LAPORAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

PUSKESMAS CALABAI
2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas dan Klinik perlu dilakukan audit
internal. Dengan adanya audit internal akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang
menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem
pelayanan maupun sistem manajemen.

Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala
Puskesmas/Klinik dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang
digunakan.

B. TUJUAN AUDIT
Pada dasarnya audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu
mencapai visi, misi dan tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi
faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.

C. PENGERTIAN
Pengertian Audit
Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui
interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama
dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan.

Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria
audit telah dipenuhi.

Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan
standar yang digunakan dalam penilaian audit.

D. MANFAAT AUDIT
Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas
fungsi organisasi.
 BAB II
AUDIT INTERNAL

Dikenal ada dua jenis audit, yaitu: audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal
adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi menggunakan standar tertentu.

Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit ekternal yang dilakukan

berdasarkan standar akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer.
Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk
kepentingan internal organisasi tersebut.

A. ESSENSI AUDIT

Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit perlu
dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut:
 Proses interaktif
 Kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan se-
cara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan

B. AKTIFITAS AUDIT

Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk: Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi); Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan Merekomendasi (memberikan
saran/masukan). Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:

 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit)
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data
 BAB III
MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL

A.TAHAPAN AUDIT INTERNAL.

Audit Internal dilaksanakan mengikuti empat tahapan sebagai berikut:
Tahap I : Penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadwalan audit, dan menyiapkan instrumen audit.
Tahap II : Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasarkan standar tertentu (misalnya standar akreditasi, standar/pedoman
program, standar pelayanan minimal, standar/indikator kinerja) untuk
mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut.
Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencana
tindak lanjut audit.
Tahap IV : Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.

B.PENYUSUNAN RENCANA AUDIT.

Dalam menerencanakan audit harus ditetapkan
1. Tujuan audit: untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar
tertentu.
2. Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
3. Objek audit: menjelaskan apa saja yang akan diaudit
4. Alokasi waktu: menjelaskan berapa lama audit akan dilakukan dan penjadualannya
5. Metoda audit: metoda yang akan digunakan pada saat melakukan audit
6. Persiapan audit: persiapan auditor, penetapkan kriteria audit, dan penyusunan
instrumen audit.

C.PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data pada pelaksanakan audit dilakukan dengan berbagai metoda, antara
lain adalah:
1. Mengamati proses pelaksanakan kegiatan
2. Meminta penjelasan kepada auditee
3. Meminta peragaan oleh auditee
4. Memeriksa dan menelaah dokumen
5. Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik
6. Mencari bukti-bukti
7. Melakukan pemeriksaan silang
8. Mewawancarai auditee
9. Mencari informasi dari sumber luar
10. Menganalisis data dan informasi
 11. Menarik Kesimpulan

D.ANALISIS DATA
Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu
proses pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan
kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama auditee melakukan
analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.

E.PELAPORAN DAN DISEMINASI

Hasil audit internal harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/Klinik dan kepada unit
yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen untuk
melaporkan hasil audit, tindak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan
sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja
maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan.
 BAB IV
PELAPORAN

Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang diaudit. Dalam
laporan audit harus memuat:

1. Latar belakang dilakukan audit: menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit

2. Tujuan audit: menjelaskan tujuan dilaksanakan audit

3. Lingkup audit: menjelaskan unit yang diaudit

4. Objek audit: menjelaskan apa saja yang diaudit

5. Standar/Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit

6. Auditor: menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit

7. Proses audit: menjelaskan metoda, proses pelaksanaan audit dan jadual pelaksanaan
audit

8. Hasil dan analisis hasil audit: menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa terjadi
kesenjangan terhadap standar/kriteria yang ditetapkan

9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh auditee: berdasarkan
hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dengan adanya
kesepatan dari pihak auditee untuk menyelesaikannya.
 BAB V
TINDAK LANJUT AUDIT

Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh auditor internal berdasarkan hasil audit internal,
unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk
upaya-upaya perbaikan.

Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit tersebut, untuk
kemudian menyusun rencana perbaikan. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang
jelas, sehingga pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan atau disepakati bersama dengan auditor.

Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-
kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh auditee dan memberikan arahan atau bimbingan jika
diperlukan.

