Chapter Report
Requesting Payment
Nama : Denna Maulina Rahmatillah
NIM : 205144038
No. Pokok Bahasan Uraian
1 Pengertian & Struktur
2 Surat Peringatan
Pertama
3 Bahasa yang
digunakan
• Requesting Payment Letter merupakan surat
permintaan pembayaran yang dikirim ketika
pembayaran sudah melewati batas waktu yang telah
ditetapkan.
• Struktur :
a. Paragraf pertama : menunjukan alasan mengapa
surat itu dibuat
b. Paragraf kedua : menunjukan pesan utama
c. Paragraf ketiga : memberitahu apa yang
diharapkan pengirim apa yang dilakukan oleh
pembaca atau penerima.
• Apabila pembayaran tidak diselesaikan dalam
jangka waktu yang disepakati perusahaan akan
mengirimkan surat yang sopan untuk mengingatkan
pelanggan pembayaran yang belum dibayar. Tidak
boleh berpikir bahwa pelanggan tidak berniat
membayar. mungkin pelngaan belum menerima
pernyataan dari perusahaan.
• Ungkapan bahasa yang tepat:
a. Mengingatkan dengan menggunakan bahasa
yang sopan dan formal
- “We would like to remind you that our terms
of payment is 30 days”
- “Our records indicate that payment on your
account is overdue in the amount of ($)” –
Tuliskan catatan, yang menunjukkan bahwa
pembayaran, telah jatuh tempo dalam
jumlah yang tepat.
b. Mengekspresikan Kondisi - untuk mengabaikan
pengingat, apabila perusahaan bersangkutan
telah melakukan pembayaran
- “If you have settled the account in the last
few days please disregard this reminder”
- “If this amount has already been paid,
please disregard this notice”
• Convering Letters for Payment (Surat pengantar
untuk pembayaran) – Surat pengantar memiliki
format yang sederhana. Dimulai dengan
melampirkan faktur atau pernyataan.
Contoh:
a. “Please find enclosed our invoice No. B 1915
for $29.43, the plugs you ordered have already
been dispatched to you, carriage forward, and
you should receive them within the next few
days.” – (Kami telah melampirkan faktur,
dengan nomor; No. B 1915 untuk $29,43.
Steker yang Anda pesan telah dikirim kepada
Anda, dan Anda akan menerimanya dalam
beberapa hari yang akan datang)

b. “The enclosed invoice (No. D 1167) for $56.00

is for 2 Layzee chairs at $40.00 each less 30
percent trade discount. We look forward to
receiving your remittance and will then send the
chairs on carriage forward” – (Faktur terlampir
(No. D 1167) seharga $56,00 adalah untuk 2
kursi Layzee seharga $40,00 masing-masing
telah dikurangi diskon 30%. Kami berharap
dapat segera menerima uang pembayaran,
sehingga barang akan dikirimkan dengan
carriage forward)

c. “The enclosed pro forma No. 1164 for $ 853 is

for your order No. C15234 which is now packed
and awaiting dispatch. As soon as we receive
your cheque we will send the goods which will
reach you within a few days” – (Faktur
sementara No. 1164 yang terlampir pada surat,
seharga $ 853 adalah untuk pesanan Anda No.
C15234. Pada saat ini sudah dikemas dan
menunggu pengiriman. Segera setelah kami
menerima cek Anda, kami akan mengirimkan
barang pesanan anda, yang akan sampai dalam
beberapa hari.

d. “Please find enclosed your statement of account

as at 31 May this year. If the balance of
$161.00 is cleared within the next seven days,
you can decide 3 percent cash discount.” –
(Silakan lakukan pengecekan pada laporan
rekening Anda, pada tanggal 31 Mei tahun ini.
Apabila anda menyetujui saldo $161,00
berkurang dalam tujuh hari ke depan, Anda
mendapatkan diskon tunai 3 persen”
 • Advice of Payment (Saran Pembayaran) – Surat
pemberitahuan pembayaran cenderung pendek dan
rutin.
Contoh :
a. “ We have pleasure in enclosing our Postal
order/cheque/bank draft for $.....in payment of
your statement/invoice No. ...... dated...” –
tuliskan tanggal maksimum pembayaran.
b. “ I have instructed my bank, today, to transfer
$26.00 to your account in payment of your 31
December statement”
c. “We have drawn a postal cheque for $100.00 in
payment of your Invoice no. L231 date 2
December. This can be cashed at any Post
Office or paid into your account.” – tuliskan
saran tempat pembayaran, dengan menuliskan
opsi yang dapat dipilih oleh pelanggan.

• Acknowledgement of Payment (Pengakuan

Pembayaran) Surat pengakuan pembayaran juga
cenderung pendek dan langsung ke pokok
permasalahan.
Contoh :
a. “Thank you for your Postal Order. drafUCredit
transfer/postal cheque for $.... in payment of our
statement invoice No.... dated” – ucapkan terima
kasih, dan berikan penjelasan mengenai
pembayaran dengan nomor berapa, dan pada
tanggal berapa.
b. “Our bank advised us today that your transfer of
$750.00 was credited to our account. Thank you
for paying so promptly, and we hope to hear from
you again soon” – berikan bahasa basa basi yang
sopan, ucapkan terima kasih, dan sampaikan
bahwa perusahaan mengharapkan kerjasama di
waktu yang akan datang
c. “We received your Giro slip today informing us
that you had paid $125.00 into our account in
settlement of invoice No. 12345. Thank you for
lettering us know, and we look forward to
hearing from you in the near future”