Ayu Magfirah - 70200117083

GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIK DI
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH NENE MALLOMO

KABUPATEN SIDRAP
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan
Masyarakat (SKM) Program Studi Kesehatan Masyarakat Pada
Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan
UIN Alauddin Makassar
OLEH:
AYU MAGFIRAH
NIM: 70200117083
JURUSAN KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
TAHUN 2022
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Mahasiswa yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Ayu Magfirah
NIM : 70200117083
Tempat/Tanggal Lahir : Pangkajene Sidrap, 7 Januari 1999
Jurusan/Konsentrasi : Kesehatan Masyarakat/Administrasi Rumah Sakit
Fakultas : Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
Alamat : Perumahan Bukit Khatulistiwa 2 Goa Ria Sudiang

Judul : Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medik
Di Rumah Sakit Umum Daerah Nene Mallomo
Kabupaten Sidrap
Menyatakan dengan sesungguhnya dan penuh kesadaran bahwa skripsi ini
benar adalah hasil karya sendiri. Jika dikemudian hari terbukti bahwa ia
merupakan duplikat, tiruan, plagiat, atau dibuat orang lain, sebagian atau
seluruhnya, maka skripsi dan gelar yang diperoleh karenanya batal demi hukum.
Gowa, 8 Agustus 2022
Penyusun
Ayu Magfirah
NIM.70200117083
ii
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan nikmat iman dan Islam sehingga kita masih bisa menjalankan
aktivitas untuk mengharapkan ridho Allah sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi sebagai salah satu syarat meraih gelar sarjana kesehatan masyarakat yang
berjudul “Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medik Di Rumah Sakit Umum
Daerah Nene Mallomo Kabupaten Sidrap”.
Semoga shalawat dan salam tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi
Muhammad SAW yang telah membawa kita dari jalan yang gelap gulita menuju
jalan yang terang benderang.
Skripsi ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat utama dalam meraih
gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat (SKM). Pada jurusan Kesehatan Masyarakat,
Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan, Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar (UIN). Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak
terlepas dari pihak yang memberikan doa, semangat dan arahan. Oleh karena itu,
penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Prof. Drs. Hamdan Juhannis M.A, Ph.D selaku Rektor UIN Alauddin
Makassar dan para Wakil Rektor I Prof. Dr. Mardan, M.Ag., Wakil Rektor
II Prof. Dr. Wahyudin, M.Hum., Wakil Rektor III Prof. Dr. Darussalam,
M.Ag., Wakil Rektor IV Dr. H.Kamaluddin Abunawas, M.Ag.
2. Dr. dr. Syatirah Jalaluddin, Sp.A.,M.Kes selaku dekan Fakultas
Kedokteran dan Ilmu Kesehatan dan para Wakil Dekan I Dr. Hj. Gemy
Nastity Handayany, S.Si., M.Si., Apt., Wakil Dekan II
Dr. H. M. Fais Satrianegara, SKM., MARS., Wakil Dekan III
Prof. Dr. Mukhtar Lutfi, M.Pd..
3. Abd. Majid HR Lagu, SKM., M. Kes selaku Ketua Prodi Kesehatan
Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Alauddin
Makassar.
iv
4. Dr. H. M. Fais Satrianegara., SKM., MARS selaku pembimbing 1 yang
telah meluangkan waktu, tenaga dan fikiran dalam proses penulisan skripsi
ini
5. Surahmawati, SKM., M.Adm. Kes selaku pembimbing 2 yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan fikiran dalam proses penulisan skripsi ini
6. Dr. Sitti Raodhah, SKM., M.Kes selaku penguji 1 yang senantiasa
memberikan arahan dan perbaikan dalam penyusunan.
7. Dr. Syamsidar, M.Ag selaku penguji 2 yang telah memberikan saran dan
masukan khususnya pada integrasi keislaman dalam skripsi ini.
8. Para Dosen Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan UIN Alauddin
Makassar yang memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.
9. Pengelola Seminar Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas
Kedokteran dan Ilmu Kesehatan yang membantu dalam administrasi
persuratan dan kelengkapan berkas seminar.
10. Direktur dan para pegawai RSUD Nene Mallomo yang bersedia
memberikan informasi dan menjadi subjek dalam penelitian.
11. Kepada kedua orang tua bapak Sudirman Yasin dan ibunda Hj. Ashariah
Kasim atas doa dan dukungan yang tak terhingga.
12. Kepada saudaraku tercinta Pratiwi Suharyati, SH dan suami Andi Agung
Muliawansah, SE yang telah memberi dukungan dan semangat dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
13. Seluruh keluarga besar Anthophila 2017, rekan peminatan ARS 2017 yang
senantiasa memotivasi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Atas segala bantuan yang diberikan kepada penulis, penulis mengucapkan
banyak terima kasih semoga Allah SWT memberi balasan yang setimpal. Aamiin.
Gowa, 02 Agustus 2022
Penulis
v
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

KEASLIAN SKRIPSI ........................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii
ABSTRAK ......................................................................................................... viiii
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................1
A. Latar Belakang ..................................................................................1
B. Rumusan Masalah .............................................................................7
C. Fokus Penelitian dan Deskripsi Fokus ............................................7
D. Tujuan penelitian ..............................................................................8
E. Manfaat penelitian ............................................................................8
F. Kajian Pustaka Penelitian Terdahulu .............................................9
BAB II TINJAUAN TEORITIS...............................................................11
A. Tinjauan Umum Tentang Rumah Sakit ........................................11
B. Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis.......................................11
C. Tinjauan Umum Tentang Rawat Jalan .........................................17
D. Tinjauan Tentang Sumber Daya Manusia Perekam Medis Dan
Informasi Kesehatan .......................................................................18
E. Manajemen Sumber Daya Manusia ..............................................19
F. Kerangka Teori................................................................................31
G. Kerangka Konsep ............................................................................32
BAB III METODE PENELITIAN ...........................................................33
A. Jenis Penelitian dan Lokasi Penelitian ..........................................33
B. Pendekatan Penelitian.....................................................................33
C. Sumber Data ....................................................................................33
D. Metode Pengumpulan Data ............................................................34
E. Instrumen Penelitian .......................................................................34
F. Teknik Analisis ................................................................................34
G. Keabsahan Data ...............................................................................35
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN..............................................................36
vi
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian .............................................36
B. Karakteristik Informan ..................................................................37
C. Hasil Penelitian ................................................................................38
D. Pembahasan .....................................................................................46
E. Keterbatasan Penelitian ..................................................................64
BAB V PENUTUP ................................................................................................65
A. Kesimpulan ......................................................................................65
B. Implikasi ...........................................................................................66
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................67
vii
ABSTRAK
Nama : Ayu Magfirah

Nim : 70200117083
Judul : Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medik Di Rumah
Sakit Umum Daerah Nene Mallomo Kabupaten Sidrap
Rekam medis menjadi elemen penting yang diperlukan dalam kegiatan
rumah sakit. Rekam medis merupakan dokumen pencatatan mengenai identitas
pasien, riwayat pemeriksaan, jenis pengobatan setiap tindakan yang dipilih ketika
menggunakan jasa pelayanan kesehatan. Oleh karena itu membutuhkan sistem
pengelolaan yang baik.
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan sumber atau referesi terkait
sistem pengelolaan Rekam Medik Di Rumah Sakit Umum Daerah Nene Mallomo
Kabupaten Sidrap. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan
pendekatan studi kasus. Data yang digunakan adalah data primer yang berupa
hasil wawancara dan hasil observasi langsung serta telaah dokumen. Informan
dalam penelitian ini yaitu sebanyak 5 orang.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem rekam medik di RSUD Nene
Mallomo belum optimal. Kualitas sumber daya manusia serta sarana dan
prasarana yang masih kurang menghambat proses pengelolaan berkas rekam
medik. Proses pengelolaan berkas yang dimulai dari pemilahan, pemberian kode
dan indeks, penyimpanan dan pembuatan laporan. Berkas rekam medis yang
dibutuhkan telah tersedia namun ketersediaan sarana dan prasarana yang belum
memadai sebagai faktor yang menunjang pelaksanaan pengelolaan berkas rekam
medis.
Diharapkan RSUD Nene Mallomo untuk melaksanakan kegiatan
pelatihan secara rutin untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
serta penyediaan sarana dan prasarana berupa lemari dan rak penyimpanan untuk
menghindari berkas yang salah selip, bercampur hingga tercecer.
Kata Kunci : Sistem Pengelolaan, Rekam Medis, Rumah sakit
viii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit menjadi lembaga institusi yang berperan dalam memberikan
pelayanan kesehatan bagi sejumlah manusia dengan karakter yang berbeda-beda
yang didorong oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan, serta
keadaan sosial ekonomi manusia yang diharuskan mampu memajukan dan
meningkatkan pelayanan yang berkualitas dan berprestasi bagi masyarakat dalam
rangka mencapai derajat kesehatan yang paling tinggi. Rumah Sakit sebagai
institusi yang menyediakan pelayanan kepada setiap individu dengan sempurna
yaitu rawat inap, rawat jalan dan perawatan darurat.
Rumah sakit sebagai aspek integral dalam organisasi sosial dan kesehatan
dengan tujuan memberikan pelayanan secara penuh kepada masyarakat untuk
penyembuhan (kuratif) dan pencegahan (preventif) suatu penyakit. Peran rumah
sakit sebagai penyedia pelayanan kesehatan yaitu mempercepat proses
peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Rumah sakit memerlukan beberapa
dukungan dari berbagai instansi dalam melakukan upaya meningkatkan pelayanan
yang bermutu secara efisien. Keberadaan rekam medik menjadi salah satu faktor
pendukung untuk mencapai keberhasilan suatu upaya yang dilakukan berdasarkan
standar yang berlaku (Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait, 2019).
Rumah sakit memerlukan rekam medis untuk melaksanakan suatu kegiatan,
rekam medis merupakan dokumen pencatatan mengenai identitas pasien, riwayat
pemeriksaan, jenis pengobatan setiap tindakan yang dipilih ketika menggunakan
jasa pelayanan kesehatan (Permenkes No.55 Tahun 2013). Informasi yang
tercantum dalam rekam medis seperti riwayat pemeriksaan dan perawatan
1
2
kesehatan pasien yang dipakai untuk melakukan mengolah, merencanakan dan
memberi pelayanan kesehatan yang dapat digunakan sebagai media penelitian
untuk sebuah pelayanan kesehatan dalam bentuk statistik.
Proses pelayanan kepada pasien memerlukan rekam medis dalam setiap
kegiatan rumah sakit. Kualitas pelayanan rumah sakit dipengaruhi oleh rekam
medis yang tidak menunjang dan mendukung serta sistem pelaporan yang baik
oleh sumber daya. (Pamboaji, 2020) ketika pasien telah diterima di rumah sakit,
dimulailah proses penyelenggaraan rekam medis, selanjutnya melakukan
pendataan pasien selama menggunakan pelayanan kesehatan di rumah sakit,

kemudian penanganan berkas baik untuk penyimpanan maupun pengeluaran
apabila ada permintaan peminjaman. Pencatatan dan pengolahan data yang baik
merupakan proses penyelenggaraan rekam medis yang baik. Bagian
penyimpanan merupakan salah satu bagian dari pengolahan data (Simanjuntak &
Wati Oktavin Sirait, 2019).
Berdasarkan beberapa penelitian sebelumnya ditemukan bahwa sebanyak
tiga kali dalam sehari beberapa berkas tidak ditemukan dalam proses pencarian
Berkas Rekam Medis (BRM) pasien yang akan berobat, kesalahan tersebut
memerlukan pengendalian untuk menghindari dan meminimalisir kejadian dalam
menyisipkan dokumen. Kesesuaian antara rencana dan harapan terhadap kegiatan
yang akan dilaksanakan merupakan langkah pengendalian, serta melakukan proses
perbaikan untuk mencapai sebuah harapan jika ditemukan adanya kesalahan (Putri &
Putri, 2019).
Seringnya terjadi kesalahan dipengaruhi oleh tidak terlaksananya sistem
penyimpanan dengan baik di rumah sakit, khususnya di bagian rak penyimpanan
berkas rekam medis seperti ketidaksesuaian tempat berkas rekam medis,
kesalahan dalam penyimpanan serta berkas yang tidak ditemukan di rak

3
penyimpanan (misfile). Adanya kesalahan yang terjadi akan menambah beban
kerja petugas untuk membuat catatan rekam medis bagi pasien lama, proses
pendaftaran memerlukan waktu yang lebih lama dan berkas yang berganda pada
rak penyimpanan. Pelayanan kepada pasien akan terhambat jika informasi tidak
tersedia khususnya riwayat penyakit sebelumnya (Simanjuntak & Wati Oktavin
Sirait, 2019).
Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dikendalikan oleh rekam medis dan
sumber daya manusia. Pentingnya keberadaan sumber daya manusia selaku
manajemen di setiap perusahaan untuk melakukan pengelolaan, pengaturan,

pengurusan, dan penggunaan SDM dalam mencapai sebuah tujuan perusahaan
agar lebih produktif, efisien dan efektif. Terjadinya kegagalan dalam menentukan
target maupun tujuan dipengaruhi oleh SDM yang tidak dikelola dengan baik (E.
Wati, 2019) .
Menurut penelitian dengan judul analisis unsur manajemen dalam
pengolahan rekam medis di Rumah sakit TNI AU-Lanud Roesmin Nurjadin
ditemukan belum memadainya jumlah sumber daya manusia yang tersedia pada
unit rekam medis yang menyebabkan beberapa pegawai bekerja secara ganda,
jumlah pasien yang mengunjungi pelayanan kesehatan menjadi faktor yang
dipertimbangkan agar petugas dapat memberi pelayanan secara optimal. Latar
belakang pendidikan menjadi kriteria utama dalam penempatan petugas di unit
rekam medis, namun kurangnya SDM yang tersedia menyebabkan beberapa
bagian dibantu oleh petugas dengan latar belakang pendidikan yang tidak sesuai
yang mengakibatkan pelatihan rekam medis tidak diikuti oleh seluruh petugas
(Ulfa, 2018).
Penelitian lain dengan judul faktor penyebab missfile pada berkas rekam
medis di Rumah Sakit menunjukan bahwa faktor yang memiliki potensi besar
4
dalam petugas rekam medis adalah riwayat pendidikan, ketidaksesuaian antara
kemampuan kompetensi dan standar yang berlaku terhadap riwayat pendidikan
akan menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam bekerja. Riwayat
pendidikan D3 rekam medis dan informasi menjadi ketentuan yang diberlakukan
oleh permenkes apabila ingin bekerja di bagian rekam medis (Putri & Putri, 2019).
Dalam penelitian yang dilakukan (Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait,
2019). Riwayat pendidikan yang dimiliki petugas membawa pengaruh yang besar
dalam meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih produktif, sesuainya standar
pendidikan dan kompetensi yang dimiliki akan mempermudah dalam bekerja

karena petugas akan lebih cepat dalam menemukan sebuah dokumen dan
menyimpan kembali di tempat yang sesuai.
Selain riwayat pendidikan hal lain yaitu ketersediaan sarana prasarana dan
bahan material menjadi bagian yang sangat penting yang dapat mendukung
penyimpanan berkas rekam medis, tidak disediakannya map sebagai tempat
penyimpanan berkas rekam medis akan menyebabkan berkas mudah sobek karena
tidak adanya pelindung. Petugas yang melakukan pencarian berkas akan

mengalami kesulitan karena berkas tersebut tidak ditemukan karena terjadi
kerusakan. Berkas yang disimpan dengan cara ditumpuk dan berdekatan menjadi
penyebab sulitnya petugas mencari berkas rekam medis dikarenakan memerlukan
pengecekan secara detail melalui nomor rekam medis (T. G. Wati & Nuraini,
2019).
Hasil penelitian (Valentina & Winda Andryani Sinaga, 2021) tentang unsur
manajemen 5 M dalam pelaksanaan penyimpanan rekam medis menunjukkan
perlunya peningkatan dalam unsur penyimpanan material terutama penyediaan
tracer, buku ekspedisi serta map family folder (Valentina & Winda Andryani
Sinaga, 2021).
5
Sejalan dengan penelitian analisis penyebab kerusakan berkas rekam medis
di Rumah Sakit Universitas Airlangga ditemukan bahwa ketebalan bahan map
yang digunakan telah sesuai namun memiliki desain yang tidak sesuai dengan
ukuran berkas yang menyebabkan petugas kesulitan mencari potongan kertas
karena terjadi robekan pada ujungnya. Keamanan, kerapian dan teraturnya berkas
rekam medis menjadi dampak yang ditimbulkan pada ruang penyimpanan apabila
terjadi kerusakan. Belum memadainya ketersediaan rak penyimpanan akan
mempengaruhi proses penataan berkas yang menyebabkannya tidak rapi (Aulia
Nurul K,Novia Nuraini, 2020).

Selain faktor tersebut terdapat juga yang mempengaruhi suatu kejadian
missfile yaitu machine dimana kegiatan rekam medis dapat terlaksana dengan baik
apabila tersedianya fasilitas yaitu alat yang menunjang dalam pelaksanaan
kegiatan rekam medis secara operasional maupun non operasional dalam memberi
pelayanan pada unit rekam medis oleh petugas secara cepat dan tepat. Penelitian
yang berjudul faktor penyebab missfile pada berkas rekam medis di Rumah Sakit
dimana tidak disediakannya tracer dalam sebuah machine menjadi penyebab

kejadian missfile. Kejadian missfile dapat diminimalisir dengan menggunakan alat
bantu yaitu tracer dalam melakukan proses pengambilan dan pengembalian berkas
rekam medis (Putri & Putri, 2019).
Penelitian lain dengan judul analisis faktor penyebab keterlambatan
pengembalian rekam medis di rumah sakit diperoleh pengadaan sarana yang belum
maksimal seperti pengadaan komputer dan rak rekam medis. Adapun faktor
penyebab keterlambatan pengendalian rekam medis disebabkan oleh komponen
machine sebanyak 33,3% (Dewi et al., 2021). Dalam menghindari terjadinya
kejadian missfile maka petugas harusmemiliki standar dan kompetensi yang sesuai
seperti pendidikan harus berlatar belakang minimal pendidikan D3 Rekam medis

6
maka selain dapat meminimalkan kejadian missfile juga meningkatkan kualitas
kerja (Aulia Nurul K,Novia Nuraini, 2020).
Agar semua pengelolaan rekam medis terlaksana dengan baik diperlukan
adanya manajemen yang baik. Kegiatan mengatur, merencanakan, mengorganisir,
memberi arahan dan pengendalian merupakan manajemen rekam medis yang
digunakan dalam proses penentuan dalam mencapai target dengan memanfaatkan
ketersediaan sumber daya manusia secara efektif dan efisien agar organisasi dapat
mencapai tujuannya. Terdapat 5 unsur manajemen yaitu Man, Money, Material,
Machine dan method yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan (Ulfa, 2018).
Pelayanan kesehatan akan terhambat apabila berkas rekam medis tidak
disimpan dengan tepat. Rumah Sakit Umum Daerah Nene Mallomo merupakan
RSUD pemerintah serta ialah rumah sakit tipe C yang terletak di Kabupaten
Sidenreng Rappang, Sulawesi Selatan. Pelayanan kesehatan di rumah sakit ini
didukung oleh ketersediaan dokter spesialis dan didukung oleh sarana Kesehatan
yang lain. Tidak hanya RSUD Nene Mallomo pula merupakan rumah sakit
referensi buat sarana Kesehatan lingkungan tingkat pertama.

