LAPORAN HASIL OBSERVASI PENDAFTARAN SISTEM

INFORMASI SECARA ONLINE DI SMA

AL MA’SOEM BANDUNG

Oleh Kelompok 2 :
M. Zeydan A A J (212505022)
Tendhi Haryanto Akbar (212505048)
Wulan (212505051)
Dimas Aprizon (212505058)
Dyna Akmila (212505059)

Dosen :
Sofia Dewi, S.T, M.Kom

SISTEM INFORMASI
FAKULTAS KOMPUTER
UNIVERSITAS MA’SOEM
2022
 2

DAFTAR ISI

BAB I
1.1 Latar Belakang..…………………………………………………3
1.2 Maksud dan Tujuan……………………………………………..4
1.3 Waktu dan Tempat……………………………………………...4
1.4 Metodelogi Penelitian…..………………………………………..4
BAB II
2.1 Pertanyaan……………………………………………………….5
2.2 Hasil wawancara………………………………………………...6
2.3 Lingkungan Informasi…………………………………………..7
2.4 Komponen Sistem Informasi…………………………………....8
2.5 Arsitektur Informasi…………………………………………….9
2.6 5W + H Question………………………………………………..9
2.7 Dimensi Keunggulan Kompetitif……………………………….10
2.8 Strategy Plan Transaction Proccess…………………………….11
2.9 POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling)………12
BAB III
3.1 Kesimpulan……………………………………………………..13
3.2 Saran……………………………………………………………13
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………14
LAMPIRAN………………………………………………………...15
 3

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem informasi merupakan faktor penting dalam suatu instansi, terutama
instansi pelayanan masyarakat yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan
pengelolaan data yang termanajemen. Sistem informasi digunakan untuk
mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi.
Data dan informasi yang diperoleh suatu instansi terus-menerus bertambah
banyak, sehingga tidak mudah untuk diolah dengan cara manual. Oleh karenanya
sangat diperlukan sistem informasi berbasis komputer bagi setiap instansi
pemerintah agar dapat memudahkan proses manajemen data dengan baik.
SMA Al Ma’soem adalah salah satu bagian dari yayasan Al Ma’soem yang
tergabung dalam Ma’soem grup, yang beralamat di Jl. Raya Cipacing No. 22,
Jatinangor – Sumedang. SMA Al Ma’soem saat ini sudah menerapkan pendaftaran
online untuk calon siswa siswi baru mereka, tetapi bagian pendaftaran juga masih
menerima pendaftara secara offline guna membantu orang tua atau wali yang
kurang memahami sistem pendaftaran online.
Penerimaan siswa oleh SMA Al Ma’soem yang semakin meningkat setiap
harinya, sedangkan kecepatan dalam pelayanan pendaftaran adalah faktor yang
utama, maka pencatatan data calon siswa secara manual tentu kurang cepat.
Pencatatan transaksi secara manual juga rentan terhadap human error atau
kesalahan manusia, oleh karena itu SMA Al Ma’soem mencoba membuat suatu
aplikasi sistem informasi yang dapat menggantikan pencatatan pendaftaran calon
siswa secara manual. Aplikasi sistem informasi berbasis komputer atau smartphone
berupa software program pendaftaran calon siswa siswi SMA Al Ma’soem yang
dapat digunakan untuk mengetahui segala informasi, tindakan administrasi
pendaftaran, dan juga dapat menyimpan data-data yang telah terinput pada
komputer dan diharapkan dapat lebih efisien dibandingkan dengan cara pencatatan
data calon siswa siswi secara manual. Dengan materi pendaftaran sistem informasi
 4

secara online SMA Al Ma’soem dilaksanakan pada 29 september 2022 di humas

Al Ma’soem yang beralamat Jl. Raya Cipacing No. 22, Jatinangor – Sumedang.

