LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN PADA BAGIAN KEARSIPAN DI

KECAMATAN RAJADESA KABUPATEN CIAMIS

Muhamad Iqbal Maulana

*) Universitas Galuh, Ciamis, Indonesia
.....................@gmail.com

ABSTRAK

Berbagai kegiatan manusia hampir semua dapat diwakili oleh komputer, misalnya
menghitung, menulis, membaca dan lain-lain. Kesamaan-kesamaan ini yang membuat
komputer dapat dimanfaatkan oleh manusia dalam melakukan aktifitasnya. Untuk lebih
mengasah kemampuan dan menambah pengetahuan mahasiswa, maka perlupengalaman
kerja secara langsung melalui Praktek Kerja Lapangan (PKL). Dalam PKL tersebut,
diharapkan mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu Komputasi yang diperoleh dengan
menggunakan program-program yang telah dipelajari, sehingga mahasiswa dapat
membantu menyempurnakan aplikasi yang adadan membantu menyediakan informasi data
yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. Setelah penyusun melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan selama Kurang Lebih satu bulan maka dapat mengetahui kegiatan-kegiatan yang
dilakukan di Kantor Kecamatan Rajadesa sehingga dapat diambil kesimpulan dari
penyusunan laporan ini, yaitu: 1) Diperlukan sebuah database yang berguna menyimpan
data atau laporan kearsipan yang terkomputerisasi. 2) Diperlukan sebuah sistem informasi
yang berguna untuk menambah, menampilkan data untuk menambah, menampilkan,
mengirim, mengedit, menghapus, dan mencari data laporan kearsipan. 3) Kantor Kecamatan
Bandongan belum dapat mengefektifkan waktu dengan menggunakan sistem informasi dan
peralatan yang ada. 4) Sistem yang bagus dengan dukungan sumber daya yang baik akan
menghasilkan output yang memuaskan. 5) Dengan adanya PKL (Praktek Kerja Lapangan)
ini dapat menambah wawasan bagi penulis tentang perkembangan dunia kerja.

