Lorem Ipsum Dolor

PROGRAM MEMPERKASA
KOMPETENSI PENYELIA

23,24 DAN 25 MEI 2016

D’ ARK RESORT, JANDA
BAIK
 Objektif Program
a.Memperkasakan kompetensi Kakitangan
pengurusan dengan kemahiran yang
praktika
b.Mempertajam dan memperkemaskan
kemahiran yang sedia ada dalam
komunikasi serta ketrampilan diri dalam
apa jua situasi
c.Membuat anjakan paradigma bagi
mengeluarkan kakitangan pengurusan dari
zon selesa serta membina mentaliti Rakan
Strategik
d.Memahami pendekatan Pengurusan Lean
dan Kaizen
e.Mengukuhkan kemahiran penyelesaian
masalah dan pembuatan keputusan
f.Memperkemaskan kemahiran penulisan
dan pembentangan
PERJALANAN PROGRAM
HARI PRETEEN
MASA AKTIVITI
2.00pm Pendaftaran Peserta
2.30pm Ucapan Selamat Datang daripada Pihak Pengurusan
3.00pm Sessi 1 - Ice Breaking
4.00pm Minum Petang dan Solat
Sessi 2 - Pengenalan dan Objektif Program
4.30pm Modul 4 : Anjakan Paradigma
Aktiviti : Chopstik Ajaib dan Perbincangan
7.00pm Bersurai dan Solat Maghrib
8.30pm Makan Malam dan aktiviti bebas
HARI KEDUA
MASA AKTIVITI
7.00am Sarapan Pagi
7.30am Jungle Trekking
8.30am Mandi & Berehat
Sessi 3
9.00am Modul 1 : Pengendalian Mesyuarat Berkesan
- Latihan praktikal dan pembentangan
10.30am Minum Pagi
Sessi 4
11.00am Modul 2 : Kemahiran Menulis dan Pembentangan
- Latih lakon dan Pembentangan
1.30pm Makan Tengahari dan Solat
 Sessi 5

2.30pm Modul 5 : Kemahiran Komunikasi dan Keterampilan Diri

- Latih lakon dan Pembentangan

5.00pm Minum Petang dan Solat

5.30pm Aktiviti Riadah

7.00pm Makan Malam dan Solat

Sessi 6 - Slot Motivasi Tahudik : 7 Tabiat harian amalan

8.30pm
cemerlang

10.30pm Kudapan Malam

 HARI KETIGA
MASA AKTIVITI
7.00am Aktiviti Riadah
7.30am -
Sarapan Pagi
8.30am
Sessi 7 - Modul 3 : Kemahiran Menyelesaikan Masalah
8.30am
- Latihan Praktikal dan pembentangan
10.30am Minum Pagi
Sambungan Modul 3 : Kemahiran Menyelesaikan
11.00am
Masalah
12.00pm Sessi 8 - Rumusan Program & Penilaian Kursus/Kuiz
- Penyampaian Sijil
- Penutupan Kursus daripda Pihak Pengurusan
1.30pm Lunch dan Bersurai
AKTIVITI “ICE BREAKING”
 MODUL 1
ANJAKAN PARADIGMA
 Berapakah Tahap kesungguhan
berkerja
NAMA % UJIAN HARI KEPUTUSAN HARI
KESUNGGUHAN NI INI
KERJA SEKARANG
 PROSES ANJAKAN
PARADIGMA

SEBUT PRESTASI BUAT

TINDAKAN

FIKIR

NIAT
NIAT
Tinggalkan Zon Selesa
 ANJAKAN paradigma melatih kita agar tidak
mudah berpuas hati dengan kemahiran dan
pengalaman yang kita ada sekarang.
 Persoalannya berapa ramai diantara kita yang
mempunyai kesungguhan untuk tinggalkan zon
selesa..?
Di Luar Kotak Kebiasaan
 Berfikir di luar Kotak akan mendorong Pemikiran Kita
bersedia untuk :
 Menerima perubahan terhadap tugasan harian dari
perspektif yang berbeza.
 Keterbukaan untuk melakukan sesuatu tugas yang
berbeza.
 Fokus kepada nilai-nilai mencari idea pembaharuan
dan bertindak kearahnya.
 Mendengar pandangan orang lain
 Sokong dan hormati orang lain yang memberikan
idea-idea pembaharuan dan kemajuan.
 PERBINCANGAN KUMPULAN
Mastura merupakan pekerja di syarikat electronics sebagai seorang
Eksekutif Pentadbiran. Dia telah berkhidmat hampir 6 tahun. Seminggu
yang lalu, Mastura mendapat Ketua Jabatan yang baru. Mastura yang telah
lama bekerja merasakan beliau telah buat yang terbaik dan puas hati
dengan tugas “routine”nya.
Walaubagaimanapun, Bos baru Mastura sering membuat beberapa
perubahan dan meminta Mastura menyiapkan kerja lebih pantas contohnya
kalau sebelum ini Mastura mengambil masa 8 hari untuk menyediakan gaji (
Payroll), Beliau mahu Mastura pendekkan kepada 5 hari. Menurutnya,
Mastura punya 3 rakan yang lain yang turut membantu. Malangya Bos
Mastura tidak tahu bahawa hanya seorang sahaja yang benar-benar cekap
kerana 2 lagi masih baru dan kadangkala sukar memberikan kerjasama
antara sesama mereka. Sistem Payroll yang digunakan adalah secara
manual dan hanya menggunakan Microsoft Excel sedangkan mereka
mempunyai 1000 pekerja.
1. Mengapa Mastura Melihat cadangan Pembaharuan itu secara negatif
2. Berikan cadangan kumpulan anda apa yang perlu dilakukan oleh
 MEMBINA PEMIKIRAN RAKAN STRATEGIK
 Salah satu cabang pemikiran di luar Kotak yang
selaras dengan perubahan ialah “ pemikiran
strategik”
 Kita tidak lagi boleh berterusan membiarkan diri
kita sentiasa beranggapan bahawa diri kita sebagai
“ Pekerja Biasa”
 Maksud “Pekerja Biasa..”
 Bekerja 8.30 pagi hingga 5.00 petang. Kerja 5 hari
seminggu dan cukup bulan ambil gaji.
 Tidak minat mengambil tahu akan masalah organisasi.
 Tidak minat menambahkan ilmu, menerima
perubahan, menerima tugasan baru yang lebih
mencabar dan tidak ada kesedaran untuk membantu
organisasi cemerlang berpanjangan agar dapat
dinikmati oleh generasi akan datang termasuk anak
cucu kita.
Maksud Pemikiran Rakan Strategik..

 Menganggap diri kita sebagai rakan strategik

bermaksud meskipun pada surat perlantikan, anda
di lantik sebagai eksekutif, pegawai, kerani atau apa
sahaja namun cara pemikiran harus selaras dengan
penggubal strategik.
 Pihak atasan menggubal strategik, kita
melaksanakannya kerana itu kita harus mempunyai
pemikiran sebagai rakan strategik.
Apa bezanya..
 Pekerja yang mempunyai pemikiran sebagai
rakan strategik akan berusaha melaksana,
menyokong dan membantu perlaksanaan
dasar dan perubahan demi kejayaan
organisasi.
 Mereka bersedia menerima cabaran, tugas
dan tanggungjawab baru dari masa ke
semasa serta mempunyai rasa “kepunyaan”
Peranan anda sebagai rakan strategik
 Sentiasa berusaha meningkatkan perkhidmatan
selaras dengan dasar dan strategi organisasi
 Sentiasa memperkenalkan kemajuan berterusan
 Sentiasa memastikan hasil kerja menepati
kepuasan pelanggan dan selaras dengan visi,
misi dan nilai-nilai korporat
 MODUL 1
PENGENDALIAN MESYUARAT
BERKESAN
PENGURUSAN
MESYUARAT
BERKUALITI
 Mesyuarat adalah perbincangan
formal di antara dua pihak atau
lebih untuk mencapai objektif
bersama melalui proses komunikasi.
 Mesyuarat adalah berbeza di antara
satu dengan yang lain mengikut
keahlian, organisasi dan objektif.
MASALAH BIASA MESYUARAT

 Mesyuarat jarang diadakan.

