LAPORAN AKSI PERUBAHAN

OPTIMALISASI PENGELOLAAN DAN

PENATAAN ARSIP SECARA DIGITAL
DI STASIUN METEOROLOGI MUTIARA SIS AL-JUFRI PALU

Disusun Oleh:
NURBAETI MASTIN, SE
NIP: 198609062006042001

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN IX TAHUN 2022

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Aksi Perubahan ini telah diseminarkan di Pusat Pendidikan dan

Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika pada:

Hari : Selasa

Tanggal : 12 April 2022

Kemudian telah dilakukan perbaikan sesuai dengan saran, masukan dan koreksi

dari Narasumber, Coach, dan Mentor serta diketahui dan disahkan oleh Kepala

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika .

Narasumber

Dr. Widada Sulistya, DEA

NIP:196004061981031003

Mentor Coach

Nur Alim, S.Si Widodo, SE, MSi

NIP:197402101996031002 NIP:196807041997031001

Mengetahui dan Mengesahkan:

Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BMKG

Dr. Nelly Florida Riama, S.Si, M.Si

NIP: 196910161998032001

ii
 HALAMAN PERSETUJUAN

JUDUL : OPTIMALISASI PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP

SECARA DIGITAL DI STASIUN METEOROLOGI

MUTIARA SIS AL-JUFRI PALU

PENYUSUN : NURBAETI MASTIN, SE

Bogor, 12 April 2022

Narasumber

Dr. Widada Sulistya, DEA

NIP:196004061981031003

Mentor Coach

Nur Alim, S.Si Widodo, SE, MSi

NIP:197402101996031002 NIP:196807041997031001

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan secara tepat

waktu Laporan Aksi Perubahan yang berjudul “OPTIMALISASI PENGELOLAAN

DAN PENATAAN ARSIP SECARA DIGITAL DI STASIUN METEOROLOGI

MUTIARA SIS AL-JUFRI PALU”.

Penulis sangat bersyukur karena pelaksanaan seluruh rangkaian kegiatan

implementasi aksi perubahan ini berjalan dengan baik dan lancar, serta dapat

diselesaikan tepat pada waktunya dengan bantuan dan dukungan dari berbagai

pihak yang terlibat. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Nur Alim, S.Si. selaku Kepala Stasiun Meteorologi Mutiara Sis

Al-Jufri Palu dan Mentor ;

2. Bapak Etriatulas Hakrito, SP. Selaku Koordinator Bidang Observasi

dan Informasi ;

3. Bapak Widodo, SE, MSi, selaku Coach dalam kegiatan Implementasi

Aksi Perubahan ;

4. Bapak Dr. Widada Sulistya, DEA. Selaku penguji (narasumber) pada

Seminar Aksi Perubahan ;

5. Seluruh Panitia, Fasilitator, dan Widyaiswara di Pusat Pendidikan dan

Pelatihan BMKG ;

6. Seluruh Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan

IX Tahun 2022 ;

iv
7. Seluruh anggota Tim Efektif Aksi Perubahan ;

8. Seluruh keluarga, saudara, kerabat ; dan

9. Seluruh pihak yang telah berperan dalam penyelesaian laporan ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa Laporan Aksi Perubahan ini masih

membutuhkan kritik dan saran yang membangun untuk

penyempurnaan lebih lanjut. Akhir kata semoga Laporan ini

bermanfaat bagi kami pribadi secara khusus, serta dapat memberikan

kontribusi nyata bagi organisasi dan masyarakt luas pada umumnya.

Jakarta, 12 April 2022

Penyusun

Nurbaeti Mastin, SE
NIP:198609062006042001

v
 DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................. iii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ...................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... ix
IDENTITAS AKSI PERUBAHAN ...................................................................... x
BAB I : PENDAHULUAN ................................................................................... 1
A. Latar Belakang (Burning Platform) ........................................................... 1
B. Tujuan ...................................................................................................... 2
C. Manfaat .................................................................................................... 2
BAB II : PROFIL KINERJA PELAYANAN ......................................................... 3
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ....................................................... 3
B. Kinerja Organisasi Saat Ini ...................................................................... 6
C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan ....................................................... 7
BAB III : ANALISIS PERMASALAHAN ............................................................. 9
A. Permasalahan .......................................................................................... 9
B. Penyebab Masalah dan Akar Penyebab Masalah ................................... 10
C. Alternatif dan Solusi Mengatasi Masalah ................................................. 11
BAB IV : ANALISIS PERMASALAHAN ............................................................. 13
A. Terobosan/Inovasi .................................................................................... 13
B. Milestone Aksi Perubahan ........................................................................ 14
C. Daftar Rencana Kegiatan ......................................................................... 15
D. Kriteria Keberhasilan ................................................................................ 16
E. Tata Kelola dan Tim Efektif Aksi Perubahan ............................................ 17
F. Stakeholder Aksi Perubahan .................................................................... 19
G. Pengendalian Mutu Kegiatan (PKPK) ...................................................... 23
H. Estimasi Anggaran ................................................................................... 23

vi
BAB V : PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN .................................................. 24
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ............................................................. 24
B. Capaian Aksi Perubahan ........................................................................ 26
C. Kemanfaatan Aksi Perubahan ................................................................. 35
D. Kendala dan Strategi Menghadapi Kendala ............................................. 36
E. Keberlanjutan Aksi Perubahan ................................................................. 37
BAB VI : PENUTUP .......................................................................................... 39
A. Kesimpulan ............................................................................................... 39
B. Saran ........................................................................................................ 39
REFERENSI ...................................................................................................... 41

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

............................................................................................................................. 5

Gambar 2. Fishbone Analysis ............................................................................ 11

Gambar 3. Struktur Tim/Orang Yang Terlibat Dalam Penyelenggaraan Aksi

Perubahan .......................................................................................................... 17

Gambar 4. Kuadran Identifikasi Stakeholder ...................................................... 21

Gambar 5. Peta Stakeholder .............................................................................. 22

Gambar 6. SK Tim Efektif Aksi Perubahan ........................................................ 28

Gambar 7. Rapat Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan ............................ 29

Gambar 8. Koordinasi Internal Dengan Pokja .................................................... 30

Gambar 9. Contoh Scan Surat Yang Telah Di Input Di Aplikasi ......................... 31

Gambar 10. Contoh Bimbingan Teknis Digitalisasi Arsip ................................... 32

Gambar 11. Contoh Pengumpulan dan Klasifikasi Arsip .................................... 32

Gambar 12. Contoh Scan Digitalisasi Arsip ....................................................... 33

Gambar 13. Dashboard Aplikasi Administrasi .................................................... 33

Gambar 14. Contoh Penginputan Arsip di Aplikasi Untuk Digitalisasi ................ 34

Gambar 15. Implementasi Digitalisasi Arsip Untuk Surat Masuk ....................... 35

viii
 DAFTAR TABEL
Tabel 1. Daftar Surat Masuk Bulan Januari s/d 13 Juni 2022................................ 7
Tabel 2. Identifikasi Permasalahan ...............................................................................9
Tabel 3. Penetapan PrioritasMasalah ........................................................................10
Tabel 4. Alternatif solusi ...............................................................................................12
Tabel 5. Milestone Aksi Perubahan ............................................................................14
Tabel 6. Jadwal Pelaksanaan Aksi Perubahan .........................................................15
Tabel 7. Kriteria Keberhasilan .....................................................................................16
Tabel 8. Kategori Stakeholder Berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan
Terhadap Aksi Perubahan ...........................................................................................20
Tabel 9. Rencana Anggaran ........................................................................................23

ix
 IDENTITAS AKSI PERUBAHAN

Judul : Optimalisasi Pengelolaan dan Penataan Arsip secara

Digital Di Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

Deskripsi : Pengarsipan surat masuk dan keluar di Stasiun

Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu saat ini sangat
terbatas dan bersifat manual melalui filling Cabinet dan
Box Arsip pada Lemari Arsip. Belum optimalnya
pengelolaan dan penataan arsip khususnya di Stasiun
Meteorologi Mutiara Palu, maka perlu adanya suatu
sistem yang memanfaatkan kemajuan teknologi
informasi secara digital sehingga pengelolaan arsip
lebih efektif, efesien dan mudah didapat.

