Laporan Dinas Kearsipannn

LAPORAN AKHIR
MAGANG/PRAKTIK KERJA
MERDEKA BELAJAR KAMPUS MERDEKA
ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

DINAMIS TERINTEGRITAS (SRIKANDI) PADA DINAS KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA SELATAN
Oleh:
Aulia Nurul Rahmadini
191410208
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS BINA DARMA
2023
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN MAGANG/PRAKTIK KERJA
ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

PROVINSI SUMATERA SELATAN
Disusun Oleh:
1914102028
Sistem Informasi
Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing
Palembang, Februari 2023
Mengetahui, Menyetujui,
Pembimbing Lapangan Dosen Pembimbing
Nyimas Masyito, S.Sos., M.Si Evi Yulianingsih, M.M., M.Kom

NIP. 197001251996032002 NIDN. 0208077801
Mengatahui,
Ketua Program Studi
Nita Rosa Damayanti, M.Kom., Ph.D

NIDN. 0228099101
ii
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Aulia Nurul Rahmadini

NIM : 191410208
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa:

a. Semua informasi dan dokumen yang diberikan/dilampirkan dalam portofolio ini
adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan
b. Bersedia dan tidak berkeberatan apabila dilakukan verifikasi dan penelitian
ulang menyangkut keaslian dan keabsahan terhadap seluruh dokumen yang
dimuat dalam portofolio ini
c. Apabila dikemudian hari ditemukan bahwa data/dokumen yang disampaikan
tidak benar, maka saya bersedia dikenakan sanksi administrasi yaitu penolakan
portofolio ini.
Demikian pernyataan ini dibuat sesungguhnya dan penuh rasa tanggung jawab.
Ketua Program Studi, Palembang,
Materai
Nita Rosa Damayanti, M.Kom., Ph.D Aulia Nurul Rahmadini
Mengetahui,
Dekan,
Dr. Tata Sutabri, S.Kom., MMSI., MKM
iii
KATA PENGANTAR
“ ‫الرحِ ي ِْم‬
َّ ‫الرحْ َم ِن‬
َّ ‫هللا‬
ِ ‫ْــــــــــــــــــم‬
ِ ‫” بِس‬
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT

yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, shalawat serta salam tak lupa
penulis haturkan kepada junjungan besar kita, Nabi Muhammad SAW beserta
keluarga, sahabat, serta pengikutnya sampai akhir zaman, sehingga penulis dapat
mmenyelesaikan penulisan Laporan Akhir Magang dalam program MBKM.
Adapun tujuan dari penulisan laporan akhir magang ini adalah untuk memenuhi
salah satu syarat mendapatkan nilai mata kuliah dari program magang Merdeka
Belajar Kampus Merdeka (MBKM).
Dalam penyusunan Laporan Akhir Magang MBKM ini penulis banyak
mendapatkan bimbingan, petunjuk dan nasihat dari semua pihak. Untuk itu
penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus dan sebesar-besarnya kepada :
• Tuhan yang Maha Esa atas berkat dan rahmat dan nikmat yang telah
diberikan selama ini.
• Dr. Sunda Ariana, M.Pd.,M.M, selaku Rektor Unversitas Bina Darma.
• Dr. Tata Sutabri, S.Kom., MMSI., MKM selaku Dekan Fakultas Sains dan
Teknologi Universitas Bina Darma.
• Nita Rosa Damayanti, M.Kom., Ph.D selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi Universitas Bina Darma.
• Evi Yulianingsih, M.M., M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak memberikan arahan, bimbingan dan petunjuk dalam
menyelesaikan penulisan Laporan Akhir Magang MBKM ini.
• Prof. DR. H. M. Edwar Juliartha, S.Sos., M.M selaku Kepala Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
• Nyimas Masyito, S.Sos., M.Si selaku Pembimbing Lapangan Magang di
Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan.
• Alm. Aba dan kedua mama ku tercinta, terimakasih atas segalanya,
semangat, do’a, dukungan kuat menasehati, serta dorongan yang positif
baik dari secara moral maupun materi, karena tanpa mereka saya bukanlah
apa-apa.
iv
• Kakak dan adikku tersayang yang selalu memberikan masukan dan
nasehat serta dorongan semangat dalam perjalanan kuliah ini.
• Seluruh Staff Dosen dan Karyawan di lingkungan program stara 1
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Bina Darma Palembang yang
telah menyumbangkan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama
mengikuti perkuliahan.
• Seluruh Pegawai yang ada di lingkungan Dinas Kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan yang telah menyumbangkan ilmu pengetahuanannya
kepada penulis selama mengikuti program magang MBKM.
Palembang, Februari 2023
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto:
• Keberhasilan akan datang apabila diiringi dengan usaha dan kerja keras.
• Ketika masalah datang, hingga putus asa. Bukan berarti Allah berdiam
diri, Allah hanya meminta kita untuk sabar, shalat dan berdoa.
• Tindakan mungkin tidak selalu membawa kebahagiaan, namun tiada
kebahagiaan tanpa tindakan.
• Perkataan sulit bukanlah kesimpulan akhir dari suatu permasalahan tetapi
melainkan awal dari suatu keberhasilan, karena sesungguhnya dibalik
kesulitan ada kemudahan (Al-Insyirah:5)
• Success isn't given it's earned
Kupersembahkan Untuk :
• Allah SWT yang selalu memberikan
kemudahan kelancaran di setiap urusanku.
• Alm Aba, dan kedua Mama hebatku yang
telah membesarkan dan mendidik ku hingga
saat ini.
• Ayuk dan Adik yang selalu mensupport aku.
• Teman-teman yang selalu memberikan
dukungan.
• Almamaterku yang ku banggakan.
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ................................................................................... i

PENGESAHAN .............................................................................................. ii
SURAT PERNYATAAN ............................................................................... iii
KATA PENGANTAR .................................................................................... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN................................................................. vi
DAFTAR ISI ................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... ix
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xii
BAB 1 PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 4
1.3 Tujuan ........................................................................................................ 4
1.4 Manfaat ...................................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.................................................................... 5
2.1 Analisis ....................................................................................................... 5
2.2 Pengelolaan ................................................................................................ 5
2.3 Sistem ......................................................................................................... 5
2.4 Informasi .................................................................................................... 5
2.5 Sistem Informasi ........................................................................................ 6
2.6 Kearsipan ................................................................................................... 6
2.7 Arsip Dinamis ............................................................................................ 7
2.8 Terintegritas ............................................................................................... 8

BAB III PROFIL OBJEK ............................................................................. 10
3.1 Tinjauan Umum Objek ............................................................................... 10
3.1.1 Sejarah Singkat Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan ......... 10
3.1.2 Lokasi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan ....................... 11
vii
3.1.3 Visi dan Misi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan............. 11
3.1.4 Visi Dari Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan ................ 11

3.1.5 Misi Dari Dinas Provinsi Sumatera Selatan ................................ 12
3.1.6 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan ........................................................................... 14
3.1.7 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan ............................................ 15
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 36
5.1 Arsip Dinamis ............................................................................................ 36

5.1.1 Prinsip-Prinsip Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik
....................................................................................................... 38
5.1.2 Pengolah dan Penyaji Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik .. 39
5.1.3 Tata Cara Pengolahan Arsip Dinamis .......................................... 40
5.1.4 Tata Cara Penyajian Informasi Publik ........................................... 48
5.1.5 Tata Cara Penanganan Arsip Dinamis ........................................... 50
5.2 Aplikasi SRIKANDI .................................................................................. 56
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 76
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 76
5.2 Saran........................................................................................................... 77
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 78
LAMPIRAN
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Lokasi Dinas Kearsipan ............................................................... 11

Gambar 3.2 Struktur Organisasi hal ................................................................ 16
Gambar 5.1 Arsip Dinamis ............................................................................. 36
Gambar 5.2 Pedoman yang Dibutuhkan Dalam Rangka Penyediaan Arsip Dinamis
Sebagai Informasi Publik ................................................................................. 60
Gambar 5.3 Skema Pengolahan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik .... 41
Gambar 5.4 Daftar isi berkas ........................................................................... 44
Gambar 5.5 Daftar berkas ................................................................................ 44
Gambar 5.6 Daftar Arsip In-Aktif .................................................................... 47
Gambar 5.7 Mekanisme Pelayanan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik
(Flowchart) ...................................................................................................... 49
Gambar 5.8 Logo Aplikais SRIKANDI ........................................................... 56
Gambar 5.9 Peran pada Pengembangan SRIKANDI....................................... 57
Gambar 5.10 Kerangka Kebijkaan Aplikasi SRIKANDI ................................ 58
Gambar 5.11 Contoh Tata Naskah Dinas ........................................................ 59
Gambar 5.12 Contoh Kode Klasifikasi Arsip .................................................. 60
Gambar 5.13 Contoh Jadwal Retensi Arsip ..................................................... 61
Gambar 5.14 Fitur-fitur SRIKANDI................................................................ 61
Gambar 5.15 Tampilan Halaman Awal .......................................................... 62
Gambar 5.16 Tampilan Halaman Form Log-in................................................ 63
Gambar 5.17 Tampilan Halaman Beranda ....................................................... 63
Gambar 5.18 Tampilan Lanjutan Halaman Beranda........................................ 64
Gambar 5.19 Tampilan Halaman Tandatangan Naskah .................................. 64
Gambar 5.20 Tampilan Halaman Registrasi Naskah ....................................... 65
Gambar 5.22 Tampilan Halaman Verifikasi Naskah ....................................... 66
Gambar 5.23 Tampilan Halaman Naskah Masuk ........................................... 67
Gambar 5.24 Tampilan Halaman Naskah Keluar ........................................... 67
Gambar 5.25 Tampilan Halaman Daftar Disposisi .......................................... 68
Gambar 5.26 Tampilan Halaman Log Disposisi .............................................. 68
Gambar 5.27 Tampilan Halaman Daftar Tembusan ........................................ 69
ix
Gambar 5.28 Login .......................................................................................... 70
Gambar 5.29 Contoh Surat ............................................................................... 70
Gambar 5.30 Template Naskah/Surat .............................................................. 71
Gambar 5.31 Registrasi Naskah Keluar ........................................................... 71
Gambar 5.32 Lanjutan Registrasi Naskah Keluar 2 ......................................... 72
Gambar 5.33 Naskah Keluar hal ...................................................................... 72
Gambar 5.34 Form Periksa Naskah ................................................................. 73
Gambar 5.35 Persetujuan TTE Naskah Dinas.................................................. 73
Gambar 5.36 TTE Naskah Dinas ..................................................................... 73
Gambar 5.37 Tindak Lanjut Detail Naskah ..................................................... 74
Gambar 5.38 Tampilan Registrasi Naskah Masuk ........................................... 74
Gambar 5.39 Registrasi Naskah Masuk 1 ........................................................ 75
Gambar 5.40 Lanjutan Registrasi Naskah Masuk 2 ........................................ 75
x
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Pejabat Pegawai Fungsional ................................................................ 25

Tabel 3.2 Daftar Nama- Nama Pegawai Aaparatur Sipil Negara Dinas Kearsipan
Provinsi Sumatera Selatan .................................................................................... 27
Tabel 3.3 Keterangan Maximal Usia Pensiun Pegawai ASN Berdasarkan Jabatan
............................................................................................................................... 32
Tabel 3.4 Daftar Nama Pegawai Non ASN Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera
Selatan .................................................................................................................. 33
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Rekomendasi/Surat Pengantar

2. Surat Tugas
3. Surat Balasan Magang
4. Logbook
5. Lembar Monitoring
6. Foto-foto Kegiatan Magang
7. Sertifikat dan Nilai
xii
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Dalam era globalisasi digital pesatnya teknologi informasi membawa banyak
manfaat bagi kehidupan sosial salah satu dalam perkembangan berita media di
zaman kemajuan penggunaan teknologi digital, dengan adanya sistem informasi
membuat kebutuhan lebih cepat dan relevan. Perkembagan teknologi informasi
membawa dampak besar dalam penyampaian berita komunikasi. Teknologi
informasi mempermudah bagi pengguna mengola data termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun, menyimpan, untuk menghasilkan informasi yang akurat
dan berkualiatas yaitu informasi relavan dan tepat waktu.teknologi yang
digunakan adalah menggunakan seperangkat komputer yang menghubungkan
sistem jaringan ke komputer lainnya teknologi informasi berkembang sangat cepat
seiring berjalannya waktu dari komputer generasi pertama kini generasi kelima
dan seterusnya.
Perkembangan teknologi informasi sudah mempengharui berbagai kehidupan
di era baru dikenal dengan kehidupan e-life (Elektronik Life) dan sekerang ini
semarak dengan berbagai huruf e-commerce, e-government, e-journal perubahan
membuat semua kehidupan berubah termasuk dibidang pendidikan dan ekonomi.
Mengingat informasi menjadi kebutuhan primer bagi organisasi instansi tata
pemerintahan maupun tata masyarakat dalam melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya maka diperlukan teknologi informasi untuk menyimpan data rekaman
peristiwa dalam media informasi disebut arsip.
Arsip menjadi tempat yang harus ada dan perlu ditata dengan baik,
berdasarkan undang undang No 43 Tahun 2009 menjelaskan bahwa ; arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorang dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam
menganalisis sistem informasi diera globalisasi ini melakukan penelitian
perkembangan yang berjalan pada Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan.
1
` Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan menjadi salah satu bukti
pertanggung jawaban dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan negara dalam
menggunakan sistem informasi di era globalisasi dibidang kearsipan. Arsip
menjadi sebagai pertanggung jawaban, juga menjadi sebagai memori organisasi
dibutuhkan untuk memberikan informasi yang akurat untuk kepentingan
perencanaan organisasi untuk masa depan disimpan kedalam arsip. Dalam hal ini
Dinas Kearsipan Daerah Sumatera Selatan menciptakan kegiatan pengelolaan
arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan surat. Menurut pendapat Betty
Rick yang menjelaskan bahwa “Record are the corparate memory of
organization. Accurate records are necessary to provide this background
information for planning for the future while taking advantage of the past”. (Arsip
adalah memory korporat organisasi. Arsip yang akurat diperlukan dalam
memberikan informasi untuk merencanakan masa depan dengan mengambil
keuntungan dari masa lalu).
Dari penjelasan penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa arsip merupakan
tempat penyimpan suatu organisasi. Arsip dibutuhkan untuk memberikan
informasi yang akurat untuk kepentingan dan perencanaan organisasi yang akan
datang melalui kegiatan masa lalu yang terekam di dalam arsip. Kehadiran arsip
ini sangat mempengharui eksistansi suatu organisasi. Hal tersebut karena
penciptaan arsip merupakan hasil dari by product. Jadi, setiap kegiatan atau
aktivitas yang dilakukan oleh perorangan sampai pada organisasi pasti
menghasilkan arsip.
Berdasarkan kegunaannya, arsip dinamis dibagi menjadi tiga bagian
diantaranya arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Arsip aktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menurus, arsip Inaktif adalah arsip
frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang. Dalam hal ini Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan mengelola
kearsipan dinamis dengan menggunakn Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegritas (SRIKANDI). Sistem Informasi yang di gunakan pada Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan berbasis aplikasi dan web. Aplikasi tersebut
2
diluncurkan oleh pemerintah sebagai aplikasi umum dibidang kearsipan yang
dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis
elektronik yang sesuai dengan kebijakan perpres 95/2018 pasal 36.
Aplikasi ini adalah hasil kolaborasi antara Arsip Indonesia (ANRI),
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(PANRB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Kementerian Komunikasi
dan Informatika Republik Indonesia (KOMINFO). Aplikasi SRIKANDI memiliki
beberapa fitur seperti fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan,
penandatanganan, pengiriman dan penerimaan naskah dinas secara elektronik
antar instansi. Penerapan aplikasi SRIKANDI dalam setiap lingkungan
kementrian, lembaga, instasi dan pemerintah diharapkan dapat meningkatkan
kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan serta menjadi memori kolektif bangsa
karena pengelolaan informasi bangsa.
Menurut Syafrudin Kepala Dinas Provinsi Kalimantan Timur menyebutkan
aplikasi ini mampu mengimplementasikan diantaranya mempermudah komunikasi
dan koordinasi antar intansi dan pemerintah. Dengan adanya kearsipan dinamis
terintegrasi (SRIKANDI) dapat merekam dengan baik semua peristiwa sehingga
nantinya akan menjadi akuntabilitas dan memori kolektif bangsa dalam sistem
pemerintahan berbasis elektronik. Adapun penerapan yang harus digunakan perlu
peran serta dan kolaborasi yang kuat dari seluruh stakeholder di lingkungan dinas
kearsipan provinsi sumatera selatan.
Berdasarkan uraian pemikiran latar belakang diatas penulis dapat mengambil
judul “ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA SELATAN”.
3
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, dapat dirumuskan
masalah yaitu :
1. Bagaimana Pengelolaan Arsip Dinamis di SRIKANDI pada Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan ?
2. Bagaimana kegunaan dan manfaat SRIKANDI pada Dinas Kearsipan
Provinsi Sumatera Selatan ?
3.2 Tujuan
a. Mengetahui Pengelolaan Arsip Dinamis di SRIKANDI pada Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan .
b. Mengetahui kegunaan dan manfaat SRIKANDI pada Dinas Kearsipan
Provinsi Sumatera Selatan.
1.4 Manfaat
1.4.1 Bagi Penulis
Bagi penulis penelitian ini bertujuan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan yang diperoleh khususnya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis dengan
menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas (SRIKANDI)
sebagai mahasiswa Universitas Bina Darma Palembang.
1.4.2 Bagi Instansi
Bertujuan untuk memberikan masukkan berupa infromasi tentang
pengembangan sistem informasi kearsipan dinamis terintegritas (SRIKANDI)
pada Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan.
1.4.3 Bagi Pihak Akademik
Dapat digunakan sebagai informasi atau referensi bagi mahasiswa yang
berkepentingan dan dapat menjadi bahan penelitian mahasiswa selanjutnnya
dalam program Merdeka Belajar Kampus Merdeka.
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisis
Menurut Jogiyanto (1999:129) Analisis dapat didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
2.2 Pengelolaan
Menurut T.Hani Handoko, (1997:8) pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan suatu kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang
memberikan pengawasan pada suatu yang terlibat dalam pelaksanaan dan
pencapaian tujuan.
Menurut Priansa, dkk (2013), manajemen kearsipan adalah kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
2.3 Sistem
Menurut Jogiyanto (1985:10) Sistem sebagai suatu kesatuan yang terdiri
dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk menegaskan
suatu tujuan.
Menurut Barry E. Cushing (1974:12) Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.4 Informasi
Menurut Robert N. Anthony (1980:125-126) Informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Informasi sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk
5
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan
keputusan.
2.5 Sistem Informasi

