PROPOSAL
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Matakuliah Tugas Akhir 1
Jenjang Strata 1 pada Program Studi Informatika
Universitas Jenderal Achmad Yani
Oleh :
Tri Wijaya Permana Sidik
Pembimbing 1 Pembimbing 2
Wina Witanti, S.T., M.T. Fajri Rakhmat Umbara, S.T., M.T.
NID. 4121 762 73 NID. 4121 858 88
PT. Sapta Satria Jaya merupakan perusahaan di bidang jasa keamanan outsourcing
dengan sistem kontrak. Pengolahan keluhan terhadap client yang akan dijadikan
laporan masih tidak efektif karena laporan dari setiap danru masih ditulis di kertas
sehingga kantor pusat harus membuat format laporan ulang untuk diberikan kepada
client setiap 1 bulan sekali. Electronic-Customer Relationship Management (E-
CRM) merupakan sebuah strategi yang digunakan oleh suatu organisasi atau
perusahaan untuk dapat menciptakan dan mempertahankan suatu hubungan yang
baik dan berkelanjutan dengan client dan mengurangi kemungkinan para client
pindah ke perusahaan lain. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sebuah
Electronic Customer Relationship Management (E-CRM) yang berbasis website
dan mobile web pada PT. Sapta Satria Jaya agar dapat menjalin hubungan dan
meningkatkan pelayanannya kepada client. Pengembangan sistem penelitian ini
menggunakan model waterfall. Penelitian ini akan menghasilkan sebuah Sistem
Electronic Customer Relationship Management (E-CRM) berbasis website dan
mobile web yang kemudian akan diuji dengan menggunakan metode pengujian
Black-Box ,yaitu menguji perangkat lunak dari segi spesifikasi fungsional tanpa
menguji desain dan kode program, dengan pembangunan Electronic-Customer
Relationship Management (E-CRM) ini diharapakan PT. Sapta Satria Jaya dan
menjalin hubungan yang berkelanjutan dan dapat meningkatkan layanannya kepada
client.
Kata Kunci: E-CRM; client; waterfall; black-box.
ii
1
1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini pada umumnya berkembang sedemikian pesat
agar bisa bertahan dan sukses dalam persaingan tersebut, suatu perusahaan dituntut
memiliki sifat kreatif dan inovatif yang harus selalu siap dalam menghadapi
perubahan pasar yang dinamis, oleh karena itu perusahaan akan berusaha
mempertahankan pelanggannya supaya tidak direbut oleh perusahaan lain hal ini
akan berdampak pada tingginya tingkat persaingan antar perusahaan dalam meraih
pangsa pasar. Sistem berbasis website dan mobile web dapat membantu perusahaan
dalam mengembangkan strategi bisnis, serta mendukung proses pelayanan terhadap
clien yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.
[1].
PT. Sapta Satria Jaya berdiri pada tahun 2013 dan berlokasi Jl. Terusan Al-
Fathu, Komplek. Linggahara 2 Blok G No. 6 Kab. Bandung 40911 Perusahaan yang
bergerak dibidang badan usaha jasa pengamanan (BUJP) yaitu perusahaan penyedia
dan penggelola jasa pengamanan sesuai permintaan perusahaan pemakai jasa, dan
perusahaan jasa keamanan ini bersedia ditempatkan di pabrik, restoran, factory
outlet, hotel, tempat ibadah, hiburan dan rekreasi, dan pemerintahan dengan sistem
kontrak. PT. Sapta Satria Jaya ini memiliki client di kota Bandung dan setiap client
mempunyai 1 (satu) danru (ketua regu) dan mempunyai 1 koordinator wilayah yang
bertanggung jawab atas semua pengawasan dan pekerjaan yang telah ditugaskan
oleh kantor pusat.
Sistem E-CRM (Electronic Customer Relationship Management) ini untuk
memberikan informasi PT. Sapta Satria Jaya bergerak dalam bidang jasa keamanan
kepada calon client yang baru (Accuire) dan mengetahui informasi client /
perusahaan mana saja yang sering ada keluhan pada kinerja security yang
menyebabkan client tidak puas terhadap kinerja anggota security, dengan
banyaknya client kantor pusat bisa mengetahui informasi client mana saja yang
sering mengalami keluhan dan menjadikan evaluasi bagi perusahaan untuk
meningkatkan loyalitas client untuk ke depannya tidak ada keluhan yang sama
terjadi pada client (retain). Data keluhan dari client yang disampaikan kepada danru
(ketua regu) dan koordinator wilayah (KORWIL) itu dimasukkan ke dalam sistem
E-CRM dan setiap 1 minggu akan menampilkan grafik client mana saja yang
mengalami keluhan, sehingga danru di setiap client bisa mengetahui evaluasi
kinerja terhadap anggota security untuk meningkatkan loyalitas client (acquire &
Retain). Manager HRD di kantor pusat bisa memonitoring client dengan cara
melihat dari sistem tentang keluhan dari dari client. Pembuatan laporan termasuk
pelayanan perusahaan untuk meningkatkan loyalitas terhadap client yang akan
diberikan setiap 1 bulan sekali itu bisa dicetak di sistem yang telah dimasukkan oleh
setiap danru dan koordinator wilayah.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan pada uraian latar belakang di atas, maka dapat diidentifikasikan
masalahnya yaitu pengolahan keluhan terhadap client yang akan dijadikan laporan
3
tidak efisien karena laporan dari setiap danru masih ditulis di kertas dan jalur
birokrasi laporan harus terlebih dahulu diberikan kepada koordinator wilayah dan
baru diberikan ke kantor pusat sehingga butuh waktu 1 sampai 3 hari dalam
pembuatan laporan, dan membuat format laporan ulang laporan untuk diberikan
kepada client setiap 1 bulan sekali untuk meningkatkan loyalitas client pada
perusahaan client, monitoring semua client untuk mengetahui client mana saja yang
sering terjadi masih harus menghubungi kepada setiap koordinator wilayah, dan
dibutuhkan informasi perusahaan dalam bentuk website untuk menyampaikan
kualitas perusahaan (company profile).