Mentor : Nur Alim, S.Si

ProjectLeader : Nurbaeti Mastin, SE
SumberDaya :
- Peraturan Arsip Nasional Republik Nasional No.6
1. Sumber Hukum
tahun 2021 Pengelolaan Arsip Elektronik;

- Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan;

- Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor

5 Tahun 2021 tentang Pedeoman Umum Tata
Naskah Dinas;

- Undang–Undang No. 31 Tahun 2009 tentang

Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika;
- Peraturan Presiden No. 61 Tahun 2008 tentang
Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika;
- Peraturan Kepala BMKG No.9 Tahun 2016 tentang
Perubahan Atas Peraturan Kepala Badan
Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Nomor 15

x
 Tahun 2014 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Balai Besar Meteorologi,Klimatologi dan Geofisika,
Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi dan Stasiun
Geofisika.
SDM yang akan terlibat adalah seluruh Pegawai
2. Sumber Daya
tasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu; yang
Manusia (SDM)
terdiri dari pegawai administrasi berjumlah 2 orang
diantaranya:

a. Maslia Us Sautu
b. Eka Trimas Widyatmoko, S.Tr
Tim Teknisi terdiri dari 1 orang yaitu:
1. Aris Affandy Sunuh, S.Tr
Dan 2 orang PPNPN yaitu:
a. Nurul Affiat
b. Nur Ilma

3. Sarana dan Prasarana

a. Jaringan internet

b. Komputer/Laptop

c. CD, DVD

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang (Burning Platform)

Seiring dengan perkembangan zaman di era globalisasi saat ini,

setiap instansi pemerintah semakin banyak membutuhkan informasi.

Informasi menjadi kebutuhan yang mutlak bagi setiap instansi. karena

informasi merupakan sumber daya yang sangat penting bagi kelangsungan

hidup suatu instansi untuk mendukung proses kerja administrasi dan

pelaksanaan fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan

kondisi yang berkembang dengan cepat. Informasi harus dikelola dengan

baik agar semua kegiatan instansi dapat berjalan dengan baik pula. Apabila

informasi tidak terkelola dengan baik akan berdampak buruk bagi kinerja dari

instansi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses

kegiatan administrasi adalah arsip. Arsip mempunyai peranan yang sangat

penting, selain berfungsi sebagai pusat ingatan, arsip juga dapat digunakan

sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas dan

sebagai rujukan historis. Menurut peraturan perundang-undangan, yang

dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

1
 Kearsipan merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau

sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana

baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali

jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan

memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun

perseorangan. Tanpa disadari, setiap harinya suatu instansi bisa

menghasilkan arsip lebih banyak dan biasanya arsip yang tercipta tidak

sebanding dengan fasilitas yang ada.

B. Tujuan
Tujuan aksi perubahan ini dibuat untuk memanfaatkan teknologi

informasi sebagai perubahan dalam tata kelola kearsipan dengan

memanfaatkan sistem pengelolaan dan penataan arsip secara digital. Hal ini

dimaksudkan agar pengelolaan arsip lebih mudah dalam penyimpanan,

penataan dan pencarian arsip sehingga lebih efektif dan efisien dalam

penggunaan waktu dan tenaga.

C. Manfaat
Adapun Manfaat yang diharapkan pada Aksi Perubahan ini antara lain:

1. Pengelola kearsipan memiliki kemampuan konsep dan teknis penataan

kearsipan sesuai dengan Standar Operasional (SOP) yang berlaku;

2. Tercapainya efektivitas dan efesiensi pencarian data dan informasi

berkaitan dengan dokumen atau arsip yang dibutuhkan;

3. Tercapainya efektivitas dan efesiensi dalam penyimpanan dan

pendokumentasian kearsipan supaya aman dan terhindar dari kerusakan;

4. Memudahkan pencarian arsip;

5. Meningkatnya peran pelayanan kearsipan;

6. Meningkatnya kinerja organisasi.

2
 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN

A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

Stasiun Meteorologi Kelas II Mutiara Sis Al-Jufri Palu sebagai salah

satu unit pelaksanaTeknis Badan Meteorologi, Klimatologi,dan Geofisika

yang berkedudukan di Palu Provinsi Sulawesi Tengah berdasarkan Peraturan

Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika Republik Indonesia Nomor 6

Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Meteorologi,

Klimatologi, dan Geofisika, Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan

Stasiun Geofisika. Potensi sumberdaya manusia berjumlah 28 (dua puluh

delapan) personil yang terdiri dari ASN 17 orang, dan 11 PPNPN.

Stasiun Meteorologi Kelas II Mutiara Sis Al-Jufri Palu unit pelaksana

teknis BadanMeteorologi, Klimatologi, dan Geofisika memiliki visi

Mewujudkan BMKG yang handal, tanggap dan mampu dalam rangka

mendukung keselamatan masyarakat serta keberhasilan pembangunan

nasional, dan berperan aktif di tingkat Internasional. Terminologi di dalam visi

tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pelayanan informasi meteorologi, klimatologi, kualitas udara, dan

geofisika yang handal ialah pelayanan BMKG terhadap penyajian data,

informasi pelayanan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas udara, dan

geofisika yang akurat, tepat sasaran, tepat guna, cepat, lengkap, dan

dapat dipertanggungjawabkan

2. Tanggap dan mampu dimaksudkan BMKG dapat menangkap dan

merumuskan kebutuhan stakeholder akan data, informasi, dan jasa

3
 meteorologi, klimatologi, kualitas udara, dan geofisika serta mampu

memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pengguna jasa

Dalam rangka mewujudkan Visi BMKG, maka diperlukan visi yang jelas yaitu

berupa langkah-langkah BMKG untuk mewujudkan Misi yang telah ditetapkan

yaitu :

 Mengamati dan memahami fenomena meteorologi, klimatologi, kualitas

udara dan geofisika.

 Menyediakan data, informasi dan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas

udara dan geofisika yang handal dan terpercaya.

 Mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan di bidang meteorologi,

klimatologi , kualitas udara dan geofisika.

 Berpartisipasi aktif dalam kegiatan internasional di Bidang meteorologi,

klimatologi, kualitas udara dan geofisika

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Stasiun

Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu menyelenggarakan fungsi :

 Perumusan kebijakan daerah di bidang Meteorologi;

 Perumusan kebijakan teknis di bidang Meteorologi;

 Koordinasi kebijakan, perencanaan dan program di bidang Meteorologi;

 Pelaksanaan, pembinaan dan pengendalian observasi, dan pengolahan

data dan informasi di bidang Meteorologi;

 Pelayanan data dan informasi di bidang meteorologi;

 Penyampaian informasi kepada instansi dan pihak terkait serta

masyarakat berkenaan dengan penerbangan;

 Penyampaian informasi dan peringatan dini kepada instansi dan pihak

terkait serta masyarakat berkenaan dengan bencana karena faktor

meteorologi;

4
 Pelaksanaan kerja sama daerah di bidang meteorologi;

 Koordinasi dan kerja sama instrumentasi, kalibrasi, dan jaringan

komunikasi di bidang meteorologi;

 Pelaksanaan pelatihan keahlian dan manajemen pemerintahan di bidang

meteorologi;

 Penyampaian laporan, saran, dan pertimbangan di bidang meteorologi.

