Modul Yekti Rahayuning Gusti

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
MODUL KEARSIPAN / KELAS X SMK/MA

KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA
MODUL
BIMBINGAN BELAJAR SISWA
KEARSIPAN
“Mengelola Arsip dan
Kearsipan”
Untuk SMK/MK
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Kelas X
Penulis:
Yekti Rahayuning Gusti (170412617595)
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa atas limpahan rahmat
dan perlindungan-Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Modul Kearsipan yang berjudul “Mengelola Arsip dan Kearsipan” dengan baik.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Modul Kearsipan ini tidak akan terlaksana
tanpa bantuan, dukungan, dan arahan dari berbagai pihak. Selanjutnya ucapan terimah kasih
tidak lupa pula penulis ucapkan kepada yang terhormat sebagai berikut ini.
1. Dosen Mata Kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP, Bapak Drs. H. Mohammad
Arief, M. Si. sebagai dosen pengajar.
2. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan modul ini.
3. Semua pihak yang telah membantu dan saling memberikan dukungan dalam
menyelesaikan modul ini.
Penulis menyadari bahwa Modul Kearsipan ini banyak kekurangan dan jauh dari
sempurna. Untuk itu segala bentuk kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis
terima demi meningkatkan kualitas di masa mendatang.
Semoga Modul Kearsipan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis dan para
pembaca. Terimakasih atas perhatiaannya.
Malang, 20 November 2019
Yekti Rahayuning Gusti

(170412617595)
1
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ……………………………………….... . 1
Daftar Isi ………………………………………………... 2
Pendahuluan ……………………………………………. 3
Silabus ………………………………………………….. 4
Tujuan Pembelajaran …………………………………... 6
Petunjuk Penggunaan Modul …………………………… 7

Cek Kemampuan Peserta Didik ………………………… 9
Peta Konsep …………………………………………….. 10
Kegiatan Belajar 1
Ruang Lingkup Arsip …………………………………... 11
Pengertian Arsip ………………………………………... 11
Fungsi Arsip ……………………………………………. 13
Tujuan Arsip …….……………………………………… 14
Kegiatan Belajar 2
Penggolongan Arsip …………………………………….. 15

Nilai Guna Arsip ………………………………………... 18
Sistem Penyimpanan Arsip ……………………………... 19
Kegiatan Belajar 3
Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip) ……. 24
Kegiatan Belajar 4
Daur Hidup Arsip ……………………………………… 26
Ayo Berlatih ……………………………………………. 28
Kunci Jawaban …………………………………………. 32

Pedoman Penilaian ……………………………………... 34
Glosarium ……………………………….……………… 41
Penutup …………………………………………………. 43
Daftar Rujukan …………………………………………. 44
Lampiran ………………………………………………. 45
2
PENDAHULUAN
Arsip (record) dalam istilah Bahasa Indonesia yakni sebagai “warkat”, yakni sebagai
“setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula (Barthos, 2005)”.
Secara umum, tujuan dari modul ini adalah menjelaskan hal-hal seputar arsip dan
kearsipan. Sementara itu, setelah mempelajari modul ini diharapkan dapat menjelaskan:
1. Ruang lingkup arsip dan kearsipan serta karakteristik arsip

2. Penggolongan, nilai guna dan sistem penyimpanan arsip
3. Penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip)
4. Daur hidup arsip
Agar memudahkan pembaca, modul ini dibagi menjadi 5 bagian kegiatan belajar, antara
lain sebagai berikut:
1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang ruang lingkup arsip dan kearsipan serta karakteristik
arsip
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang penggolongan, nilai guna arsip dan sistem
penyimpanan
3. Kegiatan Belajar 3 membahas tentang penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip)
4. Kegiatan Belajar 4 membahas tentang daur hidup arsip
3
SILABUS
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Mata Pelajaran : Kearsipan
Durasi (Waktu) : 144JP (@ 45 Menit)
KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang

pengetahuan 4actual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif
sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan
dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam
konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga,
sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan
internasional.
KI-4 (Keterampilan) : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan
prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai
dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas
yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan
keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,
produktif kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di
sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah
pengawasan langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi,
kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami
dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang
dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di
bawah pengawasan langsung.
4
Indikator Pencapaian Alokasi Kegiatan

Kompetensi Kompetensi Materi Pokok Waktu Pembelajaran Penilaian
Dasar (JP)
3.1Memahami 3.1.1. Menjelaskan Arsip dan 4 - Mengamati untuk Pengetahuan:
pengertian arsip dan
arsip dan Kearsipan: mengidentifikasi - Tes tertulis
kearsipan
kearsipan 1.Ruang lingkup dan merumuskan - Penugasan
3.1.2. Mengidentifikasi
arsip dan kearsipan masalah tentang
karakteristik arsip
2.Karakteristik arsip dan kearsipan.
3.1.3. Menguraikan
Arsip - Mengumpulkan data
fungsiarsip
3. Penggolongan, tentang arsip dan
3.1.4.Mengemukakan
nilai guna, dan kearsipan
penggolongan, nilai guna,
dan macam-macam arsip macam-macam - Mengolah data
arsip tentang arsip dan
3.1.5. Menguraikan
penyelenggaraan arsip 5.Penyelenggaraan kearsipan.
(asas penyimpanan arsip)
Arsip (Asas - Mengomunikasikan
3.1.6. Menjelaskan daur Penyimpanan konsep arsip dan
hidup arsip
Arsip) kearsipan
4.1.Melakukan 4.1.1. Melakukan 6. Daur Hidup Keterampilan
identifikasi arsip dan
pengelomp Arsip :
kearsipan berdasarkan
okan arsip praktek dokumen dan - Unjuk kerja
dokumentasi perkantoran
dan
kearsipan 4.1.2. Mengelompokkan
arsip dan kearsipan
berdasarkan kondisi
nyata di tempat kerja
5
TUJUAN PEMBELAJARAN
Berdasarkan KI-KD yang telah tercantum diatas tersebut, dapat disimpulkan bahwa
tujuan pembelajaran materi ini, yakni sebagai berikut:
1. Siswa diharapkan dapat menjelaskan dan memahami mengenai ruang lingkup arsip dan
kearsipan yang terdiri dari pengertian, fungsi dan karakteristik.
2. Siswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami pengelompokkan, nilai guna dan
macam-macam arsip.
3. Siswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami penyelenggaraan arsip.
4. Siswa diharapkan dapat menjelaskan daur hidup arsip.
6
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Agar lebih memudahkan pembaca, berikut ini merupakan petunjuk penggunaan modul,
antara lain:
1. Peserta Didik
a. Bacalah modul dengan cermat dan pahamilah pertanyaan yang terdapat dalam
halaman “Cek Kemampuan” guna sebagai tolak ukur pemahaman modul ini.
b. Pahami dan cermati materi yang ada dalam modul ini agar tercapai tujuan
pembelajaran yang tercantum diatas.
c. Apabila dalam proses pembelajaran mengalami kesulitan, diskusikan bersama peserta
didik lain mengenai materi modul ini.
d. Apabila masih ada hal yang kurang meyakinkan, silahkan bertanya kepada
pendidik/guru yang berkaitan dengan materi modul.
e. Kerjakanlah tugas yang diberikan pendidik/guru baik tugas individu maaupun
kelompok.
f. Peserta didik tidak diperkenankan melanjutkan materi di Kegiatan Belajar berikutnya
jika belum tuntas memahami materi di Kegiatan Belajar sebelumnya.
g. Apabila peserta didik mampu menyelesaikan materi, maka akan diadakan uji
kemampuan.
2. Pendidik / Guru
a. Menginformasikan tentang KI-KD, tujuan pembelajaran, cara penggunaan modul,
penilaian, dan kebutuhan waktu pelajaran.
b. Memberikan bimbingan kepada peserta didik mengenai materi modul.
c. Memonitor dan mencatat kemajuan peserta didik.
d. Memberikan apresiasi kepada peserta didik atas usaha untuk menyelesaikan materi.
e. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KDM), tetap berada didalam kelas dan
mendampingi peserta didik.
7
3. Perlengkapan yang harus disediakan

