ADMINISTRASI

PERGUDANGAN

REDAKSIONAL

Pengarah:
Direktur Pembinaan SMK
Kepala Sub Direktorat Kurikulum
Kepala Seksi Penilaian

Kepala Seksi Pembelajaran

Penulis:
Syafiani Desiana Gartini
Wawan Sunarya
Arief Susanto

Pengendali
Mutu: Winih
Wicaksono

Penyunting:
Rais Setiawan
Erna Fauziah
Editor:
Esti Baroro

Desain Sampul:
Sonny Rasdianto

Layout/Editing:
Indah Mustika Ar Ruum
Ratna Murni Asih
Rifda Ayu Satriana
iii
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

KATA
PENGANTAR

Dalam menyediakan referensi materi pembelajaran bagi guru dan peserta didik di
SMK, Direktorat Pembinaan SMK berupaya menyediakan bahan ajar kejuruan yang
sesuai dengan kebutuhan pembelajaran di SMK pada mata pelajaran C2 dan
1
CJ dari 42 kompetensi keahlian yang ada pada Perdirjen Dikdasmen
Nomor 06/D.DS/KK/2018 tanggal 7 Juni 2018 tentang Spektrum Keahlian SMK/
MAK dan Struktur Kurikulum 2013 sesuai Perdirjen Dikdasmen Nomor 07/D.
DS/KK/2018 tanggal 7 Juni 2018 ten tang Struktur Kurikulum SMK/MAK.
Bahan ajar yang disusun pada tahun anggaran 2019 diharapkan dapat
rnenumbuhkan motivasi belajar bagi peserta didik maupun guru kejuruan di SMK.
Karena bahan ajar yang telah disusun ini selain menyajikan materi secara tertulis, juga
dilengkapi dengan beberapa materi yang bersifat interaktif dengan penggunaan tautan
pencarian yang dapat mernperluas pernahaman individu yang menggunakannya.
Bahan ajar kejuruan yang disusun pada tahun 2019 ini disusun oleh para
guru kejuruan di SMK yang telah berpengalalaman menyelenggarakan proses
pembelajaran sesuai dengan kompetensi keahlian masing-rnasing. Oleh karena itu,
diharapkan dapat menjadi referensi bagi guru yang mengarnpu mat a pelajaran yang sama
pada program keahlian sejenis di SMK seluruh Indonesia.
Kepada para guru penyusun bahan ajar kejuruan yang telah mendedikasikan waktu,
kompetensi, Clan perhatiannya, Direktorat Pembinaan SMK menyampaikan ucapan terima
kasih. Diharapkan karya ini bukan merupakan karya terakhir, namun seterusnya akan
dilanjutkan dengan karya-karya berikutnya, sehingga SMK rnempunyai guru-guru yang
procluktif dan kreatif dalam menyumbangkan pemikiran, potensi dan kornpetensinya bagi
pengembangan pernbelajaran di SMK.

SMK Bisa! SMK Hebat!

iv
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PRAKATA

Buku Administrasi Pergudangan untuk SMK/ MAK kelas X ini merupakan

buku yang disusun untuk dipersiapkan bagi peserta didik kelas X khususnya Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen pada Kompetensi Keahlian Manajemen Logistik.
Buku Administrasi Pergudangan ini disajikan dalam duabelas bab, antara lain:

Bab II : KAodnmsienpisDtraassai rPPeergrguuddaannggaann

Bab III : Penerimaan Barang di Gudang
Bab IV : Penyimpanan Barang di
Gudang
Bab V : Penyiapan Barang Sesuai Permintaan
Bab VI : Pengeluaran Barang Sesuai
Permintaan Bab VI : Barang Berbahaya
Bab VIII : Penyimpanan Barang Berbahaya
Bab IX : Penyimpanan Dokumen
Gudang Bab X : Pelayanan Pelanggan
Bab XI : Macam-Macam Peralatan Pergudangan
Bab XII : Alat Bantu Berbasis IT dalam Administrasi Pergudangan

Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan kegiatan yang dapat digunakan oleh
peserta didik untuk mendalami materi secara konseptual dan kontekstual terutama
pada kegiatan logistik (gudang) serta setiap bab di akhir dengan penyajian soal
evaluasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan wawasan dan
pemahaman serta menguji kompetensi peserta didik.
Semoga kehadiran buku ini diharapkan mampu bermanfaat dalam menyiapkan
generasi penerus yang lebih berkualitas di masa yang akan datang, serta yang paling
penting berguna untuk pribadinya, masyarakatnya serta bangsa dan negara. Aamiin.

Bandung, Desember 2019

Syafiani Desiana Gartini

Wawan Sunarya
Arief Susanto

v
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................................................................iV
PRAKATA............................................................................................................................v
DAFTAR ISI.........................................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................................ix
DAFTAR TABEL................................................................................................................xiii
PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU.....................................................................................xiv
PETA KONSEP BUKU..........................................................................................................xv
APERSEPSI.....................................................................................................................xvi

BAB I KONSEP DASAR PERGUDANGAN.............................................................................1

A. Pengertian Gudang dan Pergudangan Logistik..............................................3
B. Peranan Pergudangan......................................................................................5
C. Tata Ruang/Lay OutGudang............................................................................7
D. Standar Operating Procedure (SOP) Administrasi Pergudangan................14
E. Sarana dan keamanan pergudangan...............................................................17

BAB II ADMINISTRASI PERGUDANGAN.........................................................................23

A. Dokumen Administrasi Pergudangan............................................................26
B. Fungsi Dokumen Administrasi Pergudangan................................................32
C. Penyiapan Dokumen Administrasi Gudang...................................................34

BAB III PENERIMAAN BARANG DI GUDANG....................................................................43

A. Pengertian Penerimaan Barang di Gudang...................................................45
B. SOP Penerimaan Barang di Gudang.................................................................52
C. Fisik Penerimaan Barang di Gudang...............................................................56
D. Dokumen Penanganan Penerimaan Barang...................................................61

BAB IV PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG...............................................................68

A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang...............71
B. Barang dalam Kondisi Tunggu.......................................................................76
C. Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang..............................................82
BAB V PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN........................................................89
A. SOP Penyiapan Barang sesuai Permintaan.....................................................91
B. Tahapan penyiapan barang (Picking)............................................................93
C. Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan...................95
D. Dokumen Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan
Administrasi Pergudangan............................................................................97

BAB VI PENGELUARAN BARANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN...............................106

A. Siklus Pengeluaran Barang..........................................................................108
B. Fungsi Siklus Pengeluaran Barang..............................................................111
C. Transaksi Pengeluaran Barang.....................................................................113

PENILAIAN AKHIR SEMSTER GASAL..............................................................................121

vi
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR ISI

BAB VII BARANG BERBAHAYA.....................................................................................129

A. Pengertian Barang Berbahaya.....................................................................131
B. Kelompok Barang Berbahaya.......................................................................131
C. Packing dan Marking....................................................................................136

BAB VIII PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA............................................................146

A. Prosedur Penyimpanan Barang Berbahaya...................................................148
B. Syarat Penyimpanan Barang Berbahaya.......................................................149

BAB IX PENYIMPANAN DOKUMEN GUDANG..............................................................161

A. Pengertian dokumen dan arsip....................................................................163
B. Tujuan Kearsipan.........................................................................................164
C. Jenis-Jenis Arsip............................................................................................164
D. Sifat dan Karakter Arsip................................................................................165
E. Metode Pengelolaan Dokumen....................................................................165
F. Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)...............................................165
G. Jenis Dokumen Gudang...............................................................................168
I. Prosedur Penyimpanan Arsip......................................................................188
BAB X PELAYANAN PELANGGAN....................................................................................193
A. Konsep Pelayanan Pelanggan.......................................................................195
B. Jenis-jenis Pelanggan..................................................................................196
C. Harapan Pelanggan.......................................................................................197
D. Jenis Perilaku Konsumen.............................................................................198
E. Dimensi Kualitas Pelayanan.......................................................................199
F. Pelayanan Prima (Excellent Service).............................................................200
G. Prinsip Pelayanan Prima.............................................................................201
H. Kompetensi Pelayanan Prima......................................................................204

BAB XI MACAM-MACAM PERALATAN PERGUDANGAN.............................................209

A. Pengertian Peralatan Pergudangan............................................................211
B. Definisi Penanganan Material......................................................................211
C. Tujuan Penanganan Material.........................................................................211
D. Prinsip Penanganan Material.......................................................................212
E. Karakteristik Bahan/ Material.......................................................................215
F. Metode Pengangkutan Material....................................................................215
G. Jenis-Jenis Peralatan Material Handling.......................................................216
H. Penggunaan Peralatan Material Handling....................................................241

vii
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR ISI

BAB XII Alat Bantu Berbasis IT dalam Administrasi Pergudangan........................246

A. Definisi Warehouse Management System (WMS).......................................248
B. Manfaat Warehouse Management System (WMS)........................................248
C. Memilih Warehouse Management System......................................................250
D. Proses Kegiatan Utama WMS.......................................................................252
E. Atribut Pada WMS.........................................................................................253
F. Memilih Vendor WMS..................................................................................253
G. Implementasi WMS......................................................................................254
H. Penggunaan Software as a Service (SaaS) WMS.........................................255

PENILAIAN AKHIR SEMSTER GENAP..............................................................................258

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................267
GLOSARIUM...................................................................................................................272
BIODATA PENULIS.........................................................................................................283

viii
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Area Pergudangan.....................................................................................3

Gambar 1.2 Lokasi/Blok Penyimpanan Gudang.........................................................4
Gambar 1.3 Lay Out Gudang bentuk : “U-Flow”...........................................................10
Gambar 1.4 Lay Out Gudang bentuk : “Through-Flow”...............................................11
Gambar 1.5 Lay Out Gudang bentuk : “L-Flow”...........................................................11
Gambar 1.6 Contoh SOP Penerimaan Barang.............................................................15
Gambar 1.7 Contoh SOP Prosedur Penerimaan Barang............................................16
Gambar 1.8 Awal Perkembangan Logistik..................................................................19
Gambar 2.1 Kegiatan Administrasi Pergudangan......................................................24
Gambar 2.3 Dokumen Administrasi Gudang..............................................................26
Gambar 2.4 Contoh Buku Penerimaan Barang..........................................................28
Gambar 2.5 Contoh Kartu Persediaan/ Stock Barang...............................................29
Gambar 2.6 Contoh Kartu Permintaan Barang..........................................................30
Gambar 2.7 Contoh Berita Acara Penyerahan Barang...............................................31
Gambar 2.8 Kegiatan Administrasi Pergudangan......................................................34
Gambar 2.9 Kegiatan Administrasi Pergudangan......................................................37

amb 2 . 1 01 Kegiatan Administrasi Perguda

Gambar rgu ngan................................................3
an 89
Gambar 3.1 Kegiatan Penerimaan Barang.................................................................44
Gambar 3.2 Kegiatan Pengecekan Fisik Barang.........................................................45
Gambar 3.3 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note).........................46
Gambar 3.4 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note).........................47
Gambar 3.6 Contoh Standar Operating Procedure Alur barang Masuk....................52
Gambar 3.7 Contoh Diagram Alir Pemeriksaan dan Penerimaan Barang..............56
Gambar 3.8 Pengelolaan Gudang Modern...................................................................64
Gambar 4.1 Gudang Penyimpanan Barang.................................................................70
Gambar 4.2 Tahapan kegiatan Storage......................................................................71
Gambar 4.3 Analisa Sistem Penyimpanan Barang...................................................72
Gambar 4.4 Penataan Penyimpanan Barang di Gudang............................................73
Gambar 4.5 Pengelolaan Barang Gudang yang Masuk dan Keluar...........................75
Gambar 4.6 Rak Gudang menggunakan Bin...............................................................78
Gambar 4.7 Rak Gudang Jenis Pigeon Hole................................................................79
Gambar 4.8 Racking dalam Kegiatan Pergudangan....................................................81
Gambar 4.9 Racking dalam Kegiatan Pergudangan...................................................83
Gambar 5.1 Interaksi Dalam Manajemen Pergudangan...........................................90
Gambar 5.2 Ilustrasi SOP Penyiapan Barang..............................................................91
Gambar 5.3 FlowchartPermintaan dan Pengeluaran Barang Gudang.......................92
Gambar 5.4 Pembagian dokumen Picking..................................................................94
Gambar 5.5 Pemilihan Peralatan Picking....................................................................95
Gambar 5.6 Trolly........................................................................................................ 96
Gambar 5.7 Konfirmasi Picking.....................................................................................97
Gambar 5.8 Surat Permintaan Barang........................................................................98
Gambar 5.9 Surat Pengiriman Barang........................................................................99
Gambar 5.10 Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang...............100

ix
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 5.11 Laporan persediaan barang..............................................................101

Gambar 5.12 Scanner Machine....................................................................................103
Gambar 6.1 Pengeluaran barang.............................................................................107
Gambar 6.2 Siklus atau Flow Chart Barang Keluar..................................................108

amb r 6 . 34 PSruoraset dJaulraSnca.a..n....B..a..r..a..n...g.g...K...e..l.u...a..r.....1 1 03

Gamba
Gambar 6.5 Puchase Order..........................................................................................114
Gambar 6.6 Delivery Order...........................................................................................115
Gambar 6.7 Faktur/ Invoice.........................................................................................116
Gambar 7.1 Simbol barang berbahaya...................................................................130
Gambar 7.2 Gunting..................................................................................................132
Gambar 7.3 Simbol Bahan Peledak.........................................................................132
Gambar 7.4 Simbol Gas...........................................................................................133
Gambar 7.5 Simbol Cairan yang mudah menyala..................................................133
Gambar 7.6 Simbol Bahan mudah terbakar.............................................................133
Gambar 7.7 Bahan Pengoksidasi...............................................................................134
Gambar 7.8 Simbol Barang Beracun........................................................................134
Gambar 7.9 Simbol Bahan Radioaktif.......................................................................135
Gambar 7.10 Simbol Bahan Perusak......................................................................135
Gambar 7.11 Simbol Bahan Berbahaya Lainnya....................................................135
Gambar 7.12 Packing dan marking...........................................................................136
Gambar 7.13 Kemasan Tunggal...............................................................................137
Gambar 7.15 Kemasan Dalam.................................................................................137
Gambar 7.14 Kemasan Kombinasi..........................................................................137
Gambar 7.16 Kemasan Luar...................................................................................138
Gambar 7.17 Kemasan Ganda/Peti Kemas............................................................138
Gambar 7.18 Contoh Marking Kemasan................................................................139
Gambar 7.19 Simbol Kemasan UN...........................................................................139
Gambar 7.20 Marka atau Tanda..............................................................................140
Gambar 7.21 Contoh Barang berbahaya...................................................................140
Gambar 7.22 Label Barang Berbahaya.....................................................................141
Gambar 7.23 Posisi Pemasangan Label...................................................................142
Gambar 7.24 Kecelakaan Pesawat..........................................................................143
Gambar 8.1 Penyimpanan Barang Berbahaya..........................................................147
Gambar 8.2 Penyimpanan Barang di Gudang........................................................149
Gambar 8.3 Penyimpanan dan Pengumpulan Limbah B3.....................................150
Gambar 8.4 Tanda Petunjuk Gudang Berbahaya......................................................151
Gambar 8.5 Tempat Menyimpan Bahan Korosif.....................................................151
Gambar 8.6 Gudang Bahan Mudah Terbakar............................................................152
Gambar 8.7 Tempat penyimpanan bahan kimia gas bertekanan...........................154
Gambar 8.8 Penyimpanan barang berbahaya menggunakan lemari.....................155
Gambar 8.9 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Lemari es..................155
Gambar 8.10 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Secondary
Containment....................................................................................156
Gambar 8.11 Alat keselamatan Kerja di Laboratorium kimia.................................157

x
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 9.1 Ilustrasi Penyimpanan Dokumen Gudang..........................................162

Gambar 9.2 Formulir Purchase Order.........................................................................170
Gambar 9.3 Formulir Delivery Order...........................................................................171
Gambar 9.4 Formulir Penerimaan Barang..............................................................172
Gambar 9.5 Formulir Permintaan Barang...............................................................173
Gambar 9.6 Formulir Pengeluaran Barang.............................................................174
Gambar 9.7 Formulir Kartu Persediaan Barang.....................................................175
Gambar 9.8 Formulir Laporan Persediaan Barang................................................176
Gambar 9.9 Formulir Perencanaan Stock Opname..................................................177
Gambar 9.10 Formulir Hasil Stock Opname...........................................................178
Gambar 9.11 Filling Cabinet....................................................................................179
Gambar 9.12 Rotary Filling......................................................................................180
Gambar 9.13 Lemari Arsip.......................................................................................181
Gambar 9.14 Rak Arsip Besi.....................................................................................182
Gambar 9.15 Map Arsip..........................................................................................182
Gambar 9.16 Ordner................................................................................................183
Gambar 9.17 Stapler................................................................................................184
Gambar 9.18 Perforator............................................................................................184
Gambar 9.19 Numerator...........................................................................................185
Gambar 9.20 Label...................................................................................................185
Gambar 9.21 Tickler File..........................................................................................186
Gambar 9.22 Cardex................................................................................................186
Gambar 9.23 Alat Sortir (Paper Tray).....................................................................187
Gambar 9.24 Karton Box Arsip...............................................................................187
Gambar 9.25 Guide..................................................................................................188
Gambar 10.1 Ilustrasi Kegiatan Pelayanan Pelanggan..........................................194
Gambar 10.2 Ilustrasi Pelanggan............................................................................196
Gambar 10.3 Dimensi Kualitas Pelayanan.............................................................200
Gambar 10.4 Prinsip 3A Pelayanan Prima..............................................................201
Gambar 10.5 Tampilan Berhias Pria........................................................................202
M a t e ri a l H a n d l i n n g........ 0
Gambar 11.. 12 ICluhsuttreaCsio nv e y o r . .. ... .. ... .. . .. . .. 219
Gambar 11.3 Wheel Conveyors....................................................................................219
Gambar 11.4. Roller Conveyors....................................................................................220
Gambar 11.5 Flat Belt Conveyors.................................................................................220
Gambar 11.6 Pallet......................................................................................................221
Gambar 11.7 Hand Truck..............................................................................................221
Gambar 11.8 Pallet Jack................................................................................................222
Gambar 11.9 Walkie Stacker........................................................................................222
Gambar 11.10 Counterbalanced (CB) lift truck..........................................................223
Gambar 11.11 Narrow-Aisle (NA) Reach Truck...........................................................223
Gambar 11.12 Automatic Guided Vehicle..................................................................224
Gambar 11.13 Lift Table dan Dock Leveler.................................................................225
Gambar 11.14 Rotary Index Table...............................................................................226
Gambar 11.15 Parts Feeder dan Hoist........................................................................226

xi
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 11.16 Pallets...................................................................................................227

Gambar 11.17 Skids......................................................................................................227
Gambar 11.18 Slipsheets............................................................................................227
Gambar 11.19 Tote Pans...............................................................................................228
Gambar 11.20 Pallet/ Skid Boxes................................................................................228
Gambar 11.21 Cartoon................................................................................................229
Gambar 11.22 Bags......................................................................................................229
Gambar 11.23 Bulk Load Containers..........................................................................229
Gambar 11.24 Crates...................................................................................................230
Gambar 11.25 Intermodal Containers........................................................................230
Gambar 11.26 Strapping/ tape/ glue.........................................................................231
Gambar 11.27 Shrink-Wrap/ Strecth Wrap.................................................................231
Gambar 11.28 Selective Pallet Rack............................................................................232
Gambar 11.29 Drive-in Rack........................................................................................232
Gambar 11.30 Drive-Through Rack.............................................................................233
Gambar 11.31 Cantilever Rack.....................................................................................233
Gambar 11.32 Bin Shelving.........................................................................................234
Gambar 11.33 Storage Drawers..................................................................................234
Gambar 11.34 Unit Load AS/ RS..................................................................................235
Gambar 11.35 Miniload AS/ RS....................................................................................235
Gambar 11.36 Man-on-Board AS/ RS...........................................................................236
Gambar 11.37 Deep-Lane AS/ RS................................................................................236
Gambar 11.38 Anatomi Kode Barcode......................................................................237
Gambar 11.39 Bentuk 1D-Linear Barcode.................................................................237
Gambar 11.40 Bentuk 2D-Matrix Barcode................................................................238
Gambar 11.41 Barcode Reader....................................................................................238
Gambar 11.42 RFID Reader..........................................................................................239
Gambar 11.43 Sistem Voice Recognition...................................................................239
Gambar 11.44 Magnetic Stripes Reader.....................................................................240
Gambar 11.45 Sistem Kerja Machine Vision..............................................................240

Gambar 121.146IluPsotrrtaasbilWe
DaraethaoTuesremMinaanla..g..e..m....e..n..t...S..y..s..t.e...m.m.......................224417
Gambar 12.2 Manfaat Informasi Berkualitas...........................................................250
Gambar 12.3 Proses Kegiatan Utama WMS.............................................................252

xii
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR TABEL
DAFTAR TABEL

Tabel 6.1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran barang..............29

Tabel 11.1 The Material Handling Equation....................................................................5
Tabel 11.2 Kategori Bahan..........................................................................................7
Tabel 11.3 Jenis Peralatan Penanganan Bahan (Material Handling)...........................9

xiii
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PETUNJUK
PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU
PENGGUNAAN BUKU

Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmatnya
sehingga dapat menyelesaian buku ini.
Buku dengan judul Administrasi Pergudangan ini diharapkan dapat menjadi
panduan, memperkaya dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dan keterampilan

bhalgsi epbeasgeartiabdeirdikiku.t.M.Mengingat pentingnya buku ini, disarankan

mmemperhatikan hal- Bacalah Tujuan pembelajaran terlebih dahulu untuk
mengetahui apa yang akan kamu capai dalam bab ini serta lihatlah peta konsep
untuk megetahui pemetaan materi. Bacalah buku ini dengan teliti dan seksama,
serta bila ada yang kurang jelas bisa ditanyakan kepada guru.Lakukan kegiatan
literasi pada bagian cakrawala dan jelajah internet untuk memperluas
wawasanmu. Pada bagian akhir bab terdapat tes kompetensi yang dapat kalian
gunakan untuk mengetahui apakah sudah menguasai
materi dalam bab ini.
Untuk membantu anda dalam menguasai kemampuan di atas, materi dalam
buku ini dapat kamu cermati tahap demi tahap. Jangan memaksakan diri sebelum
benar-benar menguasai bagian demi bagian dalam modul ini, karena masing-masing
saling berkaitan. Pada akhir bab dilegkapi dengan Penilaian Akhir Bab. Jika anda
belum menguasai 75% dari setiap kegiatan, maka anda dapat mengulangi untuk
mempelajari materi yang tersedia dalam buku ini. Apabila anda masih mengalami
kesulitan memahami materi yang ada dalam bab ini, silahkan diskusikan dengan
teman atau guru anda.
Buku ini terdapat bagian-bagian untuk memperkaya dan menguji pengetahuan
dan keterampilanmu. Adapun bagian-bagian tersebuut adalah:
Lembar Praktikum Lembar acuan yang digunakan untuk melatih keterampilan
Contoh Soal Cakrawala peserta didik sesuai kompetensi keahlianya.
Digunakan untuk memberikan gambaran soal yang akan ditanyakan dan cara menye
Berisi tentang wawasan dan pengetahuan yang berkaitan dengan ilmu yang sedang d

Jelajah Internet Fsuitmurbyearnbgeldaajapradtadnigwuanwakaasannp. eMsenrtaamdpidlkikanunlitnuk dmanen

sumber belajar.
Rangkuman Tugas Mandiri
Berisi ringkasan pokok materi dalam satu bab.
Kegiatan yang bertujuan untuk melatih peserta didik dalam memahami suatu materi dan dikerjak
Digunakan untuk mengetahui sejauh mana kompetensi yang sudah dicapai peserta didik setelah
Kegiatan yang dapat dilakukan oleh peserta didik maupun guru di akhir kegiatan pembelajaran g
Akhir Digunakan untuk mengevaluasi kompetensi peserta didik
Penilaian Akhir Bab
setelah mempelajari materi dalam satu semester.
Reeksi
Penilaian Semester

xiv
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PETA KONSEP BUKU

xv
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

APERSEPSI

Administrasi Pergudangan merupakan salah satu mata pelajaran produktif

pada kompetensi keahlian Manajemen Logistik. Mata pelajaran tersebut dipelajari
di kelas X yang terbagi dalam dua semester dan dua belas bab.
Pada semester gasal peserta didik akan mempelajari materi tentang konsep dasar
pergudangan; administrasi
penyimpanan barang pergudangan;
di gudang; penyiapanpenerimaan barang
barang sesuai di gudang;
permintaan; dan
pengeluaran barang
sesuai permintaan.
Sedangkan di semester genap akan mempelajari tentang barang berbahaya;
penyimpanan barang berbahaya; penyimpanan dokumen gudang; pelayanan
pelanggan; macam-macam peralatan pergudangan; dan alat bantu berbasis IT dalam
administrasi pergudangan.
Buku ini diharapkan dapat menjadi penunjang bagi peserta didik untuk belajar
mengenai kompetensi keahliannya sehingga peserta didik dapat mengambil
manfaatnya untuk diterapkan di dunia industri maupun di dunia usaha.

xvi
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
KONSEP DASAR PERGUDANGAN I

BAB I KONSEP DASAR PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang dasar pergudangan ini, peserta didik

diharapkan mampu memahami arti, tujuan, manfaat dan macam-macam gudang serta mengidentifikasi t

PETA KONSEP

KONSEP DASAR PERGUDANGAN

ArtiGudang Tujuan, Manfaat,

Tata Ruang/ SOP
dan Pergudangan Logistik dan Macam- Macam Lay Out Gudang
Gudang Pergudangan

KATA KUNCI

Warehouse, inventory, storage, lay out, SOP(Standart Operating Procedure)

1
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Berbicara mengenai kegiatan bisnis termasuk istilah logistik, tentu sudah

begitu familiar jika mendengar nama gudang (warehouse) mengingat
peranannya dalam layanan pengelolaan jaringan logistik. Gudang ( warehouse)
diartikan sebagai fasilitas pendukung utama dimana output hasil produksi berupa
produk dengan berbagai spesifikasi dan jenisnya secara terpusat untuk
disimpan, dengan fungsi
dari barang atau bahan tersebut dengan kategori sebagai bahan baku (raw
material), barang setengah jadi, maupun barang jadi (finished goods) dalam kegiatan
maunfaktur
suatu perusahaan.
Adapun sistem pergudangan di era modern dengan penerapan teknologi
informasi seperti sekarang ini telah mampu mempermudah dengan mekanisme
yang serba otomatis setiap saluran aktivitas, diawali pada saat suatu produk
masuk (inbound) apakah melalui distributor maupun jenis barang consignment yang
berasal dari merchants, penanganan quality control (QC), penyimpanan (storage),
processing orders, packaging, sampai pada produk yang siap untuk dikirim
(outbound) dengan tata cara dan teknis memanfaatkan bagian pengiriman khusus
atau melalui mitra ekspedisi yang ditunjuk oleh perusahaan.
Konsepmodern warehousebertujuan melakukan rekayasa peran gudang
yang selama ini dikelola dengan konvensional ke arah penanganan secara modern
melalui pola yang terintegrasi dengan sistem digital. Kreativitas setiap personil dengan
sarana dan media pengelolaan produk yang bervariasi, menjadikan peran dan fungsi
gudang sekarang ini tidak dapat dipandang sebelah mata dan “dinomorduakan”,
melainkan menjadi tempat dengan segala fasilitasyang mampu memenuhi
berbagai kebutuhan secara cepat, akurat, dan efisien.
Beberapa daerah di Indonesia dengan tingkat intensitas bisnis yang tinggi,
kegiatan jasa pergudangan sangat diandalkan guna menopang segala kegiatan
logistik dengan fungsi gudang tidak sebatas tempat penyimpanan, melainkan gudang
(warehouse) juga dapat berfungsi sebagai:
1. Muara Konsolidasi, artinya gudang menjadi tempat dikumpulkannya barang-
barang dari berbagai lokasi sebelum didistribusikan ke lokasi tujuan.
2. Tempat untuk menguraiproduk yangnantinya akandikirimkan dengandilakukan
penyortiran Break-Bulk
Operation). dan diurai secara spesifik dalam kuantitas tertentu (
3. Area penyimpanan sementara, artinya ketika barang/produk yang berasal
dari tempat lain tiba di lokasi selanjutnya akan disalurkan ke berbagai tujuan
yang sudah ditetapkan.
4. Tempat dilakukannya proses pencampuran berbagai jenis dan bentuk
produk dari hasil kegiatan usaha/manufaktur melalui rekaya tertentu sebagai
bentuk layanan atas kebutuhan pelanggan yang beraneka ragam (In-Transit
Mixing).
5. Tempat diterimanya barang dari lokasi asal kemudian dalam waktu yang cepat
barang dikirim ke lokasi tujuan, artinya tidak diperlukan proses penyimpanan
barang (Cross-Dock Operation).
2

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 1.1 Area Pergudangan

Sumber :

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian Gudang dan Pergudangan Logistik

Pengertian gudang menurut Lambert (2001) adalah bagian dari sistem
logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk (raw, material, parts,
goods- in-process, finished goods) pada dan antara titik sumber (point-of-
origin) dan titik konsumsi (point-of-consumption), dan menyediakan informasi
kepada manajemen mengenai status, kondisi, dan disposisi dari item-item yang
disimpan.
Bagi perusahaan, gudang sebagai fasilitas khusus yang permanen dan
dirancang agar tercapai tingkat pelayanan secara efisien. Gudang diperlukan
sebagai pusat koordinasi kegiatan distribusi barang serta berfungsi sebagai
pengendali untuk menjaga keseimbangan produk yang dihasilkan. Kondisi seperti
ini tentu perusahaan menempatkan kegiatan pergudang sebagai sarana dalam
menjaga keteraturan dan kestabilan penyimpanan barang untuk sementara waktu.
Aktivitas yang dijalankan pada sebuah gudang idealnya tidak hanya
kegiatan penerimaan dan menempatkan barang pada lokasi yang telah ditentukan,
melainkan bagaimana totalitas rangkaian pengelolaan yang telah diprogramkan
dengan mengacu pada penerapan fungsi manajemen diantaranya
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian atas unsur-
unsur yang ada

dpei grguuddaanngg(amnatne,rsmeabtuetrimala,
mmpounemy,emnjeatdhiobdaeg,
mianacdhainrie,ppmenagrkaemt)anseahnindgagnapteamtaekliehlaorla
keberlanjutan proses produksi dan kegiatan lainnya di perusahaan.

3
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Dengan kata lain penerapan gudang secara representatif sebagai

bentuk sistem layanan tata kelola produk/barang bagi perusahaan berperan
sebagai “etalase produk sementara” beserta prosedur, alat dan
perlengkapannya yang mampu menunjukan keberadaan produk/barang secara
kualitas maupun kuantitas sehingga memiliki tingkat akurasi dan kecepatan pada
saat memberikan informasi kepada pihak-pihak yang mebutuhkan..

Gambar 1.2 Lokasi/Blok Penyimpanan Gudang

Sumber : https://bit.ly/2UDc3Ha

Untuk mengetahui pemahaman lebih mendalam tentang kegiatan

pergudangan, selanjutnya diuraikan beberapa pengertian dari administrasi
pergudangan atau istilah lain dapat disebut juga manajemen logistik
berdasarkan pendapat dari para ahli:
1. Menurut Yolanda M. Siagian, logistik didefinisikan sebagai bagian dari proses
rantai suplai (supply chain) yang berfungsi merencanakan, melaksanakan,
mengontrol secara efektif, efisien dari proses pengadaan, pengelolaan,
penyimpanan barang, pelayanan dan informasi mulai dari titik awal (point
of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dengan tujuan
memenuhi kebutuhan konsumen.
2. Menurut Sondang P Siagian, logistik didefinisikan sebagai keseluruhan
bahan, barang, alat dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya.
3. Menurut Christopher, logistik didefinisikansebagaisuatu proses yangstrategis
dalam pengelolaan mulai dari pengadaan barang, perpindahan barang
hingga penyimpanan barang, bahan baku dan produk jadi (yang di
dalamnya
tkerpkeani tipnuglanalmireandianpfoartmkansik)
epuandtaupnegarunsasehcaarna dmaanksoimneakl
sdiepnegmanasbairaynauynatnugk
efisien dan dalam rangka pemenuhan kebutuhan konsumen.
4

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari H.S., logistik didefinisikan sebagai

segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara
fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan
pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi).
5. Siahaya mendefinisikan Manajemen Logistik sebagai berikut: “Manajemen
logistik adalah bagian dari Supply Chain Management (Manajemen
Rantai Pasok) yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan aliran
barang secara efektif dan efisien, meliputi transportasi, penyimpanan,
distribusi dan jasa layanan serta informasi terkait mulai dari tempat asal
barang sampai ke tempat konsumsi untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan.”
6. Menurut Bowersok mengemukakan manajemen logistik bahwa,
“Manajemen logistik adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas
perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistik (lokasi,
fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan
penyimpanan) telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi
komersil.”
7. Pendapat Ballou mengenai definisi dari logistik adalah “Logistic or Supply
Chain is a collection funtional activities (transportation, inventory, control,
etc.) which are repeated many times throughout the chanel through which raw
materials are converted into finished products and consumer value is added.
8. The Council of Logistic Management (CLM), organisasi pelopor logistik di
Amerika Serikat yang memiliki anggota sekitar 15.000 orang, mendefinisikan
Manajemen Logistik sebagai berikut : “Manajemen logistik merupakan bagian
dari proses Supply Chain yang berfungsi untuk merencanakan,
melaksanakan dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan
penyimpanan barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan
(point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam
tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.”

B. Peranan Pergudangan
Prinsip efisiensi dari aspek kegunaan waktu ( time utility) maupun tempat
(place utility) menjadi alasan utama manufaktur/perusahaan memberi
perhatian
yang tinggi terhadap keberadaan gudang. Dengan kata lain, penerapan tata
pergudangan yang baik merupakan strategi yang mampu meminimalisir cost
penyimpanan barang di gudang yang meliputi bahan mentah, suku cadang dan
biaya pengelolaan, yang pada akhirnya mampu mengendalikan kegiatan produksi
serta tidak bertumpuknya barang persediaan di perusahaan.
Penyediaan fasilitas gudang bagi perusahaan pada dasarnya selain
bertujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan berbagai sumber daya yang
dimiliki seperti man, materials, machines disamping menjaga kepuasan
terhadap pelanggan melalui pelayanan yang baik dan efektif. Sementara fungsi
pergudangan menurut Purnomo (2004) yaitu agar didapatkannya produk yang
sesuai dengan keinginan serta produk tersebut dalam jenis dan bentuk yang
selalu siap untuk digunakan. Untuk itu penerapan atas pengelolaan sistem
pergudangan diperlukan:
12. Optimalisasi peman
pe faa an rpuearnalga.tan.
faat
3. Optimalisasi pemanfaatan personil gudang.
5
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Efisiensi pengelolaan sumber daya dalam pengurusan barang masuk maupun

keluar.
Gudang dan kegiatan pergudangan dipersiapkan oleh perusahaan dengan
tujuan:
1. Meminimalisir biaya produksi dan transportasi

Gbiuadyaangtrmanesmpiolirktai psierdaannanpreondtuinkgsid,
aklarmenparospeasdpaendgaesanrdnaylaiangdudananpgenbguerkaanigtan
erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu gudang dapat
mengurangi biaya transportasi dan produksi.
2. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan
Peranan lain dari keberadaan gudang yaitu dalam hal mengkoordinasikan
antara penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena permintaan
pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat sedangkan proses
penawaran suatu barang harus terus berjalan. Untuk itu diperlukan sebuah
gudang untuk menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan
volume permintaan menurun.
3. Kebutuhan produksi
Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan karakteristik
dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang bisa langsung
dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk
dikonsumsi.
Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang seperti ini dan
karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai tempat penyimpanan barang
ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Kebutuhan pasar
Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun
ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan
barang tersebut tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat
dengan pasar sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Sementara itu secara garis besar manfaat pergudangan menurut Purnomo
(2004) adalah:
1. Manufacturing support (pendukung proses produksi)
Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting dalam proses
produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat mutlak bagi
kelancaran proses produksi, sistem administrasi proses penyimpanan,
transportasi dan material handling serta aktivitas lain dalam pergudangan
diatur sedemikian hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target
yang hendak dicapai.
2. Production mixing
Menerima pengiriman barang berbagai macam dari berbagai sumber dan
dengan system material handling baik otomatis maupun manual dilakukan
penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya
ke pelanggan.
3. Sebagai perlindungan terhadap barang
Gudang merupakan jenis peralatan /tempat dengan sistem pengamanan
y an g d a p at d ia nd a lk an d e n g an d e m ik i a n
ke am a n a n b a ik d a ri ba h a y a p e n cu ri a n ,
b a r an g a k a n m e n d ap a t k n ja m i n a n
k e b ak a ra n , b a n ji r, s e r taa p ro b l e m keamanan
 lainnya.

6
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Dalam sistem pergudangan

Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan dipisahkan beberapa
material ada yang beresiko membahayakan dan menimbulkan pencemaran,
untuk itu dengan menggunakan kode keamanan tidak diijinkan material yang
beresiko tersebut ditempatkan dengan lokasi pabrik.

5. SUenbtuakgammi peel raskeudkiaana npe r a ma l a n permintaan produk yang

akurat merupakan hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan
setiap waktu operasi pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif
tempat persediaan barang yang mana akan berfungsi sebagai tempat
penyimpanan dan penanganan persediaan.
Sedikit dikupas mengenai macam-macam gudang yang secara umum
diterapkan dalam penanganan barang/produk pada sebuah gudang terutama
diihat dari bentuk fisiknya, meliputi:
1. Gudang tertutup
Gudang dengan ciri-ciri yaitu letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak
bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan
barang.
2. Gudang terbuka
a) Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan
tanpa diperkeras.
b) Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang
diperuntukkan bagi logistik yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
3. Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan
diperuntukkan untuk menyimpan logistik yang memerlukan pertukaran udara
maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.

C. Tata Ruang/Lay Out Gudang

Ketika perusahaan merencanakan pemanfaatan suatu area/ruang yang
akan difungsikan sebagai tempat penyimpanan produk serta sarana untuk
mempermudahdalampenerimaan, penyortiran, danpengiriman barangkeberbagai
lokasi tujuan, maka terdapat beberapa aspek yang penting untuk dipertimbangkan,
diantaranya:
1. Space/tempat perawatan berbagai sumber daya gudang
2. Space/area bongkar muat barang dan tempat perparkiran
3. Space/area untuk menyimpan produk/barang yang rusak atau harus di-retur
4. Space/area istirahat bagi personil gudang
5. Ruang kegiatan pelayanan administrasi
6. Space/area gudang lainnya yang menunjang

7
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Beberapa pertimbangan yang dapat diperhatikan dalam membuat

perencanaan gudang, meliputi:
1. Ukuran tempat penyimpanan barang
Ada tiga faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan ukuran area
penyimpanan barang, yaitu:
a. Lokasi penempatan produk/barang serta peralatannya
b. Tersedianya lorong agar memudahkan akses menuju produk/barang
c. Jarak dinding gudang dengan produk/barang yang disimpan
Tempat yang digunakan dalam menyimpan produk/barang serta sumber
daya lainnya didasarkan pada jenis, bentuk dan jumlah yang dihasilkan.
Penggunaan palet sebagai media penyimpanan barang tentu harus
diperhatikan dimensi, ukuran, dan jenis bahan yang digunakan, karena hal
ini akan berpengaruh terhadap kondisi produk/barang yang disimpan di
atas palet, hal ini dilakukan agar mampu mengantisipasi dalam
penyimpanan produk/barang dengan ukuran yang lebih besar dari palet.
Ukuran lorong/ gang harus disesuaikan dengan kemampuan akselerasi
serta kemudahan penanganan peralatan yang digunakan di gudang terutama
dalam menjangkui area produk/barang yang disimpan.
2. Ukuran area penerimaan barang
Dalam menentukan ukuran area penerimaan barang ini bersifat fleksible
artinya tidak ada patokan yang terstandar, namun tetap memperhatikan aspek
ergonomi dan K3 pergudangan. Ketika menentukan area khusus di gudang
untuk tempat masuk keluar produk/barang serta kemudahan bongkar dalam
proses bongkar muatnya, maka dalam pengadaan alat/sarana angkut harus
memperhitungkan jenis dan ukuran sehingga memudahkan sarana angkut
tersebut melakukan fungsinya secara bebas baik di dalam maupun di luar
gudang. Keuntungan yang diperoleh perusahaan dalam mempertimbangkan
hal tersebut diantaranya memudahkan kegiatan penyortiran, pengendalian
mutu produk/barang yang senantiasa terjaga dalam menjalankan aktivitas
rutinnya setiap waktu.
A r a p e n er im a n ba r a y a n g
mem p er lan c a r k eg ia tan p e ngec e k a n
d ip e rs i a p k a n s ec a r a id a l j u g a
p ro d u k / b a r an g y a n g kee m u d i a n akkan digabung
penyimpanannya dengan barang lain secara khusus, sebelum akhirnya akan
dikeluarkan kembali untuk proses pengiriman ke lokasi tujuan yang sudah
ditentukan. Area penerimaan barang yang ditata secara representatif bagi
kegiatan gudang akan berpengaruh terhadap prosedur dan metode kerja yang
dijalankan, dapat mengurangi pemborosan ruang yang digunakan sehingga
tidak saja fleksibilitas kegiatan bongkar muat barang saja yang dihasilkan,
melainkan efektifitas pelaksanakan kegiatan gudang yang dilaksanakan
oleh seluruh personil gudang dapat tercapai secara baik dengan tingkat resiko
yang rendah.
3. Ukuran area pengiriman barang
Sama halnya dengan ukuran area penerimaan barang, ukuran luas
area pengiriman barang pun tidak dapat ditentukan berdasarkan patokan
secara
spesifik. Hanyasajaunsurfleksibilitasdan K3 yang menjadidasarpertimbangan
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

harus senantiasa diperhatikan, termasuk bagaimana sarana angkut produk/

barang yang sudah dipersiapkan dapat secara leluasa menjangkau setiap sudut
penyimpanan untuk kemudian dilakukan proses pemuatan produk/barang
sesuai permintaan. Pada area inipun harus terdapat mekanisme pengecekan
produk/barang secara akurat dengan memperhitungkan spesifikasi
produk/
barang yang akan masuk ke sarana angkut. Produk/barang yang sudah lolos
pengecekan tersebut dikeluarkan dari gudang untuk
dikirim/didi8stribusikan
kepada pihak yang dituju.
4. Ukuran area pemilihan/pemilahan/sortir barang
Pada area ini setiap produk/barang sebelum masuk ke penyimpanan
di gudang pada tempat yang sudah disediakan, sebelumnya dilakukan
penerimaan dengan tahapan awal melalui proses penyaringan/sortir.
Kuantitas produk/barang yang telah melalui proses penyaringan dengan
menggunakan metode yang relevan pada akhirnya akan menentukan ukuran
area pemilahan/sortir barang.
5. Aliran barang dan tata letak dalam gudang
Beberapa pertimbangan dalam menentukan aspek ini diantaranya:
a. Penataan ruangan (lay out) untuk efisiensi kegiatan gudang.
b. Tempat yang memadai dimana secara keseluruhan fisik produk/barang
dilakukan penyimpanan.
c. Bagaimana setiap produk/barang dalam skala besar atau kecil akan
bergerak masuk (diterima) dan keluar (dikirim) dari tempat
penyimpanan di gudang.
Pertimbangan sebagaimana tersebut di atas dilakukan bertujuan agar
proses penanganan kegiatan gudang yang meliputi pengelolaan produk/
barang diterima maupun dikirim mampu berjalan secara efektif dan
efisien walaupun dengan karakteristik produk/barang yang bervariasi.
Adapun tahap mobilisasi produk/barang di area gudang meliputi:
a. Penerimaan dan rotasi produk/barang
b. Penyimpanan barang

c. P e m in d a h a n produk/barang dari tempat penyimpanan

p e ny o rt ir a n
menuju lokasi
d. Penentuan produk/barang yang dipilih selanjutnya dilakukan
pengepakan kembali.
e. Distribusi barang keluar atau dilakukan pengiriman produk/barang
Pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui
suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap
berikutnya. Terdapat 3 (tiga) pilihan utama tata ruang yang biasanya dipakai,
yaitu “U-flow”, “Through-flow”, dan “L-flow”
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Berikut merupakan tata ruang gudang bentukU-flow:

Gambar 1.3 Lay Out Gudang bentuk : “U-Flow”

Sumber :

Kelebihan tata ruang bentukU-flow:

1. Ruangan gudang dapat dimanfaatkan secara leluasa karena letak posisi
area penerimaan dan pengiriman berdampingan, sehingga jika kegiatan
tersebut berlangsung pada jadwal dengan waktu yang berbeda,
mampu menghemat ruang gudang yang terpakai.
2. Tercapainya efisiensi melalui pengurangan pemanfaatan sumber
daya gudang yang meliputi personil dan fasilitas/peralatan yang
digunakan di gudang.
3. Keamanan akan lebih baik dan terjaga mengingat akses menuju gudang
hanya melalui satu pintu utama.
4. Memungkinkan tersedianya area untuk lokasi penyimpanan secara lebih
banyak luas.

Tata ruang gudang bentuk dariThrough-flow:

10
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 1.4 Lay Out Gudang bentuk : “Through-Flow”

Sumber :

Tata ruang gudang bentuk dari L-flow:

Gambar 1.5 Lay Out Gudang bentuk : “L-Flow”

Sumber : https://bit.ly/39HoKVu

11
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Azas Tata Ruang/Lay Out Gudang

Sangat penting untuk menentukan tata ruang/lay out yang akan dipilih
oleh perusahaan ketika akan menjalankan gudang sebagai sarana untuk
memperlancar operasional kegiatannya terutama dalam menunjang distribusi
bahan baku yang diperlukan, pemasaran hasil produksi, maupun sekedar
memindahkan hak
kepemilikan produk/barang dari produsen ke konsumen.
Besar atau kecilnya ukuran gudang yang tersedia bagi perusahaan,
maka dengan tata ruang/ lay out yang telah disiapkan dengan baik akan semakin
memudahkan pengecekan data produk/barang, memperlancar ritme pengaturan
produk/barangpersediaanyangmasukmaupun keluarsecaraefektifdanterkendali.
Berikut ini beberapa asas tata ruang/ lay out yang umum diterapkan pada
sebuah gudang:
1. Asas Jarak Terpendek
Asas ini mengandung arti bahwa optimalisasi hasil pengelolaan
pergudangan akan didapatkan oleh perusahaan jika secara operasional
masuk keluarnya produk/barang di gudang jika dilakukan melalui ukuran
jarak terpendek.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Dalam menerapkan mekanisme penyimpanan dan pengambilan kembali
produk/barang di gudang harus berprinsip pada tingkast efisiensi yang
berdasar pada urutan logis agar jenis, bentuk, dan kualitasnya tetap terjaga,
tentu dengan memperhatikan karakteristik produk/barangnya. Misalnya dengan
memilih metode FIFO (First In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang
masuk ke gudang terlebih dahulu maka harus dikeluarkan lebih awal, atau
metode LIFO (Last In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk
gudang terakhir tetapi harus dikeluarkan lebih awal.
3. Asas Kemudahan Pengawasan
Ketika area ruang gudang ditata, penting sekali untuk memperhatikan aspek
kemudahan dalam melakukan pengawasan, hal ini sebagai bagian dari jaminan
pelayanan gudang yang senantiasa berkontribusi baik kepada perusahaan.
4. Asas Fleksibilitas Ruangan
Pertimbangan dinamika kegiatan usaha yang dapat berjalan secara cepat dan
fluktuatif akan berdampak pada volume proses produksi yang dijalankan oleh
perusahaan. Bagi keberadaan gudang hal ini dituntut untuk mampu menata
ruangan secara fleksible dan sesuai kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Pihak Luar
Untuk produk/barang dengan tingkat frekuensi masuk keluarnya dari gudang
tinggi, idealnya dapat ditempatkan pada area yang mudah dijangkau oleh setiap
personil gudang.
Selain asas tata ruang/lay out gudang sebagaiman diuraikan di atas, gudang
yang telah dipersiapkan juga berpedoman pada:
1. Kondisi fisik pada area gudang secara terstandar harus dilengkapi dengan
adanya ruangan untuk melakukan pengecekan atas produk/barang yang masuk
maupun keluar. Dengan dilakukannya proses pengecekan ini maka secara
administratif gudang memiliki data/informasi atas keberadaan setiap item
produk/barang yang ada di gudang secara akurat.

12
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Mengacu pada pernyataan pertama, maka untuk kebutuhan administratif

gudang, diperlukan ruangan dan personil yang khusus digunakan untuk
melakukan penatausahaan kegiatan pergudangan apakah dengan menerapkan
sistem konvensional maupun berbasis IT.
3. Mengingat salah satu fungsi gudang sebagai salah satu bagian yang men-
support terhadap berbagai kebutuhan perusahaan, maka penanggung jawab
gudang harus mampu menyediakan area/ruangan yang dapat menampung
sementara setiap produk/barang yang seringkali digunakan oleh bagian/unit
kerja lainnya. Idealnya tidak setiap orang dapat masuk ke ruangan gudang
karena pertimbangan keamanan atas produk/barang yang tersimpan di
gudang, untuk itu area/ruangan yang telah dipersiapkan sedemikian rupa
tersebut seyogyanya mempertimbangkan jarak dan kemudahan agar
layanan kebutuhan diberikan secara cepat dengan tetap mengedepankan
unsur K3 serta terkendalinya produk/barang. Untuk itu penting
mempersipkan kompetensi dan kinerja seluruh personil gudang yang selalu
siap merespon keperluan dari setiap stakeholder.
4. Pertimbangan berikutnya adalah di dalam area/ruang gudang memiliki
ketersediaan space yang khusus untuk mudahnya pengaturan aliran masuk
keluarnya produk/barang secara leluasa tanpa terhambat oleh berapa
volume produk/barang yang harus masuk ataupun keluar pada saat tertentu.
Walaupun space/area masuk dan keluarnya produk/barang telah dipersiapkan
secara memadai, namun kegiatan untuk melakukan pengecekan produk/barang
menjadi aspek penting mengingat secara periodik kebedaraan
produk/barang yang tersimpan dan secara administratif terdata di gudang
senantiasa menjadi bahan pertanggung jawaban dari pengelola gudang.
Maka penting juga untuk memiliki area pengecekan barang (checking point
area) di gudang dengan peran yang optimal dan efektif.

Aspek Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

1. Denah gudang
Agar mempermudah
dan pengelolaan personil gudang
produk/barang sertadalam
sumbermelakukan prosedur
daya lainnya penanganan
di gudang, untuk
itu diperlukan pengaturan tata letak atas ruangan gudang yang digunakan baik
secara keseluruhan maupun parsial/setiap bagian area gudang. Untuk itu
perlu dipertimbangkan dalam mempersiapkan setting gudang yang ideal
diantaranya:
a. Fisik gudang jangan disekat-sekat sehingga barang dapat leluasa bergerak,
kecuali jika memang diperlukan. Selain itu ukuran dan penempatan gerbang
gudang akan berpengaruh dalam kemudahan akses perpindahan setiap
barang.
b. Sesuai arah arus produk/barang masuk dan keluar termasuk peralatan,
maka ruang gudang perlu disediakan lorong sehingga memudahkan
penataan gudang berdasarkan sistem yang dikenal selama ini seperti:
1) Aliran barang dengan model garis lurus
2) Aliran barang berbentuk huruf U
3) Aliran barang berbentuk huruf L

13
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Selalu memperhatikan sirkulasi udara yang diatur dengan baik dalam ruang
gudang termasuk mamperhatikan pencahayaan dan kelembaban.
d. Rak barang serta palet apabila ditempatkan secara proporsional dapat
melindungi kondisi produk/barang dari berbagai gangguan (binatang &
hama) serta yang diakibatkan oleh bencana.
e. Ruang penyimpanan khusus
1) Untuk barang kategori kesehatan seperti alat dan bahan kesehatan
seperti obat-obatan, harus ditempatkan pada ruangan gudang yang
memiliki standar khusus minimal, seperti:
a) Ketersediaan sarana pendingin dengan jumlah dan ukuran yang
memadai dan memberi keamanan terhadap produk/barang.
b) Antisipasi dari resiko terjadinya kerusakan penerangan gudang.
2) Untuk penyimpanan produk/barang berbahan kimia harus ditempatkan
pada area khusus di gudang dengan akses yang terbatas bagi setiap
orang.
3) Penyimpanan harus cukup representatif termasuk pemeliharaannya
untuk peralatan besar/alat berat.
Standar O p e r a ti n g P r o c e d u re (S O P )
D. A k ti v i ta s k e g ia t a n g u da n g (w
A d m in i s tr a s i P e rg u d an g a n
a re ho u s e ) d i h a ra p k an s e la lu mengacu kepada prosedur
yang telah dirancang dan ditetapkan sehingga menjadi panduan segala
aktivitasbagisiapapunpersonilyang melaksanakankegiatanpergudangan.Panduan
tersebut dalam istilah manajemen dikenal dengan Prosedur Operasi Standar
(POS) atau istilah asingnya Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan.
Panduan ini dibuat secara teknis dan rinci dengan tujuan untuk memberikan
kemudahan dalam memandu setiap layanan pekerjaan yang harus dilakukan di
area gudang sehingga memberikan jaminan kepastian dan kepuasan ( Quality
management/ Assurance) serta untuk memastikan sistem pergudangan sudah
berjalan dengan baik.
Layanan pengelolaan pergudangan dengan menerapkan Quality
Management/Assurance seperti adanya SOP Pergudangan yang dijalankan secara
konsisten, hal ini bagi perusahaan khususnya bagian gudang akan memiliki
berbagai keuntungan, diantaranya:
1. Meminimalisir kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan penanganan (mal-
administrasi) di gudang, sehingga keberadaan produk/barang serta sumber
daya lain di gudang dapat tetap aman dan terjaga dengan baik.
2. Lingkungan gudang yang kondusif dengan pola kerja yang teratur
menyebabkan kinerja dan motivasi pegawai gudang terus dapat
dipertahankan bahkan cenderung terus membaik karena adanya kejelasan
wewenang dan tanggung jawab bagi setiap personil.
3. Hasil kerja yang optimal serta sesuai tujuan, karena kegiatan gudang
memiliki standar kerja dengan sistem dan mekanisme yang jelas serta mudah
dipahami, dengan demikian hasilnya akan berdampak pula terhadap kualitas
pelayanan

Bergduadsarnkgasnekce sebagaimana yang dipaparkan tersebut, maka semakin

aruanpturinmga..nn
14
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

jelas bahwa SOP pergudangan begitu diperlukan dan menjadi panduan secara
terstandar bagi personil gudang dalam setiap tugas dan kewajibannya.
Berikut diilustrasikan salah satu contoh panduan pelaksanaan secara detail
dari penerapan SOP pergudangan sebagai jaminan kepastian dalam melaksanakan
di gudang secara berkualitas (Quality Management/Assurance).

Gambar 1.6 Contoh SOP Penerimaan Barang

Sumber : shorturl.at/gnzFG

Keterangan :
Pada halaman awal sebagaimana SOP di atas merupakan rekaman dokumen
yang menguraikan latar belakang SOP tersebut dibuat, selanjutnya dilakukan

blembberaarpana.revisi (perbaikan), termasuk dilakukan perbaikan pada setiap

bagian/

15
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Selanjutnya status SOP tersebut memiliki keabsahan secara hukum (legalitas

formal) setelah terdapat lembaran pengesahan (ditandatangani oleh kepala
gudang sebagai penanggung jawab langsung. Untuk bagian header SOP
sama seperti dokumen tertulis lainnya yakni menunjukan identitas perusahaan
secara jelas dan spesifik.

Gambar 1.7 Contoh SOP Prosedur Penerimaan Barang

Sumber : https://marioandi.blogspot.com/2017/10/sop-pengelolaan-administrasi-gudang.html

16
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Keterangan:
Pada gambar contoh SOP di atas menjelaskan tentang tahap-tahap yang harus
dilakukan selama proses kegiatan mulai awal sampai kegiatan berupa hasil
dinyatakan selesai, termasuk menunjukan siapa yang bertanggung jawab
beserta kewenangannya dalam setiap fase pekerjaan. Diuraikan juga
istilah-istilah yang terdapat pada simbol SOP, beserta alur proses aktivitasnya.
SOP(Standar Operating Procedure) sebagaimanacontohtersebutterbagimenjadi 3 (tiga) kolom yang in
1. Rangkaian siklus kegiatan selama penerimaan produk/barang dilakukan
meliputi aktifitas, dokumen/catatan mutu, dan keterangan.

definisidan
2. Simbil-simbol yang menerangkan dokumen (berkas/warkat/catatan) tertulis,
selama rangkaian siklus kegiatan berjalan.
3. Kolom ketiga menunjukan uraian secara rinci atas informasi dari setiapan
tahapan siklus kegiatan penerimaan produk/barang di gudang.
Adapun kewenangan pengambilan keputusan dari siklus kegiatan pengelolaan
barang di gudang sebagaimana contoh prosedur SOP tersebut biasanya
berada di bawah tanggung jawab kepala gudang.
Tidakhanyamemilikikemampuan manajerial saja,melainkankegiatan
gudang yang efektif dan maju harus dipimpin oleh seorang kepala gudang
yang berpengalaman serta kompeten dan memiliki kecakapan pergudangan.
Termasuk memahami dan mampu dalam mengelola sistem kearsipan dan pembukuan sehingg

E. Sarana dan keamanan pergudangan

1. Sarana Gudang
Tidak dipungkiri lagi bahwa efektivitas kegiatan pengelolaan pergudangan pada
suatu perusahaan yang meliputi penanganan produk/barang masuk,
maupun keluar, salah satunya karena didukung adanya ketersediaan sarana
sebagai sumber daya gudang yang mampu memberikan hasil secara
optimal.
Standar minimal pelayanan gudang yang terpercaya dan ideal diantaranya
memiliki ketersediaan sarana fisik gudang seperti:
a. Gedung sebagai fasilitas gudang yang utama beserta kelengkapan ruangan
sesuai kebutuhan
b. Jaringan penerangan beserta instalasi yang memadai
c. Sarana angkutan khusus gudang yang dapat mempermudah dalam kegiatan
mobilisasi produk/barang
d. Berbagai macam mesin kantor yang membantu secara langsung
kegiatan administrasi gudang seperti komputer & printer, mesin fotocopy.
e. Berbagai macam mesin komunikasi kantor yang membantu mempermudah
dalam kegiatan koordinasi serta komunikasi pekerjaan di gudang.
f. Berbagai macam perabot kantor (meubelair termasuk rak, valet dan lainnya)
serta alat, perlengkapan, dan bahan kantor lain yang sering dimanfaatkan

g. uBnertubkagkaeigmiaatacnambearlsaitfaytaandgmminaimstprautmif
egnudeatnegk. si faktor-faktor yang berkaitan dengan keamanan,
kesehatan, dan keselamatan (K3) kerja pegawai gudang.
 17

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

h. Adapun selain ditunjang oleh petugas pengelola yang kompeten dan

profesional, berikut ini merupakan prasarana (perlengkapan dan bahan)
gudang untuk kemudahan penanganan kegiatan yang bersifat administratif:
1) Buku utama/induk gudang
2) Kartu persediaan/stok gudang
34) Dokumen catatan rutin penegerilmuaaraannbgaurdanangg
5) Surat bukti barang masuk (SBBM)
6) Surat bukti barang keluar (SBBK)

2. Keamanan gudang
Dalam melakukan perawatan dan pemeliharaan atas sumber daya gudang
yang meliputi sarana angkutan gudang, berbagai macam perabot (meubelair),
mesin, alat, perlengkapan, dan bahan yang digunakan dalam kegiatan
gudang, tentu harus memperhatikan:
a. Dipersiapkan secara matang bahawa secara geografis letak gudang
representatif dan memiliki tingkat keamanan dengan risiko yang rendah dari
adanya berbagai bencana seperti terjadinya gempa, banjir, tanah longsor).
b. Area yang terbebas dari bahaya kebakaran
1) Menghindari penyimpanan produk/barang berbahaya berbahan kimia
yang mudah terbakar terlalu lama di gudang.
2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran dan alarm yang dapat
mendeteksi dari bahaya kebakaran, serta meletakannya pada pojok-
pojok gudang yang mudah dijangkau oleh setiap personil gudang
dalam jumlah yang memadai.
c. Pengamanan pencurian gudang
a) Memasang pagar di sekeliling gudang
b) Tersedianya alat yang mampu mendeteksi dari gangguan keamanan
seperti CCTV, kamera, alam otomatis.
c) Mengoptimalkan kinerja penjaga gudang yang berpatroli secara teratur.

