Bahan Ajar

ANALISIS
PROSES BISNIS (SIPOC)
Disajikan pada:
Pelatihan profil bisnis budidaya pertanian padi bagi para tenaga pemasar
(account officer micro) BRI Angkatan II
(18 s/d 20 April 2022)

Oleh :
TERKELIN PINEM, STP, MP
NIP. 19710628 200212 1 001

KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN
BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN – BATANGKALUKU
2022

1
 BAHAN AJAR
ANALISIS PROSES BISNIS (SIPOC)
OLEH : TERKELIN PINEM STP., MP
=======================================================================

A. Proses bisnis

Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas mewujudkan tujuan bisnis mulai dari
input, kemudian menambahkan nilai (value) untuk mendapatkan output berupa hasil yang
diinginkan konsumen, dengan definisi yang jelas tentang awal proses, akhir proses, input
dan output.

Sekumpulan rantai aktivitas untuk menghasilkan produk barang ataupun jasa dari
awal proses masuknya input, kemudian proses sampai keluar output, dan di setiap mata
rantai aktivitas terdapat penambahan nilai disebut rantai nilai (value chain). Proses bisnis
merupakan gambaran detail dari rantai nilai. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi
beberapa subproses dengan atributnya sendiri yang berkontribusi mencapai tujuan dari
superprosesnya. Di dalam rantai nilai terdapat aktivitas utama yang merupakan aktivitas
yang berkaitan langsung dengan produksi, dan aktivitas pendukung. Organisasi bisnis berupaya
melakukan perbaikan proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi prosesnya. Upaya perbaikannya
membutuhkan suatu metode dan model yang mampu menggambarkannya dengan baik, sehingga
dapat dilakukan penilaian atas proses yang sedang berjalan. Proses bisnis perusahaan dapat
menjadi sumber kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk
menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya.

B. Analisis Proses bisnis

Analisis proses bisnis merupakan suatu upaya mempelajari proses bisnis yang ada
dalam satu atau beberapa organisasi, baik dalam operasi normal dan dalam situasi yang
luar biasa (Djankov dkk, 2006). Tujuan analisis proses bisnis adalah untuk menganalisis
dan mendokumentasikan kerja proses yang ada. Dalam kasus tertentu, mungkin akan
membuat proses baru, dan tidak akan ada proses untuk dianalisis. Proses analisis terhadap
proses bisnis yang ada, harus menghasilkan gambaran tingkat tinggi untuk memberikan
titik awal untuk upaya mendesain ulang. Organisasi melakukan analisis secara rinci
terhadap proses yang ada, lalu mengembangkan rincian waktu dan model biayanya, dan

2
melakukan simulasikan untuk mempelajari efek perubahan yang dibuat terhadap
peningkatan efisiensi proses (Harmon, 2007).

Analisis menghasilkan model proses bisnis berupa dokumen yang

menggambarkan proses yang ada (as-is document), draft rencana untuk mendesain ulang
proses, dan dukungan semua manajer senior utama. Harmon (2007) menjabarkan aktivitas
utama selama analisis merupakan lanjutan tahap perencanaan dengan hasil rencana proyek
detail (project plan) untuk suatu proses bisnis dan disetujui oleh komite eksekutif, tim pengelola
proses bisnis (BPM), sponsor, dan komite pengarah proyek.

C. Perancangan Proses Bisnis

Tujuan perancangan proses bisnis adalah untuk membuat sebuah desain untuk
proses baru atau proses yang hendak ditingkatkan (Harmon, 2007).

Harmon menggunakan istilah redesign atau desain ulang dibandingkan desain, karena
umumnya aktivitas yang dilakukan adalah merancang ulang proses bisnis yang sedang
berjalan agar dilakukan perbaikan dan peningkatan sesuai tujuan bisnis. Tahapan
perancangan dikombinasikan dengan tahapan analisis, dengan mendokumentasikan as-is
document untuk menciptakan proses baru (to-be). Model proses bisnis hasil dari analisis
menjadi dasar untuk melakukan perbaikan atau perubahan menuju bentuk yang paling
sesuai dengan tujuan bisnis. Memperbaiki proses berarti memperbaiki bisnis agar dapat lebih
bersaing dan menghasilkan profit lebih banyak. Juga untuk menuju peningkatan produktivitas,
menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang lebih baik, memperoleh fleksibilitas lebih besar
dalam penggunaan sumber daya, merespon lebih cepat pada peluang baru, meningkatkan moral
staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik, dan menjalankan teknologi yang lebih baru tanpa
hambatan.

