PENGELOLAAN ABSENSI SISTEM KOMPUTERISASI

PEGAWAI KANTOR GUBERNUR

KALIMANTAN SELATAN

PROPOSAL

Oleh :
ABDUL EXCEL MICROSOFT
NIS/NISN. 51126/765.234
Program Studi Rekayasa Perangkat Lunak

PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK NEGERI 3 BANJARBARU

202..
 PENGESAHAN

Proposal Penelitian berjudul “Pengelolaan Absensi Sistem Komputerisasi Pegawai

Kantor Gubernur Kalimantan Selatan” karya Abdul Excel Microsoft
(NIS/NISN. 51126/765234, Program Studi Keahlian Rekayasa Perangkat Lunak)
disetujui untuk ditindaklanjuti sebagai salah satu Tugas Akhir pada SMK Negeri 3
Banjarbaru

Disetujui di : BANJARBARU
Pada Tanggal :

Pembimbing I, Pembimbing II,

Ir. PUSKA BOUNES AKBAR ANISA SORAYA, S.Pd.

Mengetahui :
Ketua Program Keahlian RPL SMK Negeri 3 Banjarbaru,

NUR KHOLIS MAJID, S.Pd.

NIP. ------------------------------
 DAFTAR ISI

Hlm

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Perumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat dan Kegunaan Penelitian
E. Sistematikan Penulisan

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian Absensi
B. Tujuan Pengelolaan Absensi
C. Jenis Pengelolaan Absensi
D. Absensi dengan Sistem Komputerisasi

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Metode Penelitian
B. Teknik Pengumpulan Data
C. Sumber Data dan Sampel Penelitian
D. Waktu dan Tempat Penelitian

BAB IV PENUTUP

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Faktor penting dan sangat berpengaruh dalam pengelolaan suatu lembaga

pemerintahan adalah manusia (man), di samping, keuangan (money), dan benda

(material). Ketiga faktor ini saling bersinergi dalam menggerakkan roda kehidupan

lembaga atau suatu organisasi (Terry, 2001 : 18).

Dalam melaksanakan pelayanan pada masyarakat, faktor manusia di suatu

lembaga pemerintahan adalah pegawai pemerintah. Mereka melaksanakan pelayanan

kepada masyarakat sesuai dengan tujuan pokok dan fungsinya masing-masing.

Tingginya frekuensi pelayanan masyarakat disertai dengan perkembangan penduduk

yang sangat pesat diperblukan pegawai dengan jumlah yang memadai. Di samping

jumlah, tentu kualitas pegawai sangat diperhatikan. Oleh karena itu, peningkatkan

kualitas ini diperlukan dengan memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada

pegawai untuk meningkatkan pendidikan formal melalui jenjang pendidikan S-1, S-

2, bahkan S-3. Atau mengikuti kegiatan pelatihan penjenjangan, seperti Diklat

Pimpinan, Latihan Prajabatan, Workshop, dan sebagainya.

Di dalam Kamus Bahasa Indonesia untuk Pelajar, pegawai diartikan orang

yang bekerja pada kantor pemerintah, perusahaan, dsb (Qodratillah ed., 2011 : 397).

Di dalam dunia ekonomi atau bisnis, pegawai lebih diartikan sebagai tenaga

kerja. Tenaga kerja, menurut Sukwiaty, dkk (2007 : 2), adalah setiap orang laki-laki

atau perempuan yang sedang dalam dan/atau akan melakukan pekerjaan, baik di

dalam maupun di luar hubungan kerja guna menghasilkan barang atau jasa untuk

memenuhi kebutuhan masyarakat.

