PEMERINTAH KABUPATEN GROBOGAN

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS KEDUNGJATI
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 25 B, Kedungjati 58167 Telp. (0292) 5137019
Email: puskesmaskedungjati@gmail.com

FMEA

PROSEDUR PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN BARU

I. Unit Kerja : Pendaftaran

Prosedur Pelayanan
a. Pasien ambil nomor urut pendaftaran.
b. Panggil pasien sesuai nomor urut.
c. Tanyakan maksud kunjungan.
d. Minta kartu identitas dan kartu Jaminan kesehatan jika mempunyai.
e. Tulis data pasien di buku register, lembar resep, lembar klaim dan form Rekam medis
f. Buatkan family folder baru.
g. Masukkan form rekam medis dalam family folder.
h. Buatkan Kartu identitas berobat dan berikan informasi singkat terkait pelayanan.
i. Serahkan kembali kartu identitas pasien, kartu jaminan kesehatan dan kartu identitas
berobat (KIB)
j. Beri pesan agar pasien selalu membawa kartu identitas dan KIB jika berkunjung
k. Persilahkan pasien menunggu panggilan pemeriksaan di ruang tunggu.
l. Distribusikan rekam medis sesuai pemeriksaan

II. Tim FMEA

Ketua Sri Ismiyati, S. Kep. Ns

Anggota 1. Bekti Puasari
2. Asrilia
3. Anggun
Notulen Ike Nurkhayati

III. Peran masing-masing Ketua dan Anggota

Tim FMEA Peran

Ketua Memonitor pekerjaan anggota FMEA
Anggota 1. Paham proses FMEA
2. Hadir di setiap pertemuan FMEA
3. Mempersiapkan kebutuhan untuk melakukan FMEA
4. Memberikan input yang jujur kepada tim
5. Mendengarkan aktif

IV. Jadwal kegiatan TIM

N
KEGIATAN WAKTU KETERANGAN
O
Tim FMEA berkoordinasi dengan
Terlaksana sesuai
1 petugas pendaftaran tentang SOP yang 01 Februari 2018
jadwal
akan di FMEA
Tim FMEA melaksanakan observasi
Terlaksana sesuai
2 terhadap pelaksanaan SOP yang di 05 Februari 2018
jadwal
FMEA
Tim FMEA melakukan evaluasi Terlaksana sesuai
3 12 Februari 2018
terhadap SOP yang di FMEA jadwal
Melaksanakan tindak lanjut hasil Terlaksana sesuai
4 19 Februari 2019
evaluasi yaitu menghasilkan SOP baru jadwal
V. Alur proses yang sekarang

Pasien ambil
nomor urut
pendaftaran

Panggil pasien sesuai nomor urut

Tanyakan maksud kunjungan

Minta kartu identitas dan kartu Jaminan

kesehatan jika mempunyai

Tulis data pasien di buku register, lembar

resep, lembar klaim dan rekam medis

Buatkan family folder baru

Masukkan form rekam medis dalam family

folder

Buatkan Kartu identitas berobat dan

berikan informasi singkat terkait pelayanan

Serahkan kembali kartu identitas pasien, kartu

jaminan kesehatan dan kartu identitas berobat
(KIB)

Beri pesan agar pasien selalu membawa kartu

identitas dan KIB jika berkunjung

Persilahkan pasien menunggu panggilan

pemeriksaan di ruang tunggu

Distribusikan rekam medis

sesuai pemeriksaan
VI. Identifikasi Failure Modes

NO TAHAPAN KEGIATAN PADA ALUR PROSES FAILURE MODES

1 Pengambilan nomor urut pendaftaran. 1. Pasien tidak mengambil nomor antrian

2 Pemanggilan pasien sesuai nomor urut. 2. Pasien tidak mendengar panggilan

3. Petugas tidak menanyakan maksud

3 Menanyakan maksud kunjungan.
kunjungan
Meminta kartu identitas dan kartu Jaminan
4 4. Pasien lupa tidak membawa kartu
kesehatan jika mempunyai.
Pencatatan data pasien di buku register, lembar
5 5. Data identitas tidak tercatat lengkap
resep, lembar klaim dan rekam medis

