Memimpin Sebuah Kepanitiaan

TUJUAN: Untuk melayani secara efektif sebagai ketua kepanitiaan dan mengarahkannya ke tindakan
yang sukses.

DISKUSI: Kepanitiaan adalah jenis kelompok kecil tertentu di mana pekerja sosial dapat menjalankan
fungsi kepemimpinan. Sebagai ketua Kepanitiaan, pekerja sosial harus menggunakan pedoman
untuk bekerja dengan kelompok kecil (lihat Butir 13.29). selain itu, memimpin sebuah Kepanitiaan
membutuhkan penggunaan pendekatan berorientasi tugas formal untuk kelompok yang dapat
difasilitasi dengan penggunaan selektif Item 13.30 dan 13.31. Pengetahuan penting bagi ketua dan
anggota Kepanitiaan adalah pengetahuan tentang prosedur parlementer. Selama hampir satu abad,
Robert's Rules of Order (Robert 1990) telah menjadi prosedur yang diterima untuk diikuti dalam
proses Kepanitiaan formal. Tabel 13.1 (hlm. 434-435) memberikan ringkasan aturan ini

Di atas segalanya, ketua Kepanitiaan harus percaya pada nilai dan kebijaksanaan pengambilan
keputusan kelompok Keputusan yang dibuat oleh kelompok kecil, dibandingkan dengan yang dibuat
oleh satu individu, lebih mungkin didasarkan pada informasi yang akurat dan lengkap dan pada
pertimbangan yang lebih luas; dengan demikian, keputusan lebih cenderung menjadi yang terbaik.
Itu tidak berarti bahwa Kepanitiaan tidak membuat keputusan yang buruk. Mereka melakukannya.
Tetapi sebuah kelompok lebih kecil kemungkinannya untuk membuat keputusan yang buruk atau
kesalahan penilaian yang serius daripada individu yang bertindak sendiri,

Tropman, Johnson, dan Tropman (1992) mengingatkan kita bahwa ketua Kepanitiaan harus waspada
terhadap bahaya pemikiran kelompok, situasi kesepakatan palsu atau konsensus palsu yang muncul
ketika anggota Kepanitiaan yang kuat mengambil pendirian yang kuat atas suatu masalah dan
anggota lainnya. hanya menyetujui daripada memperdebatkan sudut pandang yang berlawanan.
Segera setelah rapat, anggota lain biasanya akan mengeluh dan setuju di antara mereka sendiri
bahwa keputusan yang diambil adalah keputusan yang buruk. Tak perlu dikatakan, konflik ini bisa
dihindari jika ketua memastikan semua sudut pandang diungkapkan dan diperdebatkan dan tidak
ada anggota atau fraksi yang mendominasi rapat.

Orang biasanya bersedia menjadi anggota Kepanitiaan jika mereka yakin waktunya akan digunakan
secara efisien dan kerja Kepanitiaan akan menghasilkan perubahan yang nyata dan positif. Di sisi
lain, banyak orang memiliki alasan untuk tidak menyukai dan menghindari kerja panitia:

- Ada kekurangan tujuan yang jelas (misalnya, anggota tidak yakin mengapa mereka bertemu atau
apa yang harus mereka capai).

- Kurangnya kepemimpinan dan arahan oleh ketua (misalnya, ketua tidak membuat kelompok
bergerak dan fokus; masalah nyata tidak ditangani atau keputusan sulit dihindari).
- Ketua dan/atau anggota tidak menganggap serius penugasan (mis., kurangnya motivasi atau minat
terhadap pekerjaan panitia).

- Pekerjaan Kepanitiaan diabaikan oleh atasan (misalnya Kepanitiaan diminta untuk mempelajari
suatu masalah dan membuat rekomendasi tetapi rekomendasi tersebut diabaikan; terkadang
Kepanitiaan meADAmukan bahwa tidak pernah ada niat untuk mengikuti rekomendasi Kepanitiaan).

