MATA KULIAH DOSEN PENGAMPU

Skema Klasifikasi Arsip Malta Nelisa,S.Sos, M.Hum

TUGAS PERTEMUAN 11

Diajukan Sebagai Syarat Pembelajaran Mata Kuliah Skema Klasifikasi Arsip

RANCANGAN SKEMA KLASIFISKASI ARSIP PT GUDANG GARAM TBK

DISUSUN OLEH :

FITRIA DWI ANGGRAINI (22026028)

INDAH YUMARZA (22026032)

PROGRAM STUDI INFORMASI PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

FAKULTAS BAHASA DNA SENI
UNIVERSITAS NEGRI PADANG
2023
 2

PT GUDANG GARAM TBK

Nama Lengkap : Gudang Garam

Alias : No Alias
Profesi : Perusahaan
Tanggal Lahir : Kamis, 26 Juni 1958
Zodiac : Cancer
Warga Negara : Kediri, Jawa Timur

Gudang Garam Tbk (dahulu PT Perusahaan Rokok Tjap) (GGRM) didirikan

tanggal 26 Juni 1958 dan memulai kegiatan usaha komersialnya pada tahun 1958. Kantor
pusat Gudang Garam beralamat di Jl. Semampir II / 1, Kediri, Jawa Timur 64121, serta
memiliki pabrik yang berlokasi di Kediri, Gempol, Karanganyar dan Sumenep. Selain itu,
GGRM juga memiliki kantor perwakilan di Jl. Jenderal A. Yani 79, Jakarta 10510 dan Jl.
Letjen. Sutoyo 55, Sidoarjo, Jawa Timur 61256 – Indonesia.
Telp: (62-21) 2955-7000, (62-354) 682-091 (Hunting), Fax: (62-21) 424-3136, (62-354)
681-555.
Pemegang saham yang memiliki 5% atau lebih saham Gudang Garam Tbk adalah
PT Suryaduta Investama (69,29%) dan PT Suryamitra Kusuma (6,26%). PT Suryaduta
Investama merupakan induk usaha dan induk usaha terakhir GGRM.
Penerima manfaat akhir dari kepemilikan saham PT Suryaduta Investama adalah
Susilo Wonowidjojo, Juni Setiawati Wonowidjojo, Sigid Sumargo Wonowidjojo,
Sumarto Wonowidjojo, PT Suryaduta Mandiri, Tan Siok Tjien (Almarhum) dan Ahli
waris Rahman Halim.
Berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan GGRM
bergerak di bidang industri rokok dan aktivitas lain yang terkait dengan industri rokok.
Gudang Garam memproduksi berbagai jenis rokok kretek, termasuk jenis rendah tar dan
nikotin (LTN) serta produk tradisional sigaret kretek tangan. Merek-merek rokok GGRM,
antara lain: Klobot, Sriwedari, Djaja, Patra, Gudang Garam, Gudang Garam Merah,
Gudang Garam Signature Mild, Surya, GG Move, Surya Pro Mild dan GG Mild,
Pada tanggal 17 Juli 1990, GGRM memperoleh izin Menteri Keuangan untuk
melakukan Penawaran Umum Perdana Saham GGRM (IPO) kepada masyarakat
sebanyak 57.807.800 dengan nilai nominal Rp1.000,- per saham dengan harga penawaran
Rp10.250,- per saham. Saham-saham tersebut dicatatkan pada Bursa Efek Indonesia
(BEI) pada tanggal 27 Agustus 1990.
Gudang Garam menyediakan lapangan kerja bagi sekitar 36.900 orang yang
terlibat dalam produksi rokok, pemasaran dan distribusi di akhir tahun 2015. Perusahaan
 3

