Disusun Oleh: Gita Islami Wijayanti

SISTEM DAN PROSES

PENYUSUNAN FORMASI
 Sistem Penyusunan Formasi

1 2

SISTEM SAMA SISTEM RUANG LINGKUP

Sistem yang digunakan untuk Sistem yang digunakan untuk

menentukan formasi yang menentukan formasi yang
memuat jumlah dan kualitas memuat jumlah dan kualitas
pegawai yang sama pada pegawai berdasarkan jenis,
setiap satuan atau unit sifat, dan beban kerja pada
organisasi, tanpa waktu tertentu. Sistem ini
memperhatikan beban kerja. digunakan untuk menyusun
formasi di instansi-instansi
Contoh, pada suatu Batalion pemerintah karena jumlah
Infanteri, jumlah dan kualitas jabatan struktural dan
pegawai pada setiap Batalion fungsional di isntansi
adalah sama, tanpa pemerintah beragam
memperhitungkan tempat jumlahnya.
Batalion tersebut bertugas
 Proses Penyusunan Formasi

01 Analisis Jabatan

02 Perkiraan Persediaan Pegawai

03 Penghitungan Kebutuhan
Pegawai
1. Analisis Jabatan
 Pengertian Analisis Jabatan
Menurut Sastrohadiwiryo (2002)
Analisis jabatan adalah suatu
aktivitas untuk mengkaji,
mempelajari, mengumpulkan,
mencatat, dan menganalisis ruang
lingkup suatu jabatan secara
sistematis dan sistemis.
Menurut Flippo (1994)
Analisis jabatan adalah proses
mempelajari dan mengumpulkan
informasi yang berhubungan dengan
operasi dan tanggung jawab suatu
pekerjaan serta mempelajarinya
lebih mendalam.
Analisis adalah aktivitas berpikir untuk
menjabarkan pokok persoalan menjadi bagan,
komponen, atau unsur serta kemungkinan
keterkaitan fungsinya.
Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan
tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak
seorang pegawai dalam satuan organisasi.
Analisis jabatan adalah proses, metode, dan
teknik untuk memperoleh data jabatan yang
diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan
untuk kepentingan organisasi dan tata laksana
Menurut Hariandja (2007)
Analisis jabatan adalah usaha
mencari tahu jabatan atau
pekerjaan yang berkaitan dengan
tugas-tugas yang dilakukan dalam
suatu jabatan.
Menurut Sofiandi (2008)
Analisis jabatan adalah suatu proses
sistematis untuk mengetahui isi dari
suatu jabatan yang meliputi tugas-
tugas, pekerjaan-pekerjaan,
tanggung jawab, kewenangan,
kondisi kerja, dan mengenai syarat-
syarat kualifikasi yang dibutuhkan,
seperti pendidikan, keahlian,
kemampuan, pengalaman kerja, dan
lain-lain.
Tujuan Analisis Jabatan

Untuk memperoleh informasi guna menetapkan kuantitas dan kualitas

pegawai, pengembangan, penilaian, evaluasi, dan promosi pegawai.

Memperoleh pegawai pada posisi yang tepat

Memberikan kepuasan pada diri pegawai

Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif

Memudahkan penyusunan kebijakan-kebijakan program

 Manfaat Analisis Jabatan
• Analisis jabatan memberikan informasi tentang jabatan sehingga tugas pokok dan fungsi dari pegawai
Menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan yang menduduki suatu jabatan tertentu tergambar jelas.

Untuk pengadaan pegawai • Membantu organisasi dalam proses seleksi pegawai karena tersedia informasi tentang standar jabatan

Untuk pelatihan • Dapat digunakan sebagai dasar untuk mengadakan program pelatihan dan pengembangan SDM

• Dapat menentukan apakah suatu pekerjaan sudah dapat dilaksanakan dengan baik atau tidak karena
Untuk penilaian prestasi didalamnya terkandung sasaran kerja yang harus dicapai oleh setiap pegawai

• Persyaratan dan uraian jabatan dalam analisis jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai
Sebagai alat evaluasi kinerja kinerja pegawai dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan jumlah reward

• Informasi yang didapat dari analisis jabatan dapat membantu manajemen untuk mengetahui sejauh mana
Untuk organisasi tujuan dan sasaran organisasi telah tercapai

Untuk kepentingan promosi dan perpindahan • Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan, apakah seorang pegawai layak
pegawai untuk mendapat promosi atau tidak.

