RANCANGAN AKTUALISASI

“OPTIMALISASI KOORDINASI STAF PROTOKOL DENGAN

LEADING SECTOR ATAU PENYELENGGARA ACARA PIMPINAN
DAERAH MELALUI LAYANAN CALL CENTER PROTOKOL”

SEKRETARIAT KABUPATEN BENGKULU UTARA

KABUPATEN BENGKULU UTARA
PROVINSI BENGKULU

DISUSUN OLEH:

DANU HARDI SULISTYO

C/4

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
TAHUN 2019
 RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PROFESI PNS

Unit Kerja : Subbag Keprotokolan dan Acara Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara
Jabatan : Pranata Humas
Identifikasi Isu : 1. Tidak memadainya kendaraan dinas yang digunakan untuk melakukan perjalanan dinas guna persiapan acara
pejabat daerah
2. Kurang optimalnya dalam mengecek kelengkapana acara seperti sound system, mikropon, ruang transit pejabat,
makan dan minum pejabat jika disediakan oleh penyelenggara sesuai dengan petunjuk teknis
3. Kurang optimalnya koordinasi staf protokol dengan penyelenggara acara pimpinan daerah
4. Kurangnya sumber daya manusia (staf) disub bagian keprotokolan dan acara
5. Belum optimalnya pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Keprotokolan
6. Belum memadainya peralatan penunjang keprotokolan di sub bagian keprotokolan dan acara
Isu Yang Diangkat : Kurang optimalnya koordinasi staf protokol dengan penyelenggara acara pimpinan
Daerah
Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi Koordinasi Staf Protokol Setdakab Bengkulu Utara dengan Penyelenggara Acara Pimpinan Daerah
melalui Layanan Call Center Protokol.
No Kegiatan Uraian Tahapan Output Nilai Dasar Keterkaitan Nilai-Nilai Kontribusi Terhadap Visi Misi Penguatan Nilai-Nilai
Kegiatan Kegiatan Dasar Organisasi Organisasi
1. Melapor dan 1. Bertemu dan 1. Persetujuan Akuntabilitas (Bertanggung Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, Berdasarkan hasil kegiatan
konsultasi kepada konsultasi dengan Mentor Jawab) : akan berkontribusi dalam tersebut, akan berkontribusi
mentor tentang kepala Sub Bagian Menyiapkan rancangan terwujudnya misi nomor 2 dari dalam penguatan nilai organisasi
gagasan pemecahan Keprotokolan dan 2. Matriks rancangan
aktualisasi, yang nantinya sekretariat daerah kabupaten sesuai visi dari sekretariat daerah
isu. Acara untuk aktualisasi
mendapatkan arahan akan menjadi landasan bengkulu utara yaitu “meningkatkan kabupaten bengkulu utara yaitu
3. Jadwal konsultasi aktualisasi berupa matriks pelayan prima dalam administrasi terwujudnya good governance
2. Menyiapkan matrik mentor tabel yang tepat dan akurat” melaui aparatur yang akuntabel
rancangan dan profesional”
aktualisasi Nasionalisme (Musyawarah
4. Lembar dan Mufakat) :
3. Menetapkan jadwal persetujuan
Pada saat saya berkonsultasi
 konsultasi konsultasi dengan mentor dan staf
protokol, saya akan
4. Menyiapkan lembar 5. Rekan staf siap senantiasa mengedepankan
persetujuan hasil untuk mendukung
Musyawarah dan mufakakat
konsultasi aktualisasi

5. Berkoordinasi Etika Publik (Sopan dan

dengan staf protokol Hormat) :
mengenai Pada saat saya konsultasi
pembentukan Call Kepala Sub Bagian Protokol
Center Protokol untuk meminta arahan, saya
akan menggunakan bahasa
yang sopan dan rasa hormat.

Komitmen Mutu (Inovasi):

Terciptanya inovasi gagasan
pemecahan isu melalui
layanan call center.

Anti Korupsi (Jujur) :

Mengutamakan perilaku
jujur dalam berkonsultasi
dengan mentor maupun staf
protokol
Kegiatan ini dilakukan untuk mendapatkan arahan dari mentor dan staf protokol, sehingga mempermudah dalam melaksanakan aktualisasi, apabila hal ini tidak dilakukan maka penulis
akan merasa sangat kesulitan untuk melakukan aktualisasi kedepannya.
2. Pembentukan Call 1. Mendiskusikan 1. Terdapatnya nomor Akuntabilitas Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, Berdasarkan hasil kegiatan
Center Protokol penetapan nomor telepon WA call center (Tanggung Jawab) : akan berkontribusi dalam terwujudnya tersebut, akan berkontribusi
Melalui Media telpon yang akan protokol Melaksanakan tugas misi nomor 2 dari sekretariat daerah dalam penguatan nilai organisasi
dijadikan sebagai dengan penuh tanggung
Whatsapp (WA) kabupaten bengkulu utara yaitu sesuai visi dari sekretariat daerah
nomor WA untuk 2. Terdapat aplikasi WA jawab melalui membuat
call center kepada yang telah yang sebuah layanan call “meningkatkan pelayan prima dalam kabupaten bengkulu utara yaitu
atasan dan rekan dijadikan sebagai call center administrasi yang tepat dan akurat” “terwujudnya good governance
kerja center melaui aparatur yang akuntabel
Nasionalisme dan profesional”
2. Memfasilitasi 3. Terdapatnya Standar (Musyawarah dan
peralatan dan Operasional Prosedur Mufakat) :
perlengkapan call call center Meminta masukan
center Protokol kepada atasan dan rekan
kerja untuk menentukan
3. Membuat SOP call nomor call center secara
center protokol musyawarah

