PEMERINTAH PROVINSI MALUKU

RANCANGAN AKTUALISASI

“OPTIMALISASI SISTEM DIGITALISASI PENGARSIPAN RISALAH PERSIDANGAN

DI SEKRETARIAT DPRD KOTA AMBON”

OLEH

EVATHALIA D O RATUNARA, S.Sos

NDH 12/A/Latsar Gol.III Angkatan XXXI/2023/Kota Ambon

PESERTA PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III

ANGKATAN XXXI LINGKUP PEMERINTAH KOTA AMBON
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI MALUKU

AMBON
2023
 LEMBAR PERSETUJUAN

RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI SISTEM DIGITALISASI PENGARSIPAN RISALAH PERSIDANGAN

DI SEKRETARIAT DPRD KOTA AMBON

OLEH

EVATHALIA D O RATUNARA, S.Sos

NDH 12/A/Latsar Gol.III Angkatan XXXI/2023/Kota Ambon

PESERTA PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN XXXI

LINGKUP PEMERINTAH KOTA AMBON
TAHUN 2023

TELAH DISETUJUI SEBAGAI BAHAN SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI

PADA TANGGAL MEI 2023
DI BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI MALUKU
MENYETUJUI

COACH MENTOR

ASTRID J D SIAHAINENIA,SE,M.Si LEONORA SIRUANG,S.H

NIP : 19830530 201101 2 006 NIP : 1966100 199312 2 001
 BAB III

RANCANGAN KEGIATAN AKTUALISASI

3.1 Identifikasi dan Penetapan Isu

Penetapan isu dibuat berdasarkan isu-isu yang ditemukan dari hasil observasi selama bertugas
menjadi staff pada Sekretariat DPRD Kota Ambon, Setelah menemukan isu-isu, tahap selanjutnya
adalah mengidentifikasi isu tersebut terkait kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan penulis. Dari
hasil identifikasi isu tersebut akan menghasilkan isu yang layak dan dijadikan rancangan aktualisasi.

1. Kurangnya fasilitas untuk mendukung kegiatan rapat serta pembuatan laporan di Sekretariat
DPRD Kota Ambon.
2. Belum adanya sistem digitalisasi Pengarsipan Risalah Persidangan di Sekretariat DPRD Kota
Ambon.
3. Lamanya pengumpulan dokumen administrasi bahan acara persidangan di Sekretariat DPRD
Kota Ambon.

3.2 Isu Prioritas

Sebelum melaksanakan aktualisasi perlu ditetapkan isu prioritas yang akan diaktualisasikan
selama tahapan habituasi di unit kerja. Pemilihan isu prioritas menggunakan analisis USG dengan
menetapkan rentang penilaian (1-5) dengan melihat tingkat:
1) Urgency, yaitu seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindak lanjuti;
2) Seriousness, yaitu seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan
ditimbulkan;
3) Growth, yaitu Seberapa kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan
kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk bila dibiarkan.
Metode ini dilakukan dengan cara memberikan skor berdasarkan skala likert dari nilai 1 (satu)
sampai dengan 5 (lima) pada setiap masalah yang telah teridentifikasi, dimana nilai 1 (satu) untuk isu
dengan tingkat USG yang paling rendah dan nilai 5 (lima) untuk masalah dengan tingkat USG yang
paling tinggi. Kemudian masalah utama yang dijadikan isu prioritas ditentukan berdasarkan nilai skor
total yang paling besar. Adapun penilaian dan penentuannya dapat dilihat pada Tabel 1
 Tabel 1.

Matriks Analisis USG

No Isu/Masalah U S G Total Ranking

1 Kurangnya fasilitas untuk mendukung kegiatan rapat 5 4 4 13 II
serta pembuatan laporan di Sekretariat DPRD Kota
Ambon
2 Belum adanya sistem digitalisasi Pengarsipan 4 5 5 14 I
Risalah Persidangan di Sekretariat DPRD Kota
Ambon.
3 Lamanya pengumpulan dokumen administrasi bahan 4 4 2 10 III
acara persidangan di Sekretariat DPRD Kota Ambon

Berdasarkan hasil analisa USG di atas didapatkan hasil isu prioritas yang memiliki peringkat teratas
adalah “Belum adanya sistem digitalisasi Pengarsipan Risalah Persidangan di Sekretariat DPRD
Kota Ambon”.

3.3 Gagasan Pemecahan Isu

Berdasarkan isu kontemporer yang telah ditetapkan, yaitu optimalisasi sistem digitalisasi pengarsipan
risalah persidangan di Sekretariat DPRD Kota Ambon, guna mengatasi isu tersebut, diperlukan
beberapa kegiatan yang diharapkan dapat menjadi bagian dari pemecahan masalah, kegiatan tersebut
antara lain :

1. Melaksanakan Pengumpulan dan validasi dokumen risalah.

2. Pembuatan media penyimpanan digital.
3. Pembuatan SOP penyusunan dokumen.risalah.
4. Melakukan sosialisasi kepada setiap pegawai.
 Tabel 3.4 Matriks Rancangan Kegiatan

KETERKAITAN
KONTRIBUSI TERHADAP
NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT/ HASIL SUBSTANTIF MATA
VISI-MISI ORGANISASI
PELATIHAN