Gambar 1.Struktur Organisasi Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

5
B. Kinerja Organisasi Saat Ini
Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu berkedudukan di

kompleks perkantoran Bandara Mutiara Sis Al-Jufri Palu, Kota Palu yang

berdiri pada tahun 1970. Berdasar Annex 3 Tahun 2016 International Civil

Aviations Organization (ICAO), Stasiun Meteorologi bertujuan untuk

memberikan kontribusi terhadap keselamatan (safety), keteraturan

(regularity), dan Effisiensi Navigasi Udara. Agar tujuan tersebut dapat

dicapai, informasi meteorologi akan didistribusikan kepada: ATS (Air Traffic

Service / Pelayanan Lalu Lintas Udara), untuk informasi cuaca take off-

landing dan penentuan pendaratan, Operator penerbangan digunakan untuk

persiapan penerbangan, dan Pilot yang digunakan untuk Penerbangan.

Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu dulunya bernama Stasiun

Meteorologi Mutiara Palu adalah Unit Pelaksana Teknis BMKG yang

mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di Bidang Meteorologi.

Selain tugas tersebut Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

juga melaksanakan administrasi yaitu kearsipan. Kondisi saat ini di Stasiun

Meteorologi Mutiara Palu yaitu belum optimalnya pengelolaan arsip sehingga

pencarian dokumen dan data yang telah lampau masih harus dicari secara

manual yaitu dalam outner tertumpuk dalam dus. Hal ini mengakibatkan

tidak adanya efisiensi waktu. Oleh karena itu pegawai harus berhati-hati

menyimpan arsip fisik karena ditakutkan akan rusak dan hilang di kemudian

hari.

Berikut grafik data kearsipan surat masuk dan surat keluar Stasiun

Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu dari bulan Januari sampai dengan

bulan Mei 2022 :

6
 100 91

80

60 Surat Masuk
37 34 36 Surat Keluar
40 28
26 22 24
20 14 13

0
Januari Februari Maret April Mei

Tabel 1. Daftar Surat Masuk Bulan Januari 2022 s/d 13 Mei 2022

C. Kinerja Organisasi yang Diharapkan

Dalam hal penatausahaan kearsipan, penatasusahaan dan

pengelolaan arsip secara digital perlu diupayakan secara berkelanjutan agar

dokumen – dokumen di masa lampau yang sewaktu - waktu penting dan

masih dibutuhkan menjadi lebih mudah untuk diakses kembali tanpa perlu

membongkar berkas arsip dalam ruangan gudang penyimpanan arsip.

Langkah awal yang dilaksanakan dalam aksi ini menjadi penggerak

menuju inovasi digital terkait kearsipan. Tentunya harapan project leader

setelah mulai digerakkannya penyimpanan arsip secara digital untuk jangka

pendek, menengah dan jangka panjang selanjutnya dapat dikembangkan

menjadi suatu sistem informasi kearsipan yang unggul dan handal dari mulai

pengklasifikasian hingga penyimpanan secara digital. Pemenuhan data atas

permintaan dokumen secara cepat adalah merupakan indikator bahwa suatu

organisasi memiliki suatu sistem penyediaan data dan dokumen yang baik.

Kondisi seperti ini dapat menciptakan opini dan image positif tehadap suatu

organisasi. Oleh karena itu sistem yang mampu memberikan dukungan

secara baik perlu terus dikembangkan ada atau tidak ada aksi perubahan.

7
 Aksi perubahan ini hanya merupakan sebuah pemicu untuk

melakukan inovasi yang mampu membawa kemanfaatan yang lebih luas

yang bersifat jangka panjang. Selanjutnya perlu disiapkan sarana dan

prasarana serta peningkatan kompetensi sdm yang memadai terkait

penatausahaan arsip.

Seiring berkembang dan majunya teknologi, arsip berbentuk digital

mulai populer. Arsip digital dirasa jadi salah satu cara paling aman untuk

menyimpan arsip. Sebelum berkembangnya arsip digital seperti saat ini, dulu

arsip hanya berbentuk arsip fisik atau yang dapat dipegang. Tapi arsip fisik

memiliki risiko yang cukup besar. Sehingga dengan berkembangnya zaman

dan teknologi seperti saat ini, arsip digital jadi cara paling aman untuk

menyimpan arsip apapun. Perbedaan penyimpanan antara digital dan arsip

fisik pada dasarnya ada pada format penyimpanannya.

Arsip digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam

bentuk elektronik, baik fisik maupun digital. Sementara itu, arsip fisik

biasanya berbentuk kertas yang telah dicetak dari data elektronik atau ditulis

manual. Proses terjadinya konversi arsip ke lembaran kertas atau fisik

menjadi data elektronik juga bisa dilakukan dan disebut digitalisasi arsip.

Arsip digital saat ini jauh lebih diminati, terlebih di tengah kemudahan

teknologi saat ini. Arsip dalam bentuk digital dirasa lebih efisien dari arsip

fisik. Arsip ini juga lebih minim risiko dan kerusakan, berbeda dengan arsip

fisik.

8
 BAB III
ANALISIS PERMASALAHAN

A. Permasalahan
Secara umum pelaksanaan kegiatan tugas pokok dan fungsi

organisasi di Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu berjalan dengan

baik, namun masih terdapat beberapa permasalahan yang didapati di Stasiun

Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu. Permasalahan tersebut dapat dilihat

pada tabel 1

Tupoksi Kondisi Saat ini Kondisi yang diharapkan

Tata kelola arsip belum Tata kelola arsip berjalan

Ketatausahaan berjalan dengan baik dengan maksimal
Kepegawaian Kompetensi SDM
tentang kearsipan Adanya pelatihan Kearsipan
belum memadai
Sarana dan prasarana tempat berupa Lemari arsip
Ketatausahaan kearsipanBelum tersedia untukpenyimpanan
mendukung arsip lama
Penyimpanan arsip
dalam bentuk Tersedianya penyimpanan
Ketatausahaan
softcopy belum arsip dalam bentuk softcopy
tersedia

PPNPN merangkap Adanya ketambahan SDM

Kerumahtanggaan
tugas Observer bidang Observer

Tabel 2. Identifikasi Permasalahan

Dari tabel diatas, terlihat bahwa masih terdapat kondisi yang menjadi

permasalahan di Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu dalam

menjalankan tugas dan fungsi administrasi.

Selanjutnya terhadap permasalahan yang ada tersebut dilakukan

diagnosa untuk mengetahui urutan prioritas masalah yang harus segara

diselesaikan dengan tehnik analisisis urgensi, seriousness dan growth

9
 (USG). Dengan tehnik USG ini, digunakan skala1–5 terhadap rmasalahan

yang ada ditentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan isu.

Tabel 3. Penetapan Prioritas Masalah

Kriteria
Penilaian Total
Isu Strategis Prioritas
No Skor
U S G
Tata kelola arsip belum berjalan
1 5 4 5 14
I
dengan baik
Kompetensi SDM tentang kearsipan
2 4 3 3 10 IV
belum memadai
Sarana dan prasarana kearsipan belum
3 mendukung 4 3 4
11 III
Penyimpanan arsip dalam bentuk 4 4 5 13 II
4 softcopy belum tersedia
PPNPN merangkap tugas Observer 3 3 3 9 V
5

Berdasarkan analisis USG diatas, teridentifikasi bahwa masalah yang

menjadi prioritas adalah “Tata Kelola Arsip Belum Berjalan Dengan Baik”

karena belum tersedianya SDM yang berkompeten pada Stasiun

Meteorologi Kelas II Mutiara Sis Al-Jufri Palu.