Etika Publik (Cermat

dan Teliti) :
Saya menyesuaikan
pembuatan SOP call
center Protokol melalui
media whatsapp dengan
ketentuan aturan
keprotokolan secara
cermat dan teliti

Komitmen Mutu
(Efektif dan efisien) :
Kondisi koordinasi antar
lembaga, yaitu sub
bagian keprotoklan dan
acara dengan LS
menjadi lebih efektif dan
efisien dengan adanya
call center

Anti Korupsi
(Transparan) :
 Saya memfasilitasi
peralatan dan
perlengkapan call center
protokol secara
transparan

Dengan dibentuknya call center protokol melalui media whatsapp (WA) dapat mempermudah koordinasi secara efektif dan efisien dan antara leading sector (LS) dengan protokol. Apabila
tidak adanya call center protokol maka akan membuat terhambatnya koordinasi antara leading sector (LS) dengan protokol.
3. Sosialisasi layanan 1. Mengenalkan call 1. Terlaksanya sosialisasi Akuntabilitas Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, Berdasarkan hasil kegiatan
Call Center Protokol center protokol layanan call center. (Kejelasan) : akan berkontribusi dalam terwujudnya tersebut, akan berkontribusi
Melalui Media kepada atasan, staf Saya mensosialisasikan misi nomor 2 dari sekretariat daerah dalam terwujudnya visi dari
protokol, dan pihak 2. Foto kegiatan sosialisasi call center protokol
WhatsApp (WA) kabupaten bengkulu utara yaitu sekretariat daerah kabupaten
penyelenggara kepada staf protokol dan kepada atasan, rekan
kepada pihak atasan dan pihak kerja dan pihak “meningkatkan pelayan prima dalam bengkulu utara yaitu terwujudnya
penyelenggara 2. Menyebarkan penyelenggara penyelenggara dengan administrasi yang tepat dan akurat” good governance melaui aparatur
informasi tentang penuh kejelasan. yang akuntabel dan profesional”
layanan call center
Protokol melalui Nasionalisme
media WhatsApp (Kerjasama) :
(WA) kepada setiap Melakukan sosialisasi
instansi pemerintah terhadap call center
. Protokol dengan

Etika Publik (Sopan

dan santun) :
Dalam melaksanakan
sosialisai, saya akan
senantiasa
mengedepankan
komunikasi yang sopan
dan santun.

Komitmen mutu
(efektif dan efisien) :
 Saya mensosialisasikan
layanan call center
Protokol secara efektif
atau tepat sasaran seperti
menggunakan media
WA dan efisien karena
biaya yang digunakan
lebih murah dibandigkan
menggunakan media
besar seperti TV.

Anti Korupsi (Kerja

Keras) :
Saat sosialisasi, saya
akan senantiasa bekerja
keras agar program call
center ini dapat diterima
diterima diinstasi
maupun dilingkukangan
staf protokol.
Sosialisasi layanan call center protokol melalui media whatsapp bertujuan untuk menginformasikan kepada LS bahwa protokol memiliki layanan telekomunikasi melalui WA sehingga
bisa memudahkan untuk berkoordinasi dengan pihak protokol. Apabila hal ini tidak dilaksanakan, maka stakeholder dari protokol tidak akan mengetahui kalau protokol sudah memiliki
layanan call center protokol berbentuk WA.
4. Pelaksanaan layanan 1. Melayani 1. Adanya rekaman suara Akuntabilitas Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, Berdasarkan hasil kegiatan
Call Center telpon/chat WA dan screenshots saat (Kejelasan) : Saat akan berkontribusi dalam terwujudnya tersebut, akan berkontribusi
layanan protokol pelayanan protokol. melakukan pelayanan misi nomor 2 dari sekretariat daerah dalam penguatan nilai organisasi
terkait call center protokol
kabupaten bengkulu utara yaitu sesuai visi dari sekretariat daerah
penyelenggaran selalu mengutamakan
acara pimpinan komunikasi yang penuh “meningkatkan pelayan prima dalam kabupaten bengkulu utara yaitu
daerah kejelasan administrasi yang tepat dan akurat” terwujudnya good governance
melaui aparatur yang akuntabel
Nasionalisme (Kerja dan profesional”
Sama) :
Dengan adanya
koordinasi antara staf
protokol dan pihak
 penyelenggara
menggambarkan kerja
sama yang baik.