D. Peran Perancangan Proses Bisnis

Hasil analisis berupa gambaran yang utuh tentang proses bisnis yang sedang
berjalan (as-is process) dalam bentuk yang terstruktur (dokumendokumen) dan sistematis,
digunakan sebagai dasar mendesain proses baru. Kekurangan dapat diidentifikasi untuk
selanjutnya dilakukan perbaikan (improvement) menuju proses bisnis yang lebih tepat dan
sesuai (to-be process).

Perancangan proses bisnis memiliki peran utama membuat dokumentasi atas

proses bisnis yang diinginkan untuk diimplementasikan. Improvement atas proses as-is

3
menghasilkan pilihan untuk ditimbang manfaatnya dalam suatu proses could-be,
selanjutnya dilakukan simulasi untuk menilai pengaruhnya, dan akhirnya dapat ditentukan
proses to-be yang paling sesuai. Dokumentasi proses to-be merupakan hasil perancangan
yang mesti disetujui oleh komite eksekutif untuk dapat diimplemantasikan.

E. SIPOC
1) Diagram SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer)

SIPOC adalah diagram yang digunakan untuk menyajikan sekilas dari aliran
kerja. SIPOC harus ada pada awal proyek untuk memastikan bahwa semua orang akan
melihat proses dalam cara pandang yang sama. Menurut Pande (2000), diagram SIPOC
adalah peta proses tingkat tinggi yang mengidentifikasi elemen-elemen utama suatu proses
yang berisikan daftar proses, orang, organisasi, sumber bahan dan informasi yang
dipergunakan dalam suatu proses. SIPOC berasal dari kelima elemen yanng ada dalam
diagram yaitu:

1) Supplier (pemasok) yaitu orang atau kelompok yang menyediakan informasi, material
atau sumber-sumber lain yang dibutuhkan oleh proses.
2) Input (masukan) yaitu sesuatu seperti material, modal, tenaga kerja, energi dan
informasi yang diberikan untuk diproses.
3) Process (proses) yaitu langkah-langkah yang mengubah atau menambah nilai dari
masukan (input)
4) Output (keluaran) yaitu produk atau hasil akhir dari proses yang dilakukan
5) Customer (pelanggan) yaitu orang, kelompok atau proses selanjutnya yang
membutuhkan produk akhir.

2) Six Sigma

Secara etimologi six sigma tersusun dari 2 kata yaitu : six yang berarti enam dan
sigma yang merupakan simbol dari standard deviasi atau dapat pula diartikan sebagai
ukuran satuan statistik yang menggambarkan kemampuan suatu proses dan ukuran nilai
sigma dinyatakan dalam DPU (Defect Per Unit) atau PPM (Part Per Million). Dapat
dikatakan bahwa proses dengan nilai sigma yang lebih tinggi (pada suatu proses) akan
mempunyai defect yang lebih sedikit (baik jumlah defect maupun jenis defect). Semakin
bertambah nilai sigma maka semakinberkurang Quality, Cost dan CycleTime.

4
 Secara epistimologi six sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk
memperbaiki suatu proses dengan memfokuskan pada usaha-usaha untuk memperkecil
variasi yang terjadi (process variance) sekaligus mengurangi cacat ataupun produk atau
jasa yang keluar dari spesifikasi dengan menggunakan metode statistik dan tools quality
lainnya secara insentif. Umumnya sixsigma dituliskandalamsimbol 6𝜎.

Secara sederhana six sigma (6𝜎) dapat diterjemahkan sebagai suatu proses yang
mempunyai kemungkinan cacat (defect opportunity) sebanyak 3,4 buah dalam satu juta
produk (atau jasa). Mengenai penurunan nilai 3,4 sebenarnya banyak sekali kontroversi,
tapi yang terpenting adalah kita memahami six sigma sebagai sebuah referensi tool untuk
mengurangi jumlah cacat (Putra, 2012). Six Sigma merupakan sebuah metodologi
terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi
proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar
spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif
(Manggala, 2005). Six sigma merupakan proses disiplin tinggi yang membantu
mengembangkan dan mengantarkan produk mendekati sempurna. Six sigma adalah suatu
visi peningkatan kualitas menuju target 3,4 kegagalan per sejuta kesempatan (DPMO)
untuk setiap transaksi produk baik barang maupun jasa (Trihendradi, 2006).