6 Pembuatan family folder baru. 6. Kekosongan stok Family Folder

Memasukkan form rekam medis dalam family

7 7. Rekam medis tercecer
folder.
8. Pasien tidak memahami informasi yang
8 Pembuatan KIB dan pemberian informasi
disampaikan
Menyerahkan kembali kartu identitas pasien,
9. Kartu identitas, kartu berobat dan kartu
9 kartu jaminan kesehatan dan kartu identitas
jaminan kesehatan lupa tidak diserahkan
berobat (KIB)
Anjuran agar pasien selalu membawa kartu
10 10.Petugas tidak memberikan informasi
identitas dan KIB jika berkunjung
11.Pasien tidak mau menunggu (tidak mau
11 Pasien menunggu panggilan pemeriksaan
antri)
Pendistribusian rekam medis sesuai 12.Rekam medis salah masuk ruang
12
pemeriksaan pemeriksaan
VII. Matriks FMEA

APA YANG MUNGKIN OCCURANCE SEVERITY DETECTABILITY INDIKATOR UNTUK

NO GAGAL (FAILURE PENYEBAB AKIBAT (KEMUNGKINAN (TINGKAT (KEMUDAHAN RPN SOLUSI MENGUKUR
MODES) TERJADINYA) KEPARAHAN) DIDETEKSI) KEBERHASILAN
Pasien tidak Pasien tidak Pasien tidak Petugas Waktu tunggu
mengambil nomor mengetahui dilayani memasang pelayanan
1 4 4 6 96
antrian prosedur informasi pendaftaran
pendaftaran pendaftaran
Pasien tidak Pasien tidak Pasien menunggu Menggunakan Waktu tunggu
2 mendengar menunggu di lama 4 4 5 80 mesin antrian pelayanan
panggilan ruang tunggu dengan pengeras pendaftaran
Petugas tidak Petugas tidak Pasien salah Meningkatkan Pasien terlayani
3 menanyakan mematuhi SOP masuk ruang 6 6 4 144 kepatuhan SOP sesuai keluhan
maksud kunjungan pemeriksaan
Pasien lupa tidak Pemahaman Pasien menunggu Register Kesinambungan
membawa kartu pasien kurang lama pendaftaran riwayat
4 8 5 3 120
menggunakan kesehatan
Komputer pasien
Data identitas tidak Jumlah petugas Data rekam medis Penambahan Data rekam
5 5 6 5 150
tercatat lengkap kurang pasien tidak valid jumlah petugas medis valid
Kekosongan stok Belum melakukan Rekam medis Pengajuan FF ke Waktu tunggu
6 Family Folder pengajuan pasien tidak 2 3 2 12 admen sebelum pelayanan
lengkap stok habis
Rekam medis Family folder Riwayat kesehatan Pengajuan FF ke Waktu tunggu
7 tercecer kosong pasien hilang (tidak 4 3 6 72 admen sebelum pelayanan
berkesinambungan) stok habis
Pasien tidak Bahasa petugas Pasien tidak Meningkatkan Waktu tunggu
memahami informasi kurang dapat mengetahui kemampuan pelayanan
8 3 3 6 54
yang disampaikan dipahami prosedur pelayanan komunikasi
petugas
Pasien tidak Pasien tidak Pasien harus Register Waktu tunggu
menyimpan KIB memahami menunggu lama pendaftaran pelayanan
9 6 4 5 120
dengan baik prosedur menggunakan
computer
Petugas tidak Petugas terburu- Pasien harus Media informasi Kepuasan
10 memberikan buru menunggu lama 3 2 5 30 dibuat multi media pelanggan
informasi
Pasien tidak mau Kurangnya Pasien harus Informasi Kepuasan
menunggu (tidak pemahaman menunggu lama pendaftaran pelanggan
11 mau antri) pasien 2 2 5 20 disampaikan
dengan
multimedia
12 Rekam medis salah Petugas tidak teliti Pasien dilayani 5 2 4 40 Petugas harus Kepuasan
masuk ruang tidak sesuai mematuhi pelanggan
pemeriksaan keluhan prosedur
pendaftaran
VIII. Cut point kegagalan pelayanan pendaftaran