B. Penyebab Masalah dan Akar Penyebab Masalah

Untuk mencari akar dari permasalahan tersebut, maka dilakukan

analisis penyebab masalah melalui analisis tulang ikan (fishboneanalysis)

yang di rumuskan dalam 4M (Material, Method, Man, Machine). Alternatif dan

Solusi Mengatasi Masalah

10
 Gambar 2. Fishbone Analysis

C. Alternatif danSolusi Mengatasi Masalah

Berdasarkan pembahasan sebelumnya, yang menjelaskan penyebab

masalah dan akar masalah pada point B, diperoleh akar masalah sebagai

berikut:

1. Map dan pembatas khusus arsip belum standar

2. Box arsip belum standar

3. Pelayanan kearsipan belum maksimal

4. SOP belum tersedia

5. Belum pernah mengikuti pelatihan terkait Kearsipan

6. Kompetensi SDM yang khusus kearsipan belum memadai

7. SDM fungsional Arsiparis belum ada

8. Ruangan arsip belum optimal

9. Belum tersedianya rak arsip

11
 Setelah diketahui akar masalah yang menjadi penyebab masalah

maka selanjutnya dibuat alternatif penyelesaian masalah sebagaimana

terdapat pada tabel 2 Alternatif Solusi

Total
No Alternatif Solusi Saat ini Target E E K
Skor
Menyediakan
Peralatan Tersedia
peralatan untuk
1 masih peralatan 3 3 2 8
kearsipan sesuai
terbatas untuk arsip
standar
Meyediakan lemari Masih Lemari untuk
2 2 3 1 6
untuk rak arsip terbatas rak tersedia
Mengoptimalkan
3 pelayanan terkait Belum optimal Optimal 3 3 3 9
kearsipan
Menyusun SOP Belum Lengkap dan
4 2 2 2 6
untuk kearsipan terpadu terpadu
Mengikut sertakan
Belum ada Melaksanakan
pada pelatihan
5 pelatihan pelatihan 3 2 2 7
kearsipan

Peningkatan
Kompetensi Berkompeten
kompetensi dengan
6 terbatas 2 2 2 6
Bimtek

Menunjuk staf Staff masih Tersedia staff

khusus sebagai merangkap khusus
7 2 2 2 6
arsiparis kerjaan arsiparis

Masih
Tersedia
Meyediakan ruang tergabung
8 ruangan 2 3 1 6
khusus untuk arsip dengan ruang
khusus arsip
kerja

Tabel 4. Alternatif solusi

12
 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. Terobosan/Inovasi
Kearsipan merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau

sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana

baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali

jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan

memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun

perseorangan. Tanpa disadari, setiap harinya suatu instansi bisa

menghasilkan arsip lebih banyak dan biasanya arsip yang tercipta tidak

sebanding dengan fasilitas yang ada.

Melalui kegiatan Studi Lapangan yang telah kami laksanakan pada

tanggal 30 Maret s/d 01 April 2022, lesson learnt yang dapat kami ambil

diantaranya yaitu peran Pemimpin dalam menjalankan organisasi untuk

mencapai tujuan dan senantiasa berinovasi sesuai perkembangan Teknologi

dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik.

Kadangkala situasi dan kondisi pengelolaan kearsipan tidak berjalan

dengan baik, oleh karena itu muncul sebuah pemikiran untuk dapat

memanfaatkan teknologi informasi sebagai perubahan dalam tata kelola

kearsipan dengan memanfaatkan sistem pengelolaan dan penataan arsip

secara digital. Hal ini dimaksudkan agar pengelolaan arsip lebih mudah

dalam penyimpanan, penataan dan pencarian arsip sehingga lebih efektif dan

efisien dalam penggunaan waktu dan tenaga.

13
B. Milestone Aksi Perubahan
Tabel 5. Milestone Aksi Perubahan

No Capain Kegiatan Waktu Bukti Fisik

Jangka pendek ( 2 bulan )

Koordinasi internal dengan Dokumentasi,
1 1 hari
Tim Pokja
Undangan Rapat,
Pembentukan tim Efektif dan Daftar hadir,
2 1 hari
pembagian tugas Notulensi,Dokument
asi, SK TIM
Penyusunan rancangan Dokumentasi,
3 7 hari
mekanisme digitalisasi arsip Laporan
Bimbingan teknis digitalisasi Dokumentasi,
4 5 hari
arsip Laporan
Pengumpulan dan klarisifikasi Dokumentasi
5 10 hari
arsip
Dokumentasi,
6 Digitalisasi arsip 15 hari
Laporan
20 hari Dokumentasi,
7 Implementasi digitalisasi arsip
Laporan
Jangka Menengah ( 6 bulan - 1 tahun )
Melaksanakan penyimpanan Dokumentasi,
file arsip digital surat keluar Laporan
1 3 bulan
dan surat masuk selama 2
tahun (2020-2021)
Melaksanakan penyimpanan Dokumentasi,
file arsip digital surat keluar Laporan
2 3 bulan
dan surat masuk selama 2
tahun (2018-2019)
Jangka panjang ( 1 – 2 Tahun )
Monitoring dan evaluasi Dokumentasi,
1 mekanisme kerja digitalisasi 1 Tahun Laporan
arsip

14
C. Daftar Rencana Kegiatan
Tabel 6. Jadwal Pelaksanaan Aksi Perubahan

Kalender Kerja
April Mei Juni
Kegiatan 6 2
No Utama Output 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 bulan tahun
A. Jangka Pendek
1. Koordinasi
internal
dengan Tim
Pokja
2. Pembentukan
tim Efektif
dan
pembagian
tugas
3. Penyusunan
rancangan
mekanisme
digitalisasi
arsip
4. Bimbingan
teknis
digitalisasi
arsip
5. Pengumpulan
dan
klarisifikasi
arsip
6. Digitalisasi
arsip
7. Implementasi
digitalisasi
arsip
B. Jangka Menengah
1. Melaksanakan
penyimpanan file
arsip digital surat
keluar dan surat
masuk selama 2
tahun terakhir
(2020-2021)

15
 Kalender Kerja
April Mei Juni
6 1
No Kegiatan Utama Output 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 bulan tahun
2. Melaksanakan
penyimpanan file
arsip digital surat
keluar dan surat
masuk selama 2
tahun terakhir
(2018-2019)
C. Jangka Panjang
1. Monitoring dan
evaluasi mekanisme
kerja digitalisasi
arsip

D. Kriteria Keberhasilan
Untuk melihat tingkat keberhasilan pelaksanaan dari aksi

perubahan terutama pada milestone jangka pendek, kriteria keberhasilan

aksi perubahan antara lain:

Tabel 7. Kriteria Keberhasilan

Rencana Target
No Capaian Kegiatan Sasaran
Capaian
Terlaksananya Koordinasi internal dengan Terlaksananya 100 %
1
Tim Pokja koordinasi
Terbentuknya tim Efektif dan pembagian Terbitnya SK Tim 100 %
2
tugas Efektif
Penyusunan rancangan mekanisme Tersedianya 100 %
3
digitalisasi arsip program kerja
Terlaksananya 100 %
4 Bimbingan teknis digitalisasi arsip
bimbingan teknis

5 Pengumpulan dan klarisifikasi arsip Terkumpulnya arsip 100 %

Terlaksananya arsip 100 %

6 Digitalisasi arsip
digital
Terlaksananya arsip 100 %
7 Implementasi digitalisasi arsip
digital

16
 Faktor kunci keberhasilan terlaksananya aksi perubahan antara lain:

1. Dukungan dan kerjasama aktif dalam pelaksanaan aksi perubahan dari

seluruh anggota tim

2. Kepatuhan dan rasa tanggung jawab tim efektif dalam melaksanakan

aksi perubahan berdasarkan jadwal pelaksanaan (timescedule)

3. Terjalin kerjasama, koordinasi dan kolaborasi antar anggota tim

4. Peran mentor sangat penting dalam keberhasilan Aksi Perubahan

E. Tata Kelola dan Tim Efektif Aksi Perubahan

Keberhasilan Aksi Perubahan ini sangat dipengaruhi oleh dukungan

Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Mutiara Sis Al-Jufri Palu sebagai Mentor

dan Coach sebagai pendamping project leader, serta memberdayakan

sumber daya tim.