a. Alat
1) Laptop
2) LCD – Proyektor
3) Modem/Internet
4) Ordner
5) Perforator
6) Stapler
7) Label
8) Numerator
b. Bahan
1) Power Point
2) Buku yang berkaitan dengan Kearsipan
3) Dokumen arsip
8
CEK KEMAMPUAN PESERTA DIDIK
Sebelum mempelajari modul ini, jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan

memberikan tanda centang (√) dan berikan jawaban singkat di kolom paling kiri. Pelajarilah
materi yang belum dipahami secara rinci.
Pertanyaan Ya Tidak Jawaban

1. Apakah Anda mengetahui arsip?
2. Apakah Anda mengetahui fungsi arsip?
3. Apakah Anda mengetahui karakteristik arsip?
4. Apakah Anda mengetahui seberapa pentingnya arsip?
5. Apakah Anda dapat mengelompokkan arsip?
6. Apakah Anda mengetahui cara penyelenggaraan arsip?
7. Apakah Anda mengetahui daur hidup arsip?
9
PETA KONSEP
ARSIP DAN
KEARSIPAN
Ruang Penggolongan Penyelenggaraan Daur Hidup

Lingkup dan Nilai Guna Arsip Arsip
Arsip
Pengertian Arsip Penciptaan

Macam- Asas
macam Sentralisasi
Fungsi Arsip Penggunaan
Arsip
Asas Pemeliharaan
Tujuan Arsip Nilai Guna Desentralisasi
Arsip
Penyusutan
Asas
Sistem Gabungan
Penyimpanan
Sistem Wilayah
Sistem Abjad
Sistem Nomor/Angka
Sistem Kronologis
Sistem Subyek
10
KEGIATAN BELAJAR 1
RUANG LINGKUP
A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Organisasi atau perusahaan pasti melakukan kegiatan-kegiatan tertentu. Setiap kegiatan
biasanya menghasilkan data (dokumen) berisikan informasi. Informasi tersebut akan
dikumpulkan dan direkam guna kepentingan tertentu. Sebuah rekaman data (dokumen) yang
berisikan informasi dari kegiatan tersebut biasanya disebut dengan arsip (record).
Sesuai dengan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No.
43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi, dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Sementara itu, kumpulan surat-surat yang dikumpulkan, dikelompokkan dan disimpan
secara rapi disuatu tempat juga termasuk sebuah arsip. Hal ini dikarenakan sura-surat
tersebut berisikan informasi dan bukti akan dilaksanakan atau dilakukannya suatu kegiatan
organisasi atau perusahaan. Selain itu, surat-surat tersebut juga dapat digunakan untuk
keperluan atau kebutuhan lainnya di kemudian hari nanti.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu dokumen dikatakan arsip apabila
memenuhi hal sebagai berikut ini:
1. Dikatakan sebuah arsip apabila dapat dijadikan sebagai bukti terjadinya atau
terlaksananya suatu kegiatan organisasi, tetapi bukti tersebut harus dimiliki lebih
dari 1 orang. Maksudnya, arsip harus berisikan data yang memiliki arti sosial
2. Dikatakan sebuah arsip apabila arsip disimpan dengan nyata. Ada 3 media arsip,
yakni kertas (paper), film, dan media magnetic.
3. Dikatakan sebuah arsip apabila dibutuhkan untuk digunakan dapat ditemukan
kembali secara fisik ataupun informasi.
11
Dengan begitu, arsip dapat dikatakan sebagai sebuah kumpulan rekaman informasi dari
kegiatan organisasi atau perusahaan. Biasanya rekaman tersebut digunakan juga untuk
keperluan pengambilan keputusan pimpinan.
“Archive” merupakan kata arsip berasal dari Bahasa Inggris dan “Archium” berasal dari
Bahasa Latin Kuno, artinya suatu tempat penyimpanan arsip pemerintah, dimana arsip
sebagai tanda bukti, dokumen, atau warkat dengan keterangan tertentu.
Sementara itu, arti dari kearsipan sendiri yakni suatu kegiatan menyimpan surat atau
dokumen. Kegiatan tersebut berkaitan dengan kegiatan penerimaan, pencatatan,
pengiriman, serta pemusnahan surat dan dokumen.
Kearsipan sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Hal ini telah disadari
oleh seluruh pihak yang terkait. Apabila suatu organisasi tidak melakukan kearsipan pasti
akan menimbulkan permasalahan baru bagi organisasi atau perusahaan tersebut. Misalnya
saja, ketika organisasi memiliki banyak surat atau dokumen, jika tidak ada kearsipan maka
surat atau dokumen tersebut akan menumpuk dan itu akan menghambat proses pencarian
sewaktu dibutuhkan. Ditambah lagi jika pimpinan sangat membutuhkan surat atau dokumen
tersebut untuk urusan yang sangat penting, pasti sangatlah sulit mencarinya.
Biasanya setiap komunikasi dan keputusan diambil berdasarkan penggambaran atau
atas dasar dari arsip. Sehingga arsip harus mendukung keperluan bisnis dan digunakan untuk
akuntabilitas. Maka dari itu, setiap arsip harus memiliki beberapa karakteristik, yakni
sebagai berikut ini:
1. Autentik
Organisasi diharuskan menerapkan kebijakan dan prosedur daur hidup arsip untuk
mengontrol dan melindungi arsip guna menjamin keabsahan dari arsip tersebut. Arsip
autentik dapat dibuktikan apabila:
a. Keberadaannya diakui;
b. Pembuat dan pengirim arsip mengakui;
c. Waktu pembuat dan pengiriman diakui.
2. Andal
Apabila arsip memiliki konten dapat dipercaya dan menunjukkan transaksi lengkap
dan akurat serta tindakan atau fakta dapat dibuktikan dan diandalkan dalam rangka
transaksi atau tindakan, maka arsip tersebut dikatakan arsip andal.
12
3. Integritas
Setiap arsip harus dilindungi dari berbagai perubahan yang tidak sah dan tidak
dapat ditunjukkan. Jadi, setiap adanya perubahan arsip, pemusnahan dan sebagainya
harus melalui proses yang diakui dan dapat ditunjukkan buktinya.
4. Dapat digunakan
Maksudnya dari arsip dapat digunakan yakni setiap arsip akan dapat digunakan,
ditemukan kembali, ditunjukkan, dan diinterpretasikan wujudnya pada waktu yang
berkaitan. Sebab, arsip berkaitan dengan keberlangsungan kegiatan dari organisasi atau
perusahaan tersebut. Hubungan setiap arsip sangatlah penting, maka arsip harus benar-
benar dipelihara agar tidak menimbulkan masalah baru saat terjadi sesuatu.
B. FUNGSI ARSIP
Apabila dilihat dari segi kegiatannya dalam kearsipan, arsip memiliki fungsi sebagai
berikut ini:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat;
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan;
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan sesudah diambil, atau dasar dalam
pengambilan atau penentian keputusan organisasi atau perusahaan;
4. Sebagai penyimpanan warkat secara teratur dan tetap demi kepentingan mengenai
kemajuan perusahaan.
Sementara itu, apabila dilihar dari segi sistem penanganan kearsipannya, fungsi arsip sendiri
yakni sebagai berikut:
1. Dengan adanya arsip, aktifitas organisasi atau perusahaan akan berjalan dengan
lancar;
2. Sebagai bukti-bukti tertulis jika terjadi masalah;
3. Sebagai sarana komunikasi secara tertulis;
4. Sebagai bahan dokumentasi;
