LOG BOOK HARIAN

Nama : Jeni Natasya

NIM : 200214606808
Nama Mitra MBKM : Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang Dan Kawasan Permukiman (DPUPRPKP) Kota Malang
Nama Dosen Pembimbing : Dr. Martutik, M.Pd
Nama Pendamping Mitra : Ahmad Adi Nugraha
Waktu Kegiatan : 29 Agustus 2022 – 2 September 2022

No. Hari/Tanggal Kegiatan Hasil Kegiatan Hambatan Dokumentasi

1. Senin, 29 Pengenalan dan Kegiatan magang dimulai Belum ada
Agustus 2022 breafing terkait pada pukul 8.00 WIB diawali
kearsipan, dengan pengenalan dan
melakukan pre-tes, breafing oleh pendamping
serta pencarian dan mitra yaitu Bapak M. Samsul
pemilihan kearsipan Islam. setelah itu dilanjutkan
foto bersama. lalu menuju ke
depo arsip untuk melakukan
pretes terkait dengan teori
kearsipan untuk menguji
kemampuan mengenai
pemahaman arsip. selanjutkan
melakukan kegiatan pencarian
dan pemilahan arsip, yaitu
mencari dokumen kontrak
kerjasama dan kontrak kerja.
setelah itu melakukan
 pengukuran pada dokumen
yang akan ditempatkan pada
rak dan yang terakhir mulai
mencari dan meneliti arsip
yang akan diserahkan kepada
kepala mitra.

2. Selasa, 30 Merekap dan Kegiatan diawali dengan Ada

Agustus 2022 mengecek arsip merekap dan mengecek arsip beberapa
dokumen perjanjian dokumen perjanjian kerja berkas
kerja (kontrak) dari (kontrak) dari lembaga lain. yang tidak
lembaga lain setelah itu melakukan ditemukan
pencocokan mulai dari nama seperti
pekerjaan yang ada pada hilangnya
dokumen tersebut, nomor, dokumen
bentuk fisik dokumen berupa asli namun
dokumen asli atau copy,
DED, dan SPV, bukti tanda ada
tangan baik tanda tangan copynya
basah atau berupa copy data
lalu setelah dicocokkan data
yang benar dikelompokkan
sesuai dengan nomor fisik jika
ada data yang dirasa ganda
maka akan diberikan label.
setelah mencocokkan data
yang dirasa aman dan sudah
sesuai dengan data rekap arsip
selanjutnya memasukkan
kedalam rak guna untuk
meminimalisir terjadinya
kehilangan data serta untuk
memudahkan saat pencarian
dokumen tersebut. Kegiatan
kedua yakni mengecek dan
mengurutkan surat baik itu
surat masuk, surat masuk
khusus, undangan masuk,
surat keluar, nota dinas, surat
tugas, IMB dan berkas
penting, serta berkas campur
dan berkas pending. setelah
itu melakukan pengurutan
surat mulai dari tahunnya
yakni tahun 2018-2020,
setelah cocok semua maka
kegiatan selanjutnya
memasukkan surat dan
menempatkan kedalam rak
sesuai dengan urutan
 yang telah ditentukan.

3. Rabu, 31 Melanjutkan kegiatan diawali dengan Belum ada

Agustus 2022 perekapan melanjutkan perekapan
dokumen, mendata dokumen perjanjian kerja
dan memberikan (kontrak). setelah melakukan
penomoran perekapan selanjutnya
mendata dan memberikan
nomor serta mengurutkan
berdasarkan klasifikasinya.
setelah dikelompokkan
dokumen dimasukkan
kedalam rak dan memberikan
nomor sesuai dengan urutan.
4. Kamis, 1 Penyampaian Kegiatan diawali dengan Banyak
September materi jenis arsip penyampaian materi oleh dokumen
2022 pada DPUPRPKP pembina magang, bahwa arsip yang
serta mengurutkan dijelaskan pada DPUPRPKP, tidak sesuai
dan arsip disana ada beberapa
mengelompokkan macam mulai dari Cipta
dokumen arsip karya, Bina marga,
laporan keuangan pengelolaan tata ruang. Cipta
karya meliputi arsip kawasan
pemukiman, penataan
bangunan, pengembangan
sistem penyediaan air minum.
Bina Marga meliputi arsip
pembangunan jalan, selokan.
Kegiatan selanjutnya yakni
mengurutkan dan
mengelompokkan dokumen
arsip laporan keuangan yaitu,
laporan keuangan pada tahun
2013, laporan keuangan pada
tahun 2018, laopran keungan
pada tahun 2019, dan
Disperkim. setelah
mengelompokkan
berdasarkan tahunnya
kemudian memasukkan arsip
dokumen kedalam rak dan
setelah itu diberikan label.
Kegiatan selanjutnya yakni
melakukan pengecekan dan
mengurutkan arsip
pemerintahan kota malang
pada bidang bina marga
dengan mengecek kode arsip,
setelah itu memasukkan
kedalam rak arsip.
5. Jum’at, 2 Penataan, mendata Mengecek dan menata Belum ada
September dan mengecek dokumen arsip perjanjian
2022 dokumen arsip kerja (kontrak) kemudian
perjanjian kerja menata arsip dan mengecek
(Kontrak) kelengkapan data serta
kesesuaian pada dokumen.
setelah itu melakukan
pengecekan pada kode arsip
yang ada pada dokumen
tersebut. setelah itu
melakukan kegiatan
pengamanan dokumen ke
dalam rak untuk
meminimalisir terjadinya
keterselipan data yang ada.