 Keberadaan pegawai atau tenaga kerja sangat diperlukan untuk memberikan

pelayanan yang maksimal kepada masyarakat.Oleh karena itu, disiplin pegawai perlu

mendapat perhatian khusus. Salah satu cara untuk mengetahui disiplin pegawai dapat

diketahui dari tingkat kehadirannya di kantor. Sehingga, peranan absensi sangat

penting untuk mengecek kehadiran pegawai. Setiap hari pegawai melakukan absensi,

baik waktu masuk kantor maupun waktu pulang kantor. Pegawai yang tidak hadir ke

kantor tanpa alasan diberi tanda TK atau tanpa khabar. Pegawai yang tidak hadir ke

kantor karena alasan sakit diberi tanda S. Pegawai yang tidak hadir ke kantor karena

ada urusan penting lainnya, dengan melapor kepada atasannya dengan ijin diberi

tanda I. Sedangkan pegawai yang melaksanakan tugas kantor tetapi bekerja di luar

kantor di beri tanda TL atau tugas luar.

Penanganan absensi pegawai cukup rumit. Apalagi pegawai Kantor Gubernur

Kalimantan Selatan berjumlah ribuan orang. Atasan memiliki kesempatan dan waktu

yang sangat terbatas untuk mengecek kehadiran pegawainya. Absensi dengan sistem

manual, yaitu membubuhkan paraf pada setiap waktu masuk, paraf keluar, paraf

masuk lagi, hingga paraf pulang kantor ternyata cukup merepotkan. Apalagi masih

terdapat pegawai yang kurang jujur, misalnya menitipkan paraf pada temannya,

sedangkan dia tidak masuk kantor.

Sejak tahun 2001, absensi pegawai kantor Gubernur Kalimantan Selatan

sudah menggunakan sistem komputerisasi. Sistem ini diakui lebih efektif dalam

meningkatkan disiplin pegawai. Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas

pengelolaan absensi dengan sistem komputerisasi bagi pegawai diperlukan

penelitian. Penelitian ini mengambil pada Kantor Gubernur Kalimantan Selatan.

Dipilihnya kantor ini sebagai obyek penelitian, karena lokasinya berada di Wilayah
Kelurahan Cempaka Kota Banjarbaru, dekat dengan SMKN 3 Banjarbaru tempat

penulis menimba ilmu.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka permasalahan dalam

penelitian ini dapat dirumuskan : Bagaimanakah pengelolaan absensi sistem

komputerisasi pegawai Kantor Gubernur Kalimantan Selatan?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan uraian pada latar belakang, dan perumusan masalah di atas,

maka tujuan penelitian ini adalah: Ingin mengetahui pengelolaan absensi sistem

komputerisasi pegawai Kantor Gubernur Kalimantan Selatan.

D. Manfaat dan Kegunaan Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan kegunaan terhadap

(1) Obyek Penelitian, (2) Siswa, dan (3) Sekolah.

1. Bagi Obyek Penelitian

Bagi obyek penelitian dalam hal ini Kantor Gubernur Kalimantan Selatan,

hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan evaluasi dan masukan untuk

penyempurnaan pengelolaan absensi dengan menggunakan sistem komputerisasi

bagi pegawai Kantor Gubernur Kalimantan Selatan.

2. Bagi Siswa Peneliti

 Bagi siswa selaku peneliti, proses penelitian berikut hasil penelitian ini

menjadi pengalaman berharga dalam menerapkan dan mengembangkan ilmu

pengetahuan yang telah penulis dapatkan secara teoritis di sekolahuntuk diterapkan

dalam kegiatan praktik di masyarakat atau dunia kerja.

3. Bagi Sekolah

Bagi sekolah dalam hal ini SMK Negeri 3 Banjarbaru tempat penulis

menimba ilmu, hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan referensi dan

koleksi perpustakaan sekaligus sebagai acuan bagi adik-adik di jurusan RPL dalam

membuat TA.

E. Sistimatika Penulisan
Untuk mempermudah pemahaman terhadap penyajian karya tulis ini, maka

dibuat sistimatika sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan terdiri atas 5 subbab, yaitu : Latar Belakang, Perumusan

Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat dan Kegunaan Penelitian, dan Sistimatika

Penulisan.

