PENINGKATAN KEMAHIRAN PENTADBIRAN PEJABAT

PEJABAT DAN ANDA

Fungsi sesebuah pejabat
Cabaran kerja masakini
- Apa yang perlu dibuat untuk mengurangkan implikasi cabaran di tempat kerja
Mesin dan peralatan di tempat kerja

  PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB ANDA

Memahami tanggungjawab dan peranan majikan dan diri sendiri
Memahami bagaimana tugasan seharian dapat membantu mencapai objektif majikan
dan diri sendiri
Menyesuaikan diri pada perubahan di tempat kerja dan memupuk sikap kerja positif
Penampilan imej dan etika kerja professional
  KEMAHIRAN KOMUNIKASI PERORANGAN
Jendela Johari
Elemen dalam proses komunikasi
Punca kelemahan komunikasi
- Kesan komunikasi yang tidak efektif
- Kemahiran mendengar
- Cara memberi maklumbalas membina
  PENGURUSAN MASA
Kepentingan penggunaan masa seharian dengan efektifnya
Mengenalpasti aktiviti yang tidak bermanfaat dan membuang masa
Mengenali matriks pengurusan masa
Menetapkan matlamat S.M.A.R.T
1.00 Makan Tengahari
2.00 PENGENDALIAN ETIKA TELEFON YANG CEMERLANG
Kualiti vokal
Perancangan sebelum membuat sesuatu panggilan
Membuat panggilan
Menerima panggilan
Mengambil pesanan

  PENGURUSAN MESYUARAT
TAKRIFAN MESYUARAT
Jenis-jenis mesyuarat
Tujuan mengadakan mesyuarat
Kenapa sesi mesyuarat tidak berkesan?
Tiga elemen untuk menjayakan sesi mesyuarat

  PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB ANDA

Memahami tanggungjawab dan peranan majikan dan diri sendiri
Memahami bagaimana tugasan seharian dapat membantu mencapai objektif majikan
dan diri sendiri
 Menyesuaikan diri pada perubahan di tempat kerja dan memupuk sikap kerja positif
Penampilan imej dan etika kerja professional
  KEMAHIRAN KOMUNIKASI PERORANGAN
Jendela Johari
Elemen dalam proses komunikasi
Punca kelemahan komunikasi
- Kesan komunikasi yang tidak efektif
- Kemahiran mendengar
- Cara memberi maklumbalas membina
  PENGURUSAN MASA
Kepentingan penggunaan masa seharian dengan efektifnya
Mengenalpasti aktiviti yang tidak bermanfaat dan membuang masa
Mengenali matriks pengurusan masa
Menetapkan matlamat S.M.A.R.T
  PERSEDIAAN MESYUARAT
Sebelum mesyuarat bermula - jemputan, agenda, tempat, keperluan bilik, peralatan
Semasa mesyuarat - kehadiran, peranan Pengerusi & Setiausaha, tatacara mesyuarat,
minit mesyuarat
Tamat mesyuarat - soal tanya, penetapan tarikh mesyuarat akan datang
3:45 PERANAN PENCATAT MINIT MESYUARAT
Persediaan mental, alatulis
Memahami peranan dan tanggungjawab semasa mesyuarat kepada semua ahli
Pemahaman prosedur dengan Pengerusi
Mencatat apa yang diperlukan - bagaimana membezakan apakan yang diperlukan
dan tidak diperlukan untuk dicatat
Menyediakan draf minit dan apa yang perlu dilaksanakan sebelum memuktamadkan
penulisan minit
5:00 Kursus Tamat

Kandungan Kursus

Peningkatan Kemahiran Pentadbiran Pejabat :

o Pejabat Dan Anda
o Peranan Dan Tanggungjawab Anda
o Kemahiran Komunikasi Perorangan
o Pengurusan Masa
o Pengendalian Etika Telefon Yang Cemerlang
Pengurusan Mesyuarat:
o Takrifan Mesyuarat
o Persediaan Mesyuarat
o Peranan Pencatat Minit Mesyuarat

SIAPA YANG PATUT HADIR

Penyelia
Setiausaha
Perkeranian dan lain-lain
 SELEPAS MENGHADIRI KURSUS INI, ANDA AKAN DAPAT…
Memahami peranan sebenar dan tanggungjawab bersama di pejabat.
Berkomunikasi secara terbuka dan konstruktif.
Meningkatkan produktiviti dengan penggunaan masa untuk aktiviti kerja yang selektif.
Mengendali penerimaan and membuat panggilan secara professional.
Mengurus mesyuarat dengan teratur dan sistematik.
Melancarkan perjalanan mesyuarat tanpa sebarang kelemahan.
Menyediakan minit mesyuarat secara konsisten dan lengkap.