*Tabel 13.1 membutuhkan pembelajaran dan latihan sebelum menjadi berguna. Perhatikan bahwa
tindakan terjadi hanya setelah gerakan atau ketetapan yang sudah di perkenalkan, seperti yang
ditunjukkan di kolom kiri dengan "Proses Mulai Di Sini." Salah satu dari tiga rute untuk membuka
gerakan utama harus dipilih, dan kemudian kursi dapat melacak bagan dari kiri ke kanan untuk
meADAntukan proses yang akan diikuti. Apakah itu mengganggu debat? (Ya/Tidak) Apakah perlu
waktu sebentar? (Ya/Tidak) Apakah bisa diperdebatkan? (Ya/Tidak) Apakah bisa diubah? (Ya/Tidak)
Apakah diperlukan pemungutan suara, dan, jika demikian, berapa proporsi pemilih yang harus
mendukungnya agar disetujui? Untuk gerakan selanjutnya, proses yang sama berlaku. Perhatikan
bahwa bergerak ke atas halaman secara vertikal, gerakan "Hak Istimewa" dan "Anak perusahaan"
dicantumkan dalam urutan prioritas dari atas (#1) ke bawah halaman pertama (#12). Gerakan
"Insiden" dapat dibuat kapan saja selama debat, tetapi gerakan tersebut tidak mengesampingkan
gerakan istimewa.

Pedoman/ Jenis Tindakan Tujuan Mengga Membut Dapat di Dapat Membutuh

Deskripsi Tindakan nggu uhkan Pertaha di kan
Debat? yang nkan? Rubah? Suara?
Kedua?
- #1-12 GERAKAN meADAtapk TIDAK YA TIDAK TIDAK MAYORITA
dala ISTIMEW an rencana S
m A untuk
uruta 1. Tentukan menghentik
n waktu an
priori untuk pertemuan
tas menunda
- #1-4 2. Beristirah jeda TIDAK YA YA YA MAYORITA
Meng at sementara S
gantik 3. Pertanya dalam rapat YA TIDAK TIDAK TIDAK
an an menantang TIDAKADA
semu tentang hak majelis
a hak atau
Tinda istimewa anggota YA TIDAK TIDAK TIDAK
kan 4. Prosedur untuk TIDAKADA
lainny sesuai mengambil
a. aturan. tindakan
GERAKAN ANAK mengklarifik
PERUSAHAAN asi atau
menantang
 proses.
- #5-12 5. Gerakan Menunda TIDAK YA TIDAK TIDAK MAYORITA
Memf yang tindakan ke S
asilita tertunda pertemuan
si 6. Pertanya tertentu TIDAK YA TIDAK TIDAK
tinda an Tutup debat 2/3
kan sebelumn dan segera
pada ya pilih
gerak 7. Membata Membatasi TIDAK YA YA YA
an si perdebatan 2/3
lain perdebat yang akan
an dating
8. Menunda menunda TIDAK YA TIDAK YA
kepastian tindakan MAYORITA
sementara S
hingga
waktu
tertentu.
- masin 9. Mengacu Tunda TIDAK YA YA YA MAYORITA
g- pada sampai S
masin kepanitia panitia
g an dapat
dapat 10. Membuat meninjau TIDAK YA YA YA
dilaku perubaha masalah dan MAYORITA
kan n melaporkan TIDAK YA YA YA S
saat 11. Perubaha kembali.
gerak n dasar Satu TIDAK YA YA TIDAK MAYORITA
an di 12. Menunda perubahan S
bawa tanpa untuk
h ada batas perubahan MAYORITA
di waktu. dasar di S
lantai izinkan pada
suatu waktu.
Perubahan
tujuan
dalam
gerakan
utama.
Hapus
Gerakan dari
pertimbanga
n.

Proses Mulai Gerakan

Utama/Ketetapan
- Jalan - Gerakan Memperken TIDAK YA YA YA MAYORITA
untuk baru alkan S
mem - memperti Gerakan YA YA YA TIDAK
buka mbangka untuk MAYORITA
Gerak n kembali pertama S
an tindakan kalinya.
 utam sebelumn Mempertim
a ya bangkan
- Melanjut kembali TIDAK YA YA TIDAK
kan suara
pertimba sebelumnya. MAYORITA
ngan Mengambil S
gerakan
GERAKAN sebelumnya
INCIDENTAL diajukan.

- Tidak - Pindah ke Menantang YA YA YA TIDAK MAYORITA

ada Banding keputusan S
uruta - Pindah ke ketua. TIDAK YA TIDAK TIDAK
n aturan Mengesampi 2/3
priori penanggu ngkan
tas han prosedur
yang ada
- Timb - Perminta Memperbaik YA TIDAK TIDAK TIDAK TIDAKnr
ul an i kesalahan
dari prosedur proses
prose sesuai parlementer
s aturan .
perde
batan
dan
dapat
terjad
i
kapan
saja
- Hany - Gerakan Hapus YA TIDAK TIDAK TIDAK TIDAKADA
a menarik Gerakan dari
mem - Pembagia pertimbanga TIDAK TIDAK TIDAK TIDAK TIDAKADA
beri, n soal n.
untuk - Pembagia Bertindak YA TIDAK TIDAK TIDAK TIDAKADA
mem n majelis atas bagian-
perol - Perminta bagian gerak YA TIDAK TIDAK TIDAK TIDAKADA
eh an untuk atau
Gerak informasi amandemen
an .
istime Setelah
wa pemungutan
suara, minta
perhitungan
suara.
Mencari
klarifikasi

- Diskusi panitia dikendalikan atau didominasi oleh satu orang atau satu klik.
- Kurangnya persiapan untuk rapat (misalnya, tidak ada agenda, informasi yang diperlukan tidak
tersedia, dll.).