Bab II Landasan Teori terdiri atas uraian tentang : Pengertian Absensi,

Tujuan Pengelolaan Absensi, JenisPengelolaan Absensi, dan Absensi Sistem

Komputerisasi.

Bab III Metodologi Penelitian terdiri atas 5 subbab, yaitu : Metode Penelitian,

Teknik Pengumnpulan Data, Sumber Data dan Sampel Penelitian, serta Waktu dan

Tempat Penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. Bab ini merupakan uraian inti

penelitian yang meliputi uraian tentang : Gambaran Umum Obyek Penelitian

(Sejarah Berdirinya, Data Pegawai, dan Wilayah Kerja), Pengelolaan Absensi

Komputerisasi (Input Data, Output Data, Pengelolaan dan Pelaporan, dan

Penindakan.

Bab V Kesimpulan dan Saran berisi uraian simpulan dari hasil penelitian dan

saran-saran yang penulis ajukan kepada obyek penelitian.

 BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian Absensi

Kata absensi berasal dari kata kerja berbahasa Inggeris absent, yang artinya

‘tidak masuk (sekolah, kerja, dsb); tidak hadir’ (Alwi, ed., 2007 : 3). Lawan

(antonim) kata absensi adalah presensi. Kata presensi adalah kata benda yang juga

diambil dari bahasa Inggeris presention, yang artinya ‘kehadiran’ (Alwi, ed., 2007 :

894).

Berdasarkan uraian di atas, jika yang dimaksud absensi dalam penelitian ini

adalah data kehadiran pegawai, maka penggunaan istilah absensi tidak tepat, yang

tepat adalah presensi.Absensi artinya ‘daftar tidak hadir’. Sedangkan presensi artinya

‘daftar hadir’.

Istilah absensi lebih sering digunakan, karena kata ini telah lama dikenal dan

akrab di dunia kerja/usaha atau lembaga pendidikan. Kalangan pegawai, siswa, atau

mahasiswa lebih suka menggunakan kata absensi daripada kata presensi. Padahal

kalau dilihat dari fungsinya lebih tepat digunakan istilah presensi.

B. Tujuan Pengelolaan Absensi

Berdasarkan pengertian di atas, maka absensibertujuan untuk mengecek

ketidakhadiran. Absensi pegawai bertujuan untuk mengecek ketidakhadiran pegawai.

Absensi siswa bertujuan untuk mengecek ketidakhadiran siswa. Demikianlah tujuan

umum pengelolaan absensi.

Atasan dapat mengecek lebih lanjut alasan ketidakhadiran pegawai yang

bersangkutan. Atasan dapat mempertimbangkan alasan yang diberikan pegawai

untuk mempertimbangkan putusan. Berbagai alasan dapat diberikan pegawai untuk

menjelaskan sebab-sebab ketidakhadirannya. Bisa saja pegawai yang bersangkutan

sakit, melaksanakan tugas luar, ijin karena urusan keluarga, atau tanpa alasan karena

malas.

Di lembaga-lembaga pemerintahan, perusahaan, atau lembaga pendidikan,

aturan pengelolaan absensi sangatlah ketat. Hal ini dilakukan, karena absensi terkait

langsung dengan disiplin. Ketidakhadiran pegawai merupakan pelanggaran disiplin.

Pelanggaran disiplin itu dapat dikatagorikan ke dalam pelanggaran disiplin ringan,

pelanggaran disiplin sedang, atau pelanggaran disiplin berat, tergantung pada

penilaian atasan. Penetapan katagori pelanggaran (ringan, sedang, atau berat)

memiliki aturan tersendiri. Masing-masing kantor, perusahaan, atau lembaga

pendidikan berbeda dalam menerapkannya.

Pegawai yang tidak hadir tiga kali berturut-turut tanpa khabar harus diberikan

teguran. Oleh karena itu, pegawai yang sakit harus menunjukkan surat keterangan

dokter. Demikian juga pegawai yang tidak bisa hadir karena alasan tertentu harus

menunjukkan bukti fisik sebab-sebab ketidakhadirannya.