Monitoring dan Evaluasi Gudang

Untuk mengendalikan persediaan logistik/barang dan peralatan yang
dibutuhkan terutama ketika terjadi kondisi yang tidak diharapkan seperti
terjadinya bencana, maka perlu dilakukan pola pembinaan pengelolaan
penanganan gudang dan sumber daya lain yang dilakukan secara konsisten
dan terus menerus melalui:
a. Kegiatan Pemantauan
Merupakan tindakan pengamatan terus menerus atas tahapan kegiatan
penanganan gudang beserta sumber daya yang ada sebagai upaya
menjamin ketercapaian tujuan yang telah direncanakan secara terukur
dan riil.
b. Kegiatan Supervisi
Merupakan tindakan monitoring secara rutin dan berkelanjutan sebagai
upaya perbaikan dan peningkatan kegiatan pengelolaan gudang. Supervisi
yang dilakukan terhadap semua unsur manajemen yang ada di gudang

18
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

harus mampu terarah pada program peningkatan hasil dan kinerja

seluruh personil gudang sehingga tingkat kepuasan layanan dapat
dirasakan oleh seluruh pihak baik internal maupun eksternal perusahaan.
c. Kegiatan Evaluasi
Evaluasi dalam hal ini dapat dikatakan sebagai keseluruhan mekanisme yang
tbealiakhsedciraernackaukaalnitasteifbmelauumpnuynakdueangtiatnattifuaju

gaanr smeesunagiudkeunr gkaentetarcrgapetaikaengihaatsainl

pergudangan.

CAKRAWALA

Awal Munculnya Konsep Logistik

Katalogistikyangseringkitatemukandalamberbagailiterasipergudangan
berasal dari bahasa Yunani yaitulogos(λόγος) yang berarti“rasio, kata, kalkulasi,
alasan, pembicaraan, orasi”. Demikian jugalogistikmemiliki asal kata dari Bahasa
Perancis yakni loger yaitu untuk menginapkan atau menyediakan. Ketika
jaman perang Yunani dimana kondisi waktu itu peperangan yang dipimpin oleh
Julius Caesar dilakukan secara berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat
lain. Maka dibentuklah satu tim yang dapat mendukung prajurit ketika berpindah
tempat. Tim itu disebut logistikas. Tugas dari logistikas, adalah
memberikan supply berupa makanan, senjata, perbekalan ataupun informasi
kepada prajurit yang berperang.Akhirnya logistik adalah konsep yang dianggap
berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka
ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas.

Gambar 1.8 Awal Perkembangan Logistik

Sumber : http://shiftindonesia.com/meninjau-logistik-di-jaman-perang-mengapa-logistik-begitu-penting/

19
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Dalam era Digitalisasi kini banyak orang yang dengan mudah melakukan
aktivitasnya melalui akses internet, termasuk melakukan pembelanjaan
secara online yang disupport dengan berbagai aplikasi di internet atau lebih
dikenal sebagai e-commerce. Kegiatan bisnis ini tentu membutuhkan tenaga
dari jasa pengiriman ekspress dalam kaitannya dengan pengantaran barang
yang dipesan menuju konsumen, disinilah peran logistik begitu penting agar
barang dapat
sampai ke pihak konsumen dalam kondisi barang tetap aman dan baik.
Untuk menambah wawasan lebih jauh mengenai gudang dan
pergudangan logistik, para siswa dapat mempelajari secara mandiri di internet.
Melalui internet setiap siswa mampu mengakses lebih jauh materi tentang
gudang dan pergudangan logistik. Salah satu website yang dapat kalian kunjungi
untuk menambah wawasan dan pemahaman kalian tentang konsep gudang dan
pergudangan logistik diantaranya :
https://www.ali.web.id/web2/publication_detail.php?id=488

RANGKUMAN

Gudang bagi sebagian besar perusahaan merupakan fasilitas yang

dirancang dan disediakan untuk dapat memberikan layanan pergudangan secara efisien. Gudang sangat d
Pengelolaan gudang yang baik, profesional, serta mampu melayani setiap kebutuhan tentu karena gudang ma
perorgdudksaindgaan lmayaamnapnu jmaseanljaaimnninyadpaandma seunajatugapekreussianhaamabnu. nga

20
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

Pada akhirnya gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha dapat

digambarkan sebagai keseluruhan sistem tata laksana penanganan logistik suatu
perusahaan dengan fungsi utama untuk menyimpan barang hasil produksi beserta
sumber daya lainnya serta menjadi sentral penyimpanan produk/barang dalam
jangka waktu tertentu dengan berbagai karakteristik dan volumenya sehingga
setiap keberadaan gudang benar-benar memiliki nilai dan manfaat bagi pihak-
pihak yang membutuhkan, dengan segala bentuk fisiknya yang meliputi yaitu:
1. Gudang tertutup
2. Gudang terbuka
3. Gudang semi tertutup
Ketika perusahaan mempersiapkan gudang sebagai tempat sebagai
mobilisasi utama dari peroses penyimpanan dan distribusi produk/barang, maka
agar memiliki fungsi yang efektif dan efisien, beberapa yang harus
diperhatikan diantaranyaarearuanggudangyang
representatifsesuaidengantingkatkebutuhan yang fleksible dan dinamis, artinya
dapat merespon dengan cepat dan efektif segala kebutuhan akan ketersediaan
tempat penyimpanan dan pengendalian produk/barang tanpa harus khawatir akan
risiko keamanan seperti kehilangan maupun kerusakan. Untuk itu dalam men-
support kegiatan pergudangan yang

bkeagikiadtan plaenrgcuard, ahnagrauns smepemerptie: rhatikan ketersediaan

sarana yang memadai bagi
a. Ketersediaan unit gudang yang melakukan maintenance and repai (MR)/
perawatan sarana dan prasarana gudang.
b. Ketersediaan area parkir bagi sarana angkutan yang masuk dankeluar gudang.
c. Ketersediaan area/ruang gudang yang khusus menampung
produk/barang yang mengalami kerusakan.
d. Ketersediaan ruangan untuk ibadah, istirahat, termasuk toilet bagi seluruh
personil gudang.
e. Ketersediaan ruangan bagi penata usaha gudang dengan kegiatan
bersifat administratif.
Mengelola serangkaian kegiatan pada sebuah gudang dengan cakupan
aktivitas kerja yang cukup intensif dan menantang serta keragaman personil
yang menanganinya tentu bukan pekerjaan yang mudah. Setiap unsur yang
ada di gudang tersebut dalam implementasinya dikemas dalam sebuah alur
formil
yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur atau SOP pergudangan
harus mampu secara sinergi saling menunjang dengan baik sehingga hal ini dapat
menopang perusahaan dalam mencapai tujuannya.
SOP kegiatan gudang ini adalah mekanisme yang secara tertulis menjadi
acuan kegiatan gudang bagi sebuah perusahaan agar dapat berjalan secara
simultan dan efektif. Proses kegiatan yang berdasar kepada SOP menjadi
salah satu indikator perusahaan berkembang secara pasti, karena banyak
perusahaan yang menerapkan gugus kendali mutu telah menetapkan SOP
sebagai standar kinerja proses dan hasil dalam manajemen organisasinya.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan secara umum tentang ruang

lingkup gudang dan peran kegiatan tata kelola pergudangan bagi kemajuan perusahaan (dalam berbagi jenis k

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan baik dan benar!

Jelaskan pengertian gudang dan manajemen logistik menurut salah satu pendapat Ahli !
Jelaskan sejarah perkembangan kegiatan pergudangan di Indonesia dengan berdasarkan referensi yang Anda k
Uraikan berdasarkan hasil analisa Anda bahwa gudang diperlukan bagi perusahaan dengan empat tujuan
Dapat mengurangi biaya produksi dan transportasi
Memudahkan pengendalian atas penawaran dengan permintaan
Mengatur volume produksi
Memudahkan dalam menentukan segmentasi pasar
Gambarkan macam-macam Tata Ruang/Lay Out Gudang yang Anda ketahui,
serta jelaskan secara singkat alur barang masuk/keluar dari masing-masing
lay out gudang tersebut
Buat contoh SOP pengelolaan gudang dari salah satu perusahaan (pencarian melalui search engine)

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab pertama, sekarang Anda paham bahwa

kmeobdeerrandamanemguilidkainkgeu(wnaturenhgoaunseb)aibkagdiarkialasnpgeakn kdeugnuinaaaunsahwa
Dari bahasan materi yang telah dipaparkan pada bab satu ini, kita
dapat mengidentifikasi sisi keuntungan mapun kelemahan jika perusahaan menjalankan kegiata
pbenrigkauwtnaysaanakgaunrmu,ukdaarhendaipdaehnagmainolmeehmpeahsearmtai dbiadbiks. atu ini maka m

22
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
ADMINISTRASI PERGUDANGAN II

BAB II ADMINISTRASI PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang administrasi pergudangan, peserta didik

diharapkan mampu melakukan penanganan dokumen administrasi gudang yang digunakan dalam pergu

PETA KONSEP

ADMINISTRASI PERGUDANGAN

Dokumen Admin- Fungsi Dokumen Penyiapan

istrasi dalam Pergudangan Dokumen Administrasi Pergudangan Sesuai Kebutuhan
Administrasi Pergudangan

KATA KUNCI

Purchase Order, Packaging, Dokumen Administrasi Gudang, Laporan Penerimaan

Barang

23
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 2.1 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: shorturl.at/ ilrU4

Agar keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi dapat tetap

terjaga dengan baik, maka kegiatan penggudangan logistik yang penting untuk
diperhatikan adalah dilakukannya administrasi penggudangan melalui tata dokumen
gudang secara tertib dan benar. Hal ini dilakukan sehingga bukti dokumen
penggudangan dapat dijadikan instrumen/ perangkat pengendalian dalam
pengelolaan penggudangan di setiap perusahaan.
Kepastian jaminan layanan secara prima dengan disertai bukti dokumen yang
dibuat secara cepat dan terintegrasi sudah barang tentu diperlukan penerapan sistem
tata kelola administrasi penggudangan, sehingga logistik yang tersimpan setiap
saat diperlukan dapat secara cepat dilakukan pengecekan, terutama berkaitan
dengan dokumen penunjang utamanya yang berkaitan dengan identitas dan
karakteristik barang serta bukti-bukti masuk dan keluarnya logistik, serta kuantitas
dan kualitas logistik (Inventory) yang ada di gudang.
Di samping
penggudangan yang itu,
tepatdilakukan penerapan
pada suatu sistem
perusahaan, tatasemakin
tentu kelola administrasi
mendukung
efektivitas pengelola dalam merancang dan melaksanakan program pengadaan
logistik, dengan terkendalinya rasio tingkat pemanfaatan logistik pada periode
waktu tertentu dalam jumlah persediaan yang ada.
Tertibnya barang gudang perusahaan yang masuk dan keluar, maka harus
secarakontinudilakukanpengontrolanataspergerakanbarangtersebutbaik dariaspek
kuantitas maupun kualitas barang yang ada. Tingginya volume kegiatan administrasi
gudang terutama dalam pengurusan berbagai macam data yang diperlukan seperti
data barang yang diminta, data barang yang harus dikirimkan, data jumlah barang
yang diterima, data barang persediaan yang ada, serta data barang akan dikeluarkan
semata-mata untuk memberikan informasi dan layanan prima dari sektor gudang
secara cepat, akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

24
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 2.2 Contoh Dokumen Gudang

Sumber: shorturl.at/ cBE29

25
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Dokumen Administrasi Pergudangan

Gambar 2.3 Dokumen Administrasi Gudang

Sumber: http:// ppic1908.blogspot.com/ 2017/ 01/ administrasi-dalam-pergudangan.html

Menurut pemahaman secara umum dikatakan bahwa administrasi

adalah upaya dan langkah kegiatan yang dilaksanakan oleh dua orang atau
lebih berkenaan dengan adanya kesamaan tujuan. Adapun administrasi dalam arti
sempit adalah kegiatan yang bersifat ketatausahaan meliputi pekerjaan catat
mencatat, korespondensi/ persuratan, keuangan sederhana, pengetikan naskah,
penyimpanan dokumen dan pekerjaan lain yang bersifat teknis lainnya. Secara
pendekatan manajemen, administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan
proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan
memanfaatkan
berbagai sumber daya secara efektif dan efisien. Sedangkan gudang sebagaimana
telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu tempat atau ruangan dengan fasilitas
tertentu yang bersifat tetap dengan didesain untuk menyimpan berbagai macam
barang serta dimanfaatkan sehingga tingkat layanan kebutuhan kepada pihak
terkait dapat terpenuhi secara efisien.
Dalam perkembangan dan kemajuan teknologi sekarang ini,
penanganan pergudangan selain secara konvensional juga telah banyak
dilakukan secara komputerisasi sehingga layanan proses penanganan dengan
elemen gudang seperti tempat, barang, personil gudang, pola manajemen dan
prosedur kerja menjadi satu kesatuan proses kegiatan dengan hasil yang lebih
cepat dan tepat. Bagi sebuah perusahaan penerapan kegiatan seperti ini
disebut dengan sistem administrasi pergudangan modern.
Gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha menggambarkan penerapan
tata kelola logistik dari suatu perusahaan dengan tujuan untuk dilakukannya
proses penyimpanan produk beserta perlengkapan lainnya sekaligus penyedia

26
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

informasi mengenai keberadaan serta kondisi barang yang tersimpan di gudang

tersebut sehingga mempercepat pihak yang membutuhkan dalam mengakses data/
informasi.
Kemudahan akses data/ informasi gudang yang secara umum tertuang dalam
bentuk dokumen, sangat diperlukan dalam penanganan administrasi misalnya:
1. Tembusan surat pesanan pembelian yang diterima dari bagian pembelian.
2. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan
beserta barang.
3. Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan
(penjualan kredit).
4. Tembusan faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)
5. Kartu gudang sebagai tempat mencatat keberadaan dan mutasi barang.
Bukti transaksi sebagai bagian dari dokumen administrasi gudang
sebagaimana tersebut di atas sangat penting untuk disiapkan oleh perusahaan
karena dokumen tersebut menjadi bukti rekaman tertulis setiap aktivitas
transaksi gudang dan bertujuan untuk pertanggung jawaban setiap kegiatan yang
dilakukan dalam siklus pengelolaan barang di gudang.
Berkaitan dengan pengelolaan barang yang ada gudang, lebih sempitnya
pengurusan dokumen administrasi pergudangan, maka kepala gudang menjadi
penanggung jawab penuh atas berjalannya kegiatan secara efektif dan efisien.
Misalnya kepala gudang memiliki wewenang dalam membuat kartu gudang atas
siklus atau perputaran barang yang terjadi seperti mengenai adanya barang masuk
atau keluar dan persediaan atau saldo barang yang ada. Biasanya Kartu
gudang yang telah dipersiapkan diletakan pada wilayah barang yang bersangkutan
disebut dengan Kartu Gudang (Label). Tugas kegiatan lainnya kepala gudang
juga dapat menyiapkan buku ataupun kartu stok barang yang merinci spesifikasi
barang berdaarkan jenis atau ukuran barang, dengan pola penyimpanan
disusun secara berurutan (alfabetis, numerik, subjek).
Secara teknis pelaksanaan beserta tanggung jawab dalam penanganan
semua sumber daya termasuk barang di gudang, maka kepala gudang minimal
harus dapat menyiapkan dokumen catatan semua barang yang ada di gudang
dengan proses pelaksanaan administrasi meliputi:
1. Melaksanakan dokumentasi pergudangan secara transparan.
2. Mencatat setiap terjadi mutasi barang.
3. Menerapkan pola pembukuan dan kegiatan administrasi gudang sebagai bentuk
pengelolaan penggudangan yang akuntabel.
Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan tersebut, berikut
merupakan dokumen-dokumen penting yang menjadi penunjangnya:
1. Buku Penerimaan Barang
Buku atau dokumen ini biasanya merupakan lembaran-lembaran yang
memuat informasi tentang semua penerimaan barang yang secara rinci meliputi
jenis dan spesifikasi barang, tanggal barang diterima, jumlah, nilai barang
dalam taksiran harga per satuan/ total, serta asal barang.
Kpeentickaatattearnjapdeimbaasruankagn mbaarsaunkg kpeaddaaBlaumku
gPuednaenrigm, amanakGaudseacnegp, asetnlayian ddiillaakkuukkaann
pengisian juga pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok Barang) sehingga
dapat
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

diketahui jumlah persediaan barang yang ada di gudang.

Selanjutnya, setiap dilakukan pencatatan pemasukan barang ke dalam Buku
Penerimaan Gudang, maka harus ditunjang bukti-bukti penerimaan barang
(seperti nota, faktur, kwitansi, surat penyerahan barang maupun bukti
transaksi lainnya). Bukti pemasukan barang harus dibubuhi dengan kode
nomor (sebagai

udritutlainskabnukptaidma
aksoulokmbyaarannggs)u,,udyahngdiskedmiaukdainandakloamdebnukoumoepr
nbeurikmtiaamnagsudk aingi
maupun kartu persediaan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan barang di gudang.

Gambar 2.4 Contoh Buku Penerimaan Barang

Sumber:

2. BCuaktautaPnenpgeenlguealruaanraBnarbaanrgang memberikan informasi

mengenai nama, jenis dan spesifikasi barang, tanggal barang dikeluarkan,
jumlah pengeluaran barang, dan siapa yang menerimanya. Lembaran-
lembaran yang berisi catatan tersebut kemudian digabungkan menjadi sebuah
buku pengeluaran gudang. Catatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran
barang dari gudang, yang selanjutnya pengisian juga dilakukan pada kartu
barang agar secara pasti teridentifikasi berapa jumlah persediaan yang ada
di gudang dengan jenis barang tertentu. Buku pengeluaran gudang yang telah
diisi harus ditunjang dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang mendukung
seperti surat atau bon gudang lengkap dengan kode nomor bukti keluar
sesuai urutan kronologis terjadinya barang yang keluar. Hal ini bermanfaat
untuk memberi kemudahan ketika dilakukan pengecekan/ pengawasan
barang di gudang.
28
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Kartu Persediaan/ Stock

Gambar 2.5 Contoh Kartu Persediaan/ Stock Barang

Sumber: shorturl.at/ cBE29

Kunarttuukpmeresnecdaiatatn
bsiakrlaunsgpyearnsgedbiaasannbyarbaenrgbeynatnugk
fsoerlmalulibr/eluebmabharkiasrieanabemrgausunka dan keluarnya barang.
Informasi formulir/ lembar isian pada kartu persediaan mencakup jenis dan
spesifikasi barang, tanggal masuk dan keluarnya barang, nomor kode surat
penerimaan/ pengeluaran, asal/ tujuan barang, jumlah barang masuk atau
keluar, serta jumlah sisa barang persediaan.
Secara teknis administratif kartu persediaan barang dibuat rangkap dua yaitu
satu lembar untuk digantung pada area jenis barang ditempatkan, hal ini
untuk memudahkan dalam pengecekan barang persediaan gudang, dan satu
lembar lagi sebagai arsip.
4. Bon Permintaan Barang
Dokumen yang disebut dengan bon permintaan barang ini merupakan berkas
yang mengendalikan proses terjadinya permintaan barang dari setiap satuan
organisasi atau unit kerja perusahaan berkaitan dengan rincian beserta
jumlah barang kepada bagian gudang. Istilah lain dari bon permintaan barang
biasanya
 29

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

perusahaan menyebutnya surat pengajuan permintaan pengadaan barang, surat

permintaan pembelian, atau bon gudang.

Gambar 2.6 Contoh Kartu Permintaan Barang

Sumber: shorturl.at/ cuvY8

5. Surat Penyerahan Barang

Penyerahan barang kepada unit kerja perusahaan dilakukan setelah ada
persetujuan yang didasarkan pada hasil evaluasi dari para pihak yang
memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan terkait dapat dipenuhi
atau tidaknya barang tersebut diberikan dengan pertimbangan yang tepat.
Adapun dokumen yang harus dipersiapkan ketika terjadinya pengeluaran
barang yaitu bon penyerahan barang sebagai bukti otentik bahwa barang
telah dikeluarkan/ diserahkan dengan jenis, spesifikasi dan jumlah tertentu
dari bagian gudang.

30
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 2.7 Contoh Berita Acara Penyerahan Barang

Sumber: shorturl.at/ iqAER
Memperhatikan mekanisme sebagaimana yang telah disebutkan, maka bon
penyerahan barang danyatakan legal/ sah setelah adanya persetujuan pihak
yang berkepentingan, dengan diketahui/ disaksikan oleh pihak yang
menyerahkan serta pihak yang menerima barang. Sehingga dengan cara ini
diharapkan proses penyerahan barang dapat berjalan secara transparan, objektif
tanpa mengurangi efisiensi kerja dalam pelaksanaannya.

31
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

B. Fungsi Dokumen Administrasi Pergudangan

Gudang ataupun zona penyimpanan memiliki peran yang cukup sentral
untuk turut memperlancar aktivitas produksi suatu perusahaan, diantaranya
untuk memaksimalkan utilitas sumber daya yang ada dengan tetap berorientasi
pada pelayanan kepada pelanggan.
Peran administrasi bagi suatu gudang begitu penting dimana proses
administrasi dalam hal ini sebagai pengendali setiap operasional kegiatan yang
berkaitan dengan operasional pergudangan. Dokumen seperti data-data di gudang
yang meliputi data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang,
data pemeriksaan barang, sampai pada data laporan gudang menjadi bukti tertulis
yang turut menjadi bagian dari bahan pertanggung jawaban pengelolaan
sebuah gudang. Begitu kompleksnya kegiatan administrasi ini terutana yang
menyangkut administrasi gudang, maka diperlukan penanganan dan tata kelola
gudang yang mampu melayani berbagai kebutuhan baik untuk internal maupun
pihak luar organisasi, terutama berkenaan dengan penyediaan berbagai dokumen
penunjang secara terintegrasi.
Penerapan administrasi gudang terlebih pada sebuah sistem yang baik
akan berpengaruh pada kemajuan perusahaan secara umum, hal ini mengingat
karena

s i s te m y a n g m e n g a t r m
y a n g sa l in g m e n d u k u n g
dekaannmisemnejatdaitabakgeilaonlapgeundtainngg dtearladmapmatebmeprbear
mgaui dkaohmspeomnuean aktivitas gudang, yang dimulai dari analisis pemesanan
barang, dilanjutkan dengan pengolahan data persediaan, data pengeluaran barang.
Sistem administrasi ini tentu membutuhkan penanganan yang tepat dan
terintegrasi, karena risiko penanganan yang tidak baik sudah barang tentu akan
menghambat operasional pengelolaan gudang.
Untuk memperjelas bagian-bagian yang harus diperhatikan dalam
pemanfaatan sistem administrasi gudang suatu perusahaan, berikut ini sedikit
dikupas mengenai:
1. BarangReturnable
Barang returnable merupakan barang yang karena adanya satu perjanjian
berdasarkan syarat tertentu dapat dikembalikan dengan kondisi barang masih
dalam masa garansi penggunaan dan tidak mengalami kerusakan akibat human
eror. Perusahaan yang mengutamakan nilai kepuasan pelanggan (pelayanan
prima) akan memperhatikan jaminan kualitas suatu barang yang diproduksinya,
Namun, demikian karena berorientasi pada kepuasan pelanggan serta menjaga
kredibilitas, perusahaan tetap memberikan garansi atas barang yang tidak sesuai
permintaan dengan sarat dan ketentuan yang telah disepakati.
2. MenjagaSupplier Relationship Management
Aspek yang tidak kalah penting dalam menjalankan etika bisnis yaitu
menjaga hubungan baik dengan para kolega dan pelanggan atau yang
disebut dengan Supplier Relationship Management. Jika hal tersebut menjadi
komitmen perusahaan sebagai bagian dari sistem manajemen yang
diterapkan secara konsisten, maka sudah dipastikan akan memperlancar
proses hubungan bisnis
secara baik dan profesional.
32
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Pemesanan dan Pengeluaran Barang

Pihak pengelola gudang terutama yang berwenang dalam penanganan
administrasi harus mampu mengatur ritme pemesanan barang, hal ini untuk
menghindari terjadinya penumpukan barang secara tidak terkendali. Oleh karena
itu, penting, memiliki data arsip dokumen atas barang yang telah keluar sebagai
dasar pengambilan keputusan dalam melakukan perkiraan rencana pemesanan
barang kembali dari para pemasok.
Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam mengatur menyeimbangkan volume
barang masuk dan keluar di gudang misalnya dengan membuat perjanjian masa
pembayaran yang lebih lama dari masa barang disimpan, dengan tujuan
untuk meminimalisir kerugian perusahaan. Contoh konkret perusahaan dapat
menjual barang yang telah tersimpan di gudang dalam waktu 5 hari, sedangkan
perjanjian pembayaran pada pemasok adalah 7 hari, maka perusahaan dapat
memenuhi kewajiban pada pemasok pada saat perusahaan telah mendapatkan
untung dari hasil penjualan atau pengeluaran barang di gudang.
4. Akurasi data
Keakuratan data barang yang ada di gudang menunjukan bentuk perhatian
dan kerja profesional dari pengelola gudang. Pengendalian catatan arus barang
m a su k da n ke l u a r g u d a n g
se m in im a l m un g k i n y a n g
te r u s d i la k u k an ag a r t i n g k a t k e sa la h n
p a d a a k h i rn y a op e ra s i o n a l d a p a t t e ta p
d a p a t d ite k a n
b e rj a la n b a ik . Terdapat data bersifat administrasi yang mampu
menunjukan keakuratan secara efektif, diantaranya pemanfaatan barcode
scanner dalam mengidentifikasi tingkat akurasi jumlah stok barang yang ada
di gudang.
Sinergitas antara optimalisasi sumber daya manusia dengan penerapan
teknologi juga merupakan sautu kondisi dapat terbangunnya sistem administrasi
gudang yang baik dan handal, sehingga tercapainya tujuan dan kemajuan
perusahaanditopangjugaolehoperasionalgudangdengansistem yangmendukung.
Berikut ini merupakan fungsi penting dari adanya kesiapan dokumen
administrasi pergudangan dalam memfasilitasi layanan pengelolaan yang baik
yaitu:
1. Penerimaan (receiving), yaitu proses penerimaan barang pesanan perusahaan
secara tepat secara kuantitas dan kualitas barang;
2. Persediaan, yaitu kegiatan dalam menjamin permintaan barang dapat
dipenuhi sesuai tujuan perusahaan secara cepat dan tepat kepada kolega dan
pelanggan;
3. Penyisihan (put away), yaitu menempatkan barang pada tempat/ lokasi yang
tepat;
4. Penyimpanan (storage), yaitu mekanisme penyimpanan fisik barang sebelu
adanya permintaan barang;
5. Pengambilan pesanan (order Picking), yaitu kegiatan pengambilan barang di
gudang berdasarkan waktu dan tempat permintaan;
6. Pengepakan (packaging), merupakan tindakan pilihan sesudah proses
pengambilan (Picking);
7. Penyortiran, yaitu proses pengambilan batch sebagai pesanan individu sekaligus
menentukan terdistribusi atau tidaknya sejumlah varian barang dalam jumlah

8. yPaengebpaankyank; dan pengiriman, merupakan suatu bentuk inspeksi

barang dalam kontainer hingga terjadinya proses pengiriman barang.

33
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Kegiatan pengelolaan administrasi gudang tentu tidak terlepas dari

dokumen-dokumen gudang sebagai penunjang kelancaran pengelolaannya.
Dokumen admnistrasi gudang yang telah disiapkan tersebut begitu penting bagi
perusahaan dimana dokumen tersebut dijadikan sebagai dasar pengambilan
keputusan dan alat bukti bagian gudang dalam pengelolaan barang masuk maupun
keluar.
Keseluruhan dokumen pergudangan secara tertulis harus mampu dikelola
secara baik oleh pengelola administrasi gudang, dengan tahapan kegiatan meliputi:
penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, catatan mutasi barang dan membuat
laporan persediaan barang di gudang.

C. Penyiapan Dokumen Administrasi Gudang

Kegiatan administrasi di gudang menjadi begitu penting terutama dalam
mencatat setiap arus keluar masuknya barang, karena dengan pola pencatatan,
maka data/ informasi barang menjadi akurat dan operasional pengelolaan
gudang semakin terkendali. Alasan dilakukannya pencatatan atas arus barang
masuk dan keluar yaitu sebagai bukti utama dalam menentukan:
Jumlah persediaan barang di gudang
Klaim jatuh tempo pembayaran barang masuk dan keluar
Dasar pemesanan kembali barang
Analisis pasar berdasarkan trend sales
Terpeliharanya kegiatan administrasi yang efektif secara kontinu dengan
mengintegrasikan kekuatan sumber daya manusia yang kompeten serta teknologi
(penerapan komputerisasi), maka banyak keuntungan yang akan didapatkan
oleh hasil pengelolaan gudang sebagai sebuah sistem, diantaranya tuntutan
akurasi data secara real time dapat selalu terpenuhi karena ditunjang dengan
database yang selalu siap.

Gambar 2.8 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: https://rsud.bulelengkab.go.id/berita/kegiatan-pemeriksaan-barang-datang-di-depo-farmasi-75

34
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambaran teknis langkah penyiapan dokumen penerimaan barang diawali dari

pendataan atas barang yang telah diterima melalui proses pemesanan/ pembelian
oleh perusahaan harus terlebih dahulu masuk ke gudang untuk dilakukan
pencatatan. Rincian data barang yang dicatat harus mampu mengidentifikasi:
1. Nama barang;
2. Jenis barang;
3. Spesifikasi barang;
4. Kualitas barang yang dipesan;
5. Ukuran, berat, dan jumlah barang; serta
6. Cacat atau tidaknya barang.
Selain mengidentifikasi kondisi barang dengan rincian
sebagaimana di atas, diperlukan juga catatan keuangan dari barang
yang diterima meliputi:
1. Kartu gudang, yang siapkan oleh bagian administrasi gudang;
2. Kartu persediaan barang, yang diselenggarakan oleh bagian keuangan
perusahaan/ akuntansi;
3. Daftar pembelian; dan
4. Kartu barang, dimana kartu ini biasanya digantungkan dekat masing-
masing jenis barang.
Dokumen pendukung lainnya yang harus dilakukan pengecekan oleh
petugas gudang terkait dengan kegiatan pendataan barang yang diterima adalah:
1. Surat Jalan (SJ);
2. Order Pembelian (OP); dan
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
Bagi perusahaan yang terutama bergerak pada kegiatan ritel, maka yang
menjadi dasar bagian gudang dalam melakukan pengadministrasiannya adalah:
1. Barang yang diterima
2. Diterimanya barang yang telah dikirimkan oleh supplier atau pihak ekspedisi,
harus dilakukan cek silang berdasarkan PO
3. PO segera ditandatangani oleh supplier, petugas penerima barang dan bagian
pembelian apabilaoleh
yang dikeluarkan kondisi barang
devisi sudah sesuai
pemebelian (devisi dengan PO (Purchase
buyer) dengan
Order)
bukti dokumen
persetujuan meliputi 3 (tiga) rangkap:
a. Lembar 1 untuk diserahkan ke bagian EDP ( entry data procesing);
b. Lembar2 diserahkan ke bagian keuangan; dan
c. Lembar 3 disimpan di bagian gudang.
Gambaran siklus berikutnya adalah memenuhi order dan penyiapan
dokumen pengeluaran barang di gudang. Sama halnya dengan proses
penyiapan dokumen penerimaan barang, secara administrasi kegiatan persiapan
pengiriman barang menjadi tanggung jawab bagian gudang dan dilakukan setelah
adanya order pesanan barang dari pelanggan.
Teknis operasional pengiriman yang disiapkan setelah ada instruksi
pada tiket pengambilan barang (Picking ticket), dalam hal ini devisi/ bagian
pengiriman membutuhkan informasi yang terdapat pada dokumen pemesanan
yang diterima

35
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dari devisi order penjualan dan gudang mengenai jenis barang dan tujuan
barang tersebut akan dikirimkan.
Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada
gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan
pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya
dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan merupakan dasar bagi otorisasi
gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain tanpa didukung oleh order
penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang apapun dari dalam
gudang.
Proses penyiapan sampai penyerahan order penjualan kepada bagian
gudang dan pengiriman harus selalu dilakukan pemantauan oleh bagian penjualan
dengan memanfaatkan fasilitas terminal yang telah disediakan, sehingga ketika
terjadi kesalahan baik secara administratif maupun teknis dalam penanganan order
penjualan tersebut dapat segera dilakukan tindakan koreksi melalui koordinasi
dengan bagian pengolahan data (EDP).
Setiap order yang telah diterima oleh bagian gudang harus segera
ditindaklanjuti oleh petugas gudang untuk mengeluarkan jenis barang sebagaimana
yang terdapat pada PO dan selanjutnya diserahkan ke bagian pengiriman.
Dokumen
d i o rd e r p e n ju a la n m e ja d i u k t i ot e n t ik d al a m
baara n g y a n g a d a d i g u d an ng k e b a gi a n p e n g ir im a n .
p e n g a l ih a n t an gg u j aw ab a t s
B u k t i p e n g al ih an t an ngg u ng ja w ab
atas barang tersebut haus dibuatkan berita acara yang menjelaskan pengalihan
tanggung jawab barang yang didalamnya memuat jumlah barang yang diserahkan
dengan tentunya ditandatangani oleh para pihak yang berkepentingan.
Setelah menerima surat muat, kemudian bagian pengiriman melakukan
penyiapan dokumen agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik yang
berjumlah 4 (empat) rangkap:
1. Lembar ke-1 untuk bagian penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan;
2. Lembar ke-2 diserahkan ke bagian/ perusahaan pengiriman;
3. Lembar ke-3 beserta barang dan slip (pengepakan) dikirimkan ke pembeli; dan
4. Lembar ke-4 beserta tiket pengambilan barang, diarsipkan berdasarkan
urutan nomor untuk memantau pengiriman barang.
36
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 2.9 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: shorturl.at/ mvw79

37
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 2.10 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: shorturl.at/ joPWY

38
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Sepuluh Perusahaan Logistik Teratas di Dunia

Gambar 2.11 Kegiatan Administrasi Pergudangan

Sumber: https:// www.digination.id/ read/ 011699/ 10-perusahaan-logistik-terbaik-dunia-2018

Menurut riset terbaru Transparency Market Research,total valuasi pasar logistik

gAlnonbuaal ldiGpreorwkitrhakRaantemaetnacuapLajiuUSPDer1tu5m,5btruihliaun
pMaadjae2m0u2k3TdaehnugnaannC) AsGebR(eCsoamr p7o,5u%nd
dari 2016 hingga 2024. Meningkatnya perdagangan global di negara-negara
berkembang, kemajuan infrastruktur, plus kemajuan teknologi informasi dan
transportasi menjadi faktor utama pendorong pertumbuhan pasar logistik
global. Secara geografis, Asia Pasifik merajai pasar logistik global karena
kontribusi signifikan dari Tiongkok, India, Singapura, Indonesia, Jepang dan
Malaysia.
Ketika arus perdagangan internasional mengalir deras dan ekosistem ekonomi
modern terus berkembang, penggunaan layanan logistik di berbagai sektor seperti
manufaktur, ritel, perdagangan hingga perbankan meningkat secara signifikan. Hal
ini membuat munculnya perusahaan-perusahaan logistik baru, di samping
yang telah ada. Semuanya menawarkan layanan terbaik. Dari semuan yang
terbaik itu, berikut 10 perusahaan logistik teratas di dunia dengan pendapatan
miliaran dolar Amerika setiap tahunnya.
1. DD
Express Logistics merupakan sebuah anak perusahaan Jerman
HHL
L
bernamaDeutsche Post DHL. DHL memberikan layanan untuk individu hingga
bisnis dengan berbagai solusi meliputi penyimpanan dan distribusi, bea
cukai, asuransi, solusi supply chain, pengiriman dan industri. Saat ini, DHL
memperkerjakan lebih dari 325.000 orang dan beroperasi di Amerika, Asia
Pasifik dan Eropa. Pada 2016, pendapatan perusahaan ini mencapai Euro 57
miliar.
2. UPS
UPS Supply Chain Solutions merupakan perusahaan logistik asal Amerika
yang didirikan pada 1907. Layanan yang diberikan meliputi kontrak logistik,
konsultasi, pengiriman dan pengangkutan hingga broker pabean. UPS
menghasilakan USD 61 miliarpada tahunlalu, karena
pengaruhAmazondaneBay.
3. FedEx
Federal Expressberdiri pada 1971 dan berkantor pusat di Memphis, Tennessee,
Amerika Serikat. Memiliki 325.000 karyawan di seluruh dunia, perusahaan

39
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

ini memberikan berbagai layanan antara lain post-delivery, pengiriman kilat,

3PL (Third Party Logistics) dan pengiriman barang. FedEx terkenal dalam
pengiriman sehari semalam dengan sistem pelacakan real-time. Pada
tahun 2017, FedEx menghasilkan lebih dari USD 60 miliar.
4. SNCF
The SNCF Groupadalah perusahaan kereta api milik Perancis. Dengan karyawan
1pe8n0g.0a0n0gkuotran gd,anpepreunsgaihriamanan ibnai ramnegn,
yoepdtimakaalinsasbiesrubpapglayichlaayina,npaenngsieripipmeartni ekspres
dan kontrak logistik. Perusahaan setiap tahunnya mengangkut lebih dari 3
juta kendaraan.
5. Kuehne+Nagel
Kuehne+Nagel berdiri pada tahun 1890 di Bremen, Jerman dimana saat ini
berkantor pusat di Swiss dan menyediakan solusisupply chainuntuk
berbagai industri. Perusahaan ini menyediakan layanan pengiriman barang
lewat udara, laut, darat hingga kontrak logistik dan logistik terintegrasi.
Kuehne+Nagel merupakan salah satu perusahaan pengiriman jalur laut
terbaik di dunia dengan pertumbuhan hingga dua digit setiap tahunnya.
6. DB Schenker
DB Schenker adalah anak perusahaan kereta api Jerman, Deutsche Bahn
AC. Grup Schenker memberikan layanan pada industri-industri kompleks
smeepmeritliikmi 9i5n.yy7a0k0dkaanrygaawsa, nddirig2a0n0ta0ralo,
kkaesliaduitasenl,udruahn dlauinninay. a. Perusahaan ini
7. Nippon Express
Nippon Express didirikan pada tahun 1937 dan berkantor pusat di Tokyo,
Jepang. Memperkerjakan lebih dari 33.153 karyawan di Amerika, Eropa,
Afrika dan Asia. Perusahaan ini khusus melayani pengangkutan barang-
barang berat, instalasi dan konstruksi.
8. C.H. Robinson
C.H. Robinson berdiri pada 1905 dan berkantor pusat diMinnesota,
Amerika Serikat. Perusahaan ini merupakan penyedia layanan 3PL (Third
Party Logistics) dengan mitra sebanyak 66.000 penyedia jasa
transportasi di seluruh dunia termasuk operator pengangkut kendaraan
bermotor, kereta api, angkutan udara dan laut.
9. CEVA
CEVA sebelumnya dikenal dengan TNT, berdiri pada tahun 1946 di Australia.
CEVA melayani sektorautomobile, teknologi, kesehatan, ritel dan energi yang
tersebar di 950 lokasi di seluruh dunia. Pada tahun 2017, perusahaan ini
berhasil meraup pendapatan sekitar USD 7 miliar.
10. Panalpina
Panalpina adalah perusahaan logistik asal Swiss yang berdiri pada tahun
1935. Grup Panalpina memiliki 500 kantor di 70 negara dan bermitra di 90
negara tambahan. Perusahaan ini melayani 9 industri
intisepertimanufaktur, baju, telekomunikasi, mobil, bahan kimia, konsumsi
dan ritel, energi, hi- techdanperishables(barang yang tidak tahan lama).
Pasar logistik global ke depan akan terus meroket, persaingan pun
semakin ketat. Di masa mendatang perusahaan logistik akan menghadapi
tantangan seperti sempitnya ruang penyimpanan, biaya penyimpanan
yang mahal hingga polusi yang meningkat. Untuk mempertahankan
tempatnya, kesepuluh perusahaan logistik ini harus berupaya memperluas
titik layanan, meningkatkan layanan dan melakukan pengembangan bisnis.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Hambatan atau kemacetan kerja dalam kegiatan gudang, dapat di

atasi salah satunya melalui pengelolaan sistem informasi manajemen gudang
yang efektif dan efisien. Sebagai ilustrasi, seorang petugas berdasarkan hasil
analysis (barang apa yang dibutuhkan, kapan dan dimana dibutuhkan),
ternyata menghadapi kendala ketika tidak sepenuhnya memenuhi pesanan,
diantaranya tidak tersedianya barang-barang yang dipesan/ diminta tentu
kondisi ini
mengakibatkan kegiatan menjadi terhenti. Untuk itu, maka diperlukan sistem yang
ditunjang dengan tim kerja yang solid dan terintegrasi agar mampu
memberikan
layanan cepat dan akurat kepada setiap pemesan/ pembeli dalam berbagai situasi.
Selain itu, hendaknya dalam perusahaan menjalankan pembagian
tugas yang mengarah pada pola manajemen gudang modern yang mampu
mengakomodir serta mengkoordinasikan setiap peran dan tanggung jawab yang
ada sebagai bagian dari opimalisasi sumber daya pergudangan termasuk alat dan
perlengkapan dengan risiko tingkat kerugian yang sekecil
mungkin.
Untuk menambah wawasan secara lebih jauh
mengenai administrasi gudang dan pergudangan modern,
siswa dapat melakukan kegiatan literasi digital (pencarian
melalui internet) secara mandiri sehingga mampu
melakukan daya analisis berdasarkan data dan fakta
mengenai penerapan administrasi gudang modern berbasis
digital dan kegiatan E-Commerce logistik terutama yang
menjalankan pendekatan manajemen modern.
http:// supplychainindonesia.com/ new/ pertumbuhan- E-
Commerce-dan-pergudangan-modern/

RANGKUMAN

Gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha menggambarkan penerapan

tata kelola logistik dari suatu perusahaan dengan tujuan untuk dilakukannya
proses penyimpanan produk beserta perlengkapan lainnya sekaligus penyedia
informasi mengenai keberadaan serta kondisi barang yang tersimpan di gudang tersebut sehingga mempe
Bagi petugas sistem administrasi pergudangan, bukti-bukti dokumen penanganan dalam pengeloaan gud
Untuk terus menjaga tingkat kualitas layanan yang baik, maka kegiatan pengelolaan gudang harus ditunj

pergudangandalammemfasilitasisetiapprosesdankegiatanlayanan
pengelolaan barang.

41
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan secara umum mengenai

pentingnya kegiatan pengelolaan administrasi serta SOP pergudangan sebagai salah satu unsur penunjang ba

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal di bawah ini dengan baik dan benar!

Jelaskan bahwa administrasi logistik/ gudang memiliki peranan penting dalam memberikan layanan data/ inform
Jelaskan peranan dokumen administrasi gudang bagi pihak internal dan eksternal perusahaan!
Uraikan menurut pendapat Anda mengenai tahapan proses penyiapan barang keluar dalam sebuah gudang, dan

4. dBeiprearpsaiaplakmana!
waktu idealyangdibutuhkanuntukmelakukanproses
pengurusan barang keluar dari gudang sehingga mampu memberikan
kepuasan baik secara internal maupun eksternal perusahaan?
5. Sebutkan 5 perusahaan terkemuka di Indonesia yang menjalankan jasa layanan logistik dan sebutkan ukuran

REFLEKSI

mengenSaei tekleaghiamtaenmpaedlmajianristbrabsi dupaerignui,dAangdantetnetrutmamenajadbierskeamitak

penyiapan dokumen standar yang harus dipersiapkan sebagai penunjang dalam pengurusan barang masuk mau
Dengan materi yang sudah dijelaskan pada bab dua ini, dokumen apa saja yang harus ada dalam pengelolaan a

42
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENERIMAAN BARANG DI GUDANG III

BAB III PENERIMAAN BARANG DI GUDANG

TUJUAN PEMBELAJARAN

Dengan memahami materi pada bab ini tentang penerimaan barang, peserta
didik diharapkanmampumelakukanpenangananpenerimaanbarangyangdisertai dengan bukti fisik dokum

PETA KONSEP

PENERIMAAN BARANG DI GUDANG

Fisik Dokumen
Pengertian SOP Penerimaan
Peneriamaan Barang Barang di Gudang Penerimaan Penanganan
Barang Penerimaan Barang

KATA KUNCI

Purchase Order, Packaging, Dokumen Administrasi Gudang, Laporan Penerimaan

Barang

43
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Informasitentangproses kegiatanpemberianperintahyangmudahdipahami
oleh seluruh tenaga pengelola gudang sehingga penerimaan barang di gudang
dapat berjalan baik dan sesuai dengan tujuan sangat penting untuk diperhatikan.
Keuntungan yang didapatkan dari jelas dan rincinya instruksi yaitu penanganan
gudang dalam mengatasi dan mengatur arus keluar masuknya barang secara
tepat
waktu, setidaknya dari kegiatan tersebut akan menimbulkan pengaruh yang baik dan
positif bagi petugas gudang dengan tetap memiliki rasa aman dan nyaman selama
berada di area gudang.
Ketika gudang mampu menekan biaya penerimaan barang dengan hasil
yang optimal, seperti pemanfaatan yang efisien atas mesin, alat dan
perlengkapan, sumber daya manusia, metode dan strategi, maka hal ini dapat
dipastikan merupakan bagian dari ketepatan langkah kebijakan pengelolaan
pergudangan yang akhirnya akan berkontribusi atas tepatnya pemanfaatan
anggaran gudang (tercapai efisiensi kegiatan pergudangan).
Proses logistik yang efisien dapat menambah profit perusahaan. Logistik
erat kaitannya dengan pertanyaan: Barang apa yang diterima/dikirimkan? Bagaimana
barang akan diterima/dikirimkan?kapan barang akan diterima/dikirimkan? Apakah
terdapat keluhan dari barang yang diterim/dikirimkan?
Dari situ kita dapat menilai bahwa dalam menjalankan proses logistik
merupakan sebuah tantangan. Dibutuhkan sumber daya manusia yang kompeten,
sehingga bagi perusahaan pengelolaan pergudangan (logistik) mampu
memberikan benefit dari aspek:
1. Penghematan biaya transportasi
2. Memaksimalkan pemanfaatan ruang gudang sehingga tidak sekedar
menempatkan barang di tempat yang tepat tetapi mampu memperpendek
jarak dalam penempatan barang masuk dan keluar.
3. Penggunaan teknologi terbarukan sesuai dengan tuntutan pekembangan

Gambar 3.1 Kegiatan Penerimaan Barang

Sumber : shorturl.at/jqCD0

44
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian Penerimaan Barang di Gudang

Gudang sebagaimana telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu
tempat dengan berbagai sumber daya dan fasilitas penunjang yang telah disiapkan
untuk menyimpan berbagai macam barang serta dimanfaatkan untuk mencapai
target tingkat pelayanan secara efisien.
Selanjutnya penerimaan barang merupakan proses kegiatan gudang
perusahaan dalam menerima berbagai jenis barang dalam kuantitas tertentu, yang
disertai dengan bukti dokumen dan persyaratan penanganan yang sah dari pihak-
pihak terkait dengan aktivitas yang terkendali.
Dalam proses pengelolaan produk/barang yang masuk atau diterima
terdapat tahapan yang harus dilakukan sebagai satu kesatuan, meliputi:
1. Bentuk produk atau barang
Merupakan wujud dari keadaan fisik secara langsung teridentifikasi
dengan panca indera. Jika keberadaan fisik barangnya tidak dapat
terpenuhi, hal ini menyebabkan teknis penanganan yang berbeda sehingga
hasilnya tetap dapat dipenuhi. Hanya apabila hasil dari proses penerimaan
barang dilakukan secara tidak langsung berdampak pada hasil yang kurang
baik, maka harus dilakukan penanganan tambahan penerimaan barang
dengan tetap memperhatikan prosedur yang berlaku seperti:
a. Penerimaan barang dilakukan secara langsung disertai dokumennya.
b. Selain wujud barang yang dapat teridentifikasi, juga mampu disesuaikan
(crosscheck) pada surat pengantarannya.
c. Dilakukan pemeriksaan terhadap seluruh keadaan produk/barang atau
dapat dilakukan secara acak
d. Diketahui masa berlaku produk (expired), dan jumlah produk/barang
yang tersedia.

Gambar 3.2 Kegiatan Pengecekan Fisik Barang

Sumber : shorturl.at/exyF0

2. Dokumentasi
Dokumen yang diterima sebagai catatan pendukung yang menunjukan
jenis dan volume barang sebagai bukti legal bahwa barang sama dengan
yang telah dikirimkan, artinya bahwa:

45
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

a. Karakteristik dokumen/catatan sebagai penunjang barang dapat

menginformasikan kesesuaian terhadap setiap item produk/barang
yang masuk.
b. Memiliki standar bukti berkas/catatan seperti surat pengiriman
barang, surat jalan (packing list).

Gambar 3.3 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note)

Sumber : https://

46
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Semakin mudah diverifikasi serta lebih terkendali apabila dilampiri juga

dengan surat pesanan barang (purchase order).

Gambar 3.4 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note)

Sumber : shorturl.at/anIJN

3. Cara penanganan barang

Langkah penanganan barang dapat disiapkan ketika barang tersebut diterima
diawali dengan menentukan perlu tidaknya barang ditangani pada suhu/
temperatur tertentu, beratnya barang serta karakteristik dari suatu barang
sehingga dapat ditentukan peralatan yang cocok untuk digunakan seperti
pallet, drum, forklift dengan tetap memperhatikan aturan keselamatan.

Pada proses siklus kegiatan di gudang, penerimaan barang sebagai aktivitas

47
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

penting yang mengawali penanganan barang. Artinya ketepatan dalam

prosedur yang dilakukan oleh bagian gudang ketika barang diterima, maka
akan berpengaruh terhadap efektivitas pola kerja yang akan dilakukan
berikutnya. Adapun tahapan penerimaan barang meliputi:
1. Sarana angkutan barang masuk area gudang
2. Parkir pada antrian yang telah ditentukan
3. Dilakukan bongkar muat pada loading dock
4. Penyusunan barang bongkaran
5. Mengecek barang dengan dokumen pendukungnya
6. Memasukan data/informasi pada dokumen ke dalam sistem
7. Keabsahan dokumen yang menunjukan barang secara legal di gudang

Pengangkut dan Pensuplai

Terdapat perbedaan antara penerimaan barang yang dikakukan oleh
pen-supply, dengan penerimaan barang yang dilakukan oleh agen pengirim
(pengangkut). Dalam hal ini pengiriman yang dilakukan oleh keduanya tentu
terdapat aturan tata cara jika kondisi barang dalam keadaan rusak atau hilang.
Ketika mlah
barang keadaan berkas
barang dokumen
diterima serta sebagai
dalam bukti baik,
kondisi catatan tentang
tentu akan
sesuai berguna untuk
mengkonfirmasi kepada pihak pengangkut dan pensuplai jika terdapat kesalahan.
Adapun perbedaan antara penerimaan barang melalui perusahaan pengangkut
dengan penerimaan barang dari pensuplai antara lain:
a. Pengiriman melalui pengangkut yang ditunjuk:
1. Dokumen pengiriman barang dapat:
a) Disertakan bersama pada barang
b) Dikirim khusus melalui pos/jasa pengiriman dokumen
2. Terdapat kesepakatan yang menerangkan klaim terhadap barang yang
hilang, rusak, atau tidak sesuai dengan kuantitas/volume barang pesanan,
dalam hal ini para pihak yang secara langsung melakukan penanganan
barang seperti pensuplai, pengangkut, dan penerima.
3. Pembubuhan tanda tangan pada berkas dokumen sebagai bukti barang
telah diterima sesuai penerimaan barang yang dipesan.
b. Pengiriman oleh pensuplai:
1. Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang.
2. Apabila barang yang diterima mengalami kerusakan ataa barang
kurang, segera dilakukan pemberitahuan/konfirmasi kepada pensuplai
agar penyelesaiannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
3. Pensuplai selalu mengutamakan pengiriman kepada pemesan prioritas/
mitra, untuk itu pelayanan prima tentu menjadi perhatian yang tidak
boleh diabaikan.
4. Tuntutan ganti rugi seringkali dapat dilakukan dengan menggunakan
berbagai media komunikasi sehingga penyelesaiannya dsapat
dilakukan
dePnagdaanfalesbeiphecneepraitmaan barang di gudang, sistem administrasi
diperlukan
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

untuk mengatur bagaimana dilakukan penyortiran barang melalui pengecekan,

selanjutnya barang dapat diarahkan untuk ditempatkan pada area
penyimpanan di gudang. Hal semacam ini perlu dilakukan untuk memastikan dan
garansi barang benar-benar memenuhi persyaratan kualitas yang sudah
ditetapkan, selain bentuk kepercayaan atas jaminan proses produksi yang dapat
dipertanggungjawabkan
berdasarkan pesanan.
Bagian penerimaan barang
Tahapan di bagian ini begitu diperlukan dengan menerapkan langkah-
langkah tertentu untuk memastikan setiap penerimaan barang telah sesuai dengan
standar, sekaligus sebagai tindakan antisipasi untuk menghadapi kesalahan-
kesalahan yang terjadi seperti:
1. Adanya kerusakan barang ditempat penerimaan sementara.
2. Barang menjadi berkurang ketika dilakukan bongkar muat barang atau
terjadi pengurangan kuantitas selama proses pengangkutan.
3. Volume dan ukuran barang tidak sesuai.
4. Spesifikasi barang yang diterima tidak cocok berdasarkan hasil uji kimia atau uji
teknis lainnya.
Alternatif upaya pencegahan atau mengurangi resiko kesalahan tersebut
dapat melalui cara memberitahu bagian pembelian terkait ketidaksesuaian atas
barang yang telah diterimanya, agar bagian tersebut dapat memperhitungkan
teknis cakupan dalam menanganinya, dan jika diperlukan cara untuk mencegah
agar barang-barang itu tidak merupakan bagian dari penerimaan dan menjadi
bagian dari persediaan di gudang.
Kecepatan penerimaan barang diperlukan agar mendapatkan hasil
terbaik, misalnya disiapkan kartu terstandar sehingga rincian barang dapat diisi
dengan lengkap dan mudah. Pembuatan kartu sebaiknya dilengkapi berkas
salinannya sebagai jaminan atau dapat langsung dikirim ke bagian pembelian agar
proses komunikasi, koordinasi, dan administrasi dapat diselesaikan dengan
bukti dokumen yang sesuai.

seseorangUnytaunkgpdriobseersi tpaenngagnugnagnjaanwpabekkehrujasauns
dsealpaemrtpipetenrasnegbaunt adni taattaasphearrsuusraatdaan dan kearsipan
misalnya pengendalian atas buku penerimaan barang secara baik dan
terkendali dengan rincian setiap barang diterima di gudang sebagai bagian dari
upaya memberikan pelayanan secara prima dan sekaligus menjaga nama baik
perusahaan.
Membongkar muatan
Diperlukan mekanisme dan peralatan yang relevan dapat
digunakan sehingga proses bongkar muat barang dilakukan secara cepat dan
tepat. Misalnya digunakan penjenjang kandang (pallet), atau truk hidrolik untuk
barang-barang yang rentan terhadap suhu dan memiliki berat tertentu dengan
prinsip pemakaian yang efisien.
Perlu diperhatikan tempat yang permanen dan aman di area gudang
agar dapat menempatkan barang-barang yang harus dikembalikan dengan diberi
kode identitas tertentu dan waktu penyelesaian yang baik dan cepat. Sementara
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

untuk penerimaan barang yang sesuai dapat segera dipindahkan dari area
gerbang pemasukan barang ke area tempat yang telah disiapkan agar tidak
menghambat penerimaan barang berikutnya.
Dalam perkembangan dan kemajuan teknologi seperti sekarang ini,
penanganan pergudangan selanjutnya dilakukan secara komputerisasi sehingga
layanan proses penanganan dengan elemen gudang seperti tempat, barang,
personil gudang, pola manajemen dan prosedur kerja menjadi satu kesatuan
proses kegiatan dengan hasil yang lebih cepat dan tepat. Bagi sebuah perusahaan
penerapan kegiatan seperti ini disebut dengan sistem administrasi
pergudangan.
Gudang bagi perusahaan yang mengutamakan layanan prima dengan
tingkat kecepatan melakukan proses penerimaan dan pengiriman barang selain
sebagaiareapenyimpananyangideal, makadituntutsistemtatakelolapergudangan
yang didalamnya terdapat berbagai macam sumber daya sehingga data/informasi
terkait keadaan fisik dan jenis barang dapat dengan mudah diketahui oleh pihak
berkepntingan.
Kemudahan akses data/informasi yang secara umum tertuang dalam
bentukdokumen, memilikifaedahdalamkegiatanadministrasigudang diantaranya:
a. Sebagai salinan atas surat pesanan pembelian yang diberikan oleh bagian
pembelian (cah atau kredit).
b. Sebagai tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian
penerimaan beserta barang yang bersangkutan.
c. Sebagai salinan bukti transaksi pembelian dari bagian order penjualan
(penjualan tunai).
d. Kartu gudang untuk merekap setiap kuluar masuk seluruh jenis barang.

50
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 3.5 Contoh Dokumen Pembelian (Faktur)

Sumber : https://tinyurl.com/yk3gan7u

Bukti dokumen administrasi penting untuk disiapkan terutama oleh

bagian gudang perusahaan dimana dokumen tersebut sebagai bukti rekaman
tertulis setiap transaksi gudang dan bertujuan untuk dibukukannya setiap kegiatan
yang dilakukan dalam proses pengelolaan barang di gudang.

51
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

B. SOP Penerimaan Barang di Gudang

Di dalam proses pengelolaan pergudangan terutama dalam pengurusan
setiap produk/barang yang masuk, harus melalui 4 (empat) tahapan yang meliputi:

Gambar 3.6 Contoh Standar Operating Procedure Alur barang Masuk Sumber : shorturl.at/lxSZ4

1.Tahap 1, menerima informasi barang masuk

Kegiatan pada tahap ini diawali dengan adanya pemberitahuan akan
adanya produk/barang yang akan masuk dengan informasi yang
didapatkan melalui surat pemberitahuan yang diterima secara langsung
maupun informasi melalui berbagai media komunikasi lainnya.
Mengenai batasan waktu atas pemberitahuan akan datangnya
produk/ barang yang masuk, tergantung kepada pihak pengelola gudang
berdasarkan standar ideal yang telah dibuat serta ketentuan lain yang secara
administratif

52
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

maupun teknis pihak gudang dapat mempersiapkan secara baik agar

pelayanan yang diberikan selama dilakukannya proses penerimaan
produk/ barang dapat berjalan secara efektif serta mampu meminimalisir
risiko yang mungkin dapat terjadi.
2. Tahap 2, Mamastikan barang masuk siap diterima
Setelah dilakukan verifikasi informasi atas produk/barang yang akan masuk,
maka tahapan selanjutnya adalah mempersiapkan petugas yang akan
menanganai secara langsung serta kondisi kesiapan berbagai fasilitas dan
area tempat untuk menyimpan produk/barang yang akan diterima.
3. Tahap 3,Penerimaan dan pengecekan barang masuk
Tahap ini dilakukan ketika produk/barang yang dikirimkan sudah tiba,
dengan langkan persiapan awal yaitu menghitung volume keseluruhan
dan identifikasi secara spesifik seperti nama barang, kode, jumlah item,
ukuran dan berat produk/barang melalui form check list yang disiapkan
untuk memudahkan penentuan atas produk/barang yang masuk.
Terkait dengan form check list sebagai dokumen yang dapat dijadikan
dasar pertanggungjawaban, maka harus dipastikan setiap petugas
penanganan mermiliki kemampuan dalam melakukan pengecekan secara
teliti dan akurat sehinggan dapat dipastikan seluruh produk/barang yang
ditrerima dan disimpan dalam keadaan baik.
Tindakan lainnya yang juga berguna untuk memastikan produk/barang
yang diterima sesuai pada informasi awal, maka dapat dilakukan dokumentasi
visual (misalnya foto) sebelum barang diturunkan dari sarana transportasi
pengiriman/kendaraan pengangkut barang, yang nantinya akan
dilampirkan pada dokumen terkait dalam hal ini form check list.
4. Tahap 4, Membuat dokumen serah terima barang
Akhir tahapan kegiatan ini yaitu menyiapkan dokumen serah terima
barang dimana secara administrasi gudang biasanya difasilitasi dengan
dokumen kantor yang disebut dengan berita acara serah terima barang. Berita
acara serah terima barang ini penting untuk disiapkan karena menunjukan
bukti otentik atas pihak-pihak yang secara langsung berhubungan pada saat
produk/barang diterima, rincian kondisi fisik produk/barang serta waktu
dilakukannya penerimaan. Adapun secara spesifik dapat mengungkap tentang:
a. Pihak yang melakukan pengantaran produk/barang ke gudang
b. Keterangan referensi pada surat pengantar pengiriman produk/barang.
c. Keterangan waktu lengkap dengan tanggal dan jam kedatangan
produk/ barang
d. Keterangan waktu pada saat dilakukan proses bongkar muat produk/
barang
e. Keterangan waktu ketika berakhirnya dilakukan proses bongkar muat
produk/barang
f. Spesifikasi dari fisik seperti nama, kode, kuantitas, kualitas, kapasitas/
berat produk/barang
g. Personil gudang yang secara langsung melakukan penerimaan
produk/ barang

53
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Biasanya yang melakukan pengantaran mencantumkan keterangan

berupa dokumen tersebut harus memiliki keabsahan/legalitas lengkap
dengan tambahan informasi lainnya yang mempermudah ketika diperlukan
konfirmasi tambahan. Begitu juga dengan gudang sebagai pihak penerima
produk/barang, harus mencantumkan data/informasi tambahan secara
lengkap.
Berkas terkait dengan proses produk/barang masuk hendaknya disiapkan
minimal dua rangkap, agar setiap pihak yang saling berkepentingan memiliki arsip yang dapat dijadikan bukti rekam

Garis Besar Prosedur Pemeriksaan dan Penerimaan Barang

pada sebuah Institusi
1. Catatanpentingsetelahdilakukanpenawaran,biasanyaolehpanitiaatausecara
kedinasan dikenal dengan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), selanjutnya
dokumen diserahkan kepada bidang pengawasan serta penerimaan
produk/ barang sebagai landasan untuk melakukan pengecekan sebelum
kesepakatan dilaksanakan.
2. Panitia pelaksanaa penerimaan barang mempersiapkan daftar
pengecekan serta daftar penerimaan barang dengan berpedoman pada
BoQ (Bill of Quantity).
3. Untuk mekanisme kontrak yang sudah dilaksanakan, selanjutnya berkas yang
berupa salinan kontrak diserahkan kepada bagian pengawasan serta
panitia penerimaan produk/barang.
4. BoQ (Bill of Quantity) yang ada di panitia penerimaan produk/barang
selanjutnya dilakukan validasi untuk menjamin keakuratan data yang
ada serta dapat menghindari adanya kesalahan/manipulasi atas
karakteristik barang yang diterima.
5. Satu hal yang tidak boleh diabaikan oleh bagian pengawasan dan penerimaan
atau panitia
informasi yang pemeriksa/penerima yaitutersebut,
tertuang dalam kontrak harus untuk
memahami substansi
memastikan agar
setiap tahapan
dapat dilaksanakan secara baik.
6. Jika penyedia barang mengawali pengiriman barang, tentunya produk/barang
yang dikirim harus dilakukan pengecekan oleh bagian pengawasan serta
panitia pemeriksa/penerima untuk tetap menjamin kualitas dan kuantitas
produk/barang yang diperiksa, dengan penerapan prosedur berpedoman
pada standar pemeriksaan yang berlaku.
7. Apabila dalam pemeriksaan produk/barang ada ketidaksesuaian seperti yang
terdapat pada daftar pemeriksaan barang, maka produk/barang tersebut
dipisahkan untuk selanjutnya dikembalikan kepada penyedia produk/baran
agar dilakukan penggantian sesuai dengan yang diminta. Pengembalian
produk/barang harus disertai dengan dengan daftar pengembalian produk/
barang.
8. Jika produk/barang yang telah diterima menyertakan masa garansi, maka

54
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

panitia pelaksana penerimaan produk/barang harus meminta kartu garansinya

kepada pihak penyedia produk/barang. Begitu juga untuk jasa layanan purna
jual, harus dipastikan terdapat kartu/surat jaminan masa purna jual.
9. Untuk produk/barang hasil pengecekan oleh panitia penerimaan barang
dan hasilnya telah sesuai dengan kondisi produk/barang yang semestinya/
tercantum pada daftar pemeriksaan barang, maka selanjutnya
dicantumkan pada daftar penerimaan produk/barang sementara. Setelah
itu surat jalan
dapat diparaf oleh bagian pengawasan dan panitia penerimaan barang
yang dijadikan lampiran dalam daftar penerimaan barang sementara.
10. Setelah diterimanya produk/barang oleh bagian pengawasan dan panitia
penerimaan barang, berikutnya produk/barang tersebut diserahkan ke bagian
gudang yang secara administratif dicantumkan pada daftar penyerahan
barang untuk gudang.
11. Apabila proses pengirimanproduk/barangtelahselesaidilakukan, maka bagian
atau bidang pengawasan dan panitia penerimaan barang merekapitulasi
seluruh dokumen yang telah disiapkan/dibuat untuk dilakukan proses
rekapitulasi dimana bagian/bidang pengawasan dan panitia penerimaan
barang melakukan pemeriksaan ulang seluruh proses tahapan
pengecekan atas penerimaan barang yang telah berjalan 100% (seratus
persen), lengkap dengan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan dan Berita
Acara Serah Terima Barang.