WHO SHOULD ATTEND

Penyelia
Setiausaha
Perkeranian dan lain-lain

METODOLOGI

Ceramah
Perbincangan Umum
Kuiz
Sesi Soal Jawab

ISI KANDUNGAN KURSUS

PENGENDALIAN LOGISTIK PEJABAT
 Mengatur Perjalanan Dan Penginapan Kakitangan
 Menyelaras Tugasan Penghantaran
 Menyelaras Mesyuarat/ Susunan Acara
 Rekod Aktiviti Pengendalian Logistik
 
PENYEDIAAN DOKUMENTASI PEJABAT
 Menghasilkan Dokumen Pejabat
 Mendaftar Dokumentasi Pejabat
 Cetak Dokumen Pejabat
 Binding Dokumen Pejabat
 Failkan Dokumen Pejabat
 
 PENYELIAAN KAKITANGAN PENTADBIRAN
 Mengendali Latihan Dalaman
 Menjalankan Penilaian Kakitangan
 Memantau Pelupusan Sisa Pejabat
 Penyediaan Bajet Jabatan/ Bahagian
 Mengendali Mesyuarat/Taklimat Kakitangan
 Pantau Pelaksanaan Kesihatan, Keselamatan, Kesejahteraan dan Persekitaran Pekerjaan
 Pantau Aliran Kerja Dan Kemajuan Kerja
OPERASI KAUNTER HADAPAN
 Melayani Tetamu
 Pengendalian Komunikasi Masuk/Keluar Pejabat
 Pengendalian Barang Masuk/Keluar Pejabat
 Rekod Aktiviti Penerimaan Kaunter Hadapan
 
PENGENDALIAN KEWANGAN PEJABAT
 Penyediaan Panjar Wang Runcit (petty cash)
 Pengendalian Kutipan Bil
 Pengendalian Baucar Pembayaran
 Penyediaan Ringkasan Laporan Kewangan Pejabat
 
PENGENDALIAN PEROLEHAN PEJABAT
 Penyediaan Borang Permintaan
 Pengendalian Masuk Dokumen Perolehan
 Pengendalian Barangan Pembelian
 Menyelaras Pembaharuan Lesen Perolehan
 Rekod Aktiviti Pengendalian Perolehan Pejabat
 
PENGENDALIAN INVENTORI PEJABAT
 Semak Ketersediaan Inventori Pejabat
 Melaksanakan Permohonan Inventori Pejabat
 Melaksanakan Pengeluaran Inventori Pejabat
 Pantau Pergerakan/ Pemindahan Dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat
 Pemantauan Barangan Pejabat Yang Tamat Tempoh/ Dikitar Semula
 Rekod Aktiviti Pengendalian Inventori

KURSUS PENGURUSAN
LEVEL 1 - PENGURUSAN PEJABAT
1. Pengenalan Kepada Kaunter Hadapan (Front Office)
 Tatacara Penyambut Tetamu
 Ciri-Ciri Penyambut Tetamu
 Konsep Perkhidmatan Kaunter
 Peranan Dan Tanggungjawab Penyambut Tetamu
 Penyediaan Makanan Dan Minuman Kepada Tetamu (Refreshment)
 Latihan Teori Dan Amali
 
 2. Front Office Standard Operating Procedure
 Manual Pengguna Pembantu Kaunter Hadapan
 Pemakaian Dan Penampilan Peribadi
 Kebersihan Dan Penjagaan Diri
 Latihan Teori Dan Amali
 
3. Komunikasi Masuk
 Pengenalan Kepada Komunikasi
 Jenis Peralatan Komunikasi
 Teknik Menjawab Telefon
 Teknik Mendengar Dengan Baik
 Teknik Bercakap Menggunakan Intonasi Suara Yang Baik
 Kaedah Menerima Panggilan Menggunakan Telefon
 Latihan Teori Dan Amali