5. Sebagai alat pengingat;
6. Sebagai alat penyimpanan warkat;
7. Sebagai alat bantu perpustakaan organisasi atau perusahaan jika memilikinya;
8. Sebagai bantuan bagi pimpinan dalam menentukan keputusan organisasi
atau perusahaan.
13
Dalam peraturan yang ditetap pemerintah juga terdapat pembagian fungsi arsip, antara
lain sebagai berikut:
1. Fungsi Dinamis
Arsip dikatakan sebagai fungsi dinamis apabila penggunaannya dilakukan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi atau
perusahaan.
2. Fungsi Statis
Arsip dikatakan sebagai fungsi statis apabila penggunaannya tidak dilakukan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi atau
perusahaan.
C. TUJUAN ARSIP
Untuk melindungi dan menjamin bahan pertanggungjawaban tentang seluruh kegiatan
organisasi atau perusahaan merupakan tujuan umum adanya arsip. Selain itu, adanya arsip
juga dijadikan bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan organisasi atau perusahaan.
Oleh karena itu, sebagai wujud untuk merealisasikan tujuan arsip, setiap organisasi atau
perusahaan sebaiknya melakukan pelaksanaan kearsipan harus:
1. Menyampaikan arsip dengan aman dan ditemukan dengan mudah jika diperlukan;
2. Menyiapkan arsip ketika diperlukan;
3. Mengumpulkan arsip-arsip yang berkaitan dengan masalah sebagai pelengkap.
14
KEGIATAN BELAJAR 2
PENGGOLONGAN, NILAI GUNA DAN
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
A. PENGGOLONGAN ARSIP
Suatu organisasi atau perusahaan pasti memiliki banyak arsip. Agar arsip-arsip tersebut
mudah ditemukan dan digunakan saat dibutuhkan, maka arsip sebaiknya diklasifikasikan
sesuai jenisnya. Berikut ini uraian jenis-jenis arsip:
1. Berdasarkan Keasliannya
a. Arsip Asli
Arsip asli yakni dokumen pertama yang dikerjakan dan dicetak dari mesin
ketik atau printer dimana terdapat tandatangan asli dan legalisir asli didalamnya.
b. Arsip Tembusan
Arsip tembusan yakni dokumen kedua atau seterusnya dimana
pembuatannya bersamaan dengan dokumen asli, akan tetapi ditujukan kepada
pihak selain penerima dokumen asli.
c. Arsip Salinan
Arsip salinan yakni dokumen dimana proses pembuatannya tidak bersamaan
dengan dokumen asli, akan tetapo saling berkaitan dengan dokumen asli.
2. Berdasarkan Kepentingan Arsip
a. Arsip Tidak Penting
Dokumen yang didalamnya hanya berisikan pemberitahuan informasi
tertentu disebut dengan arsip tidak penting. Contoh dari arsip ini yakni surat
undangan, ucapan terimakasih dan memo. Sementara itu, untuk penyimpanan
arsip ini biasanya hanya berjangka 1 tahun. Biasanya arsip ini diberi tanda huruf
“T”.
b. Arsip Biasa
Dimana sebuah dokumen mempunyai nilai guna saat ini dan masih
diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun disebut
dengan arsip biasa. Contoh dari arsip ini yakni surat pesanan, surat pengaduan,
surat peringatan, surat tugas, surat permohonan cuti, presentasi anggota/pegawai,
surat pesanan barang, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya. Arsip
diberi dengan tanda huruf “B”.
15
c. Arsip Penting
Dimana sebuah dokumen mempunyai nilai guna berhubungan dengan
kegiatan masa lampau dan masa yang akan dating disebut dengan arsip penting.
Contoh dari arsip ini yakni surat keputusan, daftar riwayat hidup
anggota/pegawai, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian,
dan sebagainya. Arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan
diberi tanda huruf “P”,
d. Arsip Sangat Penting (Vital)
Sebuah dokumen dimana dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu
tidak terbatas (abadi). Contoh dari arsip ini yakni akte pendirian, sertifikat,
piagam penghargaan dan arsip lain setidaknya mempunyai nilai dokumenter.
Arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda
huruf “V”,
3. Berdasarkan Fungsi Arsip
a. Arsip Dinamis
Penggunaan suatu dokumen secara langsung dalam seluruh rangkaian
kegiatan organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan arsip tertentu disebut
dengan arsip dinamis. Dimana arsip tersebut masih diperlukan untuk kepentingan
pelaksanaan kegiatan organisasi atau perusahaan dalam sehari-hari. Sesuai
kebutuhan tersebut, arsip dinamis digolongkan lagi menjadi beberapa arsip,
antara lain:
1). Arsip Aktif
Dimana sebuah arsip digunakan secara terus menerus oleh organisasi atau
perusahaan demi keberlangsungannya disebut dengan arsip aktif.
Penggunaan arsip ini kisaran 15 kali dalam 1 tahun.
2). Arsip Semi Aktif
Dimana sebuah arsip digunakan oleh organisasi atau perusahaan dengan
frekuensi penggunaan yang agak menurun dari arsip aktif disebut dengan
arsip semi aktif. Penggunaan arsip ini kisaran 8 kali dalam 1 tahun.
3). Arsip Inaktif
Dimana sebuah arsip tidak dipergunakan secara terus menerus atau sudah
jarang digunakan lagi oleh organisasi atau perusahaan disebut dengan arsip
inaktif. Penggunaan arsip ini kisaran 5 kali dalam 1 tahun.
16
b. Arsip Statis
Sebuah dokumen dimana tidak digunakan secara langsung untuk
keberlangsungan kegiatan organisasi atau perusahaan. Arsip ini bersifat tarif nilai
abadi. Sebab, arsip ini memiliki nilai sejarah dan telah diverifikasi secara
langsung ataupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau
lembaga kearsipan. Contoh dari arsip statis yakni teks proklamasi.
4. Berdasarkan Subyek atau Isinya, penggolongan arsip ini didasarkan pada isi atau
masalah pokok, maka jenis arsip sesuai dengan bidang organisasi atau perusahaan
tersebut. Seperti:
a. Arsip Keuangan;
b. Arsip Kepegawaian;
c. Arsip Pemasaran;
d. Arsip Penjualan;
e. Arsip Pembelian;
f. Arsip Produksi; dsb
5. Berdasarkan Sifat Arsip
a. Arsip Tertutup
Sebuah arsip dimana dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan
tentang kerahasiaan disebut arsip tertutup.
b. Arsip Terbuka
Sebuah arsip dimana dalam pengelolaan dan perlakuannya tidak berlaku
ketentuan kerahasiaan dan boleh diketahui oleh orang lain disebut arsip terbuka.
Arsip ini juga dibagi menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, yakni
sebagai berikut:
1). Arsip sentral (pusat), arsip yang disimpan di suatu pusat arsip (depo arsip)
atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu
tempat tertentu
2). Arsip pemerintah mengandung nilai khusus, disimpan secara khusus di
Jakarta pada Arsip Nasional pusat yang disingkat ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia).
3). Arsip unit, arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi
(disebut juga arsip mikro atau arsip khusus).
17
B. NILAI GUNA ARSIP

