining team IT pada hari Kamis, 5
Januari 2023
Module FL Daya, hasil observasi 33% dengan Notes Fix It
Now. Kami telah informasikan ke team CS - SSM melalui Ibu
Kezia saat observasi, team TR kami belum ditraining untuk
7
penggunaan module ini dan saat ini belum bisa dilayani oleh
team Eng. TR baru ditraining team IT pada hari Kamis, 5
Januari 2023
Module Shooting Permission, hasil observasi 0% dengan Notes
Fix It Now. Kami telah informasikan ke team CS - SSM melalui
Ibu Kezia saat observasi, team TR kami belum ditraining untuk
8
penggunaan module ini dan berdasarkan informasi dari team IT,
module ini belum siap digunakan untuk Osaka Riverview
Apartment (Bapak dapat konfirmasi langsung ke Pak Tanusan)
Module SIK/SIKP, hasil observasi 0% dengan Notes Fix It
Now. Kami menilai ada kesalahan observasi. Kami sudah aktif
menggunakan module ini sejak bulan Juni 2022 (tercatat di
9
sistem CRM). Untuk penggunaan module ini Kami harus
mengisi Module Fit Out/Renovation kemudian sistem akan
mengarahkan untuk mengisi Module SIK/SIKP (terlampir).
Module Parking Admin, hasil observasi 0% dengan Notes Fix It
Now. Kami menilai ada kesalahan observasi. Module ini tidak
10
Kami gunakan karena pengisian formulir parkir secara manual
dan pembayarannya langsung ke vendor Parkir (SPI)
Pada saat Monitoring CRM & Sedayu One (S1) yang dilakukan
oleh team CS - Service Standardization & Monitoring pada hari
Rabu, 30 November 2022, team TR Kami atas nama Theresia
Pane tercatat lamanya bekerja sebagai TR adalah 5 bulan. Kami
11
mohon dikoreksi, karena yang bersangkutan baru menjalankan
tugas barunya sebagai TR Staff selama 1 bulan, sebelumnya
bertugas sebagai team Handover Osaka Riverview Apartment
selama 4 bulan