4. Keselamatan Dan Kebersihan Di Kawasan Tempat Kerja

 Alat-Alat Kebakaran
 Jenis-Jenis Alat Pemadam Api
 Prosedur  Mengendalikan Kebakaran
 Cara Menggunakan Alat Pemadam Api
 Aduan Dan Penyelenggaraan Pejabat
 Latihan Teori Dan Amali
 
5. Komunikasi Keluar
 Kaedah Membuat Panggilan Keluar Menggunakan Telefon
 Kaedah Membuat Penghantaran Keluar Fax
 Kaedah Membuat Penghantaran Email
 kaedah Membuat Penghantaran Surat
 Latihan Teori Dan Amali

6. Pengenalan Kepada Pengurusan Pemfailan

 Pengendalian Sistem Pemfailan
 Panduan Asas Pengurusan Fail
 Sistem Mengenal kod Fail
 Kaedah Menyimpan Fail
 Latihan Teori Dan Amali
 7.Pengenalan Kepada Persediaan Mesyuarat
 Jenis-Jenis Mesyuarat
 Ciri-Ciri Mesyuarat
 Jenis-Jenis Penyusunan Tempat Mesyuarat
 Latihan Teori Dan Amali

BAB 1: PROGRAM ASAS

1. Memulakan Word
2. Memahami Skrin Program Word
3. Memberi Arahan Dalam Word
4. Menggunakan Command Shortcut
5. Mencipta Dokumen Baru
6. Membuka Dokumen
7. Previewing Dan Mencetak Dokumen
8. Menyimpan Dokumen
9. Menutup Dokumen
10.Keluar (Exiting) Dari Word
 
BAB 2 : BERMULA DENGAN DOKUMEN

1. Masukkan Dan Memadam Teks

2. Memilih Dan Mengganti Teks
3. Menavigasi Melalui Dokumen
4. Menyemak ( Browsing ) Dokumen
5. Melihat (Viewing) Dokumen
6. Bekerja Dengan Dokumen Window
7. Melihat Pelbagai Dokumen Window
 
BAB 3 : BEKERJA DENGAN MENGEDIT TEKS

1. Semak Ejaan Dan Tatabahasa

2. Mencari Teks
3. Mengantikan Teks
4. Menggunakan Word Count dan Thesaurus
5. Memasukkan Simbol Dan Special Characters
6. Menyalin Dan Memindahkan Teks
7. Mengawal Bagaimana Teks Disalin Atau Dipindahkan
8. Mengumpulkan Beberapa Item Untuk Move Atau Copy
9. Gunakan Undo, Redo Dan Repeat
  
BAB 4 : MEMFORMAT AKSARA DAN PERENGGAN

1. Menukar Jenis Font (Font Type)

2. Menukar Saiz Font (Font Size)
3. Menukar Warna Font Dan Highlighting Text
4. Menukar Gaya Font Dan Effects
5. Menerapkan Spacing Dan Ligatures
6. Mencipta Senarai
7. Menukar Aligment Perenggan
8. Menambah Border Perenggan Dan Shading
9. Menukar Line Spacing
10.Menukar Spacing Antara Perenggan
11.Format Copying
12.Menetapkan Tab Stops
13.Adjust Dan Remove Tab Stops
14.Menggunakan Left Dan Right Indents
15.Menggunakan First Line Dan Hanging Indents
 
BAB 5 : MEMFORMAT HALAMAN

1. Melaraskan Margin
2. Menukar Orientasi Halaman Dan Saiz
3. Menggunakan Columns
4. Menggunakan Page Breaks
5. Bekerja Dengan Section Breaks
6. Bekerja Dengan Line Numbers
7. Bekerja Dengan Hyphenation
8. Bekerja Dengan The Page Background
9. Menambah Cover Page Dan Page Numbers
10.Menggunakan Headers Dan Footer
EXCEL
EXCEL
Level 1 & 2
 
BAB 1 : PROGRAM ASAS

1. Memulakan Excel
2. Memahami Skrin Program Excel
3. Memberi Arahan
4. Menggunakan Command Shortcuts
5. Mencipta Buku Kerja Baru
6. Membuka Buku Kerja
7. Preview dan Mencetak Worksheet
8. Menyimpan Buku Kerja
9. Menutup Buku Kerja
10.Menggunakan Help
11.Keluar Dari Excel
 
