Bab 12.

Pengumpulan, Analisis dan

Manajemen Data serta Komunikasi

Fajar, SKM, M.Kes.

Program Studi Kesehatan Lingkungan
Fakultas Ilmu Kesehatan Universistas Ibnu Sina

03/12/2022 1
Pendahuluan

◼ Parameter kunci harus ditentukan yg menunjukkan:

- Dampak lingkungan;
- Kesesuaian dgn peraturan dan ijin yg ada;
- Keberhasilan prosedur dan program;
- Kebijakan, tujuan dan sasaran sudah tercapai.

◼ Untuk mengelola kegiatan operasional lingkungan secara

benar, maka beberapa komponen perlu dipantau dan diuji agar
Manajer Lingkungan bisa melakukan upaya perbaikan;

◼ Audit lingkungan bertujuan menghasilkan data; demikan juga

studi perbaikan, pemantauan air dan udara, pengukuran
peralatan, dan pengujian limbah akan menghasilkan data;

03/12/2022 ◼ Data terkumpul dan dianalisis menentukan kegunaannya. 2

Penentuan Kebutuhan Data

◼ Proses yang menggunakan B3 atau menghasilkan buangan

atau limbah dan emisi harus dipantau (dimonitor), dimana
variabel yg diukur dan frekuensinya sangat beragam;

◼ Persyaratan data pemantauan berkaitan dengan kebutuhan

lingkungan, kesehatan, dan keselamatan pekerja;

◼ Pemantauan lingkungan harus dilakukan bila ada kemungkinan

dampak thd udara, air, binatang liar, tanah, lahan, atau air
tanah;

◼ Demikian juga pemantauan yang berorientasi thd kesehatan

dan keselamatan kerja harus dilakukan bila ada kemungkinan
dampak thd pekerja.

03/12/2022 3
Prosedur Pengumpulan Data

Kemen LH telah mengeluarkan prosedur pegumpulan data dan

sampel dgn metode yg dapat diterima dgn prinsip dasar sesuai
dgn persyaratan ISO 14000 sbb.

1. Pengumpulan Sampel
- perlu ditentukan metode yg efektif, aman dan akurat,
- apakah sampel ambilan atau komposit,
- lokasi pengambilan sampel,
- volume sampel,
- peralatan yang sesuai.

2. Wadah Sampel
- Wadah sampel hrs benar krn bh ttt melarutkan plastik, gelas,
- Tidak bocor selama pengangkutan.
03/12/2022 4
 3. Pengambilan Sampel
- biasa hrs dikirim cepat dan wadah yg kuat tidak pecah,
- kadang diperlukan bahan pengawet dan perlu cold chain,
- contoh bh orgnik mudah menguap.

4. Analisis Lapang
- metode analisis lapang itu cepat tapi kurang akurat,
- misal kertas pH, HAZCAT untuk menentukan klasifikasi
bahaya utama di lapang mudahnya zat terbakar 20-30 unsur,
- untuk kedaan gawat-darurat dan penentuan lokasi

5. Analisis Laboratorium
- harus di lab bersertifikasi resmi yg ditunjuk pemerintah,
- harus punya sistem pengendalian mutu dgn kaliberasi.
03/12/2022 5
Prosedur Interpretasi Data

◼ Interpretasi data adalah pemberian arti dari data yg diperoleh,

tidak cukup dikatakan misalnya ada 5 ppm Plumbum (Pb) tapi
harus dikaji
- apakah sesuai dgn peraturan?
- apakah bekerja sinergis dgn bh kimia lainnya?
- berapa besar dampak thd lingungan dan pekerja?

◼ Interpretasi data membantu manajer lingkungan menjawab

pertanyaan2 tsb diatas dan pertanyaan2 lain yg mungkin
timbul;

◼ Metode yg sering dipakai adalah survei statistik, dimana data

dianalisis dgn nilai rata2 (mean) dan standard deviasi (+SD) dan
membandingkan dengan standard yang ada.
03/12/2022 6
Perawatan Peralatan Pemantau

◼ Semua peralatan pemantau harus dirawat dgn baik, berlaku

untuk organisasi atau konsultan yang melakukan kegiatan
pemantauan;

◼ Peralatan sampel lapang dan peralatan analisis lapang maupun

laboratorium harus dirawat dgn baik shg data yg diperoleh
juga tetap akurat;

◼ Kegiatan seperti pembersihan, kalibrasi, penggantian, dan

peningkatan kemampuan harus dicatat.

03/12/2022 7
Peralatan Pengelolaan Data

◼ Pengelolaan data melibatkan program perangkat lunak

yg berkemampuan tinggi, contoh LDKB (MSDS) dpt
dimasukkan ke dalam tumpukan data bh kimia dan
dikombinasikan dgn persediaan bh kimia;

◼ Mempermudah Manager Lingkungan untuk melacak

penggunaan bahan kimia dan informasi umu lainnya
secara akurat;

◼ Data daur ulang, data buangan, dan informasi lingkungan

lain menghasilkan pengertian baru bila dikelola dgn cara
ini.