 Minit lewat dihantar.
 Agenda tidak jelas.
 Tiada keputusan yang dibuat
 Kurang perancangan
 Subjek dan tujuan mesyuarat tidak
diterangkan dengan jelas.
 Mesyuarat diadakan pada masa yang
tidak sesuai bagi orang yang menghadiri
mesyuarat.
 Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.
 Terlalu panas atau sejuk
 terlalu bising
  Tempat mesyuarat terlalu sempit
 kerusi-kerusi yang tidak selesa
 terlalu banyak asap

 Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam keadaan

bersedia dengan idea-idea dan peralatan.
 Mesyuarat tidak dimulakan pada waktu
yang ditetapkan.
 Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir;
ORANG YANG SEPATUTNYA TIDAK HADIR,
HADIR.
 Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan berbincang
mengenai perkara yang terkeluar daripada
tajuk.
 Pengerusi mesyuarat membawa ahli-ahli
berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar
daripada tajuk
 Ada ahli yang mengawal mesyuarat.
 Ahli-ahli mesyuarat bertelagah
sesama sendiri atau dengan
pengerusi tanpa dapat dikawal.
 Ahli-ahli tidak mengeluarkan perasaan
dan pendapat yang sebenar.
 Gangguan dan perbualan sampingan.
 Ahli-ahli dipersendakan atau
ditertawakan oleh pengerusi atau ahli-
ahli.
 Ahli-ahli tidak jelas atau keliru mengenai
isu-isu atau maklumat yang
dibincangkan atau dipersembahkan.
 Peralatan alat pandang dengar tidak
boleh digunakan.
 Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca,
mendengar atau memahami alat
pandang dengar.
 Mesyuarat mengambil masa yang lebih
daripada panjang daripada jangka waktu
yang telah dirancang.
 Pengerusi / wakil tidak mempunyai kuasa
membuat keputusan.
 ASAS-ASAS
ASAS-ASAS PENGURUSAN
PENGURUSAN MESYUARAT
MESYUARAT YANG
YANG
BERKUALITI
BERKUALITI

WAKTU
MESYUARAT OBJEKTIF

TEMPAT
MESYUARAT
MESYUARA PERWAKILAN

T
MAKLUMAT ORGANISASI

KEPIMPINAN
 ASAS-ASAS
ASAS-ASAS PENGURUSAN
PENGURUSAN MESYUARAT
MESYUARAT YANG
YANG
BERKUALITI
BERKUALITI

 Mempunyai agenda dan objektif yang

jelas.
 Bermula dan berakhir mengikut
ketepatan masa.
 Kemudahan fizikal yang sesuai dan
selesa.
 Notis panggilan mesyuarat yang
mencukupi.
 Ahli-ahli yang hadir mempunyai
kepakaran.
 Perbincangan diadakan secara positif.
 Peranan Pengerusi yang berkesan.
 Peranan Setiausaha yang berkesan.
 Minit mesyuarat yang direkodkan
dengan tepat.
 Tindakan susulan yang berkesan.
MERANCANG
MESYUARAT
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS PENGERUSI
PENGERUSI
(PERANCANGAN)
(PERANCANGAN)
 Mengapakah mesyuarat perlu
diadakan?
 Apakah isu/masalah yang hendak
dibincangkan?
 Hadkan bilangan isu/masalah.
 Tentukan keutamaan isu/masalah

 Apakah objektif mesyuarat?

 Apakah keputusan yang hendak
dicapai?
Bila dan di mana mesyuarat hendak
diadakan?
Siapakah yang perlu hadir?
Bagaimanakah mesyuarat hendak
dikendalikan?
Di manakah mesyuarat hendak diadakan?
Bagaimana keputusan mesyuarat hendak
dibuat?
 SEMASA
SEMASA MESYUARAT
MESYUARAT

(a) Di awal Mesyuarat:

 Datang awal sebelum waktu mesyuarat.
 Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.
 Wujudkan suasana yang sesuai dan baik.
 Maklumkan tujuan / agenda yang hendak dicapai.
(b) Semasa Perbincangan:
 Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli.
 Galakkan penyertaan.
 Kawal perbincangan.
 Kawal perjalanan masa.
 Kekalkan suasana harmonis.
 Beri kesimpulan dari semasa ke semasa
(c) Di Akhir Mesyuarat
 Rumuskan perkara-perkara utama yang telah
diputuskan.
 Maklumkan keputusan yang telah diambil.
 Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan
datang.
 Tamatkan mesyuarat.
PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS PENGERUSI
PENGERUSI

 Sebagai pengacara, penggerak,

pemandu dan pengadil mesyuarat.
Komited untuk:
 Merancang dan mempengerusikan mesyuarat.
 Menentukan cara bagaimana, bila waktu bermula dan
mengakhiri mesyuarat.
PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS PENGERUSI
PENGERUSI
 Menggalakkan perbincangan dan penyertaan.
 Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli.
 Menentukan susunan agenda dipatuhi.
 Menjaga disiplin mesyuarat.
 Mengawal perjalanan masa.
PENGENDALIAN
PENGENDALIAN MESYUARAT
MESYUARAT YANG
YANG
BERKESAN
BERKESAN

Wujudkan suasana yang boleh

merangsang perbincangan.
Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk
perbincangan.
Agenda dibincangkan satu persatu.
Had waktu perbincangan bagi setiap
isu / masalah ditentukan mengikut
keutamaan.
Setiap pandangan dan keputusan
dirumuskan dari masa ke semasa.
KUASA
KUASA DAN
DAN KELAYAKAN
KELAYAKAN PENGERUSI
PENGERUSI

Menjaga tatacara mesyuarat.

Memutuskan points of order.
Menggunakan undi-putus.
Mengarahkan pengunduran individu
yang tidak mematuhi peraturan atau
yang mengganggu.
Menamatkan mesyuarat.
KUALITI
KUALITI SEORANG
SEORANG PENGERUSI
PENGERUSI

Personaliti.
Keadilan.
Tegas bila perlu.
Penuh semangat dan bertenaga.
Kebolehan menjaga displin.
Kejelasan ucapan.
 TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB DAN
DAN TUGAS
TUGAS
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA

Memastikan pengelolaan dan

pentadbiran yang cekap bagi
mesyuarat.
Menolong pengerusi dalam
perancangan dan penyediaan.
Maklumkan Pengerusi.
Sering kali hadir tepat pada waktu.
 TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB DAN
DAN TUGAS
TUGAS
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA

Bertindak sebagai ‘tangan kanan’

Pengerusi.
Mengambil tindakan susulan.
Mengetahui ahli-ahli.
 SEBELUM
SEBELUM MESYUARAT
MESYUARAT
Menghantar notis mesyuarat serta
semua dokumen yang berkenaan
dalam jangka masa yang
mencukupi.
Pastikan agenda mesyuarat/perkara
yang akan dibincangkan serta
dokumen-dokumen untuk edaran
semasa mesyuarat.
Menentukan persiapan bilik dan alat-alat
mesyuarat.
Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk
perbincangan pada pengerusi sebelum
mesyuarat.
Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat
untuk panduan pengerusi.
Datang awal untuk pastikan semua persiapan
mesyuarat adalah teratur.
 SEMASA
SEMASA MESYUARAT
MESYUARAT

 Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.