Nilai suatu arsip dimana didasarkan pada keperluan penggunaan arsip disebut dengan
nilai guna arsip. Berdasarkan kegunaannya, nilai guna arsip dibedakan menjadi dua yakni:
a. Nilai Guna Primer, meliputi:
1). Nilai Guna Administrasi, dimana arsip digunakan pada kegunaan bagi
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.
2). Nilai Guna Hukum, berisi bukti-bukti kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban
warga Negara dan pemerintah.
3). Nilai Guna Keuangan, berisi segala hal mengenai keuangan.
4). Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi, mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai
akibat hasil penelitian.
b. Nilai Guna Sekunder, meliputi:
1). Nilai Guna Kebuktian, terdapat fakta beserta keterangan dan digunakan untuk
menjelaskan mengenai perkembangan organisasi atau perusahaan mulai dari awal
pembentukan hingga pengelolaannya.
2). Nilai Guna Informasional, mempunyai nilai guna informasional untuk berbagai
kepentingan penelitian tanpa adanya keterkaitan dengan organisasi atau
perusahaan, seperti: orang, tempat, fenomena dan sebagainya.
Sementara itu, untuk keperluan penentuan jangka waktu penyimpanan arsip sendiri,
nilai gunanya sebagai berikut:
a. Nilai kegunaan administrasi
b. Nilai kegunaan hukum
c. Nilai kegunaan keuangan
d. Nilai kegunaan politik/kebijakan
e. Nilai kegunaan pelaksanaan
f. Nilai kegunaan sejarah
g. Nilai kegunaan penelitian
Adapun nilai guna arsip untuk warkat sendiri, antara lain sebagai berikut ini:
a. Informatoris
b. Yuridis
c. Historis
d. Ilmiah
18
C. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Dalam penyimpanan arsip ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan, yakni
1. Pemeriksaan Arsip
2. Mengindeks Arsip
3. Memberi Tanda Arsip
4. Menyortir Arsip
5. Menyimpan Arsip
Sementara itu, suatu sistem digunakan untuk penyimpanan dokumen/arsip dengan
tujuan agar memudahkan penemuan arsip kembali dan cepat disebut dengan sistem
penyimpanan arsip. Sistem ini pada prinsipnya berdasarkan kata tangkap (caption) dari
arsip baik huruf maupun angka sesuai dengan penggunaan sistem yang dipilih.
Sistem penyimpanan didefinisikan juga sebagai sistem pengelolaan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan pedoman untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi
penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Berikut ini macam-macam sistem
penyimpanan arsip, yakni sebagai berikut ini:
1. Sistem Wilayah
Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan pembagian wilayah sebagai
pedoman untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem
wilayah. Pembagian wilayah tersebut dipisahkan sesuai dengan asal pengirim atau
penerima surat.
Sebelum melakukan penyortiran surat, dilakukan klasifikasi wilayah terlebih
dahulu. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan yakni nama Negara atau
wilayah, nama pembagian wilayah administrasi Negara atau wilayah, serta nama
pembagian wilayah administrasi khusus.
Sementara itu, penggunaan guide pada sistem wilayah yakni sebagai petunjuk
peletakan arsip disimpan dan kode pada tab harus sesuai dengan daftar klasifikasi
wilayah. Untuk folder sendiri, sebagai map untuk menyimpan arsip. Jumlah masing-
masing guide dan folder menyesuaikan ketentuan pembagian wilayah (daftar
klasifikasi wilayah).
19
Contoh penyusunan berdasarkan wilayah:

PT Kalimas di Cilandak Jakarta Selatan, menerima surat dari Bapak Andi dengan
alamat rumah Jalan Sawo Manila nomor 7 Tebet Barat, Jakarta Selatan. Maka surat
dapat diberi kode:
- Untuk laci (nama kecamatan) Tebet

