A.

Upaya menghemat peralatan kantor

Untuk menghindari pemborosan di suatu instansi, harus ditumbuhkan kesadaran dan rasa
memiliki pada perlengkapan dan peralatan tersebut. Dalam membelanjakan uang untuk membeli
ATK pun harus bijak. Jangan sampai membeli ATK yang sebenarnya tidak diperlukan sama
sekali. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menghemat penggunaan
perlengkapan kantor dan merawat peralatan-peralatan kantor

1. Beli peralatan dan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan

Untuk menghindari pemborosan disaat akan membeli peralatan dan perlengkapan kantor,
yang harus kita lakukan adalah menginventarisir semua kebutuhan kegiatan administrasi
kantor khususnya kebutuhan tulis menulis di kantor. Dengan menginventarisir semua
kebutuhan tersebut kita bisa menghitung berapa jumlah alat tulis kantor dan suplai alat
tulis kantor yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Ketika akan membeli
peralatan kantor harus disurvei terlebih dahulu, apakah produk yang akan dibeli memiliki
daya tahan yang cukup baik. Akan lebih bijak bila anda membeli peralatan yang berharga
mahal tapi tahan lama dari pada membeli produk murah, tapi berkualitas rendah dan
mudah rusak dalam jangka waktu singkat.
2. Beri identitas pada perlengkapan masing-masing
Bukan berarti kita pelit sehingga tidak mau meminjamkan ATK kepada sesama teman.
ATK yang dibeli kantor biasanya seragam wujudnya. Tidak jarang salah seorang teman
meminjam pena sebentar saja, lalu ia lupa mengembalikannya. Karena wujud pena itu
mirip, dan kebetulan teman kita itu lupa bahwa baru saja meminjam pena kepada kita
menganggap bahwa itu pena miliknya. Parahnya lagi kita juga lupa telah meminjamkan
pena kepada sang teman, dan keesokan hari merasa kehilangan pena itu. Karena merasa
kahilangan kita pun meminta pena baru ke bagian perlengkapan ATK. Mungkin kita yang
satu orang menganggap kehilangan satu pena itu biasa. Tapi tidak sedikit pula orang
kehilangan pena di hari atau minggu itu seperti anda yang juga meminta pena baru ke
bagian perlengkapan kantor. Selain itu memberikan identitas pada perlengkapan
memudahkan siapa saja untuk mengembalikan perlengkapan kantor tersebut kepada anda.
Tidak jarang kita kehilangan pena karena terselip di salah satu berkas yang telah dibawa
teman kita yang lain, atau pena kita terjatuh ke sela-sela meja/lemari yang akhirnya
ditemukan tenaga cleaning service kantor ketika sedang membersihkan ruangan. Dan
pena itu pun menemukan jalannya untuk pulang kepada anda.
3.Hematkan Penggunaan Kertas Sebelum kita mengeprint pekerjaan,
alangkah baiknya kita teliti tulisan kita satu persatu. Baru kita print. Jika dokumen yang
kita print itu sifatnya tidak resmi dan berupa pengetahuan, atau sedang dianalisis, akan
lebih baik kita mengeprint kertas timbal balik. Yang awalnya harus menggunakan 50
halaman, dapat menjadi 25 halaman. Jika ingin lebih irit lagi, anda bisa memblok seluruh
tulisan anda, lalu ubah font huruf menjadi ukuran yang lebih kecil setidaknya sampai
batas mata anda sanggup membacanya, lalu perkecil margin (batas kiri dan kanan) kertas
cetakan anda. hal ini cukup mengurangi penggunaan kertas jika anda sedang membuat
suatu konsep yang masih harus dicoret-coret sebelum tulisan yang telah sempurna anda
serahkan kepada atasan anda. Selain itu, jika anda ingin memberikan dokumen kepada
salah satu rekan anda, kirimkan saja dalam bentuk file melalui e-mail, atau dicopy saja
melalui flashdisk, jangan dicetak (jika teman anda tidak mempermasalahkannya). Bila
perlu suatu instansi menerapkan sistem surat elektronik untuk seluruh divisi, hingga ke
level atasan pun melakukannya. Atasan yang berada di luar kota tetap dapat mengontrol
hasil kerja pegawai melalui gadget (misalnya smartphone) yang mereka miliki karena
dokumen itu telah dikirimkan via e-mail dan dilihat atasan melalui gadgetnya itu.
4. Lakukan penghematan listrik Salah satu cara yang dapat anda lakukan adalah dengan
cara menggunakan komputer maupun printer seperlunya.
Matikan saja jika anda tidak mempergunakannya dalam waktu yang cukup lama. Anda
pun dapat menyetel komputer dengan mode hemat energi untuk menghemat ketika