juga memilliki 67 kantor perwakilan daerah dengan 282 titik distribusi di seluruh
Indonesia dan armada penjualan lebih dari 7.000 kendaraan, termasuk sepeda motor
untuk melayani pasar.
Gudang Garam memiliki fasilitas produksi rokok kretek di dua lokasi. Pertama,
di kota Kediri, dengan jumlah penduduk 249 ribu jiwa yang merupakan pusat
perdagangan regional sekaligus lokasi kantor pusat Perseroan. Fasilitas produksi kedua
berlokasi di Gempol, Jawa Timur yang berjarak 50 kilometer dari Surabaya. Dari kedua
fasilitas produksi ini Perseroan mampu memenuhi permintaan produk rokok yang ada.
Perseroan memproduksi berbagai jenis rokok kretek, termasuk jenis rendah tar
dan nikotin (LTN) serta produk tradisional sigaret kretek tangan. Gudang Garam
mengoperasikan fasilitas percetakan kemasan rokok, dan di samping itu juga memiliki
empat anak perusahaan yang sudah beroperasi komersial yaitu:
• PT Surya Pamenang, produsen kertas karton untuk kemasan rokok
• PT Surya Madistrindo, distributor tunggal produk Perseroan
• PT Surya Air, penyedia layanan jasa penerbangan tidak berjadwal
•PT Graha Surya Media, penyedia jasa hiburan
 4

IDENTIFIKASI FASILITATIF DAN SUBSTANTIF

FUNGSI FASILITATIF

1. Infrastruktur yang memadai, seperti pabrik rokok yang modern dan luas, serta
sistem distribusi yang terintegrasi dan efisien.
Gudang Garam Tbk dapat menghasilkan produk dengan kualitas yang baik
dan memadai serta dapat memenuhi kebutuhan pasar secara efisien. Pabrik rokok
yang modern dan luas dapat membantu perusahaan untuk memproduksi rokok
dalam jumlah yang besar dan memastikan konsistensi kualitas produk. Sistem
distribusi yang terintegrasi dan efisien juga sangat penting karena dapat
memastikan bahwa produk rokok dapat tersedia di pasar pada waktu yang tepat
dan dengan biaya yang efisien.
2. Sumber daya manusia yang berkualitas, melalui program pelatihan dan
pengembangan karyawan, kesejahteraan karyawan, serta kesempatan karir yang
jelas.
Fungsi fasilitatis dari sumber daya manusia yang berkualitas adalah untuk
memastikan bahwa PT Gudang Garam Tbk memiliki karyawan yang mampu
mengoperasikan infrastruktur dan teknologi yang ada dengan baik, serta dapat
memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik. Program pelatihan dan
pengembangan karyawan dapat membantu karyawan meningkatkan keterampilan
mereka, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas
kerja. Kesejahteraan karyawan juga sangat penting, karena dapat membantu
perusahaan mempertahankan karyawan yang berkualitas dan memotivasi mereka
untuk bekerja dengan baik. Kesempatan karir yang jelas juga dapat membantu
perusahaan menarik dan mempertahankan karyawan yang berkualitas.
3. Teknologi yang canggih, seperti mesin-mesin produksi otomatis dan sistem
informasi yang terintegrasi.
Fungsi fasilitatis dari teknologi yang canggih adalah untuk membantu PT
Gudang Garam Tbk meningkatkan efisiensi produksi dan kualitas produk rokok.
Mesin-mesin produksi otomatis dapat membantu perusahaan meningkatkan
produktivitas dan mengurangi biaya produksi. Sistem informasi yang terintegrasi
dapat membantu perusahaan memantau produksi dan inventaris dengan lebih
baik, dan memastikan bahwa produk rokok dapat tersedia di pasar pada waktu
yang tepat. Dengan teknologi yang canggih, PT Gudang Garam Tbk dapat
meningkatkan daya saing perusahaan di pasar dan memenuhi kebutuhan
pelanggan dengan lebih baik.

