LAPORAN

PERTANGGUNGJA
WABAN KEGIATAN

OPEN RECRUITMENT LEMBAGA

MINAT BAKAT PENS 2023

Lembaga Minat Bakat

Politeknik Elektronika Negeri Surabaya
I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

Kegiatan open recruitment merupakan salah satu cara untuk mengundang calon
anggota baru dalam sebuah organisasi. Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan
untuk mencari calon anggota yang berkualitas dan memiliki potensi untuk menjadi
anggota yang produktif dan berguna bagi organisasi. Kegiatan open recruitment yang
dilaksanakan oleh LMB PENS 2023 mulai dari 19 Februari sampai dengan 11 Maret
sebagai serangkaian kegiatan dalam upaya organisasi dalam mencari calon anggota
yang berkualitas dan memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Dengan adanya
kegiatan Open Recruitment, diharapkan organisasi dapat menghasilkan calon anggota
baru yang berkualitas dan dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

B. Tujuan Kegiatan

Adapun tujuan diadakannya acara ini adalah :

1. Untuk mencari calon anggota baru yang berkualitas dan memiliki potensi
untuk menjadi anggota yang produktif dan berguna bagi organisasi.
2. Mengundang calon anggota dari luar organisasi untuk bergabung,
sehingga memperluas kesempatan bagi individu yang berminat untuk
menjadi bagian dari organisasi tersebut.
3. Untuk meningkatkan citra dan eksistensi organisasi di masyarakat serta
memberikan kesempatan bagi organisasi untuk memperkenalkan diri dan
visi misinya kepada calon anggota baru.
II. DASAR PELAKSANAAN

Berdasarkan program kerja yang telah disepakati di awal kepengurusan dan bentuk
arahan kerja dari Ketua Lembaga Minat Bakat PENS 2023.

III. NAMA KEGIATAN

Kegiatan ini Bernama “OPEN RECRUITMENT LEMBAGA MINAT BAKAT

PENS 2023 “

IV. SASARAN KEGIATAN

Sasaran kegiatan yang dapat mengikuti kegiatan “ OPEN RECRUITMENT
LEMBAGA MINAT BAKAT PENS 2023 “ adalah seluruh Mahasiswa PENS
angkatan 2022.

V. TANGGAL DAN TEMPAT PELAKSANAAN

1. Sosialisasi LMB :
Tanggal : Minggu, 19 Februari 2023
Tempat : Zoom
2. Seleksi 1 (Pemberkasan) :
Tanggal : 21- 27 Februari 2023
(Extend : 28 Februari - 3 Maret 2023)
3. Pengumuman Lolos Seleksi I :
Tanggal : 4 Maret 2023
4. Seleksi 2 (Wawancara) :
Tanggal : 5, 7, 8 Maret
Tempat : HH-106 B, HH-106 T, HH-204 T
5. Pengumuman Final :
Tanggal : 11 Maret 2023
VI. LAPORAN KEGIATAN PELAKSANAAN
Sebelum Kegiatan Open Recruitment dimulai, kami melakukan pengonsepan
alur Open Recruitment mulai dari pembentukan panitia untuk pelaksanaannya dengan
menggunakan G-Form yang disebar untuk Fungsionaris LMB. Setelah mendapatkan
respon dari Jaras, kami memutuskan untuk mulai mencicil konsep sesuai dengan job
 description tiap-tiap divisi. Divisi acara bertugas untuk membuat tata tertib sosialisasi
dan wawancara, membuat parameter kelulusan berkas wawancara, menentukan mc
saat sosialisasi, menentukan plotting wawancara serta menyiapkan
pertanyaan-pertanyaan wawancara. Sedangkan untuk divisi Kestari memiliki tugas
yakni membuat PPT dan materi sosialisasi per departemen, merekap segala berkas
peserta, membuat rekap notulensi, memberikan jaras terkait Open Recruitment LMB
PENS kepada mahasiswa baru angkatan 2022. Setelah itu dilakukannya keseluruhan
kegiatan berdasarkan timeline yang telah dirancang sedari awal untuk mulai dari
Sosialisasi sampai dengan Tahap Seleksi 1 dan 2 berakhir.

VII. HASIL KEGIATAN

Kegiatan “OPEN RECRUITMENT LEMBAGA MINAT BAKAT PENS 2023”
ini memiliki tolok ukur keberhasilan, yaitu Memperoleh Staff Muda untuk regenerasi
pada kabinet selanjutnya yaitu Kabinet Ghanapaksi.

VIII. EVALUASI KEGIATAN

1. Penempatan panitia divisi yang terkesan mendadak dan kurang kesiapan dari PJ
proker, sehingga adanya form pemilihan panitia, kurang mencapai tujuannya.
2. Terdapatnya kendala teknis pada saat acara Sosialisasi berlangsung seperti
kendala microphone dan share screen.
3. Kurangnya kesiapan dan kehadiran panitia saat sesi wawancara dimulai.
4. Perubahan tempat untuk sesi wawamcara yang terkesan mendadak sehingga
membuat bingung peserta saat hari H dalam mencari kelas.
IX. SUSUNAN ACARA
Terlampir pada lampiran 1