1.2 Maksud dan Tujuan

Berikut maksud dan tujuan laporan hasil dan observasi pendaftaran sistem
informasi secara online di al masoem bandung:
1. Mengenal sistem pendaftaran yang ada di SMA Al Ma’soem Bandung.
2. Mengetahui dan merasakan sistem informasi secara online di SMA Al
Ma’soem Bandung.
3. Mengetahui Kelebihan dan kekurangan sistem pendaftaran secara online
di SMA Al Ma’soem Bandung.
4. Menambah pelajaran dan pengetahuan tentang sistem informasi
pendaftaran secara online di SMA Al Ma’soem Bandung.

1.3 Waktu dan Tempat Kegiatan

Kelompok 2 melakukan observasi wawancara pada tanggal 29 September
2022 pukul 09.00 WIB di HUMAS SMA Al Ma’soem Bandung.

1.4 Metodelogi Penelitian

Metodelogi yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi
wawancara dimana percakapan dua orang atau lebih yang berlangsung antara
narasumber dan pewawancara dengan tujuan mengumpulkan data-data berupa
informasi. Oleh karena itu, teknik wawancara adalah salah satu cara pengumpulan
data.
 5

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pertanyaan

1. Apakah SMA Sudah memiliki sistem informasi pendaftaran secara online ?

Jawab: Sudah, bisa di akses di sips.almasoem.com
2. Bagaimana dengan sistem informasi yang sekarang sudah berjalan
Jawab : Sudah berjalan dengan baik, bahkan sudah di gunakan dari 2020
3. Informasi apa saja yang bisa di dapatkan dari sistem informasi pendaftaran secara
online?
Jawab : Info pendidikan, pembayaran
4. Dengan cara apa anda menyampaikan informasi tersebut kepada orang tua siswa
dengan sistem yang berjalan ini ?
Jawab : memasukan informasi ke aplikasi dan mengirim informasi secara
personal lewat email
5. Kendala apa yang anda hadapi dalam menyampaikan informasi kepada
siswa/siswi atau orang tuanya ?
Jawab : untuk siswa/siswi tidak ada kendala karena kebanyakan dari mereka
sudah terbiasa menggunakan gadget yang kebanyakan terkendala dari orang tua
siswa karena para orang tua tidak terbiasa
6. Apa harapan anda dengan adanya sistem informasi ?
Jawab : Dengan adanya sistem informasi bisa memudahkan siswa dan orang tua
mendapatkan informasi terkait pembayaran dan pihak sekolah pun lebih mudah
mendapatkan data
7. Apakah pendaftaran siswa yang hanya bersekolah dan pesantren ada perbedaan
biaya ?
Jawab : ada perbedaan terkait administrasi maka bagi siswa yang sudah
mendaftar sekolah saja dan ingin pesantren harus daftar ulang
8. Apakah ada pengelompokan kurikulum di pesantren Al Masoem?
Ada, dibagi menjadi 3 yaitu kelompok tahsin, Tahfiz dan kitab kuning
 6

2.2 Hasil Wawancara

Narasumber : Ibu Hani

Pewawancara : Dyna, Dimas,Tendi, Wulan dan Zeydan.

Pada hari Kamis, 29 September 2022, pukul 09.00-10.00 Kelompok kami

melakukan wawancara bersama Ibu Hani mengenai Sistem Informasi Pendaftaran
Online di SMA Al Ma’soem Bandung.
Saat Covid-19 Al Ma’soem Bandung berinovasi dalam sistem
pendaftarannya dengan cara menambah opsi berupa pendaftaran online pada awal
tahun ajaran 2020 dikarenakan untuk meminimalisir kerumunan saat pendaftaran.
Bagi siswa yang ingin mendaftar secara online bisa mengakses
siapa.almasoem.com kemudian langsung mengisi form setelah mengisi form akan
langsung mendapat Email verifikasi. Yang terlibat dalam pendaftaran tersebut yaitu
Siswa, Humas, dan orang tua/wali. Kelebihan dari pendaftaran online yaitu lebih
cepat, efisien dan murid mampu mengakses informasi dari aplikasi. Dengan adanya
aplikasi/web diharapkan bisa mempermudah siswa dan pendataannya, selain itu
mahasiswapun dapat ikut serta mengembangkan aplikasi yang sudah ada menjadi
lebih baik.