FUNGSI SUBSTANTIF

1. Produk rokok yang berkualitas dan terkenal di Indonesia, dengan berbagai jenis
dan varian yang dapat memenuhi kebutuhan pasar yang beragam.
Fungsi subsantif dari produk rokok yang berkualitas dan terkenal di
Indonesia adalah untuk memastikan bahwa PT Gudang Garam Tbk dapat
memenuhi kebutuhan pasar yang beragam dan mempertahankan keunggulan
kompetitif di pasar. Produk rokok yang berkualitas dapat membantu perusahaan
 5

untuk mempertahankan kepercayaan konsumen dan meningkatkan loyalitas

merek. Berbagai jenis dan varian produk rokok juga dapat membantu perusahaan
untuk menjangkau segmen pasar yang berbeda-beda.
2. Layanan purna jual yang baik, melalui jaringan distributor yang luas dan
profesional, serta program-program promosi yang menarik.
Fungsi subsantif dari layanan purna jual yang baik adalah untuk
memastikan bahwa PT Gudang Garam Tbk dapat mempertahankan kepuasan
pelanggan dan meningkatkan loyalitas merek. Jaringan distributor yang luas dan
profesional dapat membantu perusahaan memastikan produk dapat tersedia di
pasar pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang efisien. Program-program
promosi yang menarik juga dapat membantu perusahaan meningkatkan kesadaran
merek dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
3. Proses produksi yang efisien dan inovatif, dengan mengutamakan kualitas dan
keamanan produk serta memperhatikan faktor lingkungan.
Fungsi subsantif dari proses produksi yang efisien dan inovatif adalah
untuk memastikan bahwa PT Gudang Garam Tbk dapat memproduksi rokok
dengan kualitas yang baik dan memenuhi standar keamanan, serta meminimalkan
dampak negatif terhadap lingkungan. Proses produksi yang efisien dapat
membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya
produksi. Inovasi dalam proses produksi juga dapat membantu perusahaan
meningkatkan efisiensi dan kualitas produk. Dengan memperhatikan faktor
lingkungan, PT Gudang Garam Tbk dapat mempertahankan hubungan baik
dengan masyarakat dan menjaga reputasi perusahaan.
 6

ANALISIS DAN PENGELOMPOKKAN KE DALAM

SKEMA KLASIFIKASI ARSIP

FUNGSI FASILITATIF

Arsip primer adalah arsip yang bersifat langsung terkait dengan aktivitas dan
proses bisnis perusahaan. Arsip sekunder adalah arsip yang dibuat untuk keperluan
administrasi atau referensi yang lebih lanjut. Arsip tersier adalah arsip yang dibuat untuk
keperluan penelitian atau referensi arsip yang lebih lama.
1. Infrastruktur yang memadai, seperti pabrik rokok yang modern dan luas, serta sistem
distribusi yang terintegrasi dan efisien.
Arsip primer:
 Desain pabrik dan fasilitas produksi
 Kontrak dengan pemasok bahan baku
 Data produksi dan inventaris
 Data pengiriman dan distribusi produk
Arsip sekunder:
 Laporan produksi bulanan/tahunan
 Laporan distribusi bulanan/tahunan
 Kontrak dengan mitra distribusi
 Izin dan regulasi terkait infrastruktur
Arsip tersier:
 Data dan laporan perkembangan infrastruktur perusahaan
 Dokumen perbandingan efektivitas infrastruktur perusahaan dengan
perusahaan lain
2. Sumber daya manusia yang berkualitas, melalui program pelatihan dan
pengembangan karyawan, kesejahteraan karyawan, serta kesempatan karir yang jelas.
Arsip primer:
 Data pribadi karyawan (nama, alamat, nomor telepon, dll)
 Kontrak kerja karyawan
 Catatan kinerja karyawan
 Data pelatihan dan pengembangan karyawan
Arsip sekunder:
 Laporan kinerja karyawan bulanan/tahunan
 Program kesejahteraan karyawan
 Program penghargaan dan insentif karyawan
 Rencana karir karyawan
Arsip tersier:
 Data dan laporan perkembangan sumber daya manusia perusahaan
 Dokumen perbandingan program sumber daya manusia perusahaan dengan
perusahaan lain
3. Teknologi yang canggih, seperti mesin-mesin produksi otomatis dan sistem informasi
yang terintegrasi.
Arsip primer:
 7