Etika Publik
(Menghargai
Komunikasi) :
Senantiasa menghargai
komunikasi dan
pendapat yang
disampaikan oleh pihak
penyelenggara

Komitmen Mutu
(Efektifitas dan Efisien)
:
Proses koordinasi yang
saya lakukan dengan
pihak penyelenggara
membuat kegiatan acara
pimpinan dan

Anti Korupsi (Peduli) :

Selalu tanggap dan
responsif terhadap
permasalahan yang
muncul terkait
penyelenggaraan acara
Pelaksanaan kegiatan call center ini berguna supaya terjadi koordinasi dan kolaborasi antara pihak protokol dengan pihak penyelenggara acara pimpinan daerah dan mengurangi hambatan
acara.
5. Monitoring dan 1. Meminta keterangan 1. Diketahui adanya Akuntabilitas Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, Berdasarkan hasil kegiatan
evaluasi terhadap dari rekan kerja kendala yang terdapat (Tanggung Jawab) : akan berkontribusi dalam terwujudnya tersebut, akan berkontribusi
layanan call center yang terlibat dalam saat pelaksanaan Melaksanakan misi nomor 2 dari sekretariat daerah dalam penguatan nilai organisasi
kegiatan call center kegiatan call center monitoring dan evalusi
kabupaten bengkulu utara yaitu sesuai visi dari sekretariat daerah
untuk dengan penuh rasa
menyampaikan 2. Adanya komunikasi tanggung jawab “meningkatkan pelayan prima dalam kabupaten bengkulu utara yaitu
kendala-kendala yang berkelanjutan administrasi yang tepat dan akurat” terwujudnya good governance
yang ada dengan pihak Nasionalisme (Kerja melaui aparatur yang akuntabel
penyelenggara sama) :
 2. Terus memantau Senantiasa bekerja sama dan profesional”
progres layanan call dengan rekan kerja
center terkait monitoring dan
evalusai kegiatan

Etika Publik (Sopan

dan santun) :
Saya akan bertanya
secara sopan dan santun
terkait kendala kegiatan

Komitmen Mutu :
Tetap memantau progres
kegiatan dan menjaga
komitmen mutu
organisasi

Anti Korupsi (Jujur) :

