CASE STUDY

PENGELOLAAN HOME STAY

Sebuah Home stay yang berlokasi di pinggir pantai, yang memiliki 20 kamar dikelola oleh
ownernya sendiri. Selain 20 kamar owner juga memiliki sebuah restoran kecil yang menghadap ke
pantai untuk breakfast ataupun lunch bagi tamu yang menginap. Owner juga menyediakan jasa
laundry bagi tamu yang menginap maupun tamu dari luar. Untuk fasilitas tambahan, owner memiliki
beberapa buah sepeda dan sepeda motor yang dapat disewa oleh tamu yang menginap di home stay
miliknya. Owner juga menyediakan 2 buah komputer yang disertai dengan koneksi internet gratis
untuk memberikan fasilitas tambahan kepada tamu yang menginap bila memerlukan akses internet
melalui komputer.
Pemilik home stay menggaji beberapa orang karyawan, antara lain 3 orang pada bagian
membersihkan kamar dan peayanan laundry, 2 orang dibagian front Office merangkap pelayanan
penyewaan sepeda maupun sepeda motor serta memastikan 2 komputer bisa digunakan oleh tamu
yang menginap, 2 orang di restoran untuk melayani tamu dan 2 orang di kitchen untuk memproduksi
makanan, serta 1 orang cleaning service untuk membersihkan area dapur.
Dalam pelayanan sehari-harinya, restoran menyediakan menu indonesia dan tradisional bali.
Tetapi tidak semua menu yang disediakan di Produksi di dapur yang ada. Beberapa menu yang
ditawarkan harus dibeli dari luar, kemudian dihidangkan kepada tamu. Di bagian Front Office,
pelayanan sehari-hari meliputi menerima reservasi via email, telp, fax atau reservasi dari walk in
guest. Pelayanan lainnya adalah menerima tlp dari tamu yang menginap, menerima registrasi tamu,
melayani pembayaran bill tamu untuk kamar maupun fasilitas lainnya yang tersedia. Staf Fron Office
juga melayani informasi terkait acara-acara yang diadakan disekitar lingkungan desa tempat home
stay berada. Bagian Housekeeping melayani pembersihan kamar, pengelolaan laundry dan
membersihkan public area. Untuk pengelolaan keuangan, baik pembelian ke supplier penyimpanan
barang, pembayaran supplier dan urusan pengelolaan keuangan lainnya, owner dibantu oleh 2 orang
bagian back office. Owner sendiri sehari-hari mengawasi seluruh proses dan tidak jarang membantu
para staf yang kewalahan dengan pekerjaan mereka.
Setiap hari owner menerima beberapa laporan yang memberikan informasi tentang :
a. Tamu yang reservasi untuk 3 bulan ke depan
b. Tamu yang check in dan check out hari ini
c. Penghasilan atau pendapatan yang diterima setiap hari nya dari penjualan kamar dan
fasilitas lainnya.
d. Penggunaan fasilitas yang disediakan baik penyewaan sepeda atau motor, komputer,
laundry, serta menu-menu yang menjadi kesukaan tamu mereka
Sedangkan setiap akhir bulan owner menerima laporan yang memberikan informasi :
a. Pendapatan dalam bulan tersebut
b. Pembelian ke supplier dan laporan stock
c. Tingkat hunian kamar perhari dalam bulan tersebut
d. Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam bulan tersebut, termasuk biaya gaji, internet, listrik, dan
pemeliharaan fasilitas
 e. Fasilitas-faslitas yang paling diminati oleh tamu
Untuk memudahkan memperoleh informasi tersebut, owner membutuhkan sistem informasi
sehingga informasi dapat dipantau setiap detik maupun setiap menit, bahkan bila owner tidak
sedang ada di home stay miliknya.

GAMBAR DFD