55
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 3.7 Contoh Diagram Alir Pemeriksaan dan Penerimaan Barang

Sumber : shorturl.at/nO569

C. Fisik Penerimaan Barang di Gudang

Perusahaan yang terus memperkuat sistem pengendalian dan
pengawasan persediaan maka perusahaan tersebut sedang melakukan proses
penghitungan fisik dengan bukti dokumen secara periodik. Hal ini dilakukan
dengan tujuan agar dapat memastikan produk/barang persediaan berdasarkan
fipesinkghmitauunpguannnjuyma lamhenryuapaskaamna
bpuekrusedpiearasne.dH
bdaehnagnankopreerkpseitucaaltaptaadna pbaudkau iaaasnil,
56
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

mengelompokan unsur biaya dan aktiva bisa saja tercampur pada nilai persediaan
dengan akun terkait, serta ketepatan sistem pengendalian persediaan itu
sendiri. Kegiatan monitoring dan evaluasi mensyaratkan agar menghitung nilai
persediaan dapat dilakukan minimal satu tahu sekali. Namun hasil
penghitungannya secara umum tidak dapat dilakukan rekap dalam kartu gudang,
tidak dapat menggantikan
angka sebagaimana
kecermatan dasar,
serta untuk melainkan
mengoreksi hanya sebagai
perbedaan pelengkap
yang ada. untuk mengecek
Hasil perhitungan antara
jumlah produk/barang persediaan dengan bukti catatan persediaan dapat saja
berbeda, hal ini secara umum lebih karena terjadinya penyusutan atau terdapat
kesalahan dalam data yang telah dicatat. Dilakukannya penghitungan persediaan
sebagai upaya untuk memperbaiki kesalahan, juga diperlukan sebagaimana yang
dipersyaratkan apabila perusahaan menerapkan standar manajemen mutu. Pada
saat dilakukan proses audit terhadap fisik produk/barang persediaan, intensitas
penghitungannya banyak dipengaruhi intensitas jenis pengelolaan yang
berlangsung, tingkat pengendalian yang sangat baik, serta pemenuhan laporan
yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jadwaldilakukannyaprosespenghitunganpersediaandapat dilaksanakan
secara periodik misalnya perminggu, perbulan, triwulan, semesteran, atau tahunan.
Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan,
bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Dalam hal ini gudang dapat
menentukannya berdaarkan dinamika serta kebutuhan dilakukannya proses
penghitungan persediaan untuk memberi kemudahan dalam operasi pengelolaan
gudang secara tepat dan baik. Adapun penghitungan secara general dilakukan
pada kondisi tingkat frekuensi yang rendah, dan untuk proses penghitungan
dengan kategori penting dan memiliki nilai tinggi maka dapat dilakukan setiap
hari. Masa penghitungan persediaan hendaknya dilaksanakan ketika proses
kegiatan gudang sedang tidak banyak agar secara program tidak mengganggu
jalannya aktivitas perusahaan.
Perusahaanyangmenerapkansistemperpetualdenganbaik, makapada saat
penghitungan persediaan tidakselamanya harus sama/identik dengan tanggal
penutupan buku. Dalam meminimalisir risiko perbedaan catatan maka
dilakukan

usenttaupkatkehruirstamuenlahkeunkdaank.npyeanmgeacmepkuanmseemcabre
aritecoranttuorh. Lyapnogrbaanikpteerrtuatnagmguanbgejrakwenabaa
an dengan
seluruh aspek kegiatan yang dilakukan oleh personil gudang. Biasanya
perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai teknik
penghitungan barang. Barang-barang yang akan masuk proses penghitungan
sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi serta memiliki kelengkapan dokumen
lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat pengendali maka digunakan formulir
penghitungan, dengan bentuk formulir penghitungan persediaan yang harus
dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa
dilaksanakan lebih efisien. Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang
dapat digunakan untuk mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk
mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat menjadi beberapa
jenis, yang intinya dilakukan untuk mencatat hasil penghitungan fisik, untuk
mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada formulir hasil penghitungan
fisik, serta mencatat harga dan ikhtisar totalpersediaan.
57
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Pemanfaatan Penggunaan Sistem Aplikasi

Aplikasi komputer dengan segala kelebihannya serta mampu
mengatur berbagai transaksi di gudang dalam menerapkan sistem tata
kelola gudang mampu men-support aktivitas gudang seperti kegiatan
mengambil produk/pengambilan (picking) dilakukan pemuatan ke sarana
angkut (delivery
transportation , real time
gudang yang digunakan tentunya mampubegitu
) secara baik dan dibutuhkan.
membantu Sistem
mendeteksi berbagai
informasi yang dibutuhkan oleh user seperti customer terlebih lagi bagi
owner. Intinya bagaimana sistem manajemen gudang memungkinkan untuk
dapat memantau dan mengendalikan setiap aktivitas terkait adanya proses
distribusi produk/barang baik penerimaan maupun pengiriman, serta
memungkinkan menjadi sistem database yang dapat mengontrol secara
rinci.
Sistem manajemen gudang merupakan satu prosedur penunjang di
gudang dengan mekanisme yang menunjukan tahapan dari urutan kegiatan
sebagai fase supply pada rantai produk/barang dan menjadi unsur utama
dari volume pasokan agar mampu memonitor arus perpindahan serta
menyimpan produk/barang di gudang. Selain itu penerapan sistem ini
mampu memproses transaksi terkait, termasuk distribusi barang keluar,
distribusi penentuan atas
barang yang masuk, pengepakan serta pelepasan. Dalam sistem yang
dijalankan mampu mengarahkan dan mengoptimalkan stock putaway dengan
data yang real time.

2. Fitur Utama
a. Receiving and Putaway
Awal proses ini dilakukan pada saat produk/barang tiba di gudang.
Item berupa wujud barang setelah tiba selanjutnya diinput pada sistem
WMS, hal ini bertujuan agar database setiap saat selalu ter-update. Ketika
dilakukan input atau memasukan data barang yang dijadikan dasar
adalah data PO (Purchase Order) yang dilakukan oleh petugas pada
unit/bagian pembelian baik secara manual maupun otomatis (digital).
Dilakukannya tahapan ini
htearrpuassbaenrgp/
ruinkusirpanpagduadaknegseasguaariadnapfiastikmbeanrganatguyrasnirgkmulaas
sui/kpdeerpnugtaanraknapbaasraitnags
ketika dilakukan cycle count atau stock opname.
Apabila penerimaan barang telah selesai dilakukan, berikutnya barang
ditempatkan pada area gudang yang sudah ditentukan (Putaway),
mengingat keharusan dalam mengetahui data barang tersebut serta
menentukan barang tersebut masuk kategori dalam sistem FIFO (First In
First Out) atau FEFO (First Expired First Out).
b. Dispacthing
Dispatching dilakukan untuk men-support aktivitas mengeluarkan
barang (picking and delivery) untuk selanjutnya didistribusikan/disalurkan
menuju gerai/outlet maupun konsumen langsung. Penetrasi atau penentuan
titik lokasi dalam kegiatan picking semakin lebih cepat dan akurat dengan
 penerapan warehouse management system (WMS).

58
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Fitur ini bagi personil yang ada di gudang membantu pencarian

semakin efisien dan akurat. Dengan hanya melihat setiap yang telah
masuk pada bagian sistem yaitu device handheld serta scanning barcode
pada bagian identifikasi pallet (biasanya berbentuk sticker) untuk
menyatakan stock barang sudah diambil dan digantikan oleh barang lainnya
yang baru masuk. Kegiatan picking harus menginformasikan kepada
pegawai terutama operator atas barang-barang yang harus dikirimkan ke
lokasi tertentu, dan melalui WMS ini setiap barang pesanan dari konsumen
akan ditandai dengan sticker barcode berdasarkan volume/kuantitas serta
fisik barangnya.
c. Delivery Note
Kegiatan pada tahap berikutnya yaitu validasi terhadap setiap item
barang hasil picking dengan setiap gerai/outlet maupun konsumen.
Dalam hal ini WMS harus dapat menganalisis dan menetapkan hasil validasi
dengan penyediaan dokumen yang disebut delivery note. Kegunaan dari
delivery note adalah untuk memperingan aktivitas gudang dalam
mengecek dan membandingkan oleh petugas checker dari setiap barang
hasil picking yang dimasukan ke dalam sarana angkut seperti “truck”.
d. Double Check
Fitur untuk
yang dibutuhkan delivery note double deck yang
bertujuan meyakinkanselain
bahwa keseluruhan yaitu
barang yang disiapkan
untuk dikirim secara fisik dan jenis adalah barang pesanan dari
konsumen. Pemanfaatandouble deck dapat dilengkapidengan sticker
dispatch label yang fungsinya memberikan panduan bagi setiap petugas
melakukan loading ke sarana angkutan “truck” yang akan membawa
barang.
Dispatch label dapat berperan secara ganda dalam proses double
deck pada akhir lokasi pengiriman. Ketika dilakukan dispatch maka peran
WMS secara otomatis melakukan pengurangan sejumlah barang yang telah
dikirim ke lokasi tujuan artinya setiap sirkulasi barang yang ada digudang
akan selalu terkendali terutama dari resiko berkurangnya barang karena
faktor kehilangan.
e. Stock Take
Stoketake dilakukanuntukmenyesuaikanantarafisikbarangpersediaan
(stock) dengan stock barang yang terdata di komputer. Hasil
perbandingan ini nantinya diharapkan akan berdampak terhadap efisiensi
pengeluaran biaya dalam penanganan barang persediaan. Stock take
sendiri sebagai satu kegiatan yang beresiko terhadap kapasitas serta
membutuhkan waktu yang tidak sedikit bagi petugas gudang. Pada
situasi dan kondisi tertentu proses stock take dilaksanakan dengan
melibatkan pegawai di gudang dalam jumlah yang banyak.
WMS dapat memperingan pekerjaan dengan informasi rinci dari setiap
barang dan lokasi, sehingga memudahkan petugas untuk melakukan
stock take. Dalam alur prosedur kerja WMS, secara operasional gudang
tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock
komputer.
Kseelmesuadi,iasnecreapraortidsetaolckadtaaklaehya0ng(ndoicl)etaarktinseyt
aeltaidhahkasteilrjpaedni gsheitliusnihgabnafirasnikg
antara data komputer dengan fisik barang. apabila terdapat nilai selisih

59
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

lebi atau kurang maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik. WMS
telah membantu melakukan referensi posisi barang yang terjadi
selisih, petugas tidak perlu menuju lokasi penempatan dan
menghitung/memeriksa seluruh barang di gudang melainkan cukup
dengan menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih. Setelah
selesai seluruh penghitungan,

speelnagnhjuittunnygaankofimsipku. ter akan melakukan adjustment plus-

minus terhadap Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock
update yang sesuai antara data dengan fisik.
f. Reporting
Reporting merupakan fitur pendukung yang sangat penting. Setiap
hasil kegiatan yang terdokumentasi khususnya laporan digital pada WMS
harus dapat menjelaskan terkait barang kepada pihak pemesan. Laporan
dipersiapkan dengan baik dan valid agar setiap saat dapat memberikan
informasi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen yang
ditunjang rekam data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Berbagai fasilitas layanan dalam reporting harus dapat memenuhi
kebutuhan gudang akan informasi yang spesifik dan akurat. Artinya setiap
pihak dapat menafsirkan dengan mudah atas segala informasi yang
diberikan seperti reporting persediaan harian (Inventory Days) yang
berada
pada tingkat minimum, misalnya penetapan selama 5 hari kerja. Apabila
reporting menunjukkan stock gudang tersedia banyak untuk 5 hari, maka
kepala gudang dapat membuat keputusan untuk bagaimana mengurangi
tingkat order dan terus mendorong agar barang dapat dikeluarkan sehingga
persediaan dapat turut pada volume yang stabil.
Report ini juga diperlukan customer/konsumenuntuk mengidentifikasi
dan mengetahui mengenai barang yang tersedia dan akan dikirim dari
gudang menuju gerai/outlet ataupun consumen akhir.
Selain itu reporting juga harus mampu menjadi pusat penghubung
dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang. Sebagai contoh KPI dari
vsealrisainhsibsatroacnkgahdaslialhs1to%ck, mopankaamreep. oUrnt
thuakruksembuatmuhpaunmbeenrgikeulutnayrkaa(nbliapsaonrayna
digunakan oleh analis data). Format tampilan yang banyak digunakan di
gudang dalam memudahkan akses dari fitur reporting bisanya diolah
dalam bentuk Ms. Excel yang sebelumnya merupakan hasil olahan dari file
.dbf .csv atau .xls.
Adapun fitur standard dari WMS sebagaimana di atas seyogyanya
dapat didapatkan pada setiap hasil pengelolaan administratif gudang,
dan hal itu tergantung dari adanya mobilitas barang yang terjadi. Untuk
instalasi software WMS dibutuhkan biaya cukup besar setidaknya
membutuhkan satu orang atau lebih dedicated adminyang bertanggung
jawab secara langsung atas pengelolaan WMS ini.
3. Pencatatan persediaan barang di gudang
Pengadministrasian produk/barang persediaan dapat dilaksanakan melalui
pencatatan manual maupun berbasis komputer (digital). Adapun pencatatan
60

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

yang dilakukan secara manual terdiri atas dua sistem:

a. Sistem pencatatan berkelanjutan (Perpetual System)
Pola dengan cara ini mengharuskan petugas gudang melakukan pencatatan
persediaan barang secara kontinue. Dibuatkan perkiraan/rekening/kartu
atau buku untuk setiap jenis barang. Untuk transaksi pertambahan
barang di catat di sebelah debet, dan sebelah kredit digunakan
untuk setiap
berkurangnya barang. Saldo dari perkiraan harus selalu dicocokan
dengan wujud atau bentuk barang secara nyata.
b. Sistem pencatatan secara berjangka (Periodik System)
Berbeda dengan sistem pencatatan terus menerus, pada sistem ini
hanya penerimaan dari transaksi penjualan saja yang dicatat, artinya
tidak dibuat jurnal untuk mengurangi (kredit) pada perkiraan persediaan.
Untuk harga pokok penjualan ditentukan dengan mengacu kepada daftar
rincian persediaan barang. Pada akhir masa pencatatan dilaksanakan
setelah mengkalkulasi persediaan produk/barang yang telah diinventarisir
(physical Inventory) secara periodik.

Selanjutnya penerapan teknis pencatatannya terdiri dari metode:

FMiresttoIdneFiirnsit mOeutm(iFlIiFkOi c) iri dimana barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut
Last In First Out (LIFO)

Memiliki ciri dimana barang yang terakhir datang ke gudang, maka harus
yang paling awal dikeluarkan.
3) Weight Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC)
Berbeda dari kedua metode sebelumnya, maka pencatatan metode ini yaitu menentukan barang yang tel

D. Dokumen Penanganan Penerimaan Barang

Petugas pengadministrasi gudang harus memperhatikan pentingnya
mengarsipkan setiap dokumen karena bagi perusahaan setiap catatan ataupun
data pembukuan tersebut merupakan bagian laporan aktivitas yang harus
dipertanggungjawabkan. Secara keseluruhan dokumen tersebut disiapkan dalam
pengelolaan administrasi gudang mulai tahapan penerimaan barang, proses
penyimpanan barang, catatan mutasi barang, sampai pada laporan persediaan
barang.
Sebagai bentuk wewenang dan tanggung jawab terhadap setiap produk/
barang yang dikelolanya, terutama kepala gudang harus menyiapkan pembukuan
seluruh barang yang ada di gudang meliputi:
1. Pembuatan dokumen keuangan dengan informasi secara transparan serta
akuntable.
2. Melakukan pembukuan ketika dilakukan mutasi produk/barang.
3. Menyiapkankartu barang untukmelakukan pembukuandan catatanadministrasi
penerimaan barang.

61
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Siklus administrasi pergudangan

1. Data pemesanan barang
Kegiatan penata usaha barang yang dipesan dilakukan setelah adanya
keharusan mengeluarkan barang di gudang. Setiap barang yang dikeluarkan
harus terlebih dahulu diestimasi dengan berpatokan pada data historis
setiap jenis barang. Kemudian dilakukan pemesanan dalam hal ini kepada
pemasok
misalnyamelaluikesepakatanterminpembayaranataujatuhtempopembayaran
(term of payment) dengan kisaran nominal/angka lebih besar dari Day Sales
Inventory, dengan kata lain tengat waktu produk/barang yang tersimpan
dapat ‘dicairkan’. Misalnya kegiatan bisnis/komersil mampu melakukan
pemasaran dan penjualan selama 3 (tiga) hari, dimana TOP dari kegiatan
tersebut yaitu 6 (enam) hari, dengan demikian kegiatan bisnis tersebut
dikategorikan untung karena dapat melakukan 2 (dua) kali lipat penjualan
lebih besar walapun pembayaran yang diterimanya hanya sebesar 1 (satu) kali
pembayaran. Selain itu perjanjian waktu bayar seperti ini ( Returnable) lebih
menguntungkan daripada dilakukan cara beli putus..
2. Data Persediaan (Inventory)
Kunci utama dalam ketepatan dalam pencatatan seluruh arus barang yang
mopaesruaksidoannakl egluudaarnagdlaelbahihsdisatpeamt

daidkmenindiaslriaksainytaenrgutbaamika,
kdaarleanmamden ngaunkudreamkuikriaasni data barang di gudang, yang
secara detail mempengaruhi:
a. Jumlah stok barang di gudang
b. Klaim atas produk/barang yang diterima atau dikirimkan.
c. Pengambilan keputusan pemesanan dilakukannya pemesanan
d. Menganalisis tren penjualan
Inventory di gudang dituntut untuk memiliki data secara akurat dan real
time agar dapat dipertanggungjawabkan. Untuk memiliki data seperti itu
maka peran dari proses administrasi pergudangan yang efektif dan efisien
perlu terus dipelihara secara terintegrasi dengan memadukan teknologi yang
memadai dan sumber daya personil yang menjalankannya.
62
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

PERKUAT INDUSTRI PERGUDANGAN

DENGAN MODERNISASI GUDANG

Dengan investasi yang tepat, gudang yang dimodernisasi dapat menjadi

kekuatan industri. Pekerja gudang adalah anggota tim yang berharga dan layak
mendapatkan lingkungan kerja yang berkualitas.
Teknologi dan logistik bergerak dengan kecepatan yang fenomenal.
Menurut Badan Pusat Statistik (BPS), hingga kuartal kedua tahun 2019, sektor
logistik telah memberikan kontribusi sebesar Rp 429,5 triliun (35,1 miliar dolar
AS) atau 5,54 persen dari total PDB dua kuartal Indonesia di tahun 2019 sebesar
Rp7.747,19 triliun (540,8 miliar dolar AS). Bahkan,pasar logistik Indonesia, yang
merupakan integrasi dari jasa pengiriman barang, pergudangan dan layanan
bernilai tambah diperkirakan akan berkembang dengan tingkat pertumbuhan
dua digit selama tahun 2017-2022 sebagai hasil dari rencana pemerintah
untuk mengubah Indonesia menjadi pusat logistik utama.
Rahasia utama pertumbuhan pasar logistik di Tanah Air adalah
pertumbuhan luar biasa dari bisnis e-commerce. Selama empat tahun terakhir,
e-commercedi level nasional, meningkat secara signifikan hingga
mencapai 500 persen.
Pekeonneolimtiai ndGigoitoaglleIndoaneTsieamaksaenk
mpaednacatpaahiusnek2i0ta1r8Rmp3e9n1untrjuilkiuknan(2b7amhwilaiarsidsotel
amr AS) pada tahun 2019.
Tetapi lompatan dalam industri logistik dan e-commercetidak serta merta
mengubah bagian dalam gudang. Budaya kerja di banyak gudang di
Indonesia masih terjebak di masa lalu. Dibandingkan dengan kantor modern
dan dalam hal kesejahteraan, kondisi beberapa gudang sangatlah
menyedihkan. Memang, gudang adalah pusat industri dan bukan kantor iklan
kreatif, tetapi itu tidak berarti gudang tidak bisa menjadi lingkungan yang
ramah dan menstimulasi.
Tim gudang bertanggung jawab untuk memindahkan barang-barang dari
titik a ke titik b atas nama merek-merek global, jadi penting bahwa tim gudang
pun diperhatikan sama banyaknya dengan bagian-bagian lain yang berlokasi di
kantor di perusahaan-perusahaan raksasa logistik dan toko ritelonline.
Pengiriman hari
berikutnya (next-day) yang telah dijanjikan kepada pelanggan sebagian
berada di tangan karyawan gudang yang melakukan pemindaian,
penggesekan, dan
menyentuh layar selama berjam-jam.
Manajer gudang dapat belajar banyak dari perusahaan-perusahaan seperti
Google dengan kantin gratis atau bersubsidi, area rapat yang terang dan
bersih, ruang lapang, dan fasilitas olahraga. Bagaimana jika gudang
menawarkan sarapan gratis dan kopi sebelum shift dimulai? Para karyawan
bahkan dapat memulaishiftmereka lebih awal karena mereka merasa dihargai.
Cara hebat lainnya untuk membuat mereka merasa dihargai adalah
memperbarui gudang dengan teknologi terbaru. Pekerja generasi berikutnya
yang bertumbuh di era digital yang serba cepat akan mengharapkan layar sentuh,
aplikasi, antarmuka intuitif, dan perangkat pintar. Jika teknologi yang
digunakan di gudang lambat, tidak dapat diandalkan atau ketinggalan zaman,
para pekerja akan merasa tertekan dan akhirnya mereka pergi sehingga
menyebabkan tingkat pergantian staf yang tinggi.

63
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Teknologi hanya sebaik orang yang mengoperasikannya. Jadi,

perangkat terbaik di dunia tidak akan berkinerja baik jika operatornya tidak
memahami perangkat tersebut atau menggunakan jalan pintas dengan
menggunakan metode manual seperti pena dan kertas. Jika operator yang
menggunakan perangkat pengukur dimensi tidak dapat mengartikan data atau
perintah dengan
bkeemnaurn, mgkaiknaanpeankgainridmiaanngdgaappagtatgeartlu. nda, uang akan
terbuang sia-sia dan produk Para teknisi, mekanik, dan operator juga
memberikan wawasan awal dan
tak ternilai tentang bagaimana bentuk pengalaman pengguna yang lancar. Jika,
sebagai karyawan, mereka merasa dihargai, pekerjagudangtentu lebih mungkin
untuk menawarkan umpan balik proaktif atau melaporkan kesalahan perangkat
yang mereka gunakan setiap hari. Meskipun pelatihan produk dapat membantu,
meningkatkansemangat dapat memelihara sikappositif, yangsebagiandidorong
oleh tempat kerja yang menyenangkan.
Beberapa keuntungan yang dinikmati pekerja mengeluarkan sangat
sedikit biaya bagi para pemilik usaha, tetapi mampu mengangkat semangat,
meningkatkan produktivitas, dan mengurangi kelesuan di tempat kerja, absensi
dan izin sakit. Cobalah kedai kopi gratis, kelas yoga di tempat, atau
kunjungan
ahli fisioterapi. Semua pekerjaan fisik digudangdapat membuat pekerja mana
pun tertekan, tetapi solusi-solusi holistik ini akan memiliki efek jangka
panjang pada praktik kerja karyawan dalam jangka panjang. Dengan
investasi yang
tepat,gudangyang dimodernisasi bisa menjadi kekuatan industri.
Penulis: Ben Marvin Tan, Country Manager Indonesia,Zebra TechnologiesAsia
Pacific

Gambar 3.8 Pengelolaan Gudang Modern

Sumber : shorturl.at/dhitX
64
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

E-Commerce Bidang Logistik di Indonesia

Kegiatanbisnise-commercedi Indonesia mengalami pertumbuhan begitu
cepatsecarasignifikan. Salahsatuindikatornyayangmenjadiukuran pertumbuhan
dan kemajuan pada dewasa ini yaitu komersialisasi e-commerce bidang
pergudangan atau dikenal dengan istilah logistik sebagai trend serta kesempatan/
peluang menguntungkan bagi kegiatan bisnis masyarakat.
Karakteristik pola kegiatan e-commerce bidang logistik melakukan
sourcing dan delivery, melalui upaya kerja sama/kemitraan dengan
merchan atau supplier dengan cara memfasilitasi pengumpalan
produk/barang kemudian memasarkannya melalui strategi online. Tidak
hanya berhenti sampai disitu, selanjutnya peran delivery sebagai sarana
pengantaran/distribusi yang penting dan utama sehingga produk/barang yang
diorder oleh setiap konsumen dapat dilakukan secara tepat dan efisien.
Perkembangan e-commerce bidang logistik yang sangat dinamis dan
menantang tersebut tentu menjadi warna baru untuk direspon secara positif
khususnya bagi kalangan masyarakat pelaku usaha yang selalu kreatif. Tindakan
nyata yang dilakukan oleh para pelaku usahae-commerce inidiantaranya dengan
melakukan usaha kemitraan dengan perusahaan penyedia jasa layanan logistik
karena diyakini bahwa bisnis ini dapat menjadi solusi atas berbagai kendala
dan permasalahan dalam pengelolaan logistik secara e-commerce dilihat dari
aspekquality, cost, dantime.

https://supplychainindonesia.com/new/peran-logistik-dalam-kemajuan-e-
commerce-indonesia/

65
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

Memahami mengenai prosedur pengelolaan penerimaan barang

serta seberapa efektif kegiatan tersebut dapat memberikan kejelasan perintah
kepada personil/staf terkait bagaimana tahapan barang diterima di gudang, akan
mampu memberikan benefit bagi perusahaan itu sendiri, tidaknya mampu
secara cepat dan tepat mengatur arus keluar-masuknya barang sehingga
memberi pengaruh yang baik kepada petugas pengantar logistik dengan rasa
aman dan nyaman selama di area gudang.
Pada saat dilakukan penerimaan barang di gudang, sangat penting
untuk diperhatikan apakah diperlukan penanganan khusus dikarenakan faktor
karakteristik barang, kondisi barang, berat barang, tingkat kesulitan penanganan
barang, ‘siklus hidup barang’, penentuan suhu barang, kadaluarsa maksimal,
penggunaan peralatan yang digunakan seperti pallet, drum, forklit, SOP terkait
K3 gudang.
Secara umum dikatakan bahwa penerimaan barang sebagai tahapan
bagian kegiatan gudang yang penting dan sebagai awal dari proses penanganan
barang. Normatifnya, penerimaan barang yang sesuai prosedur saja masih

mkeetmikaunpgekninekriamnataenrjabdairkaenrgusdaitkaanng/

akneisadleanhgaannbacraarna gyyaannggtdidisaikmtpeapna,tt,edrliepbasihtikjia
kn a akan terjadi kerugian-kerugian yang tidak diharapkan.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan secara umum tentang ruang

lingkup gudang dan peran kegiatan tata kelola pergudangan bagi kemajuan perusahaan (dalam berbagi jenis ke
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR BAB

1. Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat

2. Jelaskan pengertian dari penerimaan barang di gudang dan unsur apa saja
yang harus ada dalam kegiatan penerimaan barang di gudang pada sebuah
perusahaan?
3. Cari contoh diagram alir proses penerimaan barang pada suatu perusahaan,
kemudian uraikan dari setiap tahapan yang terdapat pada diagram alir
tersebut sehingga menjadi sebuah kegiatan yang sistematis
4. Apa yang Anda ketahui tentang DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), dan
Packing List atau Surat Jalan, serta uraikan secara singkat fungsi dari dokumen
tersebut dalam kegiatan penerimaan barang di gudang.
5. Jelaskan secara singkat tahapan dalam proses kegiatan barang masuk ke dalam
gudang.
6. Apa yang Anda ketahui tentang metode pencatatan persediaan barang yang
meliputi:
a. First In, First Out(FIFO)
b. Last In, First Out(LIFO)
c. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab tiga ini, Anda menjadi semakin memahami

materi terutama mengenai kegiatan pergudangan dalam hal ini bagaimana melakukan penerimaan baran
(SOP) penerimaan gudang terutama dari aspek tertib administrasi dan unsur K-3 menjadi penting untuk
Anda dapat mengeksplorasi materi melalui diskusi yang dilakukan dengan teman di bawah bimbingan gu

67
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
IV PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG

BAB IV PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang penyimpanan barang di gudang, peserta

didik diharapkan mampu melakukan penanganan penyimpanan barang di gudang sesuai prosedur dan karak

PETA KONSEP

PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG

SOP Penyimpanan Karakteristik

Barang dalam
Barang di Gudang Barang
kondisi Tunggu

KATA KUNCI

Inbound-outbound, warehouse, LIFI, FIFO, FEFO, Average System, sample manual

template rack pigeon hole rack, put away, let down

68
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Perusahaan dengan tingkat produksi yang tinggi sudah barang tentu

harus memiliki area gudang dengan ukuran yang besar, hal ini berbanding lurus
dengan volume persediaan barang yang sangat banyak. Barang yang telah dihasilkan
tentunya untuk sementara waktu disimpan di gudang sebelum barang tersebut
didistribusikan kepada setiap pelanggan selaku pihak pemesan. Agar fisik barang
yang telah dihasilkan
tetap memilikipola
diperhatikan kualitas baik sesuai
penyimpanan dengan
barang karakteristik
di gudang dengan dan jenisnya, maka
memperhatikan harus
standar
manajemen mutu sehingga nilai kepercayaan atas produk yang dihasilkan dari kolega
dan pelanggan senantiasa tetap terjaga dengan baik.
Secara kuantitas terdapat begitu banyak barang yang disimpan di area
gudang perusahaan. Untuk itu diperlukan metode penyimpanan secara tepat dengan
tujuan setiap personil mampu dengan cepat mencari dan mengeluarkan barang yang
dibutuhkan. kondisitersebut adalahbagiandarisistemtata kelola sistempenyimpanan
barang di gudang.
Kegiatan penyimpanan barang-barang gudang/logistik yang secara
administrasi memenuhi persyaratan untuk diterima kemudian dikelompokan sesuai
jenis barangnya sebagai jaminan bahwa setiap produk/barang selalu terjaga
secara aman dengan kondisi secara kualitas dan kuantitas selalu terkendali ketika
produk/ barang akan dikirimkan atau didistribusikan. .
Berikut merupakan beberapa definisi tentang penyimpanan barang dari
pendapat dan literatur terkait penyimpanan barang antara lain:
1. Penyimpanan Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Barang Milik
Daerah menyatakan definisi penyimpanan adalah kegiatan melakukan
penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan
pengeluaran dari tempat penyimpanan.
2. Tempat penyimpanan barang merupakan area atau ruangan dari sebuah
gudang dimana setiap personil gudang harus mampu mengidentifikasi barang-
barang dalam area bagian ruang yang luas. Proses penyortiran dan penyimpanan
barang berdasarkan jenis atau klasifikasinya, atau menurut pola penyimpanan
yang biasa digunakan pada gudang perusahaan prinsipnya bertujuan pada
seberapa efektif

3. pMreonsuersupteLnuyciamspdaannanRbuamrasanrgi a penggudangan merupakan

d(2i t0e0m4p) adtiksaetcaakrantebpaahtw.
serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan) dengan tujuan
mendukung kontinuitas kerja setiap unit, sekaligus mendukung efektivitas dan
efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Secara umum penyimpanan dapat diartikan setiap upaya dalam
melaksanakan proses pengelolaan aktivitas mengatur serta menyimpan seluruh
barang persediaan pada area gudang, sehingga penyimpanan barang memiliki fungsi
jaminan pemenuhan atas penjadwalan pengiriman barang.
 69

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 4.1 Gudang Penyimpanan Barang

Sumber : shorturl.at/bwRXZ

MATERI PEMBELAJARAN

Diperlukan penanganan proses penyimpanan barang mengingat begitu

kompleks dan dinamisnya kegiatan pergudangan, sehingga perusahaan dapat
mengatasi permasalahan yang muncul terutama pada fase penyimpanan barang
seperti:
1. Melakukan administrasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah, jenis,
klasifikasi, dan karakteristiknya.
2. Dasar penyiapan laporan pertanggungjawaban untuk barang kekayaan yang

3. mDiepmeriluikkianniltaaimsebbaahgaani ansegtgainrsatnitkuhsui sautasuseppeerurtsia:

haan.
a. Besaran modal yang diinvestasikan dalam pengadaan berbagai fasilitas
untuk mempermudah pengelolaan gudang yang terstandar dan memadai
b. Tambahan biaya operasional seperti biaya penerangan, pengendalian,
penyusutan modal, dan biaya overhead.
Untuk menjamin kegiatan penyimpanan barang di gudang berjalan secara
efektif dan efisien, perusahaan dapat memperhatikan beberapa faktor, diantaranya:
1. Pemilihan lokasi gudang
Untuk memperlancar aktivitas di gudang, harus memperhatikan aspek teknis-
ekonomis seperti adanya sarana bongkar muat sehingga proses penyimpanan
dapat dilakukan secara cepat dan mudah dijangkau.
2. Jenis barang yang disimpan
Jenis, klasifikasi, dan karakteristik barang tentu akan mempengaruhi cara
penanganan dalam penyimpanannya.

70
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Pengaturan ruangan gudang

Layout gudang yang dipilih harus memperhatikan aturan ruangan dengan menjaga
unsur K3 (keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja), dan paling penting
barang yang disimpan tetap terjaga dari kerusakan.
4. Tata cara penyimpanan

Mmelmipbuetriikmaenkbaannisymakekdeamnuudpahayaan
dpaelnagmelaoklsaeasninpfeonrymimaspi adnaannpbealaraynangaangyaarnmg
atemppaut dan cepat.
Adapun tujuan dari kegiatan penyimpanan barang di gudang adalah:
1. Untuk mempermudah penerimaan berbagai macam barang beserta komponen-
komponennya
2. Untuk memelihara kualitas, kondisi, dan daya tahan dari barang yang disimpan,
sehingga barang tidak mudah rusak.
3. Untuk mengendalikan keluar masuknya barang di gudang
4. Untuk menginventarisir volume barang di gudang sehingga barang tetap aman
5. Untuk memberikan akses data serta keterangan lain bagi siapapun terutama pihak
yang terlibat secara langsung.
Area/ruang penyimpanan (misalnya di rak penyimpanan) seyogyanya
dapat diisi sesuai kapasitas, sehingga tidak dikatakan sebagai sistem
penyimpanan “sarang lebah”, yang menunjukan terdapatnya banyak tidak
termanfaatkan secara
oiptimal. Selain itu, harus dipastikan agar barang-barang yang disimpan di gudang
tidak mengenai/menyentuh lantai, supaya tidak menghambat/menghalangi arus
perpindahan barang secara umum sehingga menimbulkan efisiensi ruang, waktu, dan
energi.
A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang

Gambar 4.2 Tahapan kegiatan Storage

Sumber : shorturl.at/uCGN8

Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur

(SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan sebagai dasar panduan

71
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

bagi setiap pengelola gudang untuk menjalankan aktivitasnya. Pentingnya

manajemen gudang mengeluarkan kebjakan seperti petunjuk teknis pelaksanaan
secara tertulis yang biasanya tertuang di SOP agar tujuan gudang akhirnya
mampu menopang keberhasilan perusahaan.

Gambar 4.3 Analisa Sistem Penyimpanan Barang

Sumber : shorturl.at/lrDHI

Tujuan dari SOP penyimpanan di gudang adalah sebagai berikut :

1. Untuk mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan produksi bisa
berjalan dengan lancar.
2. Mengurangi resiko kerugian yang akan timbul seperti berhentinya proses
produksi sebagai akibat keterlambatan supply material dari suplier.
3. Menjaga dan menekan biaya pembelian, terutama jika material yang tersedia di
pasar terbatas dan selalu berubah-ubah dengan kecenderungan harganya yang
terus naik.
4. Jika harga sedang turun tidak ada salahnya kita melakukan pembelian lebih
dari keperluan dengan pertimbangan selisih harga yang cukup tinggi jika kita
bandingkan dengan melakukan pembelian bulan berikutnya.
5. Melakukan pengaturan agar tidak terjadi over stock yang merugikan karena
sistem penyimpanannnya selalu di monitor.
6. Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat penyimpanan
yang tidak dikelola dan diatur dengan baik.

72
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 4.4 Penataan Penyimpanan Barang di Gudang

Sumber : https://rakgudang4pallet.com/metode-penataan-rak-pallet/

Telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi dari adanya gudang bagi

punertuuksahmaeannysimebpaagnaibpeerbnaygaaniggjeankisebbuatruahnagn dye
anitguanaresaegdaelangkaanrasketgearliastfikansiyliatassenryta a memudahkan
setiap mitra atau konsumen gudang dalam mendapatkan berbagai akses
kemudahan.
Sistem pergudangan secara manual maupun modern yang menerapkan
terknologi informasi harus dilengkapi dengan alat perlengkapan yang
mampu memudahkan setiap personil gudang melakukan pekerjaannya.
Misalnya pemanfaatan label barcode diperlukan untuk dapat
mengidentifikasi/melacak barang yang dicari bahkan dari sisi kuantitas barang
yang tersimpan di gudang sehingga dapat terus dikendalikan.
Agartempatpenyimpananberbagaiproduk/barangdigudang tetaptertata
dengan kondisi aman dan dapat dipertanggungjawabkan, maka sangat diperlukan
cara, metode, serta prosedur penanganan untuk mengatasinya. Sebagaimana
telah
sedikit dibahas pada bab sebelumnya mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam
penyimpanan barang setidaknya terdapat beberapa metode diantaranya sistem
LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), dan sistem Average.
LIFO merupakan metode penyimpanan barang dengan ciri atau tata cara
yang menerapkan pola yaitu untuk barang datang atau masuk paling akhir,
maka harus terlebih dahulu dikeluarkan. Metode ini diterapkan bertujuan untuk
tetap mempertahankan mutu setiap barang yang disimpannya artinya kondisi
barang semakin baik, misalnya komoditi kopi. Selanjutnya metode
penyimpanan barang FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali
maka barang tersebut harus terlebih dahulu yang dikeluarkan berdasarkan urutan
yang telah diatur sedemikian rupa. Berbeda dengan metode LIFO, penerapan
metode ini lebih tepat untuk kategori subjek barang rentan dan tidak dapat
bertahan lama, seperti komoditi

bcierirams,e,engugelal.uKarekmanudpiraondumkeytoandge mFEeFmOilyikai
tjuanmgkeatowdaektpueknaydimalpuanrsaanpbeanrdaenkg tdeerlnegbainh dahulu
ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan barang/produk itu

73
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga perusahaan

dalam hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja masuk.
Contohnya barang obat-obatan dengan masa expired. Sistem ini jika dilihat
secara lebih rinci mirip dengan sistem FIFO. Terakhir adalah metode rata-rata
(Average) yang biasanya digunakan untuk memudahkan perhitungan biaya unit
persediaan. Secara

t e k n i s m e to d i n i d i i la k u k a n d e n g an m enaverag g u
b e r d a sa rk a n jen i s d a n n v o l u m e y a n g ak an d ik e
ra i k e se l u r u h a n p r od u k d i gudang berbeda
lu a rk a n . P e n e r ap a n s is te m
dibandingkan dengan sistem lainnya karena tingkat kerumitannya yang cukup
tinggi.
Dalam menentukan metode yang akan digunakan pada proses
pengelolaan penyimpanan barang apakah metode LIFO, FIFO, ataupun
Average, akan ditentukan berdasarkan karakteristik dan sifat barang artinya
strategi gudang ketika menangani barang yang mampu bertahan lama maka
akan lebih tepat menerapkan metode LIFO. Begitu sebaliknya untuk barang
yang tidak dapat bertahan lama serta mengatasi kondisi barang dengan
penyimpanan terlalu dalam jangka waktu tertentu dapat menurunkan kualitas
barang tersebut. Apabila dianalisis dengan melihat gambaran ciri dari metode
yang telah diuraikan, kegiatan pengelolaan terutama dalam penyimpanan
barangnya maka strategi LIFO
cenderung lebih tepat serta akurat dimana barang yang lebih dahulu masuk dapat
langsung dikeluarkan dari gudang.
Dalam bahasan ini diuraikan mengenai kelebihan penyimpanan
barang dengan metode FIFO, diantaranya:
1. Kualitas barang lebih terjamin
Penyimpanan melalui metode FIFO akan mengatur sedemikian rupa cara yang
ditempuh agar waktu penyimpanan barang di gudang tidak dalam jangka
waktu yang lama. Terlebih untuk kategori barang yang memiliki kadaluwarsa
lebih cepat maka akan dikeluarkan paling cepat. Hal ini dilakukan untuk
tetap mempertahankan kualitas barang yang disimpan juga sebagai jaminan
barang tidak mengalami kerusakan.
Misalnya jenis barang beras yang tidak dapat bertahan secara awet serta akan

2. mmPPeenrguesankdafilsiai nkohtaorrgkadlaerbi ibhetrearsjatmerisnebut apabila

penyimpanannya lama, serta Kelebihan lain dari metode ini yaitu tetap
memiliki kestabilan harga dari barang-barang yang disimpan. Dengan
memanfaatkan metode ini kestabilan harga dapat dipertahankan artinya
harga pada saat barang masuk akan sama ketika barang dikeluarkan, tentu
dengan tetap menjaga kondisi barang tetap baik dan berkualitas.
Contoh: pada gudang penyimpanan beras, dilakukan pembelian awal
seharga Rp 13.000/kg, selanjutnya diterima kembali beras melalui
pembelian seharga Rp. 13.500/kg. Pada waktu kemudian terjadi permintaan
pasar dan ketika kondisi ekonomi sedang baik dimana salah satu indikatornya
harga naik, maka harga beras yang ada di pasaran ketika terjadi saat itu.
3. Pencatatan yang lebih sistematis
Keuntungan yang didapatkan dari metode FIFO adalah ketika dilakukan
pencatatan barang, dalam hal ini pengelola gudang mencatat setiap produk/
74

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

barangyangmasuk dan barangmaupunkeluardapat secara mudahdikendalikan,

karenapencatatandanaruskeluarmasuknya barangdilakukansecarakronologis.
Petugas pencatat barang tidak melakukan pengecekan terhadap semua
barang, melainkan hanya dilakukan pengecekan ketika terdapat keseimbangan
volume produk/barang di gudang.
N a m u n d e m i ki a n m et o d e
kelemaha n , di an ta r a ny a k u ra ng t e p at
F I F O i n i t e n tu t id a k l ep a s d ar i b e rb a g a i
a p a bi l a pi h a k pe n g e lol a p e rgu d a ng a n t id a k
kompeten dalam melakukan penataan barang sesuai dengan tata letak dan
fasilitas yang ada di gudang secara berurutan berdasarkan kronologis barang
tersebut masuk. Selain itu pihak pengguna barang terkesan tidak mendapatkan
kepuasan layanan yang disebabkan barang bersifat kadaluwarsa karena telah
lama disimpan dan dianggap mengalami penurunan kualitas barang.
Tetapi semua kerugian akibat hal di atas dapat diminimalisir oleh
setiap personil gudang diantaranya dalam mengatur sirkulasi barang berdasarkan
metode yang digunakan. Secara ideal penataan barang jika dengan metode
FIFO tidak dilakukan dengan cara menumpuk, tetapi ditempatkan secara
sejajar menurut urutan waktu barang yang diterima. Pada gudang yang
memanfaatkan metode ini harus memiliki dua pintu, dengan fungsi pintu pertama
sebagai pintu masuknya
barang sedangkan pintu kedua sebagai pintu yang khusus membawa barang
keluar. Untuk barang yang masuk biasanya diletakan tidak jauh dari area
barang keluar. Barang diletakan pada area dekat pintu keluar, hal ini bertujuan
supaya barang yang masuk terlebih dahulu dapat mudah dikeluarkan, begitu juga
dengan barang
yang baru masuk gudang akan dengan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh
barang-barang yang masuk terlebih dahulu.

Gambar 4.5 Pengelolaan Barang Gudang yang Masuk dan Keluar

Sumber : shorturl.at/beyA8
 75

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

B. Barang dalam Kondisi Tunggu

Penyimpanan barang adalah bagaimana gudang yang ada di
perusahaan berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang yang bersifat
sementara artinya barang tersebut berada dalam kondisi tunggu yaitu kondisi
barang berada di gudang sampai terjadi “order” yang mengharuskan berang
tersebut keluar
gudang unUtnutkudkidbiasrtarinbgu-sbiakraann.g yang disimpan dengan
mempergunakan fasilitas gudang berupa rak tinggi maka harus dilakukan
proses put away dan let down. Put away merupakan kegiatan menempatkan
barang yang telah selesai dilakukan pengecekan dokumennya serta sudah dicatat
pada sistem yang selanjutnya barang tersebut disimpan sesuai prosedur untuk
menjaga kondisi tetap baik dan aman. Sedngkan let down merupakan kegiatan
mengambil barang dari lokasi barang disimpan menuju area picking face
(penyimpanan barang) menurut asalnya menuju area yang telah ditentukan
secara tepat jumlah. Adapun kegiatan dari Put away dilaksanakan melalui dua
langkah yaitu secara langsung (direct put away) dan tidak langsung (indirect put
away).
Pada beberapa gudang perusahaan yang sudah dilengkapi dengan
penerapan Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System),
proses put away/letdown langkah penanganannya dapat dilakukan secara manual,
seperti berikut urutan berikut ini:
1. Menentukan lokasi/tempat barang yang akan disimpan menurut kelompok/
jenisnya.
2. Menempatkan barang dengan intensitas masuk dan keluarnya barang tinggi
pada area dekat pintu keluar..
3. Dilakukan pencatatan lokasi dimana barang telah disimpan.
4. Membagi setiap personil gudang dalam penanganan barang sesuai
kelompok/ jenisnya.
5. Ruangan gudang dilengkapi dengan pest control dan monitor suhu untuk
menjaga keamanan barang
Proses put away/let down dalam penanganannya dapat terus

d1i. keDmirebcatnegdkpaunt aagwaar ysemakin mendapatkan hasil yang lebih

maksimal melalui: Pada gudang yang telah menerapkan warehouse
management system maka operator akan senantiasa memberikan informasi
dan arahan terkait lokasi penyimpanan barang.
2. Batched and sequenced put away
Setiap barang yang sudah ke area gudang kemudian dilakukan penyortiran
atau memilih jenis barang yang akan ditangani secara put away berdasarkan
zona atau lokasi gudang.
3. Interheaving
Merupakan cara yang mengkombinasikan proses put away dan let down.
Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan dalam proses put
away/let down di gudang seperti:
1. Jarak area penempatan antar lokasi berjauhan
2. Pallet tidak beraturan

76
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Picking face penuh

4. Tidak dilengkapi dengandarana forklift
Kegiatan pengelolaan gudang walaupun terlihat sederhana namun dalam
proses penanganan harus dilakukan oleh personil yang kompeten sesuai
dengan sifat kecakapan dalam menyelesaikan jenis pekerjaan di gudang yang
berbeda.
Mbaisra
anlngybaabraanggaimeadnias/
pkeersseohnailtagnu daengamneamreaahsaimipdaannmmeammbpuutumhkeanna
nsugahnuidkiabtaewgoarhi 30 derajat celcius, serta terhindar dari sinar
matahari secara langsung sehingga kualitas dari barang tersebut tidak
mengalami penurunan.
Penyimpanan barang-barang di gudang juga harus disimpan sesuai
kelompok berdasarkan jenis dan golongannya. Adapun prosedur penyimpanan
barang melalui pengelompokan berdasarkan:
1. Klasifikasi atau golongannya
2. Sub golongan barang
3. Jenis dan sifatnya
4. Article barang
Perlakukan khusus yang perlu diperhatikan oleh petugas gudang
dalam menyimpan barang di gudang agar kondisi barang selalu aman dan
terpelihara diantaranya:
1. Menyediakan ruangan yang telah memenuhi persyaratan.
2. Barang disimpan sesuai dengan golongan dan jenisnya.
3. Tersedianya fasilitas penunjang seperti: lemari, lemari yang berfungsi sebagai
pemanas ataupun pendingin, pallet dengan ukuran dan jenis
menyesuaikan dengan tata cara penyimpanan barang.
4. Memiliki penerangan yang cukup.
5. Petugas gudang melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan secara rutin
keadaan tempat penyimpanan barang.
6. Melakukan pengeturan suhu dan temperatur ruangan gudang.
7. Melengkapai alat untuk kondisi/keadaan darurat seperti pemasangan alarm
bahaya kebakaran-pencurian, alat pemadam kebakaran, CCTV, serta alat
yang

8. dMaepmatelmiheanrcaekgeahmdanrai
nbedrabnagkaeibheerswihaannpsentgiaeprabtadrangbdiniagtuadnagnkge.cil
lainnya.
9. Menyiapkan dokumen berkala sebagai bentuk laporan yang untuk
menginformasikan keadaan gudang serta memastikan kondisi barang selama
dilakukan penyimpanan.
Bagi kegiatan usaha dengan gudang yang tersedia dalam ukuran kecil
dimana fisik dan ukuran gudang tidak dapat secara representatif untuk area
dan fasilitas khusus, maka disarankan dapat melakukan pemilihan atas barang
persediaan gudang yang memiliki skala prioritas yang cara penyimpanan dan
penanganan termasuk perawatannya relatif sederhana.
1. Sistem Racking
Gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja. Gudang yang
baik adalah gudang yang bisa memanfaatkan space atau ruang yang terbatas
dan mengakalinya dengan metode dan ide kreatif dalam melakukan sistem
penyimpanan.

77
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 4.6 Rak Gudang menggunakan Bin

Sumber : shorturl.at/rsxR6

Dengan semakin mahalnya space atau ruang pergudangan maka

sistem rackingmenjadi solusi penyimpanan yang efisien. Dengan sistem ini,
penyimpanan material tidak lagi berorientasi kepada luas horizontal
gudang akan tetapi dengan sistem racking ini space gudang di
maksimalkan secara vertikal ke atas. Material di tempatkan pada rak-rak
yang telah di tentukan. Setiap level rak tersebut dibagi menjadi sejumlah bin-
bin disesuaikan dengan kebutuhan.
Terdapat jenis rak pendek sebagai solusi untuk mengatasi
kelemahan pada penyimpanan yang menggunakan rak berukuran tinggi,
terutama barang
yang disimpan bentuk serta kemasannya kecil. Selain itu, terdapat juga
cara penyimpanan yang menggunakan rak sample manual template yang
banyak
dimanfaatkan oleh industri rumahan dengan kategori perusahaan skala kecil,
dimana cara penyimpanannya disebut juga pigeon hole (sarang burung), yang
memiliki kelebihan antara lain:
1. Keselamatan kerja pegawai dapat semakin terjamin.
2. Ruang gudang tidak memerlukan atap yang tinggi.
3. Tidak diperlukan fasilitas tambahan seperti forklift atau hand pallet.
4. Penyimpanan barang memiliki tingkat akurasi yang tinggi.
5. Dapat digunakan untuk semua barang dengan kemasan kecil.

78
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 4.7 Rak Gudang Jenis Pigeon Hole

Sumber : shorturl.at/bhiny

penyimpaSnaatnu bharlanyagnsgecpaerraluvemrteiknajal dki

epearthasa,tiamnakaadadliaphe, rldueknagnaninvseisstteamsi
alat untuk melakukan penempatan dan pengambilan material dari atas
rack tersebut yaitu Lift reach truck. Selain itu diperlukan juga labelling yang
dilakukan secara konsisten agar memudahkan dalam melakukan kontrol
material. Pola labelling tersebut harus selalu di-update mengikuti adanya
perubahan data material barang (diambil atau ditambah).
Pemilihan Sistem Penyimpanan
Terdapat beberapakriteriayang harusdiperhatikanterutama dalammelakukan
pemilihan sistem penyimpanan diantaranya:
1. Load
2. Throughput Rate
3. Storage Level
4. Column Spacing
5. Picking Criterion
Proses Pemilihan dan Tipe Sistem Penyimpanan
Terdapat sistem penyimpanan dengan mekanisme pemilihan yang
menggunakan beberapa kriteria, seperti metode first cut yang didasarkan
pada frekuensi pemilihan serta identitas pemilihan:
1. High Pick and High Storage
2. High Pick and Low Storage
3. Low Pick and High Storage
4. Low Pick and Low Storage
Konfgurasi Sistem Penyimpanan
Berikut ini dikemukakan beberapa konfigurasi yang meliputi:

1. SPealelect iyvaenRgadciktienmgpatkan pada area yang ditentukan dapat

mudah dijangkau melalui akses lorong. Ketika akan memindahkan salah
satu pallet ke area
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

lain, maka pallet lainnya tetap berada pada posisi semula. Konfigurasi
demikian dalam kegiatan pergudangan disebut sebagai racking system
dengan berbagai ukuran rak yang disediakan.
2. Double-deep Racking
Fungsi dari deep rack dengan pemanfaatan secara bersamaan (dua baris

dmiegnabahuanngkfans)ilibtaesrfulaningsiseapgearti
mpaamllep,ufomrkelimftp, estrakuckaetr.dKalhaumsusmeunytuakngagla/t
gudang seperti reach truck dimanfaatkan agar mampu menarik du pallet
sekaligus.
3. Drive-in Racking
Pallet dapat disiapkan serta ditempatkan secara vertikal pada rak
penyimpanan dengan drive-in racking.
4. Mobile Racking
Mobile Racking berguna agar densitas penyimpanan semakin
meningkat fungsinya dengan daya gerak secara mekanik.
5. Automated Storage and Retrieval System (ASRS)
Komponen utama dari alat ini diantaranya crane, storage rack, dan software
6. Very Narrow Aisle (VNA)
Dirancang dengan fungsi untuk meminimalisir luas dan tinggi lorong
sampai beberapa meter.
7. Pegawai membutuhkan bukti dokumen dalam melakukan pencarian
produk/barang yang disimpan di rak.
8. Carousel
Carousel digolongkan ke dalam dua tipe, tipe pertama yaitu carousel
vertikal yang merupakan area simpan secara otomatis serta mesin yang
dilengkapi dengan rantai dan rel serta berfungsi untuk mengambil, dan
memutar tempat penyimpanan secara vertikal. Tipe kedua yaitu
carousel horizontal yaitu area dengan pola simpan secara otomatis
yang dapat berguna untuk memilih tempat penyimpanan secara optimal
dengan tingkat kepadatan tertentu.

2. Metode Penyimpanan berdasarkan Kelompok

Pada dasarnya kelompok material bisa dikelompokan menjadi
tiga macam yakni kelompok barang-barang besar ( bulky parts), kelompok
barang- barang kecil (Small parts) dan kelompok barang-barang kimia
(Chemical parts).
Selain mengelompokan tempat penyimpanan dalam kelompok
bulky parts dan small parts maka susunan barang akan terlihat lebih rapih.
Kemudian untuk chemical parts karena mempunyai sifat yang mudah terbakar
pada umumnya, maka metode penyimpanannya mengikuti cara-cara khusus
sesuai petunjuk penyimpanan dari suplier dan gudang penyimpanannya juga
harus terpisah dari gudang material yang lain.
Berikut beberapa metode untuk melakukan penyimpanan
terutama dalam penanganan barang-barang sebagaimana yang telah
digolongkan di
a1t. asR,ay
Location System
naditoum:
 Pada sistem ini setiap barang yang masuk selanjutnya diarahkan dan

80
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

disimpandenganacak padalokasiyang tersedia. Sistem inipaling

ekonomis untuk dilakukan.
2. Fixed Location System
Penerapan sistem ini setiap item barang sudah memiliki tempat
penyimpanan tetap yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan item
bpaardaansgeltaiainp.
aSrisetaekmaringioiolseebhihinmgguadaphendgiienlgoalat
akneteikfiasiperno.duk/barang disimpan
3. Fixed Area Working on a Random System
Yaitu sistem yang menggabungkan keuntungan dari sistem lainnya.
Item barang seperti ball bearing, abrasive, serta onderdil/suku cadang
lainnya dapat digabungkan di suatu lokasi.

Metode khusus
Metode khusus dijalankan dalam kegiatan gudang untuk menyimpan material/barang yang sensitif seperti:
1. Labels

Labels sangatsensitifterhadappanas, karenalabelumumnyamenggunakan

bahan perekat (lem). Tentu saja lem ini akan sangat sensitif terhadap suhu
dan panas karena akan menyebabkan daya rekatnya berkurang.
2. Electric parts
Electric parts juga sangat sensitif terhadapsuhupanas, selainitu juga
sangat sensitif terhadap kotoran dan debu. Oleh karena itu tempat
penyimpanan material electric hendaknya pada suhu yang di
rekomendasikan oleh suplier.
Untuk tempat penyimpanankhusus inidibuatkanruanganyang mempunyai
kontrol suhu dan di monitor serta di jaga agar suhu ruangan tersebut selalu
dalam keadaan stabil.