 Membuat catatan untuk penyediaan
mesyuarat.
 Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.
 Memberi penjelasan yang diperlukan
kepada mesyuarat.
 Lain-lain tugas pentadbiran dan house-
keeping
 SELEPAS
SELEPAS MESYUARAT
MESYUARAT
 Sediakan draf minit mesyuarat untuk
kelulusan Pengerusi Mesyuarat.
 Mengedarkan minit mesyuarat
kepada ahli-ahli mesyuarat secepat
mungkin.
 Mengambil tindakan susulan
mengenai perkara yang dikehendaki.
 Menyimpan dokumen dan rekod
mesyuarat.
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS AHLI-AHLI
AHLI-AHLI
MESYUARAT
MESYUARAT

I. Tindakan Sebelum Mesyuarat.

 Membuat Persiapan.
 Tiba lebih awal.
II. Tindakan Semasa Mesyuarat.
 Memberi sumbangan yang berkesan.
 Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.
PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS AHLI
AHLI MESYUARAT
MESYUARAT

III. Tindakan Selepas Mesyuarat

 Memaklumkan kepada pengurusan/pihak berkenaan
mengenai keputusan mesyuarat.
 Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.
 Memberi laporan maklum balas kepada URUS SETIA.
TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB AHLI
AHLI MESYUARAT
MESYUARAT

 Mematuhi segala aturan dalam

mesyuarat.
 Memberitahu ahli jawatankuasa
lebih awal daripada tarikh
mesyuarat sekiranya tidak dapat
hadir.
 Menghadiri semua mesyuarat tepat
pada waktunya.
PROTOKOL
DALAM
MESYUARAT
 PROTOKOL
PROTOKOL SUSUNATUR
SUSUNATUR

MENEMPATKAN AHLI-AHLI MESYUARAT

MENGIKUT KEUTAMAAN, KEKANANAN,
FUNGSI AHLI DAN MENENTUKAN
LOKASI PERALATAN SERTA
KELENGKAPAN BILIK MESYUARAT
 PERATURAN
PERATURAN DAN
DAN PROTOKOL
PROTOKOL
MESYUARAT
MESYUARAT

 Watak-watak atau pelaku-pelaku

dalam mesyuarat.
 Komponen mesyuarat:
 Notis
 Agenda
 Minit
 Kemudahan
 Peralatan
 SYARAT-SYARAT
SYARAT-SYARAT AM
AM

 Mesti ada Pengerusi

 Mesti ada Setiausaha.
 Mempunyai Agenda.
 Mesti cukup Kuorum.
 NOTIS
NOTIS

Apa-apa bentuk dan cara untuk

memanggil orang-orang
berkenaan untuk
bermesyuarat sebagaimana
yang dikehendaki oleh
peraturan-peraturan
mesyuarat berkenaan.
JENIS
JENIS NOTIS
NOTIS

 VERBAL
VERBAL
 SURAT
 TV
TV // RADIO
 AKHBAR
AKHBAR
 TELEFON
TELEFON / SMS
SMS
 E-MEL
E-MEL
 KANDUNGAN
KANDUNGAN NOTIS
NOTIS
 Tempat mesyuarat
 Tarikh, hari dan masa mesyuarat.
 Perkara yang hendak diuruskan.
 Maklumat-maklumat perkara khusus
yang hendak diuruskan.
 Jenis mesyuarat
 Tarikh notis
 Tandatangan orang yang memanggil
mesyuarat .
 TEMPOH
TEMPOH MENGEDARKAN
MENGEDARKAN NOTIS
NOTIS

 Ikut peraturan / munasabah.

 Tempoh yang panjang untuk
perkara-perkara khusus.
 Jika urgent tempoh yang lebih
pendek tidak dapat dielakkan.
SEBAB-SEBAB
SEBAB-SEBAB KEGAGALAN
KEGAGALAN MESYUARAT
MESYUARAT

 Gagal menghantar notis dalam masa

yang cukup.
 Tidak lengkap.
 Tidak jelas.
 Perkara-perkara penting tertinggal.
 Notis tidak sampai.
 Tidak dapat kebenaran.
 AGENDA
AGENDA
 Perkara yang hendak dibincangkan dalam
mesyuarat.
 Untuk menentukan tiada perkara-perkara
mustahak yang tertinggal.
 Untuk menentukan perbincangan
dijalankan dengan teratur.
 Untuk memberitahu ahli-ahli mesyuarat
perkara-perkara yang hendak
dibincangkan.
 MENYEDIAKAN
MENYEDIAKAN AGENDA
AGENDA

 Tentukan perkara yang penting

tidak tertinggal.
 Bincang dengan Pengerusi / Ketua Jabatan.
 Rujuk kepada minit mesyuarat yang lepas.
 Sediakan fail / folder khas untuk mendapatkan kertas-
kertas dokumen dalam mesyuarat.
 KEMUDAHAN
KEMUDAHAN
KERUSI DAN MEJA
 Susunan (ikut bil.
ahli & bentuk
mesyuarat)
 Tempat duduk:
 Susun ikut
kekananan.
 Letak tanda nama
(jika perlu)
 Kedudukan ahli yang
suka bertelagah
 ALAT-ALAT
ALAT-ALAT PANDANG
PANDANG DENGAR
DENGAR

 KERTAS MAHJUNG
 PAPAN PUTIH
 OVERHEAD PROJECTOR
 SLIDE / LCD PROJECTOR
 ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV
 TAYANGAN FILEM / VIDEO
 MODEL ATAU CONTOH PROJEK.
 PRINSIP
PRINSIP SUSUNATUR
SUSUNATUR
SUSUN ATUR KEUTAMAAN AHLI
 Pengerusi merupakan orang yang terutama memimpin mesyuarat.
 Ahli yang ‘bergelar’ mendahului mereka yang ‘tidak bergelar’.
 Penjawat awam mendahului swasta.
 Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah
pangkatnya.
 SUSUNAN TEMPAT DUDUK
 Ahli-ahli yang tinggi statusnya duduk paling
hampir di sebelah kanan pengerusi.
 Kedudukan ahli-ahli lain diselang-selikan
berasaskan keutamaan dan kekananan.
 Ahli berfungsi (yang membuat persembahan)
duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan
pengerusi di sebelah kiri.
 Setiausaha duduk di meja khas di sebelah kiri
pengerusi.
 LANGKAH-LANGKAH
LANGKAH-LANGKAH TATASUSILA
TATASUSILA
BERMESYUARAT
BERMESYUARAT

 Jangan tiba lewat.

 Elakkan gangguan telefon kecuali
perkara terpenting.
 Tidak meninggalkan bilik mesyuarat
tanpa kebenaran.
 Elakkan cara duduk yang tidak
sopan dan menunjukkan kurang
minat.
 Mendengar dengan aktif dan memberi
perhatian.
 Memberi sumbangan.
 Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai.
 Mencari perkara-perkara yang positif.
 Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang
aktif.
MEMBENTUK
MEMBENTUK DAN
DAN MENYUSUN
MENYUSUN AGENDA
AGENDA

 Perutusan Pengerusi.
 Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
 Perkara-perkara berbangkit.
 Senarai perkara-perkara baru yang
hendak dibincangkan.
 Pembentangan kertas-kertas kerja.
 Hal-hal lain.
Penutup.
CHECKLIST
CHECKLIST TUGAS
TUGAS MENYEDIAKAN
MENYEDIAKAN BILIK
BILIK
MESYUARAT
MESYUARAT

 TENTUKAN:
 Bilik mesyuarat
 Kerusi dan meja mencukupi
 Lampu-lampu boleh digunakan
 Kipas dan alat hawa dingin berjalan baik
 Papan putih, pen dan pemadam
 Alat projektor
 Alat PA SYSTEM
 SEDIAKAN:
 Gelas minuman dan air dalam jag.
 Pensel, pen dan kertas tulis.
 BAWA:
 Minit mesyuarat yang lalu.
 Peraturan-peraturan mesyuarat.
 Dokumen-dokumen yang diperlukan.
 MODUL 2
KEMAHIRAN MENULIS DAN
PEMBENTANGAN
 SURAT RASMI
• Surat Di atas kertas rasmi syarikat
• Muka surat pertama surat rasmi perlu ditulis nama,
Alamat, Serta no telefon pejabat
• Memula dan Mengakhiri surat rasmi
– Semua surat rasmi yang ditujukan ke jabatan kerajaan
atau orang ramai perlu dimulakan dengan perkataan
“Tuan” atau “Puan”
– Ayat pembukaan surat “ saya diarah memaklumkan” /
saya di arah menjawab / berhubung dengan perkara di
atas, saya
• Perlu diakhiri dengan Tag line SST jika ada
 SURAT LUARAN
• Nama staf, jawatan Ketua Bahagian/ Cawangan/
pejabat Contoh:
“ ”
Yang benar