X. SUSUNAN PANITIA
Terlampir pada lampiran 2

XI. LEMBAR PENGESAHAN

Terlampir pada lampiran 3

XII. LAPORAN DOKUMENTASI ACARA, PENGELUARAN DAN DAFTAR

ABSENSI
Terlampir pada lampiran 4

XIII. PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban "OPEN RECRUITMENT LEMBAGA
MINAT BAKAT PENS 2023” ini kami ajukan, besar harapan kami kegiatan ini
dapat dilaksanakan dengan lancar dan sesuai rencana yang telah disusun serta
tercapai pula tujuan dan sasaran yang telah kami tentukan . Akhir kata, kami panitia
"OPEN RECRUITMENT LEMBAGA MINAT BAKAT PENS 2023”
mengucapkan terimakasih kepada pihak yang telah berpartisipasi. Semoga Allah
SWT senantiasa memberikan bimbingan, kekuatan dan perlindungan bagi kita semua.
Demikian proposal ini kami buat, jika terdapat kata-kata kami kurang berkenan, kami
memohon maaf yang sebesar-besarnya.
Lampiran 1
SUSUNAN ACARA OPEN RECRUITMENT LEMBAGA MINAT BAKAT
PENS
KEGIATAN Tanggal
Sosialisasi LMB PENS 2023 19 Februari 2023
Seleksi 1 (Pemberkasan) Sesi 1 : 21- 27 Februari 2023
Sesi 2 : 28 Februari - 3 Maret 2023

Pengumuman Lolos Seleksi I 4 Maret 2023

Seleksi 2 (Wawancara) 5, 7, 8 Maret 2023

Pengumuman Final 11 Maret 2023

DESKRIPSI KEGIATAN SOSIALISASI LMB PENS

WAKTU DURASI KEGIATAN

18.00 - 19.00 1 Jam Briefing Panitia

19.00 - 19.15

19.15 - 19.17 Pembukaan dan

30 Menit Pengkondisian
19.10 - 19.15 Peserta

19.22 - 19.30

19.30 - 19.31

19.31 - 19.41

19.41 - 19.51

19.51-19.52
Pemaparan Materi
19.52- 20.02 150 Menit
Tiap Departemen
20.02 - 20.12

20.12 - 20.13

20.13 - 20.23
20.23 - 20.33

20.33 - 20.34

20.34 - 20.44

20.44 - 20.54

20. 54 - 20.55

20.55 - 21.05

21.05 - 21.15

21.15 - 21.16

21.16 - 21.26

21.26 - 21.36

21.36 - 21.37

21.37 - 21.47

21.47 - 21.57

21.57 - 22.06

22.07 - 22.17

22.17 - 22.20

22.20 - 22.22 8 Menit Penutupan

22.22 - 22.25

DESKRIPSI KEGIATAN SELEKSI BERKAS

KEGIATAN WAKTU
Menyeleksi 56 Berkas CV dan Form Sesi 1 : 21- 27 Februari 2023
registrasi
Sesi 2 : 28 Februari - 3 Maret
2023)

DESKRIPSI KEGIATAN WAWANCARA

KEGIATAN WAKTU
Sesi wawancara semua peserta lolos 5, 7, 8 Maret
Tahap Pemberkasan
Lampiran 2
SUSUNAN PANITIA
OPEN RECRUITMENT LEMBAGA MINAT BAKAT PENS 2023

Pelindung : Aliridho Barakbah, S.Kom., Ph.D.

Selaku Direktur PENS

Pembina : Ahmad Firyal Adila S.ST., M.T.

Selaku Tim Kerja Pembinaan Minat Bakat PENS

Penanggung Jawab : Ketua LMB PENS 2023

Harits Al Afuw Anandi 2321600015

Ketua Pelaksana : Rizka Rasyida 2221600045

Sie Acara
Koordinator Putri Dwi Imandini 4221600013

Anggota Rahmadani Najwa Alfriza 2221500040

Sari Tirta Mukti 2321600021

Bima Briliandhika 5321600010

Harits Al Afuw Anandi 2321600015

Ferdiaz Firmansyah 2421600010

Lily Ananta S 2221600048

Stefina Hendrayani 2221500018
Sherly Mei Yanti 2221500031
Rafly Azhar Mahendra 2121600059
Deny Ristianto 2121600059
Alifian Nur Rahmadika 2321600045
Athalariq 2121600059
Maulana Ibrahim Yunior 2321600041
Sie Kestari

Koordinator Nurfadhilah Mardianti Andini 2221600028

Anggota Maritza Azra 4221600004

Faridatun Nisfa 2221600050

Mohammad Rayhan Adifan 5321600014
Zhultoni Pradianto 2221600019
Ajeng Amelia Veganessa 2321500001
Althaf Firdaus 3210181010
Dzira Laudza 2221600004
Lampiran 3
LEMBAR PENGESAHAN
OPEN RECRUITMENT LMB 2023

Ketua Lembaga Minat Bakat PENS Ketua Pelaksana

Periode 2022/2023 “OPEN RECRUITMENT LMB”

Harits Al Afuw Anandi Rizka Rasyida

NRP. 2321600015 NRP. 2221600045

Mengetahui,

Tim Kerja Pembinaan

Minat Bakat PENS

Ahmad Firyal Adila S.ST., M.T.

NIP. 199106202022031004
Lampiran 4
Dokumentasi kegiatan Open Recruitment LMB PENS