Gambar 4.8 Racking dalam Kegiatan Pergudangan

Sumber : shorturl.at/msGP3
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

C. Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang

Sifat khusus/karakteristik dari suatu produk/barang terutama untuk
jenis tertentu pada saat disimpan maka harus diperhatikan caranya. Misalnya,
untuk barang yang mudah busuk (cepat mengalami perubahan bentuk, rasa dan
warna) seperti buah dan sayuran maka diperlukan ruang pendingin, berbeda
dengan

bsuahraunyganpganngoarnmkael m(aamsbainenyta)n. g dapat disimpan pada

area gudang dengan tingkat Dalam beberapa kondisi terutama sifat dan jenis
produk/barang yang disimpan di gudang harus memenuhi standar dan tata cara
menangani produk/ barang dalam menyimpannya. Seperti untuk menyimpan
sayuran atau buah- buahan maka harus tersedia ruangan pendingin, adapun
produk/barang makanan yang telah dikemas dapat disimpan pada
tempat/ruangan dengan suhu yang
normal.
Terdapat10(sepuluh) tipegudangmenurutkarakteristikpenyimpanannya,
antara lain:
1. Gudang tempat penyimpanan bahan baku
Dimanfaatkan dalam menyimpan bahan baku sebagai rangkaian untuk aktivitas
produksi seperti karet, biji besi, serbuk pasir, serta berbagai campuran bahan
material beton. Lokasi gudang akan lebih baik jika berdekatan dengan
tempat pengolahan produksi
2. Gudang tempat penyimpanan barang setengah jadi
Pada kegiatan manufaktur, terdapat produk/barang dimana sebelumnya
merupakan hasil produksi atas berbagai bahan baku, tetapi bukan produk/
barang jadi melainkan menjadi komplemen/pendukung untuk kegiatan
produksi berikutnya. Selama tahapan kegiatan manufaktur sangat diperlukan
barang setengah jadi, diantaranya:
a. Intermediate process, yaitu bahan setengah jadi yang digunakan dalam
kegiatan berikutnya.
b. Posponement, merupakan penundaan dari kegiatan produksi sampai adanya
kembali bahan setengah jadi.
c. Customization
jenis yang sam, ay.aHitaul minei ldaiklaukuaknadnivuenrtsuikfikmaesmi
aetnasuhbiapraenrmg ididnetnaganankownusjumd edna.n
d. Sub-assembly, yaitu kegiatan perancangan barang setengah jadi.
3. Gudang tempat penyimpanan bahan hasil produksi
Berguna untuk menampung seluruh barang hasil dari proses produksi yang
kemudian direncanakan untuk didistribusikan ke pihak pemesan. Fungsi
gudang sebagai buffer atau safety dan permintaan pasar atas barang hasil
produksi.
4. Gudang sebagai tempat konsolidasi dan transit
Memiliki sifat dan bertujuan untuk menerima produk/barang yang datang
dari beberapa asal lokasi selanjutnya dikirimkan kembali ke pemesan
maupun menjadi bagian dari tahapan produksi selanjutnya.
5. Gudang sebagai pusat transhipment
Gudang tipe ini sebagai tempat penerimaan barang dalam volume yang
besar, kemudian di tempat tersebut dilanjutkan dengan penguraian barang
ke dalam jumlah yang kecil/terperinci hingga menjadi jumlah yang sedikit
untuk
 dikirimkan ke berbagai tujuan.

82
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6. Gudang yang berfungsi sebagai cross docking

Melalui prinsip efisiensi setiap barang yang ada di gudang cepat dilakukan
penanganan karena akan dilakukan pengiriman ke tempat selanjutnya. Barang
disimpan untuk jangka waktu yang tidak lama, biasanya barang dilakukan
pengiriman kembali pada hari/waktu yang sama.
7. GDuimdaannfgasaetkbaangai oplueshat soor rgtai rn i s a s i usaha yang secara
khusus menangani kegiatan ekspedisi surat, pengiriman parsel atau
penyewaan pallet, artinya mendistribusikan pallet ke berbagai lokasi.
8. Gudang sebagai fulfillment
Desain gudang dirancang khusus melayani order pengiriman dalam jumlah
yang banyak. Misalnya pengelolaan bisnis e-commerce.
9. Gudang sebagai tempat untuk proses reverse logistics
Berfungsi dalam penempatan produk/barang retur atau defective. Aktivitas
repacking, perbaikan, dijalankan melalui pengambilan bagian-bagian barang
yang mengalami kerusakan agar dapat diperbaiki sehingga dapat dipakai
kembali atau dilakukan proses pemusnahan dipakai kembali atau
memusnahkan barang retur atau defective.
10. Gudang untuk kepentingan publik
Tipe gudang tersebut pengelolaannya dilaksanakan oleh negara dan bersifat
tidak komersil. contohnya Bulog. Tujuan pengelolaan gudang ini bersifat
pelayanan publik dengan pengelolaan oleh negara atau perusahaan pihak
ketiga.

CAKRAWALA

E-Commerce dalam Menopang Pergudangan Modern

Gambar 4.9 Racking dalam Kegiatan Pergudangan

Sumber : shorturl.at/kAMZ2

83
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Oleh: Gita Anggaranie

Junior Consultant |Supply Chain Indonesia

Dinamika perubahan peta kegiatan bisnis perniagaan dari

konvensional ke arah bisnis secara online (digital) sangat berpengaruh pada
sebagian besar aspek. Bisnis berbasis digital atau terdengar lebih familiar
dengan sebutan e-commerce telah mampu mempengaruhi aktivitas industri
dan komersialisasi industri bergerak begitu cepat. Dari sekian jenis kegiatan
usaha yang telah merespon perubahan tersebut serta dilatarbelakangi oleh
tingkat kebutuhan dari masyarakat yaitu warehousing atau layanan penyediaan
pergudangan secara modern.
Akibat dari kondisi tingkat permintaan jasa layanan pergudangan
menyebabkan pelaku usaha yang secara khusus berkonsentrasi pada kegiatan
itu mulai memperhatikan segala aspek yang mempengaruhi atau menunjangnya
sebagai keseluruhan entitas gudang yang di- manage secara terpadu dan
sistematis mengingat di masa yang akan datang kegiatan bisnis pergudangan
menjadi salah satu faktor yang paling menentukan bagi kemajuan suatu
perusahaan yang bergerak di bidang perniagaan.

logistics Sekarang secara nyata terlihat begitu banyak dan dominan aktivitas
(pergudangan) di wilayah sekita kawasan industri yang dikenal dengan
istilah “Bodebek” lengkap dengan berbagai infrastruktur penunjangnya, yang
secara volume atau intensitas kegiatan terus menunjukan angka
pertumbuhan secara signifikan sebagai penopang terus bergairahnya
perekonomian negara.
Dalam mendukung pertumbuhan bisnis berbasis e-commerce
pemerintah telah menyiapkan payung hukum sebagai jalan untuk terus
terbangunnya perniagaan modern agar dapat berjalan secara berkeadilan
dan sesuai jalurnya (on the track) yang salah satunya adalah Perpres No. 74
Tentang Peta Jalan Sistem Perdagangan Nasional Berbasis Elektronik.
Aturan tersebut lebih menitikberatkan pada aktivitas pergudangan sebagai
pusat penyimpanan produk/barang serta distribusi. Selain itu peraturan tersebut
dikeluarkan sebagai respon dalam melakukan regulasi atas berbagai
kelemahan dan tuntutan ke
depan atas fungsi pemasaran hasil produksi yang dilakukan secara
manual/ konvensional sudah tidak dapat lagi mengimbangi keadaan riil
perdagangan dimasyarakat dengan pola online/virtual melalui penawaran e-
commerce.
Business to Consumer (B2C)
B2C merupakan strategi bisnis yang dilakukan oleh pelaku usaha
dalam memotongrakaianjalurdistribusiberbagaihasilprodukyang
sebelumnyamelalui beberapa pihak dan tahapan menjadi sangat singkat
dimana bisnis/perusahaan melalui jenis kegiatan e-commerce/e-ratail dapat
langsung berinteraksi dengan konsumenakhir. Semakin kompetitif, cepat,
dantidak terkendalinyapertumbuhan B2C karena ditunjang dengan
infrastruktur publik terhadap akses internet dimanapun dan kapanpun.
Sebagai contoh begitu banyaknya bermunculan toko virtual/online karena
difasilitasi oleh adanya kemudahan membangun website.
Ld a i ziandtear, nSehtodpeeneg, aBnlikbeligimatearnupuaskaahna
cmoenmtoahsadrakrainsbeekirabnagbaainpyraokdumka/bllayraang yaakntigf
dibutuhkan oleh berbagai lapisan masyarakat.

84
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

E-commerce dalam bentuk B2C tentu memerlukan lokasi

penyimpanan setiap produk sehingga mudah dalam penyiapan dan
pendistribusian produk/ barangsampaiketangan konsumenakhir.
Disinilahperanan warehouse ataugudang berperan sangat penting terhadap
pengelolaan atas semua persediaan produk/ barang yang ada sebelum
dilakukannya kegiatan memproses setiap pemesanan sampai mendistribusikan
produk/barang sesuai permintaan konsumen pada titik-
titik ekspansi bisnis dan letak geografis yang cepat menjangkau dengan sangat
luas.
Pergudangan Modern
Pergudangan modern (modern warehouse) sebagai konsep yang
ditawarkan oleh kalangan dunia usaha/indutri yang mencoba untuk menggeser
paradigma dari peran gudang yang awalnya bersifat konvensional/tradisional
menuju fungsi yang semakin efektif dan efisien melalui pemanfaatan berbagai
fasilitas gudang yang semakin modern serta jaringan teknologi informasi yang
memungkinkan terpenuhinya pelayanan kegiatan pergudangan terhadap
pihak- pihak yang berkepentingan semakin cepat, akurat, dan memberikan nilai
kepuasan.
Hal lain yang menjadi ciri penerapan perusahaan berkarakteristik
e-commerce adalah kebutuhan akan sarana penunjang gudang seperti struktur,
udkaularmanb, earkbsaeglaeirassitiu,
adsai ndaandkaopntadbisiliistaeshibnagnggaumneamn
bgeurdikaanngayspanegk bseencearfiat tfleeruktsaibmeal untuk produk/barang
yang memerlukan penanganan khusus ( fast moving consumer goods). Sistem
pergudangan modern mampu memberikan layanan secara menyeluruh
terhadap mekanisme tahapan kegiatan mulai dari bagaimana manajemen
diterapkan ketika sutau produk/barang diterima ( inbound) sampai pada
pengelolaan ketika produk/barang diap didistribusikan kembali ke pihak- pihak
yang akan dituju, tentu dengan standar pelayanan yang memperhatikan mutu
(quality controls/QC)dapat dipertanggungjawabkan baik bersifat administratif
maupun teknis.

JELAJAH INTERNET

Dalam berbagai aktivitas kehidupan terutama bagi dunia industri,

diyakini bahwa informasi memiliki peran yang dominan dalam membawa arah dan strategi yang akan dit
Perrmaslahannya, begitu heterogen, dinamis, dan kompleksnya setiap
dmatnaajyeamngenmpaesruskahdaann,hmareunsundtiaunt asleistiaspodleatha-pdeantagaymanbg
85
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

dapat diolah sehingga menjadi sebuah informasi berharga. Hal ini bukanlah
merupakan pekerjaan yang mudah, artinya diperlukan terobosan yang kreatif dan
berani sehingga menjadi sumber rujukan yang dapat dipertanggungawabkan bagi
pengambilan keputusan sebuah perusahaan. Salah satu solusi dalam mengatasi
berbagai permasalahan tersebut yaitu dengan memanfaatkan aspek kelebihan
dari media teknologi informasi khususnya komunikasi internet ( Internet of Things–
IoT) serta dengan berbagai kemudahan untuk kegiatan lainnya (Internet of
Everythings), sehingga akses data mampu dipenuhi secara mudah, cepat, akurat
dalam jumlah yang tidak terbatas (big data resources)

http://supplychainindonesia.com/new/pemanfaatan-big-data-dalam-logistik/

RANGKUMAN

Kegiatan penyimpanan barang-barang logistik yang telah diterima dilakukan

setelah proses penerimaan barang selesai dilakukan dengan tujuan untuk untuk

m e n g h i n d a r i te r ja d i n y a k er u s ak a n d
di d is t ri b u s i k an k e p a d a p ar a p e m e s an /
a n k e h il ngan barang yang siap untuk Penyimpanan barang di
p e ng g u n a
gudang merupakan bentuk kegiatan pengelolaan dengan prosedur dan langkah-
langkah yang telah ditentukan sehingga mampu melakukan pengaturan dan
penyimpanan barang-barang persediaan di gudang, dengan salah satu fungsinya
untuk menjamin keteraturan mekanisme keluar masuk barang sesuai
penjadwalan dengan tetap berprinsip pada efektivitas dan
efisiensi.
Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur
(SOP) penyimpananbarangdigudangbegitu dibutuhkan, walaupunpada dasarnya
aktivitas operasional di gudang tampak tidak dinamis, namun pentingnya
manajemen gudang membuat setiap perusahaan mengharuskan menerapkan
kebijakan seperti adanya stock barang yang memiliki masa kadaluarsa yang
singkat atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan sehingga
kerugian-kerugian dapat dihindari.

86
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

Agar setiap barang yang telah tersimpan di gudang tetap dalam kondisi baik
dan aman, maka sangat diperlukan cara, metode, serta prosedur penanganan
untuk mengatasinya. Sebagaimana telah sedikit dibahas pada bab sebelumnya
mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam penyimpanan barang setidaknya
terdapat beberapa metode diantaranya sistem LIFO ( Last In First Out), FIFO (First In
First Out), dan sistem Average. LIFO merupakan suatu metode penyimpanan barang
di gudang dimana ciri dari metode ini yaitu barang yang terakhir masuk, maka
barang itu harus terlebih dahulu dikeluarkan. Selanjutnya metode penyimpanan
barang FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang
tersebut harus dikeluarkan terlebih dahulu. Keluarnya barang secara berurutan
atau sesuai kronologis. Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan
barang dengan ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa
pendek terlebih dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan
barang/produk itu masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga
perusahaan dalam hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja
masuk. Terakhir adalah metode rata-rata ( Average) yang biasanya digunakan
untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara teknis metode ini
dilakukan dengan cara membagi biaya semua produk yang tersedia di gudang
dengan unit yang tersedia untuk dikeluarkan/dijual.
Dalam sistem pergudangan yang menerapkan pola manual maupun
terkomputerisasi, harus dilengkapi dengan fasilitas pendukung yang memadai
dan terstandar seperti adanya alat yang disebut label barcode dengan kemampuan
untuk mengidentifikasi/melacak barang yang dicari. Bahkan dari sisi tejaganya
kuantitas barang di gudang, maka dengan memanfaatkan berbagai fasilitas
pendukung diharapkan barang yang tersimpan di gudang senantiasa dapat terus
dikendalikan. Dilakukannya monitoring atau pengawasan hendaknya
dilakukan secara sistematis menyeluruh dengan memperhatikan prosedur
yang telah ditetapkan sehingga resiko kualitas produk/barang yang semakin
menurun dapat diminimalisir karena pola penyimpanan barang sudah dapat
berjalan dengan sistem yang tepat dan akuntabel.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah merinci berbagai macam barang berdasarkan

karakteristik dan jenisnya, selanjutnya barang tersebut diklasifikasikan sesuai sistem penyimpanan bara

87
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat

Jelaskan bahwa prosedur operasi standar (POS) penyimpanan barang berpengaruh terhadap aspek pengend
Apa yang Anda ketahui tentang rak gudang “pigeon hole”, diterapkan pada gudang seperti apa penggunaan
Jceolnatsokhanbitdipaengukdeagniagtbanerudsaashaarkyaannkgamraekntegrgiustnikakpaenntyiipmepgaunda
Jelaskan perbedaan dari direct put away dan directed put away dalam sistem penyimpanan barang di gu
Bagaimanakah penanganan penyimpanan barang di gudang untuk 3 (tiga) kategori macam barang yaitu bulk

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab empat, Anda menjadi semakin memahami

materi terutama mengenai kegiatan pengelolaan penyimpanan barang di gudang sehingga pada tahapan kegiata

88
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN V

BAB V PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari penyiapan barang sesuai permintaan, melalui kegiatan

literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik dapat:
Memahami SOP penyiapan barang sesuai permintaan, tahapan penyiapan barang ( Picking), persyarat

PETA KONSEP

PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN

Persyaratan Dokumen
SOP Penyiapan Tahapan
Penanganan Penyiapan Barang Sesuai Permintaan
Penanganan Penyiapan Barang Sesuai Permin
Barang sesuai Permintaan Penyiapan Barang

KATA KUNCI

Order processing; Standard Operation Procedure (POS), Picking (penyiapan),

Picker, Emergency Picking, Stock opname

89
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 5.1 Interaksi Dalam Manajemen Pergudangan

Sumber:

Penyiapan barang dapat diartikan sebagai upaya mempersiapkan fisik

barang/ produk yang akan dikeluarkan dari tempat penyimpanan (gudang) disertai
dengan dokumen penunjang yang telah dipersyaratkan sesuai dengan jenis,
kondisi, dan karakteristik barang.
Adapun order processing dalam istilah pergudangan merupakan salah satu
tahapan atau alur kerja yang harus ditempuh dalam kegiatan order meliputi Picking
(penyiapan), packing (pengemasan) serta pengiriman barang ke pelanggan.
Dalam proses pemesanan tidak dapat menerapkan sistem penangan pesanan
yang sama, hal ini dikarenakan setiap gudang memiliki ciri tersendiri. Secara
teknis banyak sekali cara yang dapat dilakukan untuk melakukan pemesanan, baik
langsung maupun dengan menggunakan media (tidak langsung) seperti
pemesanan melalui
email, telepon, fax maupun media komunkasi lainnya.

90
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. SOP Penyiapan Barang sesuai Permintaan

Gambar 5.2 Ilustrasi SOP Penyiapan Barang

Sumber:

Operasional gudang merupakan kegiatan lanjutan dari perpindahan barang

setelah barang diterima, kemudian barang akan disimpan pada gudang sesuai
dengan jenis dan sifat barang tersebut. Setelah barang disimpan dalam gudang,
maka akan ada waktu untuk barang tersebut dikeluarkan berdasarkan permintaan
atau sesuai kebutuhan. Adapun standar operasional prosedur untuk penyiapan
barang sebagai berikut:

91
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.3 FlowchartPermintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

1. Langkah pertama dalam penyiapan barang sebagaimana gambar di atas yaitu

Bagian Produksi mengajukan surat permintaan bahan baku yang dibuat
rangkap 2 (lembar pertama untuk bagian gudang dan lembar kedua sebagai
arsip).
2. Berdasarkan surta permintaan yang telah diterima, selanjutnya bagian gudang
membuat surat pengiriman bahan baku yang dibuat rangkap 2 (lembar pertama
untuk Bagian Produksi dan lembar kedua sebagai arsip).
3. Berdasarkan Surat Pengiriman, Bagian Gudang membuat bukti permintaan
dan pengeluaran bahan baku dari gudang, disertai bukti permintaan dan
pengeluaran bahan baku sebagai laporan persediaan bahan baku dan
dibuat
2 rangkap (lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip).
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Surat Pengiriman bahan baku beserta bahan bakunya diterima oleh Bagian
Gudang.
5. Bahan baku yang telah dibuat menjadi barang jadi pada Bagian Produksi,
kemudian hasilnya dikirim ke Bagian Gudang.
6. Guna kebutuhan pendokumentasian, Bagian Gudang membuat 2 rangkap

ldaipkiorrimankbeaBraanggiajnadAikbuenrtdaanssairdkan bleamrabnagr jkaeddi

uyandgisdiimtepraimn asenbyag(laeimarbsaipr )p. ertama
7. Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang
gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan laporan persediaan bahan baku,
bukti permintaan dan pengeluaran.
8. Bagian Akuntansi mengirimkan Laporan permintaan dan pengeluaran
barang gudang kepada Manajer untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam
membuat keputusan perusahaan/ organisasi.

B. Tahapan penyiapan barang (Picking)

Masalah yang paling utama dalam proses Picking adalah keterlambatan dalam
mengumpulkan barang-barang dari lokasi rak penyimpanan, sehingga waktu
keterlambatan ini dapat mengubah waktu pengambilan menjadi waktu tunggu.
Tahapan Picking (penyiapan) barang sangat penting dalam kegiatan
pergudangan sebagaimana dalam buku yang berjudul Supply Chain Strategy
karangan Edward H Frazelle, Ph. menyebutkan bahwa setengah dari aktivitas
yang dilakukan dalam gudang adalah kegiatan penyiapan barang. Karena
jumlah aktivitas Picking demikian besar, maka penanganan proses penyiapan
barang akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan gudang. Selain itu
ia juga menyatakan bahwa waktu terbesar dari operasional pergudangan
dipergunakan untuk perjalanan dari tempat pengambilan barang menuju ke lokasi
Picking barang. Sebagaimana telah dibahas di atas bahwa masalah utama
dalam proses Picking adalah keterlambatan dalam mengumpulkan barang-
barang dari lokasi rak penyimpanan, sehingga dapat mengubah waktu
pengambilan menjadi waktu
tunggu.
Picking
deng Ua n tcuakrammeneimngpkeartpkeandperkodwuakkttiufitmasulai dari
spaennggaatlmahbislaendesrahmanpaispeekarjlai lyaaniatnu menuju ke lokasi
Picking.
Secara umum alur proses Picking dapat dilakukan dengan beberapa
tahapan, yaitu:
1. Dokumen Picking List
Gudangdalamkapasitas yangbesarmemilikiaktivitas yanglebihkompleks
dimulai dari pengiriman dengan jumlah barang yang banyak, frekuensi dan
jenis variasi barang yang banyak serta tentu saja memiliki memiliki lokasi yang
berbeda-beda disesuaikan dengan jenis barangnya, sehingga penerbitan
DO perlu menjadi perhatian. Picking List dibuat sebagai dasar acuan
pengambilan barang dari tempat penyimpanan.
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan sehubungan dengan DO, antara lain:
a. Awal kelancaran proses pelaksanaan Picking adalah dengan diterbitkannya
Picking List.
 93

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

b. Jenis barang yang dipesan harus jelas sehingga tidak melakukan

kesalahan dalam proses Picking.
c. Telah tersedianya peralatan transportasi untuk memindahkan barang yang
sudah dikumpulkan ke area persiapan pengiriman.
2. Prioritas Picking

a. Dpaibduaautkruatnasnkpaleartparmioariatadsadlahlaumntpurkosbeasrapne
gngyealnugarhaanruPsicdkiinPgicliksitnsgetbearilkenbyiha dahulu, begitu
seterusnya sampai pada urutan terakhir selesai proses Picking list.
b. Untuk menjaga kekompakkan diantara para picker, maka pembebanan
kerjanya dirancang sedemian rupa secara adil dan merata.
c. Pemilihan dan pemakaian alat Picking tentu saja harus disesuaikan dengan
beban barangnya misalnya menggunakan pallet, trolley, konveyor,dll.
d. Terkadang keadaan beban kerja kegiatan Picking tidaklah sama untuk
setiap saat, terkadang pada waktu-waktu tertentu beban kerjanya berlebih
dibandingkan dalam keadaan normal. Untuk keadaan seperti ini, maka
berlaku Emergency Picking dengan cara menambah pekerja dari bagian
lain yang tentu saja memahami secara benar metode Picking.

Gambar 5.4 Pembagian dokumen Picking

Sumber: https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-Picking
3. Pencatatan hasil pekerjaan dan waktu
a. Untuk mengukur kinerja, maka hasil pekerjaan berikut waktu yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut harus dicatat.
b. Yang tidak kalah pentingnya adalah pemberian seragam serta identitas dari
para pekerja agar lebih memudahkan untuk membedakan setiap
pegawai yang bekerja di area masing-masing.
4. Memilih peralatan untuk penyiapan barang
a. Sejak awal sebaiknya peralatan penyiapan barang sudah ditentukan, tentu
saja disesuaikan dengan beban serta bagaimana perlakuan terhadap

b. bPearnagngganyatinagn terjadi, Namun, tentu saja harus disesuaikan

apkearnaldaitPainckbinisga.
dengan kebutuhan pegawai.
94
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.5 Pemilihan Peralatan Picking

Sumber: https://

e. Untuk perjalanan menuju lokasi pengambilan barang, sudah ditentukan

secara standar (SOP), Namun, dalam pelaksanaan dapat diubah oleh
pegawai berdasarkan pengalamannya asalkan memenuhi prinsip efektif
dan efisien serta tanpa melakukan kesalahan.
f. Untuk memudahkan pencarian barang yang diminta, maka tata letak
barang harus diinformasikan dan ditempelkan pada panel di area
gudang yang mudah dilihat dan dibaca pekerja.
g. Pengambilan barang, sebaiknya mengikuti sistem pengeluaran barang
yang sudah ditetapkan.

C. Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan

order e g ia t a n Pi c k in g ( p e y ia p an ) b a ra n g di m u la
m e n c a ri t e m p a t u nt u k m e n y im p a n b a ra
K,
nigd, amriemnyeinmepriamnanydaanpamdeamtpermospeast
yang telah ditentukan, mengambilnya kembali barang sesuai pesanan, memeriksa
kodisi barang tersebut berikut jumlahnya, sampai diserahkannya barang
tersebut ke bagian pengiriman. Dalam kegiatan Picking harus memperhatikan
aturan berdasarkan metode yang telah ditetapkan.
Sebagai panduan umum dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pengambilan barang tidak boleh dari bagian bawah tumpukan barang.
2. Selalu berhati-hati terhadap barang yang tersimpan di tempat yang tinggi.
3. Penyimpanan barang disesuaikan dengan:
a. Tempat;
b. Jenis Barang;
c. Kuantitas; dan
d. Masa kadaluarsa (expire date)
Adapun persyaratan penanganan penyiapan barang adalah sebagai berikut:

95
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Picking per pallet

Untuk barang yang akan diletakkan di atas palet atau trolly disusun sebagai
berikut:
a. Barang disusun sedemikian rupa sehingga identitas barang dapat dilihat
dari semua sisi;

b. Jpiekanyumsuenagngubnaaraknang agpaarllteitd, akmja atkuah; pdearnhatikan

jumlah tumpukan atau
c. Jika menggunakan trolly, pisahkan antara barang yang berat dan barang
yang ringan.

Gambar 5.6 Trolly

Sumber: https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-Picking

2. Pengumpulan hasil Picking

Untuk barang yang telah di Picking dikumpulkan di area persiapan
pengiriman, dengan cara:
a. Jika pallet/ trolly penuh, pastikan barang tersimpan secara tepat/ benar
pada lokasi yang telah ditentukan;
b. Berilah tanda/ nama picher, serta tujuan atau nomor Picking; dan
c. Kelompokan barang-barang tersebut sesuai denga tujuan.
3. Untuk memastikan barang yang akan dikirim sesuai pesanan, maka barang
harus diperiksa ulang dan bila ada perbedaan perlu dikonfirmasikan ulang
dengan pertimbangan:
a. Pencetakkan surat jalan (SJ) dilakukan setelah adanya hasil Hasil
pemeriksaan barang yang menunjukkan bahwa barang yang akan
dikirim sesuai dengan pesanan;
b. Picking listdibuat setelah adanya konfirmasi bahwa semua pengambilan
barang telah dilakukan;
c. Apabila jumlah barang didalam rak tidak sesuai atau kurang dari yang
tertulis di Picking list, maka yang diambil adalah sesuai dengan
barang yang ada. Kekurangannya segera dikonfirmasikan kepada
supervisornya.

96
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.7 Konfirmasi Picking

Sumber:

4. Penyelesaian akhir dari kegiatan Picking adalah melakukan legalitas dengan

bukti tanda tangan antara bagian yang menyiapkan barang dan memeriksa
barang untuk dikirim/ staf administrasi yang bertugas memasukan dalam
sistem.
Dengan perkembangan jaman, maka untuk pengambilan barang dari
tempat penyimpanan banyak dipengaruhi oleh kemajuan tekhnologi terutama
untuk mengukur dan ketepatan pengambilan barang. Umumnya, teknologi yang
digunakan antara lain: barcode yang dilengkapi dengan pengideraan ( scanner);
teknologi dengan bunyi (by voice) atau; cahaya (by light system); dan
frekuensi radio (Radio Frequency Identification/ RFID).
D. Dokumen Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan Administrasi
Pergudangan
Sebagaimana yang sudah dibahas di atas, maka untuk penanganan
penyiapan barang diperlukan beberapa dokumen, antara lain:
1. Surat Permintaan Barang, merupakan dokumen yang dikirim untuk
meminta Barang yang diperlukan, dan dalam membuat surat
permintaan barang
diperlukan data stock sebanyak apa barang yang akan dipesan disertai
penjelasan tentang barang yang akan dipesan agar tidak terjadi kesalahan
dalam proses barang pengiriman dan tidak menjadi salah pengertian.
Bdeanbekruaapnatihtaasl

by anragntgedrdaanpbaatndyaalkanmyadoyaknugmdeinpepsearnm. intaan
barang yakni: Nama
 97

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Contoh Surat permintaan barang

Gambar 5.8 Surat Permintaan Barang

Sumber:

2. Surat Pengiriman Barang/ Surat Jalan,

Dokumen surat yang menjelaskan tentang barang yang telah dikirimkan,
biasanya lebih dahulu tiba sehingga pemesan bisa menyiapkan tempat
untuk menyimpan barang pesanannya. Adapun informasi yang biasanya
tercantum adalah jenis barang, jumlah barang, waktu dan perkiraan sampai.
Contoh Surat Pengiriman Barang

98
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.9 Surat Pengiriman Barang

Sumber:

3. Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang, merupakan

formulir Permintaan dari setiap bagian dalam lembaga/ organisasi.
Biasanya
memuat jenis barang serta jumlah barang diperlukan yang dikirimkan
kepada bagian gudang. Istilah lain dari dokumen ini sering juga disebut
dengan bon gudang, surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan
pembelian.
Contoh Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.10 Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang

Sumber:

4. Laporan persediaan barang (stock opname)

Merupakan laporan perhitungan persediaan barang di gudang, bisa
dibuat perminggu; perbulan; pertriwulan; persemester atau; pertahun sesuai
kebutuhan. Stock opname memberikan informasi tentang jumlah barang
yang tidak digunakan; letak penyimpanan dan; juga tingkat kesalahan serta
tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Dokumen yang diperlukan pada saat
pembuatan laporan ini adalah pencatatan di stock gudang.
Contoh laporan persediaan barang

100
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

Minggu Ke:............. Lokasi Gudang:.....................

Mutasi Barang
Jenis Barang Stok Awal KehilanganStok Akhir
Penerimaan Pengiriman

Tanggal:..................... Tanggal:.....................

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh

(...........................................................) (...........................................................)

Gambar 5.11 Laporan persediaan barang

Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

101
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Gangguan pada penyiapan barang

(Hambatan di Picking)

Terus meningkatnya volume permintaan (order) terhadap barang di

gudang, tentupermintaan
akan berpengaruh terhadap proses kegiatan picking,
walaupun dengan yang terus meningkat hal ini menunjukan dari sisi
kuantitas
perusahaan mengalami perkembangan yang signifikan.
Beranekaragamnya jenis barang yang ada di gudang, sebagai salah
satu penyebab semakin rumitnya kegiatan yang dilakukan oleh personil
terutama proses picking. Jadi bisa dibayangkan jika begitu bervariasinya jenis
barang, apakah jenis barang baik dalam satuan karton maupun pecahan,
terdapat ukuran barang yang besar maupun kecil, maka menjadi tuntutan
gudang dalam mengatasi permasalahan bagaimana cara melakukan
penyortiran secara efektif agar barang di gudang tetap dapat dikendalikan.
Selain itu, area gudang yang luas akan menambah lama seorang picker
dalam memberikan layanan penyediaan pesanan. Karena dengan luasnya
gudang, menunjukan aktivitas pelayanan penanganan barang akan semakin
tinggi, dan secara tidak langsung hal ini berpengaruh positif terhadap ‘tingkat
kesejahteraan’ gudang itu sendiri.
Pekerjaan picking dilakukan per zona/area oleh setiap picker yang berbeda.
Contohnya: terdapat tiga orang petugas gudang menangani pekerjaan yang
berbeda, petugas X khusus mengambil makanan kering, petugas Y
menangani pengambilan Soft line dan petugas Z dikhususkan menangani di
area di hard line.
Dalam menentukan rasio ini agak sulit, karena cenderung dilakukan
berdasarkan tingkat pergerakan dari barang yang dikelolanya, tidak cukup
hanya menetukan Kelompok Barang A – D di Daerah I, E – H di Daerah II,.
Contohnya: untuk barang yang pergerakannya sangat cepat, sebaiknya
diletakkan dibagian paling depan gudang atau berdekatan dengan meja
admin/kasir.

berkaUitnatnukdemnegnagnatkaesmi saemmpuuaaninpi

imckaiknag dliisptemrlueknaenntaudkaannylaokdauskiu,
dnigmanantaekpnicoklioionggi harus dilakukan berdasarkan urutan antar
lokasi barang yang benar. Sehingga orang yang bertugas menyiapkan
barang pada saat melakukan penyiapan barang tidak berpeluang untuk
berjalan bolak-balik. Dengan adanya teknologi modern ini mengakibatkan
pekerjaan tanpa menggunakan kertas, salah satu diantaranya dengan
menggunakan scanner. Dengan menerapkan technologi scanner , minimal
akan menghemat waktu dalam pemrosesannya dan secara tidak langsung
akan terjadi penghematan biaya administrasi.
102
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Ga mbar. 5.12 Scanner Machine

Sumber:

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah pengetahuan mengenai cara sederhana mengelola stok

barang pada gudang dan kaitannya dengan penyiapan barang sesuai permintaan para siswa dapat mem
adalah sebagai berikut

103
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

1. Penyiapan barang adalah suatu proses mempersiapkan pegeluaran barang

dari gudang sesuai pesanan yang tercantum pada dokumen pemesanan
termasuk dengan cara pengirimannya.
2. Operasional sehari-hari gudang diharapkan mengacu pada satu prosedur
yang baku yang disebut dengan Standard Operation Procedur (SOP)
yang jelas dan layak dilakukan.
3. SOP yang baik dapat memberikan konsistensi kerja; memperjelas alur tugas
dan wewenang; menghindari kesalahan dalam melakukan suatu pekerjaan;
dan efisiensi pencatatan dengan valid dalam dokumen yang baku.
4. Kesalahan dalam proses picking akan mempengaruhi margin penjualan
karena akan berakibat hilangnya pelanggan atau turunnya kepercayaan dari
pelanggan.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang SOP penyiapan

barang sesuai permintaan; persyaratan penanganan barang yang disiapkan; dokumen apa yang harus disiapk

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat!

Jelaskan apa yang dimaksud dengan istilah picking!
Jelaskan perlengkapan yang dibutuhkandalam proses penyiapan barang (picking)!
Jelaskan secara umum alur proses picking!
Buatlah bagan proses picking tersebut!
Buatlah contoh :
Surat permintaan barang
Surat pengiriman barang atau Surat Jalan
Bon atau bukti permintaan barang
Laporan persediaan Barang

104
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajaribab kelima ini, Anda tentu menjadi lebih paham

tentang penyiapan barang sesuai permintaan. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada bab kelim
?Coba Anda diskusikandengan temanmaupun guru Anda, karena dengan memahami bab ini kalian ak
berikutnya.

105
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
VI PENGELUARAN BARANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN

BAB VI PENGELUARAN BARANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari pengeluaran barang sesuai permintaan, melalui

kegiatan literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik dapat: Memahami siklus pengeluaran barang
siklus transaksi pengeluaran barang; mengklasifikasi barang yang dikeluarkan sesuai permintaan: dokumen pe

PETA KONSEP

Pengeluaran Barang Sesuai Permintaan

Siklus Pengeluaran Fungsi Pengeluaran Transaksi

Barang Barang Pengeluaran Barang

KATA KUNCI

Siklus pengeluaran, operator order barang, operator gudang, STT (surat tanda
terima), CAA, barcode, PO, DO, surat jalan, faktur/ invoice.

106
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 6.1 Pengeluaran barang

Sumber: https:// www.knic.co.id/ id/ 4-ways-to-improve-warehouse-eciency

Pengiriman barang merupakan kegiatan utama dalam proses pengeluaran

barang, sebaiknya ketika barang tersebut dikirim baik menggunakan angkutan
darat, laut maupun udara harus dilengkapi dengan dokumen pengiriman barang
secara lengkap. Pengiriman harus memenuhi seluruh yang dipersyaratkan seperti:
1. Jumlah barang yang dikirim;
2. Cara pengemasan;
3. Jenis pengangkutan;
4. Ketepatan waktu pengiriman;
5. Kebenaran alamat yang dituju;
6. Metode pengangkutan; dan
7. Bongkar muat barang.
Dari persyaratan sebagaimana telah disebutkan, penting untuk diperhatikan
bahwa sebelum dilakukannya pengiriman barang harus dicek terlebih dahulu dengan
teliti sesuai tidaknya barang tersebut dengan permintaan.

107
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Siklus Pengeluaran Barang

Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan
kegiatan pembelian dan pembayaran atas sejumlah barang dan jasa. Adapun
tujuan dari siklus ini adalah untuk menekan seluruh biaya yang dikeluarkan
mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan perlengkapan
serta biaya-biaya

lnaointaypaenngjduiablauntuyhaknagnk. uenmtudk ipaenndainlegnagnkaanpbi

adreangaynasnugradtikjaelauna.rkan harus dibuatkan Adapun siklus atau
flowchart pengeluaran barang adalah sebagai berikut:

Gambar 6.2 Siklus atau Flow Chart Barang Keluar

Sumber: https:// checklist/ sop-barang-masuk-dan-barang-keluar-gudang/ #flowchart-barang-keluar
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Operator Order Barang menyiapkan dokumen pengemasan barang ( Packing

list) sesuai pesanan (DO), kemudian Operator Gudang melakukan
pemeriksaan barang sesuai dengan dokumen pengemasan barang ( Packing
list) barang keluar (DO).
2. Berikutnya mengidentifikasi barang yang akan keluar dengan bantuan
barcode,
mulai dari scan barcode OUT, scannomor model (Mno), nomor pesanan (PONo),
nomor produksi (MFGNo) dan barcode STT (surat tanda terima) barang ke
gudang yang menempel pada barang tersebut.
3. Setelah pemeriksaan selesai, scan barcode disimpan untuk bukti barang
telah keluar.
4. Semua barang yang keluar dari gudang harus dicoret label barcode STT-nya
guna menghindari terjadinya penggunaan kembali label barcode STT
tersebut.
5. Jika terjadi kesalahan pada saat barang di scan serta hasil identifikasi
menunjukan sudah tersimpan, perlu dilakukan pengulangan dimulai dengan
mulai dari scan barcode OUT, scannomor model (Mno), nomor pesanan (PONo),
nomor produksi (MFGNo) dan barcode STT (surat tanda terima) barang ke
gudang yang menempel pada barang tersebut selanjutnya scan barcode di
cancel.
6. Bila terjadi kesalahan tersebut di atas, maka CAA atau operator order barang/
operator gudang memeliki kewajiban untuk menginformasikan kepada STT
(Surat Tanda Terima) tentang kesalahan scan pada barang tersebut.
7. Hasil scan barcode barang keluar akan tersimpan ke dalam Dropbox
sesuai dengan nama file dan folder dari system yang digunakan pada masing-
masing gudang.
8. Operator Order Barang harus melakukan pengiriman dokumen pengemasan
barang keluar (DO) ke dropbox didalam folder DO KELUAR CAA TAHUN
sesuai dengan system yang digunakan dan dilakukan perhari ketika ada
barang keluar.
9. Operator gudang akan menerima hasil identifikasi barang keluar dan file
dokumen pengemasan barang keluar/ DO CAA) perhari ketika barang
keluar. Apabila dokumen pengemasan barang keluar (DO) tidak
dikirimkan, maka
dalam laporan keterangan
mencantumkan barang keluar yang
bahwa dibuat STT
dokumen (Surat Tanda
pengemasan barangTerima) akan
keluar (DO)
belum dikirim.
10. Operator gudang akan membuat laporan keluar barang perhari sesuai dengan
tanggal keluar barang. Laporan tersebut akan disimpan dalam dropbox
sesuai dengan system yang digunakan.
a. Bila terjadi selisih barang keluar, maka Operator gudang membuat
laporan selisih barang keluar dalam dropbox.
b. Jika operator order barang menerima laporanselisih barangkeluar, maka
harus melakukan pemeriksaan sehubungan dengan terjadi perbedaan
barang tersebut.
11. Bila dokumen pengemasan barang keluar (DO) lebih banyak dari hasil scan
barcode, maka operator order barang harus mengirimkan tambahan data scan
barcode kepada operator gudang.
109
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

12. Bila dokumen pengemasan barang keluar (DO) lebih sedikit dari hasil scan
barcode, maka operator order barang harus mengirimkan detail dokumen
pengemasan barang keluar secara lengkap untuk barang yang keluar.
13. Bila tidak ada konfirmasi mengenai selisih barang, maka STT (Surat Tanda
Terima) akan membuat laporan barang masuk dianggap hilang.

Tahapan prosedur Scan Barang Keluar adalah sebagai berikut:

Gambar 6.3 Prosedur Scan Barang Keluar

Sumber:

Jadi dapat disimpulkan bahwa alur keluar barang di gudang, dilakukan dimulai
dari:
1. Aktivitas Packing List

dilakuHkaamnpuinr
tpuekrbsiasradnegngyangbkaeralunagr,yuanntgukmmaesunkg,hminadkaaripkre
ossaelsahpaanckpiengghliitsutnjguagna barang keluar.

110
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Aktivitas Verifikasi Barang Keluar

Hal ini perlu dilakukan agar tidak ada selisih antara barang yang tersimpan
di gudang dan barang yang akan keluar atau biasa disebut dengan DO.
3. Aktivitas Scan Pada Barang Keluar
Dilakukan secara bertahap. Dimulai scan nomor model, dilanjutkan

dsceanngSaTnTsycaanngntoemrdoarpaptepsandanb, alralnugs. can nomor

produksi dan terakhir adalah
4. Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT
Semua barang yang masuk ke gudang memiliki barcode STT. Barcode inilah
harus dihilangkan pada saat barang dikeluarkan dari gudang, dengan maksud
menghindari kekacuan penghitungan semua barang yang ada, dan terakhir
barang yang ada di gudang setelah ada barang yang dikeluarkan.
5. Membuat Laporan Barang Keluar
Merupakan tahapan yang terakhir dan pembuatan laporan barang keluar
harus segera dilakukan. Karena pembuatan laporan barang keluar ini
penting sebagai data perusahaan untuk menindaklanjuti langkah kedepannya
maupun sebagai data penting perusahaan. Biasanya laporan barang keluar
tersimpan dalam sebuah folder khusus yang terhubung langsung dengan
data dari
perusahaan.
B. Fungsi Siklus Pengeluaran Barang
Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan
kegiatan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Siklus pengeluaran barang
tersebut dilakukan mulai dari melakukan pembelian barang mentah,
menyimpan persediaan barang dan jasa termasuk mengidentifikasikan dan
menyimpan semua bukti pengeluaran uang, menyiapkan pesanan pembelian,
menerima barang yang dipesan, dan mencatat persediaan.
Kegiatan utama dari siklus pengeluaran barang yaitu dibuatnya daftar
pemasok barang, karena informasi yang masuk ke kegiatan pengeluaran
berasal dari pengendalian persediaan, pendapatan dan produksi dari berbagai
bagian yang membutuhkan barang dan bahan baku.
Bila barang dan bahan baku sampai, maka informasinya kembali ke sumber-
sumber dari siklus pengeluaran. Begitu juga data yang berhubungan dengan
pembiayaan sebagai bahan laporan keuangan.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran:
1. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis;
2. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna dalam proses pengambilan
keputusan;
3. Sebagai penyedia fungsi pengendalian dan menjaga sumber daya organisasi.
Tujuan dari siklus ini adalah untuk menekan biaya seluruh pengeluaran
mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan pelengkapan
serta biaya lainnya yang dibutuhkan. Oleh karena itu, manajemen harus
mampu mengawasi dan mengevaluasi efektivis dan efisiensi siklus
pengeluaran, dengan
c a r a m an a j em e n h a r us m e m i l ik i a k s e s
d e n g an s u m be r d a y a ya n g d i g u n a k a n
ubnaitkuksummebnegredtaahyuaiydaantga sdeicgaurnaarkinacni, bkeergkiaatitaann-
111
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut dan mengetahui pelaku yang
terlibat, agar dapat digunakan dan relevan dalam proses pengambilan keputusan,
sehingga data tersebut valid, andal, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Sedangkan tujuan khususnya meliputi:
1. Memberikan kepastian bahwa seluruh barang dan jas yang dipesan sesuai
kebutuhan;
2. Memastikan pada saat penerimaan barang yang dipesan sesuai pesanan;
3. Menjaga dan memelihara barang tersebut sampai barang tersebut diminta
atau diambil;
4. Memastikan kesahihan dan kebenaran dari faktur yang berhubungan dengan
transaksi;
5. Melakukan proses pencatatan dan mengelompokkan pengeluaran secara
cepat dan tepat;
6. Memindahkan informasi kewajiban dan pengeluaran kas dalam perkiraan
pemasok yang tepat di buku besar utang usaha;
7. Memastikan seluruh pengeluaran kas sudah diotorisasi; dan
8. Menyiapkan dokumen-dokumen dan laporan majerial barang dan jasa
yang diperoleh.

F u ng si d a r i Si kl u s P e n g e lu a r a n te r di i r i d a r i:
1 . U n t u k m e n g e ta h u i k e b u t uh a n b b a r a n g ;
2. Untuk menerima, menempatkan dan menyimpan barang;
3. Untuk memastikan kebenaran bukti pembayaran;
4. Untuk menyiapkan pengeluaran kas; dan
5. Untuk mengelola utang usaha
Menyiapkan laporan manajemen dan laporan keuangan.
Terdapat 3 (tiga) kegiatan utama dalam siklus pengeluaran:
1. Melakukan tindakan pemesanan/ pembelian barang, jasa dan persediaan
a. Kegiatan awal pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan
persediaan dan perlengkapan;
b. Mengidentifikasi barang yang akan dibeli baik jenis, berapa, dan dari mana
barang tersebut akan dibeli/ dipesan; dan
c. Dalam proses pemesanan barang tersebut dilengkapi dengan dokumen
pemesanan pembelian (purchase order).
2. Penerimaan dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa
a. Kegiatan berikutnya yang kedua dari siklus pengeluaran adalah menerima
dan menyimpan barang pesanan, sebelum barang diterima harus dicek
terlebih dahulu oleh bagian penerimaan yang bertanggung jawab;
b. Dokumen yang dibuatnya adalah laporan penerimaan barang ( receiving
report);
3. Menyetujui faktur penjualan dari pemasok untuk pembayaran barang,
persediaan, dan jasa yang dilakukan oleh Bagian utang usaha selajutnya
dilakukan pembayaran oleh bagian kasir.

112
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

C. Transaksi Pengeluaran Barang

Pada umumnya dokumen yang dibuat pada saat pengiriman barang terdiri dari
delivery order dan surat jalan.
1. Surat Jalan (SJ)
Surat jalan berfungsi sebagai surat pengantar barang yang memiliki
kekuatan hukum selama perjalanan pada saat pengiriman barang mulai dari
truk keluar gudang sampai di tujuan, memuat informasi mengenai jumlah
spesifikasi barang disertai dengan informasi lainnya yang diperlukan.
Pencetakan surat jalan umumnya dibuat rangkap 3 dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Sebagai arsip bagian yang menerbitkan;
b. Untuk pemesan;
c. Untuk bukti transaksi penyerahan barang.

Gambar 6.4 Surat Jalan

Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

2. Delivery Order (DO)

Bagian pengiriman mengeluarkan dokumen DO yang akan diserahkan
kepada pemesan juga dapat dijadikan sebagai pengganti faktur untuk
peagihan atau pembayaran, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti,
bahwa bagian gudang telah melakukan pengeluaran barang atas perintah
yang menerbitkan DO. Penerbitan DO umumnya dibuat dalam rangkap 3
dengan pendistribusian sebagai berikut:
a. Sebagai arsip bagian pengiriman barang
b. Sebagai arsip bagian gudang

113
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Dapat dipakai untuk penagihan.

Sedangkan bila DO untuk konsumen dibuat rangkap 2, yaitu
a. Sebagai arsip yang menerbitkan;
b. Sebagai bukti bagi perusahaan pemasok melalui pembawa dokumen bahwa
telah menyerahkan barang kepada penerima atau pelanggan.

Bmielanpggeurunsakhanadnoykaunmg ebnerpsealnagnkgugtan
(bPeulrucmhamseeOmrdpeurn).yai hubungan, maka cukup Untuk efisiensi
banyak perusahaan yang menggabungan antara DO dan surat jalan menjadi
satu dokumen dalam setiap transaksi, umumnya dibutuhkan 5 lembar, terdiri
dari:
a. Arsip untuk yang merbitkan DO dan surat jalan
b. Arsip untuk bagian yang mengeluarkan barang (bagian gudang) sebagai
bukti barang telah dikeluarkan.
c. Untuk pemesan;
d. Untuk bagian akuntansi; sebagai dasar pembuatan tagihan.
Dalam Warehouse Management System (WMS) yang dilengkapi dengan
data pembuatan DO/ SJ didasarkan kepada Purcasing Order (PO) yang telah
diterima, artinya DO/ SJ baru dapat dibuat bila isi PO telah dientry ke sistem
Komputer.
Contoh PO

Gambar 6.5 Puchase Order

Sumber: http:// repository.usu.ac.id/
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Contoh DO

Gambar 6.6 Delivery Order

Sumber:

3. Faktur/ Invoice
Untuk gudang distribusi barang/ toko, akan dilengkapi dengan
pengeluaran invoice atau faktur yang memuat informasi tentang nama
barang, jumlah barang, dan harga barang berikut tanggal jatuh tempo
pembayaran.
Faktur berfungsi sebagai tagihan kepada pemesan pada saat barang
telah dikirim biasanya dilampiri dengan PO dan DO yang membuktikan bahwa
barang telah diterima.

115
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Beberapa hal yang harus mendapat perhatian dalam membuat faktur, adalah:
a. Dalam situasi tertentu dapat terjadi bahwa barang yang telah dikirim
tidak diterima seluruhnya atau ditolak sebagaian karena dianggap tidak
sesuai dengan pesanan, maka DO dibuat setelah DO ditandatangani
penerima.
b. Pesanan dapat dikirim untuk sekali transaksi (satu kali DO/ SJ) atau
beberapa kali transaksi sesuai dengan banyaknya barang yang dipesan.
Banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan bahwa pembayaran
dilakukan setelah order dikirimkan secara keseluruhan. Untuk itu perlu
diinformasikan secara singkat pada dokumen yang terkait dengan tagihan
tersebut.
c. Kebijakan penerbitan invoice satu kali setelah beberapa kali DO/ SJ
dilakukan dan DO telah ditanda tangani oleh pemesan.
d. Secara otomatis pembuatan invoice akan meng-update buku piutang. Jadi
penerbitan invoice adalah merupakan kegiatan mencatat piutang.
e. Untuk pengendalian akuntansi internal secara manual disarankan
pada bagian atas invoice dicetak nomor urut untuk menghindari
terjadinya nomor ganda.
Contoh Faktur/ invoice

Gambar 6.7 Faktur/ Invoice

Sumber:

116
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran barang

Tabel 6.1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran barang

Prosedur Pengendaliann yang dapat
Proses/ Aktivitas Ancaman diterapkan

1. Mencegah kehabisan
atau kelebihan per Spiesrtseemdiapaenngepnedrapleiatunapl,
sediaan ertseekdniaoalong, icatkaotdane garis,
perhitungan persediaan secara periodik.

2. Meminta barang yang Catatan persediaan perpetual yang akurat,

tidak dibutuhkan persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif,

3. Membeli barang dengan gunakan pemasok yang disetujui,
Pesan barang harga yang dinaikkan persetujuan pesanan pembelian,
pengendalian anggaran.

Gunakan vendor yang disetujui,

4. Membeli barang berkualitas
persetujuan pesanan pembelian, awasi
rendah
kinerja vendor, pengendalian anggaran.

5. Membeli dari pemasok Persetujuan pesanan pembelian,

yang tidak diotorisasi batasi akses ke file utama pemasok.

Kebijakan, mintalah pegawai bagian

pembelian untuk mengungkapkan
6. Komisi (kickback)
kepentingan finansial dengan pemasok,
audit vendor.

Minta bagian penerimaan untuk

7. Menerima barang
yang tidak dipesan memverifikasi keberadaan pesanan
pembelian yang valid.

Terima dan Gunakan teknologi kode garis,

8. Membuat kesalahan dalam
simpan perhitungan dokumentasikan kinerja pegawai, insentif
barang untuk perhitungan yang akurat.
Pengendalian akses fisik; perhitungan
periodik persediaan dan rekonsiliasi
9. Mencuri persediaan perhitungan fisik dengan catatan;
dokumentasikan semua kiriman
persediaan.

10. Gagal menangkap Periksa kembali akurasi faktur, pelatihan

kesalahan dalam faktur bagi pegawai bagian utang usaha,
Setujui dan bayar
dari vendor gunakan ERS.
faktur dari vendor

11. Membayar barang yang

Hanya membayar faktur yang didukung
tidak diterima oleh laporan penerimaan asli, gunakan
ERS, pengendalian anggaran.

12. Gagal memanfaatkan diskon Penyimpanan file yang tepat; anggaran

pembelian yang tersedia. arus kas.
117
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Prosedur Pengendaliann yang dapat

Proses/ Aktivitas Ancaman diterapkan
Hanya membayar faktur yang didukung
13. Membayar faktur yang oleh bundle voucher asli, pembatalan
sama dua kali bundle voucher saat pembayaran,
gunakan ERS, kendalikan akses ke file
utama pemasok.
14. Kesalahan mencatat
dan memasukkan data Pengendalian edit berbagai entri data
dalam utang usaha dan pemrosesan.

Batasi akses ke cek kosong, mesin

penandatanganan cek, dan terminal
kiriman EFT, pemisahan tugas antara
15. Menyalahgunakan kas, bagian utang usaha dan kasir,
cek, atau EFT rekonsiliasi rekening bank oleh orang
yang independen dari proses
pengeluaran kas, alat perlindungan cek
termasuk Positive Pay, tinjau ulang
secara teratur untuk transaksi EFT.
Buat cadangan dan rencana pemulihan
Pengendalian umum 16. Kehilangan data
dari bencana, pengendalian akses fisik
dan logis.

Pembuatan dan peninjauan ulang

17. Kinerja kurang baik secara periodik laporan kinerja
yang memadai.

Sumber: Romney dan Steinbart (2005:98)

JELAJAH INTERNET

Untukmenambahwawasansecaraluas berkaitandenganpengeluaranbarangsesuai
dengan permintaan para siswa sekalian dapat mempelajari secara mandiri di internet. Melalui
internet kalian bisa mengakses lebih jauh materi pengeluaran barang sesuai dengan permintaan. Alamat webs

tentang Barang Berbahayaadalahsebagai

berikut:
https:// slideplayer.info/ slide/ 3664086/

118
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

1. Kegiatan utama dalam proses pengeluaran barang adalah pengiriman

barang kepada pemesan sesuai dengan pesanannya
2. Pengeluaran barang harus sesuai dengan nota penjualan yang sudah
dibuat dan surat jalan yang telah dikeluarkan.
3. Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk menekan biaya seluruh
pengeluaran mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan
persediaan
dan pelengkapan serta biaya lainnya yang dibutuhkan
4. Jadi alur keluar barang di gudang, adalah:
a. Packing List
b. Melakukan Verifikasi Barang Keluar
c. Melakukan Scan Pada Barang Keluar
d. Membuat Laporan Barang Keluar
5. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran:
a. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis.
b. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna untuk proses
pengambilan keputusan
6. Sebagai penyediafungsi pengendaliandan menjaga sumberdaya organisasi.
a. Pada umumnya dokumen transaksi yang dibuat pada saat pengiriman

b. bPearmabnugattearndiDriOd/
aSriJddeildivaesrayrkoardnekredpandsauPrautrcj alsaingSuOrradteJra(l
PaOn)(SyJa)n. g telah diterima.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang siklus pengeluaran

barang; fungsi siklus pengeluaran barang: siklus transaksi pengeluaran barang; mengklasifikasi barang
format yang telah disepakati dengan guru pengampu.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat !

Jelaskan yang dimaksud dengan pengeluaran barang!
Jelaskan perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses pengeluaran barang!
Jelaskan secara umum alur proses pengeluaran barang!
Buatlah bagan proses pengeluaran tersebut!
Buatlah contoh:
PO (Purchase Order)
DO (Delivery Order)
Surat Jalan
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab keenam ini, Anda tentu menjadi lebih paham
tentang pengeluaran barang sesuai dengan permintaan. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada bab k
materi berikutnya.

120
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

A. Pilihan Ganda
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Bagian dari sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk ( raw
material, parts, goods-in-process, finished goods ) pada dan antara titik sumber
(point-of-origin) dan titik konsumsi (point-of-consumption), dan menyediakan
informasi kepada manajemen mengenai status dan kondisi barang yang disimpan,
merupakan pengertian gudang menurut ...
a. Apple
b. Lechman
c. G.R Terry
d. Lambert
e. Gilbert

2. Penyediaan gudang pada pengoperasian jaringan ritel besar untuk toko atau
grosir milik sendiri (menerima dan mendistribusikan produknya), merupakan
kegiatan gudang ...
a. Pribadi/ swasta
b. Publik/ umum
c. Pemerintah
d. Sementara
e. Permanen

3. Jumlah pesanan (order quantity) dalam periode tertentu, besarnya persediaan

pengemasan yang ditentukan, fluktuasi pemakaian, merupakan data yang
diperlukan untuk ...
a. Menghitung besarnya kapasitas gudang
b. Menentukan kemudahan barang masuk
c. Menentukan kemudahan barang keluar
d. Mempersiapkan gudang untuk barang jadi
e. Merencanakan kebutuhan sarana gudang

4. Kemudahan pencapaian bahan, pengangkutan barang yang cepat dan

mudah, pemeliharaan barang yang maksimum dan penampilan yang rapih dan
tersusun merupakan bagian dari ...
a. Manfaat manajemen gudang
b. Prinsip pengelolaan barang
c. Tujuan dari metode penyimpanan barang
d. Tahapan pengurusan barang
e. Fungsi pengelolaan barang di gudang

5. Aktivitas penempatan material atau produk yang telah dibeli di gudang, termasuk
aktivitas material handlingverifikasi lokasi material produk dan penempatannya,
dalam istilah pergudangan dinamakan ...

121
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

a. Putaway
b. Storage
c. Order Picking
d. Shipping
e. Receiving

6. Penyimpanan barang sementara sambil menunggu material tersebut digunakan

untuk proses selanjutnya atau dikirim kepada bagian yang memerlukan atau
pelanggan disebut
a. Putaway
b. Storage
c. Order Picking
d. Shipping
e. Receiving

7. Purchase order merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan terutama

yang dilakukan oleh ...
ab. Divisi lpaepmanbgealinan
c. Divisi penjualan
d. Supervisor
e. Service crew

8. Fungsi dari adanya kartu persediaan barang di gudang diantaranya adalah ...
a. Mencatat barang di gudang
b. Mengatur barang di gudang
c. Menyediakan barang di gudang
d. Mengestimasi barang di gudang
e. Mengecek ketersediaan barang

9. Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang

teratur dari suatu tempat ke tempat lain secara berurutan salah satunya yaitu
pengaturan
barang yang terakhir masuk ke dalam gudang tetapi menjadi pertama kali
pada saat dikeluarkan dari gudang atau yang dikenal dengan istilah metode ...
a. U-flow
b. Through-flow
c. Standar-flow
d. FIFO
e. LIFO

10. Area penerimaan dan pengiriman barang berdampingan sehingga ruang gudang
secara keseluruhan dapat menyimpan lebih banyak barang, demikian juga
personil dan peralatan dapat digunakan secara fleksibel merupakan keuntungan
tata ruang gudang berbentuk ...