Menurut Wikipedia Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari
teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk
mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem
informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses
algoritmik, data, dan teknologi.
Menurut Robert A. Leitch (1983:6) Sistem Informasi adalah suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan srategis dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan. Sistem Informasi merupakan suatu system di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media, prosedur-prosedur dan pengendalian. (Jogiyanto:1985:14).
Menurut Jogiyanto,H.M (2008) Sistem Informasi adalah suatu sistem
dalam suatu organisasi yang mempertekukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di
perlukan.
Menurut Subtari, (2012) Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan keutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan
yang di perlukan oleh pihak luar tertentu.
2.6 Kearsipan
Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985) Kearsipan adalah tata
cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku
dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan
penemuan kembali.
6
Menurut Drs. The Liang Gie (1992:118) Kearsipan adalah sebagai
berikut :
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-
warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan
dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu
dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengartikan arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis
(surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah dan lain-lain) dari waktu
lampau yang disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (kaset, video, disket
dan sebagainya). Arsip tersebut biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi,
disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
2.7 Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang di gunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan di simpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut Sulistyo-Basuki (2003:13) Arsip dinamis (dokumen atau
record) merupakan informasi terekam termasuk data dalam sistem komputer yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. (Museliza,
2019)
7
Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap,
cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Singkatnya
arsip dinamis merupakan arsip yang diperlukan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan
administrasi negara pada khususnya. Arsip dinamis selalu dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.Arsip dinamis harus dikelola
agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya (Sulistyo-Basuki,
2003:14). Sebagaimana amanat Pasal 40 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipa, Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan andal, sistematis, utuh menyeluruh dan sesuai norma, standar
prosedur dan kriteria (NSPK). Ketersediaan arsip digunakan untuk kegiatan
operasional manajemen pencipta arsip dan layanan publik. Untuk itu di perlukan
adanya sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
2.8 Terintegritas
Menurut Henny Cloud memberikan sumbangan pemikiran bahwa
integritas merupakan sesuatu yang berkaitan dengan keaktifan dan keutuhan
seseorang sebagai gelar manusia. Ia harus mampu menjalankan fungsi dengan
benar sesuai yang sudah dirancang sebelumnya. Menurut Andrias, integritas
merupakan kunci dari sebuah kehidupan, dapat diamati secara langsung.
Implementasi seseorang yang mempunyai integritas adalah jujur, berkomitmen
dan melakukan sesuatu dengan konsisten.
2.9 Pengertian SRIKANDI

Aplikasi Srikandi atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi
merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika,
Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI). Aplikasi tersebut bersifat Government to Government (G2G), sehingga
8
dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah. Dan juga aplikasi ini merupakan
aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang di kelola secara online dalam pembuatan
surat menyurat sehingga lebih terintegritas.
2.10 Fungsi dan Manfaat SRIKANDI

Aplikasi SRIKANDI berfungsi untuk pengelolaan arsip dinamis
yang menjadi penentu tata kelola pemerintahan berbasis elektronik
serta mempermudah pegawai dalam pengurusan surat menyurat
agar lebih cepat.
Menurut Syafrudin Kepala Dinas Provinsi Kalimantan Timur
menyebutkan aplikasi ini mampu mengimplementasikan diantaranya
mempermudah komunikasi dan koordinasi antar intansi dan pemerintah. Dengan
adanya kearsipan dinamis terintegrasi (SRIKANDI) dapat merekam dengan baik
semua peristiwa sehingga nantinya akan menjadi akuntabilitas dan memori
kolektif bangsa dalam sistem pemerintahan berbasis elektronik. Adapun
penerapan yang harus digunakan perlu peran serta dan kolaborasi yang kuat dari
seluruh stakeholder di lingkungan dinas kearsipan provinsi sumatera selatan.
2.11 Fitur SRIKANDI

Aplikasi SRIKANDI memiliki beberapa fitur seperti fitur penciptaan arsip
yang meliputi pembuatan, penandatanganan, pengiriman dan penerimaan naskah
dinas secara elektronik antar instansi. Penerapan aplikasi SRIKANDI dalam setiap
lingkungan kementrian, lembaga, instasi dan pemerintah diharapkan dapat
meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan serta menjadi memori
kolektif bangsa karena pengelolaan informasi bangsa.
9
BAB III
PROFIL OBJEK
3.1 Tinjauan Umum Objek

3.1.1 Sejarah Singkat Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan pada awalnya dikenal sebagai
kantor arsip daerah Provinsi Sumatera Selatan. kantor arsip daerahn Provinsi
Sumatera Selatan terbentuk berdasarkan peraturan daerah Provinsi daerah tingkat
1 Sumatera Selatan nomor 5 tahun 1993 dan baru efektif sejak tahun 1994.
Kemudian berdasarkan peraturan daerah provinsi Sumatera Selatan No. 2 Tahun
2011 tentang perubahan kedua atas peraturan daerah No. 9 Tahun 2008 tentang
organisasi dan tata kerja inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Selatan, kantor arsip berubah
menjadi Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan.
Dan pada tahun 2016 Badan arsip daerah Provinsi Sumatera Selatan telah
berubah organisasinya menjadi Dinas Kearsipan berdasarkan peraturan daerah
Nomor 14 tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat daerah
provinsi Sumatera Selatan dan peraturan Gubernur Nomor 51 tahun 2016 tentang
susunan organisasi, uraian tugas dan fungsi Dinias Kearsipan Provinsi Sumatera
Selatan. Seiring berjalannya waktu Dinas Kerasipan ini selain sebagai pembina
Kearsipan di daerah juga ditugaskan untuk memberikan bantuan teknis secara
langsung kepada pencipta arsip dalam melaksanakan kewajiban mengelola arsip.
10
3.1.2 Lokasi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
Gambar 3.1 Lokasi Dinas Kearsipan

Sumber:https://www.google.com/maps/place/Dinas+Kearsipan+Provinsi+Su
matera+Selatan
Alamat Kantor : Jalan, Demang Lebar Daun, Ilir Barat I, Palembang, Sumatera
Selatan 30151
3.1.3 Visi dan Misi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan sebagai lembaga teknis

penyelenggara bidang Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan dalam melaksanakan
tugas dan fungsinya tidak terlepas dari visi, misi dan program kepala daerah
terpilih. Adapun Visi Misi dan Program Prioritas Provinsi Sumatera Selatan tahun
2019 – 2023 yaitu:
3.1.4 Visi Dari Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
Dengan mempertimbangkan kinerja pembangunan yang telah dicapai pada

periode 2013 – 2018; memperhatikan hasil analisis isu strategis; serta mengacu
11
visi dan misi Gubernur dan Wakil Gubernur Sumatera Selatan Tahun 2019-2023
maka visi pembangunan Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2019-2023 adalah :
“SUMATERA SELATAN MAJU UNTUK SEMUA”
Penjelasan visi pembangunan Sumatera Selatan 2019-2023 sebagai berikut :
Sumsel Maju untuk Semua adalah keadaan dimana terwujudnya pembangunan

daerah yang berwawasan lingkungan atau pembangunan berkelanjutan dan
pembangunan maritim yang merata dan berkeadilan, dimana hasil-hasil
pembangunanya dinikmati seluruh anggota masyarakat.
1. Sumsel maju untuk semua adalah kondisi dimana meningkatnya kualitas

sumber daya manusia yang menjunjung tinggi nilai-nilai keimanan,
ketagwaaan, kejujuran, integritas dan kearifan lokal, disamping
terpenuhinya hak-hak dasar masyarakat dengan dukungan pro-rakyat, pro-
lingkungan, dan pro-gender yang transparan dan akuntabel.
2. Sumsel maju untuk semua adalah kondisi tercapainya pelayanan publik
yang baik dengan dukungan pemerintah yang bersih dan bebas dari
korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), serta meningkatnya partisipasi
masyarakat dalam proses penentuan kebijakan pembangunan yang
menyangkut hajat hidup orang banya
3. Sumsel maju untuk semua adalah terwujudnya rasa aman dan nyaman
bagi kehidupan masyarakat sehingga anggota masyarakat dapat
menjalankan aktivitas keagamaan, terciptanya kehidupan masyarakat yang
menghargai perbedaan, dan masyarakat yang dapat menikmati kesenian
bermutu di pusat-pusat kebudayaan.
3.1.5 Misi Dari Dinas Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan visi pembangunan yang telah ditetapkan, misi pembangunan
Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2019-2023 adalah sebagai berikut:
1. Membangun Sumatera Selatan berbasis ekonomi kerakyatan, yang

didukung sektor pertanian, industri dan UMKM yang tangguh untuk
12
mengatasi pengangguran dan kemiskinan baik di perkotaan maupun di
pedesaan.
2. Meningkatnya kualitas Sumber Daya Manusia (SDM), baik Laki-laki
maupun perempuan, yang sehat, berpendidikan, profesional dan
menjunjung tinggi nilai-nilai keimanan, ketagwaan, kejujuran dan
integritas.
3. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bebas korupsi, kolusi dan
nepotisme dengan mengedepankan transparan dan akuntabilitas yang
didukung aparatur pemerintahan yang jujur, berintegritas, profesional dan
responsif.
4. Membangun dan meningkatkan kualitas dan kuantitas infrastruktur,
termasuk infrastruktur dasar guna percepatan pembangunan wilayah
pedalaman dan perbatasan, untuk memperlancar arus barang dan mobilitas
penduduk, serta terwujudnya daya saing daerah dengan
mempertimbangkan pemerataan dan keseimbangaan daerah.
5. Meningkatkan kehidupan beragama, seni dan budaya untuk membangun
karakter kehidupan sosial yang agamis dan berbudaya dengan ditopang
fisik yang sehat melaui kegiatan olahraga, sedangkan pengembangan
pariwisata berorientasi pada pariwisata religius.
Untuk Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan mengacu pada Misi 3

Gubernur Sumatera Selatan yang berbunyi, “Mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang bebas korupsi, kolusi dan nepotisme dengan
mengedepankan transparansi dan akuntabilitas yang didukung aparatur
pemerintahan yang jujur, berintegritas, profesional, dan responsif, program
kerjanya” yaitu :
1. Membangun hubungan administrasi pemerintah yang lebih harmonis

dengan Bupati/Walikota se-Sumsel sebagai bagian dari proses reformasi
birokrasi.
2. Mendorong pengutamaan kepentingan publik oleh pelayanan publik
dengan pelayanan birokrasi yang berbasis teknologi informasi.
13
3. Revitalisasi insfrastruktur pelayanan publik, baik secara manual maupun
online.
4. Membangun jaringan interkoneksi layanan publik yang bersifat lintas
Kabupaten/ Kota, yang bisa di akses oleh publik secara online 24 jam/hari,
7 hari/minggu.
5. Peningkatan kualitas aparatur pemerintah di semua bidang.
6. Menciptakan pelayanan publik secara terpadu, cepat dan mudah.
7. Melibatkan unsur LSM/ Ormas dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan
oleh lembaga pemerintahan.
8. Mendorong masyarakat untuk melakukan kontrol terhadap kinerja
pemerintahan dalam rangka pencegahan terhadap tindak korupsi dan
tindakan penyelewengan guna menciptakan pemerintahan yang baik (good
government).
9. Menempatkan posisi semua stakeholder (tokoh masyarakat, tokoh adat,
tokoh agama, tokoh pendidikan, Bupati dan Walikota) di Sumatera
Selatan dalam satu kepentingan pembangunan Sumatera Selatan Maju.
10. Memfasilitasi forum kepala daerah Se-Sumatera Selatan dengan
menjadwalkan pertemuan rutin dalam jangka waktu tertentu.
11. Melakukan kunjungan ke semua daerah secara berkala untuk penyerapan
aspirasi 20 dan mendorong keunggulan potensi masyarakat.
12. Melibatkan institusi pendidikan tinggi di daerah sebagai think tank
pembangunan daerah.
13. Menjadikan lembaga pers dan media massa sebagai mitra dalam
pembangunan daerah.
3.1.6 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi

Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Selatan Nomor 14 Tahun

2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera
Selatan adalah sebagai berikut :
A. Tugas Pokok
14
Dengan mempertimbangkan kinerja pembangunan yang telah dicapai pada
periode 2013 – 2018; memperhatikan hasil analisis isu strategis; serta mengacu
visi dan misi Gubernur dan Wakil Gubernur Sumatera Selatan Tahun 2019-2023
maka visi pembangunan Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2019-2023 adalah:
B. Fungsi
1. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