3) Filosofi Dasar Six Sigma

Terdapat beberapa filosofi dasar dalam Six Sigma, meliputi:

a. Kelangsungan perusahaan bergantung kepada kemajuan bisnis.

b. Perusahaan bertambah besar berdasarkan kepuasan pelanggan (customer)
c. Kepuasan pelanggan ditentukan oleh quality, price dan delivery.
d. Quality, price dan delivery dikontrol oleh process capability.
e. Process capability tergantung dari variasi.
f. Variasi proses menentukan kenaikan defect, cost dan cycle time
g. Untuk mengurangi variasi, kita harus mengaplikasikan pengetahuan yang benar.
h. Untuk mengaplikasikan pengetahuan yang benar, langkah pertama adalah dengan
mengukur.
i. Dengan mengukur permasalahan, kita akan dapat pengetahuan yang benar.

4) Filosofi Dasar Six Sigma

5
 Manfaat dan Keunggulan Six Sigma Metode Six Sigma memiliki beberapa
manfaat bagi produksi serta mempunyai keunggulan-keunggulan dibandingkan metode
pengendalian kualitas lain, yaitu:

a. Menurunkan Cost of loss, perbaikan kualitas dan service produk serta kepuasan
konsumen.
b. Dapat mengurangi secondary process (rework) dan claim.
c. Membuat keputusan berdasarkan data dan tidak hanya berdasar praduga saja.
d. Dapat diterapkan disegala bidang baik bidang Industri maupun bidang financial.
e. Fokus terhadap 3P (Product, Process, People). Tidak hanya produk dan service saja,
tapi juga proses dan kualitas sumber daya manusia dapat mencapai tujuan melalui
pengukuran sigma level.
f. Sangat berdampak terhadap investasi.
g. Berdampak terhadap biaya.
h. Pengolahan data sangat mudah dengan menggunakan statistik. Melalui Analisa data
eksperimen hal yang samar menjadi jelas. Tidak berdasarkan praduga dan pengalaman
karena dibantu dengan statistic software (Minitab).
5) Tahapan-Tahapan Six Sigma

Terdapat 5 tahapan yang dipergunakan Six Sigma dalam penyelesaian masalah

dikenal dengan metode DMAIC, yaitu:

▪ DEFINE

Tahap pertama dalam Six Sigma untuk mendefinisikan dan menyeleksi permasalahan yang
akan diselesaikan beserta biaya, manfaat dan dampak terhadap pelanggan (customer).

a. Alat-alat (tools) yang digunakan dalam tahapan define ini antara lain:
- Function Deployment Process Map
- SIPOC Map (Diagram Supplier, Input, Proses, Output dan Customer)
- Pareto Chart
- FMEA (Failure Mode Effect Analysis)
- Affinity Diagram
- Relation Diagram
- Cause and Effect Analysis (Fishbone Chart and Cause and Effect Matrix)

▪ MEASURE

6
Merupakan tahap pengukuran terhadap permasalahan yang telah didefinisikan untuk
diselesaikan. Dalam tahap ini terdapat pengambilan data yang kemudian mengukur
karakteristiknya serta kapabilitas dari proses pada saat ini untuk menentukan langkah apa
yang harus diambil untuk melakukan perbaikan dan peningkatan selanjutnya.

Alat-alat (tools) yang digunakan dalam tahapan measurement adalah:

- Cause and Effect Analysis (Fishbone Chart and Cause and Effect Matrix)
- Probability Distributions (Distribusi Probabilitas)
- Basic Statistic (seperti: Mean, Median, dan Modus)
- Gage Reproducibility and Repeatability (GR&R)
- Process Capability

▪ ANALYSIS

Merupakan tahapan untuk menemukan solusi untuk memecahkan masalah berdasarkan

Root Cause (Akar Penyebab) yang telah di identifikasikan. Di dalam tahapan ini, kita harus
dapat menganalisis dan melakukan validasi terhadap akar permasalahan (Root Causes)
atau solusi melalui pernyataanpernyataan hipotesis.

Alat – alat (Tools) yang digunakan dalam tahapan analisis:

- Uji Hipotesis (Hypothesis Testing)

- Regression
- Correlation Analysis
- ANOVA (Analysis of Variance)
- Multi-Vari Analysis
- Contingency Table

▪ IMPROVE

Setelah mendapat akar permasalahan dan solusi serta memvalidasinya, tahap selanjutnya
adalah melakukan Tindakan perbaikan terhadap permasalahan tersebut dengan melakukan
pengujian dan percobaan untuk dapat mengoptimasikan solusi tersebut sehingga benar-
benar bermanfaat untuk menyelesaikan permasalahan yang kita alami.

=========================== Terima kasih =========================