122
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

a. U-flow
b. Through-flow
c. Standar-flow
d. FIFO
e. LIFO

11. Perlengkapangudang untukmenjamin barang tidakbersentuhanlangsung dengan

lantai, memiliki ukuran 100 x 120 cm dan tinggi 20 cm, serta mempermudah
pergerakan barang di dalam gudang disebut dengan ...
a. Penyimpanan barang
b. Rak
c. Pest Control
d. Pallet
e. Signage

12. Proses menghitung barang yang ada di gudang kemudian menyesuaikannya

dengan catatan karyawan adalah pengertian dari ...
a. invoice
b. Purchase Order
c. Stock opname
d. Stock of warehouse
e. Stock of receiving

13. Kesatuan berbagai element dari sebuah tempat penyimpanan barang untuk
kemudian dilakukan proses pengelolaannya baik secara komputeriasi maupun
manual disebut dengan ….
a. Operasional gudang
b. Trade-off gudang
c. Inventory gudang
d. Alur administrasi gudang
e. Sistem administrasi gudang
14. Melakukan bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan, memasukan
barang ke penyimpanan dan menempatkan pada rak yang telah ditentukan,
merupakan rangkaian aktivitas dalam ...
a. Operasional pengiriman barang
b. Operasional penerimaan barang
c. Operasional penagihan barang
d. Operasional retur/ pengembalian barang
e. Operasional pembayaran barang

123
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

15. Dokumen pendukung dalam proses administrasi penerimaan barang meliputi ...
a. Surat Jalan, Laporan Penerimaan Barang
b. Surat Jalan, Order Pembelian
c. Surat Jalan, Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang
d. Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang
e. Order Pembelian
16. Pada saat diterima barang-barang dari lokasi asal untuk selanjutnya
dikirimkan ke lokasi tujuan dalam waktu yang cepat sehingga tidak diperlukan
proses penyimpanan barang, dalam kegiatan ( warehouse) gudang merupakan
bagian dari fungsi ...
a. Cross-Dock Operation
b. Break-Bulk Operation
c. Pusat distribusi logistik
d. In-Transit Mixing
e. Terminal konsolidasi
17. Berikut ini beberapa hal yang mempengaruhi akurasi data setelah dilakukan
pengadministrasian melalui pencatatan arus keluar masuk barang sehingga
pengendalian operasional lebih mudah dilakukan, kecuali ...
a. Jumlah stok barang
b. Jumlah barang yang diretur (dikembalikan)
c. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar
d. Dasar memesan barang
e. Mempelajari trend sales

18. Pencatatan persediaan barang di gudang setelah terjadinya keluar/ masuk

barang dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi. Dalam hal ini
proses pencatatan persediaan barang yang dilakukan secara kontinyu (terus
menerus) dikenal dengan ...
a. Sistem debet-kredit
bc. Sistem fliflmukptrueastsi
d. Periodik system
e. Perpetual system

19. Berikut ini merupakan tujuan dari standar operasional prosedur (SOP)
penyimpanan barang di gudang, kecuali ...
a. Untuk mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan
produksi bisa berjalan dengan lancar
b. Menjaga dan menekan biaya pembelian, terutama jika material yang
tersedia di pasar terbatas dan selalu beubah dengan kecenderungan harga
terus naik
c. Melakukan manajemen dan pengaturan agar tidak terjadi over stock
yang merugikan karena sistem penyimpanan selalu dimonitor/
dikendalikan
d. Tidak diperlukan inspeksi karena semua sudah diatur dalam pedoman SOP
yang menjadi pegangan semua pegawai
e. Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

penyimpanan yang tidak dikelola dan diatur dengan baik

20. Pada gudang yang khusus menyimpan barang-barang kebutuhan sembilan
bahan pokok, maka metode penyimpanan barang sebaiknya menerapkan
sistem ...
a. FEFO
b. LIFO
c. FIFO
d. Average
e. Konstan

21. Suatu proses atau alur kerja yang berhubungan dengan Picking; packing; dan
pengiriman barang ke customer disebut ...
a. Order Processing
b. Purchases Order
c. Delivery Order
d. Costumer Order
e. Processing Purchases Order

22. Tahapan dalam kegiatan pergudangan yang sangat penting adalah

tahapankarena kegiatan tersebut merupakan setengah dari kegiatan aktifitas
gudang. Pendapat tersebut di menurut ...
a. Alan Rushton
b. Phil Croucher Pater Baker
c. Edward H Frazelle, Ph.
d. Syarifuddin Pandiangan
e. Wynd Rizaldy,SE

23. Adapun urutan alur proses Picking dapat dilakukan dengan beberapa tahapan,
yaitu ...
a. Prioritas Picking; Dokumen Picking List; pencatatan hasil pekerjaan dan
waktu; pemilihan peralatan Picking; perjalanan menuju lokasi pengambilan
barang; pencarian yang diminta; pengambilan barang
b. Dokumen Picking List; prioritas Picking; pencatatan hasil pekerjaan dan
waktu; pemilihan peralatan Picking; perjalanan menuju lokasi pengambilan
barang; pencarian yang diminta; pengambilan barang
c. Prioritas Picking; pemilihan peralatan Picking; pencarian yang diminta;
pengambilan barang; pencatatan hasil pekerjaan dan waktu; dokumen
Picking list; perjalanan menuju lokasi pengambilan barang
d. Pemilihan peralatan Picking; pencarian yang diminta; perjalanan menuju
lokasi pengambilan barang; pengambilan barang; pencatatan hasil
pekerjaan dan waktu; prioritas Picking; dokumen Picking list
e. Priorotas Picking; pencarian yang diminta; pemilihan peralatan Picking;
pengambilan barang; pencatatan hasil pekerjaan dan waktu; prioritas
Picking; dokumen Picking list; perjalanan menuju lokasi pengambilan
barang; pencatatan hasil pekerjaan dan waktu; dokumen Picking list.

125
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

24. Yang bukan merupakan persyaratan penanganan penyiapan barang Picking per
pallet adalah ...
a. Barang disusun sedemikian rupa sehingga identitas barang dapat dilihat dari
semua sisi.
b. Jika menggunakan pallet, maka perhatikan jumlah tumpukan atau
penyusunan barang agar tidak jatuh.
c. Jika menggunakan trolly, pisahkan antara barang yang berat dan barang
yang ringan.
d. Dilakukan untuk barang-barang yang fast moving atau order pada
minimal qty per pallet
.

e. Berilah tanda/ nama picher, serta tujuan atau nomor Picking

+

25. Yang menjadi tugas bagian produksi pada prosedur penyiapan barang adalah ...
a. Membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan
b. Menerima surat permintaan bahan baku
c. Membuat Surat Pengiriman Bahan Baku

de.. Membuat blaupkotri apneprmerisnetadaianadnabnaphean

ngbealkuuaran bahan
baku

26. Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa adalah ...
a. Siklus pengeluaran
b. Siklus pemasukan
c. Siklus penerimaan
d. Siklus penyiapan
e. Siklus pembelian

27. Kegiatan Packing list barang keluar merupakan tugas ...

a. Operator gudang
b. Operator order barang
c. Bagian gudang
d. Bagian picker
e. Bagian checker

28. Uraian langkah/ prosedur pen-scan nan barang keluar adalah ...
-

a. ScanMFG number; Scan PO number; Scan model number; Scan STT Barcode;
Scan save barcode; Coret STT barcode
b. Scan model number; Scan PO number; ScanMFG number; Scan STT Barcode;
Scan save barcode; dan Coret STT barcode
c. Scan PO number; Scan model number; ScanMFG number; Scan STT Barcode;
Scan save barcode; Coret STT barcode
d. Scan model number; Scan PO number; ScanMFG number; Scan STT Barcode;
Coret STT barcode; Scan save barcode
e. Scan model number; Scan PO number; ScanMFG number; Coret STT barcode;
Scan save barcode; Scan STT Barcode

126
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

29. Jadi alur keluar barang dari gudang adalah ...

a. Aktivitas Packing List; Aktivitas ScanPada Barang Keluar; Aktivitas Verifikasi
Barang Keluar; Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT dan Membuat
Laporan Barang Keluar
b. Aktivitas Scan Pada Barang Keluar; Aktivitas Verifikasi Barang Keluar;
Aktivitas Packing List; Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT, dan
Membuat Laporan Barang Keluar
c. Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT; Aktivitas Scan Pada Barang
Keluar; Aktivitas Verifikasi Barang Keluar; Aktivitas Packing List; dan
Membuat Laporan Barang Keluar
d. Aktivitas Verifikasi Barang Keluar; Aktivitas Scan Pada Barang Keluar;
.Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT; Aktivitas Packing List; dan
Membuat Laporan Barang Keluar
e. Aktivitas Packing List; Aktivitas Verifikasi Barang Keluar; Aktivitas Scan
Pada Barang Keluar; Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT; dan
membuat Laporan Barang Keluar

30. Yang menjadi tujuan khusus dalam siklus pengeluaran adalah ...
a. Meminimalkan total biaya untuk memperoleh persediaan;
b. Memelihara persediaan; perlengkapan;
c. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa yang dipesan sesuai keperluan
d. Mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa
yang dibutuhkan ;
e. Memberikam berbagai layanan yang dibutuhkan

B. Uraian
Kerjakan soal di bawah ini dengan baik dan benar!
1. Uraikan maksud dari peranan pergudangan dalam fungsi manajemen
secara administratif maupun teknis mampu menjaga kesinambungan bisnis
perusahaan sehingga dapat berjalan dengan baik?
2. Coba uraikan bahwa dalam perancangan dan penerapan sistem
pergudangan
harus mampu memaksimalkan penggunaan ruang, peralatan, tenaga kerja,
serta kemudahan dalam penerimaan dan pengeluaran material?
3. Jelaskan maksud dari sumber daya manusia dan pemanfaatan teknologi
merupakan dua unsur penting dalam membangun sistem administrasi
gudang yang baik, kuat, dan kompetitif?
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan dokumen administrasi gudang
merupakan bukti otentik atas keberadaan barang yang terdapat pada suatu
gudang?
5. Jelaskan maksud dari penerapan Warehouse Management System
(WMS) sebagai upaya perusahaan dalam memberikan jaminan
(guaranted) secara internal maupun eksternal dalam mengendalikan siklus
penyimpanan material (stock Putaway) berdasarkan informasi secara real-
time?

127
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

6. Uraikan secara singkat prosedur pemeriksaan dan penerimaan barang pada

sebuah perusahaan?
7. Jelaskan menurut pendapat Saudara mengapa gudang yang baik bukan
diukur dari luasnya saja, melainkan seberapa besar gudang tersebut
dapat memanfaatkan space atau ruang yang ada?
8. Menurut pendapatfungsi
mengoptimalkan Saudara, upaya apasajakah
penyimpanan yang dapat
pada gudang agardilakukan untuk
dapat berjalan
secara efektif dan efisien?
9. Apa yang dimaksud dengan emergency Picking dan bagaimana cara
mengatasinya?
10. Tulislah informasi atau keterangan yang terdapat dalam surat permintaan

128
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
BARANG BERBAHAYA VII

BAB VII BARANG BERBAHAYA

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari barang berbahaya, melalui kegiatan literasi, diskusi, dan

presentasi diharapkan peserta didik dapat:
Memahami pengertian barang-barang berbahaya (Dangerous goods), kelompok barang berbahaya, pack

PETA KONSEP

BARANG BERBAHAYA

Pengertian Barang Kelompok Barang Packing dan Marking

Berbahaya Berbahaya

KATA KUNCI

Dangerous goods, barang berbahaya, packing, pengepakkan, kemasan, marking,

tanda, dan label.

129
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 7.1 Simbol barang berbahaya

Sumber: //

Dengan berkembangnya industri di negara kita, secara otomatis menuntut

tersedianya kebutuhan bahan baku yang memadai dan pelaku industri menginginkan
tersedianya bahan baku dengan cepat, sedangkan kita tahu bahwa bahan baku
tersebut berasal dari berbagai daerah yang berlainan tempat.
Kondisi seperti ini mendorong para penyedia bahan baku untuk memenuhi
tuntutan tersebut
melalui udara, sehingga
darat, untuk
ataupun laut.menyingkat waktu pengiriman terkadang dikirim
Khususnya untuk bahan baku yang termasuk ke dalam katagori barang
berbahaya memerlukan penanganan khusus dengan mengikuti persyaratan-
persyaratan dan aturan berlaku secara internasional sebagaimana dikeluarkan oleh
Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) atau United Nations (UN) terutama International
Civil Aviation Organization (ICAO) dan International Air Transport Association
(IATA). Hal ini menjadi fokus perhatian karena tanpa penanganan yang tepat tentu
akan menyebabkan banyak terjadinya kecelakaan.

130
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian Barang Berbahaya

Barang berbahaya menurut IATA adalah zat atau bahan yang memiliki potensi
untuk membahayakan kesehatan, keselamatan bila dibawa dengan menggunakan
pesawat terbang. Sementara menurut ICAO termasuk kategori barang berbahaya
yaitu zat yang memungkinkan dapat membahayakan jika dibawa dengan
menggunakan sarana transportasi udara (pesawat terbang).
Menurut Peraturan Dirjen Perhubungan Udara Nomor: KP. 128 Tahun 2017
Barang Berbahaya (Dangerous Goods) adalahbarangataubahanyangdapat
membahayakan kesehatan, keselamatan, harta benda dan lingkungan
Adapun menurut Undang-undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan
menyebutkan bahwa barang berbahaya adalah barang yang berbentuk bahan cair,
bahan padat, atau bahan gas yang dapat membahayakan keselamatan jiwa dan
harta benda serta keselamatan dan keamanan penerbangan.
Jadi yang dimaksud dengan barang berbahaya ( Dangerous Goods) sebagaimana
definisi yang telah disebutkan di atas adalah zat atau barang yang
memunkinkan dapat menimbulkan risiko:
1. Bagi kesehatan
2. Keselamatan
3. Lingkungan
B. Kelompok Barang Berbahaya
Pada dasarnya pengelompokkan barang berbahaya untuk disimpan di gudang dan
yangataudiangkutpesawatterbanghampirsamayaituharus memenuhipersyaratan
peraturan yang berlaku, baik dari segi kemasan dan cara pengemasannya,
pemberian label, penyimpanan dan pemuatannya karena kalau
penanganannya tidak sesuai aturan, kemungkinan akan mencelakakan
manusia juga merugikan perusahaan atau menyebabkan kerusakan fasilitas
lainnya.
Untuk pengangkutan barang berbahaya dengan menggunakan pesawat
terbang dibagi menjadi tiga kelompok besar, yaitu:
1. Barang berbahaya yang dapat diangkut dengan menggunakan pesawat
penumpang atau pesawat kargo kelompok A;
2. Barang berbahaya yang hanya dapat diangkut dengn pesawat kargo kelompok
B; dan
3. Barang berbahaya yang tidak boleh diangkut oleh pesawar terbang
kelompok C.
Sedangkan kategori barang berbahaya dilarang diangkut karena dapat berbahaya
bagi keselamatan penerbangan. Untuk jenis barang ini dibagi dalam empat
kategori yaitu:
1. Bahan Peledak (Explosive)
2. Senjata (Weapons)
3. Barang Berbahaya (DangerousGoods)
4. Yang dapat membahayakan (Dangerous Article)

131
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Contoh: Gunting, Obeng, Cutter, silet dan lain-lain

Gambar 7.2 Gunting

Sumber: https://beritacenter.com/news-161930-begini-sejarah-diciptakannya-
gunting-sejak-4-000-tahun-lalu.html

Sesuai dengan pengelompokan kategori Dangerous Goods di atas, untuk

barang berbahaya yang dapat dan atau tidak dapat diangkut dengan kargo,
dikelompokan menjadi empat kategori:
a. Dapat diangkut dengan pesawat terbang, antara lain:
1) Dibawa oleh awak penumpang;
2) Surat berbahaya;
3) Kebutuhan operator; dan
4) Dalam jumlah yang dikecualikan (sesuai ketentuan).
b. Dilarang untuk transportasi
c. Dilarang untuk transportasi kecuali diperbolehkan oleh negara
d. Dapat diterima untuk transportasi menurut IATA DGR
selanjutnya UU Nomor 01 tahun 2009 mengatur tentang Penerbangan
pasal 136 ayat 4 mengkalsifikasikan barang berbahaya menjadi beberapa
Kelas sebagai berikut.
a. Kelas 1, yaitu bahan peledak ( Explosive) karena dikatagorikan memiliki
ledakan yang tinggi seperti bom dan bahan peledak lainnya.

Gambar 7.3 Simbol Bahan Peledak

Sumber: https://www.berbagaireviews.com/2018/07/simbol-simbol-bahan-
kimia-berbahaya.html?m=1

b. Kelas 2, yaitu Gas yang dimampatkan, dicairkan, atau dilarutkan dengan

tekanan (compressed gases, liquified or dissolved under pressure), sehingga
bila terkontaminasi dengan udara pada komposisi tertentu dapat
membentuk campuran yang mudah terbakar seperti: Propane, Acetylene,
lighters, Hydrogen, Butane.

132
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 7.4 Simbol Gas

Sumber: https://sainskimia.com/simbol-simbol-dalam-laboratorium-beserta-

c. Kelas 3, yaitu cairan yang mudah terbakar atau menyala (flammable

liquids), seperti: thiner, bensin, alkohol, cat, minyak diesel.

Gambar 7.5 Simbol Cairan yang mudah menyala

Sumber: https://sainskimia.com/simbol-simbol-dalam-laboratorium-beserta-

d. Kelas 4, yaitu bahan atau barang padat yang mudah terbakar atau
menyala (flammable solids) karena gesekan dengan benda sekitar,
seperti korek api, sulplur, celluloid.

Gambar 7.6 Simbol Bahan mudah terbakar

Sumber: https://www.berbagaireviews.com/2018/07/simbol-simbol-bahan-
kimia-berbahaya.html?m=1

133
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

e. Kelas 5, yaitu bahan pengoksidasi (oxidizing substances) karena mudah

menghasilkan O2 yang dapat menyebabkan kebakaran, seperti:
Amonium, Nitrate, Fertilizer, Calsium Clorate, Bleaches.

Gambar 7.7 Bahan Pengoksidasi

Sumber: https://dosenbiologi.com/lingkungan/simbol-bahan-kimia

f. Kelas 6, yaitu Bahan atauyang

barang beracun dan mudah (toxicand
menularbila
infectious substances) dapat menyebabkan kematian dihirup
dan
ditelan dan bila mengenai kulit dapat menyebabkan iritasi atau cedera.

Gambar 7.8 Simbol Barang Beracun

Sumber: https://dosenbiologi.com/lingkungan/simbol-bahan-kimia

g. Kelas 7, yaitu bahan atau barang ( radioactive material), yang secara

spontan dapat memancarkan radiasi. Bahan ini dibedakan menjadi tiga
kategori sesuai dengan tingkatannya masing-masing:
1) Kategori I Radioaktif (RRW), zat ini tingkat radiasinya rendah, sulit
untuk diukur sehingga tidak memiliki nomor indeks transport,
hanya diberi label putih dengan satu garis merah pada
kemasannya. Contohnya Kobalt 60.
2) Kategori II, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dibanding
kategori sebelumnya, memiliki nomor indeks transport tidak lebih
dari 1 serta
diberi label kuning dengan dua garis merah pada kemasannya.

134
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3) Kategori III, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dari kategori II,
memiliki indeks transport 1,0 dan per kemasan tidak lebih dari 10 dan
diberi label kuning dengan tiga garis merah.

Gambar 7.9 Simbol Bahan Radioaktif

Sumber: https://www.amongguru.com/simbol-simbol-bahan-kimia-berbahaya-

h. Kelas 8, bahan atau barang perusak (corrosive substances) merupakan bayah

yang dapat menyebabkan kerusakan jaringan kulit atau dengan kata lain
memilki tingkat korosif yang tinggi terhadap material lain, seperti:
Battery
Acid, Sulpluric, Potasium, Hydrxide, Mercury.

Gambar 7.10 Simbol Bahan Perusak

Sumber: https://dosenbiologi.com/lingkungan/simbol-bahan-kimia

i. Bahan atau zat berbahaya lainnya (miscellaneous dangerous

substances) adalah barang berbahaya yang tidak termasuk pada kelas
tersebut di atas, seperti: Abes, Garlic Oil, Life Raft, Dray Ice, Magnetized
Material.

Gambar 7.11 Simbol Bahan Berbahaya Lainnya

Sumber:

135
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

C. Packing dan Marking

Gambar 7.12 Packing dan marking

Sumber:

Pack g/ ppeennggeeppaakkkkaann//kekmemasaasnan barang berbahaya

1. Packin
harus sesuai standard internasional, apabila tidak sesuai akan mengalami
permasalahan dalam proses pengangkutannya maupun ketika sampai di
bandara tujuan. Pihak bandara tujuan akan mengemasnya kembali dan
mengembalikannya kepada negara asal pengiriman artinya akan ada
tambahan biaya untuk pengembalian ulang.
Pada dasarnya pengepakkan/ packing/ kemasan barang berbahaya
disesuaikan dengan dampak tingkat bahayanya, yaitu.
a. Risiko bahaya besar masuk pada kelompok kemasan I (X);
b. Risiko bahaya menengah masuk pada kelompok kemasan II (Y); dan
c. Risiko bahaya kecil masuk pada kelompok kemasan III
(Z). Macam-macam kemasan terdiri dari:
1) Kemasan Tunggal : Tempat atau wadah kemasan yang tidak
memerlukan kemasan lagi di dalam.

136
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 7.13 Kemasan Tunggal

Sumber:

2) Kemasan Kombinasi: kemasan yang memiliki dua kemasan baik

kemasan dalam maupun kemasan luar sesuai ketentuan yang
berlaku

Gambar 7.14 Kemasan Kombinasi

Sumber: https://tokomesin.id/standing-pouch-zipper/

3) Kemasan dalam adalah kemasan yang terdiri dari satuan kecil

Gambar 7.15 Kemasan Dalam

Sumber: https://totalpacksolutions.com/solutions/inner-packaging-solutions/

137
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Kemasan luar adalah kemasan untuk melindungi kemasan

kombinasi termasuk didalamnya bantalan, silica gel dan yang
diperlukan lainnya.

Gambar 7.16 Kemasan Luar

Sumber: https://www.indiamart.com/proddetail/corrugated-outer-packaging-
box-21132794848.html

5) Kemasan ganda/ peti kemas/ overpack adalah peti yang terbuat dari
besi untuk menyimpan sejumlah kemasan tertentu untuk memudahkan
proses pengangkutan dan penyimpannnya.

Gambar 7.17 Kemasan Ganda/Peti Kemas

Sumber:

2. Marking/ Tanda dan label

Setiap barang berbahaya yang akan dikirim menggunakan pesawat terbang
selain harus dikemas sesuai standar yang telah ditentukan juga harus diberi
label atau tanda, seperti gambar di bawah ini

138
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 7.18 Contoh Marking Kemasan

Sumber: http://www.biopack.be/WebShop/En/?http://www.biopack.be/Lid-En/

Gambar 7.19 Simbol Kemasan UN

Sumber:

Keterangan:
UN : Merupakan simbol internasional singkatan dari United Nations
4GV : Angka 4 menunjukkan kode papan fiber/ Fiberboard/ ; huruf G
menunjukkan kode Box/ kotak, huruf V menunjukkan kode variabel
dan konfigurasi barang
X13 : Huruf X menunjukkan kelompok kemasan dengan jumlah berat
maksimum 13 kg
S : Huruf Smenunjukkan beantuk barang Solid/ padat: Inner Packing
08 : Angka 08 menunjukkan tahun pembuatan 2008
USA : Menunjukkan negara yang berkepentingan
AQ2121 : Menunjukkan Nomor pabrik
Tanda atau marka yang harus dipasang atau ditempel pada kemasan barang

bAedrabpauhnajyeanmisednajraidtiatnadnagagtuanugmjaawrkaabapdeanlaghir:

im.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

a. Penandaan spesifikasi paket yaitu tanda sebagai petunjuk ciri dari kemasan
tersebutseperti $G menunjukkan bahwa kotaknya terbuat dari fiber
kayu.

Gambar 7.20 Marka atau Tanda

Sumber:

b. Kemasan untuk jenis, pengirim, penerima bahan berbahaya.

Gambar 7.21. Contoh Barang berbahaya

Sumber:

140
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Tanda atau marka tersebut harus disesuaikan dengan jenis barang yang ada
dalam kemasan dilekatkan dengan cara yang benar serta tulisan tercetak
jelas denagn ketentuan:
1) Tidak mudah luntur atau terhapus;
2) Mudah dilihat;
3) Dengan lantar belakang atau dasar yang kontras; dan
4) Tidak terhalang atau tertutupi oleh tanda lainnya.
Apabila masih ada tanda-tanda lain yang tidak diperlukan, maka tanda
tersebut harus dicabut atau diganti dengan yang baru sesuai dengan
yang dibutuhkan. untuk itu, sebelum barang dikirimkan harus diperiksa
ulang untuk memastikanbahwa tanda atau marka sudah sesuai dengan
persyaratan yang telah ditentukan dan lengkap.
Adapun maksud dari label adalah kertas berbentuk segi empat berisi tulisan
atau gambar yang menggambarkan barang berbahaya ditempel pada
kemasan berukuran 100 mm x 100 mm, dengan jenis-jenis sebagai
berikut:
1) Label bahaya (Hazards Label), merupakan label yang menandai adnya
bahaya atau risiko berupa gambar, simbol, nomor kelas dengan warna
dasar berbeda sesuai kelasnya.

2) Ltualbiseal dbiatiakatgia.
ninasttaruukpseitu(HnjaunkdllainingnLyaabyealn),gmhearup mbar,
s adkialankslabneakrlanbeartiasui

Gambar 7.22. Label Barang Berbahaya

Sumber:
141
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Posisi pemasangan label bersebelahan dengan alamat pengirim, sedangkan

untuk label bahaya utama dipasang bersebelahan dengan label bahaya
tambahan. Label nama kargo posisinya bersebelahan pada sisi yang
sama edangkan tulisan atau tanda penunjuk arah posisi penyimpanan
kemasan dpasang pada kedua sisi bertolak belakang ditempel di tempat
aman, tercetak jelas dengan warna kontras pada kemasan ditempel
dengan kuat dengan ukuran seseuai ketentuan yang berlaku sehingga
mudah dilihat dan dibaca.

Gambar 7.23. Posisi Pemasangan Label

Sumber:

CAKRAWALA

Kecelakaan Di Gudang Maupun Di Pesawat

ebabkan oleh kesalahan manusia, tetapi ternyata pada kenyataannya banyak juga disebabkan adanya kesalahan penanga

142
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Gambar 7.24. Kecelakaan Pesawat

Sumber:

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah wawasan lebih jauh mengenai Barang

Berbahaya para siswa sekalian dapat mempelajari secara mandiri di internet. Melalui internet kalian bisa

RANGKUMAN

Barang berbahaya (Dangerous goods) merupakan bahan atau barang yang

memiliki kemampuan menimbulkan risiko:
Bagi kesehatan;
Keselamatan; dan
Lingkungan.
Menurut UU Nomor 01 Tahun 2009 tentang Penerbangan barang berbahaya diklasifikasikan menjadi:
Bahan Peledak ( Explosives) Gas yang dimampatkan, dicairkan, atau

143
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

dilarutkan dengan tekanan (compressed gases, liquified or dissolvedunder

pressure);
b. Cairan mudah menyala atau terbakar (flammable liquids);
c. Bahan atau barang padat mudah menyala atau terbakar (flammable solids);
d. bahan barang pengoksidasi (oxidizing substances);
e. Bahan atau barang beracun dan mudah menular (toxicand infectious
substances);
f. Bahan atau barang radioaktif ( radioaktive material); dan
g. Bahan atau barang perusak ( corrosive substances).
Bahan atau zat berbahaya lainnya (miscellaneous dangerous substances)
3. Bahan atau barang radio aktif (radioactive material), dibedakan menjadi tiga
kategori, berdasarkan tingkat radiasinya yang berbeda-benda:
a. Kategori I Radioaktif (RRW), zat ini memilki radiasi rendah tidak dapat
diukur diberi sehingga tidak memiliki nomor indeks transport dan diberi
label putih dengan satu garis merah pada kemasannya, contoh Kobalt
60
b. Katagori II, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dibanding katagori
sebelumnya memiliki nomor indeks transport tidak lebih dari 1 diberi
label kuning dengan 2 (dua) garis merah pada kemasannya.
c. Kmaetmegiloikrii iInIId, emkes mtrialinksiptoirntg1k,a0t drandipaseir
lkeebmihastaingtgidi adkibmaenldeibnighi k1a0ta, gdoibrierIiI
label kuning dengan tiga garis merah
4. Packing/ pengepakkan/ kemasan barang berbahaya harus sesuai standard
internasional, apabila tidak sesuai akan mengalami permasalahan dalam
proses pengangkutannya maupun ketika sampai di bandara tujuan. Pihak
bandara tujuan akan mengemasnya kembali dan mengembalikannya kepada
negara asal pengiriman artinya akan ada tambahan biaya untuk pengembalian
ulang.
5. Setiap barang berbahaya yang dikirim menggunakan pesawat terbang
selain dikemas juga harus diberi tanda/ marking dan label yang harus
ditempel.
6. Tanda-tanda yang diperlukan harus ditempel disesuaikan berdasrkan jenis
barang berbahaya yang terdapat dalam kemasan, harus lekat dengan benar
dengan tulisan tercetak jelas.
7. Tanda atau marka yang harus dipasang atau ditempel pada kemasan
barang berbahaya menjadi tanggung jawab pengirim, operator kargo
hanya bertanggung jawab mengganti label bila ada ketidakjelasan atau
kerusakan label selama pengangkutan.
8. Operator kargo hanya bertanggung jawab mengganti label tersebut bila
[osisi pemasangan label bersebelahan dengan alamat pengirim,
sedangkan untuk label bahaya utama dipasang bersebelahan dengan label
bahaya tambahan. Label nama kargo posisinya bersebelahan pada sisi
yang sama edangkan tulisan atau tanda penunjuk arah posisi penyimpanan
kemasan dpasang pada kedua sisi bertolak belakang ditempel di tempat
aman, tercetak jelas dengan warna kontras pada kemasan ditempel
dengan kuat dengan ukuran seseuai

ketentuan yang berlaku sehingga mudah dilihat dan dibaca.

144
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang definisi barang berbahaya,

kelompok barang berbahaya dan packing serta marking barang berbahaya. Tugas dikerjakan dalam b

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat !

Jelaskan definisi barang berbahaya menurut IATA !
Berapa banyak klasifikasi dari barang berbahaya ? Jelaskan !
Mengapa ada beberapa klasifikasi barang berbahaya disubdivisikan ke dalam
divisi bahaya ?
Klasifikasi yang manakah yang disubdivisikan ke divisi bahaya ?
Termasuk klasifikasi atau divisi yang manakah bahan-bahan berikut ini ?
Bahan yang terkontak dengan air dan mengeluarkan gas yang dapat
tBearhbaankaorr;ganik peroksida;
Material korosif; dan
Gas beracun.

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ketujuh ini, Anda tentu menjadi lebih paham tentang
barang berbahaya disekitar kita yang diklasifikasikan menjadi 9 klasifikasi
menurut UU No 01 Tahun 2009 tentang Penerbangan pasal 136 ayat 4. Dari semua
mpaaltinegri syualnitgdsipuadhaahmdii?jeClaosbkaanAnpdaaddaisbkaubsikkeatnujduehnginain, mteam

145
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
VIII PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA

BAB VIII PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang penyimpanan barang berbahaya, melalui

kegiatan literasi, diskusi, serta presentasi diharapkan peserta didik dapat: Memahami prosedur penyimpanan

PETA KONSEP

PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA

Prosedur Penyim- Syarat Penyimpanan

panan Barang Berbahaya Barang Berbahaya

KATA KUNCI

Barang Berbahaya (Dangerous Goods), Material Safety Data Sheet (MSDS),

(Chemical Storage), bahan berbahaya (B3), secondary containment

146
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 8.1 Penyimpanan Barang Berbahaya

Sumber :

Keselamatan kerja di dalam gudang sangat penting menginngat bahwa di

area gudang terdapat berbagai jenis barang yang tersimpan mulai dari bahan baku,
barang setengah jadi sampai dengan barang jadi, bahan kimia, onderdil dan
kemasan. Dapat kita bayangkan jika terjadi sesuatu yang tidak kita inginkan seperti
kebakaran tentu perusahaan akan mengalami kerugian.
Potensi terjadinya bahaya pada setiap gudang dapat berbeda-beda karena
sdaimngaanta tleorkgasnitugnugdadnagri bjeernaids ab,
akheamnudy anhgandaiskismepsakne, lkuealrendgaknapmaansufkassileitratas,
kloanyoduisti, lainnya.
Secara umum terdapat aspek yang dapat dipertimbangkan untuk meminimalisir
terjadinya risiko kondisi bahaya kecelakaan diantaranya adalah bagaimana prosedur
penyimpanan barang di gudang dapat dipahami dengan baik oleh setiap personil
gudang terutama berkaitan dengan penanganan barang berbahaya sesuai dengan
prinsip-prinsip K-3.
Setelah mengetahui dan memahami materi tentang pengertian, kelompok
dan packing serta marking dari barang berbahaya, dihareapkan Anda juga
dapat mengetahui prosedur serta syarat penyimpanan barang berbahaya.

147
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Terkait dengan urutan materi, berikut ini akan dibahas tentang:

A. Prosedur Penyimpanan Barang Berbahaya
Sebagaimana dibahas pada bab sebelumnya yang dimaksud dengan barang
berbahaya (Dangerous Goods ) adalah zat atau barang yang memungkinkan
dapat menimbilkan risiko bagi kesehatan, keselamatan dan lingkungan baik
dalam wujud cair, padat atau gas. Salah satu dari jenis barang berbahaya adalah
bahan kimia yang memiliki Standar Penyimpanan tersendiri.
B3 atau dikenal dengan bahan berbahaya beracun merupakan suatu zat/ energi
atau komponen lain yang dikarenakan jumlah, konsentrasi dan sifatnya
secara langhsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan pencemaran
atau berbahaya bagi suatu ekosistem serta dapat menyebabkan kerusakan
pada lingkungan hidup dan memnggangu kelangsungan hidup manusia dan
mahluk biologis lainnya.
Prosedur penyimpanan untuk barang tersebut:
1. Area gudang yang secara khusus untuk menampung bahan kimia harus
sesuai standar yang ditentukan, terhindar dari pengaruh alam dan dilengkapi
dengan sistem ventilasi serta sirkulasi udara yang baik.
2. Suhu ruangan senantiasa selalu terjaga dan pada posisi aman.
3. Dapat terhindar
bianatang dari gangguan binatang seperti tikus, rayap, dan
kecil lainnya.
4. Aman dari potensi terjadinya bencana.
5. Mempertimbangkan pengaturan dan tata letak bahan kimia diantaranya:
a. Untuk bahan kimia harus dikelompokan untuk menghindari bahaya
reaktivitas;
b. Untuk menghindari terjadinya kerusakan yang diakibatkan robohnya
tempat penyimpanan, maka dilakukan penyusunan sesuai aturan dengan
tidak melebihi bata maksimum.
c. Untuk memudahkan kegiatan inspeksi, maka lorong-lorong gudang harus
terbebas dan tidak terhalang oleh benda/ barang lain.
d. Barang seperti tabung gas agar ditempatkan pada area yang teduh, tidak
lembab dan aman dari sumber panas seperti listrik maupun api.
e. Penempatanbahan kimia tidak bolehsecara langsung bersentuhandengan
lantai, melainkan terlebih dahului dilapisi, dengan mempertimbangkian
unsur K3.
f. Kelengkapan unsur K3 harus selalu diperhatikan baik kelengkapan
maupun kualitasnya.
g. Petugas yang bekerja di bagian gudang penyimpanan bahan kimia
harus dilengkapi dengan pemakaian APD dan bagi petugas yang tidak
berkepentingan dilarang memasuki gudang tersebut.
h. Pemeriksaan lingkungan, bahan, peralatan dan sistem K3 harus
dilaksanakan secara berkala oleh bertugas, dengan tujuan selalu
menjaga kondisi yang aman.
i. Setiap menyimpan bahan kimia tersebut harus diberi labeling terlebih

dahtauklue,seulnatmukatmaneBnauhnajunk. kan isi, keamanan, risiko

bahaya serta lembar

148
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

j. Petugas gudang harus dibekali dengan buku pedoman K3

berhubungan dengan penyimpanan bahan tersebut.
k. Dilarang makan dan minum di dalam tempat penyimpanan bahan tersebut
terutama yang beracun.
l. Penanganan K3 harus dilakukan oleh ahlinya dan bila terjadi
kecelakaan kerja segera menghubungi tim medis atau dokter atau
segera dibawa ke rumah sakit untuk mendapat tindakan lanjutan.

Gambar 8.2 Penyimpanan Barang di Gudang

Sumber:

B. Syarat Penyimpanan Barang Berbahaya

Pbe
ersbyaahraayt anaudmaluahm: yang harus dipenuhi dalam penyimpanannya
(Storage) barang
1. Prosedur penyimpaan harus mengikuti prosedur dan selalu meninjau
daftar tingkat kebahayaan terutama dari senyawa ataupun unsur kimia
(MSDS).
2. Hindari penyimpanan bahan kimia berupa cairan tanpa dilengkapi tanda
pengaman tambahan.
3. Gudang penyimpanan bahan kimia terhindar dari panas, berventilasi dan
tingkat penerangan yang baik.
4. Dapat meminimalisir aktivitas kegiatan di area yang banyak tersimpan bahan
kimia.
5. Menerapkan metode FIFO untuk tetap menjaga kualitas bahan kimia yang
tersimpan di gudang.
6. Semua bahan kimia yang tersimpan harus diperiksa secara berkala untuk
menghindari dari kadarluasa, kerusakan dan bercampur.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 8.3 Penyimpanan dan Pengumpulan Limbah B3

Sumber:

Tempat penyimpanan bahan berbahaya beracun selain harus sesuai dengan

persyaratan yang telah ditetapkan baik persyaratan teknis kesehatan dan
perlindungan lingkungan, memiliki kapasitas yang sesuai juga harus diberi
simbol dan label.
Pesyaratan yang wajib dipenuhi untuk menyimpan bahan berbahaya beracun
menyangkut masalah lokasi dan konstruksi bangunan. Persyaratan untuk
penyimpanan bahan berbahaya beracun secara rinci sampai saat ini belum
ada Namun, persyaratan penyimpanannya mengacu pada daftar tingkat
kebahayaan setiap senyawa ataupun unsur kimia.
Karena sering terjadinya kebakaran, kebocoran atau ledakan, maka selain
harus memperhatikan sumber kerusakan juga ada faktor-faktor lain yang perlu
diperhatikan yaitu:
1. Pemilihan wadah yang tepat untuk menyimpan bahan kimia, karena ada
bahan kimia yang dapat berinteraksi dengan wadahnya dapat
menyebabkan kebocoran.
2. Terdapat layanan antar bahan kimia yang sensitif terhadap bahaya
ledakan, kebakaran atau menimbulkan gas beracun bila berinteraksi.
Dengan mempertimbangkan hal tersebut, maka penyimpanan bahan harus
memenuhi persyaratan sebahai berikut:
1. Untuk bahan beracun yang paling keras dan sering di jumpai di
laboratorium sekolah diantaranya sublimate (HgCl2), persenyawaan
sianida, arsen, gas karbon monoksida (CO) dari aliran gas penyimpanannya
harus:
a) Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi;
b) Jauh dari tempat yang dapat menimbulkan kebakaran;
c) Bahan-bahan yang mungkin dapat bereaksi dipisahkan;

150
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d) Jika tidak digunakan kran dari saluran gas tetap tertutup; dan
e) Tersedianya pakaian kerja khusus (APD), masker dan sarung tangan.

Sumber: Gambar8.4TandaPetunjukGudangBerbahaya

2. Untuk unsur-unsur seperti asam-asam, anhidrida asam, dan alkali atau disebut
bahan korosif karena dapat merusak tempat penyimpanannya dan bereaksi
dengan zat-zat beracun, penyimpannanya adalah:
a. Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi;
b. Tempat penyimpanan tertutup dan berlabel; dan
c. Terpisah dari zat beracun.

Gambar 8.5 Tempat Menyimpan Bahan Korosif

Sumber: http://indonesian.shopdisplayshelving.com

151
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Bahan mudah terbakar

Terdapat beberapa bahan kimia yang mudah terbakar dengan sendirinya
apabila terkontaminasi dengan udara, api, benda panas, atau ketika
tercampur dengan bahan lainnya, seperti bahan kimia jenis Posfor (P) putih,
Fosfin (PH), alkil logam, boran (BH3), yang dapat terbakar dengan
sendirinya apabila terkena udara. Untuk cairan organis yang mudah terbakar
dalam hal ini dibagi menjadi tiga golongan yaitu:
a. Cairan yang dapat terbakar di bawah suhu-4oC, seperti karbon disulfida
(CS2), eter (C2H5OC2H5), benzena (C5H6), aseton (CH3COCH3).
b. Cairan yang dapat terbakar pada suhu antara -4 oC–21oC, seperti etanol
(C2H5OH), methanol (CH3OH).
c. Cairan yang dapat terbakar pada suhu 21oC–93,5oC, seperti kerosin
(minyak lampu), terpentin, naftalena, minyak baker.
Syarat penyimpanan bahan yang mudah terbakar adalah:
a. Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi.

b. Dijauhkan dari sumber panas atau api terutama percikan rokok dan
loncatan api listrik.
c. Disediakannya alat pemadam kebakaran.
d. Supaya tidak mudah terguling dan karatan yang dapat menyebabkan
kebocoran, maka harus disimpan diberi alas yang kering, rata dan kuat.
e. Dipasang tanda peringatan “Dilarang Merokok” dan diberi label “Barang
Mudah Terbakar”.
f. Harus dijauhkan dari tempat yang dapat menimbulkan percikan api
untuk menyimpan barang yang mudah terbakar.

Gambar 8.6 Gudang Bahan Mudah Terbakar

Sumber:

4. Bahan mudah meledak, seperti: ammonium nitrat, nitrogliserin, TNT.

penyimpanannya adalah:
a. Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi yang baik;
b. Terhindar/ jauh dari sumber panas dan api;

152
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Hindari terjadinya gesekan atau tumbukan mekanis;

d. Supaya tidak mudah terguling dan karatan yang dapat menyebabkan
kebocoran, maka harus disimpan diberi alas yang kering, rata dan kuat;
e. Penyimpanan tabung gas dengan posisi tegak, tertutup, diikat untuk
menjaga stabilitasnya & diberi label “ Barang mudah meledak “;
f. Jauhkan dari area kerja yang mudah menimbulkan percikan api; dan
g. Tempatkan tabung dengan jarak minimal 1,5 m dari pagar dan 3 m
dari batas lokasi serta jauhkan dari saluaran atau galian.
Pada waktu melakukan percobaan di laboratorium banyak campuran beberapa
zat yang dapat menimbulkan ledakan, misalnya:
a. Campuran Natrium (Na) atau kalium (K) dengan air
b. Campuran Ammonium nitrat (NH4NO3), serbuk seng (Zn) dengan air
c. Campuran Kalium nitrat (KNO3) dengan natrium asetat (CH3COONa)
d. Campuran Nitrat dengan eter
e. Campuran Peroksida dengan magnesium (Mg), seng (Zn) atau aluminium
(Al)
f. Campuran Klorat dengan asam sulfat
g. Campuran Asam nitrat (HNO3) dengan seng (Zn), magnesium atau logam

h. lCaainmpuran Halogen dengan amoniak

i. Campuran Merkuri oksida (HgO) dengan sulfur (S)
j. Campuran Fosfor (P) dengan asam nitrat (HNO3), suatu nitrat atau klorat
k. Bahan Oksidator, seperti: perklorat, permanganat, peroksida organik, maka
penyimpanannya:
1) Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi
2) Dijauhkan dari sumber panas/ api seperti percikan rokok dan
loncatan api listrik
3) Dijauhkan dari bahan cairan yang mudah terbakar atau reduktor
l. Untuk bahan reaktif terhadap air, seperti: natrium, hidrida, karbit, nitrida.
penyimpanannya:
1) Ruangan berpendingin, kering, dan memiliki ventilasi;
2) Dijauhkan dari sumber panas dan api;
3) Bangunan tahan air; dan
4) Tersedianya alat pemadam kebakaran tanpa air (dry powder, CO2).
m. Bahan reaktif terhadap asam, seperti: natrium, hidrida, sianida. Syarat
penyimpanannya:
1) Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi;
2) Dijauhkan dari sumber panas, api dan asam; dan
3) Desain ruang penyimpanan dibuat agar tidak memungkinkan terbentuk
kantong-kantong hydrogen, tersedianya APD seperti pakaian kerja,
sarung tangan dan kacamata.
n. Gas bertekanan, seperti: gas N2, asetilen, H2, dan Cl2 dalam tabung
silinder,
penyimpanannya:

12) TSeurhsuimrupangddeingain atahari;

dpaonsitsidtaekgalaknbgesrudnigri
kdeanatseirnikaar tm;
3) Dijauhkan dari api dan panas; dan
153
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Dijauhkan dari bahan korosif yang dapat merusak katup-katup dan kran.
Untuk faktor lamanya waktu penyimpanan bahan di gudang yang harus
dipertimbangkan terutama penyimpanan zat-zat tertentu seperti eter,
parafin cair, dan olefin yang apabila terkontaminasi oleh udara dan cahaya
akan membentuk peroksida. Semakin lama tersimpan, maka akan semakin
banyak
peroksida
tidak bolehyang terbentuknya
disimpan ini akan
melebihi satu menimbulkan
tahun kecuali ada bahaya,
tambahankarena itu
inhibator
harus
habis digunakan dalam waktu enam bulan setelah dibuka.

Gambar 8.7 Tempat penyimpanan bahan kimia gas bertekanan

Sumber: Dokumen koleksi pribadi

1. Untuk penyimpanan bahan kimia yang menggunakan lemari/ rak

a. Pastikan rak dengan penghalang yang menempel secara baik pada dinding
atau dapat memilih tempat penyimpanan yang tahan terhadap goncangan
untuk menghindari jatuhnya botol atau barang mudah pecah dari posisi
tersimpan.
b. Hindarkan menyimpan bahan kimia dalam wadah besar dan melebihi tinggi
bahu.
c. Tidak diperkenankan menyimpan bahan kimia di rak dalam jumlah yang
penuh.
d. Untuk golongan bahan kimia mudah terbakar disimpan di lemari khusus.
e. Rak atau lemari penyimpannan diberi label sesuai dengan golongan atau
klasifikasi bahaya misalnya Acid Storage, Solvent Storage.

154
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 8.8 Penyimpanan barang berbahaya menggunakan lemari

Sumber :

2. Uan. tKukarpeennaybimahpan akininmbiahtaidnakimboialedhi

LdeismimarpiaEns bdearnsaFmreae-zsearma dengan makanan atau
barang lainnya, maka jangan pernah menyimpannya baik di kantor,
rumah atau lemari es pribadi atau dengan kata lain harus disediakan lemari
es khusus untuk menyimpan bahan kimia tersebut..
b. Untuk tempat penyimpanan bahan kimia yang mudah terbakar pergunakan
lemari es yang tahan api dan ledakan.
c. Semua freezer atau lemari es yang digunakan untuk menyimpan bahan
kimia tersebut diberi label.
d. Untuk mencegah terjebaknya bahan kimia dalam es maka bahan kimia
yang tersimpan di dalam lemari es/freezer harus dibersihkan secara rutin

Gambar 8.9 MenSuyimmbpearn: bhattrpa:n//gwbwewrb.maheadyicaamloegny.gcgoumnakan

Lemari es

155
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Penahan sekunder (secondary containment)

a. Gunakan penahan sekunder yang terbuat dari bahan polisilin atau baki
steinless untuk memyimpan bahan yang tidak sesuai ditempat yang sama.
b. Penahan sekunder digunakan untuk menyimpan pelarut, asam pekat
dan basa.

pSenl amhansesemkuandbeahr.an kimia berbahaya disimpan dilantai harus

menggunakan

Gambar 8.10 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Secondary Contain- ment

Sumber: https://oilspillproducts.co.uk/products/8-drum-spill-containment-pallet- with-outdoor-cover-bp8c

Dalam proses penyimpanan limbah berbahaya diusahakan untuk :

a. Dapat meminimalisir penyimpanan bahan yang mengandung limbah
berbahaya.
b. Pada saat penyimpanan bahan kimia yang telah mengalami penurunan
kadar kualitas (degradasi) disebabkan terlalu lama dalam proses
simpan,
maka harus dilakukan pencatatan tanggal diterima serta tanggal dibukanya
bahan kimia tersebut.
c. Untuk bahan kimia yang sudah kadaluarsa tidak boleh digunakan lagi
dan disimpan tetapi harus diserahkan untuk ditempatkan di Tempat
Penyimpanan Sementara LB3.

156
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Keselamatan dan Kesehatan Kerja Laboratorium Kimia

Keselamatan dan Keamanan Kerja (K3) sangatlah penting untuk

diperhatikan, karena berdasarkan hasil penelitian menunjukan bahwa
terjadinya kecelakaan kerja sangatlah mengkhawatirkan yaitu terjadinya
korban 9 orang setiap hari. Oleh karena itu, K3 harus melekat dalam setiap
melakanakan pekerjaan.
Laboratorium adalah tempat para pekerja khususnya di bidang laboratorium
melakukan percobaan berhubungan bahan kimia, gelas ukur, dan alat khusus
lainnya yang dapat menimbulkan kecelakaan.
Secaraumumpenyebabutamakecelakankerjaadalahkelalaianataukecerobohan
baik pada saat melakukan percobaan maupun menyimpan peralatan dan
perlengkapama laboratorium tersebut. Untuk menghindari terjadinya kecelakaan
perlu adanya upaya untuk pencegahannya dengan cara memberikan
pelatihan dan pembinaan serta mengembangkan kesadaran betapa pentingnya
K3 dalam bekerja.
Untuk itu K3 di laboratorium, perlu disampaikan secara menyeluruh dan terus
menerus untuk menngkatkan kewaspadaan mulai dari pengetahuan
mengenai sumber bahaya, akibat yang ditimbulkan dan solusi
penanggulangannya, tidak
toerrabnagtaysanpgadbaermaderaadkiaseykaintgarbneykae. rja di bagian tersebut,
melainkan juga termasuk

Gambar 8.11 Alat keselamatan Kerja di Laboratorium kimia

Sumber: https://www.duniakaryawan.com/alat-keselamatan-kerja-di-
laboratorium-kimia/
 157

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah wawasan lebih jauh mengenai

penyimpanan barang berbahaya para siswa sekalian dapat
mempelajari secara mandiri di internet. Melalui internet kalian bisa mengakses lebih jauh materi penyimpanan
kteuntjaung i punentuykimpeanamnbbaharwanagwabsearnbdaahnaypaemadahalamhansekbaaligani beriku

RANGKUMAN

1. Untuk bahan kimia berbahaya memiliki Standar Penyimpanan Bahan

Kimia (Chemical Storage) tertentu.
2. Prosedur Penyimpanan Barang Berbahaya
a. Gudang khusus untuk bahan kimia harus dibuat sesuai standar yang
sudah ditetapkan, terhindar dari pengaruh alam dan lingkungan
sekitarnya dengan cara dibuat sistem ventilasi dan sirkulasi udara yang
cukup baik
b. Suhu ruangan harus selalu terjaga dan aman setiap saat
c. Terhindar atau aman dari gangguan binatang seperti tikus, rayap,dll
d. Terhindar atau aman dari potensi terjadinya bencana
e. Hal yang harus dipertimbangkan dalam pengaturan dan tata letak
bahan kimia
1) Setiap bahan kimia harus dikelompokkan atau dipisahkan agar
terhindar dari bahaya reaktivitas;
2) Untuk menghindari terjadinya kerusakan karena diakibatkan
robohnya atau kerapihan penyimpanan barang tersebut, maka
barang harus disusun sesuai dengan aturan tidak melebihi batas
maksimum.
S e t ia p lo r n g y a n g t e r d a p at d i tidak
3) te r h a lan g ol e h b e n da - b e n d a la in
d al a m g u d a n g h ru s b e b a s
u n t u k m e m u d a h ka an i ns p e k s i.
4) Untuk tabung gas ditempatkan di tempat yang teduh, tidak lembab
dan aman dari sumber panas baik listrik maupun api
5) Penempatan bahan kimia tidak boleh langsung bersentuhan
dengan lantai harus dilapisi alas terlebih dahulu. Kebersihan,
kerapihan dan keselamatan. harus dilaksanakan secara periodik dan
berkesinambungan.
6) Perlengkapan K3 harus tersedia dengan lengkap disesuaikan
dengan kemungkinan bahaya-bahaya yang akan terjadi.
7) Petugas yang bekerja di bagian gudang penyimpanan bahan
kimia harus dilengkapi dengan pemakaian APD dan bagi petugas
yang tidak berkepentingan dilarang memasuki gudang tersebut.
8) Pemeriksaan lingkungan, bahan, peralatan dan sistem K3 harus
dilaksanakan secara berkala oleh pekerja yang bertugas,
sehingga
158
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

bila ditemukan kondisi yang tidak aman dapat segera melaporkan

pada atasannya
9) Setiap menyimpan bahan kimia tersebut harus diberi labeling
terlebih dahulu menunjukkan isi, keamanan, risiko bahaya serta
Lembar Data Keselamatan Bahan.
10) Petugas gudang harus dibekali dengan buku pedoman K3
berhubungan dengan penyimpanan bahan tersebut.
11) Dilarang makan dan minum di dalam tempat penyimpanan bahan
tersebut terutama yang beracun.
12) Penanganan K3 harus dilakukan oleh ahlinya dan bila terjadi
kecelakaan kerja segera menghubungi tim medis atau dokter atau
segera dibawa ke rumah sakit untuk mendapat tindakan lanjutan.
3. Persyaratan umum yang harus dipenuhi dalam penyimpanannya
(Storage) adalah:
a. Harus selalu meninjau Daftar tingkat kebahayaan setiap senyawa
ataupun unsur kimia (MSDS).
b. Tidak menyimpan bahan kimia cain tanpa penahan sekunder.
c. Daerah penyimpanan bahan kimia harus jauh dari panas, berventilasi
baik dan cukup terang
d. Meminimalkan penyimpanan bahan kimia di area kerja.
e. Pergunakan metode FIFO dalam penggunaanya.
f. Lakukan pemeriksaan secara berkala untuk menghindari dari kadarluasa,
kerusakan dan bercampur.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang prosedur penyimpanan barang

berbahaya dan syarat penyimpanan barang berbahaya. Tugas dikerjakan dalam bentuk laporan dengan

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat !

Jelaskan prosedur penyimpanan barang berbahaya yang Anda ketahui !
Sebutkan danjelaskan pengaturan tataletak penyimpananbarang berbahaya.!
Sebutkan dan jelaskan persyaratan umum yang harus dipenuhi dalam penyimpanan barang berbahaya
Apa yang dimaksud dengan prosedur penyimpanan barang berbahaya harus selalu meninjau MSDS ?
Apa yang menjadi syarat dalam penyimpanan barang berbahaya beracun yang paling keras seperti: sub

159
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab kedelapan ini, Anda tentu menjadi lebih paham tentang
penyimpanan barang berbahaya. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada bab kedelapan ini, mana yan

160
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENYIMPANAN DOKUMEN GUDANG IX

BAB IX PENYIMPANAN DOKUMEN GUDANG

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi pokok penyimpanan dokumen gudang pada

bab ini, melalui kegiatan literasi, diskusi, presentasi, simulasi, dan praktik diharapkan peserta didik mam

PETA KONSEP

Pengertian Dokumen dan Arsip

Tujuan Kearsipan

Jenis-jenis Arsip

Sifat dan Karakter Arsip

Pengertian Barang
Berbahaya Metode Pengelolaan Dokumen

Sistem Penyimpanan Arsip

Jenis-jenis Dokumen Gudang

Peralatan Kearsipan

Prosedur Penyimpanan Arsip

161
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

KATA KUNCI

Dokumen, arsip, kearsipan, karakter arsip, sistem penyimpanan arsip, sentralisasi,

desentralisasi, sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal, sistem wilayah, sistem masalah, filling cabinet, o

PENDAHULUAN

Gambar 9.1 Ilustrasi Penyimpanan Dokumen Gudang

Sumber :

aktivitasAktivitas penyimpananDokumen
sebuah perusahaan. dokumenperusahaan
gudang memiliki peran yang
berisi informasi penting
tentang dalam
aktivitas
yang dilaksanakan, sehingga perlu disimpan dengan baik dan tepat. Dokumen-
dokumen perusahaan merupakan suatu bukti otentik, pada suatu waktu akan
dibutuhkan dalam rangka pengecekan ulang, pemeriksaan, audit, maupun pembuktian
secara tertulis.

162
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian dokumen dan arsip

Sebelum lebih jauh membahas tentang penyimpanan dokumen di gudang
perlu dipahami terlebih dahulu konsep dokumen, arsip, dan kearsipan karena tiga
istilah tersebut sering digunakan. Namun, secara konsep dan praktik seringkali
digunakan dengan kurang tepat.
Terdapat beberapa pengertian dokumen antara lain:
1. Widianto (2006), dokumen ialah suatu benda yang dijadikan suatu tanda
bukti, dokumen berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan.
2. Wursanto (1996), dokumen (pustaka) ialah tiap-tiap benda yang berwujud
tulisan, tercetak, difotocopykan atau yang direkamkan dan yang dapat
memberikan keterangan tentang pengetahuan dalam arti yag luas sebagai
hasil kegiatan manusia.
3. Sukoco (2007), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa
diakses serta digunakan.

Dengan demikian dokumen dapat disimpulkan sebagai segala sesuatu dalam

bentuk tertulis yang dapat dijadikan bukti atau keterangan dari suatu kegiatan.
Selanjutnya istilah “arsip”, dokumen erat kaitannya dengan arsip. Istilah arsip
archief
berasal dari bahasa Belandapeti temdan bahasa Yunani pan archium yang
etimologi
memiliki artinya pat untuk menyim atu. Berikut
diuraikan beberapa pengertian arsip:
1. Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam
bentuk yang sifatnya salinan (Lembaga Administrasi Negara).
2. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 2000).
3. Arsip adalah segala kertas naskah buku, fot, film, microfilm, rekaman
suara, gambar, bagan, atau dokumen lain dalam segala cara penciptaannya,
dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan
organisasi fungsi, kebijakan keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan
pemerintah
yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
(Wursanto, 1991)
4. Arsip adalah simpanan surat-surat penting, menurut pengertian tersebut tidak
semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila
memenuhi persyaratan, yakni surat tersebut harus masih mempunyai
kegunaan, dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana,
dan dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali. (Sugiarto, 2005).
5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan
pbersneograarnag. (aUnUdNaola. m43pTealhakusna2n0aa0n9
kteenhtiadnugpakneabresirpmaans)yarakat, berbangsa dan
163
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Kesimpulannya, arsip adalah suatu kumpulan dokumen/ catatan tentang

segala kegiatan atau peristiwa yang disimpan secara sistematis yang
memiliki nilai kegunaan karena pentingnya dokumen tersebut.
Dari penjelasan konsep tentang dokumen dan arsip kini jelas bahwa
perbedaannya adalah pada nilai guna dari dokumen tersebut, suatu dokumen
dikatakan arsip jika

dseodkaunmgeknantekresaerbsuipt amneamdialilkaihnhilali-
hgaulnyaadnagnbdeirskiemnpaansdeecnagr antearrastiupr. dan sistematis,

B. Tujuan Kearsipan
Tujuan utama kearsipan adalah dapat menemukan kembali informasi yang
dibutuhkan pada arsip dengan cepat dan mudah. Selain itu tujuan dari
kearsipan yaitu:
1. Terpeliharanya arsip dengan baik, teratur, dan aman;
2. Dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan;
3. menghemat waktu, tenaga, dan tempat penyimpanan;
4. Menjaga rahasia arsip dan kelestarian arsip; dan
5. Membantu proses pertanggung jawaban penyelenggaraan kegiatan.

C. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip mengacu pada UU Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus
menerus.
4. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip Statis
Arsipstatis adalaharsipyangdihasilkanolehpenciptaarsipkarenamemilikinilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
6. Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
7. Arsip Umum
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

D. Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain
sebagai berikut:
1. AUTENTIK, autentik berarti asli bermakna bahwa informasi melekat pada
wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat,
informasi kegiatan, keputusan dan lainnya dari organisasi penciptanya.
2. LEGAL, legal/ resmi mengandung makna bahwa segala dokumentasi
pada arsip dapat memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi suatu
keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3. UNIK, karena tidak dibuat dalam jumlah sangat banyak, maka jika arsip di
duplikasi akan memiliki perbedaan arti dalam suatu pelaksanaan kegiatan.
4. TERPERCAYA, mengacu pada tiga sifat arsip sebelumnya, maka arsip
dapat dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan.

E. Metode Pengelolaan Dokumen

Menurut Handoyo (2004) dalam www.repository.ut.ac.idada 3 (tiga) metode
dalam cara pengelolaan dokumen perusahaan yang dapat disesuaikan dengan
b1e. sarMkeetcoildneyaSpeenrtursaalhisaaasni, teardseablauht,
ypaei tnug: e l o l a a n dokumen perusahaan yang dipusatkan pda satu unit
khusus kearsipan yang berada di kantor pusat. Metode ini biasanya
digunakan oleh perusahaan yang tidak terlalu besar dan tidak memiliki
cabang di beberapa tempat.
2. Metode Desentralisasi, adalah pengelolaan dokumen perusahaan manakala
setiap unit/ cabang/ kantor memiliki bagian khusus yang menangani
pengelolaan dokumen tersebut, Namun, pengaturan dan kebijakan
pengelolaannya diatur oleh kantor pusat, dan telah memiliki standarisasi
yang berlaku pada seluruh unit/ kantor/ cabang yang tersebut di beberapa
tempat/ daerah yang jauh dari kantor pusat.
3. Metode Gabungan, adalah pengelolaan dokumen perusahaan dengan
cara menggabungkan 2 (dua) metode sentralisasi dan desentralisasi.
Metode ini
digunakan karena perusahaan memiliki jenis dokumen yang sangat beragam
sehingga diperlukan pemisahan pengelolaan, dimana dokumen perusahaan
yang bersifat umum dapat dikelola oleh masing-masing unit/ cabang/
kantor di luar kantor pusat, sedangkan yang bersifat khusus dan memiliki
tingkat kerahasiaan dan kepentingan yang tinggi biasanya dikelola oleh
unit kearsipan kantor pusat.

F. Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)

Sistem penyimpanan arsip (filling system) merupakan suatu cara
pengelolaan tertentu secara sistematis berdasarkan pedoman yang dipilih guna
membantu dan mempermudahpenyimpanandanpenemuan kembaliarsip.
Perludipertimbangkan dengan baik dalam pemilihan sistem penyimpanan arsip
harus efektif dan efisien

dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga, biaya dan tempat.

 165

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terdiri dari 5 (lima) sistem, yaitu:
1. Sistem Penyimpanan Abjad/ Alphabetical Filling Sistem
Sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/ warkat dengan
menggunakan tata urutan abjad yang diambil dari petunjuk abjad nama orang
atau nama organisasi.
Keuntungan sistem penyimpanan abjad:
a. Mudah menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
b. Penataan berkas mudah dipahami dan sederhana.
c. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
d. Kesalahan penyimpanan berkas dapat dengan mudah dicek.
e. Lebih murah dalam biaya pelaksanaannya.
Kerugian sistem penyimpanan abjad:
a. Dapat terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan
secara konsisten.
b. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
c. Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
d. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/
sesak.

