Menghitung Hidden Cost Melalui Tingkat Kehadiran Karyawan

25 September 2015
Category: HUMAN RESOURCE

Penulis:         Adrianto Prayoga, S. Psi

Menurut Jac Fitz Enz dan Barbara Davison (2001) terdapat hidden cost dari ketidakhadiran
karyawan. Ketidakhadiran karyawan bisa disebabkan oleh 2 hal, yakni absen yang direncanakan
dan absen yang tidak direncanakan. Manajemen mungkin tidak menyadari betapa besar biaya
yang tidak terlihat dari ketidakhadiran karyawan. Apabila hal tersebut tidak dikelola dengan
baik, maka hal tersebut akan memberatkan perusahaan. Dan celakanya hal tersebut tidak terlihat
secara gamblang, sehingga perusahaan tidak sadar digerogoti oleh biaya yang cukup besar
karena ketidakhadiran karyawan. Formula yang dapat digunakan untuk menghitung hidden cost
adalah formula absence cost factor, formulanya adalah sebagai berikut:

Keterangan:
ACF = Absence cost per employee
WH = Total Work hours lost for all reason except holiday and vacation
EHC = Total monthly compensation for all staff
MH =Management hours lost because of employee absence on sampling to estimate
average hours per day spent dealing with problems resulting from absences
MHC = Total monthly compensation for all managers
Misc = Other costs, temporary help, overtime
E= Total employees
Manajemen perusahaan harus menyadari bahwa biaya lebih yang dikeluarkan perusahaan karena
ketidakhadiran karyawan harus diperhatikan dalam sistem remunerasi. Bayangkan ketika salah
satu operator pabrik mengambil cuti selama 3 hari, otomatis Kepala Bagian Pabrik akan
mengeluarkan SPK lembur kepada karyawan yang lain untuk menggantikan. Kemudian
hitunglah perbandingan antara biaya lembur dengan biaya karyawan secara regular. Hasilnya
tentu biaya lembur karyawan akan jauh lebih besar daripada membayar karyawan secara regular.
Productivity loss is a major factor in the indirect costs
Replacement workers cost more than regular pay
-Overtime: 33%-44% more
-Temporary/ contract workers: 15% more
-When supervisor fills in: 19% more
And, replacement workers are less efficient
-71% as efficient during unplanned incidental absences
-79% as efficient during extended absences
-79% as efficient during planned absences
In Addition, since most employee work in teams
-Absence reduces work output of remaining 4-8 co-workers by 22%
Sumber: Mercer. 2015 (downloaded from internet).The (Not So) Hidden Costs of Member
Absences.
Perusahaan mengalami banyak kerugian financial ketika harus mengganti biaya ketidakhadiran
karyawan. Lalu bagaimana cara mengatasi hidden cost yang terjadi di dalam perusahaan?
Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengurangi
tingkat absensi serta meningkatkan
1.Lakukan workload analysis. Beban kerja harus diperhitungkan untuk menjaga kesehatan
karyawan. Sebelum menambah karyawan dikarenakan adanya kelebihan jumlah jam kerja,
perhatikan terlebih dahulu tingkat efektivitas dan efisiensinya. Apabila frekuensi kelebihan
jumlah jam kerja tidak terlalu sering, maka ada baiknya perusahaan memberlakukan lembur,
bukan menambah karyawan, begitu juga sebaliknya.
2.Bekerja sama dengan pihak ketiga terkait dengan pekerjaan tertentu yang telah disetujui oleh
Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Hal tersebut akan menguntungkan bagi
perusahaan, karena ketika salah satu karyawan dari pihak ketiga tidak masuk, maka perusahaan
dapat meminta pengganti tanpa harus memikirkan uang lembut.
3.Segera lakukan pencegahan terhadap berbagai risiko yang muncul dari lingkungan sekitar.
Apabila diperlukan, manajemen dapat melakukan rekayasa industry untuk menghilangkan risiko
yang ada.
4.Rubah kebiasaan mengelola ketidakhadiran karyawan dengan strategi menjaga kesehatan
karyawan. Perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan AK3 perusahaan, sehingga kesehatan
karyawan dapat terjadi dan tingkat absensi akan turun.