Kata Kunci : Kearsipan

PENDAHULUAN mengahadapi segala dampak negatif akibat

Perkembangan ilmu dan teknologi
saat ini begitu pesatnya, laju
perkembangan itu demikian luasnya
hingga hampir mencakup seluruh
kehidupan manusia, khususnya di bidang
teknologi informasi, komunikasi dan
komputer. Inilah yang melatarbelakangi
perlunya penerapan iptek pada perusahaan-
perusahaan swasta maupun pada instansi
pemerintahan di berbagai bidang.
Otomatis menjadi tantangan untuk
dapat menerima perubahan-perubahan
yang datang dari dalam maupun dari luar
negeri, untuk dituntut agar siap
dari proses perkembangan teknologi di
dunia ini, sekaligus diharapkan dapat
memanfaatkan segala dampak positif yang
ditimbulkan, dalam memenuhi tuntutan
diperlukan sumber daya manusia yang
cakap dan handal, karena teknologi yang
canggih tanpa peran aktif sumber daya
manusia tidak akan berarti apa-apa.
Komputer memegang peranan yang
penting dalam aktivitas manusia modern
saat ini.
Berbagai kegiatan manusia hampir
semua dapat diwakili oleh komputer,
misalnya menghitung, menulis, membaca
dan lain-lain. Kesamaan-kesamaan ini
yang membuat komputer dapat
dimanfaatkan oleh manusia dalam
melakukan aktifitasnya. Misalnya dalam
pengolahan datadata penting perusahaan,
pembuatan laporan-laporan kegiatan,
anggaran atau perencanaan, atau
pengolahan arsip-arsip perusahaan atau
instansi. Mahasiswa dituntut agar memiliki
kemampuan yang memadai dengan seiring
berkembangnya teknologi. Praktek secara
real adalah wujud nyata dari pendidikan
dan ilmu pengetahuan yang dimilikinya.
Untuk lebih mengasah kemampuan
dan menambah pengetahuan mahasiswa,
maka perlupengalaman kerja secara
langsung melalui Praktek Kerja Lapangan
(PKL). Dalam PKL tersebut, diharapkan
mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu
Komputasi yang diperoleh dengan
menggunakan program-program yang
telah dipelajari, sehingga mahasiswa dapat
membantu menyempurnakan aplikasi yang
adadan membantu menyediakan informasi
data yang dibutuhkan secara cepat dan
tepat.
Berdasarkan latar belakang di atas,
maka rumusan masalah yang dapat
diuraikan adalah “Bagaimana mahasiswa
dapat memahami dan
mengimplementasikan ilmu yang didapat
di bangku kuliah ke dalam dunia kerja
yang sesungguhnya ?”
LANDASAN TEORI
A. Sistem
Beberapa pendapat menurut para ahli
yang mendukung tentang pengertian
sistem antara lain adalah :
a. Menurut Hall (2001, p5), sistem adalah
sekelompok dua atu lebih komponen
yang saling berkaitan (interrelated)
atau sub-sub elemen yang bersatuuntuk
mencapai tujuan yang sama (common
purpose).
b. Sistem menurut Jogiyanto (1999),
sistem adalah suatu kesatuan yang
terdiri dari dua atau lebih komponen
atau sub-sistem yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan. Secara
sederhana, suatu sistem dapat diartikan
sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen atau variabel-
variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan
satu sama lainnya dan terpadu.
c. Menurut McLeod (2001, p10), sistem
adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan.
d. Menurut Lucas (1993, p2), sistem
adalah suatu himpunan komponen atau
variable yang terorganisaasi, saling
berinteraksi, saling bergantungan satu
sama lain dan terpadu.
Dari beberapa definisi tersebut, ditarik
kesimpulan bahwa sistem adalah
kumpulan dari beberapa elemen yang
saling berintegrasi untuk mencapai tujuan
tertentu. Elemen-elemen yang mewakili
suatu sistem secara umum adalah masukan
(input), pengolahan (processing) dan
keluaran (output).
B. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (1999), suatu
sistem mempunyai karakteristik atau sifat-
sifat yang tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen (components), batas
sistem (boundary), lingkungan luar sistem
(environments), penghubung (interface),
masukan (input), keluaran (output),
pengolah (process) dan sasaran
(objectives) atau tujuan (goal).
Karakteristik Sistem menurut Jogiyanto
(1999) sebagai berikut:
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi dan
saling bekerja sama membentuk satu
kesatuan. Komponen sistem atau
 elemen sistem dapat berupa suatu sub-
sistem atau bagian-bagian dari sistem.
Setiap sub-sistem mempunyai sifatsifat