2. Sistem Penyimpanan Nomor/ Numerical Filling System

Merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan
menggunakan kode angka/ nomor. Ada dua macam sistem penyimpanan
nomor, yaitu sistem penyimpanan nomor dewey dan sistem penyimpanan
nomor terminal digit.

Kelebihan sistem penyimpanan nomor:

a. Sistem penyimpanannya sederhana dan mudah dilaksanakan.
b. Sistem Penyimpanan dilakukan lebih teliti, cermat, dan teratur.
c. Fleksibel digunakan untuk berbagai macam surat/ warkat/ dokumen.
d. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam
korespondensi.
e. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Kelemahan sistem penyimpanan nomor:
a. Membutuhkan waktu yang lama dalam mengindeks.
b. Memerlukan banyak map untuk beraneka ragam surat-surat yang
menimbulkan kesulitan.
c. Memerlukan ruangan yang luas untuk menyimpan arsip yang banyak.

3. Sistem Penyimpanan Tanggal/ Chronological Filling System

Sistem tanggal merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pedoman tanggal, bulan, dan tahun dari datangnya
surat.
Selanjutnya berdasarkan file disusun berdasarkan waktu
dengan frekuensi tertentukeperluan
misalnyaarsip ataumingguan,
harian, bulanan atau bahkan
per tahun.

166
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Kelebihan sistem penyimpanan tanggal:

a. Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal
jatuh tempo.
b. Mudah diterapkan dan sederhana karena tanpa klasifikasi.
Kekurangan sistem penyimpanan tanggal:
a. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila
peminjam menyebutkan perihal arsip.
b. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
c. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan
sistem ini.
d. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder, maka pembuatan
kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode
abjad.

4. Sistem Wilayah/ Geographical Filling System

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas dan/ atau
arsip dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
berpedoman berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah dari
pihak tujuan surat.

Kelebihan sistem penyimpanan wilayah:

a. Mudah dalam penyimpanan arsip jika telah diketahui letak wilayah.
b. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah
diketahui. Kekurangan sistem penyimpanan wilayah:
a. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak
memiliki wawasan/ pengetahuan tentang geografi.
b. Harus mengetahui letak geografi/ wilayah meskipun dalam surat tidak
dicantumkan secara lengkap.
c. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan
batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab
masing-masing cabang.

5. Sistem Penyimpanan Subyek/ Subjectical Filling System

Sistem penyimpanan subjek adalah tata cara penyimpanan dan penemuan
dokumen/ arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah/ perihal dari arsip
itu. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan
urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode
tertentu).

Kelebihan sistem penyimpanan subjek:

a. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
b. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kekurangan sistem penyimpanan subjek:
a. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir
sama padahal berbeda satu sama lain.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
 167

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

G. Jenis Dokumen Gudang

Jenis-jenis dokumen gudang di suatu perusahaan mungkin akan berbeda
antara yang satu dengan lainnya, Namun, secara garis besar memiliki kesamaan
dokumennya. Jenis-jenis dokumen gudang setidaknya dapat diidentifikasi
berdasarkan fungsi/ aktivitas kegiatan di gudang. Aktivitas penanganan barang di
gudang terdiri dari beberapa aktivitas, yaitu:
1. Penerimaan (receiving)
2. Pengambilan barang (Putaway)
3. Customer order Picking atau order selection
4. Packing
5. Cross Docking
6. Shipping

Kegiatan penerimaan barang ( receiving) adalah suatu proses penerimaan barang

termasuk didalamnya kegaitan bongkar muat dari sarana angkutan barang (truk,
tronton, trailer, dsb.), perhitungan jumlah barang diterima, inspeksi kualitas barang,
pengecekan dokumen pengiriman dan data stok barang. Istilah lain kegiatan
receiving di beberapa perusahaan adalah good receipt, purchase order
receipt, inbound
movement.
Pengambilan barang (Putaway) adalah suatu proses perpindahan barang. Proses
perpindahan ini secara fisik diawali dari tempat penerimaan barang ( receiving dock)
ke tempat penyimpanan di gudang. Istilah Putaway mempunyai istilah lain seperti
storing, keeping, dan transfer. Terdapat tiga langkah yang perlu dilakukan dalam
proses Putaway yaitu Putaway request, suggestion dan confirm Putaway suggestion.

Customer order Picking/ order selection merupakan aktivitas pengambilan barang

dari gudang penyimpanan atau lokasi pengambilan, yang kemudian disiapkan untuk
proses pengiriman. Proses Picking terdiri dari tiga tahap yaitu Picking request,
Picking suggestion dan confirm suggestion.

Packing merupakankegiatanyangdilaksanakankemudiansetelahproses pengambilan

barang di gudang penyimpanan. Pada proses ini dilakukan kegiatan pengepakan
barang menggunakan bahan pengemasan sesuai dengan jenis barangnya, dapat
dilakukan pengemsan dengan plastik, kertas, maupun kartoon.

168
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Cross-docking merupakan kegiatan memindahkan barang langsung dari area

penerimaan langsung (receiving) ke lokasi pengiriman ( shipping) tanpa melalui
aktivitas penyimpanan di gudang. Dengan demikian dapat tergambarkan bahwa
melalui kegiatan cross-docking akan dapat dilakukan penghematan waktu dan
penghematan penggunaan ruangan gudang.

Shipping merupakan kegiatan pengiriman barang, meliputi proses pembuatan

dokumen pengiriman, pemuatan barang ke truk dan pengupdate-an data barang
yang sudah dimuat truk (loading). Pada langkah ini stok dan booking di lokasi
shipping akan berkurang sebanyak barang yang dikirim. Di beberapa perusahaan
shipping kadang disebut sebagai good issue, shipment, dispatch atau istilah
lainnya.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diidentifikasi beberapa contoh dokumen
gudang yang perlu di dokumentasikan dalam kaitan penyimpanan arsipnya adalah
sebagai berikut:
a. Formulir Purchase Order
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang
berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau
pemasok. Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk
kPeusrcehpaaskeatOarndemr
ebnegreisniariinbcairaanngpeanttaiungjamsaenyagnegnaiinbgianradnigbeylai
nogleahkapnemdibbeellii. oleh pihak pembeli yang meliputi:
1) Nama perusahaan;
2) Alamat perusahaan;
3) Tanggal pengiriman;
4) Nomor
pesanan Nama
pemesan Alamat
pengiriman
1) Alamat penagihan;
2) Nomor telepon
3) Alamat email
4) Nama produk
5) Jumlah barang
6) Harga barang
7) Metode pembayaran yang diinginkan
8) Cara pengiriman yang diharapkan
9) Syarat dan ketentuan transaksi
169
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.2 Formulir Purchase Order

Sumber:

b. Formulir Delivery Order

Delivery order merupakan dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah
penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama
antara penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian gudang sebuah
perusahaan. Delivery order dapat dikatakan juga sebagai surat jalan yang
berasal dari para supplier. Delivery order terdiri dari 3 lembar kertas yang
berwarna putih, merah, dan kuning.
1) Lembar pertama berwarna putih dijadikan sebagai bukti transaksi
pembelian dan berperan untuk penagihan di kemudian hari.
2) Lembar kedua berwarna merah dijadikan arsip bagi pemesan barang
dan nantinya akan digunakan sebagai patokan untuk penjualan barang
ke pelanggan atau customer.
3) Lembar ketiga berwarna kuning dijadikan sebagai arsip bagi yang
menerbitkan delivery order.

170
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.3 Formulir Delivery Order

Sumber: https://cdn.spreadsheet123.com/

171
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Formulir Penerimaan Barang

Form penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
seputar proses penerimaan barang yang biasanya berisi informasi seputar
penghitungan jumlah barang yang diterima, inspeksi pengecekan
barang berkaitan dengan dengan kualitas dan kerusakan yang ada,
pengecekan dokumen pengiriman dan peng-update-an data stok gudang.
Secara detail form ini berisi isian nama pengirim/ supplier, nomor
dokumen, tanggal terima, kode barang, deskripsi barang, jumlah
barang, satuan barang, keterangan barang, dan tanda tangan pengirim
dan penerima barang.

Gambar 9.4 Formulir Penerimaan Barang

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

d. Formulir Permintaan Barang

Form permintaan barang adalah sebuah formulir berupa lembaran yang
berfungsi untuk meminta barang dari gudang. Dalam praktiknya
biasanya cukup di tulis tangan karena formulir ini digunakan untuk
kepentingan internal saja, yaitu oleh pemakai barang untuk meminta
barang dari bagian gudang. Formulir ini umumnya berisi informasi isian
nama bagian yang memerlukan barang, tujuan permintaan barang
(misal produksi, reparasi, pemeliharaan, investasi, dan sebagainya),
tanggal pengisian formulir, kode dan nama barang, satuan, kuantitas
barang, tangan dan nama pihak yang
meminta barang.
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.5 Formulir Permintaan Barang

Sumber:

e. Form Pengeluaran Barang

Form pengeluaran barang merupakan formulir yang berupa lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran barang-barang logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi barang, tanggal pengeluaran, jumlah
pengeluaran, dan penerima logistik. Setiap terjadi pengeluaran logistik dari
gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam
buku pengeluaran gudang, di samping harus pula melakukan pengisian
pengeluaran pada kartu gudang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah
persediaan logistik jenis tertentu.

173
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.6 Formulir Pengeluaran Barang

Sumber:

f. Formulir Kartu Persediaan Barang

Kartu persediaan barang adalah sebuah formulir atau lembaran yang
digunakan untuk mencatat peubahan-peubahan atas jumlah persediaan
logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Informasi
yang tertuang dalam kartu persediaan logistik meliputi tanggal
pemasukan/ pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/
pengeluaran,
jenis dan spesifikasi logistik, asal/ tujuan logistik, jumlah pemasukan/
pengeluaran, dan jumlah akhir persediaan logistik.
Pada kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan
barang yang berbentuk lembaran/ kartu barang ini dibuat rangkap dua,
satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung (kartu yang
digantungkan padakelompokjenisbarangtertentu)
dimanabarangtersebutditempatkan/ disimpan sehingga akan
mempermudah pengecekan logistik, terutama pengecekan jumlah
persediaan logistik.

174
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.7 Formulir Kartu Persediaan Barang

Sumber: http://repository.usu.ac.id/

175
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

g. Formulir Inventory Report/ Laporan Inventaris Barang

Formulir Inventory Report merupakan suatu dokumen yang berisi informasi
inventaris barang di gudang. Pada prinsipnya sama dengan formulir
persediaan barang hanya saja dibuat dalam rekap seluruh barang yang
ada di gudang.

G
a
m
b
S a
u r
m
b 8
e F
:r
h m
t
/ ir
L
a
p
o
ra
n
y P
s
e
a
a
d a
n
B
a
n
g

176
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

h. Formulir Perencanaan Stock Opname

Formulir perencanaan stock opname adalah suatu dokumen yang berfungsi
menjelaskan program kegiatan stock opname dari seluruh barang-
barang yang ada di gudang dengan isi informasi seputar barang yang akan
dihitung, personil yang bertugas, serta sumber daya pendukung seperti
peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatannya.

Gambar 9.9 Formulir Perencanaan Stock Opname

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

177
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

i. Formulir Hasil Stock Opname

Formulir hasil stock opname merupakan suatu dokumen yang berisikan
informasi hasil kegiatan stock opname oleh personil gudang,
didalamnya berisi keterangan seputar kode barang, deskripsi barang,
jumlahnya disertai keterangan barang.

Gambar 9.10 Formulir Hasil Stock Opname

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

178
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

H. Peralatan Kearsipan
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kegaitan kearsipan ada
beberapa peralatan kearsipan yang harus disediakan kantor. Peralatan arsip
tersebut secara umum berfungsi sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman,
sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan, untuk mengelompokkan berkas-
berkas dengan rapih, dan memudahkan dan mempercepat pencarian berkas
ketika diperlukan. Adapun peralatan arsip tersebut diantaranya adalah sebagai
berikut:
1. Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah salah satu peralatan arsip yang umumnya digunakan
untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari
logam, kayu, atau plastik. Pada bagian laci filling cabinet biasanya
dibuka dengan cara digeser/ slide untuk mempermudah ketika membukanya,
lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar. Untuk
memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya, di depan laci
bisa ditempelkan label. Dan untuk menghindari pembobolan/ pencurian
berkas yang disimpan, beberapa filling cabinet memiliki kunci khusus.

Gambar 9.11 Filling Cabinet

Sumber :

179
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Rotary Filling
Rotary Filling seperti namanya merupakan peralatan kearsipan untuk menaruh
berkas yang bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang
dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih
banyak dari lemari biasa, sehingga dengan hanya memutar alat ini,
pekerjaan penyimpanan berkas dapat dilakukan lebih mudah dan cepat.
Penggunaan rotary ini pun dapat membantu dalam memaksimalkan
penggunaan luas lantai di ruang kantor.

Gambar 9.12 Rotary Filling

Sumber : https://www.makintahu.com/
3. Lemari Arsip
Seperti halnya filling cabinet tadi, lemari arsip memiliki fungsi yang sama
dalam menyimpan arsip namun bentuknya lebih mirip lemari pakaian. Cara
penyimpanan arsip pada lemari arsip dilakukan dengan cara memasukkan
berkas ke dalam ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun
sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti filling
cabinet di atas. Lemari arsip terbuat dari logam dan ada juga yang terbuat
dari kayu dengan dilengkapi daun pintu.

180
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.13 Lemari Arsip

Sumber :

4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari arsip tanpa pintu yang digunakan untuk
menyimpan dokumen secara lateral (menyamping). Arsip yang akan
disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga terlihat
bagian punggung dari ordner atau kotak arsip. Pada kotak arsip tersebut
dapat ditempel label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di
dalamnya. Rak arsip sama seperti lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau
logam.

181
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.14 Rak Arsip Besi

Sumber :

5. Map Arsip
Map arsip merupakan peralatan arsip dalam bentuk lembaran berlipat yang
tercipta dari karton/ kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan
arsip/ surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlampau banyak, berkisar 1-50
lembar. Penyimpanan arsip menggunakan map arsip sebaiknya tidak terlalu
banyak sehingga map susah ditutup. Ada beberapa jenis map yaitu stopmap
folio, map snelhecter, folder, hanging folder.

Gambar 9.15 Map Arsip

Sumber : https://www.makintahu.com/

182
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6. Ordner
Ordner merupakan peralatan arsip berbentuk lembaran tebal berukuran
punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit untuk menyimpan
arsip, dengan dilubangi terlebih dahulu kertas arsipnya menggunakan
perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup
kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner
dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/ surat.
Dalam penggunaan ordner kita dapat menuliskan label, tanggal, serta nomor
dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu
tidak terlampau susah, dan dokumen pun akan lebih tertata dengan apik tidak
berantakan di atas meja.

Gambar 9.16 Ordner

Sumber :

7. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menggabungkan sejumlah
kertas, digerakkan dengan tenaga manusia. Sistem kerja peralatan ini dan
komponennya secara mekanik, dapat berfungsi bilamana diisi dengan

sSteadpalnesg.kSatnapallaert
dgaunastmapelesptaesrsctipaptaledsadr isbeabhuatnsltoagpalems srehminogvg
ear. lPuamstaikyan tkiudatk. memasukkan isi staples melebihi
kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat dan tidak menggunakan
ketebalan kertas melebihi ukuran staplesnya.
Jika dilihat berdasarkan kemampuan dan bentuknya, stapler dapat
dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil memiliki kemampuan
dapat membandel max 10 lembar kertas
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang memiliki
kemampuan membandel antara 10-20 lembar kertas
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar memiliki
kemampuan membandel lebih dari 20 lembar kertas.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.17 Stapler

Sumber :

8. Perforator
Perforator ialah alat kantor yang digunakan untuk melubangi kertas/ kartu,
berdasarkan jenisnya perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang
akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas
yang bakal dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya
mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm.
Perforator tercipta dari logam.

Gambar 9.18 Perforator

Sumber :

9. Numerator
Numerator adalah salah satu peralatan kantor yang dapat digunakan untuk
membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Jika dilihat berdasarkan
bentuk dan ukurannya, numerator dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator dengan jumlah angka yang kecil terdiri
dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator dengan ukuran angkanya lebih besar
terdiri lebih dari 6 digit.

184
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Numerator digerakkan dengan tangan, yaitu numerator yang memilki cara

kerja dan komponen secara mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan
membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Untuk mencegah
kerusakan pada numerator, jika sedang tidak digunakan, numerator harus
disimpan ditempat tertutup dan kering.

Gambar 9.19 Numerator

Sumber :

10. Label
Label ialah perlengkapan dalam pengelolaan dokumen/ kearsipan yang
dipakai untuk memberi judul pada map/ folder. Pada penggunaannya
biasanya di tempel pada tab dari suatu folder/ guide. Label terbuat dari
kertas, memiliki banyak ukuran dan memiliki perekat di bagian
belakangnya, sehingga dapat langsung digunakan ketika hendak
menempelkan label pada lokasi yang diinginkan.

Gambar 9.20 Label

Sumber : https://www.jatikom.com/

185
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

11. Tickler File

Tickler file ialah semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja
digunakan untuk menyimpan dokumentasi berbentuk kartu atau lembaran
yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda
yang mempunyai jatuh tempo. Namun, demikian, tickler file dapat saja
dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian
dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file
bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip.

Gambar 9.21 Tickler File

Sumber :

12. Cardex
Cardex (card indeks) cabinet adalah peralatan yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut
memanjang. Alat ini umumnya terbuat dari bahan logam/ besi atau kayu.

Gambar 9.22 Cardex

Sumber : https://www.furnimaxx.com/

186
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

13. Alat Sortir

Alat sortir adalah peralatan kantor yang digunakan memisahkan surat/ warkat
yang diterima, diproses, dan di simpan ke dalam folder masing-masing. Alat
sortir ini memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak,
kotak bertingkat dan sebagainya.

Gambar 9.23 Alat Sortir (Paper Tray)

Sumber :

14. Kotak/ Box Arsip

Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif, biasanya terbuat dari bahan karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

Gambar 9.24 Karton Box Arsip

Sumber : https://www.kartonbox.co.id/

187
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

15. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan di depan folder jika penympanannya menggunakan filling

cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan
ordner atau map snelhecter. Guide dapat juga dibuat dengan berbagai
ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan
menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide akan dibuat
sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil, maka
ukuran guide juga kecil.

Gambar 9.25 Guide

Sumber : Peraturan Kearsipan No. 9 Tahun 2018

I. Prosedur Penyimpanan Arsip

Pada tahap penyimpanan dokumen gudang, dokumen-dokumen
yang tersedia di gudang yang memiliki nilai guna harus disimpan untuk
didokumentasikan guna memudahkan penggunaannya dikemudian hari jika
dibutuhkan oleh manajemen perusahaan atau bagi pimpinan dalam menetapkan
kebijakan organisasi/ perusahaan.
Pada sub bab sebelumnya telah dijelaskan 5 (lima) sistem penyimpanan
arsip yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam penyimpanan arsipnya.
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan

188
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dengan akan disimpannya suatu arsip. Ada dua macam penyimpanan yaitu
penyimpanan arsip yang belum selesai proses ( file pending) dan penyimpanan
arsip yang sudah di proses (file permanent).

1. Penyimpanan Sementara (File Pending)

File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan
untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini
terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga
bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan
yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya
lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk ( guide) bulan
yang jumlahnya 12. Arsip yang dipending sampai waktu tertentu misalnya
dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki.
Sesudah selesai diproses barulah arsip yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari
lemari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan.

2. Penyimpanan Tetap (File Permanent)

lUUlamngukmanhyapeknaynitmopr-aknaanntorarksuipr.anMg
emeamngpeprheantgikaalanmpanrosmedeunrunajtuakuanlanbgakhawha-
banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan,
sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan
dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada
sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai

berikut (Amsyah, 2008):
a. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-
arsip tersebut sudah siap untuk disimpan, maka surat tersebut harus
dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi
bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini
dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
b. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem
abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada
kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat
keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan
pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
c. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini, maka surat akan
disortir
 189

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau
keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat
tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus
untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa
pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci
pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka
dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis
apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk
sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad,
untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk
sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem
subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau
masalah.
e. Menyimpan Arsip
Langkah terakhirdengan
arsip sesuai adalah penyimpanan, yaitu menempatkan
sistem penyimpanan dokumen yang
dan peralatan atau
dipergunakan,
sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana
didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai
ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map
surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan
perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut
diikuti melalui lubang- lubang perforatornya. Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam
bentuk arsip dan surat keluar, maka menggunakan penyimpanan modern,
surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan
jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.

CAKRAWALA

ITS Kenalkan Kearsipan Berbasis Digital

Liputan6.com, Surabaya-Revolusi industri 4.0 menuntut ada digitalisasidalamsetiap lini kehidupan, tidak terkecuali dalam h
“Pak Rektor (Rektor ITS, red) sendiri mencanangkan pembuatan Intelegent Digital Campus, sehingga akanbanyak aplikasi

190
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

yang digunakan berimplikasi pada banyaknya dokumen yang harus diarsipkan.

“Masalahlainyangjugaakan munculadalahterkaitkeaslianarsipyang didigitalisasi,” ungkap dosen Teknik Industri IT

juga al“Tidak dapat dipungkiri juga bahwa arsip bukan sekadar sarana penyimpanan, tetapi
at yang sangat strategis bagi pengambilan kebijakan di masa depan,” paparnya.

JELAJAH INTERNET

Untuk lebih meningkatkan pemahamanmu seputar tips

penyimpanan arsip, sebagai bahan pembelajaran melalui fasilitas internet tersedia sebuah akun di situs internet ya

v Atau untuk akses lain dapat dengan cara scan QR code yang ter- tera di samping.

RANGKUMAN

1. Dokumen adalah segala sesuatu dalam bentuk tertulis yang dapat dijadikan bukti
atau keterangan dari suatu kegiatan.
2. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen/ catatan tentang segala kegiatanatau
peristiwa yang disimpan secara sistematis yang memiliki nilai kegunaan karena
pentingnya dokumen tersebut. Sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan
dengan Arsip
3. Tujuan
informasiutama daripada
yang ada pengarsipan
arsip kita adalah jika kita
dapat dengan mudahsewaktu-waktu
menemukannya. membutuhkan
4. Jenis-jenis arsip terdiri dari arsip dinamis, aktif, inaktif, statis, dan duplikasi.
5. Sifat dan karakter arsip yaitu Autentik, legal, unik, dan terpercaya.
6. Metode pengelolaan dokumen terdiri dari metode sentralisasi, desentralisasi, dan
gabungan.
7. Sistem penyimpanan arsip ( filling system) merupakan suatu cara pengelolaan
tertentu secara sistematis berdasarkan pedoman yang dipilih guna membantu dan
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara efektif dan efisien
dari segi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.
8. Jenis-jenis dokumen gudang di suatu perusahaan mungkin akan berbeda antara yang
satu dengan lainnya, Namun, secara garis besar memiliki kesamaan dokumennya.
9. Peralatan arsip tersebut secara umum berfungsi sebagai sarana penyimpanan
berkas yang aman, sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan, untuk
mengelompokkan
berkas-berkas dengan rapih, dan memudahkan dan mempercepat pencarian berkas
ketika diperlukan.

191
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

10. Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan

dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai pr

TUGAS MANDIRI

Praktikkan secara berkelompok yang terdiri dari maksimal 4 orang siswa, lakukan praktik
penyimpanan dokumen penerimaan barang di gudang berdasarkan sistem penyimpanan abjad (berdasarkan contoh-contoh

PENILAIAN AKHIR BAB

Jawablah pertanyaan di bawah ini secara mandiri dengan tepat !

Pada jenis perusahaan kecil dan menengah kegiatan penyimpanan dokumen atau arsipnya masih banyak yang tidak dila
pendapatmu apakah alasan dari perusahaan-perusahaan kecil tersebut belum menerapkan sistem penyimpanan arsip?
Mengacu pada materi jenis-jenis arsip sebutkan beberapa contoh dokumen/ arsip sesuai jenisnya pada dokumen gudang
Pada sebuah perusahaan besar yang terdiri dari banyak kantor cabang seringkali terjadi perbedaan pola, dan cara pengel
Pada praktek penyimpanan dokumen di gudang sebutkan dan jelaskan sistem penyimpanan apakah yang paling tepat digu
Sebutkan dan jelaskan peralatan arsip apasajakah yang paling tepat digunakan di sebuah gudang?
Berdasarkanprosedurpenyimpanan dokumendigudang, jelaskanmenurutpendapatmu
pada tahap atau langkah manakah yang paling berkendala untuk dilaksanakan?

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang penyimpanan
dokumen gudang bagi sebuah organisasi/ perusahaan. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada bab ini, materi/ bah

192
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PELAYANAN PELANGGAN X

BAB X PELAYANAN PELANGGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi pelayanan pelanggan pada bab ini, melalui kegiatan literasi, diskusi, dan presen

PETA KONSEP

Kosep Jenis-jenis
Pelayanan Pelanggan Jenis-jenis Harapan
Perilaku Konsumen
Pelanggan Pelanggan

PELAYANAN PELANGGAN

Dimensi Prinsip Kompetensi

Kualitas Pelayanan Pelayanan Prima Pelayanan Prima Pelayanan Prima
(Excellent Service)

KATA KUNCI

Pelayanan, pelanggan, pelanggan internal, pelanggan eksternal, pelanggan antara,

kepuasan pelanggan, pelayanan pelanggan/ customer service, pelayanan prima.

193
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Hubungan antara sebuah organisasi/ perusahaan terhadap pelanggannya

merupakan sesuatu yang penting, baik kepada pelanggan internal maupun eksternal.
Pelayanan pelanggan oleh suatu organisasi harus menjadi suatu fokus perhatian
besar, melalui pelayanan pelanggan yang baik akan tercapai kepuasan pelanggan.
Kepuasan pelanggan diperoleh pelanggan saat menggunakan produk/ jasa
perusahaan,
oleh sebab itu pelanggan harus menerima pengalaman terbaik dari produk/ jasa
perusahaan.

Gambar 10.1 Ilustrasi Kegiatan Pelayanan Pelanggan

Sumber: https:// www.pexels.com/ photo/ man-standing-beside-man-holding-gray-club-1325735/

194
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Konsep Pelayanan Pelanggan

Konsep “pelayanan pelanggan” terdiri dari dua kata yaitu pelayanan dan
pelanggan. Banyak definisi yang diungkapkan oleh para ahli seputar pelayanan
pelanggan, berikut diuraikan beberapa definisi seputar “pelayanan”:
1. Kotler (2008), pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat
ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak
berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
2. Moenir (2008), pelayanan adalah serangkaian kegiatan yang berlangsung
secara rutin dan berkesinambungan meliputi seluruh kehidupan orang dalam
masyarakat.
3. Kamus Besar Bahasa Indonesia, pelayanan memiliki tiga makna, yaitu
perihal atau cara melayani, usaha melayani kebutuhan orang lain dengan
memperoleh imbalan uang dan kemudahan yang diberikan sehubungan
dengan jual beli barang atau jasa.
4. American Marketting Association , pelayanan pada dasarnya merupakan kegiatan
atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain dan pada
hakekatnya tidak berwujud serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu,

5. pMraohsmesoperdoidnuk(2s0in1y0a) maudnaglakhin
sjuugaatutidaakktivdiitkaasitkaatanudesnegraanngskuaaitaunparokdtiuvkitsaisfi
syiakn. g bersifat tidak kasat mata yang terjadi sebagai akibat adanya
interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan
oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksud untuk memecahkan
permasalahan konsumen/ pelanggan.

Dari beberapa pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa

pelayanan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam memenuhi
kebutuhan orang lain/ pihak-pihak lain dalam kaitan jual beli barang/ jasa.
Adapun untuk definisi pelanggan dijelaskan oleh beberapa ahli sebagai berikut:
1. Menurut Lupiyoadi dan Hamdani (2006), pelanggan adalah seeorang yang
secara berulang-ulang datang ke tempat yang sama untuk membeli barang atau
memperoleh jasa yang diinginkannya karena merasa puas dengan barang
dan jasa tersebut.
2. Menurut Greenberg (2010:08) pelanggan didefinisikan sebagai sebuah individu
atau kelompok yang melakukan pembelian atas sebuah produk atau jasa
berdasarkan pada keputusan akan pertimbangan harga dan penawaran yang
berkomunikasi dengan perusahaan melalui surat, panggilan telepon, dan email
yang dikirimkan secara berkala.
3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan pelanggan sebagai orang
yang membeli barang secara tetap.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa pelanggan adalah suatu pihak yang dapat
berupa badan/ lembaga, instansi, organisasi atau juga perorangan yang
membeli

pbreormduakndfaarti pbeagruinsayha.aan secara rutin atau terus menerus karena

produk yang dibeli
 195

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Berdasarkan pengertian pelayanan dan pelanggan di atas kemudian definisi

pelayanan pelanggan berdasarkan beberapa pendapat adalah sebagai berikut:
1. Pelayanan pelanggan adalah bentuk pemberian layanan atau servis yang
diberikan kepada pelanggan atau konsumen.
2. Robert W. Lucas (2015), customer service is the ability of knowledgeable,
capable, and enthusiastic employees to deliver products and services to their
internal and external customers in a manner that satisfies identified and
unidentified needs and ultimately results in positive word-of-mouth publicity
and return business.
3. Dapat diterjemahkan secara umum bahwa pelayanan pelanggan adalah
suatu kemampuan berdasarkan pengetahuan yang luas, keterampilan, dan
antusiasme yang dimiliki karyawan untuk memberikan produk atau jasa
kepada pelanggan internal maupun eksternal melalui cara memenuhi
kepuasan dan kebutuhan pelanggan yang teridentifikasi maupun yang tidak
teridentifikasi sehingga pada hasil akhirnya dapat menjadi publikasi mulut ke
mulut dan bisnis yang berulang- ulang.

Dapat disimpulkan bahwa pelayanan pelanggan adalah suatu aktivitas yang

dilakukan oleh pegawai perusahaan dalam memberikan layanan pemenuhan
kebutuhan pelanggannya
pelanggan terhadap sehingga
produk/ tercipta kepuasan pelanggan dan kesetiaan
jasa perusahaan.

B. Jenis-jenis Pelanggan
Pelanggan merupakan pihak yang sangat berperan penting dan besar terhadap
keberlangsungan bisnis perusahaan Telah disinggung di bagian 1 (satu) tentang
definisi pelanggan, menurut Gasperz dalam Laksana (2008) terdapat 3 (tiga)
jenis pelanggan yakni pelanggan internal, eksternal dan antara. Untuk lebih
lengkapnya penjelasan sebagai berikut:

Gambar 10.2 Ilustrasi Pelanggan

Sumber: https:// www.pexels.com/ photo/ woman-in-brown-coat-carrying-two-white-tote-bags-919453/

196
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Pelanggan Internal (Internal Customer)

Merupakan kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang memiliki pengaruh
pada performa (performance) pekerjaan atau perusahaan. Adapun hal-hal yang
harapan pelanggan internal diantaranya seperti:
a. Kerjasama/ saling membantu
bc. Kuenalyiatamsaknearnjakerja
d. Sistem dan struktur kerja yang efesien
e. Kompensasi/ kesejahteraan

2. Pelanggan Antara (intermediate Customer)

Merupakan kelompok ataupun orang yang bertindak sebagai perantara
produk akan tapi bukan sebagai pemakai akhir dari produk perusahaan.
Misalnya seperti agen perjalanan yang bertindak sebagai pemesan kamar
penginapan untuk para pemakai akhir atau seperti distributor yang bertindak
dalam mendistribusikan produk-produk perusahaan.
3. Pelanggan Eksternal (Eksternal Customer)
Merupakan kelompok ataupun orang yang berada di luar perusahaan yang
menerima produk. Pelanggan eksternal pembeli atau pemakai akhir produk,
yang disebut juga sebagai pelanggan nyata (real customer). Adapun beberapa
harapan pelanggan eksternal diantaranya yaitu:
a. Kesesuaian dengan kebutuhan produk atau jasa
b. Kualitas produk atau jasa
c. Harganya yang kompetitif
d. Pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan

C. Harapan Pelanggan
Harapan pelanggan menurut Zeithmal (1993) adalah perkiraan atau keyakinan
pelanggan mengenai apa yang akan diterimanya. Dengan kata lain harapan
pelanggan dapat diasumsikan sebagai standar prediksi/ standar ideal
pelanggan terhadap suatu produk (barang atau jasa).

Harapan pelanggan memiliki peranan besar dalam menentukan kualitas produk

(barang dan jasa) dan kepuasan pelanggan, karena dalam pengukurannya harapan
pelanggan akan digunakan sebagai acuan atau standar. Oleh karena itu, harapan
pelangganlah yang menjadi dasar mengapa dua produk sejenis bisa memperoleh
nilai yang berbeda dari pelanggannya.

Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004) terjadi

dikarenakan 4 (empat) hal, yaitu:

197
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Individual Need

Merupakan kebutuhan individu atau personal. Faktor

ini penting karena jika pelanggan sudah memliki
tuntutan yang tinggi, maka harapan pasti juga tinggi.

Word of Mouth

Faktor ini merupakan rekomendasi atau referensi

dari orang lain. Pelanggan memiliki harapan tertentu
karena cerita dari orang lain. Penyebarannya akan cepat
diterima oleh orang lain karena orang yang
menyampaikannya merupakan seseorang yang
dapat dipercaya, seperti seorang ahli, keluarga, teman,
atau sahabat.

Past Experience

Merupakan pengalaman masa lalu. Seseorang yang

sudah memiliki pengalaman yang baik di masa lalunya
akan dapat menerima setidaknya pelayanan yang
sama seperti sebelumnya. Jika tidak sama, mereka
akan kecewa.

External Communication

M e r u p a ka n u s ah a s b u a h p er s a
se s u a t u k ep a d a p el a n g ga n u n t
h aan u t u k m e n j a n ji k a n
uk m en a r ik p e l a n g g a n , contohnya
melalui penggunaan iklan di media massa cetak
maupun elektronik.

D. Jenis Perilaku Konsumen

Pada dasarnya perilaku konsumen dibagi menjadi 2 (dua) yaitu perilaku konsumen
yang bersifat rasional dan irrasional, berikut penjelasan lebih lanjutnya:
1. Perilaku konsumen yang bersifat rasional adalah tindakan perilaku konsumen
dalam pembelian suatu barang dan jasa yang mengedepankan aspek-aspek
konsumen secara umum, yaitu seperti tingkat kebutuhan mendesak, kebutuhan
utama/ primer, serta daya guna produk itu sendiri terhadap konsumen
pembelinya.
198

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Sedangkan perilaku konsumen yang bersifat irrasional adalah perilaku

konsumen yang mudah terbujuk oleh iming-iming diskon atau marketing dari
suatu produk tanpa mengedepankan aspek kebutuhan atau kepentingan. Untuk
lebih jelasnya, berikut beberapa ciri-ciri yang menjadi dasar perbedaan
antara perilaku konsumen yang bersifat rasional dan perilaku konsumen
yang bersifat
irrasional.
Berikut ini beberapa ciri-ciri dari perilaku konsumen yang bersifat rasional:
1. Konsumen memilih barang berdasarkan kebutuhan.
2. Barang yang dipilih konsumen memberikan kegunaan optimal bagi konsumen.
3. Konsumen memilih barang yang mutunya terjamin.
4. Konsumen memilihbarang yangharganya sesuaidengan kemampuan konsumen.

Beberapa ciri-ciri perilaku konsumen yang bersifat irrasional:

1. Konsumen sangat cepat tertarik dengan iklan dan promosi di media cetak
maupun elektronik
2. Konsumen memilih barang-barang bermerk atau branded yang sudah dikenal
luas
3. Konsumen memilih barang bukan berdasarkan kebutuhan, melainkan gengsi
atau prestise

E. Dimensi Kualitas Pelayanan

Menurut Kotler dan Keller (2009) terdapat lima indikator pokok kualitas pelayanan,
yaitu:
1. Tangibility (bukti langsung), dimensi ini menampilkan kualitas pelayanan
perusahaan berdasarkan penampilan fasilitas fisik seperti gedung, peralatan/
perlengkapan, karyawan dan bahan komunikasi.
2. Reliability (keandalan), dimensi kualitas pelayanan ini berkaitan dengan
kemampuan melaksanakan layanan yang dijanjikan secara meyakinkan dan
akurat.
3. Responsiveness
(daya
daya tanggap yang tanggap)
dimiliki , dimensi
oleh kualitas
perusahaan pelayanan
(pimpinan daninikaryawan)
berkaitan contoh:
kesediaan membantu pelanggan dan memberikan jasa dengan cepat.
4. Assurance (jaminan dan kepastian), dimensi ini berkaitan dengan pengetahuan,
kemampuan, dan kesopanan karyawan dalam menumbuhkan rasa percaya dan
keyakinan dari pelanggannya pada perusahaan.
5. Empathy (perhatian), dimensi ini berkaitan dengan kesediaan memberikan
perhatian yang mendalam dan khusus kepada masing-masing pelanggan.
Hal ini dimaksudkan agar pihak perusahaan dapat memahami lebih jauh
tentang keinginan dan kebutuhan dari pelanggannya.

199
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 10.3 Dimensi Kualitas Pelayanan

Sumber: Hasil Interpretasi Penulis

F. Pelayanan Prima (Excellent Service)

Dalam memenuhi tuntutan pelayanan pelanggan yang baik dikenal konsep
pelayanan prima (Excellent Service), untuk lebih memahami apa itu pelayanan
prima berikut beberapa pengertian pelayanan prima dari beberapa sumber.
1. Menurut Rianto (2010), pelayanan prima merupakan terjemahan dari istilah
excellent serviceyang secara harfiah berarti pelayanan yang sangat baik atau
pelayanan yang terbaik. Disebut sangat baik atau terbaik, karena sesuai dengan
standar pelayanan yang berlaku atau dimiliki oleh instansi yang memberikan
pelayanan serta memuaskan pelanggan; dan
2. Menurut Maddy (2009), pelayanan prima ( service excellence) adalah suatu
pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.
Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang
memenuhi standar kualitas.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pelayanan prima (excellent

service) adalah suatu pelayanan yang sangat baik dalam memenuhi kebutuhan
pembelian produk (barang atau jasa) pelanggan sehingga dapat mencapai
kepuasan pelanggan sesuai standar pelayanan.

200
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

G. Prinsip Pelayanan Prima

Prinsip dalam pelayanan prima dikenal dengan akronim konsep 3A yaitu
attitude (sikap), attention (perhatian), dan action (tindakan). Berikut
penjelasan lebih lanjutnya:

GamSbuamrb1e0r.:4HParsiinl sInipte3rAprPeetlaasyi aPneannuPlirsima

1. Konsep Attitude (Sikap)

Hal terpenting dari sikap kita terhadap pelanggan akan terlihat pertama kali
dari penampilan. Melalui penampilan kita dapat mengetahui kesan pertama dari
seseorang, sehingga melalui penampilan akan dapat pula menimbulkan
salah duga dan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Penampilan artinya citra menampilkan diri, serasi artinya sesuai, selaras
atau harmonis. Jadi, penampilan serasi berarti cara penampilan diri secara
harmonis atau sesuai dengan yang seharusnya. Misalnya:
Seorang staf administrasi kantor harus berpenampilan sebagai pegawai kantor.
Seorang pramuniaga harus bersikap ramah dan siap membantu keperluan
pribadi.
Berpenampilan serasi dalam melayani pelanggan sebagai seorang pelayan atau
pedagang antara lain sebagai berikut:

a. Berhias
Berhias bagi seorang pelayan merupakan suatu keharusan karena
pelayan akan sering berhadapan dengan pelanggan, dan dengan berhias
yang rapi dan menarik, maka akan tampak penampilan yang serasi dari
seorang pelayan atau pedagang kepada pelanggannya. Untuk itu seorang
pelayan yang ingin tampil serasi perlu memperhatikan hal sebagai berikut:

Pelayan laki-laki
1) Rambut tidak menutupi telinga dan dipotong rapih
2) Kuku tidak panjang, apalagi sampai hitam

201
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3) Tidak merokok ketika melayani pelanggan

4) Badan wangi dan tampak selalu bersih

Gambar 10.5 Tampilan Berhias Pria

Sumber: https:// images.squarespace-cdn.com/

Pelayan wanita

1) Ryaanmgbruapdihik;at atau disanggul bagi yang panjang, dipotong dengan

penataan
2) Menggunakan perhiasan dan make up secara tidak berlebihan; dan
3) Memakai parfum sewajarnya.

Gambar 10.6 Tampilan Berhias Wanita

Sumber: http:/ /

b. Berbusana
Kepribadian dan kewibawaan seorang pelanggan dapat ditunjukan dari
bagaimana cara berbusananya. Oleh karena itu, berbusana yang baik
merupakan hal penting bagi pelayan. Cara berbusana yang baik
merupakan ciri khusus yang menunjukkan kepribadian dan kewibawaan
bagi seorang pelayan. Berbusana yang baik berarti memperbaiki
penampilan diri secara

keseluruhan mulai dari berhias rambut, wajah, dan kaki.

Pengaruh warna dapat dikategorikan sebagai berikut:

202
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1) Warna tenang (kuning muda, abu-abu, hijau muda, biru muda dan
sebagainya);
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrud, merah bata, kuning emas, jingga);
3) Warna gelap (hitam, biru tua, merah hati) motif kain yang dapat dipilih
untuk tenaga pelayan bervariasi, antara lain: batik, tenun ikat, bunga-
bunga, kotak, garis-garis dan daun daunan.
Ekspresi Wajah
Menampilkan ekspresi wajah yang simpatik dan menarik bagi seorang pelayan
adalah penting. Sebab, perilaku ini mempunyai peranan yang besar dalam
menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan. Kontak pertama
antara pelayan dengan pelanggan umumnya diawali dengan ekspresi
wajah. Oleh karena itu, pelayan harus mengekrpresikan wajah yang
bresahabat.

Ekspresi mata
1) Kontak mata harus disertai dengan senyuman.
2) Lakukan kontak mata secara langsung dengan pelanggan.
3) Tampilkan tatapan mata yang bersahabat.

Ekspresi mulut
1) Tampilkan senyuman manis sebagai rasa senang atau gembira.
2) Hindari bibir rapat karena ekspresi ini menunjukkan kemarahan atau
kekecewaan.
3) Hindari menggigit bibir karena mengisyaratkan sedih atau gelisah.

Ekspresi kepala
1) Posisi kepala tegak sebagai kesediaan untuk berkomunikasi.
2) Anggukan kepala sebagai isyarat menghormat atau persetujuan.
3) Hindari memegang kepala dengan tangan karena menunjukkan kecemasan
4) Hindari kepala menunduk karena menunjukkan penolakan

Keberhasilan suatu usaha akan sangat tergantung pada orang-orang yang

terlibat didalamnya sebuah perusahaan. Sikap yang diharapkan berdasarkan
konsep pelayanan prima (service excellence) adalah:
1) Sikap pelayanan yang baik, yakni mempunyai rasa kebanggaan terhadap
pekerjaan.
2) Memiliki pengabdian yang besar terhadap pekerjaan.
3) Senantiasa menjaga martabat dan nama baik perusahaan.

2. Konsep Attention (Perhatian)

Seorangpetugas/ pelayanpadaperusahaanjasa harus senantiasamemperhatikan
dan mencermati keinginan pelanggan, apabila pelanggan sudah
menunjukkan minat untuk membeli suatu barang/ jasa yang kita tawarkan,
segera saja layani
pelanggan tersebut dan tawarkan bantuan, sehingga pelanggan merasa puas
dan terpenuhi keinginannya.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Beberapa hal lainnya yang perlu diperhatikan terkait bentuk-bentuk pelayanan

berdasarkan konsep perhatian adalah sebagai berikut:
a. Mengucapkan salam pembuka pembicaraan.
b. Menanyakan apa saja keinginan pelanggan.
c. Mendengarkan dan memahami keinginan pelanggan.

de..

Melnaeymanpiaptkealannkgegpaenndtiennggaannpceel

panatg,gtaenp.at dan ramah.

3. Konsep Action (Tindakan)

Pada konsep ini, pelanggan menunjukkan minat untuk membeli produk yang
ditawarkan. Pada konsep tindakan pelanggan sudah menjatuhkan pilihan untuk
membeli produk yang di inginkannya. Terciptanya suatu proses komunikasi
pada konsep tindakan ini merupakan tanggapan terhadap pelanggan yang telah
menjatuhkan pilihannya, sehingga terjadilah transaksi jual-beli.

Bentuk-bentuk pelayanan berdasarkan konsep tindakan adalah sebagai berikut:

a. Segera mencatat pesanan pelanggan.
b. Menegaskan kembali kebutuhan/ pesanan pelanggan
c. Menyelesaikan transaksi pembayaran pesanan pelanggan.
d. Mengucapkan terimakasih di iringi harapan pelanggan akan kembali lagi.

H. Kompetensi Pelayanan Prima

Kompetensi dalam pelayanan prima seperti yang dijelaskan De Vrye (1997)
dalam Sadu Wasistiono (2003) mencoba memberikan makna secara kreatif dari
kepanjangan kata “SERVICE”, yaitu sebagai berikut:
1. S (Self Awareness and Self Esteem)
Menanamkan kesadarandiri bahwa melayani adalah bagian dari citra diri
sebagai seorang muslim dalam menjalankan misinya dalam kehidupan. Ia sadar
bahwa ia ada karena melayani. Ia mempunyai harga karena mampu
memberikan makna bagi kehidupan melalui pelayanannya tersebut. Ia sadar,
tidak mungkin seorang

2. Eda(pEmatpmaethlayyaanndi tEanntphaumsiaesmmp)erhatikan martabat orang lain.

Lakukan empati dan layani dengan penuh antusias. Sikap ini akan memberikan
efek batin bagi diri Anda dan orang lain yang Anda layani.
3. R (Reform and Recover)
Berusaha untuk lebih baik dan lebih baik lagi, dan selalu memperbaiki
dengan cepat setiap ada keluhan/ sesuatu yang bisa merusak pelayanan Anda.
4. V (Victory and Vision)
Melayani berarti ingin merebut hati dan membawa misi untuk membangun
kemenangan bersama. Dalam melayani, kita harus memiliki pandangan
kedepan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan mutu.
 5. I (Inisiative, Impressive and Improvement)
Milikilah inisiatif yang tinggi, memiliki kepekaan untuk mengawali dalam
melayani, memberikan pelayanan yang mengesankan dan selalu berusaha untuk
meningkatkan perbaikan dalam pelayanan.

204
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6. C (Care, Cooperativeness and Communication)

Tunjukkan perhatian yang sangat mendalam dan kembangkan nilai-nilai
yang mampu memberikan kerja sama. Ambillah komitmen sebagai jembatan
emas untuk menumbuhkan sinergi dan keterbukaan.
7. E (Evaluation and Empowerment)
Lakukan penilaian, perenungan dan upayakan selalu untuk memberdayakan
seluruh aset yang ada pada diri Anda.

CAKRAWALA

Tren Layanan Konsumen Di Indusri E-Commerce

Empattrenbesarseputarlayanankonsumendiindustri e- commerceadalah
fleksibilitas waktu, layananconcierge, layanan selama 24 jam setiap hari melalui
berbagai kanal, dan pengembangan sumber daya manusia untuk layanan
pelanggan. Pemaparan itu diungkap Blibli.com pada Hari Pelanggan Nasional
pada Rabu, 4 September 2019.
Salah satu E-Commercenasional itu menekankan pentingnya memadukan
sentuhan manusia oleh agencustomer service dengan teknologi digital
terkini, mulai dari media sosial hinggachatbotberbasisartificial
intelligence(AI).Melalui paparan Trends in Customer Care, Lisa Widodo SVP of
Operations and Product Management Blibli.com menjabarkan empat tren
layanan tersebut.
Satu, fleksibilitas waktu, menghilangkan batasan waktu dalam
melayani seorang pelanggan, khususnya yang menggunakan telpon. Pelanggan
E-Commerce yang baru dalam hal berbelanja online membutuhkan bimbingan
lebih saat mereka mengontak layanan pelanggan. Karena itu, E-
Commercetidak memberi batasan waktu untuk agen dalam menjawab
telpon.
“Saat rata-rata industri untuk waktu penanganan konsumen viacustomer
service sepanjang lima menit, Blibli.com meluangkan lebih dari 10 menit untuk
52% chat dan setidaknya 5 menit untuk 33% panggilan telpon yang masuk,” ujar
Lisa.
Dua, layanan concierge di mana para pelanggan mendapatkan layanan
individual sesuai dengan kebutuhan mereka.Lisa mengatakan, setiap pelanggan
E-Commerce memiliki pertanyaan yang didasari oleh keadaan tersendiri.
Mengingat hal ini, perusahaan harus memberi panduan bagi agen layanan
pelanggan tentang cara mencari akar dari tantangan yang dihadapi seorang
pelanggan, kemudian mengambil keputusan yang tepat untuk menghadirkan
resolusi terbaik.

Sumber: https:// selular.id/ 2019/ 09/ 4-tren-layanan-pelanggan-E-Commerce-

di-indonesia/

205
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah wawasan seputar pelayanan prima

(Excellent Service) melalui media internet terdapat website yangberisiinformasiseputar quote atau
akses melalui QR code yang tertera di samping, atau dapat akses langsung melalui link berikut: http
com/ content/ 25-quotes-for-anyone-seeking-customer-
service-excellence/

RANGKUMAN

1. Pelayanan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam memenuhi

kebutuhan orang lain/ pihak-pihak lain dalam kaitan jual beli barang/ jasa.
2. Pelanggan adalah suatu pihak yang dapat berupa badan/ lembaga, instansi,
organisasi atau juga perorangan yang membeli produk dari perusahaan secara
rutin atau terus menerus karena produk yang dibeli bermanfaat baginya.
3. Pelayanan pelanggan adalah suatu kemampuan berdasarkan pengetahuan
yang luas, keterampilan, dan antusiasme yang dimiliki karyawan untuk
memberikan produk atau jasa kepada pelanggan internal maupun
eksternal melalui cara memenuhi kepuasan dan kebutuhan pelanggan yang
teridentifikasi maupun yang tidak teridentifikasi sehingga pada hasil akhirnya
dapat menjadi publikasi mulut ke mulut dan bisnis yang berulang-ulang.
4. Jenis-jenis pelanggan menurut Gasperz dalam Laksana (2008) terdapat 3
(tiga) jenis pelanggan yakni pelanggan internal (internal customer),
pelanggan eksternal (external customer) dan pelanggan antara (intermediate
customer).
5. Harapan pelanggan menurut Zeithmal (1993) adalah perkiraan atau
keyakinan pelanggan mengenai apa yang akan diterimanya. Dengan kata
lain harapan pelanggan dapat diasumsikan sebagai standar prediksi/
standar ideal pelanggan terhadap suatu produk (barang atau jasa).
6. Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004)
terjadi dikarenakan 4 (empat) hal, yaitu individual needs, word of mouth,
past experience, external communication.
7. Pada dasarnya perilaku konsumen dibagi menjadi 2 (dua) yaitu perilaku
konsumen yang bersifat rasional dan irrasional.
8. Dimensi kualitas pelayanan terdiri dari 5 (lima) yaitu tangibility, reliability,
responsivenss, assurance, dan empathy.
9. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang sangat baik
dalam memenuhi kebutuhan pembelian produk (barang atau jasa)
pelanggan sehingga dapat mencapai kepuasan pelanggan sesuai standar
pelayanan.
10. Prinsip pelayanan prima dikenal dengan akronim “3A’ yaitu attitude (sikap),
attention (perhatian), dan action (tindakan).

206
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

an makna secara kreatif dari kepanjangan kata “SERVICE” yaitu Self awareness & self esteem; Empathy
n; Evaluation and empowerment

TUGAS MANDIRI

Praktikkan secara mandiri berpasangan dalam satu kelompok kecil, buatlah

sebuah skenario pelayanan pelanggan di bagian front oce/ respsionis suatu perusahaan, ada

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakanlah soal di bawah ini dengan baik dan benar!

1. Jelaskan berdasarkan pemahamanmu seputar konsep pelayanan
pelanggan, mengapa pelayanan kepada pelanggan perlu dilakukan oleh
pegawai perusahaan kepada pelanggan hingga tercipta kepuasan
pelanggan?
2. Sebutkan contoh-contoh pihak dari pelanggan internal, antara, dan eksternal
dari sebuah lembaga pendidikan atau sekolah?
3. Berdasarkan penjelasan Kertajaya seputar 4 harapan pelanggan, Sebutkan
dan jelaskan menurut pendapatmu, aspek harapan pelanggan manakah yang
benar-benar perlu diperhatikan oleh perusahaan terhadap pelanggannya?
4. Jenis perilaku konsumen yang seperti apakah menurut pendapatmu yang
dapat menguntungkan pihak perusahaan sebagai produsen produk?Jelaskan
disertai alasannya!
5. Sebutkan contoh-contoh dari dimensi kualitas pelayanan dari sebuah
perusahaan logistik?
6. Jika Anda telah bekerja sebagai pegawai bagian layanan pelanggan
(customer service) di sebuah perusahaan, berdasarkan prinsip pelayanan
prima, sebutkan unsur manakah yang paling sulit diimplementasikan oleh
Anda?Jelaskan disertai alasannya!
7. Jelaskan menurut pendapatmu, mengapa “victory and vision” penting
e r h t i k a n / dilakukan dalam kaitannya dengan kompetensi pelayanan
p ri m a?

207
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang
pelayanan pelanggan bagi sebuah organisasi/ perusahaan. Dari semua materi yang sudah dijelaska

208
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
MACAM-MACAM PERALATAN PERGUDANGAN XI

BAB XI MACAM-MACAM PERALATAN PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah memahami materi macam-macam peralatan pergudangan pada

bab ini, melalui kegiatan litersi, diskusi, presentasi dan praktik diharap peserta didik mampu m

PETA KONSEP

Pengertian Peralatan Pergudangan

Defnisi Penanganan Pergudangan

N
A
T Tujuan Penanganan Material
A
LARE
P NA
G Prinsip Penanganan Material
N
M A
A D
C U Karakteristik Bahan Material
A G
ıM R
E
MA P C
A Metode Pengangkutan Material
M
Jenis-Jenis Peralatan Penanganan Material

Penggunaan Peralatan Material Handling

KATA KUNCI

Material, material handling, individual unit, containerized item, bulk material,

cC o ntvieny our s , ipmapllreotv, einmdeunst,riaelrgtrouncokm, bia, rbcolodcek. and tackle, fork

209
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

SuGmambebra:

Dalam manajemen pergudangan dipelajari bagaimana cara melakukan

pengelolaan sumber daya pergudangan (tenaga kerja, material, peralatan kerja, waktu
metode, dan biaya) melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
dan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang diharapkan dengan cara yang
efektif dan efisien. Khusus terkait sumber daya gudang peralatan pergudangan
memilki peran yang penting agar dapat mengurangi biaya produksi dalam aktivitas
gudang serta dapat mengurangi praktik trial dan error atau coba-coba. Sehingga
proses penentuan peralatan gudang perlu direncanakan, ditetapkan dan disediakan
dengan tepat sesuai dengan aktivitas rutin yang dilakukan di gudang.

210
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Fungsi dan peranan gudang kini tidak lagi hanya dipandang sebelah mata,
seiring perkembangan ilmu dan teknologi serta maraknya industri peranan
gudang tidak lagi hanya untuk penyimpanan barang semata tetapi lebih luas lagi
pernggunaanya untuk mendukung proses bisnis yang dijalankan. Gudang tidak saja
untuk menyimpan barang tetapi juga untuk mendukung proses bisnis perusahaan,
meningkatkan image

perorudsuakhsai adna,nmpeenminagskaaratkna,
ndapnelmayeanninagnkkaetkpaandakekpeupaasdaan kpoenlsaunmggeann, .mSenhginug
rgaanggiubdiaanyga perlu dikelola dengan baik oleh orang yang kompeten dengan
peralatan dan metode yang tepat agar didapatkan manfaat gudang yang
memuaskan, guna mendorong efektivitas dan efisiensi kerja.

A. Pengertian Peralatan Pergudangan

Peralatan adalah segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan
untuk membantu dan mempermudah pelaksanaan suatu aktivitas manusia. Gudang
adalah sebuah ruangan/ tempat yang digunakan untuk menyimpan berbagai
macam barang. Sedangkan pergudangan adalah segala upaya pengelolaan
gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian,
pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan agar
secara
kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Sehingga peralatan pergudangan dapat didefinisikan segala bentuk alat atau
peralatan yang dapat dipergunakan untuk membantu kegiatan pengelolaan gudang
seperti penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian,
hingga pemusnahan serta pelaporan logistik.

B. Definisi Penanganan Material

Istilah “material handling” berdasarkan perumusan yang dibuat oleh American
Material Handling Society (AMHS), pengertian material handling dinyatakan
sebagai seni dan ilmu yang meliputi penanganan ( handling), pemindahan
(moving), pengepakan (packing), penyimpanan (storage), sekaligus pengendalian/
pengawasan (controlling) dari bahan atau meterial dengan segala bentuknya.

Kdialiktsaannaykadnednagrai nsatkutilvoikt asipkemloinkdaashi alani,nmbakika

sperocasreas vpermtiiknadl,ahoarnizboanhtanl minaiuapkuan lintasa yang
membentuk kurva (Wignjosoebroto, 1996).

C. Tujuan Penanganan Material

Dikutip dari www.ilmumanajemenindustri.com tujuan material handling atau
penanganan bahan dalam manajemen operasi dan produksi adalah sebagai berikut:
1. Meminimalkan biaya-biaya penanganan material.
2. Meminimalkan gangguan dan penundaan dengan menyediakan bahan
yang diperlukan pada waktu yang tepat dan jumlah yang tepat juga.
3. Meningkatkan kapasitas produktif dari fasilitas produksi dengan
pemanfaatan kapasitas yang efektif dan meningkatkan
produktivitas.
4. Menjaga keamanan dalam penanganan material/ bahan melalui perbaikan
kerja.
5. gahan kerusakan pada material atau bahan yang
Penc
ditangani.Mengurangi biaya-biaya yang berkaitan dengan Persediaan
(Inventory)

211
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

D. Prinsip Penanganan Material

Upaya penanganan material di gudang sangatlah diperlukan guna
mengoptimalkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuan secara efektif
dan efisien dengan total biaya yang serendah-rendahnya. Untuk dapat mewujudkan
tujuanyang telahditetapkandiperlukanupayaperbaikansecaraberkesinambungan
(continous improvement) dalam menangani material yang ada di gudang.
Walaupun tidak ada prinsip atau peraturan baku dalam mendesain sebuah
sistem material handling yang efektif, 10 prinsip penanganan material di bawah
ini diperoleh berdasarkan kompilasi hasil pengalaman dan pengetahuan pada
praktisi dan mahasiswa bidang material handling College-industry Council on
Material Handling Education (CIC-MHE) be erja sama dengan Material Handling
Institute (MHI) adalah sebagai berikut:
1. Prinsip Perencanaan (Planning Principle)
Pada prinsip penanganan material yang pertama adalah perlu
dipastikan seluruh kegiatan material handling harus berdasarkan hasil
perencanaan yang baik. Prinsip ini berkaitan dengan kebutuhan konsumen,
ilmu pengetahuan dan teknologi, sasaran mutu perusahaan, dan fungsi yang
spesifik dari metode-

mbeertiokudte: yang akan dilakukan. Pada prinsip ini perlu ditentukan hal-hal sebagai
a. Material yang akan ditangani, karakteristikdari material yang akan ditangani
perlu diketahui dengan baik sehingga penanganan materialnya tepat.
b. Kapan waktu penanganan, apakah material akan ditangani segera, nanti,
besok, lusa, minggu depan, atau bulan depan, sehingga perancanaan waktu
penanganannya akan sangat membantu dalam proses penataan barang di
gudang.
c. Lokasi kedatangan material, pastikan darimana material datang, material
ditempatkan, dimana material akan dikirimkan ke konsumen.
d. Lokasi tempat material dan tujuan material yang akan ditangani perlu
diketahui dengan baik. Faktor ini mempertimbangkan bagaimana
manajemen material dan pergudangan dapat berjalan dengan baik,
sehingga mekanisme permindahan material efektif tanpa pergerakan
yang banyak.
e. Bagaimana metode penanganan terhadap material, hal ini berkaitan
dengan metode yang digunakan, peralatannya apa, oleh siapa, waktunya
kapan dan sebagainya.
Di bawah ini bagan yang menjelaskan aktivitas perencanaan penanganan
material tersebut:

212
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Tabel 11.1 The Material Handling Equation

S T
N N
O E
II N IF ITS THE MATERIAL PLUS THE MOVE EQUALS THE METHOD
O O
T
S P
M
NECESSARY
E O
U C
Q

WHY WHAT WHERE WHEN = HOW & WHO

S FORM FROM/ TO UNIT SIZE

R ELIMINATE IF SHAPE ROUTE
O EQUIPMENT
T POSSIBLE SIZE FREQUENCY MANPOWER
A
F
C
QUANTITY SPEED

Sumber: Fred E. Meyers

Contoh dari penjelasan grafik di atas adalah sebagai berikut:

Kasus 1: Memindahkan oli dari truk tangki ke tank penampungan di pabrik.
Kita membutuhkan oli dari tanki penampungan pabrik untuk
Why (mengapa) : digunakan pada mesin-mesin pabrik.
What (apa) : Apa yang dipindahkan, oli.
Where (dimana) : Dari truk tanki ke tanki penampungan
Who (siapa) : Siapa yang memindahkan (petugas penerima)
When (kapan) : Seminggu sekali
How (bagaimana) : Menggunakan pompa meter, dan selang

a. Prinsip Standarisasi (Standardization Principle)

Prinsip ini menjelaskan pentingnya standar dalam proses penanganan
material, seperti bagaimana standar metode penanganan material,
peralatan, software, dan proses pengendalian yang dilakukan semuanya
harus distandarisasi berdasarkan batasan-batasan yang telah ditetapkan
tanpa mengorbankan hal-hal lainnya. Sehingga dengan penggunaan
standar, kesalahan penanganan material dapat diminimasi.
b. Prinsip Pekerjaan (Work Principle)
Prinsip ini mengatur beban kerja yang dilakukan pada pekerjaan
mengangkut, memindahkan, dan menempatkan material pada tempat yang
diinginkan. Usahakan beban kerja dari pekerjaan dilakukan seminimal
mungkin.
c. Prinsip Ergonomi (Ergonomic Principle)
Prinsip ergonomi ini harus mempertimbangkan faktor kemampuan

dmaentokdetekrebrjaatamsaanterpiaelghaawnadili(nkgonhdarisuis
fidsidioelsoaginis dmenagnaunsiam). aPnedr alnatnaynamd an untuk
menjamin keselamatan dan efektivitas kerja pegawai.