(KU MOHD RODZI BIN KU MAT ESA)

Penyelia
STT Technologies Sdn Bhd
 SURAT DALAMAN
• Nama staf dan diikuti dengan jawatan ketua
bahagian / cawangan /Pejabat (Pusat pentadbiran)
• Contoh :
Penyelia… (Cawangan)
Ketua jabatan … (Cawangan)
• Di bahagian kiri sebelah bawah muka akhir surat
perlu diletakkan nama ringkas staf yang
bertanggung jawab (huruf besar) terhadap
pengeluaran sesuatu rekod dan nama staf yang
menyediakan /menaip (huruf kecil)
• Contoh
HHAT/mah
Hasbullah Hafidz Bin Ahmad Tajudin
Mohd Arif Hashim
• Semua surat rasmi perlu ada nombor rujukan fail
sendiri bagi memudakan surat dikesan untuk diambil
tindakan
PENGENALAN KEPADA
PENULISAN LAPORAN
 MENYEDIAKAN
LAPORAN
• Laporan merupakan sebahagian dari cabang
atau kaedah berkomunikasi
• Ia merupakan satu alat penyaluran maklumat
yang lazim digunapakai di mana-mana organisasi.
• Meskipun ada ketika nya format laporan ini
agak berbeza namun yang terdapat satu format
yang standard yang digunapakai oleh
kebanyakkan organisasi
 Perbincangan

•Mengapa perlu menulis laporan

___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
 Jenis-jenis Laporan

• Banyak laporan yang dihasilkan atau ditulis

dalam mana-mana organisasi.
• Ini merupakan kaedah komunikasi yang sama
pentingnya dalam memperolehi atau
menyalurkan maklumat.
• Ada ketikanya laporan dibentang melalui
kaedah lisan namun pada mesyuarat, lazimnya
laporan dibentangkan dalam bentuk bertulis.
Contoh-contoh laporan
• Laporan Prestasi Jualan
harian/mingguan/bulanan
• Laporan prestasi pengeluaran harian/bulanan
• Laporan penyelenggaraan mesin dan peralatan
• Laporan Keselamatan dan kemalangan industri
• Laporan rungutan Pelanggan
• Laporan kewangan bulanan
• Laporan Kerosakan kenderaan
Tujuan menulis Laporan
• Memantau dan memaklumkan status atau
perjalanan sesuatu aktiviti atau tindakan
• Menilai kelemahan dan kelebihan serta sesuatu
proses, aktiviti dan tindakan serta
memaklumkannya
• Mengemukakan masalah, cadangan atau
memaklumkan perubahan sesuatu aktiviti, dasar
atau proses.
• Menceritakan peristiwa atau insiden untuk tujuan
tindakan, rujukan atau pembuatan keputusan
• Memaklum an membentangkan sesuatu data atau
informasi untuk tujuan perbincangan dan
pembuatan keputusan
• Sesetengah laporan mengandungi
beberapa maklumat mudah contohnya
laporan doktor, laporan polis yang mana
ia merupakan peristiwa, sejarah dan
rumusan.
• Namun kebanyakkan laporan rasmi ia
mempunyai struktur yang sama.
 Perbincangan Kes Kajian

• Senaraikan 5 kelemahan-kelemahan
yang biasa berlaku dalam sesuatu
lapuran

• 10 minit
PERSIAPAN MENULIS LAPORAN
• Kebolehan merekodkan fakta secara jelas dan
berobjektif.
• Kebolehan mengumpul data dan maklumat
melalui pelbagai kaedah
• Kebolehan menterjemahkan infomasi dalam
bentuk rumusan
• Kebolehan mengemukakan cadangan atau
penambah baikkan untuk kemajuan.
 MENYEDIAKAN
LAPORAN
•Teknik menyediakan lapuran juga perlu betul
agar ia berkesan.
•Antara yang perlu ada dalam sesebuah laporan
ialah :
a. Tajuk / kepala laporan
i. Nama syarikat
ii. Tajuk Laporan
 LANGKAH 1
b. Tujuan :
i. Siapa yang meminta laporan
berkenaan
ii. Apa tujuan atau objektif laporan
iii. Apa yang ingin dilaporkan
 LANGKAH 2
Prosedur
•Nyatakan bagaimana data diambil atau
analisa dibuat untuk di nyatakan
dalam laporan berkenaan.
 LANGKAH 3
Rumusan
i. Bahagian ini selalunya merupakan isi
penting kerana setiap hasil data dan analisa
dihuraikan dengan lebih terperinci khususnya
hasil kerja, masalah isu-isu yang berkaitan.
ii. Rumusan dinyatakan dalam bentuk
fakta demi fakta atau “point by point”
 LANGKAH 4
Kesimpulan
i. Jangan bentangkan fakta baru
pada kesimpulan
ii. Buat kesimpulan pada rumusan
yang dilaporkan.
 LANGKAH 5
Cadangan
i. Berikan cadangan sekiranya dari rumusan
dan kesimpulan terdapat masalah, isu berbangkit
atau ruang untuk menambah baikkan.
ii. Penulis tidak dibenarkan membuat
keputusan sebaliknya hanya boleh memberikan
cadangan tindakkan atau penambah baikkan.
 LANGKAH 6
Penutup
i. Laporan perlu ditandatangani
ii. Nyatakan nama penulis dan
jawatan beserta tarikh laporan
disediakan
 Latihan

1. Sediakan satu laporan yang lengkap

bersesuaian dengan tugas dan jawatan
anda.
2. Tuliskan laporan berkenaan di atas
kertas Flipchart
 Laporan Projek
• Lazimnya laporan projek akan dibaca oleh pihak
pengurusan dan ada ketikanya a perlu dibentangkan
dalam mesyuarat. Maka kandungannya perlu menitik
beratkan:
– Maklumat teknikal dengan terperinci.
– Pastikan terma-terma atau bahasa-bahasa teknikal dijelaskan
dengan sempurna.
– Susunan secara rasmi dan disusun dengan mengikut turutan
proses.
• Selalunya laporan projek di bahagi kepada beberapa
peringkat seperti Laporan permulaan, Laporan
perkembangan dan status dan skahir sekali ialah
Laporan akhir projek. Standard format bagi setiap
laporan tadi adalah sama seperti berikut:
– Pengenalan: Latarbelakang dan profil.
– Pengurusan projek: Status kerja mengikut perancangan.
– Perlaksanaan: cabaran dan masalah
– Cadangan atau penambah baikan.
– Rumusan dan kesimpulan
 Kaedah Penulisan Laporan
• Kaedah menulis secara formal merupakan kaedah yang
sesuai ketika melakarkan laporan

– Ayat haruslah penuh, khusus dan tidak tergantung , terlalu umum

dan sukar untuk fahamSentences should be complete, but not
complicated.
– Jangan sertakan loghat atau bahasa pasar.
– Elakkan menggunaka ayat singkat seperti “ yg, M’sia, kpd” dan
lain-lain .

• Terus pada fakta dan tak perlu bahasa berbunga untuk

menjadikan laporan itu panjang.
– “Adalah jelas dan nyata bahawa fakta yang dimaksudkan…”
– Sebaliknya : “Fakta tersebut adalah …”
• Penulisan harus berdasarkan objektif dan
fakta bukannya berdasarkan pandangan
sendiri.
– Contoh tidak betul: “Saya rasa program
berkenaan adalah mesra pengguna .”
– Contoh yang baik : “Empat dari lima pengguna
mengatakan mereka boleh menggunakan program
berkenaan dengan mudah tanpa memerlukn
bantuan. Sekaligus membuktikan ianya adalah
mesra pengguna.”
• Jangan cepat menyatakan keputusan
sebaliknya nyatakan bagaimana anda
membuat keputusan.