Selalu mengedepankan
kejujuran saat proses
monitoring dan evaluasi
kegiatan
Monitoring dan evaluasi berguna untuk terus memantau progres kegiatan layanan call center dan menghimpun kendala yang terjadi selama pelaksanaan kegiatan.
A. LATAR BELAKANG
Aparatur sipil negara (ASN) adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan
pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
Pegawai ASN yang terdiri dari PNS dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja
diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan
pemerintah atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji bedasarkan peraturan
perundang-undangan.
Tujuan nasional pada pembukaan UUD tahun 1945 alinea ke-4 yaitu
melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia,
memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupn bangsa dan ikut
melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan
keadilan sosial. Untuk mewujudkan tujuan nasional itu dibutuhkan pegawai ASN
yang memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas, mempererat
persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dilandasi prinsip
nilai-nilai dasar.Nilai-nilai dasar ini meliputi nilai-nilai ANEKA yaitu Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi.
Peraturan baru tentang ASN tertuang dalam UU No. 5 Tahun 2014
menghendaki ASN yang umum disebut sebagai birokrat bukan sekedar merujuk
kepada jenis pekerjaan tetapi merujuk kepada sebuah profesi pelayan publik.
Ketidakpuasan masyarakat terhadap kinerja pelayanan publik salah satunya adalah
Keprotokolan. Undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan yang
menyatakan, bahwa keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata
Upacara dan Tata Penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatandan/atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Protokol sebagai ASN
harus memiliki pemahaman yang lengkap mengenai kelima dasar profesi ASN yang
menjadi modal penting untuk diterapkan dalam kegiatan pekerjaan guna mendukung
terwujudnya sistem pelayanan publik.
Dalam rangka membentuk karakter PNS yang profesional dalam melayani
masyarakat, maka diselenggarakannya Latihan Dasar dengan dasar Peraturan Kepala
Lembaga Administrasi Negara no. 12 tahun 2018 tentang pedoman penyelenggaraan
Latihan Dasar CPNS dan Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil guna meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri
Sipil. Dengan demikian melalui kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar ANEKA yang
akan dilaksanakan di tempat tugas, diharapkan dapat menciptakan ASN yang unggul
dan selaras dengan dinamika perkembangan zaman.
Pelayanan publik di bidang keprotokolan seperti koordinasi dengan
penyelenggara acara atau leading sector terkadang menjadi hambatan dalam
melaksanakan tugas sebagai staf protokol. Koordinasi dan kolaborasi yang kurang
menyebabkan acara tidak terselenggara sebagaimana mestinya. Untuk itu perlu
sebuah upaya yang dapat memberikan solusi agar dapat menjadi lebih baik guna
mencapai tujuan penyelenggaran suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan
teratur. Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara memiliki visi organisasi yaitu
terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance) melalui aparatur yang
akuntabel dan profesional. Sedangkan, aktualisasi nilai-nilai dasar PNS belum
terintegrasi (belum terkoordinasi) di Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara.
Oleh karenanya, penulis membuat rancangan aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi
Koordinasi Staf Protokol Setdakab Bengkulu Utara dengan Penyelenggara
Acara Pimpinan Daerah melalui Layanan Call Center Protokol”.
Setiap ASN yang mengikuti Diklat Latihan Dasar diwajibkan
mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN sebagai tolak ukur peserta untuk diangkat
menjadi PNS. Oleh karena itu, peserta diklat prajabatan menyusun rancangan
aktualisasi yang berisi nilai-nilai dasar ASN yang selanjutnya akan diaktualisasikan
pada SKPD masing-masing yang juga dilengkapi dengan analisis dampak jika
penerapan nilai dasar tersebut tidak diterapkan.
Oleh karena itu melalui diklat Latihan Dasar ini saya pribadi selaku CPNS
golongan III di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu Utara ingin bisa
berkontribusi untuk dapat menerapkan nilai-nilai ANEKA pada Pemerintahan
Kabupaten Bengkulu Utara khususnya pada instansi tempat saya bekerja.
Melalui kegiatan aktualisai tersebut diharapkan mampu menghasilkan sumber
daya manusia berkarakter yang dilandasi nilai dasar ANEKA dan mampu
melaksanakan tugas dan perannya secara professional,
B. DESKRIPSI SINGKAT LOKUS
1. Deskripsi Singkat Lokus/Unit Kerja
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam penyusunan
kebijakan dan pengoordinasian secara administratif terhadap pelaksanaan tugas
perangkat daerah serta pelayanan yang bersifat administratif. Sekretariat Daerah
Kabupaten Bengkulu Utara dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkoordinasian penyusunan kebijakan daerah.
b. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah.
c. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah.
d. Pelayanan administratif dan pembinaan Aparatur Sipil Negara pada instansi
daerah.
e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan Bupati yang berkaitan dengan tugas dan
fungsinya.

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara terdiri atas:

a. Sekretaris Daerah Kabupaten
b. Asisten Bidang Pemerintahan.
c. Asisten Bidang Ekbangra (Ekonomi, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat).
d. Asisten Bidang Umum.
e. Staf Ahli.
f. Kelompok Jabatan Fungsional.

Lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara dibagi menjadi 12

(dua belas) bagian yakni: Bagian Hukum, Bagian Kerjasama, Bagian Ekonomi,
Bagian Pemerintahan Umum, Bagian Pemerintahan Desa, Bagian Kesejahteraan
Rakyat, Bagian Ortala, Bagian Keuangan, Bagian Pembangunan, Bagian Umum,
Bagian LPSE, dan Bagian Humas dan Protokol.
Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas Membantu Asisten
Bidang Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara, Melaksanakan tugas
kedinasan lainnya yang diberikan oleh Asisten Bidang Umum guna meningkatkan
pelayanan terhadap Sekretariat Daerah, melaksanakan fasilitasi koordinasi
administratif, fungsi penunjang pengawasan dan melaksanakan tugas lain yang
diberikan atasan.
 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Biro Umum
menyelenggarakan fungsi:
1. Membantu Asisten Administrasi Kesejahteraan Rakyat dan Humas Sekretariat
Daerah;
2. Membagitugas, mengarahkan, memberi petunjuk dan menilai hasil kerja bawahan;
3. Mempelajari bahan dan petunjuk pembinaan bidang Administrasi Humas dan
Protokol;
4. Menyusun konsep program kegiatan dan anggaran Bagian Administrasi Humas
dan Protokol;
5. Mengkonsultasikan seluruh kegiatan Bagian Administrasi Humas dan Protokol
dengan Asisten Administrasi Kesejahteraan Rakyat dan Humas Sekretariat
Daerah;
6. Memfasilitasi, menghimpun dan menyiapkan perumusan kebijakan urusan Humas
dan Protokol yang meliputi bidang data dan informasi, protokoldan pemberitaan;
7. Menyusun konsep sasaran, memfasilitasi manajemen hubungan masyarakat;
8. Mengarahkan, menyiapkan bahan koordinasi urusan kehumasan di lingkungan
Pemerintah Kabupaten;
9. Menyusun konsep sasaran tata kelola infrastruktur kehumasan;
10. Mengarahkan, mengkoordinasikan dan memfasilitasi konsultasi publik;
11. Menyusun konsep sasaran dan memfasilitasi pengawasan penyelenggaraan
kehumasan;
12. Menyelia, mengkoordinasikan, menganalisa pemberitaan media massa dan
menyusun data serta mendokumentasikan kegiatan yang berkaitan dengan urusan
Humas dan Protokol;
13. Merencanakan kegiatan sosialisasi petunjuk teknis pembinaan Kehumasan
kegiatan yang berkaitan dengan urusan Humas dan Protokol;
14. Memfasilitasi dan mengkoordinasikan kegiatan seremonial yang berkaitan dengan
urusan Humas dan Protokol;
15. Memfasilitasi dan mengkoordinasikan rumusan kebijakan terkait dengan
penyebarluasan informasi kebijakan dan dokumentasi program Pemerintah
Daerah;
16. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan urusan Humas dan Protokol;
17. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan Bagian Administrasi Humas dan Protokol
kepada Asisten Administrasi Kesejahteraan Rakyat dan Humas; dan
18. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Asisten Administrasi
Kesejahteraan Rakyat dan Humas.