NO PERSENTASE
EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN RPN KUMULATIF
KUMULATIF
1. Pembuatan family folder baru 12 12 1,27 %
2. Pasien menunggu panggilan pemeriksaan 20 32 3,41 %
Anjurkan agar pasien selalu membawa kartu
3. 30 62 6,60 %
identitas dan KIB jika berkunjung
4. Pendistribusian rekam medis sesuai pemeriksaan 40 102 10,87 %
5. Pembuatan KIB dan pemberian informasi 54 156 16,63 %
6. Memasukkan form rekam medis dalam family folder 72 228 24,30 %
7. Pemanggilan pasien sesuai nomor urut 80 308 32,83 %
8. Pengambilan nomor urut pendaftaran 96 404 43,07 %
Meminta kartu identitas dan kartu Jaminan
9. 120 524 55,86 %
kesehatan jika mempunyai
Menyerahkan kembali kartu identitas pasien, kartu
10. jaminan kesehatan dan kartu identitas berobat 120 644 68,65 %
(KIB)
11. Menanyakan maksud kunjungan 144 788 84,00 %
Pencatatan data pasien di buku register, lembar
12. 150 938 100 %
resep, lembar klaim dan rekam medis
IX. Solusi dan indikator keberhasilan

APA YANG MUNGKIN PENYEBAB EFEK KEGAGALAN INDIKATOR WAKTU

NO PROSES/ LANGKAH SOLUSI
GAGAL KEGAGALAN TERHADAP PASIEN KEBERHASILAN EVALUASI
Menyerahkan kembali kartu identitas Pasien tidak menyimpan Pasien tidak Pasien harus Register pendaftaran Waktu tunggu
1 pasien, kartu jaminan kesehatan dan kartu KIB dengan baik memahami menunggu lama menggunakan pelayanan Setiap bulan
identitas berobat (KIB) prosedur computer
Pasien lupa tidak Pemahaman Pasien menunggu Register pendaftaran Kesinambungan
Meminta kartu identitas dan kartu Jaminan
2 kesehatan jika mempunyai
membawa kartu pasien kurang lama menggunakan riwayat kesehatan Setiap bulan
Komputer pasien
Pasien tidak mendengar Pasien tidak Pasien menunggu Menggunakan mesin Waktu tunggu
3 Pengambilan nomor urut pendaftaran panggilan menunggu di lama antrian dengan pelayanan Setiap bulan
ruang tunggu pengeras pendaftaran
Pasien tidak mendengar Pasien tidak Pasien menunggu Menggunakan mesin Waktu tunggu
4 Pemanggilan pasien sesuai nomor urut panggilan menunggu di lama antrian dengan pelayanan Setiap bulan
ruang tunggu pengeras pendaftaran
Rekam medis tercecer Family folder Riwayat kesehatan Pengajuan FF ke Waktu tunggu
Memasukkan form rekam medis dalam
5 family folder
kosong pasien hilang (tidak admen sebelum stok pelayanan Setiap bulan
berkesinambungan) habis
Pasien tidak memahami Bahasa petugas Pasien tidak Meningkatkan Waktu tunggu
6 Pembuatan KIB dan pemberian informasi informasi yang kurang dapat mengetahui prosedur kemampuan pelayanan Setiap bulan
disampaikan dipahami pelayanan komunikasi petugas
Rekam medis salah Petugas tidak Pasien dilayani tidak Petugas harus Kepuasan
Pendistribusian rekam medis sesuai
7 pemeriksaan
masuk ruang teliti sesuai keluhan mematuhi prosedur pelanggan 6 bulan sekali
pemeriksaan pendaftaran
Anjurkan agar pasien selalu membawa Petugas tidak Petugas Pasien harus Media informasi dibuat Kepuasan
8 6 bulan sekali
kartu identitas dan KIB jika berkunjung memberikan informasi terburu-buru menunggu lama multi media pelanggan
Pasien tidak mau Kurangnya Pasien harus Informasi pendaftaran Kepuasan
9 Pasien menunggu panggilan pemeriksaan menunggu (tidak mau pemahaman menunggu lama disampaikan dengan pelanggan 6 bulan sekali
antri) pasien multimedia
Kekosongan stok Family Belum Rekam medis pasien Pengajuan FF ke Waktu tunggu
10 Pembuatan family folder baru Folder melakukan tidak lengkap admen sebelum stok pelayanan Setiap bulan
pengajuan habis
X. Prosedur Pelayanan
1. Pasien ambil nomor urut pendaftaran.
2. Panggil pasien sesuai nomor urut.
3. Tanyakan maksud kunjungan.
4. Minta kartu identitas dan kartu Jaminan kesehatan jika mempunyai.
5. Entry data identitas di register pendaftaran dan aplikasi PCare
6. Tulis data pasien di lembar resep, lembar klaim dan form Rekam medis
7. Buatkan personal folder baru.
8. Masukkan form rekam medis dalam personal folder.
9. Buatkan Kartu identitas berobat dan berikan informasi singkat terkait pelayanan.
10. Serahkan kembali kartu identitas pasien, kartu jaminan kesehatan dan kartu identitas berobat
(KIB)
11. Beri pesan agar pasien selalu membawa kartu identitas dan KIB jika berkunjung
12. Persilahkan pasien menunggu panggilan pemeriksaan di ruang tunggu.
13. Distribusikan rekam medis sesuai pemeriksaan