Hasil perbaikan wajib dilaporkan oleh auditee kepada pucuk pimpinan dan disampaikan
tembusan kepada auditor internal.
RENCANA PROGRAM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS CALABAI
TAHUN 2018
I. Latar Belakang
Puskesmas Calabai merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD)
dari 9 UPTD Puskesmas yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu. Puskesmas
Calabai terletak di Kecamatan Pekat, sekitar 114 km dari Kabupaten Dompu dengan luas
wilayah kerja 943,22 km yang tercakup dalam 12 Desa dengan jumlah penduduk 34.058
jiwa. Adapun kondisi geografis di wilayah kerja puskesmas di dominasi dataran tinggi
sebanyak 80% dan 20% dataran rendah dengan beberapa desa yang memiliki dusun
terpencil dengan akses yang masih sulit untuk dijangkau. Olehnya itu, untuk
meningkatkan akses terhadap pelayanan kesehatan, puskesmas dibantu 15 jejaring yang
meliputi 11 Poskesedes dan 5 Puskesmas Pembantu. Namun dari semua unit jejaring
yang tersedia masih ada beberapa unit jejaring yang belum terisi oleh tenaga kesehatan.
Selain itu juga terdapat 2 unit jaringan berupa praktek mandiri dokter. Adapun Jumlah
Tenaga Kesehatan di Puskesmas Calabai sebanyak 128 tenaga dengan komposisi 114
tenaga kesehatan dan 14 non kesehatan dengan persebaran jenis tenaga kesehatan yang
belum merata sesusai dengan kebutuhan dan beban kerja yang ada di wilayah kerja
puskesmas. Sedangkan jenis tenaga sendiri masih di dominasi oleh tenaga seukarela yaitu
sebanyak 70% dari total tenaga yang ada.

Dengan kondisi geografis yang didominasi dataran tinggi dan komposisi jenis
tenaga yang belum merata serta masih didominasi oleh tenaga yang berstatus sukarela
tentunya juga akan memberikan dampak terhadap peningkatan mutu pelayanan di
puskesmas, baik dari pelayanan UKP, UKM maupun Administrasi dan Manajemen.
Sehingga sangat diperlukan adanya monitoring dan evaluasi secara berkala salah satunya
dengan melakukan audit terhadap unit pelayanan yang ada sehingga puskesmas mampu
menyelesaikan masalah secara lebih efektif berdasarkan prioritas masalah yang ada
dengan menyesuaikan sumber daya yang dimiliki. Sehingga diharapkan terjadi
peningkatan mutu pelayanan secara berkala dan lebih efisien.

II. Tujuan audit:

Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, dan
kinerja pelayanan UKM dan UKP sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan
kinerja

III. Lingkup audit:

III.1 Pelayanan UKM :
a. UKM Esensial : KIA/KB, Gizi, Kesehatan Lingkungan, Promosi
Kesehatan, P2P, Perkesmas
 b. UKM Pengembangan : Pelayanan Kesehatan Tradisional, Lansia, PTM, Keswa,
UKK, Kesorga, Kesehatan Indra, Gizi UKBM, Kesehatan Gigi Masyarakat,
PKPR, Kes. Haji
III. 2 Pelayanan UKP : Poli Umum, Poli Gigi, Poli TB, Klinik Sanitasi, Klinik Gizi,
Apotek, Laboratorium, UGD, KBR, KIA/KB, Rawat Inap
III.3 Administrasi manajemen : Kepegawaian, Rumah Tangga, Keuangan, Sitem
Informasi.
IV. Objek audit:
- Pemenuhan sumber daya terhadap standar sumber daya

- Kepatuhan proses pelayanan terhadap SOP

- Capaian kinerja pelayanan

- Kesesuaian terhadap standar akreditasi

V. Jadwal dan alokasi waktu (lampiran)

VI. Metoda audit : Observasi, wawancara, telaah dokumen

VII. Kriteria audit:

- Standar sumber daya (SDM, sarana, dan prasarana)

- SOP yang prioritas

- Standar kinerja (SPM, standar kinerja klinis, kejadian insiden keselamatan pasien,
sasaran keselamatan pasien)

- Standar akreditasi (misalnya: pelayanan laboratorium, pelayanan farmasi,

pemberdayaan sasaran pada pelayanan UKM, perencanaan kegiatan UKM dsb)

VIII. Instrumen audit:

a. Kuesioner untuk wawancara (terlampir)

b. Panduan observasi (terlampir)

c. Check list (terlampir)

d. Instrumen akreditasi sesuai pelayanan yang akan diaudit

Lampiran:
Lampiran 1: Jadwal audit internal

JADUAL AUDIT INTERNAL

TAHUN 2019
UNIT KERJA YANG
JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEP OKT NOP DES
DIAUDIT
Loket

UKP

Promkes

UKM

Mardhiyah Mardhiyah
Heny Heny
Tim Audit
Adi Adi
Umu Umu
Lampiran 2: Rincian Kegiatan audit (audit plan).