2.3 Lingkungan Informasi

a. Manusia
Dalam pembuatan system informasi pendaftaran ini terdapat beberapa orang
yang terlibat, yaitu :
1. IT Crew : Dimana tugas mereka sendiri adalah dalam pembuatan server
database mengenai system informasi pendaftaran itu sendiri (website).
2. HUMAS : Dimana didalam tim HUMAS ini sendiri mereka lebih berfokus
kepada penjelasan prosedur pendaftaran di SMA Al Ma’soem. Dan juga
tidak lupa mereka menyiapkan data – data mengenai data apa saja yang
 7

perlu di tampilkan ke dalam website yang kemudian akan diberikan kepada

tim IT.

b. Material
Dimana dalam pembuatan system informasi pendaftaran ini diperlukan
berupa data – data mengenai data apa saja yang diperlukan dalam penampilan /
pengisian website di system informasi pendaftaran itu sendiri ( info pribadi siswa
dll ).

c. Mesin
Adapun komponen – komponen perangkat yang diperlukan dalam
pembuatan system informasi pendaftaran di SMA Al Ma’soem Bandung itu sendiri
yaitu :
1. Komputer
2. Handphone
3. Jaringan
4. Aplikasi Coding

d. Modal
Didalam pembuatan website system informasi pendaftaran ini sendiri perlu
modal yang perlu dikeluarkan agar system ini dapat digunakan oleh semua
kalangan. Adapun beberapa modal yang dikeluarkan yaitu :
1. Buy Hosting
2. Build Self from Yayasan
3. Software Coding
4. Website

e. Informasi
Informasi yang ditampilkan dalam website tersebut merupakan info
mengenai tata cara pendaftaran serta pembayaran dan juga mencakup mengenai
 8

data pribadi calon mahasiswa bersangkutan. Untuk dapat menggunakan akses

tersebut dapat menggunakan link berikut ini www.sips.masoem.id

2.4 Komponen Sistem Informasi

a. Perangkat Keras
Adapun perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan system
informasi pendaftaran tersebut adalah :
1. 1 full set Komputer

b. Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan system
informasi pendaftaran tersebut adalah :
1. Aplikasi Website
2. Hosting
3. Domain Name

c. Prosedur
Adapun prosedur dalam mendaftar di SMA Al Ma’soem Bandung yaitu :
1. Calon siswa diharapkan untuk me-register akun terlebih dahulu di website
pendaftaran.
2. Setelah mendapatkan aktivasi akun melalui register barulah kemudian
login dengan menggunakan akun yang telah didaftarkan.
3. Calon siswa diharapkan melengkapi data diri yang sudah tertera dan juga
tidak lupa untuk mengisi formulir pendaftaran.
4. Setelah mengisi semua data yang telah diminta, calon siswa membuat surat
perjanjian orang tua dan tata tertib sekolah.
5. Barulah kemudian calon siswa melakukan pembayaran secara online dan
menunggu konfirmasi dari admin.
6. Setelah mendapatkan konfirmasi dari admin maka calon siswa diharapkan
meng-upload dokumen seperti (Akte, KK, Ijazah & SKHUN).
 9

7. Setelah itu calon siswa mendapatkan jadwal mengenai tes masuk di SMA
Al Ma’soem Bandung.
8. Kemudian tertera tanggal pengumuman mengenai kelulusan tes masuk di
SMA Al Ma’soem Bandung.