NUR ALIM, S.Si

(Mentor)

WIDODO, SE. M.Si NURBAETI MASTIN

(Coach) (Project Leader)

Pokja Teknis Pokja Administrasi

Pokja Administrasi
Aris Affandy Sunuh, S.Tr 1.
1. Maslia Sautu (TU)
Maslia Us Sautu
2.
2. Eka
Moh.Trimas
RidwanWidyatmoko,
HMT S.Tr
3. (Operasional)
Nurul Affiat
3.
4. Nurul Affiat (TU)
Nur Ilma
4. Nur Ilma (TU)

Gambar 3. Struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan aksi perubahan

17
Adapun tugas tim efektif adalah sebagai berikut:

1. Mentor, memiliki tugas:

a. Memberikan arahan dan dukungan komitmen terhadap pelaksanaan

aksi perubahan.

b. Membantu penyelesaian permasalahan/ hambatan yang ditemui

Project Leader

c. Memberikan evaluasi atas pelaksanaan aksi perubahan.

d. Memfasilitasi koordinasi dengan stakeholder dalam perencanaan,

pelaksanaan dan evaluasi aksi perubahan

2. Project Leader, memiliki tugas:

a. Memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan tahapan

aksi perubahan.

b. Mengarahkan tim efektif dalam pelaksanaan aksi perubahan.

c. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan.

d. Melaporkan progress aksi perubahan.

e. Menyusun laporan aksi perubahan

3. Pokja Administrasi, memiliki tugas:

a. Menyiapkan dan mengkoordinasikan kebutuhan rapat (membuat

undangan, mencatat hasil rapat/ koordinasi, dan menyiapkan

kebutuhan logistik kegiatan rapat/ koordinasi

b. Mendokumentasikan seluruh kegiatan yang dilakukan dalam aksi

perubahan.

c. Melaksanakan pengelolaan arsip secara digital.

4. Pokja Teknis, memiliki tugas:

a. Mengidentifikasi proses digitalisasi arsip

b. Memberikan masukan mengenai kebutuhan proses digitalisasi arsip

18
 c. Membantu evaluasi dan perbaikan

5. Coach(Fasilitator), memiliki tugas:

a. Memastikan peserta diklat menetapkan area perubahan

b. Melakukan monitoring pada Pemimpin Aksi Perubahan dalam area

perubahan

c. Memberi motivasi kepada Pemimpin Aksi Perubahan

F. Stakeholder Aksi Perubahan

Stakeholder atau pemangku kepentingan adalah siapa saja (orang,

organisasi, komunitas) yang dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu

upaya perubahan organisasi. Stakeholder yang terlibat dalam Aksi

Perubahan memiliki kepentingan dan kontribusi yang berbeda-beda dalam

mempengaruhi kelangsungan Aksi Perubahan. Adapun pembagian

stakeholder pada Aksi erubahan adalah sebagai berikut:

1. Stake holders Internal:

a. Kepala Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

b. Pokja Administrasi

2. Stakeholders Eksternal:

a. Pokja Teknis

b. BMKG Pusat

c. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Dari identifikasi stakeholder kemudian dikelompokkan menjadi empat

kategori (Promotors, Defenders, Latents, Apathetics) yang berpengaruh

terhadap aksi perubahan yang akan dilaksanakan sebagai berikut:

19
Tabel 8. Kategori Stakeholder Berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan Terhadap Aksi
Perubahan

Pengaruh Kepentingan
No Stakeholder Kategori
Besar Kecil Besar Kecil
Kepala Stasiun Meteorologi Mutiara
1.  -  - Promoters
Sis Al-Jufri Palu
2. Pokja Administrasi  -  - Promoters

3. PokjaTeknis  - -  Latents

4. BMKG Pusat -   - Defenders

5. ANRI -  -  Apathetics

Keterangan:

Promoters : Memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga

kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau

menggagalkannya)

Defenders : Memiliki / menyuarakan dukungannya dalam

komunitas tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi

program

Latents : Tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam

program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk

mempengaruhi program

Apathetics : Kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan diberi

Dari hasil identifikasi 4(empat) stakeholders diatas, diperoleh

stakeholder yang memiliki kategori promoters terdiri dari 2 (dua)

stakeholder, Defenders terdiri dari 2 (dua) stakeholder, latents terdiri dari 1

(satu) stakeholder serta apathetics terdiri dari 1 (satu) stakeholder.

Selanjutnya dibuat kuadran identifiksai stakeholders, sebagaimana di

bawah ini:

20
 KUADRAN IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

Gambar 4. Kuadran Identifikasi Stakeholder

Selanjutnya dari identifikasi stakeholder sebagaimana tersebut

diatas, baik internal maupun eksternal akan dilakukan pemetaan stakeholder

sekaligus untuk mengetahui stakeholder mana yang mendukung dan

stakeholder mana yang tidak mendukung serta stakeholder tersebut

digambarkan dalam bentuk notasi sebagai berikut:

21
 (+) Stakeholder mendukung
(-) Stakeholder tidak mendukung
(+/-) Stakeholder netral

KEPALA STAMET
MUTIARA PALU

ANRI

AKSI
PERUBAHAN POKJA TEKNIS

BMKG
PUSAT

POKJA
ADMINISTRASI

Gambar 5. Peta Stakeholder

Keterangan:

: Optimalisasi Pengelolaan Dan Penataan Arsip Secara

Digital Di Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

: Stakeholder Internal

: Stakeholder Eksternal

22
G. Pengendalian Mutu Kegiatan (PKPK)
Dalam pelaksanaan pengendalian mutu aksi perubahan, dilakukan

hal-hal sebagai berikut :

1. Menyusun jadwal kegiatan aksi perubahan, pelaksanaan tahapan

kegiatan sesuai dengan jadwal yang dibuat sangat penting dalam

keberhasilan suatu aksi perubahan.

2. Ketepatan waktu penyelesaian tahapan tahapan kegiatan agar waktu

maupun biaya dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan.

3. Melakukan pemantauan terhadap tahapan kegiatan aksi perubahan

untuk memastikan semua proses sudah dilakukan dengan benar dan

untuk membantu dalam perbaikan aksi perubahan

4. Melakukan evaluasi dalam kegiatan aksi perubahan agar segala

pekerjaan yang dilakukan tetap sesuai dengan encana awal dan untuk

menguji efektivitas dari aksi perubahan. Sehingga aksi perubahan yang

dilakukan bermanfaat bagi unit kerja.