2. Pembinaan di bidang kearsipan;
3. Penyelenggaraan penunjang pelaksanan pemerintahan provinsi di bidang
kearsipan;
4. Penyelenggaraan dan pengelolaan arsip inaktif;
5. Penyelenggaraan akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis;
6. penyelenggaraan informasi dan jaringan informasi kearsipan statis;
7. Pembinaan tenaga fungsional arsiparis;
8. Pembinaan pengelolaan arsip kepada perangkat daerah lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
masyarakat
9. Pengkoordinasian panatausahaan, pemanfaatan dan pengaman barang
milik negara/daerah;
10. Pembinaan lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota;
3.1.7 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor: 51 Tahun 2016

tentang susunan organisasi, uraian tugas dan fungsi Dinas Kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan, maka Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan memiliki
Struktur Organisasi Sebagai berikut:
15
Gambar 3.2 Struktur Organisasi
Sumber : https://arsip.sumselprov.go.id/
16
I. Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas membantu Gubernur dalam rangka
menyelenggarakanurusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah
Provinsi di bidang kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,
Kepala Dinas mempunyai fungsi :
1. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

2. Pembinaan di bidang kearsipan;
3. Penyelenggaraan penunjang pelaksanaan Pemerintahan Provinsi di bidang
kearsipan;
4. Penyelenggaraan dan pengelolaan arsip Inaktif;
5. Penyelenggaraan akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis;
6. Penyelenggaraan informasi dan jaringan informasi kearsipan statis;
7. Pembinaan tenaga fungsional arsiparis;
8. Pembinaan pengelolaan arsip kepada perangkat daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
masyarakat;
9. Pengkoordinasian penatausahaan, pemanfaatan dan pengamanan barang
milik negara/daerah;
10. Pembinaan lembaga kearsipan provinsi dankabupaten/kota; dan
11. Pelaksanaan tugas kedinasaan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
II. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan urusan di bidang perencanaan,
keuangan, umum dan kepegawaian, rumah tangga dinas, perlengkapan dan
hubungan masyarakat serta urusan fasilitasi lainnya. Untuk melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian tata naskah dinas;

2. Pengaturan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengolahan dan
penyajian arsip dinamis menjadi informasi publik serta penyusutan arsip
dan penyiapan penyerahan arsip statis;
17
3. Perumusan rencana dan program Dinas Kearsipan;
4. Perumusan anggaran dan pengelolaan keuangan;
5. Pelaksanaan administrasi surat, kepegawaian, hukum, dan kearsipan serta
perjalanan dinas;
6. Pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan, pemeliharaan dan
keamanan kantor;
7. Pengelolaan penatausahaan, pemanfaatan dan pengamanan barang milik
negara/daerah;
8. Pelaksanaan kegiata di bidang hukum, hubungan masyarakat dan protokol;
9. Pelaksanaan pengendalian, evaluasi dan pelaporan; dan
10. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
Sekretariat, mebawahi :
1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan programkegiatan;

b. Melakukan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kearsipan;
c. Melakukan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP);
d. Mengelola data kegiatan untuk bahan penyusun laporan atas pelaksanaan
program kerja, dan
e. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
2. Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas :

a. Mengerjakan urusan administrasi keuangan dan perjalanan dinas;
b. Melakukan urusan kas dan gaji pegawai;
c. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan
keuangan;
d. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan anggaran dan kegiatan
serta mengelola data kegiatan untuk bahan penyusunan laporan atas
pelaksanaan program kerja;
18
e. Menyiapkan bahan tanggapan atas laporan pemeriksaan keuangan dan
barang; dan
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :

a. Megerjakan administrasi surat menyurat dan barang inventaris;
b. Melakukan dan memelihara urusan rumah tangga dan keamanan kantor;
c. Mengerjakan urusan administrasi kepegawaian;
d. Mengerjakan urusan perlengkapan, hukum, hubungan masyarakat dan
protokol;
e. Melakukan penatausahaan, pemanfaatan dan pengamanan barang milik
negara/daerah;
f. Mengerjakan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU)dan
Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU); dan
g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.
III. Bidang Pembinaan Kearsipan

Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di
bidang Pembinaan Kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,
Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pembinaan kearsipan;

2. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kualitas sumber
daya manusia kearsipan;
3. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;
4. Pelaksanaan bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
5. Pelaksanaan sosialisasi kearsipan;
6. Pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;
Bidang Pembinaan Kearsipan membawahi :
1. Seksi Pembinaan Arsip Perangkat Daerah, mempunyai tugas :
19
a. Melakukan perencanaan, bimbingan dan koordinasi penyelenggaraan
kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan kabupaten/kota;
b. Melakukan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan pada perangkat daerah
dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota;
c. Melakukan supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perangkat
daerah dan lembaga kearsipan daerah/kota;
d. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.
2. Seksi Pembinaan Arsip Perusahaan, Organisasi Kemasyrakatan/

Organisasi Politik dan Masyarakat, mempunyai tugas :
a. Melakukan perencanaan, bimbingan dan koordinasi pelaksanaan kearsipan

pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan
masyarakat;
b. Melakukan sosialisasi kearsipan pada perusahaan, organisasi
kemasyarakatan/ organisasi politik dan masyarakat;
c. Melakukan pemantauan, supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan
pada perusahaan,organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan
masyarakat; dan
d. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.
3. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan, mempunyai tugas :

a. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan
bimbingan;
b. Melakukan bimbingan dan konsultasi terhadap sumber daya manusia;
c. Melakukan pengendalian di bidang perencanaan kebutuhan jabatan
fungsional arsiparis di daerah;
d. Melakukan bimbingan dan konsultasi sumber daya manusia kearsipan
dan pengelola data, evaluasi fungsi dan tugas jabatan fungsional arsiparis;
dan
e. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.
20
IV. Bidang Pengawasan Kearsipan
Bidang Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di
bidang pengawasan kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,
Bidang Pengawasan kearsipan mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan;

2. Penyusunan perencanaan program pengawasan kearsipan;
3. Pelaksanaan audit kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota;
4. Pelaksanaan penilaian hasil pengawasan kearsipan;
5. Pelaksanaan monitoring hasil pengawasan kearsipan; dan
Bidang Pengawasan Kearsipan membawahi :
1. Seksi Pengawasan Arsip Perangkat Daerah, mempunyai tugas:

a. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perangkat daerah dan
lembaga kearsipan daerah di kabupaten/kota;
b. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perangkat daerah dan
lembaga kearsipan daerah di kabupaten/kota;
c. Melakukan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perangkat daerah;
dan
d. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
2. Seksi Pengawasan Arsip Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan/

Organisasi Politik, mempunyai tugas :
a. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perusahaan dan
organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;
b. Melakukan audit kearsipan pada perusahaan dan organisasi
kemasyarakatan/organisasi politik;
c. Melakukan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan dan
organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;
21
d. Melakukan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan dan
organisasi kemasyarakatan / organisasi politik;
e. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.
V. Bidang Pengelolaan Arsip

Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip
dinamis dan arsip statis. Untuk melaksanakan tugas sebaimana dimaksud, Bidang
Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :
1. Melakukan pembinaan pada unit pencipta dalam menyampaikan daftar

arsip kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan;
2. Menyediakan dan mengelola arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan
internal dan kepentingan publik;
3. Melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui penataan, pendataan dan
penyimpanan arsip inaktif;
4. Melakukan pengaturan fisik arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif;
5. Melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan organisasi pemerintah
daerah;
6. Mengusulkan pemusnahan arsip; dan
7. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
Bidang Pengelolaan Kearsipan membawahi :
1. Seksi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip Statis, mempunyai tugas :

a. Melakukan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan
daftar arsip;
b. Melakukan persiapan penetapan status arsip statis;
c. Melakukan persiapan penyerahan arsip statis;
d. Menerima fisik arsip dan daftar arsip statis;
e. Melakukan penataan informasi arsip statis;
f. Melakukan penataan fisik arsip statis;
g. Menyusun daftar dan inventaris arsip statis;
22
h. Melakukan penelusuran arsip statis pada perangkat daerah; dan
i. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
2. Seksi Preservasi Arsip, mempunyai tugas :

a. Melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan perlindungan arsip statis;
b. Melakukan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip
statis akibat bencana;
c. Melakukan alih media dan reproduksi arsip statis;
d. Melakukan pengujian autensitas arsip statis; dan
e. Melakukan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
VI. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip

Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas melaksanakan
layanan dan pemanfaatan arsip. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud, Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi :
1. Perumusan kebijakan teknis layanan dan pemanfaatan bidang kearsipan;

2. Pelaksanaan layanan informasi arsip;
3. Pelaksanaan pemanfaatan arsip statis;
4. Pelaksanaan pelayanan arsip konvensional dan digital;
5. Pelasanaan layanan masyarakat sadar arsip; dan
Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip membawahi :
1. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip, mempunyai tugas :

a. Melakukan layanan arsip statis;
b. Menyiapkan penyajian informasi data kearsipan;
c. Meyiapkan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
d. Melakukan pameran arsip statis;
e. Melayani pengaduan masyarakat tentang kearsipan;
f. Membuat laporan hasil kegiatan pemanfaatan kearsipan;
g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
23
2. Seksi Sistem Informasi Kearsipan, mempunyai tugas :
a. Menyiapkan jasa informasi kearsipan kedalam sistem informasi kearsipan;
b. Menyajikan data informasi kearsipan;
c. Mengunggah data informasi kearsipan kedalam sistem informasi
kearsipan;
d. Menyediakan akses dan layanan informasi kearsipan melalui Jaringan
Informasi Kearsipan Daerah (JIKD);
e. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan Sistem
Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) dan Jaringan Informasi Kearsipan
Daerah (JIKD) dan menyampaikan hasilnya kepada Pusat Jaringan
Nasional; dan
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
VII. Kelompok Jabatan Fungsional

1. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas membantu dan
melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Dinas Kearsipan sesuai dengan
keahlian yang dimiliki.
2. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional
yang diatur dan ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
3. Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud berdasarkan kebutuhan
dan beban kerja.
24
Tabel 3.2 Daftar Nama- Nama Pegawai Aaparatur Sipil Negara Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
No Nama Pegawai Ijazah Gol Usia Jabatan
1 Pimpinan Kepala Dinas
Prof. DR. H. M. Edwar Juliartha, Kearsipan Provinsi
S-3 IV/d 47 Thn
S.Sos., M.M Sumatera Selatan
NIP.197507071997031003
2 Sekretariat
Dyah Novita Fitriani Purwendah,
S-2 IV/a 51 Thn Sekretaris Dinas
SKM., M.Si
NIP.197111301994032001
3 a. Sub Bagian Umum dan S-1 III/d 42 Thn Kepala Sub Bagian
Kepegawaian Umum dan
Vivi Purnama Sari, S.T Kepegawaian
NIP. 198004022005012011
4 Hj. Rooslina Astuty, B.Sc D-3 III/c 57 Thn Pelaksana
NIP.196508131988122001
5 b. Sub Bagian Keuangan S-1 III/d 54 Thn Kepala Sub Bagian

Achmad Amiruddin, SAP Keuangan
NIP.196805071989101001
6 c. CPNS IPDN Mendagri S-1 III/a 22 Thn Pelaksana
Tahun 2022
Ramat Tio Andara, S. Tr ., IP
NIP. 200007182022081003
7 Ari Apriansyah, S.Tr., IP S-1 III/a 21 Thn Pelaksana
NIP. 200104202022081001
8 d. Sub Bagian Perencanaan, S-2 IV/a 45 Thn Kepala Sub Bagian
Evaluasi, Dan Pelaporan Perencanaan, Evaluasi
Syuri Haryossi Yusri, S.E., M.M dan Pelaporan
NIP.197706122005022002
25
9 Bidang Pembinaan Kearsipan S-2 IV/b 54 Thn Kepala Bidang
H. Ilham Jaya, S.P., M.Si Pembinaan Kearsipan
NIP.196808031993031004
10 a. Seksi Pembinaan Arsip
Perangkat Daerah
S-1 III/d 57 Thn Kepala Seksi
Rozali, S.Sos
Pembinaan Arsip
NIP.196505021988803106
Perangkat Daerah
11 Evi Mardiana,S.E S-1 III/d 50 Thn Pelaksana
NIP.197203091998032002
12 b.Seksi Pembinaan Arsip Ormas Kepala Seksi
dan Orpol Pembinaan Arsip
S-1 IV/a 45 Thn
Perusahaan,
Achmad Febriansyah, S.E
Organisasi
NIP.1977022251996031001
Kemasyarakatan/Orga
-nisasi Politik dan
Masyarakat
13 c. Seksi Pembinaan Sumber S-2 III/c 41 Thn Kepala Seksi
Daya Manusia Kearsipan Pembinaan Sumber
M. Arfiansyah, S.H., M.Si Daya Manusia
NIP.198104012002121010 Kearsipan
14 Bidang Pengawasan Kearsipan S-2 IV/b 44 Thn Kepala Bidang
Meggi Handayani, S. STP., M.Si Pengawasan
NIP.197805101997112001 Kearsipan
15 a. Seksi Pengawasan Arsip S-2 III/c 38 Thn Kepala Seksi

Perangkat Daerah Pengawasan Arsip
Imelda Guswindari Lubis, ST., Perangkat Daerah
M.M
NIP.198408122011012010
26
16 b. Seksi Pengawasan Arsip S-1 IV/a 56 Thn Kepala Seksi
Perusahaan, Organisasi Pengawasan Arsip
Kemasyarakatan/Oragnisasi Perusahaan,Organisasi
Politik kemasyarakatan/Orga-
Aryani, S.IP nisasi Politik
NIP.196608121986032003
17 c.Seksi Pengawasan Arsip S-2 IV/a 49 Thn Kepala Seksi
Pengawasan Arsip
Wina Afrida, S.E.M.M
NIP.197304191994032001
18 Bidang Pengelolaan Arsip S-2 IV/a 51 Thn Kepala Bidang
Hj. Anny Murdayani, S.E., M.Si Pengelolaan Arsip
NIP.197112131996032002
20 a. Seksi Pengelolaan Arsip S-1 III/c 46 Thn Kepala Seksi
Dewi Rahma, S.E Pengelolaan Arsip
NIP.197608162010012008
21 Andi, S.Sos S-1 III/c 52 Thn Pelaksana
NIP.1970061519890303003
22 b. Seksi Akusisi dan S-1 III/d 54 Thn Kepala Seksi Akusisi
Pengelolaan Arsip Statis dan Pengelolaan Arsip
H. Amir Paisol, S.Sos Statis
NIP.196806091997031003
23 c. Seksi Preservasi Arsip S-2 IV/a 44 Thn Kepala Seksi
Winarni, S.E., MM Preservasi Arsip
NIP.197808082006042008
24 Marlissa Pasilova, S.Kom S-1 III/d 37 Thn Pelaksana
NIP.198504172009022009
24 Bidang Layanan dan S-2 IV/a 51 Thn Kepala Bidang
Pemanfaatan Arsip Layanan dan
Hj. Lidia Purnama Sari, S.E., M.Si Pemanfaatan Arsip
NIP.197103291998032008
27
25 a. Seksi Layanan dan S-2 III/d 39 Thn Kepala Seksi Layanan
Pemanfaatan Arsip dan Pemanfaatan
Imela Guswindari Lubis, ST,MM
NIP.197304191994032001
26 b. Seksi Sistem Informasi S-1 III/c 41 Thn Pelaksana Layanan
Imam Rahmad, S.E dan Pemanfaatan
NIP.1981011020110111003 Arsip
Daftar Tabel 3.2 diatas adalah nama-nama pegawai Dinas Kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan
Adapaun penjelasannya yaitu sebagai berikut
1. Kepala Dinas ( Pemimpin)
2. Sekretaris Dinas
3. Kepala Sub Bagian Keuangan
4. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi
5. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Selanjutnya dari daftar tabel diatas juga dijelaskan bahwa terdapat empat
bidang kerja pada Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan yang diantaranya
yaitu :
1. Kepala Bidang Pembinaan
Kepala bidang pembinaan dibantu oleh
a. Seksi Pembinaan arsip perangkat daerah
b. Seksi Pembinaan sumber daya manusia kearsipan
c. Seksi Pembinaan Arsip Perusahaan, Organisasi Kemasyrakatan/
Organisasi Politik dan Masyarakat
2. Bidang Pengelolaan Arsip