• Jangan pengaruh pembaca dengan

menggunakan emosi
PENULISAN MINIT
MESYUARAT

105
 MINIT MESYUARAT

• Satu rekod atau kenyataan bertulis secara

formal mengenai catatan ke atas sesuatu
perbincangan dan keputusan yang dicapai
oleh perbincangan tersebut sebagai bahan
rujukan, tindakan susulan dan pelaporan
semula diperbincangan akan datang.

106
…sambung…

• Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang

dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu
mesyuarat.
• Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format
tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan
oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

107
 JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

108
…sambung…
Mesyuarat Khas
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran
- Agenda mesyuarat ringkas tetapi
mendalam/terperinci
- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi

109
 MINIT MESYUARAT

Penting sebagai;

• Laporan
• Rekod
• Rujukan
• Mengambil tindakan
• Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
• Imej Jabatan/Kementerian

110
PANDUAN MENGAMBIL MINIT

1.Peringkat Persediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli

2.Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas

111
…sambung…

3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

• Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi

dalam masa 3 hari selepas mesyuarat

• Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari

selepas mesyuarat

112
 PETUA PENULISAN
• FAKTA, bukan tanggapan peribadi
• PADAT, bukan bercerita
• TEPAT, bukan panjang berjela
• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
• PROFESYENAL, tunjukan kematangan

113
 CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

• TULIN
• LENGKAP
• TEPAT
• BEBAS DARI KERAGUAN
• KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
• RINGKASAN PERBINCANGAN
• KEPUTUSAN
• TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

114
 STRUKTUR MINIT
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP

115
 FORMAT MINIT

•MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)

- Tarikh: …….
- Masa:………
- Temapat:……..

•SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha

116
 …sambung…

1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh
pengerusi

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan

117
 …sambung…
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)

3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan

3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)

3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan

3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

118
…sambung…
4.PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERJA PERLU DIREKODKAN:

4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya

4.2. (Kertas seterusnya)

119
 …sambung…
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)
5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)
5.2. (Tajuk) – perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

120
…sambung…

URUSETIA
• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat
• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

• TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

121
 CONTOH STRUKTUR MINIT
1.Perutusan Pengerusi
2.Pengesahan Minit Mesyuarat
3.Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)

122
…sambung…

4.Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-

kertas kerja
i. Tajuk
(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)
(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan
(a)
(b)
Tindakan

•Hal-hal Lain

6. Penutup
123
 Contoh Format Minit Mesyuarat

Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status

Diambil Semasa

124
 TINDAKAN SUSULAN
• Mengadakan “post mortem”
• Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera
• Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera
• Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
setiap tindakan (follow up dan follow through)

125
TEKNIK
PEMBENTANGA
N
 Pembukaan Yang Menarik
Perhatian.
 Pembukaan memang sangat penting dalam persembahan
slide, mulakan dengan memperkenalkan diri dan
terangkan serba sedikit tentang apa yang nak di
persembahkan.
 Jangan campurkan isi persembahan dalam pembukaan.
Nanti caca-marba jadinya.
 Lepas tu pastikan ia dilakukan dengan sekreatif mungkin
agar menarik minat penonton untuk menonton
persembahan slide anda
 Penuh Keyakinan

 Keyakinan merupakan kunci kejayaan pada sesetiap

pembentangan.
 Ia adalah untuk memberi keyakinan pada penonton,
bahawa pembentangan ini mempunyai ilmu yang padat
dan telah membuat semakan serta mengemas kini
maklumat terkini mengenai isu yang ingin di bentangkan.
 Bersedia dengan beberapa jawapan terhadap soalan yang
berpotensi menjadikan kita lebih yakin
 Informasi Lengkap dan
terkini
 Kumpulkan semua data dan semak status beberapa hari
lebih awal.
 Adakala ketika pembentangan khususnya dengan pihak
pengurusan, mereka perlu penjelasan beberapa perkara
dari pembentangan kita
 Jika perlu bawa fail atau maklumat sokongan bersama
untuk di jadikan rujukan.
 Penggunaan Alat
 Gunakan MS Powerpoint, Laptop dan LCD
 Jika perlu persembahkan carta graf atau dalam bentuk
fakta pendek
 Elakkan guna grafik atau animasi keterlaluan
 Font gunakan Arial atau Times atau Calibri size minima
32
 Posisi Tubuh dan suara
 Elakkan berdiri setempat.
 Elakan mata hanya memandang satu sudut
 Gunakan lenguk intonasi dan gaya suara yang pelbagai
 Elakkan bercakap pada layar skrin
 Guna Slide manager dan pointer
 Rumuskan Pembentangan
 Jaga masa penyampaian
 Struktur mesti tersusun
 Ada ketika “pause” dan semak pemahaman
 Akhiri dengan kesimpulan dan terima kasih
 MODUL 3
KOMUNIKASI DAN KETRAMPILAN
DIRI
KAEDAH MEMBERI ARAHAN

134
Put yourself in their position
What do they need from you to be totally clear on what is required of them
135
Explain the task as if they know nothing
Imagine explaining it to someone who you called in off the street 136
Check for understanding
Don’t assume you have been clear. Instead ask questions to check 137
Demonstrate it step by step
It’s easier to follow instructions if they are explained in a logical
138
order
Get them to do it while you’re watching
If possible, watch them while they do it for the first time 139
Give feedback
Tell them what they get right and what they need to improve 140
Get them to do it several more times
Each time continue to give feedback 141
Keep checking until they get it right
Once they've got it right a few times you know they have got it! 142
 PROVIDING FEEDBACK
• The importance of providing
feedback regularly
• Obstacle in providing feedback
• Method of providing feedback using
STAR
• ST- Situation or Task
• A- Action
• R- Result
• Feedback is such regular art of our
lives that we seldom think about it
as feedback
• It simply information that help us
know whether we’re on target
towards ourgoals and performing
effectively
'feedback' exists between two parts
when each affects the other...
 Feedback
• People need and in most cases
want to know how well they are
performing and how they might
improve
Obstacles to giving constructive feedback

• Separating the person from the problem

• Others becoming defensive or angry
• Fear of negative consequences (especially if the
other person is a supervisor)
• Dealing with potential conflict (especially if the
other person is aggressive)
• Avoiding hurt feelings
• Preserving relationships
• Not having all the facts and jumping to conclusions
• Choosing the right time so that the other person is
most receptive

and other ideas you may have thought of

 Providing feedback
• In today’s time pressured,
competitive environment making
and effort to provide regular
feedback is very important
• People who want to achieve peak
performance depend on feedback
 EFFECTIVE FEEDBACK
• Steer people focus towards
achieving the goal and KPI
• Encourage people to repeat
positive, productive performance
• Provide people for alternatives that
can help them to improve and work
efficiently and effectively
TWO TYPES OF FEEDBACK
• Positive feedback
– Let’s people know what they are doing
well and energize them to repeat
good performance
• Feedback for improvement
– Let’s people know about
opportunities to enhance their
performance.
– It provide alternatives they can
consider when they face similar
situations in future
 EFFECTIVE FEEDBACK
• For feedback to have a positive
impact consider 4 elements:
– Specific
– How
– Timely
– Balance
FEEDBACK WITH STAR QUALITY
ST – Situation or Task
Reminds you to describe the situation or
Task the person or team faced (eg. A
problem, business opportunity, special
challenge or routine task

A – Action
Remind you to describe the Action taken –
what was said and done to handle the
situation / task. When providing feedback
for improvement you could also describe
what the person or team failed to say or do

R- Result
Reminds you to describe the result of the
action- what was changed for better or
worse by the person or team action AND the
impact or consequences of the result
 STAR FEEDBACK
• STAR feedback is effective because
its provide a complete picture of
performance
• Describing the situation / task
provides the context for the person
actions
• It can be used to give both positive
feedback and feedback for
improvement
 5 Key Principles
• Maintain and enhance self esteem
• Listen and respond with empathy
• Ask for help and encourage
involvement
• Share thoughts, feeling and
rationale
• Provide support without removing
responsibilities
 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

7 Praktis Harian Terbaik & Kesan Ke

atas Minda Separa Sedar
Kenapa anda ke sini?