03/12/2022 8
Penggunaan Data

◼ Data hrs dapat memberikan pandangan baru dan menjadi

dasar bagi pembuatan perubahan berarti dan positif;

◼ Data yg dikumpulkan dpt untuk melakukan perubahan tujuan

dan sasaran serta meningkatkan proses dan sistem yang
berlaku;

◼ Identifikasi perbaikan, implementasi, pengawasan dan

tindakan pencegahan akan memberi hasil yang memadai;

◼ Penyesuaian berdasar data yng diperoleh, dan dipergunakan

untuk menentukan area yg menyimpang, atau dicatat untuk
menunjukkan kesesuaian, yg bisa membantu bila terjadi denda
atau tuntutan hukum, yg harus dilaporkan ke atasan.

03/12/2022 9
Pelaporan Data ke Manajemen

◼ Data problematis disampaikan pada manajemen senior dgn

beragam cara dgn tanpa prosedur yg ditentukan sebelumnya;

◼ Manajemen senior harus mendapatkan data yang baik maupun

data yang buruk secara konsisten dan dengan cara yang mudah
dimengerti;

◼ Prosedur berikut direkomendasikan untuk mencapai tujuan

tersebut.
- Penentuan kebutuhan
- Penyajian Kumpulan data
- Pengiriman data
- Rekomendasi
- Tindak lanjut
03/12/2022 10
Pengawasan Catatan dan Dokumen

◼ Banyak peraturan yg mensyaratkan bahwa dokumen lingk

disimpan selama periode waktu tertentu, karena fakta
menunjukkan banyak tuntutan hukum terjadi dalam bidang
lingkungan;

◼ Semua prosedur pengelolaan lingk, rencana, sasaran, dan

hampir semua yg dibahas dapat dianggap sebagai dokumen yg
memerlukan pengawasan;

◼ Scr umum, jenis dokumen yg hrs dikumpulkan dan disimpan

adalah dokumen yg punya arti penting dlm pengelolaan lingk,
yg mencakup penjelasan unsur utama sistem pengelolaan
lingk, spt sasaran dan tujuan;

◼ Selain itu proses, prosedur dan sistem hrs dikumpulkan dan

03/12/2022 disimpan bersama peraturan dan sb informasi lainnya. 11
Penanganan Catatan

Langkah dalam penanganan dan pengawasan dokumen sbb.

1. Identifikasi dokumen yg perlu disimpan;

2. Pengumpulan dokumen;
3. Penyusunan Dokumen;
4. Pembuatan file dari penyimpanan dokumen;
5. Penghancuran file yg sdh tidak terpakai;

03/12/2022 12
Spesifikasi Pengawasan Dokumen

◼ Disyaratkan dokumen dalam sertifikasi ISO 14000 baik dalam

bentuk cetakan kertas (hardcopy) maupun elektronik
(softcopy);

◼ Sebagai contoh setiap halaman diberi nomer halaman,

mempunyai tanggal penerbitan, waktu penyimpanan
(retention periode), dan nomer revisi;

◼ Apabila dokumen tsb berkaitan dengan dokumen lain, maka

harus direferensi-silangkan.

03/12/2022 13
Standard Minimal Pengawasan Dokumen

• Tanggal efektif • Kegunaan dari dokumen

(prosedur, instruksi, dll)
• Tanggung jawab • Cakupan penerapan dokumen

• Garis tanda tangan persetujuan • Referensi

• Judul dokumen • Definisi

• Nomer prosedur, produk, dan • Penomeran halaman

bagian

• Tanggal efektif • Langkah prosedural

• Nomer revisi

03/12/2022 14
Persiapan dan Distribusi Dokumen

◼ Prosedur untuk penyiapan dan pendistribusian

dokumen harus diikuti, dimana langkah umum
untuk prosedur bidang lingkungan, kesehatan, dan
keselamatan kerja;

◼ Tujuan umum dari keseluruhan proses adalah

persiapan dan distribusi dari prosedur lingkungan
yang terkontrol kepada individu yang benar
dengan cara yang efektif, adalah sbb.

03/12/2022 15
 ◼ Keseluruhan Bundel Dokumen - Terkontrol
1. Persiapan
2. Distribusi
3. Permintaan salinan
4. Pengesahan bukti penerimaan

◼ Prosedur Tunggal – Terkontrol

1. Revisi atau Persiapan
2. Distribusi

◼ Prosedur Tunggal – Tidak Dikontrol

1. Salinan
2. Peneraan Cap
03/12/2022 16
 Matriks Distribusi Prosedur Lingkungan, Kesehatan, dan
Keselamatan Kerja (EHS)

Deskripsi Pekerjaan Kode Pekerjaan Prosedur Penerapan

Petugas di Lingkungan EHS

Petugas Menangani
Limbah B3
Manajer dan Penyelia
Anggota Tim Tanggap
Darurat
Personil Bag. Perawatan
Perekayasa
(Engineering)
Teknisi
Petugas Menangani Bahan
Kimia
Pekerja Lainnya

03/12/2022 17
Hak Istimewa Pengacara-Klien

◼ Dokumen ttt dan komunikasi lisan perlu perlindungan khusus,

karena mengandung bahan yg tidak sesuai untuk digunakan di
pengadilan;

◼ Contoh kertas kerja yg penuh berisi dugaan, teori yg belum

terbukti, kesalahan, asumsi, pernyataan nilai, dan informasi
kurang tepat lainnya;

◼ Bila bahan ini tidak dilindungi dalam hak pengacara-klien,

maka hal tsb dapat ditemukan scr hukum dan diajukan ke
pengadilan dan berakibat pada pemborosan waktu krn
menyelidiki jalur yang salah;

◼ Hal ini tidak dianjurkan oleh siapapun yg terlibat.