• Dapat menjadi bahan untuk konsultasi apabila ada pegawai yang merasa tidak sesuai dengan jabatan yang
Untuk kepentingan konsultasi sedang diduduki

• Induksi (orientasi) adalah pengenalan karyawan baru, analisis jabatan memberikan gambaran tentang
Untuk kepentingan induksi jabatannya, sehingga jelas apa yang harus dikerjaka supaya dapat mencapai tujuan.
 Prosedur Analisis Jabatan
Berdasarkan Peraturan Kepala BKN No. 12 Tahun 2011 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan

1. Pengumpulan data, yaitu proses mendapatkan data dan fakta dari pemegang jabatan, para pimpinan, narasumber,
a. Pembentukan tim pelaksana
serta sumber lainnya tentang program dan laporan pekerjaan, visi misi organisasi, struktur, serta informasi
analisis jabatan sesuai dengan
kepegawaian lainnya.
ketentuan dalam peraturan tersebut
2. Penyusunan informasi jabatan, memerlukan data yaitu:
(a) uraian jabatan yang berisi informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, unit organisasi, ikhtisar jabatan, uraian
tugas, bahan kerja, tanggung jawab, wewenang, nama jabatan yang berada di bawahnya, korelasi jabatan, kondisi
jabatan, kondisi lingkungan kerja dan resiko,
(b) Syarat jabatan yaitu kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pegawai untuk dapat melakukan pekerjaan atau memangku
b. Kegiatan Analisis Jabatan, yaitu: jabatan, syarat jabatan terdiri dari pangkat/ golongan ruang, pendidikan, kursus/ diklat, pengalaman kerja,
pengetahuan kerja, keterampilan kerja, bakat kerja, temperamen kerja, minat kerja, upaya fisik, kondisi fisik dan
fungsi pekerja

c. Peta Jabatan
Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur
organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan tingkat paling tinggi.
Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang
pegawai dalam suatu organisasi negara.
Jabatan fungsional tertentu adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang
pegawai dalam satuan organisasi yang pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/ atau keterampilan tertentu
serta bersifat mandiri dan untuk kenaikan pangkatnya disyaratkan dengan angka kredit.

Penetapan hasil Analisis Jabatan

Verifikasi data
a. Finalisasi, hasil analisis jabatan perlu dipresentasikan di hadapan pimpinan instansi dan
Adalah pemeriksaan kebenaran data, yang dalam hal ini
pejabat pembina kepegawaian dengan tujuan mendapatkan masukan dalam proses
berarti konfirmasi hasil analisis jabatan kepada tim
pengambilan keputusan.
pengolah data sebagai bahan pertimbangan dalam proses
b. Pengesahan hasil, hasil analisis jabatan yang telah mendapat persetujuan, disahkan dengan
pembuatan keputusan.
menerbitkan surat keputusan dari pejabat Pembina Kepegawaian instansi yang bersangkutan
2. Perkiraan Persediaan Pegawai
 Perkiraan Persediaan Pegawai

Persediaan pegawai adalah jumlah dan kualitas pegawai yang dimiliki

oleh suatu satuan organisasi pada waktu tertentu.
Sementara itu, perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya
dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan
jumlah pegawai yang mencapai batas usia pensiun dalam tahun yang
bersangkutan.
 Langkah-langkah
Menetapkan Persediaan Pegawai

Menyusun daftar pegawai Membuat perkiraan perubahan komposisi

menurut jabatan pegawai
Untuk mengetahui kemungkinan perubahan
posisi pegawai dalam jabatan yang akan

2 3
pensiun, rencana promosi, serta mutasi.

1
Menyusun daftar susunan
jabatan
4 Membuat perkiraan persediaan
pegawai
Dibuat untuk waktu dua sampai
dengan lima tahun yang ditentukan
tanpa mencantumkan pegawai yang
pensiun
3. Penghitungan Kebutuhan
Pegawai
 Penghitungan Kebutuhan Pegawai

Untuk melakukan penghitungan pegawai, setiap instansi wajib melakukan analisis beban kerja. Analisis
beban kerja dapat dilakukan dengan mengadakan perhitungan beban kerja, yaitu suatu teknik untuk
menetapkan waktu bagi seorang pegawai yang memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan.