Kepala Bagian Humas dan Protokol membawahi Kepala Sub Bagian

Dokumentasi, Kepala Sub Bagian Layanan dan Informasi, dan Kepala Sub Bagian
Keprotokaln dan Acara mempunyai tugas menyusun, merencanakan, melaksanakan
dan mengkoordinasikan kegiatan keprotokolan, pelayanan tamu dan tata usaha
pimpinan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas menyusun,
merencanakan, melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan keprotokolan,
pelayanan tamu dan tata usaha pimpinan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan
atasan.Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Bagian HUmas dan
Protokol menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusunan rencana pelaksanaan tugas Bagian Protokol;

b. Penyiapan bahan-bahan dan data pelaksanaan tugas Bagian Protokol;
c. Penyusunan rencana pelaksanaan tugas Bagian Protokol;
d. Pelaksanaan fasilitasi dalam perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang
keprotokolan, ketatausahaan pimpinan dan pelayanan tamu;
e. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi kegiatan di bidang keprotokolan,
ketatausahaan pimpinan dan pelayanan tamu;
f. Menghadiri rapat kedinasan di bidang keprotokolan, ketatausahaan pimpinan dan
pelayanan tamu;
g. Pemberian informasi kegiatan pimpinan yang menjadi kewenangan bagian
protokol;
h. Pengevaluasian pelaksanaan tugas Sub Bagian Protokol dan Acara, Sub Bagian
Dokumentasi dan Sub Bagian Layanan Informasi
i. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas di Bagian Protokol;
j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan.

Kepala Bagian Humas dan Protokol membawahi Kepala Sub Bagian Protokol
dan Acara, Kepala Sub Bagian Dokumentasi dan Kepala Sub Bagian Layanan
Informasi. Kepala Sub Bagian Protokol dan Acara mempunyai tugas melaksanakan
 tugas keprotokolan, mengkoordinasikan persiapan dan pelaksanaan tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan dalam kegiatan upacara, acara resmi dan acara
kenegaraan di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkulu Utara.

Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Sub Bagian Protokol dan Acara

menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusunan rencana pelaksanaan tugas Sub Bagian Protokol dan Acara;

b. Penyusunan rencana kegiatan dan pelayanan protokoler segala bentuk acara yang
dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkulu Utara;
c. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan tugas Sub Bagian Protokol dan Acara;
d. Penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria dalam pelaksanaan
keprotokolan;
e. Pelaksanaan penyiapan dan pengaturan tata tempat, tata upacara dan tata
penghormatan dalam kegiatan upacara, acara resmi dan acara kenegaraan;
f. Pengkoordinasian persiapan pelaksanaaan kegiatan Pejabat Negara, Kepala
Daerah/ Wakil Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah;
g. Menghadiri rapat kedinasan, pertemuan dan acara yang dilaksanakan oleh
Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah;
h. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Protokol dan Acara;
i. Pengevaluasian pelaksanaan tugas Sub bagian Protokol dan Acara;
j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan.

2. Visi Dan Misi Organisasi

Visi Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara adalah:

“Terwujudnya pemerintahan yang baik (Good overnance) melalui aparatur yang

akuntabel dan profesional”
Pernyataan visi di atas memuat kata-kata kunci sebagai berikut:

1. Aparatur yang akuntabel dan profesional

Sekretariat Daerah sebagai unsur staf dalam menjalankan tugas pokok,
fungsi dan tanggung jawabnya dari waktu ke waktu harus lebih profesional.
Seluruh tenaga staf di Sekretariat Daerah harus memiliki keahlian dalam
menganalisa, menafsirkan, dan merumuskan dengan jelas masalah yang timbul,
 mempelajari tindakan-tindakan penyelesaiannya, menyusun saran dan tindakan
konkrit dan mengajukan bahan-bahan pertimbangan yang diperlukan pimpinan.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut, Sekretariat Daerah harus
menjadi teladan, panutan kepada semua unit kerja yang ada di lingkungan
pemerintah Kabupaten Bengkulu Utara, sehingga dapat memotivasi unit kerja
lainnya.