213
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d. Prinsip Unit Beban (Unit Load Principle)

Prinsip ini mengatur tentang bagaiaman menata material yang akan
ditangani dalam suatu unit beban sehingga akan mempermudah proses
pengangkutan, pengangkatan, pemindahan, penempatan, danpenyimpanan
ke tempat yang diharapkan. Pada prakteknya dapat dilakukan dengan

mpeekmerbjuaaan t pbaaliektsaetcaaurasemjeaniusanlyma
asuehpiunngdgaenmgeamn auldaathbkaanntud.an mempercepat
e. Prinsip Pemanfaatan Ruang (Space Utilization Principle)
Prinsip ini mengatur upaya mengoptimalkan pekerjaan penanganan
material melalui pemanfaatan ruang yang ada melalui desain dan layout
tempat kerja sehingga memudahkan pekerjaan peralatan dalam melakukan
pekerjaan berkaitan dengan penanganan material. Gudang sebagai tempat
penyimpanan material perlu dibuat lorong-lorong sebagai jalur akses
peralatan pealatan penanganan material.
f. Prinsip Sistem (System Principle)
Prinsip ini menekankan adanya interaksi, koordinasi, kerjasama yang
saling menguntungkan untuk mencapai tujuan secara bersama antar bagian
dalam organisasi pabrik yang terlibat sehingga dapat memaksimalkan
pencapaian akhir penanganan material dan meminimasi biaya yang
dikeluarkan dalam penanganan material.
g. Prinsip Otomatisasi (Automation Principle)
Prinsip ini mengatur tentang kegiatan penanganan material yang
dikembangkan dengan pola mekanisasi atau otomatisasi melalui program
komputer atau mesin sehingga mampu menyelesaikan pekerjaan dengan
baik. Konveyor merupakan salah satu contoh penggunaan teknologi
otomatis, selain itu Automotive Guide Vehicles (AGVs) dan Rail Guide
Vehicles (RGVs) juga memberikan manfaat terhadap penanganan material
secara otomatis yang dikendalikan dengan mesin.
h. Prinsip Lingkungan (Environmental Principle)
Pada prinsip ini diperhatikan bagaimana penanganan mateial harus

tsiedhaikngbgearpdeanmgpguaknaannegpaetriaflatearnhpaednaapnglian
gaknumngaatenriadlatnetakpomnseumpsei rheanteikrgain, kelestarian
dari lingkungan sekitar.
i. Prinsip Biaya Siklus Hidup (Life Cycle Cost Principle)
Pada prinsip ini diperhatikan bagaimana biaya penanganan material,
walaupun biasanya sangat sulit dipidahkan dari komponen biaya produksi
akan tetapi diperkirakan lebih besar dari 50% dari biaya total produksi.
Analisis ekonomi menyeluruh harus diperhitungkan pada seluruh siklus
hidup semua peralatan material handling dan sistem yang dihasilkan.
Beberapa hal lainnya terkait proses pemindahan bahan adalah sebagai berikut:
a. Pemindahan bahan membutuhkan biaya tetapi tidak memberikan nilai
tambah pada material dari produk yang dipindahkan tersebut.
b. Pemindahan material disarankan melalui lintasan yang lurus dan pendek
bila mana dimungkinkan.
c. Lakukan pengelompokan aktivitas-aktivitas pemindahan bahan agar dapat
mengurangi pemborosan.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d. Pertimbangan untuk sebaiknya memindahkan operator daripada

materialnya.
e. Pemindahan material secara mekanis seharusnya dipergunakan
bilamana secara manual hal ini dianggap kurang praktis dan efektif untuk
dilaksanakan (di samping faktor keselamatan kerja).
f. Pergunakan lintasan pemindahan bahan lewat atas (air light atau overhead
space)
E.Karakteristik Bahan/ Material
Karakteristik bahan akan berpengaruh pula terhadap penanganan dari
bahan tersebut, seperti ukuran (panjang, lebar, dan tinggi), berat, bentuk, dan
lainnya (mudah pecah, licin, lengket, mudah meledak, atau beku). Tabel di bawah
ini menggambarkan karakteristik bahan tersebut.
Tabel 11.2 Kategori Bahan
Keadaan Fisik
Kategori Bahan Cair
Padat Gas
Individual Units
Suku cadang - -
(Terpisah)
Containerized Items Kartoon, tas, kotak, barrel Berbentuk silinder
(Kemasan) barang terikat
Pasir, semen, batu bara, produk bubuk Oksigen, Nitrogen,
Kimia cair, pelatur, bensin
Bulk Materials (Curah)
Carbondioksida
Sumber:

Sebagai contoh dari kategori bahan terhadap jenis peralatan penanganannya

adalah sebagai berikut:
1. Jenis bahan Individual unit dan containerized items  aliran material
diskrit/ manual  unit load  jenis peralatan unit handling
2. Jenis bahan bulk materials aliran material continuous/ khusus curah 
jenis peralatan bulk handling.

F. Metode Pengangkutan Material

Terdapat tiga metode mengangkat material yaitu:
1. Block and Tackle–metode pemindahan ini memerlukan metode pemindahan
tambahan, contohnya untuk membawa material ke bangku kerja dari rak
penyimpanan, maka diperlukan sebuah troli untuk membawa material ke
bangku kerja.
2. Operasi secara manual, alat angkut hidrolik bergerak–metode ini
memberikan kemudahan mengangkat material dari truk dan dapat dengan
mudah disetir ke bangku kerja.
3. Forklift trolley or truck–metode ini digunakan ketika material ditempatkan
pada palet kayu. Material harus diletakkan pada palet sehingga material
tidak bergerak ketika diangkat.

215
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

G.Jenis-Jenis Peralatan Material Handling

Berdasarkan klasifikasi bahan pada tabel 11.1, jenis peralatan penanganan bahan
secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Peralatan Transportasi (Transport Equipment), peralatan ini digunakan untuk

mdoekmbinodnaghkkaat
nmbuaaht,anatdauariarseuaatpuelnoykiamsipkaenalno.kaSsuiblakiantedgi

osreikditaarri tpeemraplaattaknerijnai, adalah conveyor, pallet, dan truk

industri.
2. Peralatan Penentuan Posisi ( Positioning Equipment), peralatan ini digunakan
untuk menangani suatu material di suatu lokasi tertentu untuk memperbaiki
posisi. Material juga dapat diposisikan secara manual tanpa bantuan peralatan.
3. Peralatan Formasi Beban Unit ( Unit Load Formation Equipment ), Peralatan
yang digunakan pada material tertentu dalam bentuk unit load sehingga
dapat muatan barang dapat tertangani selama transportasi dan hingga ke
penyimpanan.
4. Peralatan Penyimpanan (Storage Equipment), peralatan yang digunakan untuk
menyimpan bahan atau material pada periode waktu tertentu. Beberapa
peralatan penyimpanan mungkin termasuk juga dalam peralatan transportasi.
5. Peralatan Identifikasi dan Kontrol ( Identification and Control Equipment),
peralatan ini digunakan untuk mengumpulkan dan mengkomunikasikan
informasi terkait aliran material yang tersimpan pada suatu lokasi hingga
pada pemasok dan pelanggan.
Untuk lebih jelas mengenai jenis-jenis peralatan penanganan bahan di atas dan
contoh-contohnya yang termasuk di dalamnya berikut ditampilkan dalam bentuk
tabel.
216

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Tabel 11.3 Jenis Peralatan Penanganan Bahan (Material Handling)

1. Peralatan Transportasi

a. Conveyors b. Cranes c. Industrial Trucks d. No Equipment

1. Jib crane 1. Hand truck 1. Manual
1. Chute 2. Bridge crane 2. Pallet jack
conveyor 3. Gantry crane 3. Walkie stacker
2. Wheel 4. Stacker crane 4. Pallet truck
conveyor 5. Platform truck
3. Roller 6. Counterbalanced
conveyor lift truck
4. Chain 7. Narrow-aisle
conveyor straddle truck
5. Slat Conveyor 8. Narrow-aisle
6. Flat Belt reach truck
Conveyor 9. Turret truck
7. Magnetic Belt 10. Order picker
Conveyor 11. Sideloader
8. Troughed Belt 12. Tractor-trailer
Conveyor 13. Personnel and
9. Bucket burden carrier
Conveyor 14. Automatic guided
10. Vibrating vehicle
Conveyor
11. Screw
Conveyor
12. Pneumatic
Conveyot
13. Vertical
conveyor
14. Cart On Track
Conveyor
15. Tow Conveyor
16. Trolley
Conveyor
17. Power and
Free Conveyor
18. Monorail
19. Sortation
Conveyor

217
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2 Peralatan 3 Peralatan 5 Peralatan

Penentuan 4 Peralatan
Formasi Identifikasi
Posisi Penyimpanan
Beban Unit dan Kontrol
1. Manual (no 1. Self- 1. Block stacking 1. Manual
equipment) restraining (no equipment) (no
2. Lift/tilt/turn (no 2. Selective pallet equipment)
table equipment) rack 2. Bar codes
3. Dock leveler 2. Pallets 3. Drive-in rack 3. Radio
4. Ball transfer 3. Skids 4. Drive-through frequency
table 4. Slipsheets rack identification
5. Rotary index 5. Tote pans 5. Push-back rack tags
table 6. Pallet/skid 6. Flow-through 4. Voice
6. Parts feeder boxes rack recognition
7. Air film device 7. Bins/baskets/ 7. Sliding rack 5. Magnetic
8. Hoist racks 8. Cantilever rack stripes
9. Balancer 8. Cartons 9. Stacking frame 6. Machine vision
9. Bags 7. Portable data
10 MIIMnadnuis 10. Bulk load 1001. terminals
p u l tor containers SBtionrsahgelvdirna
1. tr i al
robot 11. Crates gwers
12. Intermodal 12. Storage carousel
containers 13. Vertical lift
13. Strapping/ module
tape/glue 14. A-frame
14. Shrink-wrap/ 15. Automatic
stretch-wrap storage/
15. Palletizers retrieval system

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

1. Peralatan Transportasi (Transport Equipment)

a. Conveyors (Sabuk Penghantar)
Peralatan ini digunakan untuk memindahkan barang/ material
dengan frekuensi perpindahan yang tinggi dari satu titik ke titik lain,
untuk memindahkan barang yang melalui jalur tetap, dan memindahkan
barang dengan volume cukup tinggi. Konveyor dapat dibedakan menjadi
beberapa jenis yaitu:
1) Berdasarkan material yang ditangani: unit load konveyor dan bulk load
konveyor.
2) Berdasarkan lokasi penyimpanan konveyor: konveyor yang berada di
lantai, di atas lantai, menggantung.
3) Berdasarkan pemuatannya, apakah muatan dapat menumpuk atau
diakumulasikan pada konveyor atau tidak.

218
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Selanjutnya dijelaskan beberapa jenis konveyor beserta gambarnya,

diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Chute Conveyor (konveyor peluncur), dapat digunakan untuk jenis
material satuan/ curah, dapat digunakan untuk menghubungkan dua
peralatan penanganan bahan, dapat menumpuk/ mengakumulasi

muatan.

Gambar 11.2 Chute Conveyor

Sumber:

2) Wheel Conveyor (konveyor beroda), konveyor yang menggunakan

roda-roda yang terpasang pada tiap gandarannya, menggunakan gaya
gravitasi dan beban muatan untuk memindahkan barang, lebih mudah
digunakan dan ekonomis dibandingkan dengan roller conveyor serta
dapat diperpanjang ukurannya.

Gamb
Sumber:

219
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3) Roller Conveyor (Konveyor Berpenggulung), jenis konveyor yang

dapat menggunakan daya listrik atau gravitasi, bentuk gandaran
berpenggulung.

Gambar 11.4. Roller Conveyors

Sumber:

4) Flat Belt Conveyor (Konveyor bersabuk datar), konveyor yang

digunakan untuk memindahkan benda dengan berat ringan dan
sedang, dengan menggunakan daya listrik pada umumnya, memiliki
kontrol dan penempatan muatan yang lebih baik.

Gamb
Sumber:

b. Pallet (Derek)
Peralatan ini digunakan untuk memindahkan barang pada jalur
horizontal dan vertikal pada area jalur yang terbatas, volume barang yang
diangkut terbatas, memiliki fleksibilitas perpindahan dibandingkan dengan
konveyor, secara umum digunakan untuk perpidahan muatan/ barang
secara vertikal.

220
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.6 Pallet

Sumber:

c. Industrial Truck (Truk Industri)

Truk industri adalah sebuah kendaraan/ truk yang tidak digunakan
pada jalan umum hanya digunakan untuk area sekitar pabrik, berbeda
dengan truk komersil yang dapat digunakan pada jalan umum. Truk
industri digunakan untuk memindahkan barang dengan secara horizontal
dengan area yang tidak terbatas, memiliki fitur pemindahan barang secara
vertikal jika truk memiliki kemampuan mengangkat (lifting capabilities),
berkemampuan lebih fleksibel dibandingkan dengan konveyor ataupun
derek. Beberapa jenis peralatan yang termasuk dalam truk industri ini
yang banyak dipergunakan adalah sebagai berikut:
1) Hand Truck, adalah jenis truk industri yang paling sederhana dapat
terdiri dari dua roda atau empat roda.

Two Wheel Hand Truck Dolly

Tilt Floor Hand Truck Order Picking Cart

Gambar 11.7 Hand Truck

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

221
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2) Pallet Jack, peralatan ini memiliki roda pada bagian depan yang tertanam
diujung garpunya dapat mengangkat pallet sebatas jarak aman pada
lantai agar muatan dapat dipindahkan. Tersedia dengan jenis manual
pallet jack maupun powered pallet jack.

Manual Pallet Jack Powered Pallet Jack

Gambar 11.8 Pallet Jack
Sumber:

3) Walkie Stacker
Hampir sama dengan forklift hanya saja pada peralatan ini operator
tidak dapat mengendarainya, terdiri dari jenis manual walkie stacker
dan powered walkie stacker.

Manual Walkie Stacker Powered Walkie Stacker

Ga
Sumber:

222
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Counterbalanced (CB) lift truck

Peralatan ini disebut juga dengan istilah “fork truck/ forklift”,
berat kendaraan dan operator dapat seimbang dalam pemindahan
muatannya, ukuran angkut muat lebih dari 24 inci dan tinggi muatan
lebih dari 13 kaki, fleksibel dapat dioperasikan di dalam maupun di luar
ruang area gudang. Terdiri dari dua jenis yaitu sit-down
counterbalanced lift truck
dan stand-up counterbalanced lift truck.

Sit-Down Counterbalanced Lift TruckStand-Up Counterbalanced

Lift Truck
Gambar 11.10 Counterbalanced (CB) lift truck
Sumber:

5) Narrow-Aisle (NA) Reach Truck

Hampir sama dengan jenis stand-up CB lift truck dapat bergerak
pada lebar lorong antara 8–10 kaki atau sekitar 2,4–3 meter.

Gambar 11.11 Narrow-Aisle (NA) Reach Truck

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

223
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6) Automatic Guided Vehicle (AGC)

Sesuai dengan namanya automatic, maka pada peralatan ini tidak
diperlukan operator yang menjalankannya, AGV digunakan untuk
jarak sedang hingga jauh pada pemindahan material. Peralatan AGV
ini beroperasi berdasarkan jalur yang secara fisik telah dibuat dilantai
menggunakan kabel, perekat/ plester, atau cat sebagai pedoman
pergerakannya. Ada pula yang berdasarkan software perpindahan
jalurnya. Berikut gambar dari AGV tersebut:

Tow AGV Unit LoadAGV

Assembly AGV Light Load AGV

Fork AGV
Gambar 11.12 Automatic Guided Vehicle
Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

224
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Peralatan Penentuan Posisi (Positioning Equipment)

Peralatan ini digunakan untuk menangani pemindahan barang pada
satu lokasi, dapat digunakan pada area kerja untuk mengumpan,
mengarahkan, memuat/ bongkar muat sehingga muatan dapat dipindahkan
pada posisi yang tepat. Beberapa peralatan tersebu yang umum digunakan
diantaranya sebagai
berikut:
a. Lift/ Tilt/ Turn Table
Digunakan untuk memposisikan termasuk mengangkat dan
menggeser muatan dapat mengurangi beban pekerja dalam mengangkat
muatan.
b. Dock Leveler
Digunakan untuk dalam kegiatan menurunkan muatan pada posisi
yang tidak sejajar antara tinggi truk dan tinggi dok/ dermaga.

Lift/ Tilt/ Turn Table Dock Leveler

Gambar 11.13 Lift Table dan Dock Leveler

Sumber:

c. Rotary Index Table

Digunakan untuk memindahkan atau mentransferkan komponen-

d. kPoamrtspFoeneednerkecil dari satu area ke area lain.

Digunakan untuk mengumpan dan mengarahkan komponen-
komponen kecil pada suatu aktivitas perakitan.
e. Hoist
Digunakan untuk pemindahan muatan atau barang pada posisi
vertikal, umumnya terpasang pada pallet/ derek.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.14 Rotary Index Table

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Parts Feeder Hoist

Gambar
Sumber:

3. Peralatan Formasi Unit Beban (Unit Load Formation Equipment)

Peralatan ini digunakan untuk membatasi material sehingga kesatuan
material tetap terjaga dan tertangani dengan baik pada saat pemindahan
maupun penyimpanan, Namun, untuk material yang tidak diperlukan
pembatasan contoh material seperti komponen-komponen kecil tersendiri
(self-restraining) tidak diperlukan penggunaan peralatan ini. Beberapa
jenis peralatan ini yang secara umum digunakan diantaranya adalah sebagai
berikut:
a. Pallets
Merupakan peralatan dasaran dari sebuah material sehingga dapat
dkeimrtasu, pkalanstfiko,rkasreata,tdapnemloignadmah. aUnkumrantepraiallle, tbs
eyrabnaghuamn ukmaysues(uami usmtanyda)r,
US adalah 48 x 40 inci atau 1200 x 800 mm untuk ukuran pallet Eropa.
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.16 Pallets

Sumber:

b. Skids
Merupakan suatu peralatan yang berbentuk rata/ plat berbahan
material logam yang memiliki ukuran area bebas (clearance) yang
cukup, sehingga dapat digunakan platform truck untuk keperluan
mengangkat material.

Sumber:

c. Slipsheets
Peralatan yang berbahan kertas padat, fiber, atau plastik yang
digunakan untuk menempatkan suatu material di atasnya.

Gambar 11.18 Slipsheets

Sumber:

227
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d. Tote Pans
Merupakan suatu peralatan dapat digunakan berulang kali ( reusable)
berbentuk kotak yang digunakan untuk menempatkan item bahan/ barang
dalam satu kesatuan sehingga dapat menjaga item barang tidak
tercecer/ terurai dalam penanganannya. Dapat ditumpuk jika tidak
digunakan.

Gambar 11.19 Tote Pans

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

e. Pallets/ Skid
Boxes
Suatu peralatan berbentuk kotak kemasan (containerized) yang
dapat digunakan berulang kali (reusable) untuk menjaga kesatuan
barang dan mencegah tercecernya barang/ material saat menggunakan
platform truck/ handling.

Gambar 11.20 Pallet/ Skid Boxes

Sumber:

f. Cartoon
Suatu peralatan sekali pakai (disposable) yang digunakan untuk
menjaga keutuhan barang/ material dan tidak mudah terlepas/
terurai. Biasanya digunakan saat pendistribusian barang/ material,
berdimensi panjang x lebar x tinggi.

228
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.21 Cartoon

Sumber:

g. Bags
Suatu bentuk kemasan kotak yang digunakan untuk menjaga keutuhan
barang/ bahan sehingga tidak mudah terurai/ tercecer. Sama dengan
cartoon digunakan untuk sekali pakai pada saat pendistribusian
barang. Umumnya berbahan plastik.

Gambar 11.22 Bags

Sumber:

h. Bulk Load Containers

Bahan sekali
dan menjaga pakai
material yang
jenis digunakan
curah untuk
berbentuk menjaga
silinder, keutuhan
dapat material
digunakan pada
saat distribusi maupun pada saat proses penanganan material.

Gambar 11.23 Bulk Load Containers

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

229
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

i. Crates (peti)
Bentuk peralatan sekali pakai untuk menjaga keutuhan barang/
material selama proses distribusi.

Gambar 11.24 Crates

Sumber:

j. Intermodal Containers (Peti Kemas)

Bentuk peralatan sekali pakai untuk menjaga keutuhan barang/
material selama proses distribusi. Dapat digunakan untuk penanganan
material dalam satuan barang yang ditransfer dalam moda darat, laut, atau
kereta api. Berdimensi standar internasional 20 atau 40 feet.

Gambar 11.25 Intermodal Containers

Sumber:

k. Strapping/ Tape/ Glue

Digunakan untuk menjaga kestabilan dan keutuhan barang/
material yang diikat plastik atau logam.

230
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gamba
Sumber:

l. Shrink Wrap/ Stretch-Wrap

Digunakan untuk menjaga kestabilan dan keutuhan barang/
material dalam bentuk yang beraneka ragam, dalam prosesnya barang
ditempatkan dialat tersebut kemudian dalam prosesnya menggunakan
wrapping secara otomatis/ manual dililitkan.

Gambar 11.27 Shrink-Wrap/ Strecth Wrap

Sumber:

d. Peralatan Penyimpanan (Storage Equipment)

Peralatan ini digunakan untuk menyimpan atau menyangga
barang- barang/ muatan pada periode waktu tertentu. Beberapa
peralatan penyimpanan mungkin sama juga pada peralatan
transportasi. Beberapa peralatan penyimpanan yang sering digunakan
secara umum adalah sebagai berikut:
1) Sellective Pallet Rack
Pada rak jenis ini diperlukan pallets. Rak ini merupakan rak
yang paling populer digunakan dalam peralatan penyimpanan.
Terdiri dari dua jenis yaitu single-deep rack dan double-deep rack.
Berikut
ditampilkan gambarnya:

231
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Single-Deep Rack Double-Deep Rack

Gamba
Sumber:

2) Drive-in Rack
Pada rak jenis ini dilengkapi dengan jalur yang tersusun di atas balok.

Gambar 11.29 Drive-in Rack

Sumber:

3) Drive-Through Rack
Rak ini sama dengan jenis drive-in rack hanya saja terbuka pada
bagian belakangnya, untuk dapat mengakses bagian belakangnya saat
menggunakan metode FIFO (First In First Out).

232
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.30 Drive-Through Rack

Sumber:

4) Cantilever Rack
Rak yang digunakan pada barang-barang atau material yang
berukuran panjang seperti pipa, kayu, dan lainnya. Terdiri dari dua atau
lebih penopang.

Gam
Sumber:

233
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

5) Bin Shelving
Rak yang digunakan untuk menyimpan barang-barang atau
material berukuran kecil, lepas, dan non pallets, dapat disimpan
pada rak berbahan karton atau laci.

Gambar 11.32 Bin Shelving

Sumber:

6) Storage Drawers
Rak ini dapat mennjadi pilihan untuk menyimpan barang-barang/
material berukuran kecil selain disimpan pada rak jenis bin shelving.

Gambar 11.33 Storage Drawers

Sumber:

7) Automatic Storage/ Retrieval Systems (AS/ RS)

Peralatan penyimpanan berteknologi canggih yang dioperasikan
berdasarkan sistem kontol komputer yang dikombinasikan untuk
penyimpanan ukuran sedang, mekanisasi transportasi. Dapat
dioperasikan pada lorong sempit, tiap sisi rak, dapat menjangkau secara
horizontal maupun vertikal pada saat yang bersamaan. Beberapa
jenis

234
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

AS/ RS tersebut adalah unit load AS?RS, miniload AS/ RS, Man-on-Board
AS/ RS, Deep-Lane AS/ RS.

Gambar 11.34 Unit Load AS/ RS

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Gambar 11.35 Miniload AS/ RS

Sumber:

235
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.36 Man-on-Board AS/ RS

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Gambar 11.37 Deep-Lane AS/ RS

Sumber:

236
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

e. Peralatan Identifkasi dan Kontrol (Identification and Control

Equipment)
Penanganan material di gudang selain menggunakan peralatan-
peralatan yang telah dibahas sebelumnya perlu pula dilengkapi dengan
peralatan sistem identifikasi dan pelacakan barang. Pada jaman sekarang
dimana teknologikomputerdankomunikasisudahsangat maju penggunaan
tBekbneorlaopgai p e rl a cl a tka n
tbearsreanbgutddaipaantadrialankyuakadnadlaehngsaenbalegbaihbteerpika
utd: an cepat.
1) Bar Codes
Merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat barang dengan
menggunakan kode berupa batang yang ditempel pada barang yang
akan dicatat ke komputer. Kode barcode dapat menggunakan tipe yang
beragam sesuai dengan kebutuhan. Anatomi dari barcode dapat dilihat
dari gambar di bawah ini:

Gambar 11.38 Anatomi Kode Barcode

Sumber:

Adapun jenis barcode yang digunakan secara umum, terdiri

dari dua yaitu jenis barcode 1 dimensi (1D–Linear Barcode) dan
barcode 2 dimensi (2D–Matrix Barcode).

Gambar 11.39 Bentuk 1D-Linear Barcode

Sumber:
 237

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.40 Bentuk 2D-Matrix Barcode

Sumber:

Untuk membaca barcode digunakan alat khusus yaitu barcode

reader, saat ini barcode reader banyak digunakan oleh kasir-kasit toko
swalayan atau supermarket. Alat ini dihubungkan dengan komputer
sehingga proses input data dilakukan secara otomatis dan dapat
menghindari kesalahan dalam pencatatan data.

Gambar 11. er
Sumber:

2) Radio Frequency Identification (RFID)

Radio frequency identification (RFID) adalah sebuah teknologi
yang menggunakan komunikasi via gelombang elektromagnetik
untuk meubah data antara terminal dengan suatu objek seperti
produk barang, hewan, ataupun manusia dengan tujuan untuk
identifikasi dan penelusuran jejak melalui penggunaan suatu piranti
yang bernama RFID tag. RFID tag dapat bersifat aktif atau pasif.
Suatu sistem RFID dapat terdiri dari beberapa komponen,
seperti tag, tag reader, tag programming station, circulation reader,
sorting equipment, dan tongkat Inventory tag. Kegunaan dari sistem
RFID ini

aRdFaIDlarheaudnetrukdamn eknegmiruimdikaannddipartoasedsaroi
lteahgaypalinkgaskiecmomudpiuatnerd. iDb acta yoalenhg

238
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dipancarkan dan dikirimkan tadi bisa berisi beragam informasi, seperti

ID, informasi lokasi atau informasi lainnya.

Sumber:

3) Voice Recognition
Voice Recognitionadalah suatu sistem untuk mengidentifikasikan
seseorang dengan mengenali suara dari orang tersebut. Voice
Recognition atau pengenalan ucapan atau suara (speech
Recognition) adalah suatu teknik yang
memungkinkan sistem komputer untuk menerima input berupa
kata yang diucapkan. Kata-kata tersebut diubah bentuknya menjadi
sinyal digital dengan cara mengubah gelombang suara menjadi
sekumpulan angka lalu disesuaikan dengan kode-kode tertentu dan
dicocokkan dengan suatu pola yang tersimpan dalam suatu perangkat.
Hasil dari identifikasi kata yang diucapkan dapat ditampilkan dalam
bentuk tulisan atau dapat dibaca oleh perangkat teknologi.

Gambar 11.43 Sistem Voice Recognition

Sumber:

239
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Magnetic Stripes Reader

Magnetic Stripe Reader ( pembaca strip magnetik) atau
disebut juga magstripe reader adalah sebuah perangkat keras yang
digunakan untuk membaca informasi yang dikodekan dalam sebuah
strip magnetik yang terletak di belakang sebuah lencana plastik
(kartu). Alat ini dapat berfungsi dengan melalui program komputer
yang dikoneksikan melalui port serial, USB. Cara penggunaannya
dengan menyisipkan dan menggesekkan kartu magnetik pada alat
magstripe reader.

Gambar 11.44 Magnetic Stripes Reader

Sumber:

5) Machine Vision System (MVS)

Machine Vision System (MVS) adalahsuatu jenis perangkatteknologi
berbasis komputer yang memungkinkan dapat mengidentifikasi, dan
mengenali suatu objek gambar (images) yang diam ataupun yang
bergerak. Hampirsama denganteknologikamera pengawas (surveillance
cameras), tetapi dapat memiliki kemampuan untuk menangkap data
gambar, memproses dan mengevaluasinya.

Gambar 11.45 Sistem Kerja Machine Vision

Sumber:

6) Portable Data Terminals (PDT)

Portable Data Terminals (PDT) adalah perangkat komputer mobile
yang digunakan untuk entry data dalam bentuk barcode, hampir sama

deimnagnana bhaarscioldeperemaidnedraNiaamn ubna, rpandga

pdearpaantgktaetrsinimi mpaenmipliakdi akelmebeimhaonri
240
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

perangkatnya, yang kemudian dapat di upload atau didownload ke

program komputer.

Gambar 11.46 Portable Data Terminal Sumber:

H. Penggunaan Peralatan Material Handling

Dalam kegiatan operasional penanganan material ada beberapa hal yang
perlu dipertimbangkan agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Dalam pemeliharaan alat, ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Keterampilan Penggunaan Alat
Tiap penggunaan alat hanya dapat dilakukan oleh operator yang terampil
dalam mengoperasikan peralatan tersebut, dan setiap jenis alat sebaiknya
dapat dioperasikan oleh lebih dari satu operator. Operator harus diberi
pelatihan ulang bila ada metoda penggunaan peralatan material baru yang
akan digunakan atau peralatan baru yang diperkenalkan.
2. Kesalahan Penggunaan Alat
Setiap alat memiliki kapasitas muatan tertentu, untuk menghindari
kesalahan penggunaan alat, maka lingkup tugas dan kapasitas muatan
kerja yang aman (SWL capacities–safe working load capacities) untuk
setiap alat harus diperhatikan. SWL-capacities sebaiknya dicantumkan pada
alat. Apabila memungkinkan pada semua alat berat yang disimpan di
gudang sebaiknya tercantum beratnya. Kapasitas muatan palet harus
selalu diperiksa sesuai dengan kapasitas maksimumnya agar sesuai
dengan batas yang diijinkan pada peralatan material handling yang akan
memindahkan. Peralatan material handling seperti forklift atau loader dapat
dikombinasikan dengan beberapa jenis alat pelengkap; untuk suatu tujuan
penggunaan tertentu dan hanya boleh dipakai sesuai dengan kegunaan jenis
alat pelengkap yang ditambahkan.
3. Perawatan dan Pemeliharaan
Semua peralatan yang digunakan dapat rusak karena penggunaan
yang terus-menerus, untuk itu semua alat harus diperiksa secara teratur,
paling sedikit 4 kali dalam satu tahun. Tujuan dari perawatan dan
perbaikan adalah untuk menjamin peralatan selalu siap digunakan. Pada
setiap alat
poleerhlu odpiebruaatot dpaenmejulighaardaaapnatundtiguukndakikaentashe
krapnerjaldawtaanl ubiagdaainredfielareknsasinabkaagni
pemeriksaan teknis berkala yang dilakukan oleh staf mekanik.
 241

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Cegah Cedera, Pekerja Harus Paham

Panduan Manual MaterialHandling(MMH)YangBenar!

Gambar 11.47 Ilustrasi Cedera Tulang Belakang

Sumber: https://www.safetysign.co.id/news/369/Cegah-Cedera-Pekerja-Harus-Paham-Panduan-Manual-

Lebih dari setengah juta kasus Musculoskeletal Disorders (MSDs)

akibat Manual Material Handling (MMH) dilaporkan setiap tahunnya di Amerika
Serikat.
MSDs ini sering melibatkan cedera pada otot, tendon, ligamen, persendian,
struktur tulang, dan sistem syaraf. ─Centers for Disease Control and
Prevention.
Kebanyakan bidang konstruksi, manufaktur, dan pertambangan
memerlukan beberapa tugas penanganan material secara manual ataumanual
material handling (MMH). MMH merupakan sebuah aktivitas memindahkan
beban oleh tubuh secara manual dalam rentang waktu tertentu.
Selama ini, kebanyakan pekerja menganggap kegiatan MMH hanya
sebatas pada kegiatan mengangkat/ menurunkan (lifting/ lowering).
Padahal penanganan manual tidak terbatas pada kegiatan tersebut.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) mengklasifikasikan
kegiatan MMH menjadi lima, di antaranya:
a. Mengangkat/ menurunkan(lifting/ lowering)
b. Mendorong/ menarik(push/ pull)
c. Memutar(twisting)
d. Membawa(carrying)
e. Menahan(holding)
Setiap pekerjaan yang melibatkan MMH ini mungkin termasuk risiko tinggi
untuk cedera yang berkaitan dengan pekerjaan. Aktivitas MMH yang tidak tepat
dapat menimbulkan kerugian bahkan kecelakaan pada pekerja. Akibat yang
ditimbulkan dari aktivitas MMH yang tidak benar salah satunya adalah
gangguan muskuloskeletal ataumusculokeletal disorders(MSDs).
MSDs adalah suatu kondisi yang mengganggu fungsi sendi, ligamen,
otot, saraf, dan tendon. Penggunaan otot yang berlebihan atau otot
menerima beban statis secara berulang dalam jangka waktu yang lama,
hal ini dapat mengakibatkan gangguan pada sistem muskuloskeletal.
Gangguan ini dapat
m m e m e n g a r u h i s e ti a p a r e a d a l a m t u b u h ,
tt a n ga n , p u n g g u n g , p in g g u l, lu t u t , d a n k a k
mencakup leher, bahu, pergelangan
i.
242
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Sebuah penelitian menunjukkan hampir 25 persen kecelakaan kerja di

Indonesia diakibatkan oleh MMH. Rata-rata pekerja mengalami cedera pada tulang belakangnya. Para
Tingginya tingkat cedera, penyakit akibat kerja, atau kecelakaan kerja akibat MMH selain merugikan pe

perusahaan, di antaranya penurunan produktivitas perusahaan, beban biaya

pengobatan yang cukup tinggi, dan ketidakhadiran pekerja serta penurunan
kualitas kerja.
Sumber:

JELAJAH INTERNET

Untuk lebih memahami materi seputar material handling, melalui media

internet Anda dapat mengakses link di bawah ini untuk mendapat materi seputar material handling d
daki siensdluasntgris. uSniglamhkealnaluaislkiensk dini fboarwmahs i nyi :a melalui link di samping, at

243
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

1. Peralatan adalah segala bentuk alat dan peralatan yang dapat

dipergunakan untuk membantu dan mempermudah pelaksanaan suatu
aktivitas manusia.
2. Gudang adalah sebuah ruangan/ tempat yang digunakan untuk menyimpan
berbagai macam barang.
P r g u d an g an a d a l a h s e g al
3. pe
e n e r im a an , p e n y i m pa n a n ,
a u pa y a p e n g e lo l aa n g u d a n g
pe m e li ha ra a n , p e n d istr i b u s ia n,
y a n g m e l ip u t i
p e n ge n d a li a n dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan
peralatan agar secara kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
4. Peralatan pergudangan dapat didefinisikan segala bentuk alat atau
peralatan yang dapat dipergunakan untuk membantu kegiatan pengelolaan
gudang seperti penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian,
pengendalian, hingga pemusnahan serta pelaporan logistik.
5. Material handling berdasarkan perumusan yang dibuat oleh American
Material Handling Society (AMHS), pengertian mengenai material handling
dinyatakan sebagai seni dan ilmu yang meliputi penanganan ( handling),
pemindahan (moving), pengepakan (packing), penyimpanan (storage),
sekaligus pengendalian/ pengawasan (controlling) dari bahan atau meterial
dengan segala bentuknya.
6. 10 prinsip penanganan material berdasarkan The College-industry Council
on Material Handling Education (CIC-MHE) bekerja sama dengan Material
Handling Institute (MHI) adalah prinsip perencanaan, prinsip standarisasi,
prinsip pekerjaan, prinsip ergonomis, prinsip unit beban, prinsip
pemanfaatan ruang, prinsip sistem, prinsip otomatisasi, prinsip lingkungan,
prinsip biaya siklus hidup.
7. Karakteristik bahan akan berpengaruh pula terhadap penanganan dari
bahan tersebut, seperti ukuran (panjang, lebar, dan tinggi), berat, bentuk,
dan lainnya (mudah pecah, licin, lengket, mudah meledak, atau beku).
8. Metode dalam pengangkutan material terdiri dari 3 (tiga) yaitu block &
tackle, operasi secara manual, dan Forklift trolley or Truck.
9. Jenis peralatan material handling dapat diklasifikasi menjadi peralatan
transportasi, peralatan penentuan posisi, peralatan formasi beban unit,
peralatan penyimpanan, dan peralatan identifikasi dan kontrol.
10. Dalam penggunaan peralatan material handling terdapat kegiatan
pada fasilitas gudang yang harus diperhatikan yaitu keterampilan
penggunaan alat, kesalahan penggunaan alat, perawatan dan
pemeliharaan.
244
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Kerjakan secara berpasangan dengan teman sebangkumu, buatlah

sebuah contoh material flow dari satu contoh konkret bentuk material (individual unit, containerize

PENILAIAN AKHIR BAB

Jawablah pertanyaan di bawah ini secara mandiri dengan jelas, benar, dan
tepat!
Jelaskan kembali menurut pendapatmu, apakah yang dimaksud dengan gudang, peralatan, dan pera
Sebutkan tujuan dari pananganan material (material handling)?
Sebutkan ada berapakah prinsip dalam penanganan material dan jelaskan secara singkat prinsip-prinsip
Jelaskan mengapa karakteristik bahan berpengaruh terhadap penanganan

materialsertaperalatanmaterialhandlingyangdigunakan?Berikan
contohnya!
5. Jelaskan tiga metode dalam pengangkutan material?
6. Sebutkan 5 (lima) klasifikasi dari jenis peralatan material handling? Sebutkan aktivitas apa saja
7.

REFLEKSI

mac Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang
am-macam alat pergudangan. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada
bab ini, materi/ bahasan manakah yang paling sulit dipahami menurut pendapat
Anda? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena dengan memahami bab ini kal

245
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
ALAT BANTU BERBASIS IT DALAM ADMINISTRASI
XII PERGUDANGAN
BAB XII ALAT BANTU BERBASIS IT DALAM ADMINISTRASI PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi alat bantu IT dalam administrasi pergudangan

pada bab ini, melalui kegiatan literasi, diskusi, simulasi, dan praktik diharapkan peserta didik mampu menjelas

PETA KONSEP

Defnisi Warehouse Management System

)
M N m Manfaat Warehouse Management System
A A Gte NSIADUGR
L A D TI
s
S E y Memilih Warehouse Management System
S
A B R Et B
UTN n e
AB T m Proses Kegiatan Utama
e Warehouse Management System
g
P a
ISnA R T SI
a
Atribut Pada
M
es Warehouse Management System
u
NIIN
ho
M er Memilih Vendor
A
L
D a Warehouse Management System
A W
A (
Implementasi Warehouse Management
System
Penggunaan Saas
Warehouse Management System

KATA KUNCI

Warehouse, Warehouse Management System, Software, Vendor, Provider, ROI,

real-time process, rantai pasok.

246
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 12.1 Ilustrasi Warehouse Management System

Sumber: https:// www.dreamstime.com/ smart-warehouse-management-system-app-worker-hand-holding-phone-control-

Dampak dari era revolusi industri 4.0 saat ini dapat terlihat melalui peubahan
pola perilaku pelanggan yang semakin canggih, sebagai contoh kini pelanggan
membutuhkan akses informasi produk dengan cepat, tepat, dan mudah mulai
pada proses transaksinya hingga pada proses pengirimannya ke alamat
konsumen. Menanggapi kebutuhan pelanggan tersebut menuntut perusahaan
sebagai produsen sebuah produk harus dapat memberikan pelayanan dengan
spesifikasi kebutuhan
padealalanhggpaandatefrusnegbsuitg,
usdalaanhg.sFautungassippeekrgpeernagkeanlodlaaannpdeinpyiemrupsaanhaananmay
taenrgiabl edri dgaumdapnagk harus dapat ditangani dengan efektif dan efisien
sehingga arus produksi dapat berjalan dengan lancar dalam memenuhi kebutuhan
pasar dan konsumen.
247
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Menghadapi tuntutan perkembangan teknologi dan informasi, harapan

pelanggan, serta tingkat persaingan bisnis yang semakin kompetetif. Proses distribusi
produk atau rantai pasok produk dari produsen ke konsumen harus dapat
ditangani dengan cepat, tepat, dan cermat. Metode pengelolaannya akan berbeda
dari setiap perusahaan, ada yang menggunakan sistem manajemen pergudangan
berbasis kertas
ybanikg additaunpjualnagydaennggsaundaphlikmaesni
gspgruenadksahneesitsstedmermhanajuenmteunk
mperngaundgangiasntobkesrebcasrias aplikasi/ software. Walaupun keduanya
tetap dapat dijalankan dalam membantu proses aktivitas penanganan
pergudangan, Namun, tetap saja dapat terbayangkan bagaimana proses yang
akan dilalui jika dengan jumlah stok material yang banyak di gudang kemudian
operator gudang mencari barang hanya mengandalkan dokumen berbasis kertas
tentu akan berbeda dengan proses pencarian barang menggunakan aplikasi.
Agar perusahaan dapat berkompetisi secara efektif, maka dibutuhkan suatu
sistem manajemen pergudangan berbasis IT melalui aplikasi komputer yang real-
time process. Proses pengelolaan gudang tersebut kemudian dikenal Warehouse
Management System (WMS).

A. Definisi Warehouse Management System (WMS)

Fungsi dasar dari sebuah gudang adalah menyimpan barang pada suatu
tempat dan mengirimkannya untuk disampaikan ke pelanggan. Pada proses
distribusi barang secara utuh dari mulai yang hal kecil hingga hal besar semua
dapat dipantau melalui aplikasi WMS. Jika diimplementasikan secara tepat
WMS dapat menghemat sumber daya perusahaan dalam jumlah yang besar dari
proses produksi dan distribusi melalui pengembangan proses kerja secara
lengkap dan penggunaan fitur analisis bisnis.
Warehouse Management System (WMS) adalah sistem aplikasi yang
secara spesifik digunakan untuk mengelola kegiatan pergudangan, sistem ini
mengatur segalakegiatanyangadadiareagudangmulai daripenerimaanbarang,
perpindahan barang, pengambilan barang, hingga pengiriman barang.
Melalui perkembangan teknologi saat ini, berbagai teknologi dapat dengan
mudah dintegrasikan ke dalam suatu fungsi tertentu, seperti wifi, radio
frequency, bluetooth, email dan teknologi informasi lainnya. Dengan WMS,
kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik,
pemakaian spacegudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses
penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat
pada setiap waktu.

B. Manfaat Warehouse Management System (WMS)

Walaupun sistem operasi pergudangan perusahaan dapat berjalan dengan
cukup baik melalui sistem berbasis kertas seperti pada penataan ruang
gudang, pengurangan waktu tempuh pengiriman produk ke pelanggan, Namun,
tetap melalui teknologi sistem aplikasi komputer pengelolaan perusahaan akan
lebih
produktif lagi.
248
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Saat ini pelanggan semakin menuntut akan kemudahan dan kecepatan

komunikasi data perusahaan dalam memenuhi keinginannya terhadap suatu
produk, melalui komunikasi data internet kebutuhan pelanggan saat ini dapat
dengan mudah dipenuhi, segala hal dapat tersedia dengan cepat. Namun,
demikian tanggapan yang cepat dari produsen kepada konsumen masih dinilai
kurang, hal
tsearlasehbsuatukusoralunsginsyeas.uDaivdisei npgeanjuhaalaranpdaann
pelmanagsgaarann, mtearkadmaneglajlugi aWteMrpS isaadhakl ahn untuk
mendapat informasi terkini di perusahaan ( real time), sementara bagian
keuangan membutuhkan data akurat secara cepat.
Berdasarkan beberapa kendala di atas, dalam rangka meningkatkan
produktivitas, sistem pergudangan (WMS) diharapkan dapat bekerja secara
real time. Dapat mengelola seluruh proses dalam gudang dan memiliki
kemampuan komunikasi dengan sistem dari pihak perusahaan lain, sehingga
akan dibahas selanjutnya persyaratan-persyaratan apa saja yang dibutuhkan oleh
WMS.
WMS dapat memproses suatu data dengan cepat dan mengkoordinasikan
pergerakan-pergerakan dalam gudang, WMS dapat memberikan laporan dan
menangani suatu transaksi dalam jumlah besar berdasarkan pengalaman operasi
E-Commerce yang ada di dalamnya. Penggunaan teknologi baru (WMS) pada
sistem operasi perusahaan bukan hanya dapat meningkatkan daya saing di
pasar persaingan Namun, juga dapat sebagai alat yang dapat mempertemukan
permintaan konsumen. Manfaat bagi perusahaan setelah menerapkan Warehouse
Management System (WMS) adalah sebagai berikut:
1. Dapat memantau dan melacak jumlah stok barang secara langsung / real-
time;
2. Meningkatkan produktivitas perusahaan;
3. Mendapatkan rekaman stok barang secara akurat;
4. Mengurangi kesalahan pengambilan barang;
5. Meningkatkan daya tanggap proses kerja (responsiveness);
6. Meningkatkan proses pengisian kembali (replenishment);
7. Mengurangi pekerjaan kertas (paperless); dan
8. Pemantauan data jarak jauh (remote data visibility).
Berdasarkan poin-poin di atas, melalui WMS kebutuhan akan informasi yang
akurat dan terkini bagi perusahaan dapat diperoleh dengan mudah, seperti dikutip
dari Tompkins Associaters, manfaat dari informasi yang berkualitas dapat
dilihat dari gambar di bawah ini:
249
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 12.2 Manfaat Informasi Berkualitas

Sumber: Tompkins Associates

Ada pepatah mengatakan bahwa sistem IT biayanya dua kali lipat,

membutuhkan waktu dua kali juga untuk menerapkannya dengan baik dan
hanya memberikan keuntugan setengahnya dari sistem manual. Dalam rangka
untuk menghindari pepatah tersebut, maka ada beberapa langkah sederhana yang
perlu dilaksanakan ketika memilih sebuah WMS.

C. Memilih Warehouse Management System

Ketika memilih sebuah sistem pergudangan (WMS) yang tepat, harus
dipahami secara utuh apa kebutuhan dari perusahaan dan persyaratan kunci dari
bisnis, bukan hanya untuk saat ini tapi untuk waktu yang akan dapat pula. Kita
harus memahami apa strategi perusahaan, meyakinkan bahwa kebutuhan khusus
terpenuhi dengan menerapkan WMS sebagai tujuan bisnis perusahaan. Solusi
WMS dapat dikembangkan melalui software yang diciptakan internal atau melalui
pemilihan mitra bisnis yang tepat dan efektif dalam memilih software WMS
yang akan digunakan. Langkah terakhir kita harus mampu menghitung pula
bagaimana nilai pengembalian investasi atau Return on Investment (ROI) dari
pembelian WMS. Untuk memastikan bahwa sistem WMS yang dipilih tepat
sesuai dengan sistem operasi perusahaan, dibawah ini beberapa panduan
berdasarkan beberapa pengalaman terbaik yang dibuat oleh Business
Application Software Developers

Association (BASDA) 2009 dan Sage Asepac (2005):

250
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Bentuklah tim kerja proyek

Susunlah sebuah tim yang memilki kemampuan berfikir secara logis
yang akan menetapkan kebutuhan perusahaan dari sebuah sistem WMS dan
fungsi-fungsi yang harus tersedia. Tim yang terpilih harus mewakili dari
bagian keuangan, pemasaran, produksi, IT, dan gudang. Tunjuk pimpinan tim
dan susunlah
sehingga semuaperan dan tim
anggota tanggung jawab dari
dapat berperan masing-masing
sesuai anggota dan
dengan kapasitasnya tim,
mendukung terhadap tercapaian tujuan proyek.
2. Rancang, rekam, review, dan kembangkan proses yang berjalan saat ini.
Tidak memasukan proses yang buruk atau berlebihan dalam sistem WMS.
Padatahappertamadariprosesdesainsistem WMSadalahmengumpulkan
dan menggabungkan sebanyak mungkin informasi seputar proses dan
prosedur. Setelahitu kitamenetapkanproses/ prosedurmana yangdibutuhkan,
hilangkan proses yang buruk. Setelah itu tim harus terlibat dalam proses
implementasi (uji coba) sebelum memperkenalkan WMS ke pihak-pihak
lain, pimpinan tim menugaskan seluruh anggota tim proyek untuk
mengidentifikasi sekiranya ditemukan kekurangan, kesalahan, dan
ketidakefisienan. Tim harus benar-benar memahami pada proses mana
akan digunakan alat/ teknologi baru sehingga dapat tepat biaya. Pada
tahap akhir tim kerja proyek harus dapat mengkomunikasi WMS kepada
pihak internal di tiap departemen dan eksternal kepada pihak pelanggan,
pemasok, dan penyedia jasa transportasi.
3. Ciptakan fungsi utama yang dibutuhkan pada sistem baru.
Tiap anggota tim kerja proyek dituntut untuk dapat mengkompilasi daftar
fungsi-fungsi utama pada sistem dan menyusunnya dalam daftar peringkat
berdasarkan kepentingannya dan esensinya. Kemudian membuatkan
daftar persyaratan utama atau kebutuhan tertentu dari tahapan atau proses
yang dijalankan.
4. Gabungkan perencanaan pengembangan di masa depan dalam persyaratan
sistem.
Walaupun sulit untuk dapat memproyeksikan atau meramalkan kondisi

kyeandgepaakna,nkditaatahnagrudsadlaampastamtuetnaghguunnkaekdanepaak
nseastakuitlaaiunnntyuak. kepentingan waktu
5. Buatkan daftar manfaat yang didapatkan perusahaan melalui penerapan
WMS. Sistem WMS yang baik akan dapat meningkatkan produktivitas
pekerja, ruangan serta peralatan, meningkatkan komunikasi dengan tepat.
Semua hal tersebut harus dibuatkan dalam sebuah daftar selain laporan
pengembalian
investasi.
6. Lakukan penelitian dan pendekatan kepada beberapa vendor dan lakukan
seleksi terhadap vendor WMS yang dapat menjadi solusi perusahaan.
Pada tahap ini pastikan tim proyek perusahaan harus mendapatkan
informasi dengan lengkap dan tepat seputar vendor pengembang WMS,
sistem yang dikembangkan apakah menggabungkan sistem berbasis ERP
(Enterprise Resouces Planning) atau sistem lainnya, apakah diperlukan
pendampingan
selama implementasi, atau konsultan khusus.
251
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

7. Kunjungi situs-situs referensi untuk melihat efektivitas pengoperasian

dan mendiskusikan manfaat sistem WMS yang digunakan sejak
diimplementasikan. Selain dapat pula mengunjungi situs penyedia WMS
secara online melalui internet, berdiskusi dengan pengguna sistem
sebelumnya, dan lainnya.
8. Buatlah laporan ROI (Return On Invesment)

meneSteatp kmeepluatkuuskaann, dmaenmpbeunadt

eklanh kpietanehliatriauns eskeabtuaanhypanegrhictuuknugpa,nsepboete
lunmsi
pengembalian investasi (ROI) dengan dibantu bersama dengan tim keuangan.
Biaya-biaya yang muncul dari penerapan WMS dapat diuraikan sebagai
berikut:
a. Lisensi software
b. Layanan Profesional
c. Biaya Pengembangan
d. Biaya Pendukung
e. Biaya Perangkat Keras dan Insfrastruktur
Selain biaya di atas dimungkinkan ada biaya-biaya lainnya yang perlu
dipertimbangakan dalam investasi WMS, seperti biaya akomodasi, transportasi,
dan periode waktu kerja.

D. Proses Kegiatan Utama WMS

Mungkin akan menjadi sebuah perdebatan bahwa tidak semua perusahaan
membutuhkan WMS. Faktanya, tantangan terbesar saat memperkenalkan sebuah
WMS bukan pada ketepatan pemilihan sistemnya, Namun, bagaimana meyakinkan
tim manajemen bahwa WMS dibutuhkan dalam sistem kerjanya. Ketika sistem
WMS telah diimplementasikan, bagian keuangan, penjualan, dan marketing sangat
antusias dan senang, karena melalui pengelolaan alur kerja gudang yang
teratur dapat meningkatkan visibilitas data stok barang, dan data inventori
secara lebih baik lagi. Proses kerja pada WMS umumnya terdiri dari 5 tahapan
yaitu:
 Gambar 12.3 Proses Kegiatan Utama WMS
Sumber: Hasil Interpretasi Pribadi

252
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Proses kegiatan utama pada WMS merupakan gambaran dari kegiatan yang
dilaksanakan di pergudangan, kegiatan di awali mulai dari perencanaan stok
oleh manager gudang yang menggambarkan seluruh aktivitas pengelolaan yang
ada di gudang termasuk secara spesifik bagaimana perencanaan dari setiap stok
bahan- bahan yang tersimpan di gudang. Ketika barang datang, pada
prosesnya perlu disimpan dalam gudang dengan tepat pada tempat atau lokasi
yang sesuai.

eksteBrneardl,abs arkaanng-bpaerramnigntyaaanng btearsainmgpadni

dguikdealunagrkoalnehdapnihdaikkeimntaesrnbaelrdmasaaurpkuan
n
kebutuhan dan jenis karakter bahan, kemudian dikirimkan ke pihak yang
berkepentingan melalui moda transportasi tertentu dan dapat diawasi progres
pengirimannya menggunakan fasilitas tracking.

E. Atribut Pada WMS

Dalam rangka untuk membuat WMS yang diterapkan lebih efektif, sebuah
WMS memiliki atribut (Ruriani, 2003) yang harus diperhatikan diantaranya adalah
sebagai berikut:
1. Kemampuan untuk berinteraksi dengan sistem lain;
2. Modular dan terukur;
3. Aksesibel/ Mudah di Akses;
4. Mudah dioperasikan;
5. Sistem standar;
6. Sesuai dengan kebutuhan;
7. Mampu mendukung praktik terbaik gudang; dan
8. Kemampuan pelaporan.

F. Memilih Vendor WMS

Pembelian software WMS bukanlah pembelian sembarangan dari hasil
lelang elektronik/ pengadaan biasa pada umumnya. Seperti banyak penawaran
layanan besar seperti outsourcing, kemungkinan besar keberahasilan dari
proyek pada akhirnya adalah hubungan Anda dengan orang-orang dari vendor
software WMS. Pembelian software WMS merupakan sesuatu yang penting.
Oleh karena itu, kita
hstarfuos pberratseimduanddeunkguangpainhlakyavneannd.oArstpideka-k
ahsapneykausttaamf apyeannjugahl anrunsyaditceatrai ptei rjkuagiat pemilihan
vendor meliputi:
1. Pengalaman. Lihatlahbagaimana pihakprovidermemperkerjakankaryawannya
dalam pengalaman operasionalnya, kemampuan untuk memproses WMS
berkelas. Selain pada pengalaman stafnya dalam hal operasional, lihatlah
pula bagaimana pihak provider benar-benar memahami persyaratan dan
kebutuhan kita, pilihlah vendor yang mampu mendengarkan dan
memahami secara efektif perusahaan secara penuh.
2. Usia Provider. Cek terlebih dahulu sudah berapa lama mereka berbisnis
dibidang WMS dan bagaimana reputasinya, dan penjaminannya.
3. Pilihlah vendor yang lebih menekankan pada manfaat bukan hanya dari
fitur-fitur yang diberikan. Selain itu pilihlah vendor yang telah
menjalankan
sistem WMS pada klien-kliennya di industri yang sesuai dengan jenis
usaha perusahaan kita.

253
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Pastikan vendor bukan hanya menyediakan layanan instalasi software WMS

tetapi juga yang memberikan layanan pelatihan, pemeliharaan, dan
layanan bantuan.
5. Pastikan pula vendor yang dipilih adalah vendor yang memiliki perhatian
secara terus menerus terhadap perkembangan dan tuntutan peubahan di
masa yang akan datang terhadap produknya (future product enhancements).
6. Pilihlah vendor yang membuat kita nyaman bekerja, usahakan mencari vendor
yang memiliki persamaan kultur organisasi, memiliki profesionalisme
dan benar-benar bekerja di bidang industri. Kita dapat mencoba untuk
berkunjung ke situs-situs dari para klien vendor.
7. Pilihlahvendoryang memiliki kejelasanpembiayaanndanmampu memberikan
pembiayaan yang realistis terkait layanannya, serta biaya modifikasi jika
diperlukan, tetapkan bagaimana perjanjiannya ketika tenaga IT di perusahaan
ingin mengembangkan fitur atau layanan dari software WMS.
8. Sumber daya. Pastikan vendor WMS menyediakan dukungan secara penuh
selama proses implementasi di perusahaan kita.
9. Pilihkan pasangan vendor yang memiliki jumlah staf yang cukup dalam bidang
penanganan keluhan atau layanan bantuan jika diperlukan selama 24 jam,
terlebih jika memang vendor beraal dari luar negeri.
10. Pilihlah vendor/ provider yang memiliki kerjasama dengan vendor
perangkat keras.(hardware), sehingga dimungkinkan jika terjadi pergantian
komponen dapat dengan mudah teratasi.

G. Implementasi WMS
Setelah proses penetapan keputusan vendor di ambil oleh manajemen
perusahaan, selanjutnya hal penting yang harus diperhatikan adalah terkait aturan-
aturan yang harus dijalankan selama proses implementasi dari WMS. Berikut
adalah beberapa hal utama yang perlu dilakukan saat implementasi sistem
baru:
1. Diskusikan dengan manajemen perusahaan waktu yang tepat untuk
memperkenalkan sistem baru. Pastikan saat kegiatan sosialisasi diikuti
oleh
seluruh karyawan perusahaan.
Buatlah kesepakatan antara2. hak vendor dan tim proyek perusahaan
dalam membuat perencanaan program implementasi yang realistis.
3. Pastikan ketersediaan/ kesanggupan seluruh staf perusahaan untuk selalu
hadir selama tahap implementasi.
4. Tentukan batas waktu dalam pencapaian setiap proses, serta buatkan
suatu langkah demi langkah (milestone) implementasi WMS di perusahaan.
5. Tunjuk beberapa staf terbaik yang dapat melatih karyawan lainnya saatmelatih
karyawan baru atau ketika mendapati permasalahan.
6. Susunlah sebuah agenda pelatihan bagi seluruh staff termasuk program
induksi bagi karyawan-karyawan baru.
7. Tidak melakukan modifikasi sistem selama sistem belum benar-benar berjalan
sesuai spesifikasi perencanaan yang ditetapkan.
8. Selalu memonitoring dan mengevaluasi seluruh aktivitas yang dilakukan
sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan.

254
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

H. Penggunaan Software as a Service (SaaS) WMS

Sebuah perusahaan yang telah menetapkan kebutuhannya akan WMS
Namun, tidak memiliki cukup dana yang dikeluarkan untuk membeli sebuah
software WMS memiliki alternatif untuk menerapkan WMS di perusahaannya.
Software as a Service (SaaS) WMS merupakan suatu aplikasi berbasis internet

ykeantigadidkenmgbaanngmkeanng, gdui-
nhaoksatinngs,edrvaenrdyikaenlgolaamoalenh. Vpenydeodr ima
peenryaenwgakkaat nlusniasktepmihkaek kliennya, dan klien dapat memilih
berbagai modul yang disediakan kemudian membayar sesuai dengan layanan
yang digunakan. Berikut beberapa keuntungan dari layanan software ini:
1. Biaya yang relatif murah;
2. Mengurangi biaya awal pembuatan software;
3. Tingkat pembelajaran mudah, sehingga dapat diadaptasi oleh seluruh tenaga
kerja;
4. Skalabilitas dan aksesibilitas yang mudah;
5. Dapat diupgrade secara cepat;
6. Dapat dimodifikasi oleh pengguna; dan
7. Kemudahan untuk menggunakan layanan, dapat kapan saja mengaktifkan atau
menonaktifkan layanannya.
Sistem software ini sangat menarik bagi perusahaan-perusahan baru (start-
up) yang berskala usaha kecil dan menengah (UKM), walau dapat juga digunakan
oleh perusahaan berskala besar yang membutuhkan layanan sewaktu ( temporer)
terkait suatu modul pada software. Potensi kelemahan dan kekurangan dari
sistem software ini adalah terkait koneksi internet yang buruk pada suatu
waktu, dan juga keamanan data perusahaan. Seperti hal-hal dalam kehidupan,
menyewa atau me-rental sesuatu dalam jangka waktu panjang jika dihitung-
hitung akan menjadi biaya yang tinggi.