- Untuk guide Tebet Barat
- Untuk folder (hasil indeks) And
Kartu Indeks:
2. Sistem Abjad
Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan petunjuk abjad sebagai pedoman
untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem abjad. Surat
akan disimpan berdasarkan nama orang/nama perusahaan/ nama organisasi yang
menerima maupun mengirim surat. Nama orang/organisasi/perusahaan akan
digunakan sebagai kode penyimpanan dalam indeks dan penyimpanan diurutkan
sesuai urutan abjad, seperti urutan abjad dalam kamus.
Penggunaan sistem abjad, biasanya memerhatikan dan mempertimbangkan hal-hal
a. Masalah organisasi atau perusahaan belum kompleks atau sangat sederhana
b. Volume arsip tidak terlalu banyak
c. Bimbingan atau training petugas arsip
Filing sistem abjad dasarnya dipilih sebagai filing sistem arsip dengan beberapa
alasan berikut:
a. Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
b. Menginginkan agar dokumen/arsip dari nama sama akan berkelompok di bawah
satu nama.
20
c. Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip berhubungan dengan

fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
d. Sistem nama mudah diingat.
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali
suatu arsip di antara arsip-arsip lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya yaitu berisi
huruf dan berisi kata/nama/masalah.
3. Sistem Kronologis
Suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan
atau tahun disebut Filing sistem kronologis. Kode penyimpanan dan penemuan
kembali di sistem ini menggunakan tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau
tanggal surat pada barisan tanggal dalam arsip itu. Sebagai subjek yakni tahun, sebagai
sub subjek yakni bulan, dan sebagai satuan sub subjek yakni tanggal.
Sistem kronologis merupakan sistem yang sederhana dan praktis sehingga cocok
diterapkan di perusahaan kecil dimana segala kegiatannya masih sedikit dan
masalahnya belum kompleks.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Tahun ditetapkan sebagai judul laci.
b. Bulan ditetapkan sebagai judul guide.
c. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
Misalnya:
Diterima surat dari PT ABC pada beberapa tanggal:
1 Oktober 2011
18 November 2013
14 Desember 2013
Kode Tanggal Surat Kode laci Guide Folder
1 Oktober 2011 2011 Oktober 01
18 November 2013 2013 November 18
14 Desember 2013 2013 Desember 14
4. Sistem Subyek
Suatu pengelolaan arsip dari penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat
masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal
dari arsip disebut sistem penyimpanan subyek. Sistem ini sebagai sistem paling susah
pada penanganannya. Penggunaannya banyak dipergunakan oleh instansi-instansi
21
pemerintah yang besar dan luas di Indonesia. Sementara itu, untuk penggunaan
penyimpanan asas desentralisasi, pemakaian sistem ini kurang tepat sebab setiap unit
kerja sudah mempunyai tugas dan fungsi meliputi satu subyek tertentu.
Banyaknya jumlah arsip dengan berbagai macam subyek/pokok masalah, maka
dalam penerapannya harus membuat daftar klasifikasi subyek atau pola klasifikasi
subyek terlebih dahulu. Tujuannya untuk memudahkan penggunaan daftar istilah
(sering disebut indeks). Sebab, menemukan sebuah arsip dalam sistem subyek
diperlukan sarana (wakil dokumen) arsip yakni kartu indeks.
Gambar: Kartu Indeks

