(1) Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen | Andi Analisa - Academia.

edu

(1) Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen | Andi Analisa - Academia.edu

ugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

ISO, Management Article, Productivity

Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2008 adalah
orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian,
penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya
membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001
klausul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman / catatan
mutu. Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi
dimana seluruh dokumen baik format maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan
dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya
mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan format sedangkan
rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian
purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing. Tidak ada keharusan dalam ISO 9001 untuk
menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

Membantu management representative dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen dan

rekaman mutu

Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang
diberikan akurat dan up to date.

Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan

Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management

representative

Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan

Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri
Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam klausul 4.2.3 ISO
9001:2008 sebagai berikut:

a) Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.

b) Menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang dokumen,

c) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,

d) Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat
pengguna,

e) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,

f) Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi
yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya
dikendalikan, dan

g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi
yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun .

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.

Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.

Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat

Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan ini harus
melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa
dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus
memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan
dengan dokumen.

Beberapa Kesalahan yang Kerap Dilakukan Pengendali Dokumen

Apabila di Organisasi, Anda adalah seorang Pengendali Dokumen, maka Anda perlu membaca artikel
berikut sampai selesai agar terhindar dari kesalahan yang mungkin dilakukan oleh Pengendali Dokumen.

Berikut adalah beberapa kesalahan yang mungkin dapat dilakukan oleh seorang Pengendali Dokumen
berdasarkan pengalaman kami selama menjadi Konsultan ISO:

1. Status Pengendalian Dokumen

Dokumen dalam sistem manajemen memiliki empat status pengendalian, umumnya status
pengendalian dokumen dilakukan dengan memberikan stempel pengendalian pada halaman muka
dokumen, secara garis besar empat status pengendalian tersebut adalah:

Dokumen Asli, adalah dokumen awal yang digunakan untuk distribusi, Dokumen Asli memili tanda
tangan asli (basah) dari pihak – pihak yang memberikan pengesahan. Stempel pengendalian yang
digunakan biasanya adalah MASTER atau ORIGINAL

Salinan Dokumen Terkendali, adalah salinan dari Dokumen Asli yang didistribusikan kepada bagian
terkait dan digunakan sebagai pedoman kerja. Salinan Terkendali adalah salinan dokumen yang status
dan versinya dikendalikan oleh Pengendali Dokumen. Stempel pengendalian yang umum digunakan
adalah CONTROLLED COPY atau SALINAN TERKENDALI.

Salinan Tidak Terkendali, adalah salinan dari Dokumen Asli yang didistribusikan kepada pihak eksternal
yang meminta dokumen tersebut atas persetujuan Manajemen. Salinan Tidak Terkendali adalah
dokumen yang status dan versinya tidak dikendalikan oleh Pengendali Dokumen. Stempel pengendalian
yang umum digunakan adalah UNCONTROLLED COPY atau SALINAN TIDAK TERKENDALI.
Dokumen Kedaluwarsa, adalaah Dokumen Asli atau Salinan Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi.
Stempel pengendalian yang umum digunakan adalah OBSOLETE.

Stempel Status Pengendalian Dokumen

Stempel Status Pengendalian Dokumen

Kesalahan umum yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah kesalahan dalam memberikan
status stempel pengendalian dokumen, misalnya salinan dokumen yang didistribusikan ke bagian
Organisasi tidak diberi stempel SALINAN TERKENDALI. Dokumen Asli tidak diberi stempel MASTER, atau
salinan dokumen yang diberikan kepada pihak eksternal diberikan stempel SALINAN TERKENDALI.

2. Pengesahan Prosedur Kerja

Pengesahan prosedur merupakan hal yang sangat penting sebelum prosedur dijadikan acuan kerja bagi
Organisasi. Kesalahan yang umum dilakukan pengendali dokumen adalah sebelum prosedur disahkan
oleh semua pihak – pihak yang terkait (dibuat oleh, diperiksa oleh, disetujui oleh), prosedur tersebut
sudah didistribusikan ke beberapa bagian dalam Organisasi. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan
dalam bekerja karena prosedur yang digunakan tidak sesuai.

Contoh Dokumen Belum Disahkan

Contoh Dokumen Belum Disahkan

3. Distribusi Dokumen

Ada beberapa cara/ prosedur yang dapat dilakukan Organisasi untuk melakukan distribusi salinan
dokumen. Prosedur yang paling umum dilakukan oleh Organisasi adalah dengan melakukan fotokopi
dari Dokumen Asli yang telah berstempel MASTER, kemudian hasil fotokopi salinan dokumen tersebut
diberikan stempel SALINAN TERKENDALI. Sehingga dokumen yang akan didistribusikan memiliki dua
stempel pengendalian, yaitu MASTER dan SALINAN TERKENDALI. Stempel MASTER menjadi berwarna
hitam putih karena hasil dari fotokopi, seharusnya salinan dokumen menjadi seperti berikut:

Hasil Salinan Dokumen Asli

Contoh Hasil Salinan Dokumen Asli yang Benar

Kesalahan umum yang sering dilakukan pengendali dokumen dalam melakukan distribusi dokumen
adalah tidak melakukan fotokopi dari Dokumen Asli namun mencetak kembali dokumen yang baru,
meminta pengesahan kembali, dan baru memberikan stempel MASTER dan SALINAN TERKENDALI atau
memberikan SALINAN TERKENDALI saja tanpa stempel MASTER.
Contoh Salah Salinan Dokumen Terkendali

Contoh Salah Salinan Dokumen Terkendali

Contoh pada gambar di atas stempel MASTER masih berwarna merah berdampingaan dengan stempel
SALINAN TERKENDALI, hal ini mengindikasikan Pengendali Dokumen tidak melakukan fotokopi dari
Dokumen Asli namun mencetak dokumen baru.

4. Tanda Terima Dokumen

Saat mendistribusikan dokumen kepada bagian terkait, Pengendali Dokumen dapat membuat tanda
terima dokumen sebagai bukti dokumen telah diberikan kepada pihak terkait. Hal ini dilakukan agar
Pengendali Dokumen dapat melakukan penulusuran salinan dokumen yang didistribusikan kepada
bagian terkait dan mencegah bagian terkait mengklaim bahwa belum diberikan dokumen padahal sudah
didistribusikan oleh Pengendali Dokumen.

Kesalahan umum yang dilakukan Pengendali Dokumen adalah saat melakukan distribusi dokumen tidak
membuat tanda terima dokumen. Untuk itu Pengendali Dokumen harus menyiapkan form Tanda Terima
Dokumen terlebih dahulu sebelum melakukan distribusi.

Contoh Tanda Terima Dokumen

Contoh Tanda Terima Dokumen

5. Penomoran Dokumen

Dalam standar ISO 9001:2015 Klausul 7.5.2 disebutkan bahwa ketika membuat dokumen Organisasi
harus memastikan kesesuaian Identifikasi dan Deskripsi seperti penulisan judul, tanggal, penulis, dan
nomor dokumen. Organisasi harus mengatur mengenai tata cara pemberian nomor dokumen agar
memudahkan identifikasi dokumen.

Kesalahan yang sering dilakukan Pengendali Dokumen adalah kesalahan dalam memberikan nomor
dokumen yang mana tidak sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Pengendali Dokumen harus
mempelajari terlebih dahulu mengenai aturan perusahaan dalam memberikan penomoran dokumen,
hal ini dilakukan agar terhindar dari kesalah penomoran dokumen.
Contoh Salah Penomoran Dokumen

Contoh Flowchart SOP Pengendalian Dokumen

Dokumen kontrol bertanggung jawab menangani permasalahan yang berkaitan
dengan dokumen internal / eksternal. Baik saat pembuatan, pengesahan,
penerbitan maupun pemusnahan dokumen. Dalam menjalankan tugasnya seorang
dokumen kontrol harus mempunyai panduan baku (SOP / Standard Operating
Procedure) untuk dijadikan sebagai acuan agar apa yang dilakukannya dapat
termonitoring dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut contoh
sample flowchart SOP Pengendalian Dokumen :
 Gambar 1. Flowchart SOP Pengendalian Dokumen
Dalam pembuatan dokumen internal (revisi/baru), User harus mengisi form
P4D (Permohonan Penerbitan Perubahan Pemusnahan Dokumen) agar histori
sebuah dokumen dapat termonitoring dengan baik. Selanjutnya draft dokumen
baru/revisi yang telah dibuat diajukan ke pihak yang berwenang untuk
disahkan.Dokumen yang telah disahkan harus diberikan kepada dokumen
kontrol untuk dimasukkan kedalam daftar master list dokumen sehingga
histori revisi bisa dimonitoring.

Untuk dokumen yang akan didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan

harus diberi cap (controlled copy/for construction/dll sesuai dengan
kebutuhan) agar dokumen tersebut dianggap "legal". Apabila dokumen
tersebut sudah usang dan sudah ada revisian baru, maka dokumen tersebut
harus ditarik dari edaran dan menggantinya dengan dokumen baru yang telah
disahkan.

Mengenai dokumen eksternal, dokumen tersebut bisa didapat dari Client,

pembelian ditoko resmi, dll. Pada saat menerima dokumen eksternal, wajib
dilakukan pencatatan tanggal penerimaan dokumen serta detail dari dokumen
yang diterima. Selanjutnya dokumen tersebut dipelajari untuk mengetahui
keterkaitan dengan dokumen internal, apabila dokumen tersebut saling
berkaitan dengan dokumen internal maka akan ada revisi untuk dokumen
internal terkait.