Kepala Bidang pengelolaan dibantu oleh
a. Kepala Seksi Preservasi arsip
28
b. Kepala Seksi Akusisi dan Pengelola arsip statis
c. Kepala seksi pengelola arsip dinamis
3. Kepala Bidang Pengawasan

Kepala bidang pengawasan dibantu oleh
a. Seksi Pengawasan Arsip Perusahaan, Organisasi
Kemasyarakatan/Organisasi Politik
b. Seksi Pengawasan Arsip Perangkat Daerah
4. Kepala Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip

Kepala bidang layanan dan pemanfaatan arsip dibantu oleh
a. Seksi layanan dan pemanfaatan arsip.
b. Seksi Sistem Informasi Kearsipan.
Berikut adalah daftar nama pegawai pejabat fungsional Dinas Kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan.
Tabel 3.1 Pejabat Pegawai Fungsional

No Nama Pegawai Jenis Golongan Usia Jabatan
Kelamin
1 Drs. Rusdi, M.Si L IV/c 55 Thn Arsiparis Ahli
NIP.19670907199101 001 Madya
2 Hj. Nur Irodati Imaniah, L IV/c 59 Thn Arsiparis Ahli
S.E, M.Si Madya
NIP.196311071989032005
3 Drs. Hazairin, M.M L IV/b 56 Thn Arsiparis Ahli
NIP.1966110111989032005 Madya
4 Raden Ayu Ika Suryani, S.E P IV/b 53 Thn Arsiparis Ahli
NIP.196910221990092001 Madya
5 Muhammad Nurozi, S.H. L IV/b 59 Thn Arsiparis Ahli
M.H Madya
NIP.196312261987031002
29
6 Hj. Endayani, S.E., M.M P IV/b 52 Thn Arsiparis Ahli
NIP. 197001091998032002 Madya
7 Riga Marsa Barman, S.H., L IV/b 58 Thn Arsiparis Ahli

M.Si Madya
NIP.196403291992031007
8 Achmad, S.Sos. M.Si L IV/b 58 Thn Arsiparis Ahli
NIP.196406261986031006 Madya
9 Nyimas Masyito, S.Sos., P IV/b 52 Thn Arsiparis Ahli
M.Si Madya
NIP.1970012519960322002
10 Holidan, S.Sos., M.Si L IV/a 55 Thn Arsiparis Ahli
NIP.196701211989081001 Madya
11 Lisnaira, S.Sos P III/d 46 Thn Arsiparis Ahli
NIP.19760523199032003 Muda
12 Zaleha, S.E P III/d 56 Thn Arsiparis Ahli
NIP.196609261993092001 Muda
13 Dian Raspita Sari, S.E P III/d 49 Thn Arsiparis Ahli
NIP.197310202007012021 Muda
14 Wediyanti W, S.E P III/c 43 Thn Arsiparis Ahli
NIP.197903282007012017 Muda
15 Kurniawati, S.E P III/c 43 Thn Arsiparis Ahli
NIP.197902042007012017 Muda
16 Dessy Arisandy, S.E P III/c 48 Thn Arsiparis Ahli
NIP.197412122009012005 Muda
17 Tashudi, SE., M.Si L III/c 47 Thn Arsiparis Ahli
NIP.197508142007011024 Muda
18 Yusuf, S.Sos L III/c 42 Thn Arsiparis Ahli
NIP.198012282009011005 Muda
19 Dewi Anggraini, S.E P III/b 34 Thn Arsiparis Ahli
NIP.198809082012005 Pertama
30
Daftar Tabel 3.1 diatas adalah salah satu daftar tabel pegawai pejabat
fungsional Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan, yang berjumlah sebanyak
21 orang pejabat fungsional didalnnya. Pejabat pungsional ini terdiri dari :
1. Jumlah pejabat fungsional untuk golongan IV/ selaku jabatan arsiparis
golongan jabatan ahli madya berjumblah sebanyak 10 orang dengan 5
orang pegawai laki-laki dengan golongan arsiparis ahli madya, dan 5
orang pegawai perempuan dengan golongan arsiparis ahli madya.
2. Jumlah pegawai pejabat fungsional golonngan III selaku jabatan arsiparis
muda dan arsiparis pertama yaitu berjumblah 11 orang, dengan jumblah
pegawai laki-laki 2 orang selaku arsiparis ahli muda dan arsiparis ahli
pertama, dan 7 orang pegawai lainnya yaitu perempuan dengan jabatan
arsiparis ahli muda.
Jadi kesimpulan dari tabel 1 diatas adalah jumblah keseluruhan pegawai

pejabat fungsional Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan berjumlah 19
orang pejabat fungsional, dengan keterangan jabatan 10 pegawai Golongan IV,
yang terbagi 5 pegawai laki-laki sebagai arsiparis ahli madya, dan 5 lainnya yaitu
perempuan sebagai arsiparis ahli madya. Selanjutnya ditambah dengan pegawai
golongan III, selaku jabatan arsiparis muda dan arsiparis pertama yaitu berjumlah
9 orang, dengan jumlah pegawai laki-laki 2 orang selaku arsiparis ahli muda dan
arsiparis ahli pertama, dan 7 orang pegawai lainnya yaitu perempuan dengan
jabatan arsiparis ahli muda.
Tabel 3.3 Keterangan Maximal Usia Pensiun Pegawai ASN

Berdasarkan Jabatan
No Jabatan Usia Pensiun
1 Eselon II.a 60 Tahun
(Kepala Dinas)
2 Eselon III.a 58 Tahun
(Kepala Bidang)
3 Eselon IV.a 58 Tahun
31
(Kasi)
4 Arsiparis Madya 60 Tahun
5 Arsiparis Muda 58 Tahun
6 Arsiparis Pertama 58 Tahun
Penjelasan pegawai Aparatur Sipil Negara pada Dinas Kearsipan Provinsi

Sumatera Selatan yaitu sebagai berikut.
1. Jumlah pegawai golongan IV dengan jabatan asrsiparis ahli madya
sebanyak 14 orang ASN Laki-laki dan 13 lainnya yaitu perempuan, jadi
jumlah keseluruhan pegawai golongan IV dengan jabatan arsiparis ahli
madya pada dinas kearsipan provinsi sumatera selatan sebanyak 27
pegawai
2. Sedangkan jumlah pegawai ASN golongan III dengan jabatan arsiparis
ahli muda dan arsiparis ahli pertama sebanyak 14 orang dengan rincian
pegawai 8 orang pegawai ASN perempuan dan 6 ASN Lainnya laki-laki.
Jadi dapat disimpulkan pegawai ASN pada Dinas Kersipan Provinsi

Sumatera Selatan berjumlah 43 orang pegawai ASN dengan jenjang pendidikan S-
2 sebanyak 21 orang pegawai, satu pegawai berasal dari jenjang pendidikan
Diploma 3, dan 19 Pegawai lainnya beasal dari jenjang pendidikan Sarjana Strata1
Disamping itu juga pada Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan terdapat
pegawai Non-ASN atau tenaga honorer yaitu sebagai berikut :
Tabel 3.4 Daftar Nama Pegawai Non ASN Dinas Kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan
No Nama Pegawai Jenis Pendidikan Petugas
Kelamin
1 Retti Asni Darmasari,S.E P S1 Operator Komputer
2 M. Dandi Septareza, S.E L S1 Operator Komputer
3 Yunita, S.E P S1 Operator Komputer
4 Taufik Ardiansah,S.E L S1 Operator Komputer
32
5 Mutia Ibrahim S.Ak P S1 Operator Komputer
6 Arvindo, S.E L S1 Operator Komputer
7 Fitrianah, S.E P S1 Operator Komputer
8 Tommy Mariska, S.Pd L S1 Tenaga Kebersihan
9 Siti Aulia Nurainah, S.Si P S1 Tenaga Kebersihan
10 Rachmat Rizki, S.Kom L S1 Tenaga Perangkat

Daerah
11 Arpa Pauziah,S.Kom. M.Kom P S2 Operator Komputer
12 Nurbaity, S.E.,M.M P S2 Tenaga Perangkat

Daerah
13 Mulyanto L SMA Operator Komputer
14 Wisnu Prasetyo L SMA Operator Komputer
15 Ashufi Mubarok L SMA Driver Kepala Dinas
16 Dwi Karlinah P SMA Tenaga Kebersihan

17 Imam Ahmadi L SMA Tenaga Kebersihan
18 Muhammad Habibullah L SMA Tenaga Kebersihan
19 Alamtaro L SMA Tenaga Kebersihan
20 Arief Sopyan L SMA Tenaga Keamanan
Kantor
21 M. Akbar Maehesyah L SMA Tenaga Kerja Sukarela
22 Mgs. M. Geovani Alfadhil L SMA Tenaga Kerja
Perangkat Daerah
Tabel 3.4 diatas adalah daftar nama pegawai Non-PNS pada Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan. Adapaun penjelasannya yaitu sebagai
berikut:
1. Tenaga pegawai operator komputer berjumlah 10 orang pegawai dengan

jenjang pendidikan S1 sebanyak 10 pegawai, satu pegawai dengan jenjang
pendidikan S2. Dan tiga pegawai lainnya berasal dari jenjang pendidikan
Sekolah Menengah Atas.
33
2. Tenaga Keamanan kantor sebanyak 1 orang dengan jenjang pendidikan
SMA.
3. Tenaga Driver Kepala Dinas terdapat 1 orang dengan jenjang pendidikan
SMA.
4. Tenaga Kebersihan sebanyak 7 orang dengan pendidikan 2 orang berasal
dari sarjana strata 1, dan 5 pegawai lainnya dengan pendidikan Sekolah
Menengah Atas. Sedangkan tenaga perangkat kerja daerah sebanyak 3
orang pegawai, satu orang pegawai dengan latar belakang pendidikan S2,
dan satu orang berpendidikan S1, dan satu orang berpendidikan Sekolah
Menengah Atas.
Jadi dapat disimpulkan jumlah keseluruhan tenaga pegawai Non ASN pada
Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan berjumlah 22 orang tenaga pegawai
Non-ASN.
34
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Arsip Dinamis
Gambar 5.1 Arsip Dinamis

Sumber : Mengenal Arsip Statis dan Arsip Dinamis (kemenkeu.go.id)
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan
pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
b. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
c. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
35
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat
bukti yang sah. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan
efisien, pencipta arsip perlu membuat:
a. Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
b. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit
informasi kearsipan.
c. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip
yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam
bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan
pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip
di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD.
d. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar
untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap
akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah
diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan
melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan
dan akses arsip dinamis.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam,
yaitu:
• Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan
kerja;
• Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7
36
dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas,
yaitu:
• Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
• Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan
Kriteria Arsip Menurut Undang - Undang 43 Tahun 2009 teantang kearsipan,
Arsip Statis adalah : Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai kesejarahan dan telah dipermanenkan baik secara langsung maupun tidak
langsung, namun untuk menetapkan sebagai arsip statis secara tegas harus
ditentukan nilai guna arsip tersebut.
5.1.1 Prinsip-Prinsip Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik

a. Dalam rangka penyediaan arsip dinamis sebagai Informasi Publik, pimpinan
pencipta arsip terlebih dahulu wajib menetapkan pedomanpedoman sebagai
berikut:
1. Jenis Informasi Publik berdasarkan Undang-Undang Nomor 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yaitu:
a) Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b) Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
c) Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
d) Informasi yang dikecualikan;
37
2. Kategori tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, yaitu:
a) Sangat Rahasia;
b) Rahasia;
c) Terbatas;
d) Biasa/Terbuka;
b. Arsip dinamis sebagai Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap pemohon
yang berhak dengan secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proposional dan
cara sederhana;
c. Arsip dinamis meliputi arsip aktif yang berada pada Unit
Pengolah/Central File dan arsip inaktif yang berada pada Unit Kearsipan/Pusat
Arsip Inaktif/Record Centre;
d. Penyediaan arsip dinamis sebagai Informasi Publik meliputi informasi arsip
dinamis dan fisik arsipnya;
e. Arsip dinamis yang akan dikelola sebagai Informasi Publik harus lengkap,
akurat, dan utuh.
5.1.2 Pengolah dan Penyaji Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik

a. Pengolahan dan penyajian arsip dinamis menjadi Informasi Publik
dilakukan oleh unit kearsipan dan unit yang melaksanakan fungsi layanan
informasi publik.
b. Pengolahan arsip aktif yang meliputi pembuatan daftar arsip aktif,
penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan penyajian arsip
menjadi Informasi Publik dilakukan oleh SDM Kearsipan/Arsiparis pada
unit pengolah.
c. Pengolahan arsip inaktif yang meliputi pembuatan daftar arsip inaktif,
penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan penyajian arsip
menjadi Informasi Publik dilakukan oleh SDM Kearsipan/Arsiparis pada
unit kearsipan.
d. Unit kearsipan bertanggung jawab terhadap pemuatan informasi kearsipan
di dalam JIKN dan penyediaan daftar arsip aktif dan inaktif.
38
5.1.3 Tata Cara Pengolahan Arsip Dinamis
Pengolahan arsip dinamis sebagai informasi publik pada pencipta arsip
meliputi kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif;
b. Penataan arsip inaktif;
c. Pengolahan informasi tematik.
Skema pengolahan arsip dinamis sebagai informasi publik dapat dilihat pada
Gambar 5.2 dan Gambar 5.3 dibawah ini:
Gambar 5.2 Pedoman yang Dibutuhkan Dalam Rangka Penyediaan Arsip Dinamis
Sebagai Informasi Publik
Sumber : Layanan Informasi Publik - Arsip Nasional Republik Indonesia
(anri.go.id)
Keterangan gambar:
1. Pencipta arsip melalui unit kearsipaan menetapkan pedoman tentang jenis
informasi publik, klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
2. Pedoman tersebut dipergunakan sebagai dasar dalam penyediaan dan
pelayanan Informasi Publik.
39
Gambar 5.3 Skema Pengolahan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik
(anri.go.id)
40
Keterangan Gambar:
1. Unit pengolah melalui central file masing-masing melakukan
pemberkasan terhadap arsip aktif.
2. Hasil dari pemberkasan adalah daftar berkas dan datar isi berkas yang
diserahkan ke unit kearsipan.
3. Unit kearsipan melakukan penataan terhadap arsip inaktif yang sudah
dipindahkan dari unit pengolah.
4. Hasil dari penataan arsip inaktif adalah daftar arsip inaktif.
5. Hasil daftar arsip aktif dan inaktif diolah berdasarkan tema-tema tertentu
menjadi daftar informasi tematik.
6. Daftar berkas, daftar isi berkas dan daftar arsip inaktif dan daftar
informasi tematik diserahkan kepada unit pelayanan informasi publik
guna kepentingan penyediaan dan pelayanan informasi publik.
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan:

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
• Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman
merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat
surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat
diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
• Penggunaan Arsip
Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih
selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk
kepentingan manajerial dan operasional organisasi. Berkenaan dengan
penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur
peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian
arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.
• Pemeliharaan Arsip
41
Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan
sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk
mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-
bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan
pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti
kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu,
jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air.
• Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip
dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan
pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara . Jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
A. Pemberkasan Arsip Aktif