Informasi data SDM di RSUD Nene Mallomo yaitu adanya klinik 22 orang,
perawatan 208 orang, kebidanan 50 orang, took obat 19 orang, Kesehatan
masyarakat 37 orang, Kesehatan lingkungan 4 orang, gizi 8 orang, fisioterapi 2
orang, professional klinik 7, perancangan biomedik 23 orang.
Berdasarkan hasil survey awal yang telah dilakukan di RSUD Nene Mallomo
ditemukan pengelolaan rekam medis belum optimal salah satunya adalah tidak
adanya ruang khusus penyimpanan berkas yang menyebabkan bergabungnya
ruang kerja dan ruang dokumen, ketidaksesuaian antara jarak dan rak
penyimpanan berdasarkan standar pelayanan. Penentuan diagnosa oleh dokter
dengan tidak spesifik akan menyebabkan terjadinya missfile dan human error
7
ketika petugas akan membuat laporan secara internal maupun eksternal karena
akan berpengaruh terhadap proses penyusunan dan perencanaan rumah sakit.
Instansi kesehatan akan memperoleh hasil yang tidak optimal apabila
menggunakan laporan yang salah. Proses pengisian data memerlukan adanya
kesesuaian antara kejadian, akurat, dan terpercaya untuk dijadikan sebagai
informasi dalam pembuatan laporan secara lengkap, detail dan tepat waktu. Dari
penjelasan tersebut maka calon peneliti merasa perlu untuk meneliti mengenai
sistem pengelolaan rekam medis di RSUD Nene Mallomo.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan terkait permasalahan
berkas yang salah selip, maka rumusan masalah yang ditarik adalah “bagaimana
gambaran sistem pengelolaan rekam medis di instalasi rekam medis RSUD Nene
Mallomo?”.
C. Fokus Penelitian dan Deskripsi Fokus
1. Fokus Penelitian
Pengelolaan rekam medis di RSUD Nene Mallomo menjadi fokus
yang diteliti yang mana dilihat dari pendekatan sistem mulai dari input,
yaitu sumber daya manusia, standar operasional prosedur, dan sarana
prasarana. Kemudian proses, yaitu assembling, coding and indeksig, filling,
dan analysing. Terakhir output, yaitu ketersediaan berkas rekam medis.
2. Deskripsi Fokus
Penelitian ini berfokus pada sistem pengelolaan rekam medis yang
ditelusuri dari segi input berupa sumber daya manusia yang bertindak
sebagai pengelola dan sarana dan prasarana yang membantu pekerjaan
petugas rekam medis. Segi proses yaitu bagaimana alur pengelolaan rekam
medis yang dimulai dari Assemblig, Coding dan Indeksig, Filling dan
8
Analysing. Segi output yaitu hasil dari unit rekam medis berupa
ketersediaan berkas rekam medis serta sarana dan prasarana yang
menunjang pelaksanaannya.
D. Tujuan penelitian
1. Tujuan Umum
Penelitian ini memiliki tujuan umum untuk mengetahui bagaimana
gambaran sistem pengelolaan rekam medis di RSUD Nene Mallomo
Kabupaten Sidrap Tahun 2022.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis di RSUD Nene
Mallomo dilihat dari input berupa ketersediaan sumber daya manusia
dan sarana prasarana.
b. Mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis dilihat dari sisi
proses berupa assembling, coding and indeksig, filling, dan analysing.
c. Mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis dilihat dari
output berupa ketersediaan berkas rekam medis.

E. Manfaat penelitian
1. Rekam medis
Menjadi acuan akan pentingnya pemberian pelayanan kesehatan secara
efektif sehingga rekam medis dapat dikelola dengan baik.
2. Teoritis
Menjadi informasi tambahan dan masukan dalam mengambil kebijakan
terhadap pengelolaan berkas rekam medis di Rumah sakit.
3. Praktis
Sebagai literatur tambahan dalam pengembangan ilmu pengetahuan
yang mendukung penelitian yang akan datang.

F. Kajian Pustaka Penelitian Terdahulu
Tabel 1. Penelitian Terdahulu Yang Terkait Dengan Pengelolaan Rekam Medis
Nama
No Penelitian, Judul Penelitian Metode Penelitian Variabel Penelitian Hasil Penelitian
Tahun
1 (Angga Saputra Perbandingan pengetahuan Eksperimen Pengetahuan, Kategori pemahaman sebelum pelatihan, paham
& Haryani petugas rekam medis untuk kuantitatif, sebanyak pemahaman, analisa (50%) dan tidak paham (50%), terjadi
Octaria, 2021) pencapaian standar pengelolaan 6 sampel dengan dan aplikasi peningkatan hingga 100% setelah pelatihan.
rekam medis sebelum dan sesudah teknik total sampling. Tidak terjadi peningkatan pada kategori
pelatihan di rumah sakit bersalin Kuesioner pengetahuan sebelum dan setelah penelitian
annisa pekanbaru tahun 2019 yaitu 100%. Kategori Analisa sebelum
pelatihan, bisa (75%) dan tidak bisa (25%),
terjadi peningkatan hingga 100% setelah
pelatihan. Kategori Aplikasi sebelum pelatihan,
bisa (75%) dan tidak bisa (25%) terjadi
peningkatan hingga 100% setelah pelatihan.
(Handayuni & Analisa pelaksanaan pengelolaan Kualitatif dengan Pendidikan dan Tidak terdapat petugas dengan latar belakang
2 Handayani, rekam medis di puskesmas muara menggunakan pengetahuan pendidikan tamatan rekam medis, tidak pernah
2020) madras kecamatan jangka provinsi pendekatan mendapatkan pelatihan kecuali p-care.
Jambi fenomenologi Minimnya pengetahuan mengenai pengelolaan
rekam medis dengan latar belakang pendidikan
yaitu bidan sera tidak adanya pelatihan petugas.
3 (Ayuningrum et Pendekatan sistem dalam Metode USG untuk kepala rekam medis, Ketersediaan petugas rekam medis yang masih
al., 2020) pengelolaan rekam medis di prioritas masalah. petugas assembling, kurang disertai dengan latar belakang
rumah sakit mitra sehat situbondo petugas coding, dan pendidikan dan tidak adanya pelatihan. Tidak
petugas filling. tersedianya komputer dan buku laporan rawat
inap, panasnya suhu ruangan, serta kurangnya
jumlah rak penyimpanan.
4. (Maliang et al., Sistem pengelolaan rekam medis Kualitatif dengan Pengelompokan, Sistem penyimpanan rekam medis
2019) pendekatan mereduksi, menggunakan cara sentralisasi, yaitu
fenomenologi pembuatan kategori, penggabungan laporan pasien rawat jalan dan
analisis dan perawatan darurat. Pemberian kode
interpretasi dalam penyimpanan di setiap rak berdasarkan alamat
bentuk narasi pasien.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
A. Tinjauan Umum Tentang Rumah Sakit
1. Definisi
Rumah sakit sebagai aspek integral dalam organisasi sosial dan
kesehatan dengan tujuan memberikan pelayanan secara penuh kepada
masyarakat untuk penyembuhan (kuratif) dan pencegahan (preventif) suatu
penyakit. Salah satu fungsi rumah sakit adalah menjadi pusat pelatihan dan
penelitian bagi tenaga medis (World Health Organization, 1957).

Rumah sakit menjadi lembaga institusi yang berperan dalam
memberikan pelayanan kesehatan bagi sejumlah manusia dengan karakter
yang berbeda-beda yang didorong oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi kesehatan, serta keadaan sosial ekonomi manusia yang diharuskan
mampu memajukan dan meningkatkan pelayanan yang berkualitas dan
berprestasi bagi masyarakat dalam rangka mencapai derajat kesehatan yang
setinggi-tingginya (undang-undang No.44 Tahun 2009) dalam (Nomor et al.,

2020).
B. Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis
1. Definisi Rekam medis

Rekam medis digunakan sebagai bukti apabila terjadi kesenjangan
medis antara dokter dan pasien. Pasien dapat mengetahui jumlah biaya yang
dibutuhkan untuk perawatan dan pengobatan melalui sarana finansial yaitu
rekam medis. Masalah dapat dipecahkan secara ilmiah apabila data rekam
medis digunakan untuk kegiatan penelitian dan pendidikan. Kesehatan
pasien dapat terjamin apabila rekam medis digunakan sebagai sarana dalam
mendokumentasikan laporan.
11
12
Rumah sakit maupun dokter memiliki kewajiban untuk menjaga dan
merahasiakan data pribadi milik pasien yang tercantum dalam catatan rekam
medis. Dokter diperbolehkan untuk menyampaikan isi rekam medis pasien
melalui pemberian izin secara tertulis. Hak pasien yang perlu menjadi pusat
perhatian adalah merahasiakan isi dari rekam medis. Pasien dapat
melakukan penuntutan kepada pihak berwajib apabila isi rekam medis
disebarluaskan tanpa izin darinya yang menimbulkan kerugian (Abarca,
2021)
2. Tujuan Rekam Medis

Meningkatkan upaya pelayanan kesehatan demi mewujudkan
keteraturan yang menunjang proses administrasi di rumah sakit merupakan
tujuan rekam medis. Tata tertib administrasi pada rumah sakit akan sesuai
harapan apabila didukung oleh sistem pengelolaan rekam medis dengan baik
dan benar. Salah satu faktor penentu dalam upaya pelayanan kesehatan di
rumah sakit adalah tata tertib administrasi (Nomor et al., 2020)
3. Kegunaan Rekam Medis

Berikut adalah kegunaan rekam medis yang ditinjau dari berbagai
aspek, yaitu:
a. Aspek dan nilai administrasi berisi pelayanan kesehatan berupa
tindakan yang dilakukan oleh tenaga medis dan paramedis yang
disesuaikan dengan tanggungjawab dan aturan yang berlaku.
b. Aspek Medis Catatan rekam medis yaitu mempersiapkan rencana
dasar dalam memilih jenis perawatan yang dibutuhkan oleh pasien
untuk meningkatkan dan mempertahankan kualitas pelayanan yang
diberikan melalui kegiatan audit medis, penanganan risiko secara
klinis, memberi rasa aman kepada pasien dan perhitungan biaya.

13
c. Aspek Hukum Berkas rekam medis berisi jaminan dan kepastian
yang diberikan kepada pasien yang bernilai hukum dalam
memperoleh keadilan. Rekam medis berisi informasi mengenai
identitas pasien, riwayat pemeriksaan, jenis pengobatan yang
digunakan, dan tindakan yang dilakukan selama memperoleh
pelayanan kesehatan. Sedangkan rekam medis menjadi milik dokter
dan rumah sakit.
d. Aspek Keuangan Berkas rekam medis berisi informasi perihal jumlah
biaya yang harus dikeluarkan berdasarkan jenis pengobatan yang

dilakukan oleh pasien, seperti terapi dan tindakan yang diperoleh
selama menjadi pasien di rumah sakit.
e. Aspek Penelitian Berkas rekam medis dapat dijadikan sebagai
informasi dan data yang menunjang sebuah penelitian untuk
mengembangkan ilmu pengetahuan khususnya bidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan Berkas rekam medis dapat dijadiakan sebagai
informasi karena berisi kronologi perkembangan dari suatu tindakan

yang diterima oleh pasien. Penggunaan informasi dijadikan sebagai
bahan referensi pengajaran seperti pendidikan di bidang kesehatan.
g. Aspek Dokumentasi Berkas rekam medis digunakan sebagai laporan
pertanggungjawaban dalam sebuah rumah sakit yang menjadi alat
bukti terhadap isi dari rekam medis karena merupakan sumber
ingatan. Kesesuaian antara prosedur dan aturan yang berlaku menjadi
salah satu faktor yang memudahkan proses dokumentasi secara efektif
(Nomor et al., 2020).
4. Isi Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

Proses pengisian rekam medis oleh petugas memerlukan adanya
14
referensi yang benar agar dapat menghindari terjadinya kesalahan,
ketertinggalan data dan keterangan terhadap perawatan yang diperoleh
pasien. Isi dari rekam medis bagi pasien rawat jalan menurut permenkes
RI No. 269 Tahun 2008 yang terdapat dalam pasal 3 ayat (1) yaitu:
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil pemeriksaan berdasarkan keluhan dan riwayat penyakit yang
diderita
d. Hasil pemeriksaan secara fisik dan medis.

e. Penegakan diagnosis
f. Perencanaan tata laksana
g. Pengobatan dan tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Odontogram klinik bagi pasien yang memeriksakan gigi
j. memerlukan persetujuan terhadap tindakan yang diambil
(Abarca, 2021)
5. Isi Dokumen Rekam Medis Rawat Inap

Rekam medis bagi pasien rawat inap berisi :
a. identitas pasien
b. tanggal dan waktu
c. hasil pemeriksaan berdasarkan keluhan dan riwayat penyakit
d. hasil pemeriksaan fisik dan medis
e. penegakan diagnosis
f. perencanaan tatalaksana
g. pengobatan dan tindakan
h. memerlukan persetujuan terhadap tindakan yang diambil

15
i. pencatatan hasil observasi secara klinis berdasarkan hasil pengobatan.
j. ringkasan pulang (discharge summary)
k. mencantumkan nama dan tanda tangan petugas kesehatan yang
memberikan pelayanan kesehatan
l. tenaga kesehatan memberikan pelayanan lain
m. Odontogram klinik bagi pasien yang memeriksakan gigi
(Abarca, 2021)
6. Kelengkapan Isi Rekam Medis

Pasien yang telah mendapatkan pelayanan kesehatan harus segera
dibuatkan laporan medis secara lengkap dan menyeluruh berdasarkan
pedoman dari (Departemen Kesehatan RI, 1997) sebagai berikut:
a. Laporan catatan rekam medis ditulis dalam kurun waktu paling lambat
yaitu 1 x 24 jam setelah pasien melakukan konsultasi.
b. Dokter maupun tenaga kesehatan membubuhkan tanda tangan pada
laporan berkas rekam medis yang dilengkapi dengan nama yang jelas
dan berisi tanggal pemeriksaan pasien sesuai dengan tugas dan

kewajibannya.
c. Dokter yang bertindak sebagai pembimbing memiliki tanggungjawab
terhadap mahasiswa yang sedang melakukan pencatatan terhadap
laporan pasien yang berisikan tanda tangan dokter yang merawat.
d. Residen yang bertugas untuk mencatat laporan harus menyampaikan
setiap kegiatan yang dilakukan kepada pembimbing yaitu dokter.
e. Apabila terjadi kesalahan dalam penulisan, dokter harus segera
melakukan koreksi sebelum bertandatangan. Laporan yang telah
ditulis, tidak boleh ada yang dihapus (Nomor et al., 2020).

16
7. Mutu Rekam
Rekam medis berdasarkan dari Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008
digunakan untuk menganalisis secara kuantitatif, kualitatif, dan statistik yang
dilaksanakan dengan baik untuk dilaporkan kepada petugas rekam medis
yang melakukan pencatatan, agar menghindari adanya berkas yang kurang
akan menyebabkan data yang tidak akurat. Laporan yang tidak lengkap harus
dilakukan proses tindak lanjut untuk membuat laporan rekam medis secara
lengkap (PERMENKES RI, 2008). Berikut berkas kelengkapan rekam medis
berdasarkan indikator:
a. Dokter melengkapi isi rekam medis pasien jika telah selesai melakukan
perawatan dalam waktu <24 jam setelah pulangnya pasien.
b. Proses pengisian data rekam medis harus dilakukan dilakukan secara teliti
dan tepat berdasarkan kondisi yang sebenarnya untuk memperoleh laporan
yang akurat.
c. Proses pengisian dan pengembalian harus dilakukan dengan tepat waktu
sesuai dengan aturan yang berlaku.

d. Aspek hukum yang tercantum:
1. Tidak menggunakan pensil dalam menulis data rekam medis
2. Tidak adanya coretan
3. Coretan dapat dianggap benar apabila catatan yang sebenarnya tidak
dikurangi atau dihilangkan
4. Dokter maupun tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan secara
langsung kepada pasien harus bertanda tangan dalam lembar rekam
medis
5. Tertera tanggal dan waktu pemeriksaan dilakukan
6. Tindakan yang diambil memerlukan adanya surat persetujuan.