5. Sistem Nomor/Angka
Sistem penyimpanan arsip sesuai kode nomor yakni sebagai ganti dari nama orang
atau badan disebut dengan sistem nomor (numeric filling system). Sistem ini
merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan
kode angka/nomor.
Nomor menunjukkan pengelompokan data sesuai kejadian-kejadian setiap hari,
contohnya nomor identitas pasien dokter, nomor jaminan sosial dan nomor lain
sebagainya. Sistem nomor ini lebih susah penerapannya dari pada sistem nama. Sistem
nomor terdiri dari 3 unsur yakni file utama, indeks dan buku nomor (buku
register/buku induk/buku besar).
Sementara itu, sistem penyimpanan menurut nomor seri dibagi dalam 3 macam,
yakni sebagai berikut:
a. Sistem ilustrasi
Sebagian besar sistem pengarsipan secara permanen menggunakan warna atau
angka untuk menandakan batas. Nomor-nomornya selalu berurutan sehingga orang
buta warna tidak dapat menemukan arsip dengan benar. Sistem ini, visualisasi
warna secara kontras adalah bantuan untuk mempelajarinya.
b. Sistem pengarsipan nomor langsung
Sistem pengarsipan nomor langsung (Direct Number Filing System) memiliki
bagian utama dengan penomoran ratusan (100, 200 dan seterusnya) ditandai
22
dengan petunjuk posisi pertama adalah tanda merah. Kemudian, sub bagiannya
ditandai dengan petunjuk posisi kedua adalah tanda biru dan petunjuk posisi ketiga
adalah tanda kuning, semuanya dalam rentang puluhan.
Semua label petunjuk bisa disisipkan dan batas nomor-nomor bisa digunakan
sesuai kebutuhan. Masing–masing folder memiliki tanda potongan menunjukkan
nomor-nomor dan nama-nama.
c. Sistem pengarsipan setara
Sistem pengarsipan nomor setara (Sequential Numerik Shelf Filing System)
memiliki folder berwarna dengan nomor-nomor bercetak tebal dan berurutan.
Dengan adanya warna dan nomor folder sehingga akan mudah dikenali, tercantum
dalam tab-tab di posisi pertama dan ketiga.
Folder-folder diurutkan dalam warna-warna sesuai keinginan. Nomor awal
folder merupakan nomor secara khusus disusun dengan nomor urut (sebagai
contoh: 2, 4, 6, atau 10, 20, 30, 40).
23
KEGIATAN BELAJAR 3
PENYELENGGARAAN ARSIP
Dasarnya ada beberapa asas dalam penyelenggaraan arsip ada 3 asas yakni asas
sentralisasi, asas desentralisasi dan gabungan antara kedua asas tersebut. Penentuan
penggunaan asas tersebut dengan berbagai pertimbangan, seperti jarak dari setiap unit kerja
apa berada dalam satu atap atau tidak, volume arsip besar stsu tidak, jumlah anggota dan
pertimbangan lainnya.
A. Asas Sentralisasi
Organisasi umumnya menggunakan asas sentralisasi. Setiap surat masuk dan surat
keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga sebagai asas
satu pintu atau one door/gate policy.
Dengan menerapkan asas sentralisasi akan lebih mudah dalam pengendalian dan
penelusurannya. Sebab, setiap pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara
terpusat. Selain itu, adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya
memudahkan organisasi dalam pengelolaannya.
Surat masuk diterima langsung oleh unit pengelola biasanya harus disampaikan terlebih
dahulu ke unit kearsipan sehingga surat tersebut teregister di unit terkait. Penggunaan
sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien. Dengan demikian, maka asas sentralisasi
sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap
dengan volume surat ditangani relatif kecil.
Adapun kebaikan dari asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut:
1. Lebih mudah menyeragamkan cara kerja dalam pengiriman dan penerimaan surat,
pengarsipan, penyeragaman pemakaian formulir, dan sebagainya.
2. Pengawasan yang lebih efektif dan mudah dilakukan karena berada dalam 1 tempat
yang sama.
3. Menghindari pemborosan penyediaan pembelian perabotan arsip.
4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, sesuai dengan keahlian dan keterampilan
dalam bidangnya.
5. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja di organisasi atau perusahaan.
24
Sementara itu, untuk kelemahan dari asas sentralisasi sendiri, antara lain sebagai
berikut:
1. Adanya kelambanan dan hambatan dalam penyelesaian karena membutuhkan waktu.
2. Kebutuhan khas masing-masing unit belum tentu dapat terpenuhi.
3. Untuk organisasi dan perusahaan yang kecil atau masih berkembang belum dapat
dirasakan manfaatnya.
B. Asas Desentralisasi
Suatu kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya
dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi disebut dengan asas
desentralisasi. Unit kerja dalam asas ini akan bertanggungjawab dalam melakukan
penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.
Dengan penggunaan asas desentralisasi, organisasi atau perusahaan yang memiliki
cabang atau unit di beberapa daerah akan memudahkan dan lebih efisien dimana masing-
masing unit organisasi atau perusahaan melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.
Dengan pemberlakuan asas ini, maka:
1. Pelaksanaan sepenuhnya mengenai pengolongan, pengarahan dan pengendalian
surat dilakukan oleh unit pengelola;
2. Fungsi dan wewenang dari unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan
penyimpanan arsip inaktif;
3. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.
Asas desentralisasi memiliki kelebihan yakni kecepatan penyampaian surat ke meja
kerja lebih cepat sampai, kemudian lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Akan tetapi
sebaliknya, asas ini juga memiliki kelemahan yakni kemungkinan terjadinya
ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian, serta pencatatan surat sehingga tidak
efesien dalam pelaksanaannya.
C. Asas Gabungan dari Kedua Asas
Asas gabungan adalah suatu asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Maksudnya, sentralisasi pada prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan dilakukan
oleh unit kearsipan. Akan tetapi, dalam pelaksanaannya menggunakan asas desentralisasi.
Biasanya asas ini digunakan oleh organisasi relatif besar dengan kegiataan dan bobot
pekerjaan relatif kompleks. Selain itu, juga untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan
dari kedua asas (sentralisasi dan desentralisasi).
25
KEGIATAN BELAJAR 4
DAUR HIDUP ARSIP
Manajemen kearsipan adalah sebuah kegiatan mengelola arsip, dimana sistem tersebut
membentuk terdiri atas unsur-unsur saling berkaitan sehingga membentuk daur hidup arsip (life
cycle of record).
Penciptaan
Daur
Penyusutan Hidup Penggunaan
Arsip
Pemeliharaan
Diagram : Daur Hidup Arsip
Sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku di Indonesia, telah dicantumkan bahwa