Aspek dalam penghitungan beban kerja:

a. Beban kerja, c. Waktu kerja efektif, yaitu waktu kerja

b. Standar kemampuan rata-rata/
yaitu sejumlah yang secara efektif digunakan untuk
standar prestasi, yaitu standar
target pekerjaan bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas
kemampuan yang menunjukkan
atau target hasil hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
ukuran energi rata-rata yang
yang harus dicapai Hari kerja efektif adalah jumlah hari
diberikan pegawai untuk
dalam satuan dalam kalender dikurangi hari libur dan
memperoleh satu satuan hasil.
waktu tertentu. cuti.
Standar Kemampuan Rata-Rata / Standar Prestasi

   
Norma Waktu Norma Hasil
 

Norma Waktu adalah satu satuan
waktu yang digunakan untuk
mengukur hasil yang dapat diperoleh.
Norma Waktu =
Contoh: Seorang pengetik dalam
waktu 30 menit dapat menghasilkan 4
lembar tikan. Berdasarkan hitungan
rumus tersebut, standar kemampuan
pengetik rata-rata adalah 4 lembar
tikan dalam waktu 30 menit.
Norma Waktu =
Norma Hasil adalah satu satuan hasil
yang dapat diperoleh dalam waktu
tertentu.
Norma Waktu =
Contoh: Untuk menghasilkan 1 surat,
seorang pembuat surat memerlukan
waktu 30 menit. Berdasarkan
hitungan rumus tersebut,
Norma Waktu =
Artinya, standar kemampuan seorang
pembuat surat adalah 1 surat dalam
waktu 30 menit
 Waktu Kerja Efektif

Berikut contoh perhitungan hari Berikut contoh perhitungan hari

kerja efektif dalam suatu minggu kerja efektif dalam suatu minggu
(lima hari kerja) (enam hari kerja)
1) 1 tahun = 365 hari 1) 1 tahun = 365 hari
2) Hari Minggu = 52 hari 2) Hari Minggu = 52 hari
3) Hari Sabtu = 52 hari 3) Hari Sabtu = 52 hari
4) Hari Libur Lain = 14 hari 4) Hari Libur Lain = 14 hari
5) Cuti Tahunan = 12 hari 5) Cuti Tahunan = 12 hari
6) Hari Kerja Efektif= 365 hari- 6) Hari Kerja Efektif= 365 hari-
130 hari 78 hari
= 235 hari = 287 hari
Waktu Kerja Efektif
Sementara itu, jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja
(allowance) seperti makan, salat, dsb.

Perhitungan jam kerja efektif dalam lima hari kerja, yaitu sebagai berikut
1) Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam
2) Jumlah jam kerja 1 hari = 37,5 jam : 5 hari = 7,5 jam / hari
3) Allowance 30% x 37,5 jam = 12,5 jam
4) Jam kerja efektif 1 minggu = 37,5 jam – 12,5 jam = 25 jam
Jam kerja efektif 1hari = 25 jam : 5 hari = 5 jam/hari

Perhitungan jam kerja efektif dalam lima hari kerja, yaitu sebagai berikut
1) Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam
2) Jumlah jam kerja 1 hari = 37,5 jam : 6 hari = 6 jam / hari
3) Allowance 30% x 37,5 jam = 12,5 jam
4) Jam kerja efektif 1 minggu = 37,5 jam – 12,5 jam = 25 jam
Jam kerja efektif 1hari = 25 jam : 6 hari = 4 jam/hari
Metode Penghitungan Kebutuhan Pegawai
(metode umum/metode beban kerja)