H. Estimasi Anggaran
Rencana anggaran untuk aksi perubahan ini yaitu sebagai berikut:

Tabel 9. Rencana Anggaran

Tahapan Kegiatan Biaya yang dibutuhkan

1. Penyimpanan arsip secara elektronik: Untuk komsumsi rapat, Rp
 Pembentukan tim efektif dan 500.000,-
pembagian tugas
 Penyusunan mekanisme kerja
digitalisasi arsip
 Bimbingan teknis digitalisasi arsip
 Pengumpulan dan klarisifikasi arsip
 Digitalisasi arsip
 Penyimpanan dan penataan file arsip
digital

23
 BAB V
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN

Kegiatan pelaksanaan atau implementasi aksi perubahan pada PKP

Angkatan IX Tahun 2022 dimulai tepat setelah dilaksanakan Seminar

Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik pada tanggal 12 April

2022 dimana Tim Penguji menyetujui Rancangan Aksi Perubahan yang

diajukan untuk dilanjutkan sebagai salah satu syarat melaksanakan Diklat

PKP pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan BMKG. Pada bab ini dijabarkan

beberapa tahapan kegiatan implementasi aksi perubahan sehingga output

yang telah ditetapkan dapat terwujud. Selain itu, pada bab ini disampaikan

juga deskripsi proses kepemimpinan, capaian, kemanfaatan, kendala, dan

keberlanjutan kegiatan aksi perubahan ini.

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan

a. Kemampuan membangun tim yang solid

Kerjasama antar anggota tim dan pembagian tugas dengan tepat

kepada seluruh tim efektif yang telah dibentuk yang terdiri dari pegawai

tata usaha dan operasional sangat diperlukan. Tantangan yang terberat

dalam penyelesaian tugas masing-masing anggota tim yaitu waktu yang

sangat terbatas mengingat adanya libur panjang saat lebaran.

Bagi anggota tim, kondisi tersebut tidak menjadi kendala karena

adanya koordinasi dan komunikasi yang intens sehingga dapat

melaksanakan tahapan-tahapan dalam rencana aksi perubahan dengan

baik. Hal ini yang terlasksana karena tim yang solid dimana setiap

anggota tim mengerti tugas dan tanggung jawab masing-masing.

24
b. Pemberdayaan

Jumlah pegawai dan pemahaman yang beragam serta

terbatasnya materi yang dapat dijadikan refrensi dalam rancangan aksi ini

menjadi tantangan yang ditemui oleh tim sehingga diperlukan kolaborasi

dan pembagian tugas yang jelas sesuai kemampuan yang dimiliki.

Terkait pembagian tugas tersebut, pegawai tata usaha mendapat

tugas dalam tim efektif sebagai pokja administrasi karena mereka sudah

sangat memahami proses administrasi seperti pembuatan surat, notulen

rapat, penyusunan sop, dan dokumentasi kegiatan, sedangkan untuk

pegawai operasional dalam hal ini unit tehnisi lebih berfokus dalam

membangun sistem aplikasi penataan arsip secara digital karena meraka

punya pengetahuan terkait tehnologi informasi.

c. Kemampuan persuasif

Komunikasi yang efektif kepada seluruh tim sangat dibutuhkan

oleh seorang Project Leader dalam melaksanakan aksi perubahan ini,

agar proses penyusunan dapat dilaksanakan sesuai jadwal secara tepat

sasaran. Bagi anggota tim wajib melaporkan secara rutin setiap tahapan

yang dilaksanakan kepada project leader kemudian hasilnya didiskusikan

kepada mentor untuk meminta pertimbangan dan saran.

Proses ini mengajarkan bahwa posisi project leader dalam tugas

pokoknya dalam kedinasan sebagai supervisor/pengawas dituntut

menjadi media untuk mengkomunikasikan kebijakan pimpinan kepada

staff dan menyampaikan hasil pekerjaan, saran dan masukan staff

kepada pimpinan agar tupoksi UPT dapat dilaksanakan sesuai dengan

target yang telah ditetapkan dengan penuh tanggungjawab.

25
 d. Pendelegasian kewenangan

Terkait dengan banyaknya tugas diberikan dan waktu

pelaksanaan yang terbatas, maka sangat diperlukan pendelegasian

kewenangan kepada tim efektif agar kerja tim lebih terarah dan tepat

sasaran sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu dengan tetap

dalam kontrol oleh project leader.

Pendelegasian tugas dan kewenangan membantu proses

koordinasi dan pengambilan keputusan lebih cepat dan efektif, disamping

itu juga melatih tim efektif untuk lebih bertanggungjawab dengan tugas

yang diberikan dan mampu mengambil keputusan sesuai kewenangan

yang diberikan. Pendelegasian ini terlihat dalam kegiatan proses

penyusunan sop dan pembangunan aplikasi dimana koordinator pokja

diberi tanggungjawab penuh dalam mengkoordinir terlaksananya tugas

dengan baik dan tepat waktu.

B. Capaian Aksi Perubahan

Pada Bab 4 telah diuraikan tahapan atau milestone dari

pelaksanaan atau implementasi aksi perubahan ini. Milestone tersebut

meliputi 3 (tiga) tahapan waktu, yaitu jangka pendek, menengah, dan

panjang sebagaimana tersaji. Lebih lanjut, pada Subbab ini hanya

diberikan penjelasan capaian aksi perubahan pada jangka pendek saja

sesuai kurikulum dan panduan penyelenggaraan kegiatan PKP Angkatan

IX Tahun 2022.

Pada rencana aksi perubahan ini terdapat 7 (tujuh) buah milestone

jangka pendek pada pelaksanaan atau implementasi aksi perubahan ini.

Ketujuh tahapan atau milestone yang dimaksud terdiri atas

26
(1) Pembentukan tim Efektif dan pembagian tugas; (2) Koordinasi

internal dengan Tim Pokja; (3) Penyusunan rancangan mekanisme

digitalisasi arsip; (4) Bimbingan teknis digitalisasi arsip; (5)

Pengumpulan dan klarisifikasi arsip; (6) Digitalisasi arsip; dan (7)

Implementasi digitalisasi arsip. Berikut dapat diuraikan tahapan-tahapan

yang telah dilakukan dalam pencapaian pada setiap milestone.

Tabel 10. Perbandingan Rencana dan Capaian Milestone Jangka Pedek Aksi Perubahan

Rencana Capaian
No Milestone
Kegiatan Waktu Output Kegiatan Waktu Output

Rapat Dokumentasi Rapat Dokumentasi,

1 hari
Pembentukan tim Koordin , Koordina 1 hari
(14
1 Efektif dan asi dan si dan (14 April
April
pembagian tugas Pembua Pembuat 2022)
2022)
tan SK an SK
Undangan Undangan
1 hari Rapat, Daftar Rapat, Daftar
1 hari
Koordinasi internal (18 hadir, hadir,
2 1 hari 1 hari (18 April
dengan Tim Pokja April Notulensi,Do Notulensi,Do
2022)
2022) kumentasi, kumentasi,
SK TIM SK TIM
Penyusunan 7 hari Dokumentasi 7 hari Dokumentasi,
rancangan (19-27 , Laporan (19-27 Laporan
3 7 hari 7 hari
mekanisme April April
digitalisasi arsip 2022) 2022)
2 hari Dokumentasi 2 hari Dokumentasi,
Bimbingan teknis (28-29 , Laporan (28-29 Laporan
4 5 hari 5 hari
digitalisasi arsip April April
2022) 2022)
9 hari Dokumentasi 9 hari Dokumentasi
Pengumpulan dan (9- (9-
5 10 hari 10 hari
klarisifikasi arsip 20/5/2 20/5/202
022) 2)
10 hari Dokumentasi Dokumentasi,
10 hari
(23/5 – , Laporan Laporan
(23/5 –
6 Digitalisasi arsip 15 hari 7/6 15 hari
7/6 2022)
2022)

3 hari Dokumentasi Dokumentasi,

3 hari (9-
(9-13 , Laporan Laporan
Implementasi 20 hari 20 hari 13 Juni
7 Juni
digitalisasi arsip 2022)
2022)

27
1. Milestone pertama : Pembentukan tim Efektif dan pembagian tugas

Sebelum dilaksanakan rapat koordinasi pada tanggal 14 April 2022, telah

disusun draft SK Tim Efektif yang nantinya akan dipaparkan saat

pelaksanaan rapat untuk meminta masukan kepada peserta rapat terkait

siapa saja yang akan dimasukkan ke dalam tim efektif untuk membantu

project leader menyelesaikan aksi perubahan. Adapun SK Tim Efektif

sesuai gambar di bawah ini:

Gambar 6. SK Tim Efektif Aksi Perubahan

Pada saat pelaksanaan rapat pembentukan tim efektif diperoleh beberapa

masukan dari peserta rapat, yaitu :

- Membangun komitmen bersama seluruh Tim Efektif dan didukung

oleh semua pegawai Stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

termasuk pegawai PPNPN.