Pemberkasan arsip aktif pada Unit Pengolah dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Pemeriksaan Memastikan bahwa arsip tersebut sudah siap untuk
diberkaskan, memeriksa kelengkapannya, memisahkan dengan lampiran
yang memiliki jenis fisik arsip yang berbeda seperti peta, buku, bagan,
dan lain lain;
2. Pengindeksan Menentukan “kata tangkap” dari berkas yang akan
disimpan;
3. Pemberian kode Memberi kode berdasarkan klasifikasi arsip yang
mewakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling tepat
dalam file;
42
4. Tunjuk silang Tunjuk silang dibuat jika arsip memiliki dua masalah atau
lebih, ada pergantian nama, dan jika memiliki lampiran yang berbeda jenis
fisik arsipnya;
5. Pelabelan Menuliskan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul yang
dituangkan dalam file;
6. Penyimpanan berkas Memasukkan arsip dalam folder dan menyimpan
dalam filling kabinet;
7. Penyusunan daftar arsip aktif ;
Daftar arsip aktif meliputi daftar isi berkas dan daftar berkas;
a. Daftar isi berkas, adalah sebagai berikut:
Gambar 5.4 Daftar isi berkas

(anri.go.id)
b. Daftar berkas, adalah sebagai berikut:

Unit Pengolah: …………
Gambar 5.5 Daftar berkas

(anri.go.id)
43
8. Penentuan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Dari daftar isi berkas yang dihasilkan dari proses pemberkasan,
selanjutnya ditentukan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip
berdasarkan pedoman klasifikasi keamanan dan akses arsip yang ditentukan
oleh pimpinan pencipta arsip.
B. Penataan Arsip Inaktif
Arsip yang sudah memasuki masa inaktif, dipindahkan dari Unit Pengolah
ke Unit Kearsipan untuk dilakukan penataan. Arsip inaktif yang diterima Unit
Kearsipan harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Telah melewati masa simpan aktif sesuai JRA;
2. Telah dinilai unit pengolah/unit kerja bahwa arsip tersebut sudah
memasuki masa inaktif;
3. Fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar arsip inaktif;
4. Fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh unit pengolah dan
unit kearsipan secara bersama-sama;
5. Berita Acara pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah
ditandatangani oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
Penataan arsip inaktif pada Unit Kearsipan dilakukan dengan langkahlangkah
sebagai berikut:
a. Pemeriksaan Pemeriksaan perlu dilakukan untuk memastikan apakah arsip
tersebut benar-benar arsip inaktif berdasar Jadwal Retensi Arsip dan untuk
memastikan kelengkapan setiap series arsip. Apabila dalam series arsip
kurang lengkap, diupayakan kelengkapannya dengan cara
meneliti/memeriksa Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan atau
menanyakan pada unit pengolah arsip asalnya. Apabila belum ditemukan,
dapat menghubungi pejabat yang berwenang pada unit pencipta arsip
untuk membuat semacam arsip pengganti. Pemeriksaan terhadap kondisi
fisik arsip juga harus dilakukan perlembar (untuk arsip tekstual) dan
apabila ada arsip yang rusak segera diadakan perbaikan seperlunya.
b. Penataan arsip dalam boks Penataan arsip dalam boks harus
memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif. Sebaiknya setiap boks
arsip hanya berisi satu series arsip saja atau series yang sangat berdekatan
44
dengan retensi yang sama. Jika satu boks arsip berisi beberapa series arsip
dan retensinya berbeda akan mempersulit ketika arsip tersebut akan
dilakukan penyusutan.
c. Penomoran boks Boks arsip diberi nomor dan atau kode yang diperlukan,
sesuai dengan nomor urut dan atau kode maupun nomor lokasi
penyimpanan jika diperlukan, sedangkan sistem penomoran boks arsip
sangat tergantung pada ruang dan alat simpannya (rak). Bila terdapat
banyak ruang simpan maka perlu diberi nomor/kode atau huruf untuk
setiap ruang simpan yang ada. Jika terdapat beberapa rak arsip dalam
suatu ruang simpan arsip, maka harus dipersiapkan juga kode untuk setiap
rak sehingga pada boks arsip dapat diberikode sebagai berikut:
Contoh:
01.01.01: artinya disimpan dalam ruang 01, pada rak 01, dan boks nomor
01.
d. Penataan boks dalam rak arsip Penataan boks dalam rak arsip sangat
tergantung pada sistem penomoran boks yang digunakan. Penataan boks
pada setiap rak harus dilakukan dengan cara yang cermat dan mudah serta
efisien. Misalnya dengan pengaturan boks arsip dengan nomor terkecil
berada di ujung kiri atas rak arsip, kemudian terus ke kanan, turun ke
bawah, dapat dilanjutkan dari sisi kiri atau kanan rak, kemudian turun
kebawah lagi dan demikian seterusnya.
e. Penyusunan daftar arsip inaktif Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya
mencantumkan metadata: pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi,
uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
45
Daftar Arsip In-Aktif
Pencipta Arsip: ..........
Gambar 5.6 Daftar Arsip In-Aktif

(anri.go.id)
C. Pengolahan Informasi Tematik

Pengolahan arsip dinamis sebagai informasi publik setelah dilakukan
pemberkasan pada arsip aktif dan selanjutnya penataan pada arsip inaktif.
Kegiatan selanjutnya adalah mengolah daftar hasil pemebrkasan dan penataan
yang berupa daftar arsip aktif dan inaktif dalam informasi tematik yang
dikehendaki. Langkah-langkah pengolahan informasi tematik adalah sebagai
berikut:
1. Penentuan tema
2. Mengidentifikasi keberadaan arsip berdasarkan daftar arsip
3. Proses pengolahan dengan cara menghubungkan keterkaitan arsip dalam
satu keutuhan informasi;
4. Penyusunan daftar informasi arsip tematik yang sekurang-kurangnya
memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu.
D. Penyerahan kepada Unit Pelayanan Informasi Publik
1. Daftar berkas dan daftar isi berkas hasil dari pemberkasan arsip aktif pada
Unit Pengolah dan Daftar Arsip Inaktif hasil dari penataan arsip inaktif
pada Unit Kearsipan dikirim kepada Unit Pelayanan Informasi Publik
untuk ditentukan jenis informasi publiknya. Penentuan jenis informasi
publik tersebut dilaksanakan oleh Unit Pelayanan Informasi Publik
berdasarkan ketetapan jenis informasi publik yang telah ditetapkan oleh
pimpinan Unit Pencipta.
46
2. Ketentuan waktu penyerahan daftar berkas dan daftar isi berkas hasil dari
pemberkasan arsip aktif pada Unit Pengolah dan Daftar Arsip Inaktif hasil
dari penataan arsip inaktif pada Unit Kearsipan kepada Unit Pelayanan
Informasi Publik, adalah setiap 6 (enam) bulan dari tahun anggaran
berlangsung.
5.1.4 Tata Cara Penyajian Informasi Publik

A. Pelayanan Informasi Publik
1. Pemohon Informasi Publik pada suatu badan publik diterima oleh unit
yang melaksanakan fungsi pelayanan informasi publik.
2. Bagi pemohon yang menghendaki fisik arsip, maka fungsi pelayanan
informasi publik akan menghubungi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan
sesuai dengan arsip yang diminta, sepanjang tidak dikecualikan dan
tergolong sangat rahasia atau terbatas.
Flowchart mekanisme pelayanan arsip dinamis sebagai Informasi Publik dapat
dilihat pada Gambar 5.7 sebagai berikut:
47
Gambar 5.7 Mekanisme Pelayanan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik
(Flowchart)
(anri.go.id)
48
5.1.5 Tata Cara Penanganan Arsip Dinamis
Secara umum penanganan arsip dinamis tersebut akan dibagi menjadi tiga
bagian yakni penataan arsip dinamis aktif, penataan arsip dinamis in-
aktif, dan penataan arsip yang kacau.
a. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Penataan arsip dinamis aktif dilakukan pada unit bagian di suatu instansi,
secara garis besar penataan arsip dinamis aktif dilakukan dengan urutan
sebagai berikut.
1) Pengurusan dan Penanganan Surat
Secara umum penanganan surat terdiri atas dua kegiatan utama yaitu
penanganan surat masuk dan penanganan suat keluar, kedua materi ini
sudah kita bahas pada waktu yang lalu sehingga untuk memudahkan dan
meringkas materi ini, silahkan klik pada tautannya saja.
• Penangan Surat masuk sistem buku agenda
• Penanganan surat masuk sistem kartu kendali
• Penanganan surat keluar sistem buku agenda
• Penanganan surat keluar sistem kartu kendali
2) Penyimpanan dan Penataan Arsip
Penyimpanan dan penataan arsip dapat dilakukan dengan berbagai
filling system yang berbeda sistem penyimpanan tersebut antara lain
sebagai berikut, untuk mempermudah silahkan menuju tautan yang sudah
disediakan dibawah ini:
• Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
• Penyimpanan Arsip Sistem Subjek/Masalah
• Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
• Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
• Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis/Tanggal
3) Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip
Proses penemuan kembali dan peminjaman arsip merupakan tahap
terakhir dari pengurusan arsip dinamis aktif di unit perusahaan.
49
Penemuan kembali dan peminjaman arsip dibedakan berdasarkan sistem
penyimpanan arsip sebelumnya.
b. Penataan Arsip Dinamis In-Aktif

Penataan arsip dinamis in aktif dilakukan berdasarkan urutan sebagai berikut:
1) Penataan Berdasarkan Prioritas Pengelolaan
Secara umum penataan arsip berdasarkan prioritas pengelolaan
ditentukan berdasarkan kurun waktu terciptanya arsip in-aktif itu sendiri.
Pada umumnya prioritas pengelolaan didasarkan pada usia arsip tertua
yang didahulukan. Namun tidak menutup kemungkinan arsip yang lebih
muda usianya menjadi prioritas jika arsip tersebut memiliki sifat lebih
penting atau arsip tersebut dalam keadaan kacau.
2) Tahap-tahap Pelaksanaan
Kegiatan pada tahap pelaksanaan memerlukan pembahasan lebih
lanjut, namun secara garis besar tahap-tahap pelaksanaan ini meliputi
kegiatan dibawah ini.
• Pendataan arsip (surveya arsip)
• Persiapan dan Pemilahan arsip in-Aktif
• Mendaftarkan arsip pada lembar kartu
• Membuat daftar pertelaan arsip
• Penyampulan
• Menentukan/mencantumkan nomor berkas pada sampul
• Membuat daftar inventaris
• Menyimpan arsip/berkas dalam boks
• Menyimpan pada Rak
3) Pengelolaan Arsip dinamis in-Aktif Kacau

Arsip in aktif jika proses penyimpanannya kacau dalam
penanganannya memerlukan teknik tersendiri. Dan penanganannya
secara umum sebagai berikut:
50
• Arsip dikelompokkan dan diatur kembali dengan
menerapkan asal usul, sehingga kesatuan arsip dapat diatur
kembali tanpa melepas ikatan dari unit yang menciptakan.
• Arsip dan nonarsip dipilih dan dipisahkan.
• Memusnahkan bahan non arsip dan duplikasi yang
berlebihan dan melakukan penataan arsip kembali.
• lalu lanjutkan pada pengelolaan arsip dinamis seperti pada
tahap penataan arsip dinamis in-aktif.
Jadi, sistem pengolahan arsip adalah suatu paduan tata cara yang sistematis
dalam mengolah informasi agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu diperlukan.
a. Peralatan Penyimpanan
Keberhasilan dari kegiatan menajemen kearsipan adalah juga secara
langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk
menyimpannya. Perlengkapan kearsipan menurut Amsyah (1998:188) adalah
sebagai berikut:
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang
disimpan. Arsip ini umumnya dalam bentuk kartu-kartu, sehingga
tidak perlu dimasukkan dalam map.
2. Map (Folder)
Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi
empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip
atau sekelompok arsipdi dalam file/filling cabinet. Folder memiliki
tab untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem
penataan yang digunakan apakah vertical atau leteral.
3. Petunjuk
(Guide)Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila
yang dipergunakan untuk membimbing dan melihat cepat kepada
tempat-tempat yang diinginkan didalam file.
51
4. Kata Tangkap
Terdiri atas kata tangkap tunggal dan kata tangkap pasangan. Kata
tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu huruf atau satu
kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata tangkap
pasangan bilamana kata tangkap tersebut menunjuk pengertian
mulai huruf ini sampai dengan huruf itu.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu yang digunakan
untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
6. Alat Penyimpanan Berputar
(Rotary) Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat
digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan
penemuan tidak banyak memakan tenaga. Jadi dapat diketahui
bahwa dalam sistem pengolahan arsip dinamis aktif dibutuhkan
peralatan penyimpanan yang meliputi penyekat, map, petunjuk,
katatangkap, rak arsip, dan alat penyimpanan berputar.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan
untuk penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Amsyah (1998:71) Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah
menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan
baikberupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada
dasarnya ada dua jenis urutan yaitu: (1) Urutan Abjad (Alphabetical
Filing System),Urut abjad terdiri atas 3 sistem penyimpanan, yakni: a) Sistem
Abjad, b) SistemGeografis (Geographical Filing System), c) Sistem Subyek
(Subject Filing System). (2) Urutan Angka (Numerical Filing System),
yang terdiri atas: a) Sistem numeric (Numerical Filing System), b) Sistem
Kronologis ( Chronological Filing System).
52
c. Peminjaman Arsip
Menurut Amsyah (1998:202) Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip
daritempat penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip
tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya
pencatatansupaya petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada,
siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.
Arsip dinamisaktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan
prosedur/tatacara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern
organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan
menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip ataupun
lembar peminjaman arsip.
Menurut Daryan, dkk (2007: 8.5) adapun tahap kegiatan peminjaman
arsipadalah sebagai berikut: a. Permintaan Arsip, b. Temu Kembali, c.
Pencatatan Arisp,d. Peminjaman Arsip dan e. Pengembalian Arsip.
d. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Hal ini di atur dalam UU No. 7 Th 1971 Bab V Pasal 11 dalam
(Wursanto, 1991:20), sebagai berikut:
1) Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 Th 1971 ini dapat dipidana dengan
pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal 1huruf a UU No. 7 Th 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan
hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana
penjara seumur hidup.
3) Tindak pidana yang termasuk dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini
adalah kejahatan.
Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi
informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi
hokum diatur pada KUHP maupun KUHD. Menurut Barthos (2009:50)
53
Secara fisik semua arsip harus pelihara dari segi kerusakan. Kerusakan arsip
dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. Faktor Internal,
adalah kerusakan yang diakibatkan dari dalam. Hal ini dapat diakibatkan oleh:
(1). Kertas, (2) Tinta dan(3) Pasta/Lem. Sedangkan Faktor Eksternal, adalah
kerusakan yang diakibatkan dari luar. Hal ini diakbitkan karena: (1)
Kelembaban, (2) Udara yang Terlampau kering (3) Sinar Matahari, (4) Debu,
(5) Kekotoran Udara, (6) Jamur danSejenisnya, (7) Rayap, (8) Gegat.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengamanan arsip
adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun kerusakan. Pengamanan arsip
diatur dalam UU No. 7 Bab V Pasal 11. Sedangkan, kerusakan arsip dari segi
fisik dapat disebabkan oleh faktor internal dan faktor eksternal.
e. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip
Sebagaimana yang diatur dalam Pasal 2 Peraturan pemerintah
Nomor:34/1979 Irawan (2009: 2.2) penyusutan arsip merupakan kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: 1) Memindahkan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau
badan-badan pemerintah masing-masing. 2) Memusnahkan arsip sesuia
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis oleh
Unit kearsipan Instansike Arsip Nasional RI (Pusat) maupun lembaga
kearsipan daerah.
Menurut Amsyah (1998:212) untuk memindahkan dan
memusnahkan arsip diperlukan beberapa langkah, seperti berikut: 1) Penilaian
Arsip, 2) Jadwal Retensi, 3) Pemindahan Arsip dan 4) Pemusnahan Arsip.
Menurut Sulistyo-Basuki dalam (Sukonco, 2007:105) pemusnahan arsip
dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
1) Pencacahan Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk
memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat
pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan metode
untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan
2,5 cm.
2) Pembakaran Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap
paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari
54
api pembakaran sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat
diketahui orang lain.
3) Pemusnahan kimiawi Metode ini memusnahkan dokumen dengan
menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan
melenyapkan tulisan.
4) Pembuburan Dokumen yang akan dimasukkan ke dalam bak
penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui
saringan. Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan
bersih.
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond dalam (Irawan, 2009: 2.2)
mempunyai tiga tujuan, yaitu:
a. Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak
diperlukan,
b. Melayani penemuan kembali arsip (retrieval ) secara efisien,
c. Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan
aturan jangka simpan arsip yang berlaku.
Berdasarkan uraian di atas, tujuan penulisan tugas akhir ini adalah
untuk mendeskripsikan sistem pengolahan arsip dinamis aktif yang
meliputi peralatan penyimpanan, sistem penyimpanan, sistem
peminjaman, pemeliharan dan pengamanan arsip serta pemindahan dan
pemusnahan arsip di kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kabupaten Pesisir Selatan.
5.2 Aplikasi SRIKANDI
Gambar 5.8 Logo Aplikais SRIKANDI

