Nama File Dokumen: Dibuat Oleh:

Siklus : Bisnis Proses Pembelian (Level 0)

ICR Sub Siklus

Proses
Sub Proses
: Pembelian Batubara (Level 1)
:-
:-
Nomor Dokumen:

Tanggal Berlaku:
Disetujui Oleh:

Halaman/Jumlah Halaman:

INISIASI PENJUALAN, PEMBUATAN KONTRAK, PENERIMAAN PEMBAYARAN DAN PENYERAHAN/PENGANGKUTAN BATUBARA

Proses Proses
Proses
Permintaan Pembuatan Proses
Mulai Negosiasi
Penawaran Kontrak Verifikasi Invoice
Pembelian
Batubara Pembelian
Selesai

Proses
Pembayaran/ Proses
Penerbitan Penerimaan/ Selesai
Instrumen Pengangkutan
Pembayaran

Legenda
 Nama File Dokumen: Dibuat Oleh:

Siklus : Bisnis Proses Pembelian (Level 0)

ICR Sub Siklus

Proses
Sub Proses
: Pembelian Batubara (Level 1)
: Pembuatan Permintaan Penawaran Batubara (Level 2)
:-
Nomor Dokumen:

Tanggal Berlaku:
Disetujui Oleh:

Halaman/Jumlah Halaman:

PERMINTAAN PEMBELIAN DAN OTORISASI DOKUMEN PERMINTAAN PENAWARAN

Manajer
Proses Otorisasi Pembelian Surat Permintaan
Memo Pemintaan Bisnis Proses
Permintaan Mencek Data Supplier, Penawaran
Pembelian Pencatatan Log
Pembelian Ya membuat dan Kepada Supplier
Sudah valid dan Book
Batubara mengirimkan Surat
akurat? Surat Keluar
Permintaan Penawaran
kepada Supplier

Tidak

Dok Pendukung
Manajer Logistik
Manajer Data Arsip Surat
Data Membuat/merevisi Memo Permintaan Data Supplier
Bisnis Proses Pembelian Permintaan
Kebutuhan Memo Permintaan Pembelian Batubara
Analisis Melakukan Penawaran
Pembelian Pembelian Batubara Batubara
Kebutuhan Stock verifikasi data
Stock Dan Mengirimkannya
Batubara Permintaan
Batubara ke Manajer
Pembelian
Pembelian

Data Arsip Memo

Permintaan
Pembelian Batubara

Legenda
 Nama File Dokumen: Dibuat Oleh:

Siklus : Bisnis Proses Pembelian (Level 0)

ICR Sub Siklus

Proses
Sub Proses
: Pembelian Batubara (Level 1)
: Negosiasi Pembelian Batubara (Level 2)
:-
Nomor Dokumen:

Tanggal Berlaku:
Disetujui Oleh:

Halaman/Jumlah Halaman:

FOLLOW UP PENAWARAN DAN NEGOSIASI PEMBELIAN BATUBARA

Kebijakan Tertulis
Tentang Ketentuan
Pemilihan Supplier

Surat Penawaran Surat Penawaran

Manajer Pembelian Batubara dari Manajer
Bisnis Proses Batubara dari
Checklist
Surat Penawaran Mencek data-data penawaran Pembelian
Pembuatan ChecklistSupplier Melakukan
Supplier
Penawaran yang
Batubara dari batubara dari Supplier (quality,
Permintaan Penawaran konfirmasi dan telah dikonfirmasi/
Supplier quantity, dan time delivery dll) Manajer Pembelian
Penawaran atau verifikasi diverifikasi
dan menuangkannya dalam Memilih calon supplier
Batubara data Penawaran
Dokumen Checklist Penawaran berdasarkan 3
kepada Supplier
penawaran terbaik hasil
konfirmasi Checklist
Penawaran

Surat Penawaran
Batubara dari
Checklist
Supplier
Penawaran yan Notulen/Berita
telah dikonfirmasi/ Acara Negosiasi
Manajer Checklist butir- Manajer Pembelian Checklist butir-
Pembelian verifikasi Melakukan negosiasi
butir negosiasi butir hasil
Menyusun daftar kepada supplier dengan supplier (harga, negosiasi
(checklist) butir- time delivery dan
butir negosiasi ketentuan lainnya)

Kebijakan tertulis
tentang Kebijakan Pejabat yang
Perusahaan Tentang Surat Penunjukkan Bisnis Proses
Pembelian dan Berwenang
Kriteria “Penawaran Supplier Pembuatan
Negosiasi Menunjuk supplier
Terbaik” Kontrak
berdasarkan kriteria
Pembelian
“Penawaran Terbaik”

Legenda
 Nama File Dokumen: Dibuat Oleh:

Siklus : Bisnis Proses Pembelian (Level 0)

ICR Sub Siklus

Proses
Sub Proses
: Pembelian Batubara (Level 1)
: Pembuatan Kontrak Pembelian Batubara (Level 2)
:-
Nomor Dokumen:

Tanggal Berlaku:
Disetujui Oleh:

Halaman/Jumlah Halaman:

INISIASI DAN OTORISASI PEMBUATAN DOKUMEN KONTRAK PEMBELIAN

Manajer Legal Manajer

Manajer Legal Draft Dokumen
Menginventaris Pembelian,
Menyusun/ Kontrak Apakah Ada revisi
Bisnis Proses asi ketentuan Logistik
mengisi form Pembelian Draft Kontrak
Negosiasi syarat2 Mereview
dok kontrak Pembelian?
kontrak Draft Kontrak
Pembelian
pembelian Pembelian