17
C. Tinjauan Umum Tentang Rawat Jalan
1. Definisi
Pelayanan rawat jalan (ambulatory service) adalah pelayanan yang
ditawarkan untuk pasien yang tidak memerlukan perawatan rawat inap di
rumah sakit atau fasilitas pelayanan kesehatan. Rumah sakit, puskesmas,
maupun klinik juga menyediakan perawatan secara rawat jalan bahkan
beberapa pasien melakukan rawat jalan di rumahnya. Menurut Keputusan
Menteri Kesehatan Nomor 1165/Menkes/SK/X/2007 mendefinisikan
pelayanan rawat jalan sebagai bentuk observasi, penegakan diagnosis,

upaya pengobatan, rehabilitasi medik dan beberapa pelayanan lainnya
dengan tidak menginap di rumah sakit (KEPMENKES RI, 2007).
2. Mekanisme Penerimaan Pasien

Mekanisme prosedur rawat jalan dalam menerima pasien menurut
(Departemen Kesehatan RI, 1997)
a. Pasien Baru
Pasien yang baru mengunjungi pelayanan kesehatan akan

ditempatkan di bagian penerimaan yang selanjutnya petugas
melakukan wawancara untuk mengisi formulir mengenai riwayat
penyakit yang berisi identitas sosial. Apabila pasien telah selesai
melakukan pengobatan, bagian poliklinik harus mengembalikan
semua berkas rekam medis. Rekam medis pasien akan dikirim pada
ruang perawat jika pasien memerlukan perawatan.
b. Pasien Lama
Pasien yang telah tercatat telah mengunjungi pelayanan
kesehatan sebelumnya, pasien langsung mengunjungi tempat
pendaftaran khusus pasien lama kemudian menuju tempat

18
penerimaan berdasarkan standar yang berlaku yaitu mengunjungi
karena adanya janji dengan dokter ataupun atas kehendak sendiri
(Nomor et al., 2020)
D. Tinjauan Tentang Sumber Daya Manusia Perekam Medis Dan Informasi
Kesehatan
Dalam bidang manajemen, rumah sakit mulai lebih aktif dalam
memasarkan produk layanan dan menggunakan information system untuk
penyelesaian tugas-tugas manajemen. Pola pengendalian sumber daya rumah
sakit bergeser ke arah kemampuan manajemen. Yaitu pasien masih menjadi

sumber utama penghasilan rumah sakit walaupun pada periode ini peranan
dokter masih dominan dalam mengendalikan pemasukan pasien ke rumah
sakit. Manajer administrasi atau administrator rumah sakit sangat berperan
dalam negosiasi dengan asuransi kesehatan, komisi-komisi akreditasi rumah
sakit, dan sebagai juru bicara (humas) yang berhadapan dengan media
publikasi dan masyarakat, sehingga administrator dapat menjadi CEO (Chief
Executive Officer) yang berwenang penuh dalam manajemen rumah sakit

(Satrianegara, 2014).
Tujuan dari manajemen pelayanan kesehatan adalah untuk memperoleh
sumber daya, efektivitas, dan mengelola keperawatan, efisiensi, kualitas, dan
peningkatan kesehatan. Tetapi beberapa orang berpendapat bahwa rumah
sakit tidaklah mudah dikelola seperti mengelola usaha hotel dan klinik. Jika
di klinik atau di beberapa rumah sakit biasanya dokter berkuasa atas
pelayanan medik dengan mengarahkan langsung pada banyak pegawai yang
lebih dianggap sebagai tenaga penunjang suatu rumah sakit.
Petugas yang bertugas dalam bidang rekam medis harus memiliki
riwayat pendidikan formal rekam medis dan informasi. Berdasarkan aturan

19
dari Menteri Kesehatan RI No. 55 Tahun 2013 menyampaikan bahwa
petugas rekam medis adalah orang yang telah menyelesaikan pendidikan
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan berdasarkan undang-undang yang
ditetapkan. Pada tahun 2014 diterbitkan Undang-Undang RI No. 36 Tahun
2014 perihal tenaga kesehatan, bahwa petugas rekam medis diberi tugas dan
tanggungjawab dalam melaksanakan wewenang secara paripurna adalah
seorang Pegawai Negeri Sipil dan melaporkan kepada pihak yang
berwenang dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan rekam medis informasi
kesehatan terhadap sarana kesehatan. Jabatan fungsional petugas rekam

medis dan penyalur informasi berdasarkan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI No. 30 Tahun
2013, yaitu
1. Perekam Medis Terampil

a. Petugas rekam medis sebagai pelaksana
b. Pelaksanaan kegiatan lanjutan oleh petugas rekam medis
c. Petugas rekam medis pengganti
2. Perekam Medis Ahli

a. Petugas rekam medis Pertama
b. Petugas rekam medis Muda
c. Petugas rekam medis Madya (National & Pillars, n.d.)
E. Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Definisi Manajemen
Manajemen secara umum adalah manajemen sumber daya manusia
seperti manajemen keuangan, pemasaran dan operasi. Organisasi menerapkan
manajemen sumber daya manusia sebagai kajian yang sangat penting karena
organisasi tidak hanya berhadapan dengan masalah bahan mentah, peralatan

20
kerja dan produksi dan modal. Sumber daya manusia menjadi pokok
permasalahan yang utama dalam membangun kinerja untuk menjalankan
sebuah tujuan dalam sebuah organisasi dengan mengelola faktor yang menjadi
bagian produksi (Johaeri Irhas, 2018).
Dalam surah Al-Shaff ayat 4 dikemukakan:

           
Terjemahnya:
“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya
dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan
yang tersusun kokoh”.
Maksud dari shaff disitu menurut al-Qurtubi adalah menyuruh masuk
dalam sebuah barisan (organisasi) supaya terdapat keteraturan untuk
mencapai tujuan.
Hal ini sesuai dengan hadits, An-Nawawi (1987:17) yang diriwayatkan dari
Ya’la Rasulullah bersabda:
Artinya:
“Sesungguhnya Allah mewajibkan kepada kita untuk berlaku ihsan
dalam segala sesuatu." (HR. Bukhari)
Berdasarkan hadits di atas, pengawasan dalam Islam dilakukan untuk
meluruskan yang bengkok, mengoreksi yang salah dan membenarkan yang
hak.
2. Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia

MSDM ialah komponen pertama saat menjalankan sebuah asosiasi.
Kondisi dan aksesibilitas tenaga kerja, norma kesesuaian dan kapabilitas
SDM yang berkualitas serta situasi tenaga kerja di tempat/jabatan yang sesuai
akan menentukan pencapaian asosiasi. Organisasi mempunyai bidang yang

21
strategis yaitu Manajemen sumber daya manusia (MSDM). Definisi MSDM
menurut Sutrisno (2009:6) merupakan sejumlah kegiatan yang
merencanakan, mengadakan, mengembangkan dan memelihara untuk
mencapai tujuan yang diharapkan secara pribadi maupun kelompok melalui
pemanfaatan SDM.
Sunyoto (2012:3) juga memiliki pandangan yang sama yaitu proses
manajemen sumber daya manusia merupakan kegiatan yang mengelola dan
memanfaatkan sumber daya manusia agar memiliki kontribusi yang lebih
terhadap setiap karyawan, pemimpin dan perusahaan dalam menghadapi

masalah yang tidak terduga. Selanjutnya, pemahaman MSDM yang
disampaikan oleh Anthony, dkk (2002) rangkaian tugas yang bervariasi yang
diberikan oleh perusahaan dalam memberi pelatihan, pengembangan,
dukungan, mengorganisir, dan pemeliharaan bagi setiap karyawan
perusahaan.
Peneliti memberi kesimpulan mengenai MSDM dari berbagai ahli yaitu
salah bagian dalam organisasi yang memiliki tanggungjawab terhadap

wewenang untuk memantau SDM yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan
organisasi (Johaeri Irhas, 2018), sebagaimana dalam Q.S. Al-Mudatsir
:74/38.
     
Terjemahnya:
Tiap-tiap diri bertanggung jawab atas apa yang telah
diperbuatnya.
Dalam ayat ini Allah menegaskan bahwa setiap jiwa manusia tergadai
di sisi Allah. Baik yang muslim maupun yang kafir, yang ingkar ataupun
yang taat, semuanya tergantung kepada Allah. Tiap jiwa terikat dengan amal
yang dikerjakan sampai hari kiamat, kecuali golongan kanan. Artinya mereka
22
dapat melepaskan keterikatan mereka di sisi Allah dengan amal-amal baik
yang mereka kerjakan, sebagaimana halnya seorang dapat melepaskan diri
dari status gadai karena telah membayarkan kewajibannya. Golongan kanan
yang dimaksudkan adalah orang-orang mukmin yang ikhlas, yang menerima
buku amalan mereka di sebelah kanan di hari kiamat. Akan tetapi, ada pula
yang mengatakan golongan kanan dalam ayat ini adalah anak-anak yang
memang belum diperhitungkan dosa dan kejahatannya. Bahkan ada yang
berpendapat golongan kanan itu adalah para malaikat.
Selanjutnya dalam hadits riwayat Thabrani, No:891, Baihaqi, No: 334
Artinya:
Dari Aisyah r.a., sesungguhnya Rasulullah s.a.w. bersadba:
“Sesungguhnya Allah mencintai seseorang yang apabila bekerja,
mengerjakannya secara profesional”. (HR. Thabrani, No:891, Baihaqi,
No:334)
Maksud dari hadits tersebut adalah Allah sangat senang pada setiap
hamba yang apabila bekerja selalu mengutamakan tanggung jawab dan
amanah dalam mencapai tujuan yang ingin diselesaikan.
3. Aset Organisasi
Flippo (1996), menyatakan bahwa SDM/tenaga kerja dewan mengatur,
memilah, mengoordinasikan, dan mengatur perolehan, kemajuan kompensasi,
campuran, dukungan, dan akhir hubungan pekerja dengan niat penuh untuk
mencapai tujuan tunggal perwakilan, organisasi atau asosiasi dan masyarakat.
Aset manusia para eksekutif adalah perkumpulan yang secara resmi dibentuk
oleh suatu organisasi untuk membantu organisasi tersebut dalam menangani

23
SDM-nya sesukses mungkin untuk memberi manfaat bagi para pekerja,
organisasi dan masyarakat (Samsuni : 113, 2017).
Setiap individu yang berhubungan dengan asosiasi akan mendapatkan
aset yang berbeda untuk mencapai tujuan asosiasi. Aset yang dimiliki oleh
organisasi dapat diklasifikasikan menjadi lima macam aset (5M), yaitu
sebagai berikut:
a) Man (Manusia)
Tenaga Kesehatan merupakan sumber daya manusia yang ada di
rumah sakit. Menurut Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan, setiap orang yang mengabdi pada bidang kesehatan dikatakan
sebagai tenaga kesehatan pengetahuan dan keterampilan yang
dimilikinya berdasarkan riwayat pendidikan yang telah ditempuh untuk
melakukan upaya peningkatan kesehatan berdasarkan wewenang yang
ditetapkan. Berdasarkan aturan pemerintah No 32 Tahun 1996 mengenai
tenaga Kesehatan yang tercantum dalam bab 2 yaitu jenis tenaga
kesehatan yang termasuk dalamjenis tenaga keteknisian medis.

Jabatan fungsional petugas rekam medis dan jumlah penempatan
formasi berdasarkan peraturan Menteri pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia (Permenpan dan
RB) No. 30 Tahun 2013 dari segi lingkungan RumahSakit Umum yaitu:
1) Rumah Sakit Umum Tipe A
a) Sebanyak 70 orang tenaga terampil dan
b) Sebanyak 20 orang tenaga ahli
2) Rumah Sakit Umum Tipe B

24
3) Rumah Sakit Umum Tipe C
4) Rumah Sakit Umum Tipe D
Sumber daya manusia sangat diperlukan dalam menjalankan
pekerjaan di rekam medis yang disesuaikan dengan kompetensi petugas
rekam medis, seorang petugas rekam medis harus menguasai

kompetensi dalam profesi perekam medis. Pekerjaan sebagai petugas
rekam medis memerlukan pengetahuan yang merupakan komponen
penting. Menurunnya hasil kinerja merupakan dampak negatif yang
ditimbulkan akibat pengetahuan yang rendah.
Terdapat dua aspek yang disebutkan oleh Notoadmojo (2010) dari
segi pandangan sumber daya manusia yaitu kualitas dan kuantitas.
Direktur rumah sakit memiliki kewajiban dalam meningkatkan

pendidikan petugas rekam medis dengan memberi pembinaan seperti
pengetahuan dan keterampilan menurut DepKes RI (1997) sesuai
dengan ketentuan yaitu 2 orang tenaga rekam medis dengan riwayat
pendidikan DIII RM untuk RSU tipe C & RS, dan adanya SLTP rekam
medis minimal 20 jam bagi setiap staf rekam medis (Asmara
Indahingwati, 2020).
Pengetahuan seseorang dipengaruhi oleh faktor riwayat pendidikan
yang pernah ditempuh karena memiliki proses belajar dan penerimaan
informasi lebih mudah jika seseorang mempunyai pendidikan yang tinggi
menurut Notoatmodjo (2007). Perlu menjadi hal menarik yang

25
diperhatikan bahwa memiliki pendidikan yang rendah cenderung tidak
akan berpotensi memiliki pengetahuan yang rendah.
Petugas rekam medis berdasarkan Permenkes No. 55 Tahun 2013
perihal Perekam Medis yang ditetapkan adalah seseorang yang telah
menyelesaikan Pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan
berdasarkan aturan dalam Undang-Undang yang berlaku. Kualifikasi
petugas rekam medis berdasarkan riwayat pendidikan, yaitu :
a) Ahli madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan jika memiliki
riwayat pendidikan DIII RM dan Informasi Kesehatan.
b) Sarjana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan jika memiliki
riwayat pendidikan DIV RM dan Informasi Kesehatan.
c) Sarjana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan latar
belakang pendidikan S1 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
d) Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan latar
belakang pendidikan S2 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Tingginya pendidikan yang dimiliki petugas rekam medis akan
membawa pengaruh positif karena pengetahuan dan pengalaman yang
dimiliki lebih luas dibanding rendahnya pendidikan petugas.
b) Material (Bahan-Bahan yang diperlukan dalam kegiatan)

Tercapainya tujuan yang sesuai dengan harapan memerlukan
ketersediaan bahan dan peralatan (Abarca, 2021).
Memanfaatkan bahan material yang tersedia. Kegiatan yang
dilakukan secara berkelompok dalam mendayagunakan material
merupakan manajemen.
Data pasien yang dicatat dalam rekam medis merupakan suatu
kerahasiaan yang harus dijaga dan dilindungi melalui dengan menyimpan

26
lembaran laporan ke dalam sebuah map dengan tujuan informasi tersebut
hanya akan diterima oleh pasien saja bukan pihak lain. Terdapat
perbedaan dalam penyimpanan berkas rekam medis dengan folder
sebuah perusahaan.
Berkas rekam medis memiliki tujuan penyimpanan, yaitu :
1) Berkas yang disimpan dalam rak penyimpanan akan lebih mudah
dicari dan cepat ditemukan
2) Proses pengambilan berkas dilakukan dengan mudah
3) Pengembalian berkas yang relatif mudah

4) Berkas yang disimpan dapat terjaga dan terlindungi untuk
menghindari adanya berkas yang dicuri maupun dari kerusakan
secara fisik, biologi dan kimia.
Bahan mentah (raw material) dan bahan jadi merupakan komponen
material. Material yang terdapat pada ruang filing merupakan bahan yang
dapat digunakan untuk membuat formulir, map untuk menyimpan
dokumen, serta jenis dan warna tinta yang dipakai, kemudian bahan yang
disediakan untuk pembuatan rak filing.
c) Machine (Mesin atau alat untuk berproduksi)
Laba dalam jumlah besar dapat diperoleh jika tersedianya alat atau
mesin yang dapat mempermudah dalam melakukan pekerjaan dan
meningkatkan kinerja (Abarca, 2021)
Menurut World Health Organization (WHO) dalam Anik (2016)
mengemukakan bahwa penggunaan tracer sebagai petunjuk dapat
meningkatkan kinerja para petugas rekam medis dan mengontrol berkas
rekam medis. Berkas yang telah dipindahkan dari rak penyimpanan
memerlukan ketersediaan tracer sebagai petunjuk yang dapat memberi

27
kepastian dan sasaran yang menjadi target pengiriman. Out guide
merupakan sebutan lain tracer di berbagai negara. Ketersediaan tracer
atau outguide dapat membantu dalam proses pencarian jika berkas tidak
ditemukan di rak penyimpanan (Pujilestari, 2016).
Keberadaan petunjuk keluar (outguide) merupakan alat yang
berperan penting dalam mengawasi berkas rekam medis yang digunakan.
Menurut International Federation Health Organization (IFHRO) dalam
anik (2016) proses peminjaman rekam medis dapat ditingkatkan secara
efisien dan akurat melalui penggunaan petunjuk keluar (outguide).

Berkas rekam medis lebih mudah untuk diidentifikasi apabila tidak
dipindahkan atau dikeluarkan dari rak penyimpanan (Pujilestari, 2016).
Ketersediaan alat atau sarana manajemen sebagai bahan material
digunakan oleh manusia dalam mencapai tujuan dari kegiatan yang akan
dilaksanakan (M Manullang, 2012).
Menurut perMenKes RI Nomor 82 Tahun 2013 pasal 3, bahwa
penyelenggaraan SIMRS diharuskan bagi setiap rumah sakit.

Menggunakan aplikasi dalam penyelenggaraan SIMRS yang berasal dari
sumber terbuka (open source) oleh kementerian kesehatan sebagai pihak
penyedia atau rumah sakit menggunakan aplikasi yang dibuat sendiri.
d) Money (Anggaran Dalam Proses Produksi)
Dana merupakan salah satu yang paling berperan untuk mencapai
suatu sistem di instansi pelayanan kesehatan agar tercapai pelayanan
yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien. Di Rumah
sakit X, dana pada bagian rekam medis tidak diperoleh dalam bentuk
uang melainkan barang. Petugas rekam medis sudah menyusun dalam
rincian keperluan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penyimpanan

28
rekam medis kemudian ada tenaga medis lain yang bertanggung jawab
membuat anggaran yang berisikan segala kebutuhan dalam rekam medis,
dan dana tersebut akan diperoleh dari JKN (Jaminan Kesehatan
Nasional) dan APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah).
Setelah dana sudah ada, maka barang yang diperlukan akan
diberikan ke bagian rekam medis. Anggaran dana dibutuhkan dalam
pelaksanaan penyimpanan rekam medis untuk meningkatkan kualitas
pelayanan pada pasien. Dana atau biaya sebagai sarana manajemen harus
digunakan sedemikian rupa agar target yang telah di sepakati dapat

tercapai (Sinaga, 2021).
Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang
beredar dalam perusahaan. Money atau uang merupakan salah satu unsur
yang tidak dapat diabaikan, uang merupakan alat tukar dan alat pengukur
nilai. Oleh karena itu, uang merupakan alat yang penting untuk mencapai
tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional.
Jumlah uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja
berhubungan dengan hal tersebut. Anggaran merupakan faktor yang
sangat menentukan bagi rumah sakit, tanpa anggaran tentunya rumah
sakit tidak dapat menjalankan pelayanan, dan melaksanakan
operasionalisasi secara menyeluruh. Sasaran anggaran dapat dicapai
melalui pelaksanaan serangkaian aktivitas yang telah ditetapkan
sebelumnya dalam bentuk anggaran (Maidin, dkk, 2013) dalam (Uus et
al., 2021).
e) Method (Metode Dalam Proses Produksi)

Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara
pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai

29
pertimbangan pada sasaran, fasilitas yang tersedia dan penggunaan
waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Method merupakan suatu tata cara
kerja atau metode yang baik dan akan memperlancar jalannya pekerjaan.
Walaupun metode baik, jika orang yang melaksanakannya tidak mengerti
atau tidak mempunyai pengalaman hasilnya tidak akan memuaskan (Uus
et al., 2021).
Maka hal ini sesuai dengan yang diungkapkan (Syawaludin Syah,
2015), manusia tetap menjadi peran utama dalam manajemen Berkas
yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari

merupakan definisi dari SPO, dengan tujuan agar pekerjaan tersebut
dilakukan secara benar, tepat, dan konsisten, untuk menghasilkan produk
sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Gabriele (2018)
menjelaskan bahwa standar prosedur operasional (SPO) adalah pedoman
atau acuan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai dengan
fungsi dari pekerjaan tersebut, dengan adanya SPO semua kegiatan di
suatu perusahaan dapat terancang dengan baik dan dapat berjalan sesuai
kemauan perusahaan (Uus et al., 2021).
SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah sistem yang dilakukan
secara baik dengan berurutan mulai awal sampai terakhir yang disusun
untuk merapikan, menertibkan dan memudahkan dan pekerjaan kita.
Sistem penyimpanan yang diterapkan di Rumah Sakit X adalah family
folder dimana satu map/folder rekam medis digunakan untuk satu
keluarga dan masing-masing formulir diberi tambahan kode khusus
untuk membedakan rekam medis milik ayah, ibu, dan anak. Sistem
penomoran menggunakan family numbering dimana penomoran ini
dipakai untuk satu keluarga (satu nomor untuk satu keluarga) (Sinaga,
30
2021).
Sistem penjajaran yang diterapkan yaitu sistem penjajaran numerik
biasa dimana penjajaran ini dimulai dari nomor yang terkecil sampai
yang terbesar misalnya nomor 001, 002 dan seterusnya. Penjajaran rekam
medis terdiri dari 6 digit angka yang terbagi menjadi 3 kelompok, dan
setiap kelompok terdiri dari 2 angka. Dengan demikian, terdapat
kelompok angka awal, tengah dan akhir (Valentina & Winda Andryani
Sinaga, 2021).
31
F. Kerangka Teori
Output
1. Berkas Rekam Medis
2. Sarana Dan Prasarana
Proses
Input
1. Assembling
1. SDM
2. Coding And Indeksig
2. SOP
3. Filling
3. Sarana Prasarana
4. Analysing
Outcome
Mutu Pelayanan Kesehatan
Gambar 1. Kerangka Teori

Sumber (Terry, 1968) dalam (Frenti Ginaya, 2012)
32
G. Kerangka Konsep
Input
SDM
Sarana Prasarana
Proses
Sistem Pengelolaan
1. Assembling
Rekam Medis
2. Coding And Indeksig
3. Filling
4. Analsying
Output
1. Berkas Rekam Medis
2. Sarana Dan Prasarana
Gambar 2. Kerangka Konsep

BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian dan Lokasi Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan pendekatan
deskriptif, dengan tujuan untuk dan mengetahui bagaimana gambaran pengelolaan
rekam medis di RSUD Nene Mallomo Kabupaten Sidrap. Rumah Sakit Umum
Daerah (RSUD) Nene Mallomo menjadi lokasi pelaksanaan penelitian yang akan
diagendakan pada bulan Juni 2022.