 Dokumen spesifikasi teknologi dan peralatan

 Kontrak pembelian teknologi dan peralatan
 Catatan pemeliharaan teknologi dan peralatan
 Data produksi dan inventaris yang dihasilkan oleh teknologi dan peralatan
Arsip sekunder:
 Laporan pemeliharaan teknologi dan peralatan
 Laporan kinerja teknologi dan peralatan bulanan/tahunan
 Kontrak dengan penyedia layanan teknologi dan peralatan
 Izin dan regulasi terkait teknologi dan peralatan
Arsip tersier:
 Data dan laporan perkembangan teknologi dan peralatan perusahaan
 Dokumen perbandingan efektivitas teknologi dan peralatan perusahaan
dengan perusahaan lain
Dengan mengelompokkan arsip perusahaan menjadi arsip primer, sekunder, dan tersier,
perusahaan dapat memudahkan pengelolaan dan pemeliharaan arsip, serta memastikan
informasi yang dibutuhkan tersedia dengan mudah dan cepat.

FUNGSI SUBSTANTIF

Arsip primer PT Gudang Garam Tbk:

 Dokumen tentang spesifikasi produk rokok yang dihasilkan
 Data-data pelanggan dan permintaan pasar untuk jenis dan varian produk rokok
 Data-data karyawan dan program pelatihan dan pengembangan karyawan
 Data produksi dan inventaris produk rokok
 Kontrak dengan distributor dan dokumen terkait layanan purna jual
Arsip sekunder PT Gudang Garam Tbk:
 Laporan keuangan dan anggaran produksi
 Evaluasi kinerja karyawan dan program pelatihan dan pengembangan karyawan
 Evaluasi kepuasan pelanggan dan program promosi
 Evaluasi kinerja proses produksi dan inovasi dalam proses produksi
 Kontrak dengan pemasok dan dokumen terkait faktor lingkungan
Arsip tersier PT Gudang Garam Tbk:
 Artikel dan publikasi tentang produk rokok dan PT Gudang Garam Tbk
 Dokumen sejarah perusahaan dan perkembangan teknologi produksi rokok
 Laporan keberlanjutan dan program tanggung jawab sosial perusahaan
 Dokumen hukum dan regulasi terkait produksi dan distribusi produk rokok
 Foto dan video produksi rokok dan proses produksinya.
 8

SKEMA KLASIFIKASI ARSIP PRIMER, SEKUNDER DAN TERSIER

Berikut adalah tabel skema klasifikasi arsip dengan kategori tabel primer, sekunder, dan
tersier untuk fungsi fasilitatif dan fungsi substantif:

Fungsi Fasilitatif
Klasifikasi Arsip Primer Klasifikasi Arsip Sekunder Klasifikasi Arsip Tersier
I. Administrasi Umum 1. Administrasi Keuangan 1.1 Anggaran
1.2 Laporan Keuangan
 Neraca keuangan
 Laporan laba rugi
 Laporan arus kas
 Laporan keuangan lainnya
1.3 Pembayaran
 Daftar pembayaran
 Bukti pembayaran
 Faktur pajak
 Surat permintaan pembayaran
 Kwitansi pembayaran
 Surat peringatan pembayaran
 Surat kuasa pembayaran
 Pengembalian uang
 Laporan pembayaran lainnya
1.4 Perpajakan
 Laporan perpajakan
 SPT (Surat Pemberitahuan
Tahunan)
 SSP (Surat Setoran Pajak)
 Bukti potong pajak
 Surat permohonan keringanan
pajak
 Surat permohonan
pengembalian pajak
 Surat pemberitahuan pajak
terhutang
 Surat peringatan pajak
terlambat
 Surat somasi pajak
 Surat pernyataan pajak
 Surat lainnya terkait
perpajakan
1.5 Perencanaan Keuangan
 Laporan perencanaan
keuangan
 Analisis rasio keuangan
 9