siklus hidup arsip ada beberapa tahapan, antara lain sebagai berikut:
1. Penciptaan
Suatu kegiatan bertujuan menghasilkan sebuah arsip, melalui cara merekam informasi,
dalam media tertentu dimana tujuannya untuk dikomunikasikan dan berhubungan dengan
pihak luar maupun dalam organisasi atau perusahaan disebut dengan kegiatan penciptaan
arsip. Kegiatan ini biasanya berkaitan dengan desain formulir, korespondensi, tata naskah,
manajemen laporan dan manajemen produk hukum.
2. Penggunaan
Untuk kegiatan penemuan arsip kembali dan pendistribusian arsip kepada pihak terkait
merupakan salah satu kegiatan penggunaan arsip. Biasanya arsip akan digunakan untuk
26
bahan pelengkap kebutuhan tertentu dan dasar pengambilan keputusan. Misalnya, seorang
pimpinan yang akan menentukan pembelian bahan produksi, akan mengambil keputusan
melalui arsip laporan keuangan dan laporan produksi di bulan tertentu sebagai acuannya
agar perusahaan tidak mengalami kerugian.
3. Pemeliharaan
Kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip
adalah kegiatan wajib dalam pemeliharaan arsip. Selain itu, pengurusan surat,
pemberkasan, penggolongan arsip (dari yang aktif hingga arsip vital) dan perawatan juga
harus dilakukan.
Dalam pemeliharaan arsip, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar umur arsip
bertahan cukup lama, yakni mengenali dan mengetahui jenis-jenis arsip, bahan arsip, dan
pengganggu arsip yang dapat merusaknya. Misalkan, arsip terbuat dari bahan kertas,
sebaiknya melakukan pengenalan jenis kertas, tinta yang digunakan, cara menanganinya
agar tidak terjadi kelunturan, mencari solusi agar terhindar dari kelembaban, udara kering,
debu, jamur dan sebagainya.
Selain itu, tempat penyimpanan arsip juga harus diperhatikan. Penyimpanan arsip tidak
disembarang tempat. Penyimpanan tersebut harus terhindar dari serangan api, air, serangga
dan lain sebagainya. Disarankan tempat harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang
baik. Suhu ruangan juga harus disesuaikan agar tidak merusak arsip.
4. Penyusutan
Suatu kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi penggunaannya sudah menurun
atau jarang digunakan dana sudah tidak bernilai guna disebut penyusutan arsip. Kegiatan
tersebut dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip.
Dimana kegiatan survei atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip,
pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis ke lembaga
kearsipan tergolong kegiatan didalamnya.
27
AYO BERLATIH
A. PILIHAN GANDA
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!
1. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyortiran
e. Penyimpanan
2. Arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan
dilingkungan unit pengolahan suatu organisasi, meruakan pengertian dari . . .
a. Arsip aktif
b. Arsip inaktif/pasif
c. Arsip statis
d. Arsip sekunder
e. Arsip Primer
3. Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing disebut ... .
a. Alat sortir
b. Filling cabinet
c. Perforator
d. Label
e. Numerator
4. Folder yang mempunyai besi penggantung disebut ... .
a. Guide
b. Ordner
c. Hanging folder
d. Map snelhecter
e. Stopmap
5. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ... .
a. Stopmap folio
b. Folder
c. Hanging folder
28
d. Snelhecter
e. Ordner
6. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi
surat disebut juga filling sistem ... .
a. Abjad
b. Nomor
c. Subjek
d. Kronologis
e. Wilayah
7. Sistem penyimpanan arsip ada 5 macam, kecuali … .
a. Sistem Abjad
b. Sistem Indeks
c. Sistem Subyek
d. Sistem Nomor
e. Sistem Wilayah
8. Perhatikan langkah-langkah berikut :
i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam
ii. Menuju tempat penyimpanan
iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
vi. Mengisi bon peminjam
vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan
pada sistem subjek ialah ....
a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii
9. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
29
d. Penyimpanan
e. Penyortiran
10. Apotek Depok
Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a. Ad
b. Ak
c. Dep
d. Ap
e. De
11. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor
12. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani
13. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit
jumlahnya adalah ....
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26
30
14. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....
a. Pratama Aga Bekti
b. Pratama Bekti Aga
c. Aga Pratama Bekti
d. Bekti Aga Pratama
e. Bekti Pratama Aga
15. Surat sebelum disimpan dicatat dalam ....
a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas
B. URAIAN
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan pengertian arsip dan kearsipan !
2. Sebutkan dan jelaskanlah mengenai daur hidup arsip yang kamu ketahui!
3. Jelaskanlah mengapa sebuah perusahaan melakukan pengarsipan!
4. Sebutkan peranan dan fungsi arsip !
5. Jelaskan tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi?
31
KUNCI JAWABAN
A. PILIHAN GANDA
1. E
2. A
3. A
4. C
5. A
6. C
7. B
8. D
9. D
10. E
11. B
12. B
13. E
14. A
15. B
B. URAIAN
1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena
memiliki nilai guna sehingga sewaktu-waktu diperlukan tersedia.
Sementara itu, kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu
tempat secara teratur menggunaka sistem tertentu dan bila diperlukan dapat
ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
2. Daur hidup arsip:
a. Penciptaan. Tahap penciptaan yaitu lahirnya sebuah arsip.
b. Penggunaan.
Arsip didistribusikan kepada orang yang berkepentingan dengan arsip
tersebut. Setelah arsip sampai ditangan orang yang dituju kemudian
arsip tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan.
c. Pemeliharaan.
Selanjutnya, arsip disimpan sesuai dengan sistem tertentu apabila arsip
tersebut berguna seumur hidup maka arsip tersebut tetap disimpan.
d. Penyusutan
32
Apabila arsip yang hanya memiliki umur yang terbatas maka setelah
umur arsip habis arsip tersebut dimusnahkan.
3. Setiap organisasi melakukan kearsipan karena arsip dijadikan sebagai
ingatan suatu organisasi, sebagai bukti autentik, bahan dasar perencanaan
dan pengambilan keputusan dan dijadikan sebagai barometer kegiatan suatu
organisasi.
4. Peranan dan fungsi arsip, yakni:
a. Sebagai pusat informasi
b. Sebagai sumber dokumentasi
c. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan
administrasi
5. Fungsi arsip :
a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan dan disimpan dalam waktu tertentu.
b. Arsip Statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki
nilai.
c. Arsip aktif yaitu arsip penggunaannya terus – menerus.
d. Arsip inaktif yaitu arsip yang penggunaannya telah menurun
Sementara itu, nilai guna dibedakan menjadi dua :
a. Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk kepentingan lembaga / instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
- Nilai guna administrasi
- Nilai guna hukum
- Nilai guna keuangan
- Nilai guna ilmiah
b. Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip sebagai kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kedapa masyarakat /
nasional. Nilai guna sekunder meliputi:
- Nilai guna pembuktian
- Nilai guna informasi
33
PEDOMAN PENILAIAN
A. PENILAIAN KOGNITIF (PENGETAHUAN)
1. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda
∑ 𝑗𝑢𝑚lah soal benar
Nilai = × 100
15
2. Petunjuk Penilaian Soal Uraian

Kriteria Skor Soal Uraian:
No Skor Indikator Skor
Soal Maksimal
Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan 10
Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan, tetapi 7
1. 10 tidak lengkap atau tidak sesuai
Jawaban salah 3
Tidak menjawab 0
Menyebutkan dan menjelaskan daur hidup arsip 30
dengan tepat dan benar
Menyebutkan dan menjelaskan daur hidup arsip, tetapi 20
2. 30 kurang sesuai dan lengkap
Hanya menyebutkan daur hidup arsip 10
Jawaban salah 3
Tidak menjawab 0
Menjelaskan alasan perusahaan melakukan 15
pengarsipan dengan benar dan tepat
Menjelaskan alasan perusahaan melakukan 8
3. 15 pengarsipan, tetapi kurang sesuai
Jawaban salah 3
Tidak menjawab 0
Menyebutkan peranan dan fungsi arsip secara benar, 15
lengkap dan tepat
4. 15 Menyebutkan peranan dan fungsi arsip, tetapi tidak 7
lengkap
Jawaban salah 3
34
Tidak menjawab 0
Menjelaskan fungsi dan nilai guna arsip dengan 25
lengkap dan tepat
Menjelaskan fungsi dan nilai guna arsip, tetapi tidak 15
5. 25 lengkap
Hanya menjelaskan fungsi arsip 10
Hanya menjelaskan nilai guna arsip 15
Jawaban salah 3
Tidak menjawab 0
RUMUSAN NILAI AKHIR
𝑵𝒊𝒍𝒂𝒊 𝑷𝑮 +𝑵𝒊𝒍𝒂𝒊 𝑼𝒓𝒂𝒊𝒂𝒏

NA =
𝟐
× 100
Hasil nilai pengetahuan sebagai berikut :
Interval Predikat
91 – 100 A
81 – 90 B
71 – 80 C
≤ 70 D
35
B. PENILAIAN AFEKTIF (SIKAP)

Format Penilaian Sikap :
NILAI
NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI
1 2 3 4
1 Disiplin
2 Jujur
3 Tanggungjawab
4 Santun
5 Responsif
Keterangan :
4 = jika empat indikator terlihat
3 = jika tiga indikator terlihat
2 = jika dua indikator terlihat
1 = jika satu indikator terlihat
Indikator Penilaian Sikap :
1. Disiplin
a. Tertib mengikuti instruksi
b. Mengerjakan tugas tepat waktu
c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif.
2. Jujur
a. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan sebenarnya
b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi
c. Tidak menyontek atau melihat data/pekerjaan orang lain
d. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari
3. Tanggung Jawab
a. Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b. Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c. Mengajukan usul pemecahan masalah
d. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan
36
4. Santun
a. Berinteraksi dengan teman secara ramah
b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d. Berperilaku sopan
5. Responsif
a. Antusias dalam mengikuti pembelajaran

b. Tidak ragu berpendapat selama proses pembelajaran
Nilai akhir sikap diperoleh dari (skor yang sering muncul) dari keempat aspek diatas.
Kategori nilai sikap

Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1
37
Rubrik Penilaian Sikap (Afektif)
Tanggung
Disiplin Jujur Santun Responsif Nilai Akhir
No Nama Siswa jawab
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Bubuhkan tanda (√) pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan
38
C. PENILAIAN PSIKOMOTORIK (KETERAMPILAN)

Aspek Penilaian :
Format Penilaian :
NILAI
No ASPEK PENGAMATAN DISKUSI
1 2 3 4
1 Kerjasama
2 Keaktifan
3 Toleransi
4 Hasil Diskusi Kelompok
Keterangan :
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria:
Nilai = ∑ 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ𝑎𝑛 X 100

Skor Maksimal
Keterangan :
4: Sangat Sesuai / Baik Sekali

3: Sesuai / Baik
2 : Cukup
1: Kurang
39
Rubrik Penilaian Psikomotorik
ASPEK PENGAMATAN DISKUSI
No Nama Hasil Diskusi

Kerja sama Keaktifan Toleransi Skor Nilai Predikat
Kelompok
40
GLOSARIUM
Record : sebuah data tertulis, bergambar, maupun direkam yang berkaitan
dengan suatu hal, kegiatan, peristiwa yang telah dilakukan dan
diadakan untuk keperluan sebagai alat penginga.
Media Magnetik : data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali
melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan
dengan komputer.
Warkat : surat, isi surat; pos, lembaran surat pos (yang boleh dilipat sebagai
surat tertutup),
Autentik : dapat dipercaya, asli, tulen, sah.
Integritas : mutu, sifat, atau keadaaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh
sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan
kewibawaan, kejujuran.
Sentral : pusat, ditengah-tengah.
Kompleks : mengandung beberapa unsur yang pelik, rumit, sulit, dan saling
berhubungan.
Life cycle of record : konsep atau siklus dimana sebuah arsip mulai diciptakan,
digunakan, dipelihara hingga dimusnahkan.
Inventarisasi : pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor (sekolah,
rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan
tugas.
Retensi : penyimpanan, penahanan.
Arsip sentral : arsip yang disiman di suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu
tempat tertentu
Arsip unit : arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi,
(disebut juga arsip mikro atau arsip khusus).
Informatoris : memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
Yuridis : menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.
Historis : menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau sebagai
peristiwa sejarah.
Ilmiah : sebagai catatan hasil pemikiran atau penemuan-penemuan suatu
ekspedisi ilmiah.
41
Indeks : proses menentukan kata tangkap (caption)

Sortir : memilih, memilah surat
Caption : judul surat
Guide : petunjuk dalam pembagian surat/arsip yang ada dalam filling
cabinet.
Folder : map untuk menempatkan surat/arsip dalam filling cabinet.
Korespondensi : perihal surat menyurat
42
PENUTUP
Setelah menyelesaikan Modul Kearsipan, maka Anda berhak untuk mengikuti uji
kompetensi yang telah dipelajari. Apabila Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan dari
hasil evaluasi dalam modul ini, maka Anda berhak untuk melanjutkan ke modul berikutnya.
Akan tetapi apabila Anda belum memenuhi standar minimal, maka Anda diharuskan
mempelajari kembali modul ini sebelum melanjutkan ke modul berikutnya.
Mintalah pada guru pengajar untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaiannya
dilakukan langsung dari pihak asosiasi profesi yang berkompeten.
Apabila Anda telah menyelesaikan suatu kompetensi tertentu, atau apabila Anda telah
menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul, maka hasil yang berupa nilai dari guru
pengajar atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi bagi asosiasi profesi.
43
DAFTAR RUJUKAN
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi Edisi 1. Jakarta: Bumi Aksara.
Bukhori, Imam. 2013. Manajemen Kearsipan Sistem Tanggal, Nomor, Abjad, Wilayah dan
Pokok Masalah. Gorontalo: Universitas Negeri Gorontalo Press.
Tasyhar, dkk. 2013. Kearsipan 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013. Depok: Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.
44
LAMPIRAN
Hasil Test Plagiasi:
45
46
47
48

Modul Yekti Rahayuning Gusti

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Yekti Rahayuning Gusti

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

MODUL KEARSIPAN / KELAS X SMK/MA

Malang, 20 November 2019

Yekti Rahayuning Gusti

Petunjuk Penggunaan Modul …………………………… 7

Penggolongan Arsip …………………………………….. 15

Kunci Jawaban …………………………………………. 32

1. Ruang lingkup arsip dan kearsipan serta karakteristik arsip

Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

Mata Pelajaran : Kearsipan

Durasi (Waktu) : 144JP (@ 45 Menit)

KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang

Indikator Pencapaian Alokasi Kegiatan

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

3. Perlengkapan yang harus disediakan

CEK KEMAMPUAN PESERTA DIDIK

Sebelum mempelajari modul ini, jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan

Pertanyaan Ya Tidak Jawaban

Ruang Penggolongan Penyelenggaraan Daur Hidup

Pengertian Arsip Penciptaan

A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

B. NILAI GUNA ARSIP

C. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Contoh penyusunan berdasarkan wilayah:

- Untuk laci (nama kecamatan) Tebet

c. Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip berhubungan dengan

Gambar: Kartu Indeks

Diagram : Daur Hidup Arsip

Sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku di Indonesia, telah dicantumkan bahwa

Sementara itu, nilai guna dibedakan menjadi dua :

2. Petunjuk Penilaian Soal Uraian

RUMUSAN NILAI AKHIR

𝑵𝒊𝒍𝒂𝒊 𝑷𝑮 +𝑵𝒊𝒍𝒂𝒊 𝑼𝒓𝒂𝒊𝒂𝒏

Hasil nilai pengetahuan sebagai berikut :

B. PENILAIAN AFEKTIF (SIKAP)

Indikator Penilaian Sikap :

a. Antusias dalam mengikuti pembelajaran

Kategori nilai sikap

Rubrik Penilaian Sikap (Afektif)

Bubuhkan tanda (√) pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

C. PENILAIAN PSIKOMOTORIK (KETERAMPILAN)

Nilai = ∑ 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ𝑎𝑛 X 100

4: Sangat Sesuai / Baik Sekali

Rubrik Penilaian Psikomotorik

ASPEK PENGAMATAN DISKUSI

No Nama Hasil Diskusi

Indeks : proses menentukan kata tangkap (caption)

Anda mungkin juga menyukai