255
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Pengelolaan Bisnis Pergudangan Mulai Beralih ke WMS

Bisnis.com, JAKARTA–Tren pengelolaan pergudangan kini mulai beralih ke

Warehouse Management System seiring dengan meningkatnya tuntutan dari
perkembangan teknologi dan tumbuhnya perdagangan elektronik. Director

PguTdIanntrgamtraedgiasiGonloabl aaltaNuyommananuaAl
rkieWWijaaryeahomuesengMaatankaagnembeenratlSihynstyeamp(eWngMeSl)oj
luaagna didorong oleh pertumbuhan industri ritel dan logistik.
“Jadi, yang tadinya dari tradisional warehouse, mulai beralih ke WMS.
Lalu, langkah selanjutnya menjadi automation. Mulai ada permintaan
banyak,” ujarnya, Selasa (18/ 9/ 2018).
WMS merupakan sistem yang membantu s takeholder terkait pengelolaan
pergerakan barang dari dan ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat
proses lead time secara otomatis. Selain itu, sistem ini digunakan untuk
mengetahui semua transaksi Inventory dan jumlah stok lebih cepat dan
akurat secara real time, dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara
optimal, serta dapat melakukan alur distribusi barang dengan baik.
“Ini didukung pertumbuhan ritel, middle market yang bertumbuh sehingga
daya beli tumbuh, yang juga menyebabkan logistik juga tumbuh. Orang sekarang
beli barang sedikit tapi minta cepat,” tutur Nyoman.
Sayangnya, dia tidak mengatakan berapa jumlah peningkatan tersebut.
Yan, pasti benefit yang diperoleh dari WMS cukup banyak, salah satunya
bisa memangkas biaya. Selain itu, produktivitas pun diklaim lebih tinggi
mengingat sudah terintegrasi dengan sistem otomasi. Nyoman
mencontohkan, salah satu konsumennya pernah mempekerjakan orang
hanya untuk membawa barang dengan troli dari satu tempat ke tempat lain,
padahal hal itu bisa dilakukan dengan otomasi.
“Sehingga, orang itu bisa mengerjakan pekerjaan yang lebih penting. Jadi,
hal-hal seperti itu yang membantu pekerjaan di gudang lebih efisien,”
ucapnya. Tingginya biaya logistik di Indonesia disebut tidak hanya berasal
dari segi

iIntframstreugkatuGr ltoabpai ljubgearpsaemngae-sloamlaandgeundgaanng

Myaannghkauttran gAesfisosiceiant.eOslemheknaarewnaarkitaun, solusi dalam
pengelolaan gudang. Perusahaan itu pun telah melakukan penyempurnaan
yang signifikan terhadap solusi WMS.
Penyempurnaan ini adalah untuk membantu pelaku ritel, distributor,
dan perusahaan logistik meningkatkan fleksibilitas pesanan, memaksimalkan
pemanfaatan aset, serta memperluas mobilitas alur kerja.
“Peningkatan kecepatan dan efisiensi, visibilitas, serta sistem yang lebih
dapat diandalkan menjadi kebutuhan di seluruh rantai pasok, di mana hal
tersebut mempengaruhi operasi gudang,” kata Managing Director Manhattan
Associates Asia Tenggara Richard Wright. Peningkatan itu antara lain dalam hal
order streaming, warehouseexecution system, dan kontrol distribusi terpadu.

Sbuermabliehr-:keh-twtpms:/d/ iaeksoensoTmani.gbgisanli9s.cDoemse/mrbeaerd2/ 02109180919/ 98/ 839779/ pengelolaan-

bisnis-pergudangan-mulai-
256
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Untuk dapat lebih meningkatkan

pemahaman tentang Warehouse Management
System atau WMS, melalui media internet
terdapat sebuah situs yang sering
memberikan informasi dan tips seputar
kegiatan WMS, sehingga Anda secara praktis
dapat belajar dari
pengalaman-pengalaman implementasi WMS
yang baik. Adapun link websitenya dapat Anda
akses melalui QR code yang tertera di samping,
atau langsung melalui link:
https:// www.hashmicro.com/ id/ blog/
mengoptimalkan-manajemen-gudang-retail/
amp/

RANGKUMAN

1. Warehouse Management System (WMS) adalah sistem aplikasi yang secara

spesifik digunakan untuk mengelola kegiatan pergudangan, sistem ini
mengatur segala kegiatan yang ada di area gudang mulai dari
penerimaan barang, perpindahan barang, pengambilan barang, hingga
pengiriman barang.
2. WMS dapat memproses suatu data dengan cepat dan
mengkoordinasikan pergerakan-pergerakan dalam gudang, WMS dapat
memberikan laporan dan menangani suatu transaksi dalam jumlah besar
berdasarkan pengalaman operasi E-Commerce yang ada di dalamnya.
Penggunaan teknologi baru (WMS) pada sistem operasi perusahaan
bukan hanya dapat meningkatkan

dmaeyma pseairntegmdui kpansapreprmerisnatianagnaknoNnasmumune,nj.uga

dapat sebagai alat yang dapat
3. Proses kerja pada WMS umumnya terdiri dari 5 tahapan yaitu stock planning,
receiving and Putaway, location management, order Picking and packing,
transport and tracking.
4. Software as a Service (SaaS) WMS merupakan suatu aplikasi berbasis
internet yang dikembangkan, di-hosting, dan dikelola oleh penyedia
perangkat lunak pihak ketiga dengan menggunakan server yang aman.
5. Keuntungan dari layanan software SaaS adalah biaya yang relatif
murah; dapat mengurangi biaya awal pembuatan software, tingkat
pembelajaran mudah,sehingga dapat diadaptasi oleh seluruh tenaga kerja;
skalabilitas dan aksesibilitas yang mudah:pat diupgrade secara cepat;
dapat dimodifikasi oleh pengguna; kemudahan untuk menggunakan
layanan, dapat kapan saja
mengaktifkan atau menonaktifkan layanannya.
257
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Kerjakan secara berkelompok dengan 4 temanmu di ruang praktik

kompetensi keahlian sekolah. Download sebuah aplikasi WMS (versi percobaan/ trial version) lalu instalkan p
penggunaan aplikasi WMS yang digunakan.

PENILAIAN AKHIR BAB

Jawablah pertanyaan di bawah ini secara mandiri dengan tepat, jelas, dan
benar!
Jelaskan apa yang dimaksud dengan Warehouse Management System?
Uraikan apasaja manfaat dari Warehouse Management System?
Gambarkan proses kegiatan utama dari sebuah WMS?
Sebutkan apasajakah atribut yang tersedia pada WMS?
Sebutkan 5 (lima) contoh aplikasi WMS?

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang
alat bantu IT dalam bidang Administrasi Perkantoran. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada bab ini, m
memahami materi-materi berikutnya.

258
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

A. Pilihan Ganda
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Yang bukan termasuk bahan kimia yang karena reaksi kimia dapat
mengakibatkan kerusakan apabila kontak dengan jaringan tubuh atau bahan
lain adalah ...

ab. KBleoler rang dioksida

c. Asam klorida
d. Asam sulfat
e. Metanol

2. Bahan kimia yang berbahaya bagi lingkungan terutama dapat

menyebabkan kematian ikan/ organisme akuatik adalah ...
a. Tributil timah klorida
b. Diklorometan
c. Kalium permanganat
d. Asam nitrat
e. Ammonium nitrat

3. Ua.rutaAnbjsaolruprsbi akhualint;kAimbsioarspasaitmmaatasu;
Pkeknecdearnlaamant,uHbiudhunagdalah ...
b. Absorpsi mata; Absorpsi kulit; Mulut; Hidung
c. Inhalation; Absorpsi kulit; Absorpsi mata; Pencernaan
d. Absorpsi mata; Absorpsi kulit; Mulut; Hidung
e. Pencernaan; Hidung, Kulit; Mata

4. Definisi dari STEL (Short Term Exposure Limit) adalah...

a. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 25
menit)
b. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 20
menit)
c. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 17
menit)
d. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 15
menit)
e. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 10
menit)

5. Dampak kesehatan terhadap penggunaan formalin dalam waktu yang

lama akan mengakibatkan ...
a. Darah sukar membeku
b. Menurunkan daya ingat
c. Penyakit kanker pada lambung
d. Tulang menjadi keropos
e. Menurunkan kekebalan tubuh

6. Kategori barang berbahaya yang dilarang diangkut karena akibat yang

ditimbulkan dapat membahayakan keselamatan penerbangan adalah ...

259
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

a. Explosive; Flammable; Dangerous Goods; Dangerous Article

b. Toxic; Corrosive; Flammable; Explosive
c. Oxidation; Compressed Gases; Harmfull; Dangerous for invironment
d. Explosive; Weapons; Dangerous Goods; Dangerous Article
e. Explosive; Flammable; Dangerous Goods; Dangerous for invironment

7. Prosedur penyimpanan barang berbahaya yang tepat adalah ...

a. Suhu di dalam ruangan dapat terjaga konstan dan aman setiap saat;
Aman dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana;
Tata letak dan pengaturan penempatan bahan; Gudang tempat
penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa
b. Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa;
Suhu di dalam ruangan dapat terjaga konstan dan aman setiap saat;
Aman dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana;
Tata letak dan pengaturan penempatan bahan
c. Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa;
Aman dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana;
Tata letak dan pengaturan penempatan bahan; Suhu di dalam ruangan
dapat terjaga konstan dan aman setiap saat
d. Gseuhdianngggateammpant pdeanriyipmepnagnaarunhbaahlamn
kdiamnialihnagrkuusndgiabnuasteskeidtaermnyikai,asnerpueprati,
memiliki sistem sirkulasi udara dan ventilasi yang cukup baik; Tata
letak dan pengaturan penempatan bahan; Suhu di dalam ruangan dapat
terjaga konstan dan aman setiap saat; Aman dari beberapa gangguan
biologis;
Aman dari potensi bencana
e. Suhu di dalam ruangan dapat terjaga konstan dan aman setiap saat;
Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa,
sehingga aman dari pengaruh alam dan lingkungan sekitarnya, seperti
memiliki sistem sirkulasi udara dan ventilasi yang cukup baik; Aman
dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana; Tata
letak dan pengaturan penempatan bahan

8. Syarat penyimpanan untuk bahan mudah terbakar adalah ...

a. Disimpan pada tempat dengan alas yang kering, rata, dan kuat
b. Ruangan dingin dan berventilasi
c. Jauh dari bahaya kebakaran
d. Dipisahkan dari bahan-bahan yang mungkin bereaksi
e. Kran dari saluran gas harus tetap dalam keadaan tertutup rapat jika tidak
sedang dipergunakan

9. Regulasi yang mengatur tentang keselamatan kerja adalah ...

a. UU No.1 Thn 1971
b. UU No.2 Thn 1977
c. UU No.1 hn 1977
d. UU No.1 Thn 1970
e. UUD’45 Pasal 29

10. Di bawahini merupakancontohzat kimiaberbahaya yangmungkin terkandung

di udara dan dilarang adalah ...
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

a. Karbondioksida
b. Uap Air
c. Ozon
d. Aseton
e. Oksigen

11. Formulir delivery order terdiri dari 3 lembar kertas yang berwarna putih,
merah, dan kuning. Adapun kegunaan lembar ketiga yang berwarna kuning
adalah ...
a. dijadikan sebagai arsip bagi yang menerbitkan delivery order
b. dijadikan sebagai arsip bagi kepala gudang
c. dijadikan sebagai bukti transaksi pembelian dan berperan
untuk penagihan dikemudian hari
d. dijadikan arsip bagi pemesan barang dan nantinya akan digunakan
sebagai patokan untuk penjualan barang ke pelanggan
e. dijadikan sebagai bukti untuk meminta barang ke gudang

12. Dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau
jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok disebut ...
a. delivery order
bc..
fpourrmchualisreInovrdenrtory report
d. formulir perencanaan stock opname
e. formulir persediaan barang

13. Perhatikan gambar dibawah ini untuk menjawab soal nomor 13!

Gambar di atas merupakan alat kearsipan yang disebut ...

a. cardex
b. map arsip
c. ordner
d. label
e. paper tray

261
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

14. Perhatikan penyataan di bawah ini !

(1) Pemeriksaan arsip, memberi tanda, mengindeks arsip, menyortir arsip,
dan menyimpan arsip
(2) Memberi tanda, pemeriksaan arsip, mengindeks arsip, menyortir arsip,
dan menyimpan arsip
(3) Pemeriksaan arsip, mengindeks arsip, menyortir arsip, memberi tanda,
dan menyimpan arsip
(4) Pemeriksaan arsip, mengindeks arsip, memberi tanda, menyortir arsip,
dan menyimpan arsip
(5) Pemeriksaan arsip, menyortir arsip, memberi tanda, mengindeks arsip,
dan menyimpan arsip
Berdasarkan pernyataan di atas, yang menunjukkan langkah yang benar dan
tepat dalam proses penyimpanan arsip adalah ...
a. (1)
b. (2)
c. (3)
d. (4)
e. (5)

15. Slauyatnuaanktpievimtaesnyuahnagn dkielabkutkuahnanolephelpaengagwan

ani ypaersueshaihnagagnadtaelracmipmtaekmebpeuraiksan pelanggan
dan kesetiaan pelanggan terhadap produk/ jasa perusahaan disebut ...
a. pelanggan
b. pelayanan
c. pelayanan pelanggan
d. kepuasan pelanggan
e. harapan pelanggan

16. Kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang memiliki pengaruh pada
performa pekerjaan atau perusahaan merupakan jenis pelanggan yang
disebut ...
a. pelanggan internal
b. pelanggan antara
c. pelanggan eksternal
d. pelanggan informal
e. pelanggan non formal

17. Perhatikan pernyataan di bawah ini!

(1) Kerjasama/ saling membantu
(2) Kesesuaian dengan kebutuhan produk/ jasa
(3) Harganya kompetitif
(4) Pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan
(5) Kompensasi/ kesejahteraan
(6) Sistem dan struktur kerja yang efisien
Dari pernyataan di atas, yang termasuk ke dalam harapan dari
pelanggan eksternal adalah ...

262
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

a. (1), (3), (5)

b. (2), (4), (6)
c. (1), (2), (6)
d. (2), (3), (4)
e. (3), (4), (5)
18. Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004)
dapat terjadi karena ...
a. kebutuhan individu, iklan, pengalaman masa lalu, dan hasil survey
b. kebutuhan individu, rasional, empati dan pengalaman masa lalu
c. kebutuhan individu, rekomendasi orang lain, pengalaman masa lalu, dan
iklan
d. kebutuhan sehari-hari, iklan, hasil survey, dan rekomendasi orang lain
e. kebutuhan sehari-hari, hasil survey, empati, dan rasional

19. Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004)

terjadi karena ...
a. kebutuhan individu, rekomendasi dari orang lain, pengalaman masa lalu,
dan iklan
b. kebutuhan sehari-hari, rekomendasi dari orang lain, empati, dan iklan
cd. kebutuhan iisnedhiavrid-hu,arei,keompeantdi, apsei ndgaarilaomr angml
aisna, elamlupadtaindiaknlaiknlan
e. kebutuhan individu, empati, rekomendasi orang lain dan pengalaman
masa lalu

20. Pernyataan yang paling tepat seputar definisi peralatan di bawah ini adalah ...
a. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan kapan
saja dan dimana saja sehari-hari
b. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan oleh manusia
dalam berkerja sehari-hari
c. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan untuk
membantu mempermudah aktivitas manusia
d. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan manusia
sehari-hari di kantor, maupun di rumah
e. Segala bentuk
sehari-hari alat memanfaatkan
dengan dan peralatan teknologi
yang dapat dipergunakan manusia

21. Yang tidak termasuk dalam kegiatan pengelolaan gudang adalah ...
a. Pengadaan
b. Penerimaan
c. Penyimpanan
d. Pemeliharaan
e. Pendistribusian

22. Yang tidak termasuk dalam tujuan material handling adalah ...
a. Meminimalkan biaya-biaya penanganan material
b. Meminimalkan gangguan dan penundaan penyediaan bahan
c. Meningkatkan kapasitas produksi dan fasilitas produksi
d. Menjaga keamanan dalam penanganan material
e. Meningkatkan semangat dan motivasi kerja karyawan

263
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

23. Prinsip penanganan material yang mengatur agar semua metode

penanganan material dilakukan secara baku sesuai batasan-batasan
yang telah ditetapkan, merupakan prinsip penanganan material ...
a. Prinsip perencanaan
b. Prinsip standarisasi
cd. Prinsip peregkoenrjoamani
e. Prinsip unit beban

24. Contoh dari bahan-bahan yang termasuk dalam bulk material

(curah) adalah...
a. Suku cadang
b. Kartoon
c. Peti
d. Tas
e. Batu bara

25. Conveyors (sabuk penghantar) termasuk ke dalam jenis peralatan

material handling ...
a. Transport equipment
b. Positioning equipment
c. Unit Load Formation Equipment
d. Storage Equipment
e. Identification and Control Equipment

26. Perhatikan gambar di bawah ini untuk menjawab soal nomor 26!

Jenis peralatan transportasi (truk industri) di atas adalah ...

a. Hand truck
b. Walkie stacker
c. Counterbalanced Lift Truck
d. Narrow-Aisle (NA) Reach Truck
e. Automatic Guided Vehicle

264
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

27. Peralatan dasaran dari sebuah material sehingga dapat dimasukan fork saat
pemindahan material, umumnya berbahan kayu berukuran 48 x 40 inci
adalah ...
a. Pallets
b. Skids
cd . STolitpeshpeaents
e. Boxes

28. Yang tidak termasuk manfaat dari penerapan Warehouse Management System
adalah ...
a. Dapat melacak dan memantau jumlah stok barang secara langsung
b. Meningkatkan produktivitas pengelolaan gudang perusahaan
c. Mengurangi kesalahan pengambilan barang di gudang
d. Mengurangi pekerjaan kertas (paperless)
e. Meningkatkan kapasitas beban kerja karyawan gudang

29. Alasan yang paling mendasar diperlukannya tim kerja proyek dalam kegiatan
awal pemilihan Warehouse Management System adalah ...
a. Dengan
informasidibentuknya
perusahaantim kerja
akan proyek
mudah kegiatan pengumpulan data dan
ditangani.
b. Penunjukan tim kerja proyek merupakan bentuk formalitas
pelaksanaan persyaratan yang harus dilaksanakan dalam
implementasi warehouse management system.
c. Melalui kemampuannya berfikir secara logis sesuai bidangnya, maka
tim kerja proyek akan dapat menetapkan kebutuhan perusahaan
sesuai fungsi-fungsinya yang dibutuhkan dengan tepat.
d. Melalui penunjukan tim kerja proyek perusahaan akan mengetahui daftar
peralatan dan teknologi yang harus dipersiapkan.
e. Melalui penunjukan tim kerja proyek perusahaan
akan mengetahui tahapan-tahapan yang akan dilalaui
dalam menerapkan warehouse management system

30. Perhatikan gambar di bawah ini untuk menjawab soal nomor 4!

Proses kegiatan utama WMS yang merupakan gambaran dari kegiatan

“location management” ditunjukan pada gambar nomor ...

265
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

a. 1
b. 2
c. 3
d. 4
e. 5
B. Uraian/ Essay
Kerjakan soal di bawah ini dengan baik dan benar!
1. Sebutkan dan uraikan secara singkat berapa banyakkah kelompok kemasan
yang diatur dalam IATA berkaitan dengan barang berbahaya?
2. Sebutkan regulasi yang mengatur klasifikasi barang berbahaya di Indonesia?
3. Sebuah bahan kimia baru (cairan) memiliki 2 jenis bahaya, bahaya tersebut
adalah Divisi 5.1 kelompok kemasan II dan Klas 8 kemasan II. Yang manakah
yang akan mengambil peran dominan?
4. Uraikan apa yang Anda lakukan, bila melihat barang berbahaya dicurigai
rusak atau bocor?
5. Sebutkantermasukdalamkategoriapakahbahan trinitrotuluen,dinitrotuluena,
dan dibenzoilperolsida?
6. Jelaskan bagaimanakah seharusnya attitude atau sikap seorang staf/ karyawan
kbetritkealeb-teerlheabdearpdaansadrkeanngkaonntsieppe
ppeelalaynagngaannpryimanag? cerewet, emosional, dan
7. Jelaskan hal-hal apasajakah yang harus diperhatikan dalam penanganan
material berdasarkan prinsip perencanaan yang dikemukan oleh College-
industry Council on Material Handling Education (CIC-MHE) dan Material
Handling Institute (MHI)?
8. Sebutkan masing-masing 2 (dua) buah contoh peralatan dari 5 (lima) jenis
peralatan material handling?
9. Uraikan secara singkat apasajakah keuntungan dan kelemahan penerapan
WMS di sebuah perusahaan?
10. Jelaskan kembali menurut pendapat Anda maksud dari penggunaan
teknologi baru (WMS) pada sistem operasi perusahaan bukan hanya dapat
meningkatkan daya saing di pasar persaingan Namun, juga dapat sebagai alat
yang dapat mempertemukan permintaan konsumen?

266
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Akhimelita, Lita. (2013). Teknik Industri Peralatan Gudang Kls. 11. Semester 4 . Jakarta:
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI.
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: PT Gramedia
Bowersox, Donald J. (2002). Manajemen Logistik 1: IntergrasiSistem-Sistem
Manajemen
Distribusi Fisik Dan Manajemen Material. Jakarta: Penerbit: PT Bumi Aksara
Bowersox, Donald J. (2004). Manajemen Logistik 2: IntergrasiSistem-Sistem
Manajemen Distribusi Fisik Dan Manajemen Material . Jakarta: Penerbit: PT Bumi
Aksara
Laudon, K. C. & Laudon, J. P. (2002). Management Information Systems: Managing the
digital firm (11th ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Lucas, Robert W. (2015). Customer Service: Skill For Success. Sixth Edition . New York:
McGraw-Hill Education.
Martono. (2011). Transportasi Bahan dan/ atau Barang Berbahaya dengan Pesawat
Udara berdasarkan UU RI No I Tahun 2009 . Depok: Rajawali Pers.
Rainer, R. K. & Cegielski, C. G. (2013). Introduction to Information System (4th ed.).
Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Richards, Gwynne. (2018). Warehouse Management 3rd Edition, A Complete Guide To
Improving Eciency and Minimizing Cost In The Modern Warehouse . New
York: Kogan Paga Limited.
Rizaldy, Wynd & Rifni, Muhammad. (2013). Manajemen Penanganan Barang-Barang
Berbahaya Pada Angkutan Udara, Buku Panduan IATA DGR Edisi Pertama.
Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media
Rushton, Alan. Dkk. (2013). The Handbook of Logistics and Distribution Management,
5th Edition. London UK: Kogan Page Limited
Stephens, Matthew P. & Meyers, Fred E. (2013). Manufacturing Facilities, Design &
Material Handling. Fifth Edition . Indiana: Purdue University Press
Sutarman. (2017). Dasar-Dasar Manajemen Logistik. Bandung: Penerbit Refika Aditama
Syarifuddin Pandiangan. (2017). Operasional Manajemen Pergudangan Panduan
Pengelolaan Gudang. Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media
Waters, Donald. (2003). Logistics: An Introduction to Supply Chain Management . New
York: Palgrave Macmillan 2005. Documentsand Forms. Switzerland: International
Federation of Freight Forwarders Associations (FIATA)
Al Alamudi, Arifin. (2019, 28 Maret). Kamu Wajib Tahu! Ini Daftar 9 Barang yang Dila-
rang Dibawa ke Pesawat. Diperoleh 12 Desember 2019, dari https:// sumut.

Anindita, Kanya. Tanpa Tahun. 5 Tips Efektif Mengoptimalkan Manajemen Gudang

(Warehouse Management) untuk Bisnis Retail. Diperoleh 9 Desember 2019,
dari https:// www.hashmicro.com/ id/ blog/ mengoptimalkan-manajemen-
gudang-
 267

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Anwar, Thohari. (2019, 12 Agustus). Simbol-Simbol Dalam Laboratorium Beserta

Maknanya. Diperoleh 21 November 2019, dari https:// sainskimia.com/
simbol- simbol-dalam-laboratorium-beserta-maknanya/
Aulia, Yudithya. Dkk. Tanpa Tahun. Penyiapan Barang (Picking). Diperoleh 13 November
2019, dari https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-
Picking
Azizah, Hiliyah. (2018, 14 February). Begini Sejarah Diciptakannya Gunting Sejak
4.0 Tahun Lalu. Diperoleh 20 November 2019, dari https:// beritacenter.com/

Berbagaireviews.com. (2018, Juli). Simbol-Simbol Bahan Kimia Berbahaya, Nama,

Gambar Simbol, Lambang, Arti, Cara Pencegahan, Contoh,Symbol of Hazardous
Chemicals. Diperoleh 21 November 2019, dari https:// www.berbagaireviews.

Binus.com. (2018, 19 September). Pengelolaan Bisnis Pergudangan Mulai Beralih ke

WMS. Diperoleh 9 Desember 2019, dari https:// ekonomi.bisnis.com/ read/
20180919/ 98/ 839779/ pengelolaan-bisnis-pergudangan-mulai-beralih-ke-
wms
Binus.ac.id. Tanpa Tahun. Teori Pelanggan. Diperoleh 26 November 2019, dari
https:// library.binus.ac.id/ ecolls/ ethesisdoc/ bab2/ 2014-1-00416-mnsi%20
bab2001.pdf
Binus.ac.id. Tanpa Tahun. RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) . Diperoleh 8
Desember 2019, dari https:// sis.binus.ac.id/ 2014/ 04/ 12/ radio-frequency-
identification-rfid/
Brangkas.id. (2017, 29 September). Pengertian arsip dan 5 sistem penyimpanan arsip
beserta contohnya. Diperoleh 21 Oktober 2019, dari http:// brangkas.id/ sistem-
penyimpanan-arsip/
Budhiman, Ilham. (2018, 19 September). Pengelolaan Bisnis Pergudangan Mulai Beralih

Cleanpng.com. Tanpa Tahun. Miscellaneous Symbol. Diperoleh 19 November 2019,

dari https:// www.cleanpng.com/ png-dangerous-goods-hazchem-safety-sign-
hazardous-wast-1693102/ download-png.html
Cvdior.co.id. (2017, 5 Mei). Penanganan Limbah B3. Diperoleh 12 Desember 2019,
dari http:// cvdior.co.id/ penanganan-limbah-b3/
Dreamstime.com. Tanpa Tahun. Symbols for Cargo Marking. Diperoleh 19 November
2019, dari https:// www.dreamstime.com/ stock-illustration-symbols-cargo-

Ebiologi.com. (2016, Februari). Simbol Bahan Kimia Berbahaya. Diperoleh 20

November 2019,dari

268
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Guruakuntansi.co.id. (2019, 8 September). Pengertian Kepuasan Pelanggan. Diperoleh

25 November 2019, dari https:// guruakuntansi.co.id/ kepuasan-pelanggan/
Gurupendidikan.co.id. (2019, 29 Januari). Pengertian Pelanggan–Jenis, Karakteristik,
Internal, Kepentingan. Diperoleh 25 November 2019, dari https:// www.
gurupendidikan.co.id/ pengertian-pelanggan/
Ilmuekonomi.id. Tanpa Tahun. Pengertian Harapan Pelanggan dan Faktor-Faktor
Yang Menentukannya. Diperoleh 25 November 2019, dari https:// www.ilmu-

Ilmumanajemenindustri.com. (2018, 15 Juli). Pengertian Material Handling

(Penanganan Bahan) dan 20 Prinsip Material Handling, Diperoleh 31 November
2019,dari
Indiamart.com. Tanpa Tahun. Brown Corrugated Paper Corrugated Outer Packaging Box.
Diperoleh 23 November 2019, dari https:// www.indiamart.com/ proddetail/

IndoneUsniatnu.kshDoepsdaiisnplGayusdhaenlvginyga.cnogmS. tGacukdabnlge. PDenipy

eimroplaenha1n2AnNtoi vKeomrobsierRa2k0R1a9k, Bdaajrai
http:// indonesian.shopdisplayshelving.com/ sale-10344678-anti-corrosion-

Jatikom.com. Tanpa Tahun. Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan
Fungsinya. Diperoleh 29 November 2019, dari https:// www.jatikom.com/

Jonar, Artha Nugraha. (2016, 22 Desember). Mengenal Peti Kemas/ Kontainer-

Referensi Logistik Indonesia. Diperoleh 22 November 2019, dari https:// www.
arthanugraha.com/ mengenal-peti-kemas-kontainer/
Kajianpustaka.com. (2016, 2 Agustus). Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan
A20rs1ip6./ D0i8p/eproenlegher2ti9anN-joevneism-pbreorse2d0u1r9-p,
ednayrimhpttapnsa:/n/-awrswipw.h.ktmajilanpustaka.com/ Kanaidi. Tanpa Tahun.
Konsep Warehouse Management. Diperoleh 12 November 2019,
dari https:// www.slideshare.net/ KenKanaidi/ warehousing-management-
conceptmateri-pelatihan-warehousing-management
Kay, Michael G. (2012, 12 Januari) Material handling Equipment. Diperoleh 2 Desember
2019, dari https:// people.engr.ncsu.edu/ kay/ Material_Handling_Equipment.
pdf
Knic.co.id. (2019. 28 Februari). 4 Cara untuk Meningkatkan Efisiensi Gudang.
Diperoleh
24 Desember 2019, dari https:// www.knic.co.id/ id/ 4-ways-to-improve-
warehouse-efficiency
Kurniawan, Rido. (2017). Analisis Pengaruh Harapan Pelanggan, Kualitas Produk Dan
K ep u a s a n p el a n g g a T er h a d a p Lo y al i t as P e l
Pa d a B R I D i L a m p u ng U t a ra . D ip e ro l e h 2 5 N
a n g g an p a d a P en g g u n a K a rt u K r e d it 269
o v e m b e r 2 01 9 , d a r i h tt p :/ / d ig i l ib .
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Mercubuana-yogya.ac.id. Tanpa Tahun. Teori Pelayanan Pelanggan. Diperoleh 25

November 2019, dari http:// eprints.mercubuana-yogya.ac.id/ 1011/ 4/ BAB_
II.pdf
Mon, Hae. (2013, 8 Mei). Packing List. Diakses 15 November 2019, dari https:// www.
slideshare.net/ chinhlaem3/ packing-list-20798605
Oilspillproducts.co.uk. Tanpa Tahun. 8 Drum Spill Containment Pallet with outdoor
cover-BP8C. Diperoleh 12 Desember 2019, dari https:// oilspillproducts.
co.uk/ products/ 8-drum-spill-containment-pallet-with-outdoor-cover-
bp8c?variant=35047595920
Polsri.ac.id. Tanpa Tahun. Pelayanan Pelanggan. Diperoleh 25 November 2019, dari
http:// eprints.polsri.ac.id/ 669/ 3/ BAB%20II.pdf
Polsri.ac.id. Tanpa Tahun. Kearsipan. Diperoleh 10 Oktober 2019, dari http:// eprints.
polsri.ac.id/ 672/ 3/ FILE%203.pdf
Polsri.ac.id. Tanpa Tahun. Voice Recognition. Diperoleh 8 Desember 2019, dari
http:// eprints.polsri.ac.id/ 2964/ 3/ File%20III.pdf
Procces.st. Tanpa Tahun. SOP Barang Masuk dan Barang Keluar Gudang. Diperoleh 24
Desember 2019, dari
Purnama, Aep. Tanpa Tahun. Penyimpanan Sementara Limbah B3. Diperoleh 12
Desember2019,dari

Qualitastech.com. (2015, 2 Mei). Streaming video vs Machine vision–Head to head

comparison. Diperoleh 8 Desember 2019, dari https:// qualitastech.com/

Ranter, Harro. Tanpa Tahun. NTSB recommends ATR-42 stick pusher AOA changes.
Diperoleh 10 Desember 2019, dari https:// news.aviation-safety.net/ 2012/
06/ 29/ ntsb-recommends-atr-42-stick-pusher-aoa-changes/
Reichelt.com. Tanpa Tahun. DELOCK 90279 Barcode scanner, Laser, USB. Diperoleh
22 November 2019, dari https:// www.reichelt.com/ de/ en/ barcode-scanner-
laser-usb-delock-90279-p218307.html
Riyanto, Agus. (2018, 31 Juli). Simbol-simbol Bahan Kimia Berbahaya Dilengkapi
Dengan Penjelasannya. Diperoleh 19 November 2019, dari https:// www.
amongguru.com/ simbol-simbol-bahan-kimia-berbahaya-dilengkapi-dengan-
penjelasannya/
Saputra, Lukman. (2017, 20 Juli). Kemasan Standar UN. Diperoleh 29 November 2019,
dari https:// airsideportal.com/ 2017/ 07/ 20/ kemasan-standar-un/
Safetysign.co.id. (2019, 11 Maret). Bagaimana Pengelolaan B3 Yang Benar Sesuai
Regulasi Nasional?. Diperoleh 24 November 2019, dari https://
www.safetysign.

270
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Selular.id/ (2019, 4 September). 4 Tren Layanan Pelanggan E-Commerce di Indonesia.

Diperoleh 26 November 2019, dari https:// selular.id/ 2019/ 09/ 4-tren-
layanan-pelanggan-E-Commerce-di-indonesia/
Seo, Ade. (2015, 29 Mei). Standing Pouch Zipper. Diperoleh 23 November 2019, dari
https:// tokomesin.id/ standing-pouch-zipper/
Sinostar Co. Ltd. Tanpa Tahun. Karton Tunggal Watch Box Kemasan Orange
Permukaan Glossy Laminated Custom Logo. Diperoleh 20 November 2019,
dari http://

Solusiprinting.com (2019, 19 April). 12 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan &

Fungsinya. Diperoleh 29 November 2019, dari https:// solusiprinting.com/
jenis-jenis-peralatan-kearsipan-dan-fungsinya/
Suharyanto. (2017, 25 Maret). 7 Simbol Bahan Kimia Berbahaya. Diperoleh 19
November 2019, dari https:// dosenbiologi.com/ lingkungan/ simbol-bahan-
kimia
Tanuwidjaya, Winanto. (2019, 17 Desember). Manajemen Gudang Tak Sekedar Urusan
S
Techtarget.com. (2011, Maret). Magnetic Stripe Reader (Magstripe Reader).
Diperoleh 8 Desember 2019, dari https:// whatis.techtarget.com/ definition/
magnetic- stripe-reader-magstripe-reader
TotalPackagingSolution.com. Tanpa Tahun. Inner Packaging Solution. Diperolah
22 November 2019, dari https:// totalpacksolutions.com/ solutions/ inner-
packaging-solutions/
Thecarycompany.com. Tanpa Tahun. Sure-Grip® EX Mini Flammable Safety Cabinet,
2 Gallon, M/ C Door, Yellow. Diperoleh 14 Desember 2019, dari https:// www.
thecarycompany.com/ sure-grip-ex-mini- flammable-can-safety-cabinet-4-
gallon-manual-door-yellow

Unila.a c .i d . T a n p a T a h u n . 25 November 2019, dari

h t t p :/ / d i g ili b .u n i la
P e l a y a n a n P e la n g g a n .
. a c. i d / 1 6 1 8 8 / 1 3 / B A B
Di p e ro le h
% 2 0 2 .p d f
Usu.ac.id. Tanpa Tahun. Lampiran Formulir Administrasi Gudang, Sumber: PT.
Sinar Abadi Jaya Cabang Binjai . Diperoleh 29 November 2019, dari http://
repository.usu.ac.id/ bitstream/ handle/ 123456789/ 20786/ Appendix. pdf?
sequence=1&isAllowed=y
Ut.ac.id. Tanpa Tahun. Modul Pengantar Ilmu Kearsipan. Diperoleh 10 Oktober 2019,
dari http:// repository.ut.ac.id/ 3908/ 1/ ASIP4101-M1.pdf
Yudiono, Herman. Tanpa Tahun. 15 Alat Keselamatan Kerja di Laboratorium Kimia.
Diperoleh 10 Desember 2019, dari https:// www.duniakaryawan.com/ alat-
keselamatan-kerja-di-laboratorium-kimia/
Zulkhaidarsyah. Tanpa Tahun. Infrastruktur. Diperoleh 12 Desember 2019, dari
https:// www.slideshare.net/ zulkhaidarsyah/ premisies-presentation-948873
271
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Alat Sortir : Alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang

diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam
folder masing-masing

Arsip : Skeugaitautakunmatpaulapnerdisotkiwuma
eynan/cgadtaistaimn pteantsaencgasreagsaislatematis
yang memiliki nilai kegunaan karena pentingnya
dokumen tersebut
Arsip Aktif : Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan
administrasi
Arsip Dinamis : Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya
Arsip Duplikasi : Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip
aslinya
Arsip Inaktif : Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun
Arsip Statis : Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan
pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-
hari administrasi negara
Bahan : bahan yang karena sifat kimia maupun kondisi
berbahaya (B3) fisiknya berpotensi menyebabkan gangguan pada
kesehatan manusia, kerusakan properti dan atau
Barang berbahaya lingkungan.
(Dangerous : bahan atau zat yang berpotensi dapat
goods) membahayakan secara nyata terhadap kesehatan,
keselamatan
atau harta milik apabila diangkut dengan pesawat
udara. Bahaya yang ditimbulkan akan berakibat pada
keselamatan penerbangan, kesehatan manusia dan
equitment pesawat udara namun diperbolehkan jika
melalui prosedur dangerous goods yang berlaku.
Barcode : sekumpulan code yg berbentuk garis-garis dan spasi,
dimana masing-masing ketebalan setiap garis dan
spasinya berbeda sesuai dengan isi code tersebut,
berfungsi sebagai sarana untuk mempermudah kita
dalam menginput data dimana cara kerjanya input data
otomatis.
272

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Bill of Quantity : adalah dokumen yang digunakan dalam tender oleh industri (konstruk

Cardex (card index) : Alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan
memakai laci-laci yang dapat dicabut memanjang
Chemical Storage : Standar penyimpanan Bahan Kimia
Consignment : Suatu bentuk pembayaran, dimana barang dikirim dan dititipkan kepa
barang tersebut akan dijual kepada pembeli. Bank tidak bertanggung

Cross-docking : Proses memindahkan barang langsung dari area

receiving (penerimaan) langsung ke lokasi shipping
(pengiriman) tanpa melalui aktivitas penyimpanan di
gudang
Customer order : Aktivitas pergerakan barang yang berguna sebagai
picking/order pengambilan barang dari gudang penyimpanan atau
selection lokasi pengambilan dan kemudian disiapkan untuk
proses pengiriman
Deliver Note (Nota adalah catatan atau daftar item yang dibuat ketika barang dikirimkan
adalah proses penempatan barang yang langsung ke lokasi picking ata
: Pengiriman Barang)
pengurangan penumpukan barang dan aktivitas inspeksi
adalah proses penempatan barang yang langsung ke lokasi picking ata
Direct putaway : adalah perintah untuk memulai pekerjaan, dengan adanya perintah in

Directed putaway :

Dispatching :

273
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

DO (Delivery order) : sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah

penyerahan barang yang telah dipesan dengan
kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang
ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan.
Dokumen : Segala sesuatu dalam bentuk tertulis yang dapat
dijadikan bukti atau keterangan dari suatu kegiatan
Emergency picking : cara menambah pekerja dari bagian lain yang
disebabkan situasi beban kerja berlebih dibandingkan
dalam keadaan normal yang tentu saja memahami secara
benar metode picking.
External : Usaha sebuah perusahaan untuk menjajikan
Communication sesuatu kepada pelanggan untuk menarik
pelanggan
Faktur/invoice : suatu dokumen yang digunakan sebagai pernyataan
penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada

psaetmuabneldi abnertiostiatlehnatragnag,
spertianctaiannggitaelmpeymanbgedliiabnenliy,ah.arga
Filling Cabinet : Peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan
berkas ke dalam laci
Form Pengeliaran : Formulir yang berupa lembaran yang memuat informasi
Barang berkaitan dengan pengeluaran barang-barang logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi barang, tanggal
pengeluaran, jumlah pengeluaran, dan penerima
Formulir Delivery logistik
Order : Sebuah dokumen yang berperan sebagai surat
perintah penyerahan barang yang telah dipesan
dengan kesepakatan bersama antara penjual dan
pembeli yang
Formulir Hasil Stock
Opname ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan
: Suatu dokumen yang berisikan informasi hasil kegiatan
stock opname oleh personil gudang, didalamnya berisi
keterangan seputar kode barang, deskripsi barang,
Formulir Inventory
jumlahnya disertai keterangan barang
Repor (Laporan
Inventarisasi Barang) : Dokumen yang berisi informasi inventaris barang di
gudang
Formulir Kartu
Persediaan Barang
: Formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-
perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya
pemasukan dan pengeluaran logistik
274
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Formulir Penerimaan : Sebuah dokumen yang berisi informasi seputar proses

Barang penerimaan barang yang biasanya berisi informasi
seputar penghitungan jumlah barang yang diterima,
inspeksi pengecekan barang berkaitan dengan dengan
kualitas
dokumen dan kerusakandan
pengiriman yang ada, pengecekan
peng-update-an data stok
gudang
Formulir
Perencanaan Stock : Suatu dokumen yang berfungsi menjelaskan program
Opname kegiatan stock opname dari seluruh barang-barang yang
ada di gudang dengan isi informasi seputar barang yang
akan dihitung, personil yang bertugas, serta sumber
daya pendukung seperti peralatan atau perlengkapan
yang dibutuhkan dalam kegiatannya
Formulir Permintaan
Barang : Sebuah formulir berupa lembaran yang berfungsi
untuk meminta barang dari gudang
Formulir Purchase
: Dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi
Order
rangkuman
penjual ataubarang atau jasa yang mereka beli dari
pemasok
Guide : Lembaran kertas tebal atau karton yang
digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
Harapan Pelanggan : Standar prediksi/standar ideal pelanggan terhadap suatu
produk (barang atau jasa)
Inbound : Mengacu pada transportasi, penyimpanan dan pengiriman barang yan
dan efisiensi jaringan distribusi dan memaksimalkan
transportasi dan biaya penyimnpanan

Individual Need : Kebutuhan individu atau personal

Kartu persediaan : adalah kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan barang yang

Kotak/Box Arsip : Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif
Label : Alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/
folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu
folder/ guide
Label : kertas bergambar dan bertuliskan berbentuk segi
empat yang menggambarkan barang berbahayapada
kemasan
berukuran 100 mm x 100 mm

275
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Lay Out (Tata Letak) : merupakan satu keputusan yang menentukan tingkat
Gudang efisiensi sebuah operasi pergudangan (logistik) dalam
jangka waktu yang lama. Dampak strategi dari hasil
keputusan lay out gudang, diantaranya kapasitas,
proses,
fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, serta citra
gudang
Let Down-
Replacement : adalah menurunkan barang dari area penyimpanan
ke dalam area picking (pick face)
Map Arsip : Sebuah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal
atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-
surat
Marking atau tanda : suatu kode khusus yang wajib dicantumkan atau tanda-
tanda khusus yang harus ditempelkan /dipasang oleh
customer pada paket/ kemasan suatu barang dalam
mengirim barangnya ke gudang / agent forwarder.
Material Safety : dokumen yang berisi informasi tentang potensi bahaya
Data Sheet (MSDS) (kesehatan, kebakaran, reaktivitas dan lingkungan) dan
bagaimana bekerja dengan aman dengan produk
kimia. Ini adalah titik awal yang penting untuk
pengembangan program kesehatan dan keselamatan
Metode yang lengkap
Desentralisasi : Pengelolaan dokumen perusahaan manakala setiap
unit/ cabang/kantor memiliki bagian khusus yang
menangani pengelolaan dokumen tersebut, namun
pengaturan dan kebijakan pengelolaannya diatur oleh
kantor pusat, dan telah memiliki standarisasi yang
berlaku pada seluruh unit/kantor/cabang yang tersebut
di beberapa tempat/
daerah yang jauh dari kantor pusat
Metode Gabungan : Pengelolaan dokumen perusahaan dengan cara
menggabungkan 2 (dua) metode sentralisasi dan
desentralisasi
Metode Sentralisasi : Pengelolaan dokumen perusahaan yang dipusatkan pda
satu unit khusus kearsipan yang berada di kantor pusat
Numerator : Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen
276

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Operator gudang : seseorang, atau sekumpulan orang yang

mengoperasikan kinerja di gudang. Mulai dari
memastikan barang terjaga dengan baik; barang
terhitung dengan baik; data di Komputer sama
dengan
data di fisik; pengiriman bisa sampai tepat waktu; target
kerja tercapai sesuai dengan yang telah ditentukan oleh
perusahaan; dan menjaga dan memelihara kebersihan
gudang.
Operator order : Jabatan yang menyiapkan pesanan customer
barang sesuai dengan pesanan.
Order processing : salah satu elemen didalam Kelengkapan Order,
umumnya digunakan untuk menggambarkan suatu
proses atau alur kerja yang berhubungan dengan
picking, packing dan pengiriman barang ke customer
Ordner : Map besar dengan ukuran punggung 5 cm
yang didalamnya terdapat besi penjepit
Outbound : Mengacu pada transportasi, penyimpanan dan pengiriman barang yan
proses pengepakan barang yang dilakukan setelah proses pengambila

Packaging :

Packing : proses yang berkaitan dengan perancangan dan

(Pengepakkan) pembuatan wadah/pembungkus suatu produk/
atau kemasan bagian paling luar yang membungkus produk dengan
tujuan untuk menjaga produk tersebut pada saat
didistribusikan, disimpan; dijual; dll dari cuaca,
guncangan dan benturan, terhadap benda lain.
Packing List : Daftar Rincian barang secara mendetail yang berisikan
nama Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel &
Voy, Dimensi Barang, Gross Weight dan Net Weight
per Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah
barang.
Pallet : Merupakan material yang kebanayakan terbuat dari kayu dengan fung

Past Experience : Pengalaman masa lalu

 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Pelanggan : Suatu pihak yang dapat berupa badan/lembaga, instansi,

organisasi atau juga perorangan yang membeli produk
dari perusahaan secara rutin atau terus menerus
karena produk yang dibeli bermanfaat baginya
Pelanggan Antara : Kelompok ataupun orang yang bertindak sebagai
(Intermediate perantara produk akan tapi bukan sebagai pemakai
Customer) akhir dari produk perusahaan
Pelanggan Eksternal : Kelompok ataupun orang yang berada di luar
(Eksternal Customer) perusahaan yang menerima produk
Pelanggan Internal : Kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang
(Internal Customer) memiliki pengaruh pada performa (performance)
pekerjaan atau perusahaan
Pelayanan : Suatu aktivitas yang dilakukan dalam memenuhi
kebutuhan orang lain/pihak-pihak lain dalam kaitan jual
beli barang/jasa
Pelayanan Pelanggan : Suatu aktivitas yang dilakukan oleh pegawai perusahaan
dalam memberikan layanan pemenuhan kebutuhan
pelanggannya sehingga tercipta kepuasan pelanggan
dan kesetiaan pelanggan terhadap produk/jasa
perusahaan
Pelayanan Prima : Suatu pelayanan yang sangat baik dalam
(Excellent Service) memenuhi kebutuhan pembelian produk (barang
atau jasa) pelanggan sehingga dapat mencapai
kepuasan pelanggan sesuai standar pelayanan
Penerimaan Barang : Proses penerimaan barang yang di dalamnya terdapat
(receiving) beberapa kegiatan pembongkaran muatan dari sarana
angkutan barang (seperti truk, tronton, trailer dan lain
sebagainya), penghitungan jumlah barang yang diterima,
inspeksi pengecekan barang berkaitan dengan dengan
kualitas dan kerusakan yang ada, pengecekan dokumen
pengiriman dan peng-update-an data stok gudang
Pengambilan : proses perpindahan barang secara fisik dari tempat
barang (putaway) penerimaan barang (receiving dock) menuju ke
tempat penyimpanan di gudang
Penyimpanan : File yang digunakan untuk penyimpanan
Sementara (File sementara sebelum suatu arsip selesai diproses
pending) atau
File Tindak Lanjut
(follow-up file)

278
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Perforator : Alat guna melubangi kertas/kartu

Perilaku : Perilaku konsumen yang mudah terbujuk oleh
konsumen yang iming- iming diskon atau marketing dari suatu
bersifat produk tanpa
irrasional mengedepankan aspek kebutuhan atau kepentingan
Perilaku : Tindakan perilaku konsumen dalam pembelian suatu
konsumen barang dan jasa yang mengedepankan aspek-aspek
yang bersifat konsumen secara umum
rasional
Periodic system : adalah sistem pencatatan di gudang yang dilakukan dengan menghitu
adalah sistem pencatatan di gudang dimana setiap persediaan barang

Perpetual system :

Picker : bagian yang bertugas mengambil barang/menyiapkan

barang yang hendak dikirim atau telah dipesan oleh
klien. Picker ini dalam proses kerjanya harus bekerja
sama dengan bagian stacker agar proses kerja bisa
lebih cepat, karena pada kenyataannya, seorang
stacker
tentunya lebih mengetahui nama dan lokasi barang yang
dibutuhkan oleh picker.
Picking (penyiapan) : aktifitas penyiapan barang didalam gudang sesuai
dengan surat pesanan.
Place utility : adalah kebermanfaatan suatu benda jika telah berpindah tempat. Mis

PO ( Purchase order ) : dokumen yang berisi daftar barang yang ingin dibeli dari
pemasok
Production Mixing : adalah total keseluruhan dari daftar produk atau lini
(bauran produk) produk sebuah perusahaan yang ditawarkan
kepada konsumen
Put away : adalah proses penempatan barang pada lokasi
penyimpanan yang seharusnya
Quality Control (QC) : Merupakan gugus kendali mutu yang dilakukan pada
sektor industri mulai dari manufaktur hingga produksi
tangan yang bertujuan memeriksa secara visual untuk
menguji keandalan suatu produk.
Rak Arsip : Lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang
dibentuk secara lateral (menyamping)
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Real time : asalah sistem yang harus menghasilkan respon yang tepat dalam batas wakt

Rotary Filling : Alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa

digerakkan secara berputar
Secondary : sebuah metode pengamanan tambahan yang
containment digunakan untuk mencegah terlepasnya bahan-bahan
berbahaya langsung ke lingkungan atau ke daerah yang
tidak terkontrol dari tangki-tangki penyimpanan
Shipping : Aktivitas pengiriman barang meliputi proses pembuatan
dokumen pengiriman, pemuatan barang ke truk
dan pengupdate-an data barang yang sudah
dimuat truk (loading)
Siklus pengeluaran : rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan
(Spending cycle atau data terkait yang berhubungan dengan pembelian
serta
expenditure cycle)
Sistem Administrasi pembayaran barang dan jasa.
: adalah suatu sistem pencatatan dan pengendalian
Pergudangan mengenai keluar masuknya barang dari suatu
perusahaan. Memiliki peranan penting sebagai
pengontrol pergerakan barang sehingga dapat diketahui
jumlah penerimaan dan pengiriman barang
Sistem Penyimpanan
Abjad (Alphabetical : Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
Filling Sistem) penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali
surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad
nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan
Sistem Penyimpanan
abjad
Arsip (Filling System) : Suatu cara pengelolaan tertentu secara sistematis

bmermdapsearmkaundaphedpoemnyainmypangadnidp
Sistem Penyimpanan ailnihpgeunneammuaenmkbeamntbuadlian arsip
Nomor (Numerical secara efektif dan efisien dari segi penggunaan waktu,
Filling System) tempat, tenaga dan biaya

Sistem Penyimpanan : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali

Tanggal arsip dengan menggunakan kode angka/nomor
(Chronological Filling
System) : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun yang
pada umumnya tanggal dijadikan pedoman
termasuk diperhatikan dari datangnya surat

S(SiustbejmectSiuc System)

ablyFeiklling
: Tbaetradacasraarkpaennsyuimbypeaknatnaudapnopk

oeknemmausa alnahd/opkeurmiheanl /daarrsiip arsip

itu

280
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Sistem Wilayah : Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan

(Geographical Filling dokumen, berkas dan/atau arsip yang dijadikan
System) pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali
arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat
atau wilayah
SOP ( Standard yang kita kirimi surat
Operation Procedure) : dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang
dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil
kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya
yang serendah-rendahnya.
Standardization
Principle : Prinsip Standarisasi
Stapler : Alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas
Start-Up : Perusahan Baru
Stock opname : proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang
yang ada di tempat penyimpanan atau gudang
Stock opname : adalah kegiatan penghitungan secara fisik atas persediaan barang di g

Storage Equipment : Peralatan Penyimpanan

Supplier Relationship Management
: Merupakan(SRM)
proses pengelolaan hubungan perusahaan dengan pemaso
ini merupakan bagian dari proses manajemen rantai pasokan

Surat Jalan : dokumen wajib yang harus disertakan ketika melakukan

pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat yang
lain, berfungsi sebagai bukti kejelasan dan rincian
barang yang dikirim telah sampai pada penerima.
System Principle : Prinsip Sistem
STT (surat : surat pernyataan sebagai tanda bukti telah menerima
tanda terima) suatu barang yang dikirim oleh
seseorang/perusahaan.
Term of Payment : adalah ketentuan pembayaran yang dibuat oleh
supplier/vendor/penjual kepada pelanggan/pembeli
281
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Tickler File : Alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi
baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu
atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar
pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai
jatuh tempo
Time utility : adalah kebermanfaatan suatu benda bila digunakan
pada waktu yang tepat, misalnya payung digunakan pada
saat turun hujan
Transport Equipment : Peralatan Transportasi
UKM : Usaha Kecil dan
Menengah
Unit Load Formation : Peralatan Formasi Beban Unit
Equipment
Unit Load Principle : Prinsip Unit Beban
Vendor : Pihak yang menawarkan produk/jasa untuk dijual
Warehouse : Sistem aplikasi yang secara spesifik digunakan untuk
Management System mengelola kegiatan pergudangan, sistem ini mengatur
(WMS) segala kegiatan yang ada di area gudang mulai dari
penerimaan barang, perpindahan barang, pengambilan
barang, hingga pengiriman barang
WMS : Warehouse Management System
Word of Mouth : Rekomendasi atau referensi dari orang lain
Work Principle : Prinsip Pekerjaan

282
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BIODATA
BIODATA PENULIS PENULIS

BIODATA PENULIS 1

Nama Lengkap : SYAFIANI DESIANA GARTINI, M.Pd.

Telepon /HP/WA 08122282878
Email : syatani.dg@smkn3bandung.sch.id

AkllkaumnaFta
: sSyMaKtaNn3idesiana
Kcaebnotork
Jln. Solontongan no 10, Bandung
Kompetensi Keahlian : Manajemen Logistik

Riwayat Pekerjaan/Profesi
1. Guru SMKN 3 Bandung ( 1989 – 2000 )
2. Guru SMKN 1 Ciamis ( 2000 – 2007 )
3. Guru SMKN 3 Bandung ( 2007 – Sekarang )

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tafiun Belajar

1. S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran (Lulus Tahun 1988)
2. S2 Magister Manajemen Pendidikan, Pasca Sarjana Universitas Galuh Ciamis
(lulus tahun 2003)

Informasi Lain dari Penulis

Tinggal di Jalan Melong Kidul 102 a / 36 d RT 02, RW 02 Kelurahan Cikawao Kecamatan
Lengkong, Kota Bandung. Lahir di Bandung, 11 Desember 1964. Sekolah Dasar dilalui
di SD N 85 Bandung, SMP N 2 Bandung dan SMA N 12 Bandung. Tahun 1983 kuliah di
Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Bandung Jurusan Pendidikan Dunia Usaha,
Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran lulus tahun 1988. Tahun 2001 kuliah
S2 di Pasca Sarjana Universitas Galuh Ciamis.
Profesi keseharian sebagai guru peminatan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan
Tata Kelola Perkantoran dan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3 Bandung. Selain itu
aktif
s b a g i a s e sor k o m p e t e ns K e li n OT K P d i
Pe r k an to r a n (A S P A P I ) W ila y ah Ja wa B a ra t
A s osi a si S a rja n a d a n P r kt isi A d m in i s t r s i
d a n d i T P K P r ov in s i J a wa B a ra t . T e r l ib a t beberapa
kali menjadi tim pembuat kisi-kisis dan soal UN SMK Kompetensi Keahlian Otomatisasi
Tata Kelola Perkantoran,
 283

ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BIODATA
PENULIS

BIODATA PENULIS 2

Nama Lengkap : WAWAN SUNARYA, S.Pd .

Telepon /HP/WA 081321155821

Email : wawan.sunarya@smkn3bandung.

Akun Facebook
s: cwha.idwansunarya
Alamat Kantor : SMKN 3 Bandung Jalan
Solontongan No.10 Kel. Turangga
Lengkong, Kota Bandung,
Jawa Barat
Kompetensi Keahlian : Manajemen Logistik

Riwayat Pekerjaan/Profes:
1. Guru SMKN 3 Bandung (Tahun 2009 s.d sekarang)

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tafiun Belajar

1.S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran, IKIP Bandung (Lulus Tahun 1998)
2. Akta IV, IKIP Bandung (Lulus Tahun 1998)
3. S2 Manajemen Pendidikan, Pasca Sarjana Universitas Pasundan Bandung (Proses
Studi)

Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir)

Informasi Lain dari Penulis
Tinggal di Jalan Moch. Syahri No. 4-D RT 001, RW 004 Sindang Jaya, Mandalajati,
Kota Bandung. Lahir di Bandung, 24 Januari 1975. Sekolah Dasar dilalui di SD N
Cidadap I Bandung, SMP N 12 Bandung dan SMA N 9 Bandung. Tahun 1993 kuliah di
Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Bandung Jurusan Pendidikan Dunia
Usaha, Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran lulus tahun 1998. Tahun
2016 kuliah S2 di Pasca Sarjana Universitas Pasundan Bandung.
Profesi keseharian sebagai guru peminatan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan
Tata Kelola Perkantoran dan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3 Bandung. Selain
itu aktif
sebagai asesor kompetensi Keahlian OTKP di (ASPAPI)
LSP P1 SMKN 3 Bandung dan Asosiasi
Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran Wilayah Jawa Barat.
 ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BIODATA
PENULIS

BIODATA PENULIS 3

Nama Lengkap : Arief Susanto, S.Pd.

Telp. Kantor / HP : 022-7305529 / 081220000110
Email : arief@smkn3bandung.sch.id
Akun Facebook : Arief Susanto
Alamat Kantor : SMKN 3 Bandung
Jl. Solontongan No. 10, Kecamatan
Lengkong,
Bandung 40264
Bidang Keahlian : Manajemen Perkantoran
dan Manajemen Logistik

Riwayat Pekerjaan/Profesi :
1. 2006 – 2009 : Customer Care Online Oftcer PT. Telkomsel, Tbk.
2. 2009 – saat ini : Guru Peminatan Manajemen Perkantoran di SMK Negeri 3
Bandung
3. 2019 – saat ini : Guru Peminatan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3
Bandung
4. 2015 – saat ini : Asesor Kompetensi Administrasi Perkantoran SMK – ASPAPI
Jawa Barat
5. 2016 – saat ini : Asesor Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran di LSP P1 SMK Negeri 3 Bandung.
6. 2019 – saat ini : Asesor LSP P3 AP (Administrasi Perkantoran)

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tafiun Belajar :

1. S2 : Magister Manajeman Konsentrasi Manajemen Pendidikan – Universitas
Pasundan (2016 – sekarang)
2. S1 : Pendidikan Administrasi Perkantoran – Universitas Pendidikan Indonesia (2001
– 2006)

Judul Buku/Penelitian dan Tafiun Tertib :

1. Studi tentang
Pemasaran implementasi
Wilayah Sistem ERP
III PT. Pertamina (Enterprise
(Persero) – 2006Resources Planning) di Unit
2. Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas 10, PT Sarana Pancakarya Nusa,
Bandung - 2019

Informasi Lain dari Penulis :

Lahir di Bandung, 19 April 1982, anak kedua dari tiga bersaudara, menikah dan telah
dikaruniai 2 orang anak. Saat ini tinggal dan menetap di kota Bandung. Profesi
keseharian sebagai guru peminatan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran dan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3 Bandung. Selain itu aktif
sebagai asesor kompetensi Keahlian OTKP di LSP P1 SMKN 3 Bandung dan Asosiasi
Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran (ASPAPI) Wilayah Jawa Barat. Selain
itu juga aktif di kelompok kerja guru / MGMP (Musyawarah Guru Mata Pelajaran)
Program Keahlian Manajemen Perkantoran SMK tingkat Kota Bandung dan Provinsi
Jawa Barat. Terlibat
beberapa kali menjadi tim pembahas/penyusun kurikulum 2013 SMK Kompetensi
Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran, narasumber di berbagai Seminar, diklat,
workshop Kurikulum 2013.

285