2. Menuju kepemerintahan yang baik

Konsep kepemerintahan yang baik (good governance) merupakan suatu isu
yang paling strategis dan mengemuka dalam mengelola administrasi publik
dewasa ini. Tuntutan terhadap penyelenggaraan kepemerintahan yang baik
merupakan hal yang wajar dan sudah seharusnya direspon oleh Pemerintah
dengan melakukan perubahan-perubahan pada semua strata. Oleh karena itu
Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkulu Utara secara bertahap akan berupaya
menerapkan dan menjunjung tinggi nilai-nilai kepemerintahan yang baik dalam
melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.

Berdasarkan rumusan visi tersebut, maka Misi Sekretariat Daerah

Kabupaten Bengkulu Utara adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Aparatur;

2. Meningkatkan pelayanan prima dalam administrasi yang tepat dan akurat;
3. Meningkatkan pembinaan aparatur dalam rangka mendorong peningkatan
dislipin ASN.

3. STRUKTUR ORGANISASI

Adapun struktur organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu

tertuang dalam bagan di bawah ini :
 STRUKTUR ORGANISASI
BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BENGKULU UTARA

SUB BAGIAN
PROTOKOL DAN
ACARA

SEKRETARIS DAERAH
ASISTEN BIDANG BAGIAN HUMAS SUB BAGIAN
KABUPATEN
UMUM DAN PROTOKOL DOKUMENTASI
BENGKULU UTARA

SUB BAGIAN
LAYANAN
INFORMASI
 C. PENETAPAN ISU
1. Identifikasi Isu
Isu-isu yang ditemukan di Sub Bagian Protokol dan Acara SETDA
Kabupaten Bengkulu Utara, antara lain sebagai berikut:
1. Tidak memadainya kendaraan dinas yang digunakan untuk melakukan
perjalanan dinas guna persiapan acara pejabat daerah
2. Kurang optimalnya dalam mengecek kelengkapana acara seperti sound
system, mikropon, ruang transit pejabat, makan dan minum pejabat jika
disediakan oleh penyelenggara sesuai dengan petunjuk teknis
3. Kurang optimalnya koordinasi staf protokol dengan leading sector atau
Penyelenggara acara pimpinan daerah
4. Kurangnya sumber daya manusia (staf) disub bagian keprotokolan dan acara
5. Belum optimalnya pemanfaatan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Keprotokolan
6. Belum memadainya peralatan penunjang keprotokolan di sub bagian
keprotokolan dan acara
Dari keenam isu tersebut, akan dilakukan analisa penetapan prioritas isu
menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness dan Growth). Urgency artinya
seberapa mendesaknya suatu isu untuk segera dibahas, dianalisis dan ditindak lanjuti.
Seriousness artinya seberapa serius suatu isu untuk segera dibahas dikaitkan dengan
akibat yang akan ditimbulkan. Growth adalah seberapa besar kemungkinan
memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera.
Adapun analisis isu berdasarkan kriteria USG adalah sebagai berikut:

U S G
N IDENTIFIKASI TOTAL PRIORI
(URGE (SERIOU (GROW
O MASALAH SKOR TAS
NT) SNESS) TH)
Tidak memadainya
kendaraan dinas yang
digunakan untuk
1 3 4 4 11 6
melakukan perjalanan
dinas guna persiapan
acara pejabat daerah

2 Kurang optimalnya 4 4 5 13 3
 dalam mengecek
kelengkapana acara
seperti sound system,
mikropon, ruang transit
pejabat, makan dan
minum pejabat jika
disediakan oleh
penyelenggara sesuai
dengan petunjuk teknis
Kurang optimalnya
koordinasi staf protokol

3 dengan leading sector 5 5 5 15 1

atau Penyelenggara acara
pimpinan daerah
Kurangnya sumber daya
manusia (staf) disub
4 5 3 4 12 4
bagian keprotokolan dan
acara
Belum optimalnya
pemanfaatan Standar
5 5 4 5 14 2
Operasional Prosedur
(SOP) Keprotokolan
Belum memadainya
peralatan penunjang

6 keprotokolan di sub 4 4 4 12 5
bagian keprotokolan dan
acara
Keterangan : Skor 5 : sangat USG

Skor 4 : USG
Skor 3 : cukup USG
Skor 2 : kurang USG
Skor 1 : tidak USG
 2. Isu yang diangkat

Berdasarkan analisis isu menggunakan metode USG diatas dapat disimpulkan

bahwa isu nomor 3 mendapatkan jumlah terbesar sehingga menjadi prioritas utama
yang akan dipecahkan permasalahannya.