2.5 Arsitektur Informasi

Apa yang telah dijalankan mengenai system informasi pendaftaran SMA Al
Ma’soem Bandung sendiri telah berjalan dengan baik. Namun, untuk
pengembangan lebih selanjutnya terdapat beberapa rekomendasi untuk kedepannya
yaitu :
1. Membuat tampilan website lebih menarik lagi agar dapat meningkatkan
sikap atraktif siswa.
2. Dengan menampilkan google view di setiap Gedung bangunan SMA Al
Ma’soem Bandung.

2.6 5W + H Question
a. What
HUMAS Dimana didalam tim HUMAS ini sendiri mereka lebih berfokus
kepada penjelasan prosedur pendaftaran di SMA Al Ma’soem. Dan juga tidak lupa
mereka menyiapkan data – data mengenai data apa saja yang perlu di tampilkan ke
dalam website yang kemudian akan diberikan kepada tim IT.

b. Who
Humas dimana mereka lebih fokus dalam penjelasan prosedur pendaftaran
di SMA Al Ma'soem.

c. Why
Salah satu alasan mengapa di buat sistem pendaftaran online tersebut yaitu
untuk mempermudah calon mahasisswa baru untuk mendaftar lewat smartphone
serta meminimalisir adanya kerumunan dikarenakan penyebarakan virus Covid-19
yang sangat cepat pada saat itu. Selain sistem pendaftaran ini juga membuat
pendaftaran lebih efektif, cepat, dan
 10

d. Where
SMA Al Ma’soem Bandung Jln. Raya Cipacing No. 22 Jatinangor,
Sumedang.

e. When
Kelompok 2 melakukan observasi wawancara pada tanggal 29 September
2022 pukul 09.00 WIB di HUMAS SMA Al Ma’soem Bandung.

f. How
 Calon siswa diharapkan untuk me-register akun terlebih dahulu di
website pendaftaran.
 Setelah mendapatkan aktivasi akun melalui register barulah kemudian
login dengan menggunakan akun yang telah didaftarkan.
 Calon siswa diharapkan melengkapi data diri yang sudah tertera dan juga
tidak lupa untuk mengisi formulir pendaftaran.
 Setelah mengisi semua data yang telah diminta, calon siswa membuat
surat perjanjian orang tua dan tata tertib sekolah.
 Barulah kemudian calon siswa melakukan pembayaran secara online dan
menunggu konfirmasi dari admin.
 Setelah mendapatkan konfirmasi dari admin maka calon siswa
diharapkan meng-upload dokumen seperti (Akte, KK, Ijazah &
SKHUN).
 Setelah itu calon siswa mendapatkan jadwal mengenai tes masuk di SMA
Al Ma’soem Bandung.
 Kemudian tertera tanggal pengumuman mengenai kelulusan tes masuk
di SMA Al Ma’soem Bandung.

2.7 Dimensi Keunggulan Kompetitif

a. Keunggulan Strategis
 11

 Tempat dan fasilitas yang memadai

 Dekat dengan pusat pembelanjaan, pelayanan serta transportasi
 Memberikan beasiswa yang cukup banyak
 Terdapat Onboarding School

b. Keunggulan Taktis
 Telah menggunakan sistem pendaftaran berbasis web
 Terkomputerisasi berbentuk basis data
 Transaksi bisa dilakukan melalui virtual

c. Keunggulan Operasional
 Tanpa perlu instalasi
 Multiplatform
 Fleksibelitas sistem informasi

2.8 Strategy Plan Transaction Proccess

a. Human Resource ( Admin )
Dimana kelompok yang bertanggung jawab dalam mengurus administrasi
adalah admin dari pada HUMAS.
b. Hardware ( PC / HP )
Perangkat keras yang digunakan dalam penginputan data administrasi oleh
admin adalah berupa PC / HP.
c. Software ( Website )
Perangkat lunak yang digunakan untuk transformasi data berupa data
menjadi informasi yaitu dengan menggunakan website pendaftaran dengan
database admin.
d. Data ( Info Pendaftaran & Pribadi Siswa )
Untuk dapat melakukan transaksi diperlukan nomor pendaftaran serta data
pribadi calon siswa sehingga transaksi bisa dilakukan.
 12