Sumber : Logo Aplikasi Srikandi - Bing images
55
Aplikasi SRIKANDI atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegrasi merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi
dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
Gambar 5.9 Peran pada Pengembangan SRIKANDI

(anri.go.id)
Aplikasi tersebut bersifat Government to Government (G2G), sehingga
dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah. Dan juga aplikasi ini merupakan
aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang di kelola secara online dalam pembuatan
surat menyurat sehingga lebih terintegritas.
Aplikasi SRIKANDI sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
sesuai amanat percepatan dalam Perpres No 95 Th 2018 tentang SPBE serta
sebagai output prioritas nasional dalam RPJMN.
56
Gambar 5.10 Kerangka Kebijkaan Aplikasi SRIKANDI
(anri.go.id)
Pengembangan aplikasi SRIKANDI melakukan beberapa tahapan,

pengembangan awal aplikasi SRIKANDI Versi 1 di luncurkan pada bulan
Agustus-Oktober 2020 selanjutnya di terapkan pada bulan November 2020-
Desember 2021, setelah itu di lanjutkan peningkatan kendala dan kaasitas
pengebangan awal Aplikasi SRIKANDI versi 2 pada bulan Januari-Oktober 2021,
selanjutnya di lanjutkan melakukan penerapan pada bulan Desember 2021.
a. Instrumen Kearsipan :
Ada beberapa poin pada Instrumen kearsipan, diantaranya :
1) Tata Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas adalah kumpulan ketentuan yang bersifat normatif,
mengatur sifat dan tata laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi
kedinasan dalam bentuk tertulis.
57
Gambar 5.11 Contoh Tata Naskah Dinas
Sumber : Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Tangerang Selatan.pdf |
DocDroid
2) Kode Klasifikasi Arsip
Kode Klasifikasi adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur
fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas
Arsip.
58
Gambar 5.12 Contoh Kode Klasifikasi Arsip
Sumber : Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Tangerang Selatan.pdf |
DocDroid
3) Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal retensi arsip adalah ketentuan berapa lama suatu arsip harus
disimpan sebagai arsip aktif, arsip inaktif dan nasib akhir arsip yang
bersangkutan musnah atau tidak musnah (statis). Penilaian arsip adalah
analisa informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai
guna danjangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan
operasional lembaga pencipta. (ANRI, 2002).
59
Gambar 5.13 Contoh Jadwal Retensi Arsip
Sumber : Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Tangerang
Selatan.pdf | DocDroid
4) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip adalah aturan pembatasan hak
akses terhadap fisik dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan
keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka melindungi hak dan
kewajiban Pencipta Arsip dan pengguna dalam pelayanan Arsip.
5.2.1 Fitur-Fitur Aplikasi SRIKANDI
Gambar 5.14 Fitur-fitur SRIKANDI

Sumber : Tentang Aplikasi Srikandi Bagaimana Mengajukan Akun ?
(klikudin.com)
60
Aplikasi berbasis cloud dan disimpan di Pusat Data Nasinoal (arsip.gp.id)
sehingga instansi tidak perlu menyediakan infrastruktur sendiri dan tinggal
menggunakan.
Aplikasi Srikandi memiliki beberapa fitur utama. Pertama, fitur
penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, pengiriman, dan penerimaan naskah
dinas secara elektronik antar-instansi pemerintah. Kedua, terdapat fitur
pemeliharaan arsip untuk menjaganya agar tetap autentik, utuh, dan terpercaya. Di
dalam aplikasi ini juga terdapat fitur penggunaan arsip oleh yang berhak, serta
fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip.
Pengelolaan arsip instansi dapat di lakukan secara lebih efektif, efisien,
dan mudah oleh unit kerja/instansi (penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan arsip).
Bagi pakai arsip lintas unit kerja dan instansi dapat berlangsung lebih
cepat, mudah dan aman.
Berikut adalah beberapa fitur-fitur yang ada pada SRIKANDI
1. Halaman Awal
Gambar 5.15 Tampilan Halaman Awal

Sumber : Tentang Aplikasi Srikandi Bagaimana Mengajukan Akun ?
(klikudin.com)
61
2. Halaman Form Log-in
Gambar 5.16 Tampilan Halaman Form Log-in

Sumber : https://srikandi.arsip.go.id
Log-in aplikasi SRIKANDI melalui domain lalu masukkan Username

dan Password. Setelah login maka akan menanpilkan Halaman Beranda.
5) Halaman Beranda
Gambar 5.17 Tampilan Halaman Beranda

62
Gambar 5.18 Tampilan Lanjutan Halaman Beranda
Pada halaman beranda terdapat beberapa icon berisikan Tandatangan

(Naskah yang belum di beri Tanda Tangan, Naskah yang belum Dikirim, Naskah
yang Ditolak), Naskah Keluar (Naskah yang belum Dikirim dan Naskah yang
Ditolak), Verifikasi Naskah (Naskah yang belum Diverisikasi dan Naskah yang
Ditolak).
• Halaman Tandatangan Naskah
Gambar 5.19 Tampilan Halaman Tandatangan Naskah

63
Pada halaman ini adalah halaman yang menampilkan daftar
penandatangan. Point 1 pada gambar merupakan fungsi yang digunakan untuk
mencari naskah secara general dengan cara mengetikkan tanggal naskah atau
sejenisnya. Kemudian point 2 pada gambar menunjukan fungsi yang digunakan
untuk mencari atau menyaring naskah secara lebih spesifik dengan cara
mengetikkan keterangan naskah tersebut seperti tanggal naskah, nomor naskah,
dan lainnya.
• Halaman Registrasi Naskah Keluar
Gambar 5.20 Tampilan Halaman Registrasi Naskah

Gambar berikut merupakan form registrasi naskah keluar, apabila user

ingin mengirimkan sebuah berkas atau naskah.
• Halaman Template Naskah
Gambar 5.21 Tampilan Halaman Template Naskah

64
Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan daftar template naskah.
Dalam halaman tersebut terdapat fungsi yang digunakan untuk mencari template
naskah pada daftar dengan cara mengetikkan jenis naskah, ukuran naskah, atau
keterangan lainnya seperti yang ditunjukkan pada kotak merah.
• Halaman Verifikasi Naskah
Gambar 5.22 Tampilan Halaman Verifikasi Naskah

Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan daftar verifikator. Point

1 pada gambar merupakan fungsi yang digunakan untuk mencari verifikator
secara general dengan cara mengetikkan tanggal naskah atau sejenisnya.
Kemudian point 2 pada gambar menunjukan fungsi yang digunakan untuk
mencari atau menyaring daftar verifikator secara lebih spesifik dengan cara
mengetikkan keterangan verifikator tersebut seperti tanggal naskah, nomor
naskah, dan lainnya.
65
• Halaman Naskah Masuk
Gambar 5.23 Tampilan Halaman Naskah Masuk

Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan daftar naskah masuk

beserta informasi dan keterangannya. Point 1 pada gambar merupakan fungsi yang
digunakan untuk mencari naskah masuk secara general dengan cara mengetikkan
tanggal naskah masuk atau sejenisnya. Kemudian point 2 pada gambar
menunjukan fungsi yang digunakan untuk mencari atau menyaring daftar naskah
masuk secara lebih spesifik dengan cara mengetikkan keterangan naskah masuk
tersebut seperti tanggal naskah masuk, uraian informasi naskah, dan lainnya.
• Halaman Naskah Keluar
Gambar 5.24 Tampilan Halaman Naskah Keluar

66
Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan daftar naskah keluar
beserta informasi dan keterangannya. Point 1 pada gambar merupakan fungsi yang
digunakan untuk mencari naskah keluar secara general dengan cara mengetikkan
tanggal naskah keluar atau sejenisnya. Kemudian point 2 pada gambar
menunjukan fungsi yang digunakan untuk mencari atau menyaring daftar naskah
keluar secara lebih spesifik dengan cara mengetikkan keterangan naskah keluar
tersebut seperti tanggal naskah keluar, nomor naskah, dan lainnya.
• Halaman Daftar Disposisi
1
2
Gambar 5.25 Tampilan Halaman Daftar Disposisi

Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan daftar disposisi beserta

informasi dan keterangannya. Point 1 pada gambar merupakan fungsi yang
digunakan untuk mencari disposisi secara general dengan cara mengetikkan
naskah masuk atau sejenisnya. Kemudian point 2 pada gambar menunjukan fungsi
yang digunakan untuk mencari atau menyaring daftar disposisi secara lebih
spesifik dengan cara mengetikkan keterangan disposisi tersebut seperti tanggal
naskah masuk, uraian informasi naskah, dan lainnya.
• Halaman Log Disposisi
2
Gambar 5.26 Tampilan Halaman Log Disposisi
67
Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan log disposisi atau daftar
disposisi yang pernah dilakukan. Dalam halaman tersebut terdapat fungsi yang
digunakan untuk mencari log disposisi pada daftar dengan cara mengetikkan
nomor naskah, hal naskah, atau keterangan lainnya seperti yang ditunjukkan pada
point 1. Kemudian pada point 2 menunjukan icon Panah yang berfungsi untuk
melihat detail naskah seperti pada gambar berikut.
• Halaman Daftar Tembusan
Gambar 5.27 Tampilan Halaman Daftar Tembusan

Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan daftar tembusan beserta

informasi dan keterangannya. Point 1 pada gambar merupakan fungsi yang
digunakan untuk mencari tembusan secara general dengan cara mengetikkan
tanggal surat masuk atau sejenisnya. Kemudian point 2 pada gambar menunjukan
fungsi yang digunakan untuk mencari atau menyaring daftar tembusan secara
lebih spesifik dengan cara mengetikkan keterangan tembusan tersebut seperti
tanggal surat masuk, uraian informasi, dan lainnya.
5.2.2 Penggunaan Aplikasi SRIKNADI

Pada penggunaan aplikasi SRIKANDI terdapat beberapa langkah dalam
pengelolaan arsip dinamis :
a. Registrasi Naskah Keluar

• Log-in aplikasi SRIKANDI melalui domain “srikandi.arsip.go.id”, lalu
masukkan Username dan Password penggguna.
68
xxxxxxxxx
xxxxxxxxx
Gambar 5.28 Login

• Siapkan Tata Naskah/Surat dalam format .doc/.docx
Gambar 5.29 Contoh Surat

69
• Contoh surat dapat juga di download pada menu naskah dinas, lalu klik
sub menu maka akan muncul template naskah.
Gambar 5.30 Template Naskah/Surat

• Membuat Konsep Naskah keluar (Surat Perintah, Nota Dinas,

Undangan, Undangan Intern, dan Surat Dinas Kepala untuk Kepala) klik
Menu Naskah Dinas → klik submenu Registrasi Naskah Keluar
(Pembuatan Registrasi Naskah - Keluar) pada gambar contoh dibawah
ini pembuatan Naskah Konsep Nota Dinas, jika sudah melengkapi isian
form sampai File Draft Naskah (*doc, docx) hingga sesuai
Penandatanganan Naskah.
Gambar 5.31 Registrasi Naskah Keluar 1

70
• Pilih tujuan verifikator, penandatangan dan klik simpan
Gambar 5.32 Lanjutan Registrasi Naskah Keluar 2

• Tersimpan pada Menu Naskah Keluar yaitu konsep naskah yang telah
dibuat, berada dihalaman “Daftar Naskah keluar” atau Klik Dashboard
→ Klik Naskah Dinas → klik Naskah Keluar. Maka akan tampil di
naskah keluar
Gambar 5.33 Naskah Keluar

b. Verifikasi Naskah Keluar

• Cek Naskah yang akan di verifikasikan,verifikator memeriksa surat dan
menyetujui surat naskah untuk di TTE setelah itu, jika naskah sudah
sesuai selanjutnya, setujui naskah dan klik kirim. Maka Nakah siap
untuk di TTE.
71
Gambar 5.34 Form Periksa Naskah
c. TTE (Tanda Tangan Elektronik) Naskah Keluar

• Jika sudah di setujui maka penandatangan memilih nomor berkas dan
menyematkan passphrase pada form yang di sediakan untuk proses
verifikasi TTE.
Gambar 5.35 Persetujuan TTE Naskah Dinas

• Setelah surat berhasil di TTE kemudian, bagian umum mengirimkan

surat. Naskah Dinas dikirim dan diterima melalui akun srikandi
xxxxxxxx
xxxxxxxx
Gambar 5.36 TTE Naskah Dinas

72
d. Disposisi Naskah Masuk
• Setelah surat di terima dan selanjutnya surat dapat di disposisi kepada
pejabat lainnya dengan cara klik tindak lanjut pada detail naskah
Gambar 5.37 Tindak Lanjut Detail Naskah

e. Registrasi Naskah Masuk

• Gambar di bawah adalah halaman yang menampilkan form registrasi
naskah masuk yang diterima oleh user dengan role Tata
Usaha/Sekretaris.
Gambar 5.38 Tampilan Registrasi Naskah Masuk

• Pilih Menu Registrasi Naskah Masuk, isi form sesuai dengan data
naskah masuk. Scan naskah masuk dalam format pdf, masukkan file dan
tujuan naskah kemudian simpan.
73
Gambar 5.39 Registrasi Naskah Masuk 1
• Selanjutnya penerima naskah dapat mendisposisikan surat masuk yang

berasal dari luar aplikasi srikandi.
Gambar 5.40 Lanjutan Registrasi Naskah Masuk 2