Sasaran audit STANDAR/

(KEGIATAN/ KRITERIA TGL& TGL&
UNIT Instrumen
Tujuan PROSES AUDITOR YANG Metoda WAKTU WAKTU
audit
YANG MENJADI AUDIT I AUDIT II
DIAUDIT) ACUAN
Loket Menilai Petugas Loket Mardhiyah  Sop  Wawancara  Daftar Tilik September
kepatuhan Heny Pendaftaran  Observasi 2019
petugas Adi  Telaah
terhadap SOP Umu Dokumen RM
Promkes Menilai Petugas Mardhiyah  SOP Posyandu  wawancara  Panduan Oktober
(UKM) kepatuhan Posyandu Heny Wawancara 2019
Petugas thd Adi
SOP Umu
MENGETAHUI, Calabai,
KETUA TIM AUDIT
Anggota Tim Audit:
Lampiran 3 : Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

PEMERINTAH KABUPATEN DOMPU

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS CALABAI
Jln.Lintas Calabai, PekaT, Email : pkmcalabai123@gmail.comDompu-84261

BUKTI ANALISIS DAN TINDAK LANJUT HASIL MONITORING INDIKATOR MUTU LAYANAN KLINIS
LOKET PENDAFTARAN
 UNIT EVALUASI DAN
No INDIKATOR TARGET CAPAIAN RENCANA TINDAK LANJUT
PELAYANAN ANALISIS

Pendaftaran 1. Pasien datang mengambil nomor antrian Belum berjalan 1. Pengadaan Nomor
secara optimal, Antrian sesuai unit
100% 0% karena nomor pelayanan.
antrian pasien
sering hilang

2. Petugas memanggil pasien sesuai Nomor Urut Diberlakukan kembali

100% 0% Belum berjalan pengambilan nomor antrian
antrian
setiap kali berobat

3. Petugas menanyakan identitas pasien 100% 100% Tercapai Dipertahankan

4. Petugas menanyakan apakah sebelumnya

100% 100% Tercapai Dipertahankan
pernah berkunjung atau tidak

5. Untuk pasien baru, petugas membuatkan

kartu berobat, RM dan mencatat di buku 100% 100% Tercapai Dipertahankan
register pasien

6. Petugas mencari RM pasien lama yang Belum tercapai, 1. Pengadaan family

dikarenakan ada folder
membawa kartu berobat dan jika tidak
beberapa faktor 2. Penambahan jumlah
membawa kartu berobat petugas mencari Petugas
salah satunya
3. Penataan kembali
nomor RM di buku register adalah
100% 50% ruang tempat
keterbatasan penyimpanan RM
jumlah petugas
dan penyimpanan
RM yang tidak
tersusun rapi

7. Petugas mengentri pasien BPJS 1. Penambahan petugas

entri
2. Peningkatan kapasitas
petugas dalam P-Care
 PEMERINTAH KABUPATEN DOMPU
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS CALABAI
Jln.Lintas Calabai, PekaT, Email : pkmcalabai123@gmail.comDompu-84261

BUKTI ANALISIS DAN TINDAK LANJUT HASIL MONITORING INDIKATOR MUTU UKM
POSYANDU
 UNIT
No INDIKATOR TARGET CAPAIAN EVALUASI DAN ANALISIS RENCANA TINDAK LANJUT
PELAYANAN

Langkah penimbangan bayi dan balita dengan

Penimbangan 1. 100% 100% Tercapai Dipertahankan
menggunakan dacin sesuai sop

Peningkatan kapasitas
kader posyandu dan nakes
dalam pelaksanaan 5
Langkah-langkah
langkah posyandu
posyandu tidak
dilaksanakan secara
optimal (patuh terhadap
SOP)

KTD (Kejadian Tidak Diharapkan) Penimbangan

2. - -
Bayi dan balita
- Nakes dan kader
mensosialisasikan

- Kurangnya SOP SOP penimbangan

pemasangan dan bayi balita pada

Operasional masyarakat

Dacin - Penyusunan Sop 9

- langkah
penimbangan
- Penyusunan Sop
Pengunaan Dacin
Lampiran 4: Instrumen Audit

PENDAFTARAN

No. Dok :
DAFTAR No. Revisi :0
TILIK Tanggal : 21/02/2018
PUSKESMAS Halaman : 1/1
CALABAI Syafruddin, SKM

NIP. 196812311993031122

No Langkah Kegiatan Ya Tidak

1. Apakah Pasien datang mengambil nomor antrian?

2. Apakah Petugas memanggil pasien sesuai nomor urut antrian

secara tertib?

3. Apakah Petugas menyambut pasien dan menanyakan identititas

pasien (nama, umur dan alamat )?
4. Apakah Petugas menanyakan pada pasien pernah berkunjung
sebelumnya atau tidak ?
5. Apakah Petugas membuatkan kartu berobat dan membuat
rekam medis dan mencatat di buku register pasien untuk pasien
baru?
6. Apakah Petugas mencari rekam medis pasien untuk pasien lama
(bila pasien membawa kartu berobat) dan jika tidak membawa
kartu berobat petugas mencari nomor rekam medis di buku
register?
7. Apakah petugas mengentri di komputer bila pasien BPJS?

8. Apakah Petugas mempersilahkan pasien menunggu di ruang

tunggu unit yang dituju?
9. Apakah Petugas mendistribusikan status rawat jalan ke unit
pelayanan.?
Jumlah

Calabai, .............................................

Observer Tindakan

............................................................

NIP. .........................................................