BAB 2 : BERMULA DENGAN WORKSHEET

1. Menavigasi Lembaran Kerja (Worksheet)

2. Memasukkan Label dan Nilai
3. Memilih Julat Sel dan Memasukkan Data Ke Dalam Julat Sel
4. Gambaran Keseluruhan Formula dan Rujukan Sel
5. Memasukkan Formula
6. Memasukkan Kandungan Secara Automatik
 
BAB 3 : MENGEDIT WORKSHEET

1. Mengedit Kandungan Sel

2. Menyalin dan Memindahkan Sel
3. Mengawal Bagaimana Sel Dipindah atau Disalin
4. Mengumpul Item Untuk Pindah atau Salin
5. Menyemak Ejaan
6. Memasukkan Sel, Baris dan Lajur
7. Memadam Sel, Baris dan Lajur
8. Menggunakan Undo dan Redo
9. Menggunakan Find dan Replace
10.Menambahkan Komen Di Sel
11.Menjejak Perubahan

BAB 4 : FORMAT LEMBARAN KERJA

1. Format Text
2. Format Nilai
3. Melaraskan Ketinggian Baris dan Lebar Lajur
4. Bekerja dengan Cell Aligment
5. Menambah Sempadan Sel dan Warna Backgrounds
6. Menyalin Format
7. Menggunakan dan Membuang Gaya Sel
8. Mencipta dan Mengubah Gaya Sel
9. Menggunakan Dokumen Tema
10.Menerapkan Conditional Format
11.Mencipta dan Mengurus Conditional Format Rules
12.Mencari dan Menganti Format
 
BAB 5 : BEKERJA DENGAN CARTA
1. Menentu dan Memilih Sumber Data
2. Memilih Carta Yang Betul
3. Memasukkan Carta
4. Mengedit, Menambah dan Mengalihkan Data Carta
5. Menukar Data Carta
6. Menukar Carta Layout dan Gaya
7. Bekerja Dengan Label Carta
8. Menukar Carta Gridlines
9. Menukar Skala
10.Menonjolkan Data
11.Menggunakan Templat Carta
12.Menukar Jenis Carta
 
BAB 6 : MENGURUS BUKU KERJA

1. Mengunakan Paparan Buku Kerja

2. Memilih dan Menukar Antara Lembaran Kerja
3. Memasukkan dan Memadam Lembaran Kerja
4. Ubah Nama, Pindah dan salin Worksheets
5. Pemisahan dan Pembekuan Tetingkap
6. Mencipta Header dan Footer
7. Sembunyikan Baris, Lajur, Lembaran Kerja dan Tetingkap
8. Menetapkan Kawasan Cetak
9. Melaraskan Margin dan Orientasi Halaman
10.Menambah Tajuk Cetak, Gridlines dan Headings
11.Melaraskan Saiz dan Skala Cetak
12.Mencetak Pelbagai Lembaran Dan Buku Kerja
13.Mencipta Templat
14.Melindungi Buku Kerja
15.Melindungi Elemen Lembaran Kerja
POWERPOINT
POWERPOINT
Level 1 & 2
 
BAB 1 : PROGRAM ASAS

1. Memulakan Powerpoint
2. Memahami Skrin Program Powerpoint
3. Memberi Arahan
4. Menggunakan Command Shortcuts
5. Mencipta Slaid Persembahan Baru
6. Membuka Persembahan
7. Preview Dan Mencetak Persembahan
8. Menyimpan Persembahan
9. Menutup Persembahan
10.Menggunakan Help
11.Keluar Dari Powerpoint