B. Pendekatan Penelitian
Studi kasus digunakan sebagai pendekatan penelitian yang proses
pengambilan melalui wawancara, observasi dan telaah dokumen.
C. Sumber Data
Penelitian ini menggunakan berbagi sumber data yang dapat menunjang
pelaksanaan penelitian untuk mengumpulkan informasi mengenai gambaran
pengelolaan rekam medis di RSUD Nene Mallomo Kabupaten Sidrap.
1. Data Primer
Merupakan segala informasi yang dikumpulkan melalui
wawancara dan dokumentasi mengenai tujuan penelitian dengan
menerapkan protokol kesehatan.
2. Data Sekunder
Segala informasi yang diperoleh dari internet yang dapat
mendukung pelaksanaan penelitian dengan membaca, mencatat dan
mempelajari referensi yang lengkap.
33
34
D. Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara interview
Peneliti melakukan wawancara kepada informan kemudian
mencatat dan merekam jawaban yang telah didengarkan secara teliti saat
melakukan proses wawancara.
2. Observasi
Observasi yaitu pengamatan secara langsung terhadap sistem
pengelolaan rekam medis di RSUD Nene Mallomo.
3. Dokumentasi
Melakukan pengamatan pada ketersediaan dokumen kemudian
mengisi lembar observasi, terlaksana dengan baik dan memberikan hasil
yang optimal dan akurat sehingga dapat dipertanggungjawabkan dalam
suatu karya ilmiah.
E. Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan saat melakukan wawancara kepada
informan secara langsung berupa pedoman wawancara, dokumen pendukung

dan beberapa referensi mengenai gambaran sistem pengelolaan rekam medis.
Menggunakan handphone untuk mengambil gambar dan merekam suara
informan. Pemilihan informan melalui teknik purposive sampling yang
berdasarkan pada kriteria inklusi yaitu berusia >17 tahun dan bertugas pada
bagian rekam medis.
F. Teknik Analisis
Hasil yang diperoleh melalui wawancara mendalam berupa rekaman
suara dipindahkan ke dalam bentuk transkrip untuk setiap informan yang telah
dikelompokkan berdasarkan variabel yang diteliti. Data yang telah
dikumpulkan tidak semuanya digunakan. Terdapat tiga prosedur dalam

35
memperoleh data, yaitu:
1. Data yang direduksi
2. Data yang disajikan
3. Data yang telah diverifikasi
G. Keabsahan Data
Jenis penelitian kualitatif memerlukan keabsahan dengan jumlah sampel
yang sedikit, sehingga dapat dipertanggungjawabkan sebagai bentuk karya ilmiah
melalui beberapa uji, antara lain:
1. Credibility
a. Waktu pengamatan yang lebih lama
b. Meningkatkan kecepatan dalam penelitian
c. Triangulasi
1) Triangulasi Sumber
2) Triangulasi Teknik
3) Triangulasi Waktu
d. Kasus negatif yang dianalisis

e. Memakai berbagai referensi
f. Mengadakan Member chek
1) Transferability
2) Dependability
3) Confirmability
36
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
1. Letak Geografis
Rumah Sakit Umum Nene Mallomo terletak di Kecamatan
Maritenggae atau terletak di ujung selatan Kabupaten Sidrap, dengan jarak kurang
lebih 2 km dari Ibu kota Kabupaten Sidrap. Kondisi administrasi (sebagian besar)
yang digunakan untuk lahan persawahan. Luas wilayah kerja Rumah Sakit Umum
Nene Mallomo kurang lebih 2.506,19 km². Batas-batas wilayah Kabupaten Sidrap
adalah sebagai berikut:
Utara : Kabupaten Pinrang dan Enrekang
Selatan : Kabupaten Barru dan Soppeng
Timur : Kabupaten Luwu dan Wajo
Barat : Kabupaten Pinrang dan Pare-Pare
2. Visi Misi Rumah Sakit

a. Visi
Terwujudnya rumah sakit sebagai pusat pelayanan kesehatan terbaik,
aman, bermutu tinggi dan inovatif.
b. Misi
1) Mewujudkan pelayanan prima yang berorientasi pada kepuasan
pelanggan.
2) Mengupayakan pelayanan kesehatan yang aman dan inovatif.
3) Meningkatkan keterjangkauan pelayanan kesehatan.
4) Melengkapi berbagai jenis pelayanan spesialis.
3. Motto Rumah Sakit

“Layananku adalah perbuatan baikku”
37
4. Struktur Organisasi Rumah Sakit

Struktur Organisasi Rumah Sakit Nene Mallomo Tahun 2021
B. Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini terdiri atas 5 (lima) orang yaitu 1 (satu)
orang kepala rekam medis sebagai informan kunci dan 4 (empat) orang
petugas rekam medis sebagai informan utama. Seluruh informan dipilih
menggunakan teknik purposive sampling dan didasarkan pada kriteria yang
telah ditetapkan sebelumnya.

38
Tabel 4.1
Karakteristik Informan
Masa
Inisial Status Usia JK Pendidikan Kepegawaian Jabatan
Kerja
Kepala
AD Kunci 41 P RMIK PNS 10 tahun Rekam
Medis
Staf RM
M Utama 50 P SMA PNS 23 tahun
TP2RJ
SMEA Staf RM
Nh Utama 47 P PNS 23 tahun
Akuntansi TP2RJ
RM
DR Utama 21 P SMA Honorer 2 tahun
TP2RID
RM
YAA Utama 27 P SMA Honorer 2 tahun
TP2RID
Berdasarkan Tabel 4.1, jenis kelamin informan pada penelitian ini
seluruhnya adalah jenis kelamin perempuan. Usia informan berkisaran antara
21-50 tahun, dimana usia informan termuda 21 tahun dan usia informan tertua
adalah 50 tahun. Latar Pendidikan informan mayoritas adalah SMA sebanyak
3 orang, dan terdapat 2 informan dengan latar belakang pendidikan SMEA
Akuntansi dan RMIK. Pekerjaan informan mayoritas adalah PNS sebanyak 3
orang, dan 2 informan lainnya dengan status kepegawaian honorer. Masa kerja
informan berkisar antara 2-23 tahun sebanyak 2 informan dengan masa kerja 2
tahun, 2 informan dengan masa kerja 23 tahun dan 1 informan dengan masa
kerja 10 tahun. Jabatan informan yaitu 1 orang kepala rekam medis, dan
masing-masing 2 orang Staf RM TP2RJ dan RM TP2RID.
C. Hasil Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian terkait Gambaran sistem pengelolaan
rekam medik di Rumah Sakit Umum Daerah Nene Mallomo Kabupaten Sidrap.
Penelitian ini berlangsung mulai pada tanggal 6 Juni 2022 - 16 Juni 2022.
Informan yang diperoleh melalui wawancara mendalam (indepth interview) dan
pemilihan informan menggunakan teknik purposive sampling yaitu pemilihan

39
berdasarkan kriteria yang telah ditentukan serta menggunakan pedoman
wawancara mendalam dan observasi langsung.
1. Input
a. Sumber Daya Manusia

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan kepada informan
diketahui bahwa sumber daya manusia yang tersedia sudah memadai. Berikut
pernyataan informan dibawah ini:
“Sudah memadai tapi tidak sesuai dengan pendidikan”

(M, 50 Tahun, Informan Utama)
Selain itu, informan utama lainnya memberikan pernyataan yang sama
bahwa sumber daya manusia sudah cukup memadai jumlahnya. Berikut

“Memadai, tapi masih kurang dari segi kemampuan. Karena tenaga
profesi rekam medik hanya 2 orang”
(Nh, 47 Tahun, Informan Utama)
“Memadai, meskipun pekerjaanya tidak sesuai dengan latar belakang
pendidikan”
(YAA, 27 Tahun, Informan Utama)
Berbeda halnya dengan jawaban dari informan kunci yang memberikan

pernyataan bahwa sumber daya manusia yang tersedia masih kurang. Berikut

“Tenaga profesi masih kurang, karena karena rata-rata hanya lulusan
SMA atau petugas yang tidak memiliki STR. Saya sendiri sebagai
tenaga profesi rekam medis dan 1 rekan saya. Beberapa juga dari
lulusan kesehatan masyarakat. Total petugas rekam medis sebanyak 33
orang, tetapi kebanyakan diantaranya bekerja tidak sesuai dengan
latar belakang pendidikan dan profesinya”
(AD, 41 Tahun, Informan Kunci)
b. Sarana dan Prasarana

diketahui bahwa sarana dan prasarana yang tersedia sudah memadai. Berikut

40
“Sarana dan prasarana sudah memadai”

“Sudah memadai”
(DR, 21 Tahun, Informan Utama)
Selain itu, terdapat perbedaan dengan jawaban dari informan utama
lainnya dan informan kunci menyatakan bahwa sarana dan prasarana yang
tersedia, masih ada yang belum memadai. Berikut pernyataan informan
dibawah ini:
“kurangnya lemari, sehingga berkas disusun bertumpuk dikarenakan
tidak adanya ruang penyimpanan”
“Tidak ada ruangan khusus untuk rekam medis, jadi petugas bekerja
secara terpisah. Padahal seharusnya ruangan rekam medis itu
memiliki lokasi yang strategis serta tersusun rapi dan berada dalam
suatu ruangan agar berkas tidak ada yang tertinggal. Berhubung
ruangan sempit dan tidak ada tempat lain. Makanya petugas bekerja
secara terpisah ada di bagian depan ada juga di tengah bahkan
bagian belakang”
“Kurangnya sarana dan prasarana gedung khusus rekam medis dan
lemari. Makanya banyak berkas yang hanya disimpan dalam bentuk
tumpukan yang tinggi karena tidak adanya tempat untuk penyimpanan
ruangan kerja yang tergabung dengan berkas rekam medis dapat
menimbulkan rasa bosan ketika melihat tumpukan berkas”
2. Proses
a. Assembling
diketahui bahwa proses assembling adalah pemilihan berkas. Berikut

“Assembling adalah pemilihan berkas yang selanjutnya dipisah antara
rawat jalan dan rawat inap. Beberapa berkas kosong yang tidak terisi
ikut bercampur. Sehingga perlu dilakukan pemilihan” “assembling
adalah pemilihan berkas yang selanjutnya dipisah antara rawat jalan
dan rawat inap. Beberapa berkas kosong yang tidak terisi ikut
bercampur. Sehingga perlu dilakukan pemilihan”
41
“berkas yang masuk kemudian di susun lalu dipilih kemudian disetor

pada bagian coding”
Selain itu, beberapa informan lainnya memberikan pernyataan yang
sama bahwa proses assembling itu adalah menyusun berkas. Berikut

“Menurut saya, proses ini cukup memakan waktu lama karena
memerlukan ketelitian penuh untuk menyusun sesuai urutan nomor
pasien, mengecek kembali isi berkas apakah ada yang tidak terisi
nomornya. Kadang-kadang ada berkas tanpa nomor, berkas kosong
yang ikut tercampur dan form pengisian. Sehingga diperlukan ketelitian
agar berkas gampang dicari kalo pasien kembali berobat di rumah
sakit”
“Assembling adalah penyusunan berkas rekam medis sesuai nomor
urut. Berkas yang tidak memiliki nomor akan di simpan di bagian
belakang. Berkas kosong yang tidak terisi akan dikeluarkan atau
disimpan untuk digunakan kembali”
b. Coding dan Indeksig

1) Coding
diketahui bahwa proses coding adalah pemberian kode. Berikut pernyataan
informan dibawah ini:

“Pemberian coding dilakukan oleh petugas atas arahan dokter yang
melakukan pemeriksaan terhadap pasien. Penulisan diagnosa
berpedoman pada ICD-10. Coding yang saya kerjakan sendiri
adalah coding rawat jalan”
Selanjutnya, informan yang lainnya mendukung pernyataan dari
informan Nh yang melakukan coding atau memberi kode pada penyakit
berdasarkan diagnosa dokter. pernyataan informan dibawah ini:
“Penulisan kode penyakit berdasarkan diagnosa dokter. Baik itu
pasien yang rawat jalan maupun yang rawat inap”

42
“Saya melakukan coding rawat inap, jadi berkas rawat inap pasien
yang dirawat di rumah sakit ini, saya yang memberikan kode. Saya
juga dibantu oleh rekan petugas yang lainnya agar cepat selesai
pekerjaan. Kode penyakit yang ditulis sesuaikan diagnosa dokter
dengan menggunakan ICD-10 (Volume 3/1) atau ICD-9 (Tindakan)”
2) Indeksig
diketahui bahwa proses indeksig adalah proses tabulasi. Berikut pernyataan

“Proses indeksig sudah tidak dilakukan. Semuanya sudah tersedia di
komputer, ketika mencari nama dokter atau nama penyakit cepat
ditemukan tanpa membutuhkan waktu lama”
“Indeks sudah tersedia di komputer sehingga petugas tidak lagi
bekerja secara manual dan pekerjaan juga cepat selesai”
Selain itu, informan lainnya juga memberikan pernyataan yang sama
mengenai indeksig yang sudah tidak dikerjakan oleh petudas. Berikut
pernyataan informan di bawah ini:

“Petugas sudah lama tidak mengerjakan indeks. Indeks sudah
tersedia di komputer jadi petugas tidak menulis berulang. Indeks
yang tersedia sudah tersusun di komputer, jadi petugas tidak perlu
menulis indeks yang banyak”
c. Filling
diketahui bahwa proses filling adalah proses penyimpanan. Berikut pernyataan

“Filling adalah proses penyimpanan berkas. Penyimpanannya dipisah
berdasarkan rawat jalan dan rawat inap. Penyimpanan juga dipisah
berdasarkan jenis penyakit yang diderita oleh pasien”
43
“Proses filling adalah penyimpanan berkas yang disusun rapi agar

memudahkan pencari jika pasien kembali berobat. Beberapa berkas
kadang-kadang memerlukan waktu lama untuk mencarinya
dikarenakan petugas ingin cepat pulang. Akibatnya berkas sering salah
simpan atau asal di simpan saja”
Selain itu, pernyataan informan tersebut didukung oleh informan yang
lainnya bahwa proses filling adalah proses penyimpanan berkas rekam medis
pasien. Berikut pernyataan informan dibawah ini:

“Berkas yang telah diberi kode oleh petugas, selanjutnya disimpan di
rak penyimpanan. Karena jumlah lemari belum memadai, berkas
disimpan secara bertumpuk, seperti yang terlihat”
“Filling adalah proses penyimpanan. Biasanya dikerjakan setelah
pasien pulang. Tapi kadang-kadang keesokan harinya jika belum
sempat”
“Berkas yang masuk dan telah diberi kode kita susun rapi kemudian di
simpan mi di rak penyimpanan. Beberapa berkas juga disimpan secara
bertumpuk dikarenakan jumlah lemari yang masih kurang. Serta
beberapa berkas sudah dimusnahkan dengan catatan bahwa pasien
tidak pernah berobat atau berkunjung ke rumah sakit setelah 5 tahun
saat kunjungan pertama. Biasnya dibakar ditempat sampah”
d. Analysing
Kegiatan analysing adalah mengolah dan menyediakan data dan
informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu. Berdasarkan hasil wawancara
yang telah dilakukan kepada informan diketahui bahwa proses analysing
adalah proses pelaporan. Berikut pernyataan informan dibawah ini:

“Berkas yang sudah di simpan di tempat penyimpanan, selanjutnya
dibuatkan laporan. Datanya di peroleh dari berbagai ruangan baik
rawat jalan maupun rawat inap”
“Analisa adalah pembuatan laporan. Jadi data pasien yang sudah
masuk kita buatkan laporan. Pengerjaan laporannya itu melalui SIRS.
Sehingga pembuatan laporan tidak lagi dikerja secara manual”
44
Selain itu, pernyataan informan lainnya mengenai kegiatan analysing
yaitu proses pembuatan laporan berdasarkan rekam medis pasien. Berikut

“Analysing adalah tahap akhir dari proses pengelolaan berkas rekam
medis pasien yang dibuat melalui SIRS sebagai bentuk pelaporan, yang
tidak lagi dikerjakan secara manual”
“Setelah berkas rekam medis pasien disimpan, kemudian dibuatlah
laporannya. Baik untuk pasien rawat jalan maupun rawat inap.
Dikerjakan melalui Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang dapat
diperoleh melalui unit-unit pemeriksaan pasien”
3. Output
a. Ketersediaan Berkas Rekam Medis

diketahui bahwa berkas rekam medis sudah tersedia. Berikut pernyataan
“Sejauh ini, alhamdulillah berkas yang dibutuhkan selalu tersedia”

“Berkas yang diperlukan oleh pasien tersedia”