74
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.3 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan di Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera
Selatan dapat disimpulkan bahwa Dinas Kearsipan Propinsi Sumatera Selatan
menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas dalam
pengelolaan arsip dinamis.
Arsip dinamis digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat
bukti yang sah. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan
efisien, pencipta arsip perlu membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip,
Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan baik, tetapi masih
terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis,
diantaranya yaitu kurangnya tenaga ahli yang mampu mengoperasikan aplikasi
komputer dan kurangnya pembiasaan dalam penggunaan aplikasi sehingga masih
di lakukan secara manual serta kendala pada Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegritas ialah tidak adanya menu yang menampilkan jika surat sudah selesai
diverifikasikan atau sudah di TTE sehingga data hilang begitu saja pada Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas.
75
5.2 Saran
Dari simpulan di atas dapat di berikan saran, yaitu :

1. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas pada Dinas Kearsipan
Provinsi Sumatera Selatan yang telah dibuat ini sudah cukup baik namun
masih banyak kegiatan yang belum ditampilkan. Untuk itu, perlu
dikembangkan dan pembaharuan pada Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegritas baik isi maupun tampilan.
2. Hendaknya meningkatkan kemampuan SDM kearsipan, menyediakan
peralatan TI lebih baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar dapat
lebih berdaya guna.
3. Diharapkan Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera dapat terus menggunakan
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegritas sebagai pengelolaan arsip
dinamis guna mempermudah dan memperlancar dalam kegiatan pengelolaan
arsip dinamis.
76
DAFTAR PUSTAKA
Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan. (2021, - -). Sejarah. Dipetik
December 13, 2022, dari Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan:
https://arsip.sumselprov.go.id/sejarah
Hadiwardoyo, D. (-). Manajemen Kearsipan di Indonesia. Sejarah Kearsipan, 7-
10 & 16-17.
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokras. (2020,
October 28). Aplikasi Srikandi, Lompatan Dalam Kearsipan SPBE.
Dipetik December 13, 2022, dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi
- Republik Indonesia: https://menpan.go.id/site/berita-terkini/aplikasi-srikandi-
lompatan-dalam-kearsipan-spbe
Museliza, V. (2019). ANALISIS PENGELOLAAN SISTIM KEARSIPAN
STATIS PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA
PEKANBARU. Jurnal EL-RIYASAH, 9(2), 15.
https://doi.org/10.24014/jel.v9i2.6789
Wattimena, N., & Manuputty, A. D. (2021). EVALUASI KUALITAS SISTEM
INFORMASI NASKAH KUNO DINAS PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN KOTA SALATIGA. Sebatik, 25(1).
https://doi.org/10.46984/sebatik.v25i1.1315
77
LAMPIRAN
Lampiran:
1. Surat Rekomendasi/Surat Pengantar
2. Surat Tugas
3. Surat Balasan Magang
4. Logbook
Lampiran Logbook
LOGBOOK
MAGANG/PRAKTIK KERJA
Periode Studi/Proyek Independen

Tahun Akademik 2022
Nama : Aulia Nurul Rahmadini

NIM : 19141028
Program Studi : Sistem Informasi
Nomor HP : 0895620044636
Dosen Pembimbing : Evi Yulianingsih, M.M., M.Kom.
Lokasi Pelaksanaan : Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
Waktu Pelaksanaan : 10 Oktober – 9 Januari 2023
Minggu ke-1 (Bidang Pengelolaan)
Hari/
No. Kegiatan Hal yang Diperoleh Kendala
Tanggal
1 Senin/ -Pembekalan mahasiswa - Mengenal Kepala Dinas Tidak Ada
10-10-2022 dan pengenalan pegawai Kearsipan
serta lingkungan dan - Mendapatkan materi
kinerja di Dinas untuk menambah
Kearsipan setelah itu wawasan mengenai
kami diberikan materi dan arsip
penjelasan mengenai - Mengenal Lingkungan
Dinas Kearsipan yang ada pada Dinas
Kearsipan
2 Selasa/ - Pembagian Tempat - Mengetahui apa saja Tidak Ada
11-10-2022 magang untuk mengenal jenis arsip yang ada di
lebih tentang tugas pada dinas kearsipan
bidang bidang yang ada di - Mendapatkan
pengetahuan tentang
dinas kearsipan penggunaan barang
- Belajar teori kearsipan barang yg di gunakan
dari pengertian , jenis , untuk menyimpan arsip
kegunaan dan kategori
arsip yang di sampaikan
pak Holidan
- Pembekalan mengenai
teori dari ibu Endayani
- pengenalan box dan
barang untuuk menyimpan
arsip yang di sampaikan
ibu Marisa
- pembekalan cara
menginput data secara
manual dari bapak Andi
3 Rabu/ - Pembekalan mengenai - Mengenal tentang apa itu Tidak Ada
12-10-2022 teori arsip penyusutan arsip penyusutan
yang di sampaikan oleh - Mendapatkan ilmu
ibu Endayani tentang teori penyusutan
- Menginput data arsip - Mengetahui cara
secara manual ( Tulis menginput data secara
tangan ) manual sebelum di
- Menginput data Arsip masukan di online .
tahun 2004 dan 2005
4 Kamis/ - Melanjutkan input data - Mengetahui cara Tidak Ada
13-10-2022 2005-2007 menginput data secara
- Menginput arsip inaktif manual sebelum di
2006-2007 masukan di online .
- Melihat record center 3 - Mengetahui tempat box
yang berada di lantai 3 arsip di simpan ( record
- Mengambil box di record 3)
3
5 Jum’at/ - Mencatat data arsip inaktif - Mengetahui cara Tidak Ada
14-10-2022 secara manual menginput data secara
manual sebelum di
masukan di online .
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Menginput data arsip - Mendapatkan Tidak Ada
17-10-2022 secara Manual pengetahuan mengenai
- Rapat bersama bapak social media pada dinas
kepala Dinas Kearsipan kearsipan
Provinsi Sumatera Selatan - Mengetahui cara
Prof. Dr. H. M. Edwar menginput data secara
Juliartha S.Sos, MM. manual
mengenai kegiatan yang
akan di lakukan di dinas
kearsipan
- Melanjutkan menginput
data arsip secara manual
2 Selasa/ - Menginput data arsip - Mengetahui cara Tidak Ada
18-10-2022 secara manual. menginput data secara
- Mengenal berbagai manual
macam record center atau - Mengetahui tempat-
tempat penyimpanan arsip tempat penyimpanan
( RC.1, RC 2, RC 3 ) arsip
- Kembali menginput data
manual di ruangan
pengelolaan
- menginput data secara
manual dari bapak Andi
3 Rabu/ - Menginput data arsip - Mengetahui cara Tidak Ada
19-10-2022 secara manual (tulis menginput data secara
tangan) manual sebelum di
- Pembekalan mengenai masukan di online.
kerangka jurnal penelitian
yang di sampaikan bapak
Holidan
4 Kamis/ - Melaniutkan input data - Mengetahui cara Tidak Ada
20-10-2022 arsip menginput data secara
- Mengantarkan box ke manual sebelum di
record 3 yang berada di masukan di online.
lantai 3 - Mengetahui tempat box
- Mengambil box yang arsip di simpan
belum di tulis di record 3 (record 3 )
untuk di bawah ke bidang
pengelolaan untuk di input
secara manual
manual sebelum di
masukan di online .
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Menginput data arsip in - Mengetahui cara Tidak Ada
24-10-2022 aktif 2003 secara menginput data secara
otomatis menggunakan otomatis
laptop
- Melanjutkan menginput
data
2 Selasa/ - Menginput data arsip - Lebih lancar dan lebih Tidak Ada
25-10-2022 (menggunakan laptop) bisa teliti di dalam
- Menginput data Arsip penginputan data arsip
tahun 2004 dan 2005
3 Rabu/ - Mengambil box di record - Lebih paham tentang Tidak Ada
26-10-2022 center lantai 2 dan 3 untuk menginput data
di inputkan data nya
4 Kamis/ - Mengambil box di record - Mengetahui cara Tidak Ada
27-10-2022 center 1,2 dan 3 atau menginput data
tempat penyimpanan menggunakan laptop
berkas
- Menginput arsip inaktif
2006-2005 menggunakan
laptop
manual sebelum di
masukan di online .
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Menginput data arsip in - Mengetahui tempat Tidak Ada
31-10-2022 aktif 2003 secara penyimpanan arsip
otomatis menggunakan Record center 3 yang
laptop ada di lantai 3
- Ke Record center 3 untuk - Mengetahui cara
menginput data arsip menginput data secara
inaktif dinas perkebunan manual
secara manual di dalam
record center 3
- Ke record center 3 untuk
menginput data arsip
inaktif dinas dinsos secara
manual di dalam record
center 3
01-11-2022 (menggunakan laptop) menginput data secara
- Mengunjungi record manual
center 2 untuk mengambil - Mengetahui tempat
data arsip inaktif dinas tempat penyimpanan
Koperasi 2005 arsip record Center 2
- Lanjut Menginput data yang ada di lantai 2
arsip inaktif dinas
koperasi 2005 secara
manual.
3 Rabu/ Izin Tidak Ada
02-11-2022
4 Kamis/ Izin Tidak Ada
03-11-2022
5 Jum’at/ Izin Tidak Ada
04-11-2022
Minggu ke-5 (Bidang Perencanaan)
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Mengentry data berkas in - Mengetahui cara Tidak Ada
07-11-2022 aktif tahun 2005 dinas mengentry berkas in aktif
pertambangan dan
pengembangan energi
2 Selasa/ - Pemusnahan berkas non - Mengetahui cara Tidak Ada
08-11-2022 aktif yang tidak pemusnahan berkas non
digunakanlagi. arsip yang di tidak
digunakan lagi
3 Rabu/ - Acara kegiatan Fokus - Mengetahui sejarah Tidak Ada
09-11-2022 GroubDiscussion sejarah yang ada di
(FGD). sumatera selatan dan
- Menyambut bapak H. tempat tempat bersejarah
HermanDeru, S.H., M.M. di sumatera selatan dan
Selaku gubernur Sumatera tentang penjelasan arsip-
Selatan di hotel The arsip mengenai sejarah
Excelton dalam rangka
untuk membuka acara
FGD ( FOCUS GROUP
DISCUSSION ).
- Ikut Serta dalam acara
FGD ( FOCUS GROUP
DISCUSSION ) yang
berjudul“ Diorama Sejarah
Sumatera Selatan sebagai
Memori Kolektif Daerah )
sesipertama.
- Lanjut mengikuti acara
FGD ( FOCUS GROUP
DISCUSSION ) yang
berjudul“ Diorama Sejarah
Sumatera Selatan
4 Kamis/ - Berkumpul lagi di hotel - Mengetahui sejarahbank Tidak Ada
10-11-2022 TheExceltol Kegiatan sumsel.
FGD “ Fokus Groub - Mengetahui jajaran
Discussion” bersama direktur bank sumsel
bank sumsel hari babel dari berdiri hingga
saat ini
kedua.
- Bertugas menyambut
tamu dari Bank Sumsel
Babel dalamrangka
kegiatan FGD hari kedua
yang dilakukan bersama
dengan pihak dari bank
sumselbabel.
- Mendengarkan sambutan
dan arahan yang di
sampaikan olehkepala
dinas kearsipan Provinsi
Sumatera Selatan.
- Setelah itu lanjut
mendengarkan sambutan
dan arahan yang di
sampaikan olehbapak
direksi bank sumsel
babel.
- Kembali ke kantor dinas
ke arsipan provinsi
sumateraselatan.
5 Jum’at/ - Membantu menyusun Tidak Ada
11-11-2022 surat undangan untuk
kegiatan pertikaranas IV

Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Mengentry data berkas in - Mengetahui cara Tidak Ada
14-11-2022 aktif tahun 2005 dinas mengentry berkas in aktif
pertambangan dan
pengembangan energi
2 Selasa/ - Pemusnahan berkas non - Mengetahui cara Tidak Ada
15-11-2022 arsif yang tidak pemusnahan berkas non
digunakanlagi.Lanjut arsip yang di
Menginput data arsip tidak digunakan lagi
inaktif dinas koperasi
2005 secara manual.
3 Rabu/ - Acara kegiatan - Mengetahui sejarah Tidak Ada
16-11-2022 Perkemahan Bakti Satuan sejarah yang ada di
Karya Pramuka sumatera selatan dan
Bhayangkara tempat tempat bersejarah
(Pertikaranas). di sumatera selatan dan
- Mengikuti kegiatan tentang penjelasan arsip-
Perkemahan Bakti Satuan arsip mengenai sejarah
Karya Pramuka - Dapat mengenal dari
berbagai masyarakat
Bhayangkara
yang ada di seluruh
(Pertikaranas) 2022 yang indonesia
digelar di Bumi
Perkemahan Gandus,
Palembang. Acara ini
diikuti lebih dari 1.602
peserta. Hampir seluruh
provinsi Indonesia
menghadiri kegiatan
Pertikaranas 2022, kecuali
provinsi Maluku Utara dan
Papua.
- Mengenalkan kearsipan
kepada masyarkat di
BUPER(Bumi
Perkemahan)
4 Kamis/ - Menginput data-data - Mengetahui caran Tidak Ada

17-11-2022 pengeluaran belanja penginputan data
kantor perbulan Agustus- pengeluaran belanja
Oktober 2022 barang kantor
5 Jum’at/ - Mengikuti kegiatan - Mendapatkan dan dapat Tidak Ada
18-11-2022 penutupan mengenal relasi dari
PERTIKARANAS berbagai macam Kota
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Mencatat kegiatan - Mengetahui cara Tidak Ada
21-11-2022 perjalananDinas dari mencatat perjalanan
Jakarta Palembang dinas.
mengenai analis - Mengetahui cara
kebijakan ahli muda sub menyusun surat dengan
koordinator subdit benar.
kepemudaan olahraga
perpustakaan dan
kearsipan.
- Menyusun dan
membubuhan surat yang
telah ditanda tangani oleh
kepala dinas sumsel.
2 Selasa/ - Mengikuti kegiatan - Mengetahui apa itu Tidak Ada
22-11-2022 acara Launching Launching Penerapan
Penerapan Sistem SistemInformasi
Informasi Dinamis Dinamis Terintegritas
Terintegrasi (Srikandi) (Srikandi).
sekaligus menyerahakan - Mengetahui cara
penghargaan bagi menyusun kwitansi
arsiparis teladan 2022 perjalanan dinas.
pengukuhan pengurus
wilayah AAI sumsel di
gedung graha binapraja.
3 Rabu/ - Mengentry kwitansi - Mengetahui cara Tidak Ada

23-11-2022 belanjapemeliharaan mengentry kwitansi
komputer dan belanja pemeliharaan
makan/minum tamu. komputer dan
- Mengumpulkan absensi makan/minum tamu.
pengawai dalam rapat - Mengetahui cara
pemusnahan data non
evaluasi launching aktif yang tidak
aplikasiSRIKANDI. digunakan lagi.
- Pemusnahan data non
aktifyang tidak di
gunakan lagi.
4 Kamis/ - Menginput data-data - Mengetahui cara Tidak Ada
24-11-2022 pengeluaran belanja penginputan data
kantorperbulan. pengeluaran
- Menghitung honoarium belanjabarang kantor.
penjaga stand kegiatan - Mengetahui cara
penyediaan informasi menghitung honoarium.
akses dan layanan
kearsipan tingkat
daerah provinsi melalui
JIKN, melalui kegiatan
pameran photo- photo
kearsipan dengan tema
“Palembang Tempo
Doeloe di Museum
SMB II dan hotel arya
duta”.
5 Jum’at/ - Mengentry honoarium - Dapat memahami lebih Tidak Ada
25-11-2022 penjaga stand kegiatan dalam pada dalam
penyediaan informasi mengentry honoarium
akses dan layanan penjaga stand kegiatan
kearsipan tingkat daerah. penyediaan informasi
akses dan layanan
kearsipan tingkat daerah.
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Membantu menyiapkan - Mengetahui cara Tidak Ada
28-11-2022 surat perjalanan Dinas dari Menyiapkan surat
palembang-surabaya. perjalanan Dinas
- Menyusun dan - Mengetahui cara
membubuhan surat yang menyusun surat dengan
telah di tandatangani oleh benar
kepala dinas
2 Selasa/ - Menyusun dan - Mengetahui cara Tidak Ada