3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang ada, penelitian ini adalah membuat Sistem E-
CRM berbasis website dan mobile web berisikan informasi perusahaan untuk calon
client, pembuatan laporan secara sistem, monitoring client oleh kantor pusat client
mana saja yang sering terjadi keluhan dengan grafik, dan mengolah keluhan client
sehingga bisa mengetahui dan menjadikan evaluasi bagi perusahaan.
4. Batasan Masalah
Dalam melaksanakan penelitian ini diperlukan suatu batasan-batasan agar lebih
fokus serta tidak menyimpang dari yang telah direncanakan, batasan-batasan
tersebut yaitu,
a. Penelitian menangani proses untuk calon client baru lewat website resmi
perusahaan.
b. Penelitian menangani pelayanan terhadap client dan calon client baru.
c. Penelitian tidak menangani bagian keuangan.
pembuatan laporan untuk client, pengolahan data keluhan dari client dan
mempermudah perusahaan mengevaluasi kinerja dari setiap client yang sering
terjadi keluhan tentunya untuk meningkatkan loyalitas client.
6. Tinjauan Pustaka
6.1 Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi [1].
b. Tahap Retain
1. Mengelola Keluhan dan Saran Client
Kantor pusat bisa melakukan monitoring terhadap client dari jarak jauh
tanpa harus bertanya kepada setiap danru dan koorwil di setiap client,
menjadikan evaluasi bagi perusahaan.
3. Pembuatan Laporan
7. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam pembangunan sistem electronic
customer relationship management (E-CRM) untuk meningkatkan loyalitas client
pada PT. Sapta Satria Jaya yaitu menggunakan metode waterfall. Metode waterfall
adalah menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada
pengembangan sistem. Tahap tahap metode waterfall yaitu seperti pada gambar 2
[8].
8
7.3 Design
Berdasarkan analisis kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dalam
tahap ini akan dilakukan persiapan desain dari sistem yang akan dibangun. Desain
Sistem membantu dalam menentukan perangkat keras (hardware) dan membantu
dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. Desain sistem akan
digambarkan dalam United Modeling Language (UML).
Gambaran sistem yang akan dibangun dan alur rancangan sistem seperti pada
gambar 3 dan gambar 4.
Data masukan yang akan diolah dalam sistem di antaranya yaitu kejadian yang
terjadi di setiap client seperti ada maling yang tertangkap, kunjungan dari
perusahaan lain, dan kerusakan mesin produksi pada client, selanjutnya data survey
seperti jumlah client, struktur organisasi perusahaan, dan hasil kuesioner yang telah
diisi oleh client, selanjutnya akan diolah menjadi laporan yang akan diberikan
kepada client setiap 1 bulan sekali dan pemberian laporan bisa setiap 1 minggu
sekali tergantung permintaan dari client, grafik keluhan akan muncul apabila danru
pada setiap client memasukan pada sistem yang nantinya kantor pusat bisa
mengetahui client mana saja yang sering ada keluhan dan akan menjadikan evaluasi
11
7.4 Coding
Pada tahap ini, sistem dibuat per tahap berdasarkan desain sistem yang telah
dilakukan pada tahap sebelumnya. Desain tersebut diterjemahkan dalam bentuk
bahasa pemrograman yang dapat dibaca oleh komputer. Bahasa pemrograman yang
digunakan dalam pembangunan perangkat lunak ini yaitu PHP, dengan framework
CI dan menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data.
7.5 Testing
Sistem tersebut akan diuji fungsionalitasya untuk mengecek kegagalan dan
kesesuaian hasil yang diharapkan. Pengujian yang dilakukan pada tahapan ini akan
menggunakan Black Box Testing untuk mengetahui kesesuaian sistem yang
12
dibangun dengan permasalahan yang ada. Black Box Testing berfokus pada
spesifikasi fungsional dari sistem. HRD mengevaluasi apakah sistem yang sudah
jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Jika sudah, maka langkah kelima
dilakukan, jika belum maka mengulangi langkah analisis.
7.6 Implementation
Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.
8. Jadwal Penelitian
Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan dalam Pembangunan Sistem
Electronic Customer Relationship Management (E-CRM) Untuk Meningkatkan
Loyalitas Client Pada PT Sapta Satria Jaya seperti pada tabel 1.
Tabel 1 Jadwal Penelitian
No Jenis Kegiatan Bulan
Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Analisis sistem a. Observasi
berjalan b. Wawancara
2 Analysis Analisis
kebutuhan sistem
yang akan
dibangun
3 Design Merancang sistem
yang akan
dibangun
4 Coding Pengkodean
sistem E-CRM
yang telah
dirancang
5 Testing Menguji sistem
dan Mengevaluasi
sistem yang telah
dibangun telah
sesuai atau belum
13
9. Referensi
[8] T. I. Pedro isais, High Model and Methodologies for information System,
New York: Springer, 2014.