dari sistem yang menjalankan suatu
fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan
lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup
(scope) dari sistem tersebut
c. Lingkungan Luar Sistem
(environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem
adalah apapun diluar batasdari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan
energi dari sistem dan dengan
demikian harus tetap dijaga dan
dipelihara. Sedangkan lingkungan luar
yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan
menggangu kelangsungan hidup dari
sistem.
d. Penghubung (interface)
Penghubung merupakan media antara
satu sub-sistem dengan sub-sistem
yang lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber daya mengalir
dari satu sub-sistem ke sub-sistem
yang lainnya. Dengan penghubung,
satu sub-sistem dapat berintegrasi
dengan sub-sistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Input adalah energi yang dimasukkan
kedalam sistem. Input dapat berupa
perawatan (maintenance) dan sinyal
(signal). Maintenance adalah energi
yang dimasukkan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal
adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Contoh dalam
sistem komputer, program adalah
maintenance yang digunakan untuk
mengoperasikan komputer dan data
adalah signal untuk diolah menjadi
informasi.
f. Keluaran (output)
Output adalah hasil dari energi yang
diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna.output dapat
merupakan masukkan untuk sub-sistem
yang lain. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang merupakan hasil
sisa pembuangan, sedangkan informasi
adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu
bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya.process akan
merubah input menjadi output. Suatu
sistem produksi akan mengolah input
berupa bahan baku dan bahan-bahan
yang lain menjadi sebuah output
berupa barang jadi.
h. Sasaran atau Tujuan
Suatu sistem mempunyai sasaran
(objective) dan tujuan (goal),kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran,
maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat 8
menentukan inputyang dibutuhkan
sistem dan output yang akan dihasilkan
sistem. Suatu sistem baru dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
C. Teori informasi
Beberapa pendapat menurut para
ahli yang mendukung tentang pengertian
informasi antara lain adalah :
a. Menurut McLeod (2001, p15),
informasi adalah data yang telah
 diproses, atau data yangb memiliki arti.
Informasi merupakan bagian yang
penting dari suatu perusahaan.
b. Menurut Jogiyanto (1999), informasi
dapat didefinisikan sebagai hasil dari
pengolahan data dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-
kejadian ( event) yang nyata ( fact)
yang digunakan untuk pengambilan
keputusan. Sumber dari informasi
adalah data. Data merupakan bentuk
jamak dari bentuk tunggal atau data-
idem. Sumber informasi adalah data.
Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal atau data-idem. Data
adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-
kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-
kejadian (event) adalah sesuatu yang
terjadi pada saat yang tertentu.
Didalam dunia bisnis, kejadian-
kejadianyang sering terjadi adalah
perubahan dari suatu nilai yang disebut
dengan transaksi. Kesatuan nyata (fact)
adalah berupa suatu objek nyata seperti
tempat, benda dan orang yang betul-
betul ada dan terjadi.
c. Menurut Davis (1993, p3), informasi
diartikan sebagai data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam mengambil
keputusan saat ini atau mendatang.
Berdasarkan analogi tersebut, dapat
dinyatakan bahwa data sebagai bahan
baku dan informasi sebagai bahan jadi.
Dari berbagai definisi diatas, dapat
disimpulkan bahwa informasi adalah data
yang telah diolah sehingga lebih bermakna
dan bermanfaat bagi pengguna dan
penerimanya.
D. Siklus Informasi
Menurut Jogiyanto (1999), data
merupakan bentuk yang masih mentah,
belum banyak bercerita banyak, sehingga
perlu diolah lebih lanjut. Data diolah
melalui suatu model untuk menghasilkan
informasi. Data dapat berbentuk simbol-
simbol semacam huruf-huruf atau
alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk
suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan
sebagainya. Data yang diolah melalui
suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut,
membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu
tindakan yang lain yang akan membuat
sejumlah data kembali. Data tersebut akan
ditangkap sebagai input, diproses kembali
lewat suatu model dan seterusnya
membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut
dengan siklus informasi ( information
cycle ) atau ada yang menyebutnya dengan
istilah siklus pengolahan data ( data
processing cycles
Kualitas dari suatu informasi
tergantung dari tiga hal, yaitu informasi
harus akurat, tepat pada waktunya dan
relevan (Jogiyanto, 1999).
1. Akurat Informasi harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat juga
berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
Informasi harus akurat karena dari
sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan
banyak terjadi gangguan (noise)
yang dapat merubah atau merusak
informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya Informasi
yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai
nilai lagi. Karena informasi
merupakan landasan di dalam
pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat,
 maka dapat berakibat fatal untuk bentuk gambar maupun bagan yang
organisasi. memuat keterangan mengenai subjek
3. Relevan Informasi tersebut (pokok persoalan) ataupun peristiwa
mempunyai manfaat untuk yang dibuat orang untuk membantu
pemakainya. Relevansi informasi daya ingatan orang pula.
untuk tiap-tiap orang satu dengan b. Sistem kearsipan yang diterapkan di
yang lainnya berbeda. lingkungan kantor hendaknya
Nilai Informasi Suatu informasi disesuaikan dengan kondisi kantor
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih tersebut. Menurut Odger (2005) dalam
efektif dibandingkan dengan biaya Sukoco (2007:82) mendefinisikan
mendapatkannya. Kegunaan informasi manajemen arsip merupakan proses
adalah untuk mengurangi hal pengawasan, penyimpanan dan
ketidakpastian di dalam proses pengamanan dokumen serta arsip, baik
pengambilan keputusan tentang suatu dalam bentuk kertas (manual) maupun
keadaan. Akan tetapi perlu diperhatikan otomatis dengan media elektronik.
bahwa informasi yang digunakan didalam Dari beberapa istilah diatas dapat
suatu sistem informasi umumnya disimpulkan bahwa pengarsipan adalah
digunakan untuk beberapa kegunaan. semua kegiatan pengurusan arsip yang
Sehingga tidak memungkinkan dan sulit dimulai dari kegiatan penciptaan arsip,
untuk menghubungkan suatu bagian penyimpanan dan penemuan kembali,
informasi pada suatu masalah yang penyelamatan arsip (pengamanan,
tertentu dengan biaya untuk pemeliharaan, dan perawatan) dan
memperolehnya, karena sebagaian besar penyusutan.
informasi dinikmati tidak hanya oleh satu Dalam setiap kasus, manajer kantor
pihak di dalam perusahaan. Sebagian besar harus menganalisis masalah dan
informasi tidak dapat ditaksir memutuskan jalan keluar yang ia
keuntungannya dengan suatu nilai usang, pertimbangkan paling tepat. Sistem
tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. pengarsipan yang efisien adalah sistem
Pengukuran nilai investasi biasanya dimana:
dihubungkan dengan analisis cost a. Rekaman yang diperlukan setiap saat
effectiveness atau cost-benefit. dapat dihasilkan tanpa penundaan yang
tidak masuk akal.
E. Teori Arsip b. Rekaman dilindungi secara memadai
Istilah arsip bisa mengandung selama periode rekaman itu
berbagai macam pengertian. Pendefinisian dipertahankan untuk referensi.
arsip dapat dipengaruhi oleh segi c. Biaya pemasangan dan pemeliharaan
peninjauan, sudut pandang dan atau sistem masuk akal dengan
pembatasan ruang lingkupnya. Akan memperhatikan pelayanan yang
tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, diperlukan
dirasa sangat penting untuk
menjelaskannya berdasarkan etimologi F. Teori Kepelatihan Kerja
atau asal-usul katanya. Menurut beberapa Menurut Gomes (1997 : 197),
ahli sistem kearsipan apat idefinisikan Pelatihan adalah setiap usaha untuk
sebagai berikut: memperbaiki prestasi kerja pada suatu
a. Menurut Barthos (2003), arsip adalah pekerjaan tertentu yang sedang menjadi
setiap catatan tertulis baik dalam tanggung jawabnya. Idealnya, pelatihan