Selain itu, pernyataan informan tersebut di dukung oleh informan
lainnya bahwa ketersediaan berkas rekam medis sudah memadai. Berikut
“Berkasnya tersedia”
“Tersedia, penyediaan form untuk pengisian sudah ada petugas khusus,
jadi tidak pernah kehabisan”
“Tersedia, karena sudah di kerja secara maksimal dan dilakukan
penyusunan berulang ketika memeriksa berkas, apabila ditemukan
berkas berbeda maka akan disimpan sesuai dengan tempatnya.
Alternatif yang diambil apabila proses pencarian berkas tidak
ditemukan dalam waktu yang cukup lama adalah meminta maaf
kemudian membuat berkas baru. Kejadian ini jarang terjadi, karena
diusahakan mencari semaksimal mungkin dan akhirnya membuat form
45
baru jika berkas itu tercecer. Alhamdulillah kejadian berkas hilang

tidak pernah terjadi”
b. Ketersediaan Sarana Dan Prasarana

diketahui bahwa sarana dan prasarana sudah memadai. Berikut pernyataan
“Sarana dan prasarana sudah memadai dan tersedia”

“Alhamdulillah sudah memadai”

“Sarana dan prasarana cukup memadai”

Selain itu, terdapat perbedaan pernyataan yang disampaikan oleh
informan utama lainnya dan informan kunci bahwa sarana dan prasarana yang
tersedia belum memadai. Berikut pernyataan informan dibawah ini:

“Belum memadai, karena rak dan lemari masih kurang. Belum lagi
kita bekerja di dalam ruangan yang di penuhi berkas yang di tumpuk.
Kadang-kadang membuat saya jenuh jika melihat berkas yang
tingginya menggunung. Maklumlah karena melihat tumpukan berkas
setiap hari”
“Ketersediaan meja, kursi dan komputer sudah memadai. Sarana dan
prasarana yang tidak memadai adalah lemari dan ruang penyimpanan,
karena masih tergabung dengan ruang kerja. Jumlah lemari yang
belum memadai menyebabkan penyimpanan berkas secara bertumpuk.
Dimana kemungkinan besar, berkas akan tercampur sehingga mungkin
juga terjadi misfile atau hilang berkas karena tidak ada ruang
penyimpanan. Rak juga masih sedikit. Kalo form pengisian sama map
alhamdulillah sudah memadai karena kita punya petugas tersendiri
yang ditugaskan untuk mencetak form pengisian dan menyediakan
map”
46
D. Pembahasan
Dalam kondisi yang cepat berubah seperti sekarang ini diperlukan
paradigma baru dalam sistem manajemen termasuk manajemen kesehatan.
Terlebih lagi organisasi kesehatan sangat berbeda dengan organisasi lain baik
dalam hal pengelolaan, maupun tentang pengaturan ketenagaan yang spesifik.
Produk yang dihasilkan puskesmas dan rumah sakit adalah jasa yang sifatnya
intangible (susah diukur), dan jasa pelayanan yang diberikan bergantung pada
jenis penyakit yang akan diobati. Belum lagi penyakit manusia tidak dapat
direncanakan atau diprediksi sehingga pengelolaan organisasi dan manajemen

sangat bergantung pada banyak faktor. Oleh sebab itu manajemen pelayanan
kesehatan harus lebih fleksibel dalam arti mampu menyesuaikan diri dengan
tuntutan lingkungan sosial, politik, maupun budaya masyarakat setempat. Aturan-
aturan yang dibuat oleh organisasi harus bersifat lentur, mudah mengakomodasi
kemungkinan perubahan yang akan terjadi (Satrianegara, 2012).
1. Input
a. Sumber Daya Manusia

Berdasarkan informasi yang diperoleh dari wawancara mendalam
dengan informan kunci dan informan utama mengenai Sumber Daya
Manusia (SDM) Rekam Medis yaitu seluruh informan menyatakan bahwa
tenaga rekam medis profesi masih kurang, yang ada berjumlah dua orang
dengan kualifikasi pendidikan Diploma Tiga Perekam Medis hanya saja
dalam melakukan fungsi rekam medis dilakukan secara bergantian sesuai
dengan pembagian shift saat itu, belum ada pengorganisasian tugas khusus
untuk rekam medis. Sedangkan petugas lainnya dalam hal ini bertindak
sebagai informan utama, sebagian besar memiliki latar belakang
pendidikan yaitu SMA. Informan yang menjadi sampel penelitian ini

47
bertugas pada Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TP2RJ) dan
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap Darurat (TP2RID). Mengenai
pelaksanaan pelatihan, hanya di dapatkan oleh petugas dengan status
kepegawaian PNS.
Sumber daya manusia menjadi faktor penentu kelancaran
pelaksanaan rekam medis di rumah sakit, tetapi bukan hanya dari segi
jumlah melainkan kualitas dan kinerja petugas rekam medis. Latar
belakang pendidikan petugas harusnya adalah profesi D.III Rekam Medis,
tetapi informan utama dalam penelitian ini rata-rata hanya pendidikan

SMA sehingga memicu terjadinya kesalahan dalam penyimpanan berkas
oleh petugas rekam medis. Selai itu, pengetahuan dan kompetensi sumber
daya manusia dapat ditingkatkan dengan pemberian pelatihan untuk
seluruh petugas secara rutin dan berkelanjutan agar latar belakang
pendidikan tidak berpengaruh dalam pelaksanaan rekam medis rumah
sakit.
Petugas rekam medis menjadi aspek utama dalam sirkulasi rekam

medis sebuah rumah sakit. Petugas rekam medis mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang besar dalam menjaga keutuhan sebuah rekam medis.
Petugas rekam medis diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk dari
rekam medis secara luas dan mendalam (Hubaybah et al., 2018).
Profesi Perekam Medis adalah seseorang yang telah lulus
pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan. Profesi perekam medis harus menguasai
kompetensinya sebagai seorang perekam medis. Salah satu dari lima
kompetensi pokok yaitu manajemen rekam medis dan informasi kesehatan,
menjaga dan meningkatkan mutu rekam medis & informasi kesehatan.

48
Kompetensi ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan mutu manajemen
rekam medis sehingga tercipta tertib administrasi dalam mendukung
pelayanan kesehatan (Sinaga, 2021).
Budi Savitri (2011) dalam (Vera Siska, n.d.) menyatakan untuk
menjalankan pekerjaan direkam medis diperlukan sumber daya manusia
yang memenuhi kompetensi perekam medis. Seorang profesi perekam
medis merupakan lulusan dari program tiga pendidikan rekam medis dan
informasi kesehatan. Profesi rekam medis harus menguasai kompetensinya
sebagai seorang perekam medis. Sehingga untuk memenuhi tuntutan

tersebut, profesional rekam medis harus diberikan pelatihan secara kontinu
untuk meningkatkan kompetensinya. Budi Savitri (2011) juga menyatakan
bahwa unit rekam medis yang ada di pelayanan kesehatan sebagai salah
satu pendukung kesehatan, untuk memperlancar pengelolaan kegiatan
dalam unit rekam medis perlu dibentuk struktur organisasi rekam medis.
Penelitian Ulfa (2015) menyatakan bahwa sumber daya manusia
(SDM) petugas rekam medis secara kuantitas sudah memenuhi yaitu

berjumlah lima orang dengan latar pendidikan non rekam medis, namun
secara kualitas belum memenuhi karena tidak memiliki petugas rekam
medis yang berkualifikasi pendidikan rekam medis.
Hal ini sejalan dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor269/MENKES/PER/III/2008 pada pasal 15 mengenai
pengorganisasian yang menyatakan bahwa pengelolaan rekam medis
dilaksanakan sesuai dengan organisasi dan tata kerja sarana pelayanan
kesehatan.
Menurut DEPKES (2009) Pelayanan kesehatan yang bermutu,
merata dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat tidak akan

49
terwujud apabila tidak didukung oleh sumber daya manusia kesehatan
yang mencukupi jumlahnya, dan profesional, yaitu sumber daya manusia
kesehatan yang mengikuti perkembangan IPTEK, menerapkan nilai-nilai
moral dan etika profesi yang tinggi.
Dari semua pernyataan yang telah disampaikan oleh informan,
observasi dan triangulasi sumber serta penyataan ahli, peneliti berpendapat
bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) petugas rekam medis harus
ditempatkan khusus di bagian rekam medis dengan disertai dengan
struktur serta tugas wewenang yang jelas sehingga pembagian tugasnya

akan jelas. Kemudian untuk melaksanakan tugas rekam medis sebaiknya
juga tidak hanya memperhatikan kuantitas namun juga kualitas dari
Sumber Daya Manusia (SDM) tersebut.
Allah telah berfirman dalam Q.S. At-Taubah:9/105 mengenai
anjuran bekerja, sebagai berikut:
           
     
Terjemahnya:
dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, Maka Allah dan Rasul-Nya
serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan
dikembalikan kepada (Allah) yang mengetahui akan yang ghaib dan yang
nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan.
Dalam kitab Jalalain (Dan katakanlah) kepada mereka atau kepada
manusia secara umum (bekerjalah kalian) sesuka hati kalian (maka Allah
dan Rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaan kalian
itu, dan kalian akan dikembalikan) melalui dibangkitkan dari kubur
(kepada Yang Mengetahui alam gaib dan alam nyata) yakni Allah (lalu
50
diberitakan-Nya kepada kalian apa yang telah kalian kerjakan) lalu Dia
akan membalasnya kepada kalian (Al, n.d.)
b. Sarana Dan Prasarana

dengan informan kunci dan observasi mengenai sarana dan prasarana
penyelenggaraan rekam medis menyatakan bahwa sarana dan prasarana
yang tersedia diantaranya rak penyimpanan (lemari), meja, kursi, kartu
rekam medis, map penyimpanan, alat tulis untuk pelabelan kartu rekam
medis. Hanya saja ruangan untuk menyimpan berkas masih kurang luas
dan jumlah lemari juga belum memadai. Untuk rekam medis yang tidak
aktif hanya diletakkan di dalam kardus, hal ini ditakutkan akan merusak
arsip rekam medis. Adapun apabila pasien sudah tidak lagi berkunjung ke
rumah sakit selama 5 tahun setelah kunjungan pertama, maka berkas
tersebut bisa dimusnahkan.
Berdasarkan data yang diperoleh melalui wawancara dan observasi
yang dilakukan terhadap informan dan ruang penyimpanan rekam medis,

dapat dianggap bahwa sarana dan prasarana rekam medis RSUD Nene
Mallomo belum lengkap dan masih terbatas. Sebagian besar petugas
mengeluhkan ruangan yang sangat kecil dan masih tergabungnya ruang
antara pekerjaan dengan penyimpanan. Jumlah lemari yang masih terbatas
menyebabkan banyak berkas pasien yang disimpan secara bertumpuk
dilantai.
Semua pernyataan yang telah disampaikan oleh informan,
observasi dan triangulasi sumber serta penyataan ahli, peneliti berpendapat
untuk sarana dan prasarana yang menunjang dalam penyelenggaraan
rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Nene Mallomo Kabupaten

51
Sidrap masih terbatas, hal ini ditandai dengan tidak adanya ruangan kerja
yang terpisah dengan ruang penyimpanan serta jumlah lemari yang belum
memadai karena masih banyak berkas yang ditemukan bertumpuk di
lantai. Kemudian untuk sarana dan prasarana menunjang lainnya seperti
kursi, meja, komputer, buku pendaftaran pasien dan tempat pelayanan
registrasi baik rawat jalan maupun rawat inap sudah tersedia.
Sarana dan prasarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai
alat untuk mencapai makna dan tujuan serta merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses. Sebagai contoh sarana dan prasarana pada

pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan adalah alat tulis kantor,
komputer, mesin cetak, lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam
medis (Siswati, 2018) dalam (Pratiwi, 2020).
Sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang
terlaksananya pelayanan kepada pasien dapat dilihat menurut Standar IV
pelayanan rekam medis tahun 2007 yang menyangkut sarana dan
prasarana rekam medis mensyaratkan bahwa rumah sakit harus

menyediakan gedung yang memadai, ruangan yang mudah
dijangkau/diakses, dan dilengkapi dengan sarana yang sesuai dengan
kebutuhan (Fin & Sinaga, 2019).
Rekam medis rumah sakit yang merupakan suatu komponen
penting dalam pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit harus mampu
menyajikan informasi lengkap tentang pelayanan medis dan kesehatan
rumah sakit baik di masa lalu, ataupun di masa sekarang. Sehingga sarana
dan prasarana yang menunjang terhadap pelayanan rekam medis sangat
diperlukan . Akan tetapi, mencukupinya sarana dan prasarana penunjang
pelayanan rekam medis tidak didukung dengan jumlah tenaga yang

52
bekerja di ruang rekam medik dan tidak adanya tenaga yang mempunyai
pendidikan khusus tentang rekam medis (D.III rekam medis)
menyebabkan tidak dapat dimanfaatkannya sarana dan prasarana dengan
maksimal yang akhirnya juga berpengaruh terhadap pelayanan (Hubaybah
et al., 2018).
Menurut Indradi, S (2017) yang menyatakan tempat penyimpanan
data rekam medis bisa melalui bentuk lemari dengan laci dorong dan juga
lemari dengan rak terbuka, keduanya memiliki keuntungan dan kerugian
masing- masing. Sedangkan menurut Yuliani (2017) yang menyatakan

ruang penyimpanan rekam medis di RSUD Sukoharjo di tempat tersendiri
yang dibangun dan diatur sebaik mungkin untuk menjaga keawetan berkas
rekam medis. Hasil observasi yang peneliti lakukan, di ruang penyimpanan
rekam medis terdapat komputer rekam medis hanya saja fungsinya
terbatas. Rekam medis yang ada hanya diarsipkan secara file saja.
Kemudian dalam ruang pendaftaran atau registrasi terdapat tempat
pelayanan proses registrasi terhadap pasien dengan disediakannya kursi,

meja dan komputer serta buku pendaftaran.
2. Proses
a. Assembling
Kegiatan Assembling termasuk juga mengecek kelengkapan
pengisian berkas rekam medis dan formulir yang harus ada pada berkas
rekam medis. Berkas rekam medis dari unit pelayanan akan dikembalikan
ke unit rekam medis bagian assembling. Bagian assembling mencatat pada
buku register semua berkas yang masuk sesuai tanggal masuk ke bagian
assembling dan tanggal pasien pulang. Pada proses ini akan diketahui
53
berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang terlambat kembali ke
unit rekam medis.
Setelah itu berkas rekam medis dianalisis untuk mengetahui
kelengkapan pengisiannya. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan
ke tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien melalui unit
kerjanya. Berkas rekam medis akan ditinggal dalam waktu yang telah
ditentukan dan akan diambil kembali untuk diproses ke assembling.
Berdasarkan observasi yang dilakukan di RSUD Nene Mallomo
terkait proses assembling, ditemukan bahwa dalam proses mengurutkan

dokumen pasien, sering kali dijumpai dokumen yang tidak memiliki
nomor urut. Dokumen yang tidak lengkap akan dikembalikan ke petugas
bagian assembling untuk melengkapinya. Proses ini juga untuk memilah
berkas kosong dengan menaruhnya dibagian belakang agar dapat
digunakan kembali jika masih layak pakai.
Penataan berkas (assembling) merupakan bagian penataan
kelengkapan berkas (Assembling) merupakan bagian dari proses

pengolahan rekam medis yang pertama kali menerima berkas rekam medis
yang sudah diisi lengkap dan selanjutnya memberikan berkas rekam medis
ke bagian Coding untuk proses rekam medis selanjutnya. Tetapi di dalam
proses pengolahan di RSUD Nene Mallomo proses pengolahan rekam
medis untuk bagian Assembling dilakukan setelah Pengkodingan terlebih
dahulu (Pratiwi, 2020).
Assembling berarti mendistribusikan, tetapi untuk kegiatan
assembling berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah
hanya sekedar merakit atau mengurut satu halaman ke halaman yang lain
sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengurutan halaman ini dimulai dari
54
berkas rekam medis rawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. Pergantian
pada masing-masing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang
menonjol sehingga dapat mempermudah pencarian formulir dalam berkas
rekam medis (Fin & Sinaga, 2019).
Menurut (Huffman, 1994) dalam (Budi, 2011), pada bagian
assembling ini diketahui tipe ketidak lengkapan berkas rekam medis ada 2
yaitu: (1) Incomplete Medical Record, merupakan tipe ketidak lengkapan
berkas rekam medis ketika berkas rekam medis kembali dari unit
pelayanan; (2) Delinguent Medical Record, merupakan tipe ketidak

lengkapan berkas rekam medis ketika berkas sudah dimintakan
kelengkapannya kepada tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan
pada pasien dalam waktu yang telah ditentukan, tetapi setelah diambil dan
diproses ke assembling ditemukan berkas rekam medis masih belum
lengkap juga.
Kegiatan assembling adalah kegiatan merakit rekam medis dengan
menganalisis kelengkapan rekam medis. Dari hasil wawancara dengan

informan mengatakan lama waktu yang dibutuhkan untuk menganalisis
kelengkapan dokumen dibutuhkan waktu yang cukup lama seharusnya
berapa menit menganalisis berapa dokumen tapi dikarenakan masih ada
dokumen yang tidak lengkap sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama
dalam menganalisis dokumen rekam medis dan tidak ada standar yang
ditetapkan Rumah Sakit. Kendala yang dihadapi di bagian assembling
adalah masih banyak dokumen rekam medis yang belum lengkap, dari
hasil observasi dokumen yang masuk ke unit rekam medis bagian
assembling setelah di analisis secara kuantitatif dan kualitatif hampir
seluruh dokumen tidak lengkap dan tidak tepat waktu dalam

55
pengembaliannya (Frenti et al, 2012). Dalam penelitian Ria Yudha
Permata R, juga mengatakan bahwa faktor-faktor yang menyebabkan
ketidak lengkapan pengisian rekam medis adalah struktur panitia rekam
medis yang tidak jelas pada manajemen RSUD Doloksanggul sehingga
dapat disimpulkan tidak adanya atasan yang mengevaluasi langsung
pelaksanaan dokumen rekam medis.
b. Coding Dan Indeksig

dengan informan kunci dan observasi mengenai proses coding dan

indeksig ditemukan adanya kendala berupa kekurangan tenaga, tulisan
yang tidak jelas, singkatan yang tidak baku dan data yang tidak akurat.
Dalam pelaksanaannya, tidak ada monitoring untuk mereview keakuratan
data. Petugas perlu mengkonfirmasi kembali kepada dokter sebelum
memberikan kode terhadap diagnosa. Sehingga petugas membutuhkan
waktu tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Coding dilaksanakan sembari petugas melaksanakan proses

indeksing ke dalam komputer menggunakan aplikasi yang telah ada.
Petugas mengkoding menggunakan acuan software ICD 10 untuk kode
diagnosis primer dan sekunder atau menggunakan daftar ringkasan koding
dan tidak mengkomunikasikan ke dokter bila tulisan diagnosis tidak jelas.
Sebanyak 5 orang yang bertugas pada bagian coding dan indeksig .Dimana
2 orang pada bagian coding dan 3 orang pada bagian indeks. Serta terdapat
1 orang yang bertugas secara ganda, yaitu mengerjakan coding dan indeks.
Berdasarkan hasil obseravasi terkait kegiatan coding bahwa
pengerjaannya dilakukan secara otomatis dengan menuliskan kode dan
indeks yang tersedia pada komputer tanpa melakukan penulisan secara