1) Hasil
  Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Informasi yang diperlukan untuk
metode ini, yaitu sebagai berikut.
a) Wujud hasil kerja dan satuannya
b) Jumlah beban kerja, yaitu target hasil kerja yang harus dicapai
c) Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
x 1 orang
Contoh:
Jabatan : Pengetik Surat
Hasil Kerja : Hasil tikan
Beban Kerja : 100 lembar tikan
Standar Kemampuan Rata-Rata Pengetik : 56 lembar per hari
Jumlah kebutuhan Pegawai = x 1 orang
= 1,8 orang ( dibulatkan menjadi 2 orang)
Metode Penghitungan Kebutuhan Pegawai
(metode umum/metode beban kerja)
2) Objek
   Kerja
Objek Kerja adalah sasaran yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Objek kerja
digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada jumlahh objek yang harus
dilayani. Informasi yang diperlukan, yaitu sebagai berikut.
a) Wujud Objek Kerja
b) Jumlah beban kerja dari banyaknya objek yang harus dilayani
c) Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja
x 1 orang
Contoh:
Jabatan : Resepsionis
Objek Kerja : Tamu
Beban Kerja : 100 orang tamu perhari
Standar Kemampuan Rata-Rata Resepsionis : 50 orang tamu perhari
Jumlah kebutuhan jabatan resepsionis adalah =
= 2 orang
Metode Penghitungan Kebutuhan Pegawai
(metode umum/metode beban kerja)
3) Peralatan
   Kerja
Peralatan Kerja adalah Peralatan yang digunakan dalam bekerja. Peralatan digunakan untuk jabatan yang
beban pekerjaannya bergantung pada peralatan kerja. Contohnya, pengemudi.Informasi yang diperlukan,
yaitu sebagai berikut.
a) Satuan Alat Kerja
b) Jabatan yang diperlukan
c) Jumlah alat kerja
d) Rasio jumlah pegawai per jabatan perlatan kerja

x 1 orang
Contoh:
Satuan Alat Kerja : Mobil Dinas
Jabatan : Pengemudi
Jumlah Alat : 10 mobil dinas
Rasio Penggunaan Alat Kerja : 1 pengemudi : 1 mobil dinas
Jumlah kebutuhan pengemudi = x 1 orang = 10 pengemudi
Metode Penghitungan Kebutuhan Pegawai
(metode umum/metode beban kerja)
4) Tugas
   per tugas jabatan Jabatan : Administrasi Umum
No Uraian Tugas Beban Kerja SKR WPT
Metode ini menghitung kebutuhan pegawai pada Waktu kerja efektif pegawai adalah 5 jam (300 menit)
jabatan yang hasil kerjanya abstrak, beragam, atau 1 Mengonsep Surat 20 Surat/hari 10 menit/ 200 menit
banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan, yaitu Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan
surat
sebagai berikut. Administrasi Umum adalah sebagai berikut.
2 Mengagendakan 20 Surat/hari 5 menit/ 100 menit
a) Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap xSurat
1 orang = 5.03 = 5 orang surat
tugasnya 3 Mengetik Surat 50 surat/hari 10 menit/ 500 menit
b) Waktu penyelesaian tugas lembar
4 Melayani Tamu 5 tamu/hari 10 menit/ 50 menit
c) Jumlah waktu kerja efektif rata-rata per hari.
Tamu
x 1 orang 5 Administrasi 5 data/hari 60 menit/ 300 menit
Kepegawaian data
Contoh:
6 Administrasi 10 data/ hari 30 menit/ 300 menit
Sarana Prasarana data
7 Membuat Laporan 1 Lap / hari 60 menit / 60 menit
Daftar Hadir lap
Jumlah WPT 1.510 menit
 Metode Penghitungan Kebutuhan Pegawai
(metode jumlah jabatan struktural)

Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pejabat structural yang

dibutuhkan dalam satu satuan organisasi. Metode ini tidak menggunakan hitungan
seperti pada metode beban kerja, tetapi dilakukan berdasarkan jumlah jabatan
structural yang terdapat dalam suatu organisasi dan tata kerja yang telah
ditetapkan.

Metode Penghitungan Kebutuhan Pegawai

(metode analisis kecenderungan)
Metode analisis kecenderungan digunakan sebagai penghitung kebutuhan jabatan
fungsional umum atau jabatan lain yang standar minimalnya telah ditetapkan oleh
instansi pemerintah.
 Alur Proses Penyusunan Formasi PNS
Kementrian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

4 3 2 1

Menteri keuangan Menpan meminta pendapat Badan Kepegawaian Negara Instansi pusat dan daerah
memberikan pendapat ke menteri keuangan (BKN) dan Kementrian Luar mengusulkan formasi PNS
tentang ketersediaan Negeri memberikan
anggaran belanja pegawai pertimbangan teknis.

5 6 7

Menpan memberikan Instansi pusat dan daerah Menpan menetapkan

persetujuan prinsip formasi menyampaikan perincian formasi PNS Pusat dan
tambahan alokasi formasi persetujuan formasi PNS
Daerah
THANK YOU 
Disusun Oleh: Gita Islami Wijayanti