(c) Salam Perdana 159

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

The Power Of
Intention

(c) Salam Perdana 160

 Dari segi bahasa

Niat bererti qasad, tujuan atau kehendak

Dari segi istilahnya, niat bererti sesuatu

perkara yang disengajakan, iaitu
perbuatan yang sememang-nya dirancang
untuk dilakukan.

(c) Salam Perdana 161

Imam Nawawi mengatakan, niat ialah
keinginan yang ada di dalam hati

Manakala ulama flqh pula mendefinisikan

niat sebagai keinginan pada sesuatu diringi
dengan perbuatan

(c) Salam Perdana 162

Pada dasarnya, setiap perbuatan itu
berkisar pada tiga komponen,
Hati (batin, yang berupa niat atau keyakinan),
Lisan (ucapan)
Dan anggota tubuh (tindakan atau amal
perbuatan).

(c) Salam Perdana 163

Dengan berniat kita mampu
menggerakkan, sekaligus menentukan
gerak langkah anggota seluruh tubuh
untuk melakukan sesuatu perkara baik yang
terpuji maupun tercela, semuanya
bergantung atas perintah dan arahan
yang diberikan oleh hati.

(c) Salam Perdana 164

Dimana letaknya Niat ?

(c) Salam Perdana 165

Menurut Dr. Yusuf al-Qaradhawi, niat itu
adalah amalan hati semata, bukan
amalan lidah. Ia merangkumi sebarang lafaz
bagi niat ibadat, seperti solat, puasa,
berwuduk dan sebagainya

(c) Salam Perdana 166

 Analogi
Contoh mudah – Isnin dan khamis saja saja tak makan
dan minum, boleh kah kita bertahan ? Bagaimana kalau
kita niat puasa?Kenapa dan apa bezanya?
Dalam islam kita dah di ajar

Apa maknanya.. Tiada keupayaan dan kekuatan

melainkan.. Allah
 Alangkah baiknya kita Uji Kuasa niat di tempat kerja..
 Sebelum mula kita dapatkan data.. Selama sebulan perbetulkan niat
dengan istiqamah.. Lepas tu lihat hasilnya

(c) Salam Perdana 167

(c) Salam Perdana 168
 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Niat dengan & kerana

Allah

(c) Salam Perdana 169

 “Dengan mudah, tiada had dan melampaui
jangkaan, sekarang, semakin saya memulakan
sesuatu dengan niat, dengan dan kerana
Allah, saya jadi semakin kuat, sihat dan hebat”.
YES. AMIN.

(c) Salam Perdana 170

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

The Power Of
Love

(c) Salam Perdana 171

Kenal atau tidak siapa Ibu dan ayah anda
Kenal siapa Perdana Menteri ?
Kenal atau Tidak Tuhan ?

(c) Salam Perdana 172

Apa sifat tuhan yang benar-benar
kita kenal ?
Dia perkenalkan diri dia dengan sifat
tersebut?

(c) Salam Perdana 173

174
Sebenarnya sifat Pengasih dan Penyayang
ini very powerful - berkuasa
Bayangkan apa pun kerja Jika anda lakukan
segalanya dengan penuh kasih sayang
Allah, ianya akan menjadi lebih berkuasa..
Hasilnya akan jadi berbeza..

(c) Salam Perdana 175

Sebenarnya prinsip ke dua cukup mudah
dan dah di ajar pada kita dari kecil. Cuma
kita perkecil dan mengabaikannya
sedangkan kita banyak dengar akan fadhilat
nya..
Apa dia ?

(c) Salam Perdana 176

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Buat sesuatu Mulakan

dengan…

•Ia bukan hanya lafaz semata-mata

•Analogi Isteri tak pandai Memasak

(c) Salam Perdana 177

(c) Salam Perdana 178
(c) Salam Perdana 179
180
Elakkan hanya lafaz semata-mata tapi
hayati akan kebesaran dan keyakinan lafaz
itu. Bukan nak jadikan kelaziman nak
jadikan lafas dengan sedar
Mulai sekarang kita nak cungkil atau
keluarkan sifat kasih sayang tu dari dalam
diri kita
Kita adalah wakil Allah di muka bumi ini bagi
menyemarakkan sifat kasih sayang

(c) Salam Perdana 181

Ingat .. Segala sesuatu mulakan dengan
“Minta izin” pada Allah !
Soalnya Bila kita Boleh Mulakan?
TEST PESERTA

(c) Salam Perdana 182

 “Dengan mudah, tidak terbatas dan
melampaui jangkaan, selepas ini dan
sekarang semakin saya memulakan
sesuatu dengan bismillahir Rahman nir
Rahim. Kerja saya semakin hebat dan
berkesan”
YES. AMIN.

(c) Salam Perdana 183

Teruja apabila …

…dengar, lihat, rasa, sentuh & hidu

sesuatu yang hebat.

(c) Salam Perdana 184

 Incantations….

Maksud INCULCATION adalah umpama

Penerapan, jampi,
atau yang lebih tepat ialah affirmation
emotion statement atau penerapan emosi
positif
Jika di Google- Antony Robin dan
inculcation Vs Bayaran

(c) Salam Perdana 185

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Positive affirmations….

INCULCATION….

(c) Salam Perdana 186

Apa yang kita selalu sebut bila nampak benda benda
yang baik ?

Apa Maksud “ Subhanallah!

Dalam Bahasa Inggeris?
The Glory of Allah
Apa maksud the Glory of Allah

187
188
189
190
 Kenapa Perlu

Dalam apa jua keadaan ianya menjadi

motivasi dan memperbetulkan emosi
kita agar tidak panik atau tidak kelam kabut

Kita perlu urus keadan emosi kita setiap

masa khususnya dalam keadaan yang tak
diingini.

Analogi - presentation

(c) Salam Perdana 191

 Kes kajian

Sayang pada Ibu..?

Boleh kongsikan macam mana perasan
sayang pada ibu anda?
Boleh cari perkataan untuk
menggambarkan sayang anda pada ibu ?
Boleh ?

Seandainya ditakdirkan ibu tak sayang

anda, apa perlu kita katakan..

(c) Salam Perdana 192

Apa maksudnya..
Apa yang nak dipulangkan
Siapa pemilik kasih sayang
Siapa penyedia kasih sayang
Siapa yang memberi kasih sayang

(c) Salam Perdana 193

Love atau Perasaan kasih sayang itu sendiri
adalah Harta Allah

Dalam satu hadis ada menyatakan

Sebenarnya Allah menyayangi kita lebih dari
seorang ibu menyayangi anaknya

(c) Salam Perdana 194

Kalau anak tak sayang ibu, Patut tak?

Kalau kita lupa kasih sayang Allah ?

Analagi – guru sekolah yang kita suka dan

kita benci

(c) Salam Perdana 195

Kita nak merasa hebat tatkala kita
merasakan kita bermanja dengan Allah

196
197
 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

SubhanalLah, saya sentiasa

dalam pelukan kasih sayang
Allah

(c) Salam Perdana 198

 “Dengan mudah dan tiada had,
selepas ini semakin kerap saya
mengucapkan ‘Subhanallah, saya
sentiasa dalam pelukan kasih sayang
Allah’ saya jadi semakin hebat dan
semakin berjaya’.
YES.AMIN

(c) Salam Perdana 199

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Terima…

(c) Salam Perdana 200

 The power of Thanks God

Joseph Murphy dalam Buku nya The power

of you’re your subconscious mind
menceritakan mengenai thanks god
Allah telah nyatakan di penghujung surah
Wadduha – Dan terhadap nikmat tuhanmu
hendaklah kau nyatakan ( dengan
bersyukur) waama bini’mati rabbika fahaddis

(c) Salam Perdana 201

Namun persoalannya.. Adakah kita Praktis
Kalau pun kita Praktis .. Kita hanya baca
Alhamdulillah
Kita perlu menghargai Allah selalu dan
setiap masa
Bukan hanya sekadar sebut.. Kita kena
faham

(c) Salam Perdana 202

And when your Lord proclaimed: If ye
give thanks, I will give you more; but if
ye are thankless, lo! My punishment is
dire.
Ibrahim: 7

(c) Salam Perdana 203

Kita tambah sedikit agar ianya memberi
pemahaman yang berimpak tinggi dalam
penghayatan.
Alhamdulillah terima kasih Ya Allah
Dalam Solat ini di larang
Tapi dalam kehidupan kebiasaan ianya
boleh dilakukan
Jom uji..
Jadikan praktis dan kita jadikan
sistem..setiap 10 min
(c) Salam Perdana 204
 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Alhamdulillah, terima kasih ya

Allah

(c) Salam Perdana 205

 “Dengan mudah dan melampaui
jangkaan saya, sekarang, semakin
banyak saya menyebut, ‘Alhamdulillah,
terima kasih ya Allah’ semakin mewah
dan semakin banyak saya dapat kurnia
Allah”.
YES. AMIN.