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Melakukan 1. Melakukan konsultasi dengan Terlaksananya Sebelum melakukan Kegiatan ini berkontribusi
Pengumpulan dan mentor pengumpulan pengumpulan dan validasi data pada visi dan Misi Kota
validasi dokumen 2. Mengumpulkan dokumen dokumen risalah terlebih dahulu berkonsultasi Ambon yang mengarah pada
risalah risalah. dengan mentor (harmonis), 11 kebijakan penjabat Wali
3. Melakukan pengecekan setelah itu mengumpulkan Kota Ambon nomor 1 yaitu
data/dokumen yang telah dokumen yaitu melakukan konsolidasi internal
terkumpul. koordinasi dengan rekan kerja birokrasi.
4. Melakukan penyusunan di sub bagian risalah dalam
data/dokumen yang telah rangka pengecekan data serta
dilakukan pengecekan. melakukan penyusunan
5. Melapor hasil kegiatan kepada dokumen (kolaboratif) setelah
mentor itu melaporkan hasil kegiatan
kepada mentor dengan rasa
tanggung jawab (akuntabel)
2 Pembuatan media 1. Melakukan konsultasi dengan Tersedianya media Sebelum melakukan pembuatan Kegiatan ini berkontribusi
penyimpanan digital mentor terkait Pembuatan penyimpanan digital. media penyimpanan digital pada visi dan Misi Kota
(google drive)
media penyimpanan digital terlebih dahulu berkonsultasi Ambon yang mengarah pada
2. Menyiapkan sarana dan dengan mentor dengan ramah 11 kebijakan penjabat Wali
prasarana dan sopan (berorientasi Kota Ambon nomor 1 yaitu
3. Membuat rancangan skema pelayanan), setelah itu konsolidasi internal
tata cara pembuatan media menyiapkan sarana dan birokrasi.
penyimpanan digital prasarana serta koordinasi
4. Menyiapkan Dokumen Risalah dengan rekan kerja di sub
Persidangan bagian risalah dalam rangka
5. Melapor hasil kegiatan kepada membuat rancangan skema tata
mentor cara pembuatan media
penyimpanan digital
(kolaboratif) dan menyiapkan
dokumen risalah persidangan,
setelah itu melaporkan hasil
kegiatan kepada mentor dengan
rasa tanggung jawab
(akuntabel)
3 Pembuatan SOP 1. Melakukan konsultasi dengan Tersedianya SOP Sebelum melakukan Kegiatan ini berkontribusi
penyususnan mentor tentang SOP penyususnan pembuatan SOP penyususnan pada visi dan Misi Kota
dokumen Risalah penyususnan dokumen Risalah dokumen Risalah dokumen Risalah terlebih Ambon yang mengarah pada
2. Menyiapkan sarana dan dahulu berkonsultasi dengan 11 kebijakan penjabat Wali
prasarana untuk SOP mentor dengan rasa Kota Ambon nomor 1 dan
penyususnan dokumen Risalah bertanggungjawab yaitu konsolidasi internal
3. Membuat SOP penyususnan (akuntabel) setelah itu birokrasi.
dokumen Risalah menyiapkan sarana dan
4. Melaporkan hasil kegiatan prasarana untuk SOP
kepada mentor penyususnan dokumen Risalah
dan membangun koordinasi
yang baik dengan rekan-rekan
kerja di sub bagian Risalah
(kolaboratif) dengan beretika
dan ramah (berorientasi
pelayanan) untuk membuat
pedoman alur penyusunan
dengan kreatifitas (adaptif)
agar menghasilkan pedoman
yang berkualitas terbaik
(kompeten). Kemudian setelah
itu, melaporkan hasil kegiatan
pembuatan SOP penyususnan
dokumen Risalahkepada mentor
dengan menggunakan Bahasa
Indonesia yang baik dan
benar (loyal) dan jujur serta
bertanggungjawab
(akuntabel)
4 Sosialisasi kepada 1. Melakukan konsultasi pada Terlaksananya Sebelum melakukan sosialisasi Kegiatan ini berkontribusi
setiap pegawai mentor terkait pelaksanaan sosialisasi kepada tentang Pedoman/Alur pada visi dan Misi Kota
sosialisasi kepada setiap setiap pegawai Penyusunan Bahan Acara Ambon yang mengarah pada
pegawai Persidangan terlebih dahulu 11 kebijakan penjabat Wali
2. Menyiapkan bahan dan sarana berkonsultasi dengan mentor Kota Ambon nomor 1 yaitu
dalam melaksanakan sosialisasi. ramah dan sopan (berorientasi konsolidasi internal
3. Sosialisasi Pedoman/Alur pelayanan) Setelah itu, materi birokrasi.
Penyusunan Bahan Acara sosialisasi disusun dengan
Persidangan menggunakan Bahasa
4. Melapor hasil kegitan kepada Indonesia yang baik dan benar
mentor (loyal) dan dalam penyampaian
materi serta tanya jawab
dilakukan dengan ramah,
cekatan, solutif, dan dapat
menjawab kebutuhan dari
penanya (berorientasi
pelayanan). Setelah melakukan
kegiatan sosialisasi, kemudian
menyampaikan hasil laporan
kepada mentor rasa tanggung
jawab (akuntabel)