DOM-01: Management Principles and Applications 4 Credits Block -1: Introduction to Management (1
Credit) Unit -1 Nature and Significance of Management Unit -2 Managerial Skills and Roles of Managers
Unit -3 Evolution of Management Thought Block -2: Planning and Decision-making (1 Credit) Unit -1
Managerial Planning Unit -2 Management by Objectives Unit -3 Decision Making Block -3: Principles of
Organising (1 Credit) Unit -1 Organising Principles Unit -2 Delegation of Authority and Responsibility Unit
-3 Centralisation and Decentralisation Block -4: Directing, Controlling & Recent Trends (1 Credit) Unit -1
Direction: Motivation, Communication and Leadership Unit -2 Controlling Tools and Techniques Unit -3
Recent Trends in Management DOM-02: Office Management 4 Credits Block -1: Introduction to Office
Management (1 Credit) Unit -1 Modern Office: An Overview Unit -2 Modern Office Functions Unit -3
Office Accommodation and Environment Block -2: Record Maintenance, Correspondence & Mail
Services (1 Credit) Unit -1 Record Maintenance/ Management Unit -2 Office Correspondence and Mail
Services Block -3: Office Maintenance and Stationary (1 Credit) Unit -1 Office Machines and Equipments
Unit -2 Office Stationary and Supplies Block -4: Office Supervision and Control (1 Credit) Unit -1
Characteristics of Supervisor and His Role Unit -2 Functions of Supervisor Unit -3 Controlling Tools &
Techniques of Supervision DOM-03: Information Technology for Management 6 Credits Block -1:
Computer Fundamentals (1 Credit) Unit -1 Introduction to Computer Unit -2 MS-Windows Block -2: MS-
Word (1 Credit) Unit -1 Starting MS-Word Unit -2 Working with Symbols and Pictures Unit -3 Working
with Tables Unit -4 Working with Headers, Footers & other Controls Unit -5 Working with Shortcuts
Block-3: MS-PowerPoint (1 Credit) Unit -1 Starting MS-PowerPoint Unit -2 Working with Texts, Boxes &
Slides Unit -3 Features of PowerPoint-1 Unit -4 Features of PowerPoint-2 Unit -5 Sharing a Presentation
Block-4: MS-Excel (1 Credit) Unit -1 Starting with MS-Excel Unit -2 Working with Graphics Unit -3
Formatting a Worksheet Unit -4 Working with Charts & other Controls Block -5: Impact of Internet and
Social Media (1 Credit) Unit -1 Internet Applications Unit -2 Impact of Social Media Block -6:
Management Information System (1 Credit) Unit -1 MIS: An Overview Unit -2 MIS Applications in
Organisation Unit -3 MIS Issues and Challenges DOM-04: Communication and Soft Skills 4 credits Block -
1: Essentials of Communication (1 Credit) Unit -1 Introduction to Business Communication Unit -2
Business Communication Process Block -2: Business Communication and Presentations (1 Credit) Unit -1
Oral and Written Communication Unit -2 Business Presentations Block -3: Etiquettes and Body Language
(1 Credit) Unit -1 Introduction to Business Etiquettes Unit -2 Classification of Business Etiquettes Unit -3
Body Language Block -4: Resume Writing and Interview Skills (1 Credit) Unit -1 Preparing C.V. / Resume
Unit -2 Interview Skills and Techniques DOM-05: Human Resources and Organisational Behaviour 4
Credits Block -1: Human Resources and Organisational Behaviour (1 Credit) Unit -1 Human Resource
Management: Conceptual Framework Unit -2 Understanding Individuals and Groups Unit -3 Behaviour in
Organisations Block -2: Human Resource Functions (1 Credit) Unit -1 Recruitment and Selection Unit -2
Socialisation Process Unit -3 Training and Development Block -3: Essentials of Compensation
Management (1 Credit) Unit -1 Overview of Compensation Management Unit -2 Compensation
Management Practices in Industry Unit -3 Statutory Provisions in Compensation Management Block -4:
Managing People and Performance (1 Credit) Unit -1 Participative Management Unit -2 Employee
Empowerment Unit -3 Performance Management DOM-06: Introduction to Accounting and Finance 6
Credits Block -1: Introduction to Finance (1 Credit) Unit -1 Introduction to Finance Unit -2 Basic
Terminologies of Finance Unit- 3 Principles of Finance B l o c k - 2 : I n t r oductions to Accounting (1
Credit) Unit -1 Sources of Finance Unit -2 Basic Terminologies of Accounting Unit -3 Principles of
Accounting (1 Credit) Block - 3: Financial Accounting Unit -1 Financial Accounting & its Applications Unit -
2 Preparation of Financial Statements Unit -3 Depreciation Methods and Techniques Block -4: Financial
Analysis (1 Credit) Unit -1 Financial Statements Analysis Unit -2 Ratio Analysis and Trend Analysis Unit -3
Comparative and Common Size Statement Block -5: Partnership Accounting (1 Credit) Unit -1
Partnership: An Introduction Unit -2 Appropriation of Profits Unit -3 Admission of a Partner Block - 6:
Company Accounts (1 Credit) Unit -1 Company: An Introduction Unit -2 Issue of Shares Unit -3 Forfeiture
of Shares