56
manual dan berulang. Hal ini tentu dapat meminimalisir kejadian salah
kode ataupun indeks dari suatu penyakit dari pasien. Tetapi diperlukan
kehati-hatian dan kejelihan mata agar coding dan indeks yang dituliskan
sudah tepat.
Coding adalah pemberian kode diagnose penyakit berdasarkan
klasifikasi penyakit yang berlaku, sedangkan indeksing adalah pemberian
indeks penyakit. Dalam penelitian Jonson mengatakan jika ada
ketidakakuratan koding penyakit diupayakan agar ketidakakuratan dapat
dideteksi sedini mungkin sehingga dapat dicegah dan dikendalikan. Audit

pengkodean diagnosis, bertujuan untuk pemeriksaan pendokumentasian
rekam medis untuk memastikan bahwa proses pengkodean dan hasil
pengkodean diagnosis yang dihasilkan adalah akurat, presis, tepat waktu
sesuai dengan aturan, ketentuan kebijakan, dan perundangundangan yang
berlaku. Setelah dokumen di koding&indeksing, dokumen akan masuk ke
bagian penyimpanan dan retensi berkas (filling) (Fin & Sinaga, 2019).
Coding adalah kegiatan rekam medis yang memberikan kode pada

kegiatan dan tindakan medic serta diagnosis yang diberikan. Sedangkan
Indeksing adalah kegiatan rekam medis yang membuat tabulasi sesuai
dengan kode yang telah dibuat ke dalam indeks-indeks (Tifhanny, 2020).
Di bagian Coding petugas memberikan kode sesuai dengan kode
penyakit, operasi, tindakan sesuai buku ICD-10, jika ditemukan dokumen
rekam medis belum lengkap dikembalikan ke yang bersangkutan seperti
perawat ruangan/pembantu perawat maupun dokter. Setelah selesai
pengkodingan kemudian dimasukkan ke Indeks computer dikelompokkan
berdasarkan abjad. Selanjutnya dari pengkodingan kemudian dikirim ke
Verifikator untuk pengkleiman BPJS, Farmasi, Keuangan barulah dikirim

57
ke rekam medis penyimpanan. Di ruangan tersebut dilakukan analisis atau
pengecekan kelengkapan dokumen rekam medis yang bersamaan dengan
dilakukannya Assembling untuk mengurutkan berkas, barulah setelah itu
di simpan ke rak penyimpanan atau Filling (Pratiwi, 2020).
c. Filling
Berdasarkan hasil wawancara mendalam diatas didapatkan dan
diperoleh, untuk bagian Penyimpanan (Filling) berkas rekam medis masih
sangat kurang dalam hal sarana dan prasarana. Seperti rak penyimpanan
rekam medis maupun ruangan penyimpanan berkas yang mana berkas

rekam medis yang active dan inactive masih digabungkan di ruangan yang
sama. Berkas rekam medis disimpan dengan sistem sentralisasi untuk
mencegah kemungkinan terjadinya berkas rekam medis ganda. Namun
pernyataan informan diatas didapatkan bahwasanya terkadang terjadi
penggandaan berkas untuk satu pasien. Hal ini terjadi apabila proses
pencarian dalam waktu lama tidak juga ditemukan. Akhirnya dibuatlah
berkas baru untuk pasien dan jika sudah ditemukan berkasnya maka berkas
tersebut disatukan di satu berkas.
Masih terbatasnya ruang dan lemari untuk penyimpanan berkas,
berdasarkan hasil observasi yang dilakukan kendala dalam proses filling
adalah ketersediaan sarana dan prasarana yang belum memadai. Dimana
banyak di jumpai tumpukan berkas rekam medis pasien di lantai, serta
jarak antar rak yang hanya bisa dilewati oleh satu petugas saja
membutuhkan waktu yang lama untuk proses penyimpanan. Apalagi
jumlah berkas yang akan disimpan lebih banyak di bandingkan ruangan
yang masih terbilang kecil dan jumlah lemari yang masih minim.
58
Rekam medis memerlukan ruangan yang cukup besar agar
pelaksanaannya terlaksana dengan baik. Mengingat letak ruangan petugas
rekam medis di rumah sakit Nene Mallomo terpisah-pisah sehingga butuh
waktu untuk meminta dan mengembalikan dokumen. Ruangan kepala
rekam medis juga masih tergabung dengan penyimpanan berkas yang
memungkinkan seringnya muncul kejenuhan bagi kepala ruangan.
Menurut Barthos (2000) dalam (Nuraini, 2015) filing adalah proses
pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga
bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat untuk ditemukan kembali

setiap kali diperlukan. Filling adalah kegiatan rekam medis melakukan
penyimpanan rekam medis di rak penyimpanan dengan secara sentralisasi
dan desentralisasi (Pratiwi, 2020). Bagian penyimpanan (Filling)
merupakan bagian dari proses pengolahan berkas rekam medis yang
bertugas mengambil berkas rekam medis ketika pasien datang dan
menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari bagian Coding dan
Assembling dan sudah siap untuk disimpan. Lalu mengelola ruang

penyimpanan rekam medis agar berkas rekam medis tersusun sesuai
dengan nomor urut dan tertata dengan rapi.
Penyimpanan berkas rekam medis dan retensi berkas atau disebut
juga dengan filling harus dikelola dengan baik karena menyangkut bersifat
rahasia. Penyimpanan dan pengambilan seluruh data informasi yang telah
berhasil diperoleh untuk keperluan di masa yang akan datang merupakan
salah satu tujuan dalam pengelolaan di bagian penyimpanan berkas. Di
bagian filling hambatan yang dihadapi dalam proses pelaksanaannya
masih saja sering terjadi miss file artinya salah penempatan dokumen
59
rekam medis dan dokumen yang belum ditempatkan di rak penyimpanan
(Fin & Sinaga, 2019).
d. Analysing
Berdasarkan informasi yang diperoleh melalui wawancara dengan
informan kunci, sarana dan prasarana yang tersedia dapat menunjang
pelaksanaan pembuatan laporan. Laporan yang dibuat melalui Sistem
Informasi Rumah Sakit (SIRS) cukup memudahkan dalam hal
pengoperasiannya melalui komputer. Setelah melakukan observasi
terhadap prosedur pembuatan laporan, telah tersedia komputer yang secara

khusus digunakan untuk pembuatan laporan.
Pembuatan laporan mengambil data dari berbagai unit-unit rumah
sakit yang telah melalui proses penyusunan, pemberian kode dan
penyimpanan. Berkas rekam medis dapat di ambil apabila pasien atau
dokter terkait meminta pengecekan form berkas rekam medis serta untuk
pembuatan laporan. Petugas yang mengerjakan analisa hanya ada 1 orang,
dan terkadang dibantu oleh rekan yang lain agar pengumpulan laporan
tidak terlambat.
Berdasarkan pernyataan yang disampaikan oleh informan dan
argumen para ahli mengenai analisa, peneliti memberi kesimpulan bahwa
proses analisa atau pembuatan laporan belum optimal. Hal ini ditandai
dengan penyetoran laporan yang mengalami keterlambatan, karena jumlah
sumber daya yang belum memadai serta tidak sesuai dengan bidang
kemampuannya. Sehingga kualitas sumber daya manusia perlu menjadi
pertimbangan agar apa yang menjadi tanggungjawab petugas dapat
diselesaikan secara tepat waktu.

60
Analisa (analysing / laporan). Kegiatan Anayising adalah mengolah
dan menyediakan data dan informasi yang lengkap, akurat dan tepat
waktu. Analysing adalah kegiatan rekam medis dalam penganalisis semua
data rekam medis yang masuk ke unit rekam medis untuk diolah menjadi
informasi yang disajikan dalam laporan (Pratiwi, 2020).
Namun setiap pekerjaan pastilah memiliki kendala seperti pada
proses analysing yaitu keterlambatan berkas yang di terima oleh petugas
analisa, membuat pekerjaannya membutuhkan waktu yang cukup lama.
Terlepas itu beberapa berkas yang ingin dibuatkan laporan sudah

menumpuk. Sehingga proses waktu untuk mengirim laporan kemungkinan
juga akan mengalami keterlambatan (Nurjanah & Setiatin, 2021).
Selanjutnya, Allah menganjurkan agar menyelesaikan pekerjaan
secara tepat waktu. Sebagaimana firman Allah dalam Q.S Ai-Insyirah:94/7
sebagai berikut:
   
Terjemahnya:
Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah
dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain
Dalam kitab Jalalain, sesudah menyatakan nikmat-nikmat-Nya
kepada Nabi Muhammad dan janji-Nya akan menyelamatkan beliau dari
bahaya-bahaya yang menimpa, Allah memerintahkan kepadanya agar
mensyukuri nikmat-nikmat tersebut dengan tekun beramal saleh sambil
bertawakal kepada-Nya. Bila telah selesai mengerjakan suatu amal
perbuatan, maka hendaklah beliau mengerjakan amal perbuatan lainnya.
Sebab, dalam keadaan terus beramal, beliau akan menemui ketenangan
jiwa dan kelapangan hati. Ayat ini menganjurkan agar Nabi saw tetap rajin
dan terus-menerus tekun beramal (Al, n.d.).

61
3. Output
a. Ketersediaan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terhadap informan
kunci bahwa ketersediaan berkas rekam medis sudah memadai. Adapun
kendala yang sering terjadi adalah berkas yang salah selip, tercampur atau
bahkan tercecer. Dimana sejauh ini belum pernah ada kejadian berkas
rekam medis yang hilang. Alternatif solusi yang diambil adalah melakukan
pencarian semaksimal mungkin, dan apabila tidak ditemukan maka
dibuatkanlah berkas rekam medis yang baru.

Berkas rekam medis yang sudah tidak di gunakan lagi, akan di
simpan pada bagian belakang secara bertumpuk. Proses pemusnahan
berkas rekam medis dapat dilakukan apabila pasien tidak lagi berkunjung
ke rumah sakit dalam kurun waktu 5 tahun setelah kunjungan yang
pertama. Pemusnahannya dilakukan dengan cara di bakar di TPA atau
tempat sampah di luar rumah sakit.
Berdasarkan hail observasi yang didapatkan terkait ketersediaan

berkas rekam medis, dimana map penyimpanan diberi pembatas agar
terdapat perbedaan dari setiap berkas. Berkas yang bertumpuk cenderung
memicu kejadian berkas yang bercampur, tetapi pihak petugas telah
memisahkan dengan pemberian label agar mudah dicari di perlukan.
Kejadian salah selip biasa terjadi karena ketidakhati-hatian petugas serta
penyimpanan tanpa memperhatikan label pada map penyimpanan apabila
terburu-buru.
Rekam medis merupakan salah satu pilar yang sangat penting yang
tidak bisa dianggap sepele dalam satu rumah sakit, dengan perkembangan
ilmu kedokteran, hukum kesehatan dan perkembangan teknologi ditambah

62
lagi dengan pasien atau masyarakat yang lebih pintar dan kritis mengenai
hak- haknya, sehingga penyelenggaraan rekam medis harus dikelola
dengan tenaga yang profesional. Untuk menghasilkan rekam medis yang
baik, benar, dan akurat serta lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan
sangat dipengaruhi oleh kerjasama yang baik antar tenaga kesehatan.
(Indradi : 2017) dalam (Leon et al., 2022).
b. Ketersediaan Sarana Dan Prasarana

Berdasarkan informasi yang diperoleh melalui wawancara dan
observasi langsung terhadap ketersediaan sarana dan prasarana di dapatkan

bahwa sarana dan prasarana seperti meja, kursi, komputer, dan map sudah
memadai. Namun dari segi ruangan dan lemari penyimpanan, kapasitasnya
masih sangat kurang, karena banyaknya berkas yang berada di lantai
dalam keadaan bertumpuk. Ruangan yang masih terbatas, dimana tidak
adanya ruangan khusus atau terpisah antara penyimpanan berkas dan ruang
untuk bekerja.
Jumlah berkas rekam medis yang setiap harinya mengalami

pertambahan, sedang jumlah lemari dan rak penyimpanan yang masih
terbatas tidak mampu menampung berkas rekam medis pasien. Akhirnya
banyak berkas hanya di simpan secara bertumpuk pada lantai karena rak
dan lemari yang belum memadai kapasitasnya. Sarana dan prasarana
berupa form pengisian dan map tidak pernah mengalami kekurangan,
karena sudah ada petugas khusus yang bertanggungjawab untuk
pencetakan form pengisian dan penyediaan map.
Peneliti menyimpulkan ketersediaan sarana dan prasarana RSUD
Nene Mallomo sudah memadai, meskipun masih terbatas dalam ruangan
dan lemari penyimpanan berkas. Hal ini ditandai dengan banyaknya berkas
63
yang hanya di taruh pada lantai karena rak dan lemari yang sudah penuh.
Serta ruangan penyimpanan yang masih tergolong kecil dan masih bersatu
dengan ruangan kerja. Sehingga penambahan rak dan lemari sangat
diperlukan agar mampu menampung berkas rekam medis yang setiap
harinya mengalami pertambahan.
Ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai merupakan
penunjang penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit. Dalam
Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam medis, telah diatur
mengenai tata cara penyelenggaraan rekam medis. Pasal 7 Permenkes

tersebut menyatakan bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib
menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan
rekam medis.
Selanjutnya hadits yang berisi anjuran tentang bekerja dengan
sungguh-sungguh, sebagai berikut:
Artinya:
“Jika Allah memberikan jalan bagi seseorang diantara kamu untuk
memperoleh rezeki dari suatu arah, maka janganlah dia meninggalkannya
sampai dia berubah atau hilang darinya” (HR. Ibnu Majah)
Hadits ini menjelaskan tentang bekerja dengan sungguh-sungguh, yaitu
jangan meninggalkan suatu jalan rezeki atau pekerjaan yang telah Allah
tunjukkan sampai dia lakukan dengan sebaik-baiknya, tapi jika sudah
dilakukan dengan sungguh-sungguh dan hasilnya masih tidak maksimal
maka baru kita boleh meninggalkannya. Ini juga menjelaskan tentang
fokus ke satu pekerjaan saja yang dilakukan dengan bersungguh-sungguh,
tidak bercabang sehingga pekerjaan yang dilakukan tidak maksimal.

64
E. Keterbatasan Penelitian
Peneliti menyadari bahwa masih adanya terdapat keterbatasan dalam
melaksanakan penelitian, sehingga penelitian yang dilakukan tidak sempurna.
Keterbatasan penelitian ini terjadi karena :
a. Wawancara yang dilakukan pada saat jam kerja sehingga peneliti tidak
mempunyai banyak waktu untuk melaksanakan wawancara lebih
mendalam untuk mendapatkan informasi yang lebih banyak.
b. Penelitian ini hanya melihat sistem pengelolaan rekam medis tanpa
memperhatikan faktor atau apa saja yang berhubungan dengan

pengelolaan dan hasil rekam medis yang diperoleh.
65
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai Gambaran
Sistem Pengelolaan Rekam Medis RSUD Nene Mallomo, dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Sumber daya manusia belum memadai dan kebanyakan petugas memiliki
latar belakang pendidikan bukan profesi DIII Rekam Medik, melainkan
hanya lulusan SMA dan jurusan kesehatan masyarakat dan kebidanan.
2. Sarana dan prasarana yang tersedia sudah memadai, tetapi belum optimal
karena jumlah lemari yang masih kurang dan ruang penyimpanan yang
tidak terpisah dengan ruang kantor.
3. Proses Assembling yang dilakukan oleh RSUD Nene Mallomo sudah
sesuai, namun belum optimal dikarenakan beberapa berkas tidak tertera
nomor urut pendaftaran.
4. Proses Coding dan indeksig yang dilakukan oleh RSUD Nene Mallomo
sudah sesuai, dimana pelaksanaannya dilakukan melalui komputer dan
tanpa penulisan yang berulang.
5. Proses Filling yang dilakukan oleh RSUD Nene Mallomo sudah sesuai,
namun belum optimal dikarenakan jumlah rak dan lemari untuk
menyimpan berkas rekam medis masih kurang.
6. Proses Analysing yang dilakukan oleh RSUD Nene Mallomo sudah sesuai,
namun belum optimal dari segi pengumpulan berkas rekam medis yang
kadang kala mengalami keterlambatan.
7. Ketersediaan berkas rekam medis yang dibutuhkan telah memadai karena
tidak pernah kejadian adanya berkas yang hilang.

66
8. Ketersediaan sarana dan prasarana belum memadai dalam hal ketersediaan
lemari yang masih kurang dan tidak adanya ruang penyimpanan berkas
rekam medis secara khusus.

B. Implikasi
Berikut adalah beberapa saran yang ditawarkan oleh peneliti, antara lain:
1. Pihak rumah sakit mengadakan sosialisasi mengenai alur pengelolaan
rekam medis secara rutin dan menyeluruh terhadap setiap petugas rekam
medis.
2. Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit mengenai SDM rekam
medisnya perlu mempertimbangkan penambahan jumlah petugas rekam
medis berdasarkan Kualifikasi dan standar tenaga perekam medis. Serta
perlu adanya pendidikan dan pelatihan maupun seminar untuk
meningkatkan kualitas pengetahuan dan keterampilan tenaga rekam medis
secara menyeluruh dan rutin dilaksanakan.
3. Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit mengenai Sarana dan
Prasarana perlu adanya perluasan ruangan penyimpanan rekam medis agar
dapat dilakukan pula penambahan rak dan lemari penyimpanan mengingat
jumlah pasien yang tidak sedikit dan terus bertambah.
4. Petugas rekam media agar bekerja secara hati-hati agar menghindari
adanya kejadian yang tidak diharapkan seperti berkas yang salah selip,
bercampur atau bahkan tercecer.
5. Bagi penelitian selanjutnya agar mengkaji variabel lain yang mungkin
berpengaruh dalam proses pengolahan berkas rekam medis dengan metode
kuantitatif atau mix method.