- Kurangnya tindak lanjut (misalnya, anggota atau ketua berjanji untuk melakukan sesuatu tetapi
gagal melakukannya).

- Ketua atau anggota memiliki agenda tersembunyi (misalnya beberapa anggota memiliki kapak
untuk mengerjakan sesuatu atau hanya akan meADArima satu hasil, terlepas dari pendapat
mayoritas).

Salah satu cara untuk membantu Kepanitiaan menghindari jebakan yang dapat menyebabkan rapat
tidak produktif adalah dengan melibatkan anggota dalam meADAtapkan tujuan dan prosedur
pengoperasian Kepanitiaan. Apakah itu Kepanitiaan baru atau yang telah berlanjut selama periode
waktu yang lama, akan berguna bagi ketua atau anggota lainnya untuk secara berkala meninjau dan
meADAgosiasi ulang tujuan dan metode operasi sehingga semua anggota dapat berpartisipasi penuh
dalam pekerjaan tersebut. Dyer (1995) mengidentifikasi beberapa langkah yang harus diikuti dalam
membangun Kepanitiaan yang produktif:

1. Kembangkan tingkat prioritas yang realistis. Penting untuk memberikan kesempatan kepada para
anggota untuk membahas mengapa mereka melayani dalam Kepanitiaan, mengklarifikasi
kepentingan relatif dari pekerjaan ini dalam konteks tanggung jawab total mereka, dan
menunjukkan jumlah waktu yang dapat mereka curahkan untuk kegiatan ini. Berbagi masalah ini
membantu meADAtapkan kecepatan di mana Kepanitiaan dapat beroperasi dan memungkinkan
ketua mengidentifikasi orang-orang yang memiliki waktu dan minat untuk tanggung jawab utama.

2. Bagikan ekspektasi. Setiap orang harus diminta untuk mengidentifikasi kekhawatiran terbesarnya
tentang bekerja di Kepanitiaan ini, bagaimana dia melihatnya berfungsi, dan tindakan apa yang
diperlukan untuk memastikan hasil yang positif.

3. Perjelas tujuan. Anggota Kepanitiaan harus secara kolektif mendiskusikan dan menuliskan
pernyataan yang mewakili misi inti kelompok. Subgoal kemudian dapat dikembangkan untuk
mencerminkan tujuan jangka meADAngah atau pendek yang diperlukan untuk mencapai misi ini.
Setiap keputusan dan tindakan harus diperiksa kontribusinya terhadap misi atau subtujuan yang
telah ditetapkan.

4. Merumuskan pedoman operasional. Anggota Kepanitiaan kemudian harus meADAtapkan

prosedur untuk operasi mereka. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut akan memberikan
panduan untuk ketua dan memungkinkan anggota untuk mengetahui bagaimana melanjutkannya:
- Bagaimana kita akan membuat keputusan? Apa yang akan menjadi metode dasar kita untuk
bekerja sebagai sebuah kelompok?

- Bagaimana kita memastikan setiap orang mendapat kesempatan untuk mendiskusikan masalah
atau menyampaikan keprihatinan?

- "Bagaimana kita menyelesaikan perbedaan? Bagaimana kita memastikan bahwa kita

menyelesaikan pekerjaan kita dan memenuhi tenggat waktu?

- Bagaimana kita mengubah metode yang tidak membuahkan hasil?

Selain itu, harus diakui bahwa formalitas suatu Kepanitiaan sering kali bergantung pada ukurannya,
hubungan yang ada di antara para anggota, dan kecepatan pengambilan keputusan yang diperlukan.
Tujuan dari beberapa Kepanitiaan paling baik disajikan dengan dialog yang sangat terbuka yang
mengeksplorasi topik secara mendalam sebelum tindakan akan diambil. Bagi yang lain, pekerjaannya
lebih berorientasi pada tugas, dengan subKepanitiaan mempertimbangkan masalah dan menyiapkan
laporan musyawarah mereka di mana Kepanitiaan penuh akan bertindak.