XI. Alur Pelayanan yang baru

Pasien ambil
nomor urut
pendaftaran

Panggil pasien sesuai nomor urut

Tanyakan maksud kunjungan

Minta kartu identitas dan kartu Jaminan kesehatan

jika mempunyai

Entry data di register dan Aplikasi PCare

Tulis data pasien di lembar resep, lembar klaim dan form Rekam medis

Buatkan personal folder baru

Buatkan Kartu identitas berobat dan

berikan informasi singkat terkait pelayanan

Serahkan kembali kartu identitas pasien, kartu

jaminan kesehatan dan kartu identitas berobat
(KIB)

Beri pesan agar pasien selalu membawa kartu

identitas dan KIB jika berkunjung

Persilahkan pasien menunggu panggilan

pemeriksaan di ruang tunggu

Distribusikan rekam medis

sesuai pemeriksaan
 XII. Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah

APA YANG PENYEBAB EFEK KEGAGALAN

NO PROSES/ LANGKAH SV OCC DT RPN KET
MUNGKIN GAGAL KEGAGALAN TERHADAP PASIEN
Menyerahkan kembali kartu Pasien tidak menyimpan Pasien tidak Pasien harus menunggu Terjadi penurunan
identitas pasien, kartu KIB dengan baik memahami prosedur lama nilai RPN
1 3 5 6 90
jaminan kesehatan dan kartu
identitas berobat (KIB)
Meminta kartu identitas dan Pasien lupa tidak Pemahaman pasien Pasien menunggu lama Terjadi penurunan
2 kartu Jaminan kesehatan jika membawa kartu kurang 4 6 3 72 nilai RPN
mempunyai
Pengambilan nomor urut
Pasien tidak mendengar Pasien tidak Pasien menunggu lama Terjadi penurunan
3 pendaftaran
panggilan menunggu di ruang 4 3 5 60 nilai RPN
tunggu
Pemanggilan pasien sesuai
Pasien tidak mendengar Pasien tidak Pasien menunggu lama Terjadi penurunan
4 nomor urut
panggilan menunggu di ruang 3 4 5 60 nilai RPN
tunggu
Memasukkan form rekam
Rekam medis tercecer Family folder kosong Riwayat kesehatan pasien Terjadi penurunan
5 medis dalam family folder
hilang (tidak 4 2 6 48 nilai RPN
berkesinambungan)
Pembuatan KIB dan
Pasien tidak memahami Bahasa petugas Pasien tidak mengetahui Terjadi penurunan
6 pemberian informasi
informasi yang kurang dapat prosedur pelayanan 2 3 6 36 nilai RPN
disampaikan dipahami
Pendistribusian rekam medis
Rekam medis salah Petugas tidak teliti Pasien dilayani tidak sesuai Terjadi penurunan
7 sesuai pemeriksaan
masuk ruang keluhan 4 2 4 32 nilai RPN
pemeriksaan
Anjurkan agar pasien selalu Petugas tidak Petugas terburu-buru Pasien harus menunggu Terjadi penurunan
8 membawa kartu identitas dan memberikan informasi lama 2 2 5 20 nilai RPN
KIB jika berkunjung
Pasien menunggu panggilan
Pasien tidak mau Kurangnya Pasien harus menunggu Terjadi penurunan
9 pemeriksaan
menunggu (tidak mau pemahaman pasien lama 2 2 5 20 nilai RPN
antri)
Kekosongan stok Family Belum melakukan Rekam medis pasien tidak Terjadi penurunan
10 Pembuatan family folder baru Folder pengajuan lengkap 2 2 2 6
nilai RPN