28
 Dari hasil rapat tersebut ditindaklanjuti dengan pengesahan SK Tim

Efektif Pembentukan Pokja Aktualisasi Rancangan Aksi Perubahan

Optimalisasi Pengelolaan dan Penataan Arsip Secara Digital di Stasiun

Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu.

Gambar 7. Rapat Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan

2. Milestone kedua : Koordinasi internal dengan Tim Pokja

Rapat Pokja dilaksanakan pada tanggal 18 April 2022, telah didapat

keputusan sebagai berikut :

- Kelompok kerja (Pokja) dibagi ke dalam 2 tim, yakni Pokja

Administrasi yang diisi oleh seluruh pegawai dari Sub Bagian Tata

Usaha ditambah 1 orang pegawai operasional atas nama Eka Trimas

Widyatmoko, S.Tr. Sedangkan Pokja IT diisi oleh pegawai

operasional dari unit tehnisi dan ditunjuk pegawai atas nama Aris

Affandy Sunuh, S.Tr.

- Pembagian tugas masing-masing pokja, dimana pokja administrasi

bertugas dalam pembuatan persuratan, penyusunan sop, menginput

transaksi ke dalam aplikasi sijalan dan kegiatan lain terkait

administrasi. Sedangkan tim pokja IT melaksanakan pembangunan

sistem penataan arsip digital.

29
 Gambar 8. Koordinasi Internal dengan Kelompok Kerja

3. Milestone ketiga : Penyusunan rancangan mekanisme digitalisasi

arsip

Dalam proses merancangan ini, ditemukan juga beberapa kendala terkait

dengan adanya hari libur lebaran. Namun kendala tersebut tidak menjadi

hambatan yang berarti karena tim efektif masih dapat melaksanakan

proses perancangan diselah kegiatan preventif dengan memanfaatkan

alat komunikasi kepada sesama tim dan project leader.

Project leader telah bekerja bersama tim untuk menyiapkan data yang

akan diinput pada aplikasi yang nantinya setelah dapat dijalankan seperti

scan surat untuk dimasukkan ke aplikasi tersebut. Contohnya seperti

pada gambar di bawah ini:

30
 Gambar 9. Contoh Scan surat yang telah di input di aplikasi

Walaupun waktu yang diberikan sangat singkat namun tim pokja IT dapat

penyelesaiakan proses milestone “Penyusunan Rancangan Mekanisme

Digitalisasi Arsip” dengan waktu pengerjaan selama 7 hari kerja (19-27

April 2022) dengan capaian yang terdapat dalam tabel 9.

Pada proses ini tim pokja sudah bisa memperoleh gambaran software

apa yang akan digunakan dalam membangun sistem aplikasi karena

tahap ini sangat menentukan berhasil tidaknya pembangunan sistem.

4. Milestone keempat : Bimbingan teknis digitalisasi arsip

Dalam proses Bimbingan teknis ini, Project leader menyampaikan hal-hal

yang akan dilakukan kepada Tim terkait dengan digitalisasi arsip tersebut,

termasuk maksud dan tujuan yang akan dicapai kedepannya. Tim IT

merancang aplikasi digitalisasi arsip dan memberikan arahan dan

bimbingan terkait penggunaan dan penginputan melalui arsip tersebut.

Dalam proses ini diperlukan waktu sekitar 2 hari (28-29 April 2022).

Adapun proses bimbingan tersebut, dapat dilihat pada gambar dibawah

ini :

31
 Gambar 10. Salah satu contoh bimbingan teknis digitalisasi arsip

5. Milestone kelima : Pengumpulan dan klasifikasi arsip

Dalam proses Pengumpulan dan klasifikasi arsip, Tim Administrasi lebih

berperan. Tim adminstrasi mengumpulkan dan mendata semua surat

masuk dan keluar, baik arsip aktif maupun arsip in aktif. Semua arsip ini

dikelompokkan berdasarkan klasifikasi dan tahun suratnya. Pada tahap

ini, proses berlangsung selama 9 hari (9-20 Mei 2022). Contoh dari

pengumpulan dan klasifikasi arsip dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 11. Salah satu contoh Pengumpulan dan klasifikasi arsip

32
6. Milestone keenam : Digitalisasi arsip

Dalam proses Digitalisasi arsip, seluruh anggota Tim sangat berperan.

Tim adminstrasi mengumpulkan dan mendata serta menginput semua

surat masuk dan keluar kedalam aplikasi, dengan bantuan dan bimbingan

dari tim IT. Semua arsip ini dikelompokkan berdasarkan klasifikasi dan

tahun suratnya, dimana arsip-arsip ini akan lebih mudah untuk dicari dan

akan lebih awet tentunya. Proses ini membutuhkan waktu selama 10 hari

(23 Mei – 7 Juni 2022). Contoh dari Digitalisasi arsip dapat dilihat pada

gambar dibawah ini :

Gambar 12. contoh scan untuk digitalisasi arsip

Gambar 13. Dashboard Aplikasi Administrasi

33
 Gambar 14. contoh penginputan arsip di aplikasi untuk digitalisasi arsip

7. Milestone ketujuh : Implementasi digitalisasi arsip

Dalam proses Implementasi digitalisasi arsip, penggunaan sudah dimulai

dengan pelaksanaan sosialisasinya kepada kegiatan sehari-hari

perkantoran dan mulai dilaksanakan secara perlahan-lahan dalam

kegiatan pengarsipan di kantor.

Kegiatan ini memerlukan waktu selama 3 hari, dimulai tanggal 9 Juni

2022 hingga 13 Juni 2022. Adapun contoh dari Implementasi digitalisasi

arsip dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

34
 Gambar 15. contoh implementasi digitalisasi arsip untuk surat masuk

C. Kemanfaatan Aksi Perubahan

Secara umum, pelaksanaan aksi perubahan ini dapat menjadi

laboratorium kepemimpinan yang sesungguhnya bagi Project Leader

maupun bagi seluruh anggota Tim Efektif. Melalui pelaksanaan aksi

perubahan ini dapat dipelajari banyak hal, diantaranya penerapan elemen

kepemimpinan pelayanan publik, strategi komunikasi, pengendalian diri,

35
 manajemen penugasan, manajemen waktu, dan manajemen

penyelesaian masalah. Beberapa unsur tersebut secara langsung

maupun tidak langsung akan sangat mempengaruhi tingkat ketercapaian

pada setiap milestone.