Dilihat dari tingkat Urgency-nya, isu “Kurang optimalnya koordinasi staf

protokol dengan leading sector (LS) atau penyelenggara acara pimpinan daerah”
penting hal ini dikarenakan mengingat peran koordinasi bagi staf protokol dengan
penyelenggara acara sangat penting. Isu tersebut juga berdampak serius (Seriousness)
karena jika tidak segera ditangani akan mengganggu kinerja Staf Protokol. Dari
tingkat Growth, jika isu tidak segera ditangani maka akan menyebabkan kesalahan
yang akan terus menerus dilakukan.

3. Penyebab dari isu

a. Kurang responsifnya staf protokol maupun leading sector untuk berkoordinasi
penyelenggaraan acara
b. Koordinasi hanya dilakukan saat pemberitahuan awal dan tidak terjadi
koodrdinasi yang terus menerus sehingga menghambat penyelenggaran acara
c. Belum tersedianya pusat komunikasi/call center agar mempermudah
komunikasi antara staf protokol dan leading sector

4. Solusi/Rancangan Aktualisasi

Berdasarkan penyebab dari isu tersebut, dapat diambil solusi yaitu :

“Optimalisasi Koordinasi Staf Protokol Setdakab Bengkulu Utara dengan

Penyelenggara Acara Pimpinan Daerah melalui Layanan Call Center Protokol”.

D. Kegiatan, Tahapan Kegiatan dan Output/Hasil

1. Melapor dan konsultasi kepada mentor Melapor dan konsultasi kepada
mentor tentang gagasan pemecahan isu.
a. Uraian Tahapan Kegiatan
1. Bertemu dan konsultasi dengan kepala Sub Bagian Keprotokolan dan
Acara untuk mendapatkan arahan
2. Menyiapkan matrik rancangan aktualisasi
3. Menetapkan jadwal konsultasi
 4. Menyiapkan lembar persetujuan hasil konsultasi
5. Berkoordinasi dengan staf protokol mengenai pembentukan Call Center
Protokol
b. Output/Hasil
1. Persetujuan Mentor
2. Matriks rancangan aktualisasi
3. Jadwal konsultasi mentor
4. Lembar persetujuan konsultasi
5. Rekan staf siap untuk mendukung aktualisasi
2. Pembentukan Call Center Protokol Melalui Media Whatsapp (WA)
a. Uraian Tahapan Kegiatan
1. Mendiskusikan penetapan nomor telpon yang akan dijadikan sebagai
nomor WA untuk call center kepada atasan dan rekan kerja
2. Memfasilitasi peralatan dan perlengkapan call center Protokol
3. Membuat SOP call center protokol
b. Output/Hasil
1. Terdapatnya nomor telepon WA call center protokol
2. Terdapat aplikasi WA di handphone yang dijadikan sebagai call center
3. Terdapatnya Standar Operasional Prosedur.
3. Pelaksanaan layanan Call Center
a. Uraian Tahapan Kegiatan
1. Mengenalkan call center protokol melalui media whatsapp (WA) kepada
Atasan dan staf Protokol
2. Menyebarkan informasi tentang layanan call center Protokol melalui
media WhatsApp (WA) kepada setiap instansi pemerintah
b. Output/Hasil
1. Terlaksanya sosialisasi layanan call center.
2. Foto kegiatan sosialisasi kepada staf protokol dan atasan dan pihak
penyelenggara
4. Sosialisasi layanan Call Center Protokol Melalui Media WhatsApp (WA)
kepada pihak penyelenggara
a. Uraian Tahapan Kegiatan
 1. Melayani telpon/chat WA layanan protokol terkait penyelenggaran acara
pimpinan daerah Menyebarkan informasi tentang layanan call center
Protokol melalui
media WhatsApp (WA) kepada setiap instansi pemerintah
b. Output/Hasil
1. Adanya rekaman suara dan screenshots saat pelayanan protokol.
5. Monitoring dan evaluasi terhadap layanan call center
a. Uraian Tahapan Kegiatan
1. Meminta keterangan dari rekan kerja yang terlibat dalam kegiatan call
center untuk menyampaikan kendala-kendala yang ada
2. Terus memantau progres layanan call center
b. Output/Hasil
2. Diketahui adanya kendala yang terdapat saat pelaksanaan kegiatan call
center
3. Adanya komunikasi yang berkelanjutan dengan pihak penyelenggara
4.
E. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Melapor dan konsultasi kepada mentor tentang gagasan pemecahan isu.
a. Akuntabilitas (Bertanggung Jawab)
Melapor dan Berkonsultasi dengan mentor terkait gagasan pemecahan isu
mengutamakan
b. Nasionalisme (Musyawarah dan Mufakat)
Pada saat saya berkoordinasi dengan mentor dan staf protokol untuk
mempersiapkan penyusunan sop, saya akan senantiasa mengedepankan
Musyawarah dan mufakakat
c. Etika Publik (Sopan dan Hormat)
Pada saat saya menemui Kepala Sub Bagian Protokol untuk meminta arahan,
saya akan menggunakan bahasa yang sopan dan rasa hormat.
d. Komitmen Mutu (Inovasi)
Terciptanya inovasi gagasan pemecahan isu melalui layanan call center.
e. Anti Korupsi (Jujur)
Mengutamakan perilaku jujur dalam berkonsultasi dengan mentor maupun staf
protokol