 Rencana bisnis
 Proyeksi keuangan
 Laporan keuangan lainnya
2. Administrasi SDM 2.1 Rekrutmen
 Lamaran kerja
 CV (Curriculum Vitae)
 Dokumen seleksi
 Surat perjanjian kerja
 Surat pengunduran diri
 Surat pemberitahuan
pemberhentian kerja
 Surat keterangan kerja
 Laporan rekrutmen lainnya
2.2 Kesejahteraan Karyawan
 Data kesehatan karyawan
 Data keluarga karyawan
 Data tunjangan karyawan
 Data asuransi karyawan
 Surat keterangan kerja
 Surat keterangan penghasilan
 Surat keterangan pensiun
 Surat keterangan pengunduran
diri
 Surat keterangan pindah kerja
 Laporan kesejahteraan
karyawan lainnya
2.3 Pelatihan
 Rencana pelatihan
 Jadwal pelatihan
 Daftar peserta pelatihan
 Evaluasi pelatihan
 Sertifikat pelatihan
 Laporan pelatihan lainnya
2.4 Evaluasi Kinerja
 Surat peringatan
 Surat pemberitahuan penilaian
kinerja
 Laporan penilaian kinerja
 Surat kenaikan gaji
 Surat pengurangan gaji
 Surat kenaikan pangkat
 Surat pengurangan pangkat
 Surat pemberitahuan
pemberhentian kerja
 Surat pengharga
 10

3. Administrasi Umum 3.1 Pengadaan

lainnya  Rencana pengadaan
 Dokumen penawaran
 Surat perjanjian kontrak
3.2 Pengamanan
 Surat perjanjian keamanan
 Dokumen identitas
pengamanan
II. Produksi 4. R&D 4.1 Penelitian Ilmiah
 Laporan hasil penelitian
 Buku-buku referensi
4.2 Pengembangan Produk
 Rencana pengembangan
produk
 Hasil pengembangan produk
5. Pengadaan 5.1 Pembelian Bahan Baku
 Surat perintah pembelian
 Faktur pembelian
5.2 Pengadaan Perlengkapan
 Surat perintah pembelian
 Faktur pembelian
6. Produksi 6.1 Perencanaan Produksi
 Rencana produksi
 Jadwal produksi
6.2 Pengendalian Mutu
 Laporan hasil pengendalian
mutu
 Bukti inspeksi kualitas
III. Pemasaran 7. Penjualan 7.1 Penjualan Grosir
 Daftar penjualan grosir
 Faktur penjualan grosir
7.2 Penjualan Eceran
 Daftar penjualan eceran
 Faktur penjualan eceran
8. Promosi 8.1 Iklan
 Konsep iklan
 Rencana media iklan
8.2 Promosi Penjualan
 Brosur promosi
 Contoh promosi
9. Distribusi 9.1 Distribusi Produk
 Laporan pengiriman
 Daftar penerimaan
 11

Fungsi Substantif
Klasifikasi Arsip Primer Klasifikasi Arsip Sekunder Klasifikasi Arsip Tersier
I. Produksi 1. Bahan Baku 1.1 Pengadaan Bahan Baku
1.2 Kontrak Pembelian Bahan
Baku
1.3 Penyimpanan Bahan Baku
1.4 Pengiriman Bahan Baku
1.5 Persediaan Bahan Baku
2. Penjadwalan Produksi 2.1 Jadwal Produksi
2.2 Rencana Produksi
2.3 Perubahan Jadwal Produksi
2.4 Dokumen Perencanaan
Produksi
2.1 Jadwal Produksi
3. Pengendalian Kualitas
3.1 Inspeksi Bahan Baku
3.2 Inspeksi Proses Produksi
3.3 Inspeksi Produk Jadi
3.4 Laporan Pengendalian
Kualitas
4. Pemeliharaan Peralatan 4.1 Perawatan Rutin Peralatan
4.2 Perbaikan Peralatan
4.3 Penggantian Peralatan
4.4 Catatan Pemeliharaan
Peralatan
4.1 Perawatan Rutin Peralatan
II. Pemasaran 1. Penjualan 2.1 Penawaran
2. Distribusi 2.2 Promosi
3. Pelayanan Pelanggan 2.3 Penjualan
III. Keuangan dan 1. Akuntansi Keuangan 3.1 Laporan Keuangan
Akuntansi 2. Pajak 3.2 Perencanaan Keuangan
3. Pengelolaan Aset 3.3 Audit Keuangan
IV. Sumber Daya Manusia 1. Rekrutmen 4.1 Pendaftaran Karyawan
2. Pelatihan 4.2 Evaluasi Karyawan
3. Kompensasi dan 4.3 Pengembangan Karyawan
Tunjangan