Pengelolaan absensi juga terkait dengan keadilan. Sehingga, atasan dapat

memberikan putusan yang tepat dalam memberikan penghargaan/pujian (reward)

atau hukuman (punishment).

Mengingat pentingnya absensi dalam penegakan disiplin dan penegakan

keadilan dalam membuat putusan, maka pengelolaan disiplin perlu dilaksanakan

sedemikian rupa, sehingga diperoleh kepuasan dari kalangan pegawai.

C. Jenis Pengelolaan Absensi

 Berbagai cara dapat dilakukan untuk mengelola absensi. Cara yang umum

dipakai adalah membubuhkan paraf atau tanda tangan pada daftar absensi yang

disediakan. ........ (lanjutkan)

 BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah prosedur atau tata cara yang ditempuh untuk

mencapai tujuan penelitian. Untuk penelitian ini, metode yang dipakai adalah metode

deskriptif. Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk mengamati suatu

gejala, keadaan, atau kondisi yang terjadi saat permasalahan itu diteliti (Nazir, 1985:

90).

Metode deskriptif menggunakan data dan informasi yang dikumpulkan

sebanyak-banyaknya dan dicatat untuk dianalisis. Sehingga diperoleh suatu deskripsi

tentang pengelolaan absensi sistem komputerisasi pegawai Kantor Gubernur Provinsi

Kalimantan Selatan.

B. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan teknik :

1. Observasi, yaitu pengamatan langsung yang dilakukan dengan cara melihat dan

mengamati pelaksanaan pengelolaan absensi sistem komputerisasi pegawai

Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Selatan.

2. Wawancara atau interviu, yaitu kegiatan tanya jawab langsung dengan pihak-

pihak yang berkompeten dalam pelaksanaan pengelolaan absensi sistem

komputerisasi pegawai Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Selatan.

3. Pencatatan, yaitu sejumlah data yang dihimpun dari hasil observasi, wawancara,

dan sebagainya.
4. Kepustakaan, yaitu kegiatan membaca buku-buku penelitian dan buku-buku

teori akuntansi yang relevan untuk dituangkan ke dalam landasan teori.

C. Sumber Data dan Sampel Penelitian

Untuk memperoleh data penelitian diperlukan sumber data penelitian. Sumber

data dihimpun dari hasil wawancara dengan Kepala Biro Organisasi, Pengelola

Absensi, Kepala Bagian, dan pegawai.

Karena pegawai Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Selatan berjumlah

banyak, maka ditetapkan sampel. Sampel diambil dari sebagian populasi (semua

pegawai). Sampel diambil secara acak yang diharapkan dapat mewakili populasi.

Sampel yang diambil berjumlah 5 (lima) orang, mewakili bagian/biro pada Kantor

Gubernur Provinsi Kalimantan Selatan.

D. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini secara keseluruhan dilaksanakan selama 4 (empat) bulan, dari

bulan … sampai dengan … 20….

Waktu penelitian digambarkan dengan matriks sebagai berikut :

RENCANA DAN JADUAL KERJA

No. Kegiatan September Oktober November Desember

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Studi Pendahuluan x X
2. Judul dan Out Line x
3. Proposal x x x
4. Masalah dan tujuan x
5. Instrumen Penelitian x x
6. Pengumpulan Data X x x
7. Konsep/ Reproduksi x x x
8. Pengesahan x
9. Konsultasi X x x x x x X x x x x x
Tempat penelitian dilaksanakan di Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan

Selatan, Jalan Aneka Tambang Kelurahan Cempaka Banjarbaru.

 BAB IVPENUTUP

Demikian proposal ini dibuat untuk dijadikan sebagai acuan untuk

melaksanakan penelitian sederhana berjudul “Pengelolaan Absensi Sistem

Komputerisasi Pegawai Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Selatan”. Kepada

pihak-pihak terkait kami mohon dukungannya demi kelancaran kegiatan penelitian

ini.