67
DAFTAR PUSTAKA
Abarca, R. M. (2021). 済無No Title No Title No Title. Nuevos Sistemas de
Comunicación e Información, 193, 2013–2015.
Al, J. (n.d.). fu&l{$,-{,.
Angga Saputra, A. S., & Haryani Octaria, H. O. (2021). Perbandingan
Pengetahuan Petugas Rekam Medis Untuk Pencapaian Standar Pengelolaan
Rekam Medis Sebelum Dan Sesudah Pelatihan Di Rumah Sakit Bersalin
Annisa Pekanbarutahun 2019. Jurnal Rekam Medis (Medical Record
Journal), 1(1), 12–24. https://doi.org/10.25311/jrm.vol1.iss1.331
Asmara Indahingwati. (2020). Manajamen Sumber Daya Manusia (MSDM) (p.
322). Scopindo media pustaka.
Aulia Nurul K,Novia Nuraini, A. P. W. (2020). Analisis Faktor Penyebab
Kerusakan Berka Srekam Medis Di Rumah Sakit Universitas Airlangga. J-
REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(3), 281–287.
Ayuningrum, T. A., Wijayanti, R. A., Deharja, A., & Santi, M. W. (2020).
Pendekatan Sistem Dalam Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Mitra
Sehat Situbondo. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan,
1(4), 400–411.
City, J., Studi, P., & Masyarakat, K. (2018). Pada Puskesmas Paal X Kota JAMBI
Analysis Of Management Management Of Medical Record Systems In
Puskesmas Pal X Medis , Kepala Puskesmas Pal X Kota. 2(2), 1–7.
Dan, I. B. U., & Rsia, A. (n.d.). Analisis pelaksanaan rekam medis di rumah sakit
ibu dan anak (rsia) widiyanti. 896–910.
Dewi, A., Sulrieni, I. N., Rahmatiqa, C., & Yuniko, F. (2021). Literature Review:
Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis di
Rumah Sakit. Indonesian of Health Information Management Journal
(INOHIM), 9(1), 21–29. https://doi.org/10.47007/inohim.v9i1.234
Fin, D., & Sinaga, Y. (2019). Pengelolaan rekam medis di instalasi rekam medis
rumah sakit umum daerah doloksanggul tahun 2018 skripsi.
Handayuni, L., & Handayani, L. F. (2020). Analisis Pelaksanaan Pengelolaan
Rekam Medis di Puskesmas Muara Madras Kecamatan Jangkat Provinsi
Jambi. Administration & Health Information of Journal, 1(1), 1–9.
Johaeri Irhas, M. (2018). Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM) dalam Perspektif Syariah. Wadiah, 2(1).
https://doi.org/10.30762/wadiah.v2i1.2992
M Manullang. (2012). Dasar-Dasar Manajamen. Gadjah Mada University Press.
Maliang, M. I., Imran, A., & Alim, A. (2019). Sistem Pengelolaan Rekam Medis.
Jurnal Kesehatan, 2(4), 315–328.
National, G., & Pillars, H. (n.d.). No 主観的健康感を中心とした在宅高齢者に
おける健康関連指標に関する共分散構造分析Title.
Nomor, V., Jalan, R., Bunda, R., & Depok, A. (2020). Identifikasi Kelengkapan
Pengisian Metadata Rekam Medis Rawat Jalan Rsia Bunda Aliyah Depok.
Jurnal Administrasi Bisnis Terapan, 2(2), 103–112.
https://doi.org/10.7454/jabt.v2i2.96
68
Nuraini, N. (2015). Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi

Rekam Medis RS “ X ” Tangerang Periode April-Mei 2015. 1, 147–158.
Nurjanah, T., & Setiatin, S. (2021). Penangan Berkas Rekam Medis Terkait
Covid-19 Di. 2, 120–125.
Pamboaji, A. G. (2020). Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis di
Rumah Sakit Misi Lebak Guna Meningkatkan Efisensi dan Efektivitas
Pelayanan. Jurnal Kesehatan Vokasional, 5(3), 132.
https://doi.org/10.22146/jkesvo.48870
Pasien, T., Jalan, R., & Klinik, D. I. (2021). Faktor Penyebab Kerusakan Fisik
Dokumen Rekam MediS. 1(12), 1742–1753.
Pratiwi, T. D. Y. A. (2020). Analisis sistem pengelolaan rekam medis di rumah
sakit umum haji medan tahun 2019 skripsi.
Pujilestari. (2016). Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan
Unsur Manajemen 5M Di Rskia Permata Bunda Yogyakarta. Publikasi
Ilmiah, 1–18.
Putri, W. A., & Putri, W. A. (2019). Faktor Penyebab Missfile Pada Berkas
Rekam Medis di Rumah Sakit. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan
Indonesia, 7(2), 140. https://doi.org/10.33560/jmiki.v7i2.232
Samsuni : 113. (2017). Penulis adalah Kasubbag Keuangan pada Fakultas Syariah
Manajemen Sumber
Daya Manusia, 17 no 31(31), 113–124.
Satrianegara, M. F. (2012). Organisasi dan Fungsi Manajemen Layanan
Kesehatan : Teori, Integritasi dan Aplikasi dalam Praktek ( perpustakaan fah
Uinam (ed.); alauddin u). alauddin university press.
http://ucs.sulsellib.net//index.php?p=show_detail&id=35130
Satrianegara, M. F. (2014). Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan.
Salemba Medika.
Semarang, K. (2012). Rawat Inap Rumah Sakit Umum Daerah. 1.
Simanjuntak, E., & Wati Oktavin Sirait, L. (2019). Faktor-Faktor Penyebab
Terjadinya Missfile Di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah
Sakit Mitra Medika Medan Tahun 2017. Jurnal Ilmiah Perekam Dan
Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(1), 370–379.
https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i1.51
Sinaga, W. A. (2021). Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan
Unsur Manjemen 5M di Puskesmas Medan Johor. 6(2), 152–160.
Sistem, A., Berkas, P., Medis, R., Rumah, D. I., Daerah, U., Mariyam, E., &
Lingga, K. (2022). Media Kesmas ( Public Health Media ). 2, 48–55.
Ulfa, H. M. (2018). Analisis Unsur Manajemen dalam Pengolahan Rekam Medis
di Rumah Sakit TNI AU Lanud Roesmin Nurjadin. KESMARS: Jurnal
Kesehatan Masyarakat, Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit, 1(1),
20–25. https://doi.org/10.31539/kesmars.v1i1.146
Valentina, & Winda Andryani Sinaga. (2021). Pelaksanaan Penyimpanan Rekam
Medis Berdasarkan Unsur Manjemen 5M di Puskesmas Medan Johor. Jurnal
Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 6(2), 152–160.
https://doi.org/10.52943/jipiki.v6i2.590
69
Wati, E. (2019). Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia. 1–51.

https://doi.org/10.31227/osf.io/2rm84
Wati, T. G., & Nuraini, N. (2019). Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari. Rekam Medik Dan Informasi
Kesehatan, 1(1), 23–30.
70
Prodi Kesehatan Masyarakat

Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
UIN ALAUDDIN MAKASSAR
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Saya menyatakan bersedia untuk berpartisipasi dalam pengambilan data atau

sebagai responden pada penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa Prodi
Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas
Islam Negeri Makassar
Judul Penelitian : Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit

Umum Daerah Nene Mallomo Kabupaten Sidrap Tahun 2022
Peneliti : Ayu Magfirah

NIM : 70200117083
Saya percaya yang saya informasikan dijamin kerahasiaannya
Demikian secara sukarela dan tidak ada unsur paksaan dari siapapun, saya
bersedia berperan serta dalam penelitian ini
Nama Informan :
Sidrap, 2022
Peneliti Informan
Ayu Magfirah ___________________

70200117083
71
Lampiran 1
72
Lampiran 2
Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum

Daerah Nene Mallomo Kabupaten Sidrap Tahun 2022
Hari /Tanggal :
Waktu :
KARAKTERISTIK INFORMAN
Nama :
Umur :
Pendidikan :
Pelatihan :
Jabatan :
Masa kerja :
Status kepegawaian : PNS/Honorer/Relawan
Pedoman wawancara Untuk Informan Utama

A. INPUT
a. SDM
1. Menurut anda apakah jumlah personil yang ada di unit rekam medis
sekarang ini sudah memadai jumlahnya?
2. Menurut anda apakah latar belakang pendidikan anda sudah sesuai
dengan tugas anda sebagai perekam medis?
3. Apakah anda pernah mendapatkan pelatihan terkait rekam medis?
4. Kapan terakhir kali anda pernah mengikuti pelatihan terkait tugas
anda di unit rekam medis?
b. Sarana Prasarana
1. Apakah sarana dan prasarana di unit rekam medis seperti meja, kursi,
lemari dan rak penyimpanan sudah memadai ?
2. Bagaimana dengan ketersediaan komputer di unit rekam medis apakah
memadai?
73
3. Bagaimana dengan ketersediaan form isian berkas rekam medis

apakah memadai atau sering terjadi kekurangan form?
4. Menurut anda apakah kondisi ruangan anda nyaman untuk melakukan
pekerjaan rekam medis?
B. PROSES
1. Apakah anda telah mendapatkan sosialisasi tentang SOP rekam medis?
2. Tahapan apa saja yang dilakukan dalam pengelolaan berkas rekam
medis?
3. Tahap apa yang menurut anda paling sulit dikerjakan?
4. Apakah terdapat kendala dalam pengelolaan berkas rekam medis
pasien?
C. OUTPUT
1. Apakah sarana dan prasarana di unit rekam medis seperti meja, kursi,
lemari dan rak penyimpanan sudah memadai ?
2. Bagaimana dengan ketersediaan komputer di unit rekam medis apakah
memadai?
3. Bagaimana dengan ketersediaan form isian berkas rekam medis
apakah memadai atau sering terjadi kekurangan form?
4. Menurut anda apakah kondisi ruangan anda nyaman untuk melakukan
pekerjaan rekam medis?
74
Lampiran 2
Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum

Daerah Nene Mallomo Kabupaten Sidrap Tahun 2022
Hari /Tanggal :
Waktu :
KARAKTERISTIK INFORMAN
Nama :
Umur :
Pendidikan :
Pelatihan :
Jabatan :
Masa kerja :
Status kepegawaian : PNS/Honorer/Relawan
Pedoman wawancara Untuk Informan Kunci
A. INPUT
a. SDM
1. Apakah jumlah SDM yang bertugas di rekam medis sudah memadai ?
2. Apakah petugas yang ditempatkan di unit rekam medis sudah sesuai
dengan latar belakang pendidikannya?
3. Apakah SDM di unit rekam medis telah mendapatkan Pelatihan terkait
rekam medis?
4. Berapa kali dalam setahun petugas rekam medis mendapatkan
pelatihan terkait pekerjaannya?
b. Sarana Prasarana
1. Apakah sarana dan prasarana yang ada di unit rekam medis telah
memadai?
2. Kendala apa saja yang ada di unit rekam medis terkait sarana dan
prasarana?
3. Jika terdapat kendala sarana & prasarana yang dibutuhkan apakah
kendala tersebut dilaporkan ke atasan? dan apakah ada tindak lanjut
75
dari atasan?
B. PROSES
1. Apakah ada alur ataupun SOP terkait pengelolaan berkas rekam medis,
jika ada, Apakah SOP telah disosialisasikan ?
2. Apa saja tahapan dalam pengelolaan rekam medis?
3. Apa saja kendala yang ditemui dalam pengelolaan berkas rekam
medis ?
C. OUTPUT
1. Apakah unit rekam medis selalu menyelesaikan laporan tepat waktu?
2. Apakah data dan informasi yang dihasilkan unit rekam medis selama
ini lengkap?
3. Kendala apa saja yang dihadapi unit rekam medis terkait kelengkapan
data untuk kebutuhan laporan RS?
76
Lampiran 3
Lembar Observasi Sarana Prasarana Rekam Medis
Hasil
No Variabel Observasi
Tersedia Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala RM √
2 Ruangan/kantor terpisah dengan tempat
√
penyimpanan berkas
3 Lemari/rak tempat penyimpanan √
4 Komputer √
5 Meja, Kursi, Map berkas √
6 Terdapat tabung apar √
7 Terdapatnya ATK di ruangan/kantor √
8 Terdapat ruang kantor petugas rekam medis √
77
Lampiran 4 Matriks Hasil Wawancara
Variabel Input : Sumber Daya Manusia
No Informasi Informan Jawaban Terjemahan Reduksi Kesimpulan
1. Ketersediaan M “sudah memadai dek, akan tetapi “sudah memadai tapi tidak Informan Dapat
Sumber tidak sesuai sama pendidikannya” sesuai dengan pendidikan” mengatakan disimpulkan
Daya Nh “memadai ji dek, cuma kalo “memadai, tapi masih bahwa petugas bahwa sumber
Manusia dilihat dari segi kemampuannya kurang dari segi rekam medis daya manusia
masih kurang. Karena tenaga kemampuan. Karena tenaga bekerja tidak belum memadai
profesi khusus rekam medik profesi rekam medik hanya 2 sesuai dengan dari segi profesi
cuma 2 ji dek” orang” latar belakang
YAA “..mm memadai dek, meskipun “memadai, meskipun pendidikannya.
tidak sesuai dengan latar pekerjaanya tidak sesuai
belakang pendidikannya dengan dengan latar belakang
apa yang dikerjakan” pendidikan”
AD “kalo dari segi profesi yang “tenaga profesi masih

78
sesuai dengan bidangnya masih kurang, karena karena rata-
kurang dek, karena rata-rata rata hanya lulusan SMA
hanya lulusan SMA atau petugas atau petugas yang tidak
yang tidak memiliki STR. Saya memiliki STR. Saya sendiri
sendiri sebagai tenaga profesi sebagai tenaga profesi
rekam medis dan ada lagi 1 rekam medis dan 1 rekan
orang dek. Beberapa juga dari saya. Beberapa juga dari
lulusan kesehatan masyarakat. lulusan kesehatan
Petugas rekam medis secara masyarakat. Total petugas
keseluruhan berjumlah 33 orang, rekam medis sebanyak 33
tetapi kebanyakan diantaranya orang, tetapi kebanyakan
bekerja tidak sesuai dengan latar diantaranya bekerja tidak
belakang pendidikan dan sesuai dengan latar
profesinya” belakang pendidikan dan
profesinya”
79
Variabel Input : Sarana Dan Prasarana
1. Ketersediaan YAA “ alhamdulillah, memadai ji “sarana dan prasarana Informan Dapat
Sarana Dan dek..” sudah memadai” mengatakan disimpulkan
Prasarana DR “.. iye, sudah memadai” “sudah memadai” bahwa sarana bahwa
AD “sarana dan prasarana yang “kurangnya sarana dan dan prasarana penumpukan
masih kurang itu, gedung khusus prasarana gedung khusus yang kurang berkas
rekam medis dan lemari. rekam medis dan lemari. adalah lemari disebabkan oleh
Makanya banyak berkas yang Makanya banyak berkas dan ruangan. karena tidak
hanya disimpan dalam bentuk yang hanya disimpan dalam adanya ruangan
tumpukan yang tinggi karena bentuk tumpukan yang tinggi dan lemari
tidak adanya tempat untuk karena tidak adanya tempat penyimpanan.
penyimpanan. Ruangan saya untuk penyimpanan ruangan
juga masih tergabung sama kerja yang tergabung dengan
berkas rekam medis yang berkas rekam medis dapat
sewaktu-waktu membuat kita menimbulkan rasa bosan

80
bosan bekerja karena melihat ketika melihat tmpukan
tumpukan berkas setiap saat” berkas”
M “hmm, lemari yang masih “kurangnya lemari, sehingga
kurang. Makanya banyak berkas berkas disusun bertumpuk
yang di tumpuk bersusun, karena dikarenakan tidak adanya
tidak di tau dimana mau di ruang penyimpanan”
simpan”
Nh “tidak ada ruangan khusus “tidak ada ruangan khusus
untuk rekam medis, jadi untuk rekam medis, jadi
penempatan petugasnya itu petugas bekerja secara
terpisah-pisah. Padahal terpisah. Padahal
seharusnya ruangan rekam seharusnya ruangan rekam
medis itu memiliki lokasi yang medis itu memiliki lokasi
strategis serta tersusun rapi yang strategis serta tersusun
dimana semua petugasnya rapi dan berada dalam suatu

81
ditempatkan secara berdekatan ruangan agar berkas tidak
agar berkas rekam medis tidak ada yang tertinggal.
ada yang tertinggal-tinggal. Berhubung ruangan sempit
Tapi berhubung ruangannya dan tidak ada tempat lain.
yang sempit dan tidak tempat Makanya petugas bekerja
lain, makanya kita bekerja secara terpisah ada di
secara terpisah ada di bagian bagian depan ada juga di
depan ada juga di tengah tengah bahkan bagian
bahkan bagian belakang” belakang”
Variabel Proses : Assembling
1. Proses Nh “assembling itu dek, kita pilih- “assembling adalah Informan Dapat
Assembling pilih berkas kemudian di pemilihan berkas yang mengatakan disimpulkan
pisahkan mana yang khusus selanjutnya dipisah antara bahwa bahwa
rawat jalan atau rawat inap. rawat jalan dan rawat inap. assembling assembling
Karena banyak berkas ada Beberapa berkas kosong adalah proses merupakan
82
isinya atau tidak diisi na yang tidak terisi ikut penyusunan proses
gabungji masuk, jadinya bercampur. Sehingga perlu berkas sesuai penyusunan
tercampur. Makanya perluki di dilakukan pemilihan” nomor urut. berkas
pilih-pilih ulang” berdasarkan
YAA “berkas yang masuk ke kita itu “berkas yang masuk urutan.
toh dek, selanjutnya kita susun kemudian di susun lalu
baru di pilih-pilih baru di dipilih kemudian disetor
masukkan ke bagian coding” pada bagian coding”
AD “proses assembling adalah “assembling adalah
semua berkas rekam medis kita penyusunan berkas rekam
susun sesuai dengan nomor urut. medis sesuai nomor urut.
Kalo ada berkas yang di dapat Berkas yang tidak memiliki
tidak pake nomor, kita taro di nomor akan di simpan di
bagian belakang dek. Terus kalo bagian belakang. Berkas
misalnya ada lagi ditemukan kosong yang tidak terisi akan

83
berkas yang tidak ada isinya itu dikeluarkan atau disimpan
kemudian di keluarkan atau untuk digunakan kembali”
disimpan kalo masih bagusji
untuk di pake kembali”
M “… kalau menurut saya yah, “menurut saya, proses ini
proses ini cukup memakan waktu cukup memakan waktu lama
lama karena memerlukan karena memerlukan
ketelitian penuh untuk menyusun ketelitian penuh untuk
sesuai urutan nomor pasien, menyusun sesuai urutan
mengecek kembali isi berkas nomor pasien, mengecek
apakah ada yang tidak terisi kembali isi berkas apakah
nomornya. Kadang-kadang ada ada yang tidak terisi
berkas tanpa nomor, berkas nomornya. Kadang-kadang
kosong yang ikut tercampur ada berkas tanpa nomor,
sama form pengisian rekam berkas kosong yang ikut