2.9 POAC ( Planning, Organizing, Actuating & Controlling )

A. Planning
 Membuat browser .
 Membuat papan iklan.
 Membuat situs promosi serta artikel yang berkaitan dengan intuisi.
B. Organizing
 Menyusun tim serta management ditiap devisi .
 Mengelompokan dan membagikan tugas berdasarkan kemahiran dan
kemampuan.
C. Actuating
 Membuat chart siswa/i dari tahun ketahun.
 Evaluasi disetiap akhir masa pendaftaran.
 Mempersipakan fasilitas dan SDM yang mecukupi dan kompeten dalam
bidangnya.
D. Controlling
 Melakukan secara berkala pemeriksaan serta pengawasan terhadap situs
WEB.
 Melakukan secara berkala pemeriksaan serta pengawasan terhadap jaringan
internet dan kondisi siswa/I
 Melakukan secara berkala pemeriksaan serta pengawasan terhadap pihak
tim dan management
 13

BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan
Perancangan system informasi pendaftaran berbasis web di SMA Al
Ma’soem Bandung merupakan pengembangan dari system yang berjalan. Berbagai
permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani dengan system
baru yang diusulkan ini. Kesimpulan yang dapat diambil dari pembangunan system
informasi pendaftaran yaitu :
1. Dengan adanya sistem informasi pendaftaran berbasis web di SMA Al
Ma’soem Bandung ini bisa memudahkan siswa maupun wali siswa yang
bersangkutan yang mana system ini bisa diakses dimanapun dengan syarat
terkoneksi dengan jaringan internet .
2. Terciptanya system informasi pendaftaran berbasis web ini dapat
meringankan beban HUMAS dalam melakukan proses pengolahan data
siswa, sehingga memudahkan dalam penyampaian informasi dan
memudahkan siswa dalam mengecek akun mereka di website tanpa harus
datang langsung ke bagian HUMAS.
3. Sistem informasi pendaftaran berbasis web ini dapat membantu pengolahan
dan pengarsipan data siswa baru.

3.2 Saran
Untuk dapat mendukung kemajuan system informasi pendaftaran berbasis
web di SMA Al Ma’soem Bandung, dari kegiatan penelitian ini terdapat saran yang
ditujukan kedalam penelitian yaitu dengan membuat tampilan website lebih
menarik lagi agar kedepannya dapat membuat siswa lebih nyaman (tidak jenuh) dan
atraktif dalam menggunakan website pendaftaran tersebut.
 14

DAFTAR PUSTAKA
sips.almasoem.com
 15

LAMPIRAN
16
17
 18

Pertanyaan audien presentasi :

 Nova : Kendala apa saja yang terjadi dalam sistem tersebut ?
- Maintenance
- Design
- Kurangnya sosialisasi terhadap wali siswa dan siswa
 Sirih : Bagaimana cara meminimalisir kecurangan pada saat tes?
- Dengan memberikan waktu dalam setiap menjawab soal
- Memperketat keamanan dalam website
- Memberikan pin verivikasi sekali pakai
 Alma : Tes apa saja yang dilakukan baik online maupun offline?
- Tes Kadar CO
- Tes Psikotes
- Tes Wawancara

Pertanyaan kepada audiens :

 Nuraminah :Bagaimana jika sistemnya eror pada saat digunakan?
- Akan langsung ditanggani pihak tim IT untuk melakukan
perbaikan dalam maintance.
 Nahrul : Siapa nama pakar yang di sebutkan dalam penjelasan
sistem informasi pendaftaran tadi ?
- Almarusu (2013)
 Rifandi : Kekurangan apa saja yang ada dalam sistem informasi
pendaftaran di Al Ma’soem Bandung ?
- Kurangnya sosialisasi terhadap wali siswa dan siswa
- Design yang kurang menarik
- Maintenance yang kurang