2. Pembentukan Call Center Protokol Melalui Media Whatsapp (WA)

 a. Akuntabilitas (Tanggung Jawab)
Melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab melalui membuat sebuah
layanan call center
b. Nasionalisme (Musyawarah dan Mufakat)
Meminta masukan kepada atasan dan rekan kerja untuk menentukan nomor
call center secara musyawarah
c. Etika Publik (Cermat dan Teliti)
Saya menyesuaikan pembuatan SOP call center Protokol melalui media
whatsapp dengan ketentuan aturan keprotokolan secara cermat dan teliti
d. Komitmen Mutu (Efektif dan Efisien)
Koordinasi antar lembaga, yaitu sub bagian keprotoklan dan acara dengan LS
menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya call center
e. Anti Korupsi (Transparan)
Memfasilitasi peralatan dan perlengkapan call center protokol secara
transparan
3. Sosialisasi layanan Call Center Protokol Melalui Media WhatsApp (WA)
kepada pihak penyelenggara
a. Akuntabilitas (Kejelasan)
Saya mensosialisasikan call center protokol kepada atasan, rekan kerja dan
pihak penyelenggara dengan penuh kejelasan.
b. Nasionalisme (Kerja Sama)
Melakukan sosialisasi call center Protokol dengan pihak penyelenggara dan
rekan kerja
c. Etika Publik (Sopan dan santun)
Dalam melaksanakan sosialisai, saya akan senantiasa mengedepankan
komunikasi yang sopan dan santun.
d. Komitmen mutu (efektif dan efisien)
Saya mensosialisasikan layanan call center Protokol secara efektif atau tepat
sasaran seperti menggunakan media WA dan efisien karena biaya yang
digunakan lebih murah dibandigkan menggunakan media besar seperti TV.
e. Anti Korupsi (Kerja Keras)
Saat sosialisasi, saya akan senantiasa bekerja keras agar program call center ini
dapat diterima diterima diinstasi maupun dilingkukangan staf protokol.
4. Pelaksanan layanan call center
a. Akuntabilitas (Kejelasan) :
Saat melakukan pelayanan call center protokol selalu mengutamakan
komunikasi yang penuh kejelasan.
b. Nasionalisme (Kerja Sama)
Dengan adanya koordinasi antara staf protokol dan pihak penyelenggara
menggambarkan kerja sama yang baik.
c. Etika Publik (Menghargai Komunikasi)
Senantiasa menghargai komunikasi dan pendapat yang disampaikan oleh pihak
penyelenggara.
d. Komitmen Mutu (Efektifitas dan Efisien) :Proses koordinasi yang saya
lakukan dengan pihak penyelenggara membuat kegiatan acara pimpinan
menjadi lebih efektif dan efisien.
e. Anti Korupsi (Peduli)
Selalu tanggap dan responsif terhadap permasalahan yang muncul terkait
penyelenggaraan acara.
5. Pelaksanan layanan call center
a. Akuntabilitas (Tanggung Jawab)
Melaksanakan monitoring dan evalusi dengan penuh rasa tanggung jawab
b. Nasionalisme (Kerja sama)
Senantiasa bekerja sama dengan rekan kerja terkait monitoring dan evalusai
kegiatan
c. Etika Publik (Sopan dan santun)
Saya akan bertanya secara sopan dan santun terkait kendala kegiatan
d. Komitmen Mutu
Tetap memantau progres kegiatan dan menjaga komitmen mutu organisasi.
e. Anti Korupsi (Jujur)
Selalu mengedepankan kejujuran saat proses monitoring dan evaluasi
kegiatan.
F. Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi
Semua tahapan kegiatan berkontribusi terhadap visi misi organisasi yaitu
terwujudnya misi organisiasi nomor 2 dari sekretariat daerah kabupaten bengkulu
utara yaitu “meningkatkan pelayan prima dalam administrasi yang tepat dan akurat”.

G. Penguatan Nilai Organisasi

Berdasarkan hasil kegiatan tersebut, akan berkontribusi dalam terwujudnya
visi dari sekretariat daerah kabupaten bengkulu utara yaitu terwujudnya good
governance melaui aparatur yang akuntabel dan profesional”.