(c) Salam Perdana 206

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

What is most
important..?

(c) Salam Perdana 207

Apa yang penting ?
Kerjasama?
Duit?
Boleh hidup tak tanpa duit?
Makan dan minum?
Boleh hidup tak tanpa makan dan minum?
Bernafas ?
Boleh Hidup tak tanpa nafas?

(c) Salam Perdana 208

Boleh tak kita hidup tanpa Allah?

Masa bila kita tak perlu Allah ?

Ada kah masanya kita tidak perlu masa

Allah

(c) Salam Perdana 209

Maknanya Kita amat memerlukan Allah

Dalam ertikata lain apa yang penting ?

Allah

(c) Salam Perdana 210

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Allahu Akbar

Maksudnya …..

(c) Salam Perdana 211

 Antara terjemahan yang tepat

Akbar – Lebih besar

Jika Maha – di gunakan seperti Ar-Rahman,
Ar-Rahim
Namun lebih besar atau paling besar tapi
bukan bermakna pada fizikal. Ia bermaksud
PalingPenting

(c) Salam Perdana 212

Kali ini genggam tangan anda dan rasakan
aliran tenaga alam mengalir sambil
menyebut Allahu Akbar
Apa yang penting ?
Analogi – Permulaan dan akhiran Azan

Mari kita praktis – setiap 10 min

(c) Salam Perdana 213

 “Dengan mudah dan melampaui
jangkaan saya, sekarang, semakin
banyak saya menyebut, ‘Allahu akbar’
semakin sedar dan semakin saya
rasakan Allah lah yang terpenting”
YES. AMIN.

(c) Salam Perdana 214

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Kaedah terbaik menyatukan

hati & minda?

(c) Salam Perdana 215

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Solat berjemaah

(c) Salam Perdana 216

Menyemai sifat jemaah..
Malah dalam Alquran Allah sering
menggunakan Kami – Surah AlFatihah
Solat berjemaah adalah sistem yang Allah
dah sediakan untuk kita satukan hati
Gunakan sistem yang Allah dah sediakan

(c) Salam Perdana 217

 “Dengan mudah, tanpa had dan
melampaui jangkaan saya, sekarang,
semakin saya solat berjemaah setiap
waktu semakin banyak pertolongan Allah
datang”
YES. AMIN.

(c) Salam Perdana 218

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Kepuasan kerja

(c) Salam Perdana 219

Kenapa anda bekerja ?

Apa yang anda hendak dalam bekerja ?

(c) Salam Perdana 220

Puas dalam Bahasa Inggeris ?
Puas dalam Bahasa China
Mah Yi..
Dalam bahasa jepun
Manzakoshita
Dalam bahasa Arab ?

(c) Salam Perdana 221

 Puas dalam bahsa Arab

Redha

Persoalannya
Adakah Allah Redha dengan Kita ?

Analogi kisah di hospital

(c) Salam Perdana 222

Usaha agar setiap kerja kita mendapat
keredhaan Allah

Adakah anda sekarang ni bekerja atau tidak

?
Sekarang beramal atau tidak ?
Apa bezanya amal dan kerja?

(c) Salam Perdana 223

 PROGRAM AHSAN - Bekerja dengan Hati dan Minda

Ya Allah mohon terima

kerjaku ini sebagai bukti
pengabdian

(c) Salam Perdana 224

 “Dengan mudah dan melampaui
jangkaan saya, sekarang, semakin kerap
saya berdoa, ‘Ya Allah mohon terima
kerja ku ini sebagai bukti pengabdian’
hidup saya semakin tenang, gembira
dan bahagia”
YES. AMIN.

(c) Salam Perdana 225

 MODUL 6
KEMAHIRAN PENYELESAIAN
MASALAH
Evaluating The Situation

 Prioritize your concern

 Visualize the situation
 Specify your concern
 Consider the seriousness in determine the
urgency
 Selecting appropriate approaches
•Every problem has only one solution (or one
right answer).
•The goal of problem solving is to solve the
problem, and most problems can be solved in any
number of ways.
•If you discover a solution that works, it is a good
solution.
•There may be other solutions thought of by other
people, but that doesn't make your solution wrong.
•E.g.: What is THE solution to putting words on
paper? Fountain pen, ball point, pencil, marker,
typewriter, printer, Xerox machine, printing press?
DISCUSSION

 Why sometimes there are people not able

to solve problems ?
 What are common mistakes in problem
solving?
 What will the impact?
To Sort out priority Concern
 When there is a problem, there is a
concern.
 Identify Concern
 List threats and opportunities
 Ask : What do we have to do ?
 What bother us or the other party ?
 What is the issue or disputes?
 Separate and clarify the concern
CASE STUDY AND GROUP DISCUSSION”
Dave had been working with BBB Industries Berhad for more than 8
years as a Junior Officer in the Admin department. Recently the
organization had an expansion and open another small factory in
Sandakan, and due to his quite senior, Dave had the opportunity to be
promoted and been transferred to this new plant to head the
department. Since this is a new set-up office, everything has to be
developed. The problem is, he had never had an experience become
HOD and he did not know how and where to start because in his old
plant everything has been established and he just follow and improved.
He had hired 4 experience staff but still everything mess-up. No
handbook, no procedure and policy, record and filing are not in order, a
lot of recruitment are still pending, office equipment such as photocopy
machine and fax always breakdown and some other administrator
matters. The management is not happy and gave a serious remarks to
Dave to improve.
List down the Management concernAZMI
COPYRIGHT RESERVED ? 15min
A BAKAR 2010
Set priority
 Consider the seriousness, urgency and
growth
 Which concern should we work on first?
 What are the impact – safety, cost,
productivity
 What is the deadline ?
 What will be the future impact
Plan Next Steps
 Situation appraisal
 Do we need further clarification?
 Determine help needed
 What need to be done and when?
 Who need to be involved for:
 Information
 All the data
 Commitment
 Approval
 Budget
Module 3 Analyzing The
Problem

 Problem Definition
 State the problem
 Specify The problem
 Use knowledge and experience
 Test Possible causes
 Problem solving using a 5-step
process:
1.Describe the situation and define the problem,
2.Confirm the actual causes,
3. Evaluating the potential solution
4. Take action based on the solution
5.Monitor the result

Or
Plan Do Check Action. PDCA
Problem Analysis

 Describe Problem
 State and specify the problem after the brain storming
 Confirm the actual Causes
 Use knowledge and experience to zoom in against all
possible causes
 Test The possible causes
 Confirm True cause
Evaluating the Potential Solutions
• List down all potential solutions and gathered all data.
• Evaluate the advantages and disadvantages and identify
consequences
• Generate alternatives

Take Action based on Solutions

• Once you have make the decision on which solution need
to take, take the necessary action.

Monitor the result of each action.