mengopperasikannya. Cara lain yaitu jika hari cukup terang, matikan saja beberapa
lampu yang menyala, buka tirai jendela agar cahaya matahari dari luar menerangi suasana
di ruangan anda. dan jika hari cukup sejuk, tidak salah rasanya anda mematikan
pendingin ruangan anda, lalu membuka jendela agar sirkulasi udara diruangan anda
menjadi lebih segar.
5. Gunakan produk hemat energi Banyak produk elektronik di pasaran yang telah
direkomendasi hemat energi).
Biasanya produk hemat energi ini memiliki label Energy Star (* energy). Ketika anda
berencana membeli beberapa peralatan elektronik kantor bukankah labih baik membeli
produk seperti ini. Apabila berencana membeli bola lampu, jika ruangan yang akan
diganti bola lampunya tidak terlalu gelap, beli saja bola lampu hemat energi dengan
tegangan watt yang rendah.
6. Mengganti perabotan/peralatan tertentu
Penghematan dapat juga dilakukan dengan cara mengganti peralatan/perabotan kantor
yang terbuat dari plastik dengan perabotan/peralatan yang berbahan baku dari kayu, rotan
atau bahan-bahan lain yang alami atau bermaterial besi anti karat. Material plastik tidak
akan bertahan dalam jangka waktu lama. Jika anda terlanjur membeli perabotan /
peralatan yang terbuat dari plastik, gunakan saja sampai umur ekonomisnya habis, lalu di
kemudian harinya ketika akan membeli produk baru anda dapat menggantinya dengan
produk seperti yang penulis maksud.
7. Gunakan Laptop dan Proyektor
Penggunaan komputer desktop cukup banyak menggunakan listrik. Laptop
mengkonsumsi listrik lebih sedikit dan juga ruang yang lebih lapang. Jika suatu saat ada
rencana pengadaan perangkat komputer baru, mungkin lebih baik membeli laptop dari
pada komputer desktop. Dengan catatan penggunaan laptop harus sesuai ketentuan dan
jangan berlebihan. Bila perlu beli kipas pendingin khusus laptop agar umur ekonomis
laptop itu terjaga. Penyampaian informasi, bahan diskusi atau notulen hasil rapat akan
lebih baik dilakukan dengan memanfaatkan layar dan proyektor daripada menggunakan
hasil cetak (print-out). Cara demikian disamping dapat menghemat pemakaian kertas,
juga menghemat pemakaian energi, karena konsumsi energi laptop jauh lebih sedikit bila
dibandingkan dengan menggunakan komputer desktop. Keuntungan lain, jika terdapat
koreksi atau tambahan terhadap bahan yang disampaikan bisa langsung dilakukan pada
saat itu.
8. Beli perangkat pengaman tambahan
Seringkali peralatan elektronik kantor cepat rusak karena listrik tidak stabil. Selain
merusak peralatan tersebut, juga berbahaya bagi keamanan kantor. Maka dari itu
sebaiknya peralatan listrik kantor diamankan dengan cara menambahkan perangkat
Stavolt yang berfungsi sebagai alat yang menstabilkan voltase listrik kantor anda. selain
anda dapat menambahkan UPS sebagai penyimpan daya sementara yang dapat digunakan
untuk semua perangkat komputer. Sehingga ketika arus listrik putus, anda dapat terus
bekerja sebentar sambil menunggu listrik hidup, karena tak jarang listrik putus hanya
sebentar lau hidup kembali. Jika listrik dianggap akan mati cukup lama, matikan saja
komputer yang hidup lalu tunggu hingga listrik hidup kembali. Jangan sampai karena ini
menyebabkan perangkat komputer rusak dan menyebabkan pengeluaran tambahan untuk
mengganti atau memperbaikinya.
9. Jangan beli jika masih bisa diperbaiki
Hindari terlalu sering membeli produk-produk baru untuk peralatan kantor. Apabila
kerusakan peralatan tidak terlalu parah, bukankah lebih baik diperbaiki saja. Akan tetapi
jika biaya perbaikan cukup tinggi, barulah anda memikirkan rancana penggantian unit
yang lebih baru.
10. Tumbuhkan rasa tanggung jawab mempergunakan peralatan kantor
Atasan harus memberikan motivasi kepada bawahan bahwa semua perlatan yang ada
untuk keperluan bersama. Anggap peralatan kantor itu adalah miliki kita sendiri yang
dibeli dari uang kita sendiri. Dengan pemberian motivasi seperti itu, akan menumbuhkan
rasa tanggung jawab seluruh pekerja di suatu organisasi dari atasan hingga bawahan.
Bukankah kita akan lebih sayang terhadap sesuatu barang yang merupakan miliki kita
sendiri dibandingkan milik orang lain?