Tidak

Draft Data
dokumen
kontrak
Undang-undang/ Data dokumen pembelian
Peraturan kontrak
Yang berlaku pembelian
Ya
Manajer Manajer Direksi
Legal Revisi Draft Pembelian, Revisi Draft (pejabat yang
Kebijakan dan Mencek Dokumen Logistik Dokumen berwenang)
Form dokumen Kontrak Kontrak
Peraturan Internal Ulang dan Mereview Mereview
kontrak pembelian Pembelian Revisi Draft Pembelian Revisi Draft
Perusahaan Melakukan
Revisi bila Kontrak Kontrak
Perlu Pembelian Pembelian

Manajer
Revisi Draft Direksi
Pembelian,
Dokumen (pekabat Bisnis Proses Uji
Apakah Ada Revisi Legal, logistik
Kontrak berwenang) Lab sample
Draft Kontrak Ya dan Penjualan
Pembelian Menyetujui Batubara oleh
Pembelian? Mencek Ulang
Kontrak Perusahaan
dan Melakukan
Pembelian
Revisi Bila Perlu

Tidak

Legenda
 Nama File Dokumen: Dibuat Oleh:

Siklus : Bisnis Proses Pembelian (Level 0)

ICR Sub Siklus

Proses
Sub Proses
: Pembelian Batubara (Level 1)
: Verifikasi Invoice dari Supplier (Level 2)
:-
Nomor Dokumen:

Tanggal Berlaku:
Disetujui Oleh:

Halaman/Jumlah Halaman:

INISIASI DAN VERIFIKASI INVOICE

Kebijakan tertulis
tentang Penerimaan Kebijakan tertulis
dokumen Invoice dan tentang Ketentuan
Form Checklist
kelengkapannya Verifikasi dan
Kelengkapan Checklist Form
Pembayaran Invoice
Dokumen Tagihan Verifikasi Invoice

Invoice dan Dok.

Manajer Pembelian Manajer Pembelian Pendukung
Salinan Dokumen Manajer Pembelian
Bisnis Proses Menerima Invoice dan dok. Mencatat Invoice ke Checklist Form
Kontrak Melakukan verifikasi
Pembuatan pendukungnya, melakukan Apakah Dokumen dalam Log Book Verifikasi Invoice
Pembelian Ya dokumen Invoice dan
Dokumen Kontrak Invoice dari verifikasi kelengkapan Invoice lengkap? invoice Supplier dan
mengisi Checkllist form
Pembelian Supplier dokumen (sesuai daftar memberikan Tanda
verifikasi invoice
checklist kelengkapan invoice) Terima invoice

Tidak

Log Book
Proses Invoice Masuk
Pengembalian
Invoice kepada
Supplier Apakah Invoice Bisa
ya
di Bayar?

Invoice dan Dok. Direktur Operasi

Manajer Pembelian Pendukung Mencek Hasil Proses
Mengirimkan Bundel Checklist Verifikasi dan Apakah Invoice Bisa Pengembalian
Tidak Tidak
dokumen Invoice Verifikasi Invoice kesesuainnya dengan di Bayar? Invoice kepada
dan kelengkapannya kontrak dan kebijjakan Supplier
ke Direktur Perusahaan
Komersial

Ya

Direktur Operasi Invoice dan Dok. Legenda

Menandatangani Pendukung
Checklist Manajer Pembelian
Checklist Verifikasi Verifikasi Invoice Mengirimkan Bundel
Bisnis Proses
Invoice dan yang sudah dokumen Invoice
Pembayaran
Menyetujui disetujui dan kelengkapannya
Invoice
Pembayaran ke Manajer
Keuangan
 Nama File Dokumen: Dibuat Oleh:

Siklus : Bisnis Proses Pembelian (Level 0)

ICR Sub Siklus

Proses
Sub Proses
: Pembelian Batubara (Level 1)
: Pengangkutan Batubara (Level 2)
:-
Nomor Dokumen:

Tanggal Berlaku:
Disetujui Oleh:

Halaman/Jumlah Halaman:

PENERIMAAN SKAB, PENANDATANGANAN DOKUMEN PENGANGKUTAN/PEYERAHAN BATUBARA

Armada
Copy Dokumen Pengangkuta
Kebijakan Tertulis Pengangkutan/ Membawa
Dokumen SKAB
Perusahaan Tentang Pemuatan batubara SKAB berserta
Jadwal Pengangkutan/
Dokumen dari Supplier batubara ke
Pengangkutan Pemuatan batubara
Pengangkutan dari Supplier Stock Pile
Batubara Pengolahan

Ya

Copy Dokumen
Pengangkutan/
Manajer Logistik Pemuatan
Pejabat yang Dokumen batubara
SKAB Menyiapkan dari Supplier
bertanggung jawab Pengangkutan/ Apakah Batubara Bisnis Proses
Bisnis Proses Dari Supplier FOB Stock Pile Armada dan
Tidak Menandatangani Pemuatan Perlu di Olah/di Uji Lab
Pembayaran Perusahaan? mengkoordinasikan
dokumen penerimaan/ batubara Blending? Batubara
jadwal
pengangkutan Batubara
Pengangkutan

Tidak

Pejabat yang Armada

bertanggung jawab Pengangkuta
Bisnis Proses
Menyerahkan dokumen Membawa
Apakah Batubara Penerimaan SKAB
penerimaan/ SKAB berserta
Perlu di Olah/ Ya Batubara di Stock
pengangkutan Batubara batubara ke
diBlending? Pile Perusahaan
Yang sudah barges/
Pengolahan
ditandatangani kepada tongkang
supplier

Tidak

Selesai

Bisnis Proses
Penerimaan di
Barges/Tongkang
Legenda