Secara khusus, dengan diwujudkannya Digitalisasi Arsip

diharapkan dapat menunjang pelaksanaan tugas kedinasan di Sub

Bagian Tata Usaha. Hal tersebut tentunya akan menghadirkan

peningkatan kinerja dan transformasi budaya kinerja menuju ke arah yang

lebih baik guna memberikan dukungan terhadap tugas kedinasan

Pimpinan. Selanjutnya, sistem informasi pelayanan TUI ini dapat terus

dikembangkan secara bertahap sehingga dapat memberi kemanfaatan

yang lebih luas. Termasuk pemutakhiran pada fitur layanan, direktori

pengarsipan, dan ruang lingkup user serta peralihan ke subdomain

bmkg.go.id sesuai dengan milestone jangka menengah. Sebagaimana

telah diketahui, eoffice belum bisa mengakomodasi berbagai bentuk

naskah dinas. Selain itu, pada eoffice juga belum tersedia fitur terkait

penjadwalan, pelaporan, dan dokumentasi kegiatan Pimpinan.

D. Kendala dan Strategi Menghadapi Kendala

Dalam pelaksanaan kegiatan implementasi aksi perubahan tentunya

tidak terlepas dari kendala. Namun demikian, dapat disampaikan bahwa pada

pelaksanaan aksi perubahan ini tidak terdapat kendala yang sangat berarti.

Kendala-kendala dimaksud tidak sampai membuat pelaksanaan aksi

perubahan ini tertunda atau bahkan terhenti. Berikut dapat disajikan

beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan aksi perubahan

beserta dengan strategi menghadapinya.

36
 Adapun kendala-kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut:

a. Keterbatatasan waktu yang digunakan dalam proses pelaksanaan aksi

perubahan karena bertepatan dengan bulan suci ramadhan sehingga jam

kerja lebih sedikit dan adanya libur panjang saat perayaan Hari Raya Idul

Fitri 1443 H dan hari libur lainnya di bulan Mei dan Juni 2022.

b. Ketidaksesuaian rencana dengan capaian pada beberapa milestone

karena tidak memiliki pengetahuan yang memadai dalam mengukur

kemampuan tim dalam menyelesaikan tahapan milestone.

c. Fokus yang terpecah dalam melaksanakan tahapan aksi perubahan

dengan adanya tugas-tugas utama lain yang juga dituntut untuk segera

diselesaikan.

Adapun upaya dan strategi yang dilakukan untuk menyelesaikan kendala-

kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengatasi keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan, maka

memanfaatkan media komunikasi dan juga memanfaatkan hari libur untuk

tetap melakukan pertemuan terbatas kepada pegawai yang sedang

melaksakan dinas shift walaupun dinas regular sedang libur.

b. Membuat rencana cadangan yang tidak keluar dari kaidah penyusunan

rancangan aksi perubahan di tahap awal seperti project leader turun

langsung memberi arahan untuk menyelesaiakan hal-hal teknis.

c. Pegawai yang menjadi tim efektif diberi kesempatan menyelesaikan tugas

pokoknya terlebih dahulu dan lanjut melaksankan tugas terkait aksi

perubahan agar lebih fokus.

E. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Untuk keberlanjutan aksi perubahan dalam milestone seperti yang

terdapat dalam tabel di bawah ini:

37
 Tabel 12. Milestone Jangka Menengah dan Jangka Panjang

No Capain Kegiatan Waktu Bukti Fisik

1 Jangka Menengah (6
Bulan):
Melaksanakan penyimpanan 3 Bulan Dokumentasi, Laporan
file arsip digital surat keluar
dan surat masuk selama 2
tahun (2020-2021)
Melaksanakan penyimpanan 3 Bulan Dokumentasi, Laporan
file arsip digital surat keluar
dan surat masuk selama 2
tahun (2018-2019)
2 Jangka Panjang (1 Tahun):
Pengembangan sistem 1 Tahun Dokumentasi, Laporan
Data Base

Titik fokus pelaksanaan jangka menengah adalah penyempurnaan

aplikasi Penataan Arsip Secara Digital dimana pada milestone jangka pendek

masih terdapat aplikasi ini masih dipergunakan sebatas unit Stasiun

Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri saja. Kekurangan ini telah dipelajari, namun

keterbatasan waktu pada milestone pertama sehingga hal ini akan dilanjutkan

pada milestone jangka menengah. Selain karena keterbatasan waktu juga

perlu dipertimbangan untuk dilakukan migrasi ke software yang lebih

kompatibel.

Sedangkan untuk milestone jangka panjang, dimana yang menjadi

perhatian untuk melanjutkan pembangunan sistem aplikasi Penataan Arsip

Secara Digital pada tahap penyempurnaan aplikasi dengan output yang ingin

dicapai dengan berbasis online untuk memudahkan user dapat mengakses

aplikasi dimanapun berada selama masih ada jaringan internet yang

digunakan sebagai media menyelesaikan pekerjaan. Tantangan ini lebih

berat sehingga dibutuhkan dukungan sumber daya yang cukup untuk

memastikan milestone pada tahap ini bisa dilaksanakan ketahap optimal.

38
 BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Dengan adanya digitalisasi arsip dapat memudahkan dalam pencarian

Arsip surat sebelumnya

2. Belum dimanfaatkannya aplikasi e-office secara lebih optimal, maka

muncullah gagasan Aksi perubahan Optimalisasi Pengelolaan Dan

Penataan Arsip Secara Digital di Kantor Stasiun Meteorologi Mutiara Sis

Al-Jufri Palu. Dengan dilaksanakannya aksi perubahan ini, arsip dapat

tersimpan rapi dan dikelola dengan baik dengan sistem pengelolaan arsip

digital yang terintegrasi di dalam aplikasi e-office yang dapat dipahami

dan dilakukan oleh seluruh personil di di Kantor stasiun Meteorologi

Mutiara Sis Al-Jufri Palu.

3. Digitalisasi Arsip di di Kantor stasiun Meteorologi Mutiara Sis Al-Jufri Palu

dalam jangka panjang akan disosialisasikan kepada lembaga-lembaga,

sehingga diharapkan digitalisasi arsip sebagai upaya pencadangan arsip

penting dapat menjadi budaya baru yang bermanfaat bagi peningkatan

kualitas pelayanan publik di lingkungan di Kantor stasiun Meteorologi

Mutiara Sis Al-Jufri Palu.

B. Saran
Saran yang dapat saya berikan kepada Kantor stasiun Meteorologi

Mutiara Palu adalah untuk dapat mempertahankan pelaksanaan Digitalisasi

Arsip dengan cara memelihara komitmen dan konsistensi dalam sistem

pengelolaan kearsipan. Perubahan yang telah berhasil diterapkan dalam

masa off class Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini, yaitu dengan

39
melakukan digitalisasi arsip terhadap surat hardcopy sebagai upaya

pencadangan arsip hendaknya dapat dipertahankan terus-menerus. Selain

itu dapat diusulkan salah satu pegawai untuk mengikuti Pelatihan

Pengelolaan Kearsipan dan Digitalisasi Arsip pada Pusdiklat BMKG Pusat.

Dengan demikian, diharapkan peserta mendapat informasi dan wawasan

mengenai pengelolaan arsip yang baik dan benar yang sangat bermanfaat

bagi instansi maupun lembaga.

40
 REFERENSI

Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Undang–Undang No. 31 Tahun 2009 tentang Meteorologi, Klimatologi dan

Geofisika

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang

Pedeoman Umum Tata Naskah Dinas

Peraturan Arsip Nasional Republik Nasional No.6 tahun 2021 Pengelolaan Arsip
Elektronik

Peraturan Presiden No. 61 Tahun 2008 tentang Badan Meteorologi, Klimatologi

dan Geofisika

Peraturan Kepala BMKG No.9 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan
Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Nomor 15
Tahun 2014 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Balai Besar
Meteorologi,Klimatologi dan Geofisika, Stasiun Meteorologi, Stasiun
Klimatologi dan Stasiun Geofisika.

41
LAMPIRAN

42