03/12/2022 18
 ◼ Cara terbaik mengimplementasikan hak istimewa pengacara –
klien adalah dgn melibatkan pengacara sejak awal (scr dini);

◼ Jika pengacara minta file, sampel, dan informasi lainnya, maka

bahn2 tsb dpt dipersiapkan dibawah permintaan penasehat
hukum dan akan dilindungi dalam hak istimewa pengacara –
klien yg jelas;

◼ Berikut penyajian saran kapan perlu mengimplementasikan

perlindungan hak istimewa pengacara – klien.

03/12/2022 19
Implementasi Perlindungan Hak Istimewa
Pengacara – Klien

1. Keterlibatan masyarakat dlm hal-hal sensitif;

2. Pegawai bermasalah;
3. Pelanggaran;
4. Kerusakan lingkungan yang parah;
5. Dampak besar thd kesehatan dan keselamatan;
6. Penegak hukum mulai terlibat;
7. Tuntutan hukum
8. Diketemukan adanya kontaminasi;
9. Teguran mengapa terjadi pelanggaran;
10. Kontak oleh pengacara luar.

03/12/2022 20
Komunikasi Eksternal

◼ Setiap organisasi harus berkomunikasi dengan lingkungan

luarnya, seperti konsumen, media, dan masyarakat umum;

◼ Prosedur komunikasi khusus hrs dilakukan kepada kelompok

sensitif, secara efektif disampaikan melalui laporan badan,
laporan tahunan, dokumen industri, brosur pemasaran,
pencirian produk, dan berbagai cara lainnya;

◼ Terdapat 3 langkah utama dlm komunikasi eksternal, yaitu (1)

komunikasi dari sb luar harus dicatat scr akurat; (2) beberapa
penelitian hrs dilakukan untuk memberi jawaban yang benar;
(3) respons atas permintaan harus diberikan atau kalau ditolak
buat catatan alasan penolakannnya.

03/12/2022 21
Komunikasi ke Konsumen

Prosedur jawab permintaan konsumen ttg lingkungan:

1. Penerimaan permintaan;
2. Penentuan apakah jawaban perlu diberikan;
3. Penentuan apakah ada alasan bisnis untuk beri jawaban;
4. Persiapan jawaban;
5. Penelitian yg diperlukan untuk jawaban tertentu;

03/12/2022 22
Komunikasi ke Media

Prosedur baku harus dimiliki dalam hubungan dgn fihak media krn
hal ini sensitif jadi kepentingan semua fihak, shg harus faktual
dan obyektif.
1. Organisasi memulai hubungan dgn fihak media: harus punya
hub dgn media sebelum masalah yang sensitif, dan membina
hubungan baik dengan media;
2. Penerimaan telefon dari media: tanyakan nama dan nomer
telefonnya, pertanyaan harus dicatat, diteruskan ke humas,
penerima telefon tidak boleh memberi pernyataan apapun;
3. Pemberian jawaban melalui telefon: humas dan bag teknis
bersama beri jawaban, harus benar dan dipersiapkan lebih
dulu, dan jawaban tidak boleh terlalu lama, bisa dicetak versi
media;
4. Isi jawaban: singkat, berdasar fakta dan beri kesan positif.
Apabila tidak tahu jawabannya lebih baik menyatakan
03/12/2022 ketimbang mengkira-kira. 23
Komunikasi ke Masyarakat

◼ Organisasi atau perusahaan harus membuat dokumen

atas kontak yang diberikan oleh masyarakat;

◼ Suatu analisis harus diberikan untuk menentukan

apakah komentar tsb berguna dan akan memperbaiki
lingkungan;

◼ Penentuan apakah akan dilakukan tindakan atau tidak

harus dicatat dan disampaikan;

◼ Masukan yang baik dari masyarakat harus

diimplementasikan.

03/12/2022 24
 Referensi

◼ Kuhre WL (1996). Sertifikasi ISO 14001. Sistem Pengelolaan

Lingkungan. Jakarta: Prinhallindo.

◼ IISD (1996). Global Green Standard: ISO 14000 and Sustainable

Development. Manitoba: International Institute for Sustainable
Development.

◼ DNA Certification (2005) What is ISO 14001 and Should I Care?.

Houston: Det Norske Varitas Sertification, Inc.

◼ International Standard ISO 14001 Edisi-2004 (2004).

Environmental Management Systems – Requirement with
Guidance for Use. Switzerland: Ref Number ISO 14001:20014(E).

03/12/2022 25
 Sekian,
Terima Kasih

03/12/2022 26