29-11-2022 membubuhkan surat menyusun dan
SPPD (surat perintah pembubuhan surat
perjalanan dinas SPPD
- Menyusun kwitansi - Mengetahui cara
perjalanan dinas menyusun kwitansi
perjalanan dinas
3 Rabu/ - Menyusun surat - Mengetahui cara Tidak Ada
30-11-2022 pernyataan tanggung menyusun surat
jawab mutlak Pernyataan tanggung
- Pemusnahan data non aktif jawab mutlak.
- Mengetahui cara
yang tidak di gunakan lagi
pemusnahan data non
aktif yang tidak
digunakan lagi
4 Kamis/ - Administrasi kegiatan - Mengetahui cara Tidak Ada
01-12-2022 perjalanan Dinas dari penginputan data
prabumulih – palembang. pengeluaran
- Menyusun dan belanjabarang kantor.
administrasi belanja - Mengetahui cara
barang pada GU 9 dan administrasi kegiatan
GU 10 perjalanan dinas.
- Mengetahui cara
menyusun dan
administrasi belanja
barang
5 Jum’at/ - Menyusun dan - Dapat mengetahui dalam Tidak Ada

02-12-2022 adminstrasi belanja penyusunan belanja
barang barang
Minggu ke-9 (Bidang Umum/ TU)
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Melayani daftar kunjungan - Menjadi lebih paham Tidak Ada
05-12-2022 di bagian lobby dan mengerti mengenai
- Manajemen komunikasi pekerjaan di bagian
dalam mengistruksi daftar lobby dalam
tamu dalam input barcode mengerjakan dan
tamu kunjungan menginstruksi buku
- Kembali dalam melayani tamu dan mengisi
tamu di bagian lobby barcode dalam buku
sehingga pemahaman dan kunjungan
tata kelola dalam dunia arsip
dapat dimengerti
- Mengistruksi dalam
pendataan buku tamu di
bagian lobby
2 Selasa/ - Sakit Tidak Ada
06-12-2022
3 Rabu/ - Menjaga bagian lobby - Mengetahui cara Tidak Ada
07-12-2022 dalam mengitruksi dan melayani dalam tamu
melayani tamu untuk kunjungan
mengisi buku kunjungan - Menjadi lebih megerti
dan barcode dalam tata kelola
- Menjadi pengisi suara komunikasi public
atau announcer untuk kepada tamu untuk
acara rapat mengerti dalam scan
barcode di bagian lobby
- Menjadi lebih mengerti

dan percaya diri untuk
menjadi pengisi suara.
4 Kamis/ - Menginstruksi tamu untuk - Mengetahui cara Tidak Ada
08-12-2022 mengisi buku kunjungan penginputan data
dan scan barcode pengeluaran
- Menjadi announcer atau
belanjabarang kantor.
- Mengetahui cara
pengisi suara untuk administrasi kegiatan
kegiatan di ruang arsip perjalanan dinas.
aris - Mengetahui cara
menyusun dan
- Menemani pegawai non administrasi belanja
pns dalam menjalankan barang
tugas
5 Jum’at/ - Kegiatan rapat di arsiparis - Menjadi lebih Tidak Ada
09-12-2022 mengenai pembagian memahami dang
pembimbing pada setiap mengetahui tentang
peserta magang untuk
kearsipan
memehami lebih dalam
materi kearsipan
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Menulis surat keluar serta - Mengetahui cara Tidak Ada
12-12-2022 melakukan absensi pada Menyiapkan surat
setiap ASN serta pegawai perjalanan Dinas
staff kantor baik absensi - Mengetahui cara
kehadiran maupun absensi menyusun surat dengan
apel pagi benar
- kelola dalam dunia arsip
dapat dimengerti
bagian lobby
2 Selasa/ - Menulis surat masuk - Mengetahui cara Tidak Ada
13-12-2022 dari BPJS kesehatan menyusun dan
perihal permohonan pembubuhan surat
updating pelaporan SPPD
perpanjangan - Mengetahui cara
kepesertaan JKN bagi menyusun kwitansi
PPNPN/PPPK tahun perjalanan dinas
2023
3 Rabu/ - Pemberian motivasi bagi - Menambah wawasan Tidak Ada
14-12-2022 relawan cinta arsip serta membangkit kan
Prov.Sumsel jiwa akan menuju
- Menulis surat masuk kesuksesan
tahun2022 di buku agenda
beserta lembar
disposisinya
4 Kamis/ - Izin Tidak Ada
15-12-2022
5 Jum’at/ - Mengikuti Dinas Luar ke - Mengenal banyak relasi Tidak Ada

16-12-2022 Ogan Ilir, Indralaya dalam dan lebih memahami
rangka Sosialisasi dalam kearsipan
Penyelenggaraan
kearsipan
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Menulis surat keluar serta - Mengetahui cara Tidak Ada
12-12-2022 melakukan absensi pada Menyiapkan surat
setiap ASN serta pegawai perjalanan Dinas
kehadiran maupun absensi menyusun surat dengan
apel pagi benar
- kelola dalam dunia arsip
dapat dimengerti
bagian lobby
2023
beserta lembar
disposisinya
4 Kamis/ - Izin - Izin Tidak Ada
15-12-2022

kearsipan
materi kearsipan
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Kegiatan apel pagi di - Melakukan apel bersama Tidak Ada
26-12-2022 lingkungan kantor dinas dan mendengarkan
kearsipan amanat yang
- Membantu bidang TU disampaikan oleh bapak
Manajemen Komunikasi Kepala Dinas Kearsipan
dalam Mengistruksi daftar Prov Sumsel
tamu dalam input barcode - Menjadi lebih paham
tamu kunjungan dan mengerti mengenai
pekerjaan dibagian lobby
dalam mengerjakan dan
mengistruksi buku tamu
dan mengisi barcode
buku kunjungan
27-12-2022 undangan dari HUT – Menulis surat masuk
DHAR MAWANITA
3 Rabu/ - Membuat data Rekap - Memahami dan mengerti Tidak Ada
28-12-2022 pegawai LHKPN dan dalam pembuatan data
LHKASN Rekap pegawai LHKPN
dan LHKASN
4 Kamis/ - Penginputan Data - Dapat memahami dan Tidak Ada
29-12-2022 Kehadiran Aparatur Sipil mengerti dalam
Negara (ASN) pada penginputan Data
Layanan E-Sumsel Kehadiran Aparatur
khususnya bagi Tenaga Sipil Negara (ASN)
Non ASN di Lingkungan
Dinas Kearsipan
Provinsi Sumatera
Selatan
5 Jum’at/ - Senam Bersama Pegawai - Dapat berkerja sama Tidak Ada
30-12-2022 Dinas Kearsipan Prov dengan para
Sumse karyawan/untuk
membersihkan
- Kegiatan rutin jum’at
lingkungan kantor
bersih - Mengetahui proses
- Membantu bidang TU penerimaan tamu
mengistruksi dalam dilobby
pendataan buku tamu
dibagian lobby
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Kegiatan apel pagi di - Melakukan apel bersama Tidak Ada
02-01-2023 lingkungan kantor dinas dan mendengarkan
kearsipan amanat yang
- Menulis surat keluar serta disampaikan oleh bapak
melakukan absensi pada Kepala Dinas Kearsipan
setiap ASN serta pegawai Prov Sumsel
kehadiran maupun absensi Menyiapkan surat
apel pagi perjalanan Dinas
- kelola dalam dunia arsip - Mengetahui cara
dapat dimengerti menyusun surat dengan
- Mengistruksi dalam benar
bagian lobby
2023
beserta lembar
disposisinya
4 Kamis/ - Menginstruksi tamu untuk - Mengetahui cara Tidak Ada
05-01-2023 mengisi buku kunjungan penginputan data
dan scan barcode pengeluaran
- Menjadi announcer atau belanjabarang kantor.
pengisi suara untuk - Mengetahui cara
administrasi kegiatan
kegiatan di ruang arsip
perjalanan dinas.
aris - Mengetahui cara
menyusun dan
- Menemani pegawai non
pns dalam menjalankan
administrasi belanja
tugas barang
kearsipan
materi kearsipan
Minggu ke-14 (Bidang Pembinaan)
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Izin - Izin Tidak Ada
09-01-2023
10-01-2023 vital dari bidang menginput data arsip
pembinaan kearsipan vital
3 Rabu/ - Memusnakan berkas arsip - Mengetauhui prosedur Tidak Ada
11-01-2023 yang sudah tidak bernilai pemusnahan berkas
arsip arsip yang sudah tidak
bernilai arsip
4 Kamis/ - Membantu - Dapat mengetahui cara Tidak Ada
12-01-2023 mengupload foto mengupload foto
meeting dan a lot melalui web SIKN
drawing tahun 2013 Dinas Kearsipan
melalui website SIKN Prov.Sumsel
Dinas Kearsipan Prov.
Sumsel di bidang
layanan dan
pemanfaatan arsip
5 Jum’at/ - Senam bersama di Menjadi Sehat, Jasmani Tidak Ada
13-01-2023 lingkungan kantor dan Rohani
bersama pegawai dinas
kearsipan
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Mengikuti Kegiatan Apel - Dapat lebih di siplin dan Tidak Ada
16-01-2023 pagi bisa bertanggung jawab
- Memusnakan berkas arsip untuk datang tepat waktu
yang sudah tidak bernilai - Mengetahui cara
arsip menginput data arsip
vital
3 Rabu/ - Meng-input Data daftar isi - Mengetahui durasi data Tidak Ada
18-01-2023 berkas arsip aktif dengan aktif yang perlu di
menggunakan Microsoft input
Excel
4 Kamis/ - Meng-input Data daftar - Mengetahui durasi data Tidak Ada
19-01-2023 isi berkas arsip aktif aktif yang perlu di input
dengan menggunakan
Microsoft Excel
5 Jum’at/ - Rutinitas Senam pagi dan - Menjaga kebugaran Tidak Ada
20-01-2023 jum’at bersih di jasmani dan menjaga
Lingkungan Dinas kebersihan di lingkungan
Kearsipan Provinsi Dinas Kearsipan
sumatera Selatan - Mengetahui progress
- Mengumpulkan laporan kinerja setiap minggunya
kegiatan perminggu
kepada pembina ruangan
Hari/
Tanggal
1 Senin/ - Libur Imlek - Libur Imlek Tidak Ada
16-01-2023
3 Rabu/ - Memusnakan berkas arsip - Mengetauhui prosedur Tidak Ada
18-01-2023 yang sudah tidak bernilai pemusnahan berkas
arsip arsip yang sudah tidak
bernilai arsip
4 Kamis/ - Membantu - Dapat mengetahui cara Tidak Ada
19-01-2023 mengupload foto mengupload foto
meeting dan a lot melalui web SIKN
drawing tahun 2013 Dinas Kearsipan
melalui website SIKN Prov.Sumsel
Dinas Kearsipan Prov.
Sumsel di bidang
layanan dan
pemanfaatan arsip
5 Jum’at/ - Senam bersama di Menjadi Sehat, Jasmani Tidak Ada
20-01-2023 lingkungan kantor dan Rohani
bersama pegawai dinas
kearsipan
5. Lembar Monitoring
2. Foto-foto Kegiatan Magang
Mengikuti kegiatan acara Launching Penerapan Ikut Serta dalam acara FGD ( FOCUS GROUP
Sistem Informasi Dinamis Terintegrasi (Srikandi) DISCUSSION ) yang berjudul “ Diorama Sejarah
sekaligus menyerahakan penghargaan bagi Sumatera Selatan sebagai Memori Kolektif Daerah.
arsiparis teladan 2022 pengukuhan pengurus
wilayah AAI sumsel di gedung graha binapraja.
Kegiatan rapat di arsiparis mengenai pembagian Mengambil box di record center 1,2 dan 3 atau
pembimbing pada setiap peserta magang untuk tempat penyimpanan berkas.
memehami lebih dalam materi kearsipan.
Mencatat kegiatan perjalanan Dinas dari Jakarta Mengistruksi dalam pendataan buku tamu di
Palembang mengenai analis kebijakan ahli muda bagian lobby serta melayani tamu di bagian
sub koordinator subdit kepemudaan olahraga lobby sehingga pemahaman dan tata kelola
perpustakaan dan kearsipan. dalam dunia arsip dapat dimengerti.
Ke Record center 3 untuk menginput data arsip Rutinitas Senam pagi dan jum’at bersih di
inaktif dinas perkebunan secara manual di dalam Lingkungan Dinas Kearsipan Provinsi sumatera
record center 3. Selatan
3. Sertifikat dan Nilai

Laporan Dinas Kearsipannn

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Dinas Kearsipannn

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN AKHIR

ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing

Palembang, Februari 2023

Nyimas Masyito, S.Sos., M.Si Evi Yulianingsih, M.M., M.Kom

Nita Rosa Damayanti, M.Kom., Ph.D

Saya yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Aulia Nurul Rahmadini

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa:

Ketua Program Studi, Palembang,

Nita Rosa Damayanti, M.Kom., Ph.D Aulia Nurul Rahmadini

Dr. Tata Sutabri, S.Kom., MMSI., MKM

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT

Palembang, Februari 2023

Aulia Nurul Rahmadini

HALAMAN SAMPUL ................................................................................... i

2.2 Pengelolaan ................................................................................................ 5

2.3 Sistem ......................................................................................................... 5

2.4 Informasi .................................................................................................... 5

2.5 Sistem Informasi ........................................................................................ 6

2.6 Kearsipan ................................................................................................... 6

2.7 Arsip Dinamis ............................................................................................ 7

2.8 Terintegritas ............................................................................................... 8

3.1.2 Lokasi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan ....................... 11

3.1.4 Visi Dari Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan ................ 11

5.1 Arsip Dinamis ............................................................................................ 36

Gambar 3.1 Lokasi Dinas Kearsipan ............................................................... 11

Tabel 3.1 Pejabat Pegawai Fungsional ................................................................ 25

1. Surat Rekomendasi/Surat Pengantar

1.1 Latar Belakang

2.5 Sistem Informasi

2.7 Arsip Dinamis

2.9 Pengertian SRIKANDI

2.10 Fungsi dan Manfaat SRIKANDI

2.11 Fitur SRIKANDI

3.1 Tinjauan Umum Objek

Gambar 3.1 Lokasi Dinas Kearsipan

3.1.3 Visi dan Misi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan

Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan sebagai lembaga teknis

3.1.4 Visi Dari Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan

Dengan mempertimbangkan kinerja pembangunan yang telah dicapai pada

“SUMATERA SELATAN MAJU UNTUK SEMUA”

Penjelasan visi pembangunan Sumatera Selatan 2019-2023 sebagai berikut :

Sumsel Maju untuk Semua adalah keadaan dimana terwujudnya pembangunan

1. Sumsel maju untuk semua adalah kondisi dimana meningkatnya kualitas

1. Membangun Sumatera Selatan berbasis ekonomi kerakyatan, yang

Untuk Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan mengacu pada Misi 3

1. Membangun hubungan administrasi pemerintah yang lebih harmonis

3.1.6 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Selatan Nomor 14 Tahun

1. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

3.1.7 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan

Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor: 51 Tahun 2016

1. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

1. Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian tata naskah dinas;

1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

a. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan programkegiatan;

2. Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas :

3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :

III. Bidang Pembinaan Kearsipan

1. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pembinaan kearsipan;