• Result should be monitor to ensure the effectiveness of
such solution
PROBLEM SOLVING
..\..\Videos\Selingan\Iklan\office safety.wmv

Using the 5 Steps approaches, lets focus on

the 1st 3 steps in solving the problem showed
in the video clips:
Step 1
Step 2
Step 3
Module 4 - Using some other
problem solving tools

 Drill Down
 SWOT Analysis
 Brain storming
 Mind Mapping
 Fish bone techniques
Drill Down
Breaking Problems Down Into Manageable
Parts
 Drill Down is a simple technique for
breaking complex problems down into
progressively smaller parts
How to Use the Tool:
 To use the technique, start by writing the
problem down on the left-hand side of a large
sheet of paper.
 Next, write down the points that make up the
next level of detail on the problem a little to the
right of this.
 These may be factors contributing to the
problem, information relating to it, or questions
raised by it.
 This process of breaking the problem down into
its component part is called 'drilling down'.
 For each of these points, repeat the process.
 Keep on drilling down into points until you fully
understand the factors contributing to the problem.
 If you cannot break them down using the
knowledge you have, then carry out whatever
research is necessary to understand the point.
 Drilling into a question helps you to get a much
deeper understanding of it.
 The process helps you to recognise and understand
the factors that contribute to it.
 Drill Down prompts you to link in information that
you had not initially associated with a problem.
 It also shows exactly where you need further
information
Example:
 The Customer Service Manager of
Spiderman hypermarket is having
complaints from its members about the
unpleasant services of the Sales
assistant. This seems like a huge
problem. She carries out the analysis in
Figure
 Why

Attitude

Solutions

How to Knowledge
improve Why
Sales
Assistant Solutions
PR
Skills Why

Solutions
Another sample of drill down
Practical Exercise
 Lets break into groups and work out a few
actual working problems
 Use the Drill down approaches in the
flipchart
Appreciation
Extracting Maximum Information from
Facts
 Appreciation is a very simple but powerful
technique for extracting the maximum
amount of information from a simple fact.
How to Use the Tool:
 Starting with a fact, ask the question 'So
what?' - i.e. what are the implications of
that fact?
 Keep on asking that question until you
have drawn all possible inferences.
Example:
 Appreciation is a technique used by military
planners, so we will take a military example:Fact:
It rained heavily last night 
 So What?
 - The ground will be wet
 So What?
 - It will turn into mud quickly
 So What?
 - If many troops and vehicles pass over the same
ground, movement will be progressively slower
and more difficult as the ground gets muddier and
more difficult.
 So What?
- Where possible, stick to paved roads. Otherwise
expect movement to be much slower than normal.
Using Why Why Why
 By Using why why why, you are zooming
down the problem to the root cause
Mind Maps
A Powerful Approach to Note Taking

 Related variants: Spray Diagrams, Spider

Diagrams, Spidograms, Spidergrams and
Mindmaps
 Popularized by Tony Buzan, Mind Maps abandon
the list format of conventional note taking.
 They do this in favor of a two-dimensional
structure.
 A good Mind Map shows the 'shape' of the subject,
the relative importance of individual points, and
the way in which facts relate to one another.
How to Use the Tool:

 Mind Mapping is an important technique that

improves the way you take notes, and supports
and enhances your creative problem solving.
 By using Mind Maps, you can quickly identify
and understand the structure of a subject and
the way that pieces of information fit together,
as well as recording the raw facts contained in
normal notes.
 More than this, Mind Maps provide a structure
which encourages creative problem solving, and
they hold information in a format that your mind
will find easy to remember and quick to review
Mind Maps are also useful
for:
 Summarizing information;
 Consolidating information from different
research sources;
 Thinking through complex problems; and
 Presenting information in a format that
shows the overall structure of your
subject .
 They are very quick to review as you can
often refresh information in your mind just
by glancing at one.
 And in the same way, they can be
effective mnemonics: Remembering the
shape and structure of a Mind Map can
give you the cues you need to remember
the information within it.
 As such, they engage much more of your
brain in the process of assimilating and
connecting facts, compared with
conventional notes.
SAMPLE OF MIND MAPS
 Brainstorming
•Generating many radical and useful ideas
•Brainstorming is a useful and popular tool that you can
use to
develop highly creative solutions to a problem.
•It is particularly helpful when you need to break out of
stale,
established patterns of thinking, so that you can
develop new ways
of looking at things.
•This can be when you need to develop new
opportunities, where
you want to improve the service that you offer, or
when existing
approaches just aren't giving you the results you want.
•Used with your team, it helps you bring the experience
of all team
members into play during problem solving
Group Brainstorming
 Group brainstorming can be very effective as it uses the
experience and creativity of all members of the group.
 When individual members reach their limit on an idea,
another member's creativity and experience can take
the idea to the next stage.
 Therefore, group brainstorming tends to develop ideas
in more depth than individual brainstorming.
 Brainstorming in a group can be risky for individuals.
Valuable but strange suggestions may appear stupid at
first sight.
 Because of such, you need to chair sessions tightly so
that uncreative people do not crush these ideas and
leave group members feeling humiliated.
 How to use tool:
 To run a group brainstorming session
effectively, do the following:
 Define the problem you want solved clearly, and
lay out any criteria to be met;
 Keep the session focused on the problem;
 Ensure that no one criticizes or evaluates ideas
during the session. Criticism introduces an
element of risk for group members when putting
forward an idea. This stifles creativity and
cripples the free running nature of a good
brainstorming session;
 Encourage an enthusiastic, uncritical attitude
among members of the group. Try to get
everyone to contribute and develop ideas,
including the quietest members of the group;
Popular tools in
Brainstorming
 Where possible, participants in the
brainstorming process should come from
as wide a range of disciplines as possible.
 This brings a broad range of experience to
the session and helps to make it more
creative
SWOT ANALYSIS
TECHNIQUES
SWOT Analysis
 Discover new opportunities.
Manage and eliminate
threats.
 SWOT Analysis is a powerful technique
for understanding your Strengths and
Weaknesses, and for looking at the
Opportunities and Threats you face.
 Used in a business context, it helps
you carve a sustainable niche in your
market. Used in a personal context, it
helps you develop your career in a
way that takes best advantage of your
talents, abilities and opportunities.
Click here for Business SWOT Analysis,
here for Personal SWOT Analysis
How to use the tool:
 To carry out a SWOT Analysis, use our
worksheet, and write down answers to the
following questions:
 Strengths:
 What advantages does your company have?
 What do you do better than anyone else?
 What unique or lowest-cost resources do you
have access to?
 What do people in your market see as your
strengths?
 Consider this from an internal perspective, and
from the point of view of your customers and
people in your market.
 And be realistic: Also, if you are having any
difficulty with this, try writing down a list of
your characteristics. Some of these will
hopefully be strengths!
 In looking at your strengths, think about them
in relation to your competitors - for example, if
all your competitors provide high quality
products, then a high quality production
process is not a strength in the market, it is a
necessity.
Weaknesses:

 What could you improve?

 What should you avoid?
 What are people in your market likely to
see as weaknesses?
 Again, consider this from an internal and
external basis:
 Do other people seem to perceive
weaknesses that you do not see?
 Are your competitors doing any better than
you? It is best to be realistic now, and face
any unpleasant truths as soon as possible.
Opportunities:

 Where are the good opportunities facing you?

 What are the interesting trends you are aware
of?
 Useful opportunities can come from such things
as:
 Changes in technology and markets on both a
broad and narrow scale
 Changes in government policy related to your field
 Changes in social patterns, population profiles,
lifestyle changes, etc.
 Local Events
 A useful approach to looking at
opportunities is to look at your strengths
and ask yourself whether these open up
any opportunities.

 Alternatively, look at your weaknesses and

ask yourself whether you could open up
opportunities by eliminating them.
Threats:

 What obstacles do you face?

 What is your competition doing?
 Are the required specifications for your job,
products or services changing?
 Is changing technology threatening your
position?
 Do you have bad debt or cash-flow problems?
 Could any of your weaknesses seriously
threaten your business?
Fishbone Techniques
 This technique was form by a Japanese
name Ichikawa.
 Something similar like mind mapping but
there are using fishbone to develop info
 This method are also similar to cause and
effect diagram
Example of fishbone
diagram
TERIMA KASIH