harus dirancang untuk mewujudkan
tujuan-tujuan organisasi, yang pada waktu
bersamaan juga mewujudkan tujuan-tujuan
para pekerja secara perorangan. Pelatihan
sering dianggap sebagai aktivitas yang
paling umum dan para pimpinan
mendukung adanya pelatihan
karenamelalui pelatihan, para pekerja akan
menjadi lebih trampil dan karenanya akan
lebih produktif sekalipun manfaat-manfaat
tersebut harus diperhitungkan dengan
waktu yang tersita saat latihan.
Pelatihan menurut Gary Dessler
(1997 : 263) adalah proses mengajarkan
karyawan baru atau yang ada sekarang,
keterampilan dasar yang mereka butuhkan
untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Sedangkan menurut John R.
Schermerhorn, Jr (1999 : 323), pelatihan
merupakan Serangkaian aktivitas yang
memberikan kesempatan untuk
mendapatkan
danmeningkatkanketrampilan yang
berkaitan dengan pekerjaan. Pelatihan
merupakan salah satu usaha dalam
meningkatkan mutu sumber daya manusia.
Karyawan, baik yang baru ataupun yang
sudah bekerja perlu mengikuti pelatihan
karena adanya tuntutan pekerjaan yang
dapat berubah akibat perubahan
lingkungan kerja, strategi, dan lain
sebagainya.
PEMBAHASAN
Kecamatan Rajadesa termasuk
kedalam wilayah Kabupaten Ciamis.
Secara geografis terletak disebelah utara
dengan jarak kurang lebih 33Km dari ibu
kota kabupaten Ciamis, dengan batas
wilayah sebagai berikut:
 Sebelah Utara : Kabupaten Kuningan
 Sebelah Selatan : Kecamatan Sukadana
 Sebelah Barat : Kecamatan Jatinagara
 Sebelah Timur : Kecamatan Rancah
Jumlah penduduk Kecamatan
Rajadesa diantaranya, jumlah penduduk
laki-laki yaitu 30.379 orang dan jumlah
penduduk perempuan yaitu 29.955 orang,
jadi jumlah keseluruhan penduduknya
yaitu 60.334 orang. Data-data di
Kecamatan Rajadesa : Jumlah kantor
Desa/Kelurahan 11 Jumlah lingkungan
atau Dusun 56 Jumlah RW (Rukun Warga)
127 Jumlah RT (Rukun Tetangga) 392
Mata pencaharian penduduk sebagian
besar adalah petani, pedagang dan ada
beberapa perusahaan kecil yang dikelola
secara perorangan yaitu penggergajian
kayu dan peternakan ayam.
Visi dan Misi Kecamatan Rajadesa
Visi “Terciptanya pelayanan yang bersih,
cepat, tepat dan akurat”. Misi “Pelayanan
yang bersih, cepat, tepat, dan akurat
masyarakat menjadi puas“ Motto “ CERIA
(Cepat, Efektif dan Efisien, Ramah, Ikhlas,
Akuntabel)“.
Struktur Organisasi :
a. Camat
b. Sekertaris Camat
c. Subag Umum
d. Subag Keuangan
e. Seksi-seksi
- Seksi Tata Pemerintahan
- Seksi Tantrib
- Seksi Perekonomian
- Seksi Pembangunan
- Seksi PMD 3
Aturan Tata Tertib Kerja Hari Kerja
dan Jam Kerja
a) Senin s/d Kamis Pukul 07.30 – 15.15
WIB Istirahat Puku 12.00 – 13.00 WIB
b) Jum’at Pukul 07.30 s/d 16.00 WIB
Istirahat Pukul 11.30 – 13.00 WIB
KESIMPULAN
Setelah penyusun melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan selama Kurang
Lebih satu bulan maka dapat mengetahui
kegiatan-kegiatan yang dilakukan di
Kantor Kecamatan Rajadesa sehingga
dapat diambil kesimpulan dari penyusunan
laporan ini, yaitu:
1. Diperlukan sebuah database yang
berguna menyimpan data atau laporan
kearsipan yang terkomputerisasi.
2. Diperlukan sebuah sistem informasi
yang berguna untuk menambah,
menampilkan data untuk menambah,
menampilkan, mengirim, mengedit,
menghapus, dan mencari data laporan
kearsipan.
3. Kantor Kecamatan Bandongan belum
dapat mengefektifkan waktu dengan
menggunakan sistem informasi dan
peralatan yang ada.
4. Sistem yang bagus dengan dukungan
sumber daya yang baik akan
menghasilkan output yang memuaskan.
5. Dengan adanya PKL (Praktek Kerja
Lapangan) ini dapat menambah
wawasan bagi penulis tentang
perkembangan dunia kerja.

DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra bin Ladjamudin.(2005).Analisis
dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta:Graha Ilmu.

Drs.Zulkifli Amsya hMLS.(2001).

Manajemen Sistem Informasi.
Jakarta:PT.Gramedia Pustaka
Utama.

Fatta, Hanif Al.(2007). Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi.
Yogyakarta: ANDI.

Hariyanto,Bambang.(2008). Dasar
Informatika & Ilmu Komputer
disertai aksi-aksi
praktis.Yogyakarta:Graha Ilmu.

Iputu Agus Eka Pratama.(2004). Sistem

Informasi Dan Implementasinya.
Bandung:Informatika.

Kadir,Abdul.(2003).Pengenalan Sistem
Informasi.Yogyakarta:ANDI.