84
medis. Jadi, harus ki’ teliti tercampur dan form
dalam menyusun supaya berkas pengisian. Sehingga
gampang dicari kalo pasien diperlukan ketelitian agar
kembali berobat di rumah sakit berkas gampang dicari kalo
sini” pasien kembali berobat di
rumah sakit”
Variabel Proses : Coding dan Indeksig
1. Proses Nh “coding yang dilakukan sama “pemberian coding Informan Dapat
Coding petugas itu berdasarkan arahan dilakukan oleh petugas atas mengatakan disimpulkan
dari dokter yang melakukan arahan dokter yang bahwa proses bahwa proses
pemeriksaan terhadap pasien. melakukan pemeriksaan coding adalah coding
Diagnosa penyakit yang ditulis terhadap pasien. Penulisan pemberian dilakukan
sama dokter disesuaikan dengan diagnosa berpedoman pada kode penyakit sesuai arahan
ICD-10. Coding yang saya ICD-10. Coding yang saya berdasarkan dokter
kerjakan sendiri adalah coding kerjakan sendiri adalah diagnosa menggunakan

85
rawat jalan” coding rawat jalan” dokter. pedoman ICD-
AD “kalo saya sendiri mengerjakan “saya melakukan coding 10.
coding rawat inap, jadi semua rawat inap, jadi berkas
berkas pasien yang dirawat di rawat inap pasien yang
rumah sakit ini saya berikan dirawat di rumah sakit ini,
kode. Saya juga dibantu oleh saya yang memberikan kode.
rekan petugas yang lainnya agar Saya juga dibantu oleh rekan
cepat selesai pekerjaan. Kode petugas yang lainnya agar
penyakit yang ditulis sesuaikan cepat selesai pekerjaan.
diagnosa dokter dengan Kode penyakit yang ditulis
menggunakan ICD-10 (Volume sesuaikan diagnosa dokter
3/1) atau ICD-9 (Tindakan)” dengan menggunakan ICD-
10 (Volume 3/1) atau ICD-9
(Tindakan)”
M “kita tulis kodenya sesuai “penulisan kode penyakit

86
penyakit yang telah dokter berdasarkan diagnosa
diagnosa. Baik itu pasien yang dokter. Baik itu pasien yang
rawat jalan maupun yang rawat rawat jalan maupun yang
inap” rawat inap”
2. Proses YAA “..eh proses indeksig sudah tidak “proses indeksig sudah tidak Informan Dapat
Indeksig dilakukan mi dek. Semuanya dilakukan. Semuanya sudah mengatakan disimpulkan
sudah terinput di komputer, jadi tersedia di komputer, ketika bahwa proses bahwa proses
kalo kita cari nama penyakit mencari nama dokter atau indeksig sudah indeksig tidak
atau nama dokter gampang ji nama penyakit cepat tidak lagi dikerjakan
ditemukan tidak butuh maki ditemukan tanpa dikerjakan. karena telah
waktu yang lama..” membutuhkan waktu lama” tersedia di
DR “.. mmm indeksnya sudah “indeks sudah tersedia di komputer.
adami tersedia di komputer jadi komputer sehingga petugas
kita tidak kerja manual mi dan tidak lagi bekerja secara
pekerjaan juga cepat selesai manual dan pekerjaan juga

87
dek” cepat selesai”
“..kalo indeks dek, sudah “petugas sudah lama tidak
AD lamami kita tidak pernah kerja mengerjakan indeks. Indeks
indeks. Karena indeksnya sudah sudah tersedia di komputer
dikerjakan melalui komputer jadi petugas tidak menulis
jadi kita tidak siksa tulis berulang. Indeks yang
berulang-ulang kembali. Kalo tersedia sudah tersusun di
mau mencari sudah ada di komputer, jadi petugas tidak
komputer dan tersusun jadi tidak perlu menulis indeks yang
perlu maki capek-capek tulis banyak”
indeks yang banyak lagi”
Variabel Proses : Filling
1. Proses M “… kalo filling itu dek, kita “filling adalah proses Informan Dapat
Filling bertugas untuk simpan berkas penyimpanan berkas. mengatakan disimpulkan
rekam medisnya pasien. Penyimpanannya dipisah bahwa filling bahwa proses

88
Penyimpanannya itu kita pisah- berdasarkan rawat jalan dan adalah proses filling dapat
pisah mana yang rawat jalan rawat inap. Penyimpanan penyimpanan. dilakukan
mana yang rawat inap. Dipisah- juga dipisah berdasarkan setelah pasien
pisah juga berdasarkan penyakit jenis penyakit yang diderita pulang untuk
yang na derita pasien…” oleh pasien” menyimpan
DR “di filling itu simpan berkasnya “proses filling adalah berkas.
pasien terus disusun rapi biar penyimpanan berkas yang
gampang ki dapat kalo nanti itu disusun rapi agar
pasien kembali berobat disini, memudahkan pencari jika
kalo dicari cepat ji kita temukan. pasien kembali berobat.
Tapi kadang-kadang juga eh ada Beberapa berkas kadang-
beberapa berkas lama sekali kadang memerlukan waktu
dicari karena biasa salah lama untuk mencarinya
simpang ki itu petugas, karena dikarenakan petugas ingin
bekerja cepatki mau pulang jadi cepat pulang. Akibatnya

89
asal simpan ji” berkas sering salah simpan
atau asal di simpan saja”
AD “jadi toh dek, berkasnya pasien “berkas yang masuk dan
yang sudah masuk terus sudah di telah diberi kode kita susun
kasih kode kita susun rapi rapi kemudian di simpan mi
kemudian di simpan mi di rak di rak penyimpanan.
penyimpanan. Beberapa berkas Beberapa berkas juga
juga di tumpuk ji di ruangan ini disimpan secara bertumpuk
karena lemarinya masih kurang dikarenakan jumlah lemari
dek. Ada juga beberapa berkas yang masih kurang. Serta
yang sudah dimusnahkan beberapa berkas sudah
dengan catatan bahwa pasien dimusnahkan dengan catatan
tidak pernah mi berobat atau bahwa pasien tidak pernah
berkunjung ke rumah sakit berobat atau berkunjung ke
setelah 5 tahun saat kunjungan rumah sakit setelah 5 tahun

90
pertama. Biasanya itu saya saat kunjungan pertama.
bakar ji dek di tempat sampah” Biasnya dibakar ditempat
sampah”
YAA “berkas yang sudah di coding “berkas yang telah diberi
sama petugas kita simpan di rak kode oleh petugas,
atau lemari penyimpanan. Tapi selanjutnya disimpan di rak
karena jumlah lemari belum penyimpanan. Karena
memadai, makanya ada yang di jumlah lemari belum
tumpuk saja, seperti yang kita memadai, berkas disimpan
liat ini dek, hehehe” secara bertumpuk, seperti
yang terlihat”
Nh “filling itu dek proses “filling adalah proses
penyimpanan berkas rekam penyimpanan. Biasanya
medis. Biasanya kita kerjakan dikerjakan setelah pasien
setelah pasien pulang. Tapi pulang. Tapi kadang-kadang

91
kadang-kadang keesokan keesokan harinya jika belum
harinya pi lagi kalo belum sempat”
sempat”
Variabel Proses : Analysing
1. Proses Nh “berkas yang sudah di simpan di “berkas yang sudah di Informan Dapat
Analysing tempat penyimpanan, kita simpan di tempat mengatakan disimpulkan
buatkan mi laporannya. Datanya penyimpanan, selanjutnya bahwa proses bahwa proses
di peroleh dari berbagai dibuatkan laporan. Datanya analysing analysing
ruangan baik rawat jalan di peroleh dari berbagai adalah merupakan
maupun rawat inap” ruangan baik rawat jalan pembuatan tahap akhir dari
maupun rawat inap” laporan. pengelolaan
“analisa itu pembuatan laporan “analisa adalah pembuatan berkas rekam
YAA dek. Jadi data pasien yang sudah laporan. Jadi data pasien medis yaitu
masuk kita buatkan laporan. yang sudah masuk kita pelaporan.
Pengerjaan laporannya itu buatkan laporan. Pengerjaan

92
melalui SIRS jadi kita tidak kerja laporannya itu melalui SIRS.
atau buat secara manual mi Sehingga pembuatan laporan
dek” tidak lagi dikerja secara
manual”
“setelah berkas rekam medis “setelah berkas rekam medis
AD pasien disimpan toh dek, kita pasien disimpan, kemudian
buat mi laporannya. Baik untuk dibuatlah laporannya. Baik
pasien rawat jalan maupun untuk pasien rawat jalan
rawat inap. Dikerjakan melalui maupun rawat inap.
Sistem Informasi Rumah Sakit Dikerjakan melalui Sistem
(SIRS) yang di peroleh melalui Informasi Rumah Sakit
unit-unit pemeriksaan pasien” (SIRS) yang dapat diperoleh
melalui unit-unit
pemeriksaan pasien”
M “analysing itu tahap akhir dari “analysing adalah tahap

93
proses pengelolaan berkas akhir dari proses
rekam medis pasien yang dibuat pengelolaan berkas rekam
melalui SIRS sebagai bentuk medis pasien yang dibuat
pelaporan, tidak dikerja secara melalui SIRS sebagai bentuk
manual mi juga dek” pelaporan, yang tidak lagi
dikerjakan secara manual”
Variabel Output : Ketersediaan Berkas Rekam Medik
1. Ketersediaan Nh “sejauh ini, alhamdulillah “sejauh ini, alhamdulillah Informan Dapat
Berkas berkas yang dibutuhkan selalu berkas yang dibutuhkan mengatakan disimpulkan
Rekam tersedia” selalu tersedia” bahwa bahwa berkas
Medik M “berkas rekam medis yang “berkas yang diperlukan ketersediaan yang
diperlukan sama pasien tersedia oleh pasien tersedia” berkas rekam dibutuhkan
ji dek” medis sudah selalu tersedia.
AD “tersedia ji dek, karena sudah “tersedia, karena sudah di memadai.
di kerja secara maksimal dan kerja secara maksimal dan

94
dilakukan penyusunan berulang dilakukan penyusunan
ketika memeriksa berkas, kalo di berulang ketika memeriksa
dapat yang tidak sama atau lain berkas, apabila ditemukan
isinya maka akan kami simpan berkas berbeda maka akan
sesuai dengan tempatnya. Kalo disimpan sesuai dengan
pun misalnya kita mencari tempatnya. Alternatif yang
berkas tapi tidak di dapat-dapat diambil apabila proses
dek, yah alternatifnya kita minta pencarian berkas tidak
maaf mami baru kami buatkan ditemukan dalam waktu yang
yang baru. Tapi hal ini jarang ji cukup lama adalah meminta
terjadi dek, karena diusahakan maaf kemudian membuat
mencari semaksimal mungkin berkas baru. Kejadian ini
dan akhirnya membuat form jarang terjadi, karena
baru jika berkas itu tercecer. diusahakan mencari
Karena kalo berkas yang hilang, semaksimal mungkin dan

95
alhamdulillah disini tidak akhirnya membuat form baru
pernah ji ada yang hilang hehe” jika berkas itu tercecer.
Alhamdulillah kejadian
berkas hilang tidak pernah
terjadi”
DR “berkasnya tersedia ji dek” “berkasnya tersedia”
YAA “tersedia ji dek, kalo di bilang “tersedia, penyediaan form
form untuk pengisian sudah ada untuk pengisian sudah ada
yang handle bagian itu, jadi petugas khusus, jadi tidak
tidak pernah ji kehabisan” pernah kehabisan”
Variabel Output : Ketersediaan Sarana Dan Prasarana
1. Ketersediaan YAA “sarana prasarananya disini “sarana dan prasarana Informan Dapat
Sarana Dan memadai ji dek, tersedia ji” sudah memadai dan mengatakan disimpulkan
Prasarana tersedia” bahwa bahwa

96
DR “alhamdulillah sudah memadai “alhamdulillah sudah ketersediaan terjadinya
dek” memadai” sarana dan penumpukan
Nh “cukup memadai untuk sarana “sarana dan prasarana prasarana berkas
dan prasarananya” cukup memadai” belum disebabkan oleh
AD “meja, kursi, komputer sudah “ketersediaan meja, kursi memadai dari ruangan yang
memadai dek. Yang tidak dan komputer sudah segi ruangan tidak tersedia
memadai itu tempat memadai. Sarana dan dan jumlah dan jumlah
penyimpanan yaitu lemari dan prasarana yang tidak lemari. lemari yang
ruangan kerja juga yang masih memadai adalah lemari dan masih kurang.
disatukan dengan ruang ruang penyimpanan, karena
penyimpanan. Karena lemarinya masih tergabung dengan
tidak cukup, kita simpan berkas ruang kerja. Jumlah lemari
secara bertumpuk. Dimana yang belum memadai
kemungkinan besar, berkas akan menyebabkan penyimpanan
tercampur sehingga mungkin berkas secara bertumpuk.

97
juga terjadi misfile atau hilang Dimana kemungkinan besar,
berkas karena tidak ada ruang berkas akan tercampur
penyimpanan. Rak juga masih sehingga mungkin juga
sedikit. Kalo form pengisian terjadi misfile atau hilang
sama map alhamdulillah sudah berkas karena tidak ada
memadai karena kita punya ruang penyimpanan. Rak
petugas tersendiri yang juga masih sedikit. Kalo
ditugaskan untuk mencetak form form pengisian sama map
pengisian dan menyediakan alhamdulillah sudah
map” memadai karena kita punya
petugas tersendiri yang
ditugaskan untuk mencetak
form pengisian dan
menyediakan map”
M “belum memadai dek, karena “belum memadai, karena rak

98
rak dan lemari masih kurang. dan lemari masih kurang.
Belum lagi kita bekerja di dalam Belum lagi kita bekerja di
ruangan yang di penuhi berkas dalam ruangan yang di
yang di tumpuk. Kadang-kadang penuhi berkas yang di
membuat saya jenuh jika melihat tumpuk. Kadang-kadang
berkas yang tingginya membuat saya jenuh jika
menggunung. Maklumlah karena melihat berkas yang
melihat tumpukan berkas setiap tingginya menggunung.
hari” Maklumlah karena melihat
tumpukan berkas setiap
hari”
99
Lampiran 5 Dokumentasi
Kondisi Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis

100
Kondisi Berkas Rekam Medis yang Bertumpuk karena tidak ada rak dan lemari
penyimpanan
101
Dokumentasi wawancara dengan informan Utama
Dokumentasi wawancara dengan informan Kunci

102
Lampiran 6 Etik Penelitian

103
Lampiran 7 Surat Izin Penelitian

104
Lampiran 8 Surat PTSP Provinsi

105
Lampiran 9 Surat PTSP Daerah

106
Lampiran 10 Keterangan Selesai Meneliti

Ayu Magfirah - 70200117083

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ayu Magfirah - 70200117083

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIK DI

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH NENE MALLOMO

JURUSAN KESEHATAN MASYARAKAT

Mahasiswa yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Ayu Magfirah

Tempat/Tanggal Lahir : Pangkajene Sidrap, 7 Januari 1999

Jurusan/Konsentrasi : Kesehatan Masyarakat/Administrasi Rumah Sakit

Fakultas : Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

Alamat : Perumahan Bukit Khatulistiwa 2 Goa Ria Sudiang

Menyatakan dengan sesungguhnya dan penuh kesadaran bahwa skripsi ini

Gowa, 8 Agustus 2022

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

Nama : Ayu Magfirah

Kata Kunci : Sistem Pengelolaan, Rekam Medis, Rumah sakit

pelayanan kesehatan bagi sejumlah manusia dengan karakter yang berbeda-beda

keadaan sosial ekonomi manusia yang diharuskan mampu memajukan dan

meningkatkan pelayanan yang berkualitas dan berprestasi bagi masyarakat dalam

institusi yang menyediakan pelayanan kepada setiap individu dengan sempurna

yaitu rawat inap, rawat jalan dan perawatan darurat.

dengan tujuan memberikan pelayanan secara penuh kepada masyarakat untuk

penyembuhan (kuratif) dan pencegahan (preventif) suatu penyakit. Peran rumah

sakit sebagai penyedia pelayanan kesehatan yaitu mempercepat proses

peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Rumah sakit memerlukan beberapa

dukungan dari berbagai instansi dalam melakukan upaya meningkatkan pelayanan

pendukung untuk mencapai keberhasilan suatu upaya yang dilakukan berdasarkan

standar yang berlaku (Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait, 2019).

Rumah sakit memerlukan rekam medis untuk melaksanakan suatu kegiatan,

rekam medis merupakan dokumen pencatatan mengenai identitas pasien, riwayat

pemeriksaan, jenis pengobatan setiap tindakan yang dipilih ketika menggunakan

jasa pelayanan kesehatan (Permenkes No.55 Tahun 2013). Informasi yang

tercantum dalam rekam medis seperti riwayat pemeriksaan dan perawatan

kesehatan pasien yang dipakai untuk melakukan mengolah, merencanakan dan

memberi pelayanan kesehatan yang dapat digunakan sebagai media penelitian

untuk sebuah pelayanan kesehatan dalam bentuk statistik.

Proses pelayanan kepada pasien memerlukan rekam medis dalam setiap

dimulailah proses penyelenggaraan rekam medis, selanjutnya melakukan

pendataan pasien selama menggunakan pelayanan kesehatan di rumah sakit,

merupakan proses penyelenggaraan rekam medis yang baik. Bagian

Wati Oktavin Sirait, 2019).

Berdasarkan beberapa penelitian sebelumnya ditemukan bahwa sebanyak

memerlukan pengendalian untuk menghindari dan meminimalisir kejadian dalam

menyisipkan dokumen. Kesesuaian antara rencana dan harapan terhadap kegiatan

yang akan dilaksanakan merupakan langkah pengendalian, serta melakukan proses

Seringnya terjadi kesalahan dipengaruhi oleh tidak terlaksananya sistem

penyimpanan dengan baik di rumah sakit, khususnya di bagian rak penyimpanan

berkas rekam medis seperti ketidaksesuaian tempat berkas rekam medis,

kesalahan dalam penyimpanan serta berkas yang tidak ditemukan di rak

penyimpanan (misfile). Adanya kesalahan yang terjadi akan menambah beban

tersedia khususnya riwayat penyakit sebelumnya (Simanjuntak & Wati Oktavin

Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dikendalikan oleh rekam medis dan

sumber daya manusia. Pentingnya keberadaan sumber daya manusia selaku

manajemen di setiap perusahaan untuk melakukan pengelolaan, pengaturan,

Menurut penelitian dengan judul analisis unsur manajemen dalam

pengolahan rekam medis di Rumah sakit TNI AU-Lanud Roesmin Nurjadin

jumlah pasien yang mengunjungi pelayanan kesehatan menjadi faktor yang

dipertimbangkan agar petugas dapat memberi pelayanan secara optimal. Latar

belakang pendidikan menjadi kriteria utama dalam penempatan petugas di unit

rekam medis, namun kurangnya SDM yang tersedia menyebabkan beberapa

dalam petugas rekam medis adalah riwayat pendidikan, ketidaksesuaian antara

kemampuan kompetensi dan standar yang berlaku terhadap riwayat pendidikan

akan menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam bekerja. Riwayat

pendidikan D3 rekam medis dan informasi menjadi ketentuan yang diberlakukan

Dalam penelitian yang dilakukan (Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait,