SISTEM MANAJEMEN KESEHATAN DAN Page :

KESELAMATAN KERJA 1 of 5

SAFETY MEETING Document Number :

RAPAT KESELAMATAN LYJ/SMK3/HES/06
Prepared by: Revision :
Effective Date : 02/01/2022
HES DEPARTMENT 00

No. Dokumen Status Dokumen

LYJ/SMK3/HES/06 Master
Kronologis Dokumen
Revisi Tanggal Catatan Revisi Dibuat oleh

LEMBARAN PENGESAHAN

Created By Reviewed By Approved By

Weni Indrayani, ST, MM Anton. S Natalia Irawati

Manager & HES Direktur Operasional Direktur Utama
Date : 02/01/2022 Date : 02/01/2022 Date : 02/01/2022

This procedure only valid in Labindo Yos Jaya Company, so forbid make it to be many or copies without writing permit from Lab indo Yos Jaya Company Management.
 SISTEM MANAJEMEN KESEHATAN DAN Page :
KESELAMATAN KERJA 2 of 5

SAFETY MEETING Document Number :

RAPAT KESELAMATAN LYJ/SMK3/HES/06
Prepared by: Revision :
Effective Date : 02/01/2022
HES DEPARTMENT 00
1. TUJUAN
Prosedur konsultasi dan komunikasi dimaksudkan untuk penerapan Sistem Manajemen K3LL
Perusahaan agar dapat diterapkan secara efektif dan dapat dipahami oleh semua karyawan dan
pihak terkait lainnya. Disamping itu rapat - rapat keselamatan juga bertujuan untuk membentuk
komunikasi diantara kelompok kerja tentang aspek keselamatan dan kesehatan kerja serta hal -
hal yang bersifat operasional pekerjaan.

2. DEFENISI
Komunikasi adalah bentuk penyampaian informasi dari perusahaan kepada karyawan, tamu,
serta pihak lainya.

Konsultasi adalah cara atau media yang digunakan untuk mengakomodasi masalah - masalah
K3LL dari karyawan kepada perusahaan.

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan di semua wilayah operasional perusahaan, yang mensyaratkan
pengendalian aspek K3LL dalam pelaksanaannya. Prosedur ini mencakup metode, teknik dan
pelaporan internal HES meeting dan pencatatan agenda meeting

4. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

4.1 Direktur Operasional bertanggung jawab untuk mengikuti dan menyampaikan kebijakan
Perusahaan dan informasi lainya yang terkait dengan aspek K3LL kepada pekerja dan pihak
terkait lainya. Serta untuk menganalisa semua masukan - masukan tentang aspek K3LL,
dari karyawan Perusahaan
4.2 Manager & HES bertanggung jawab terhadap:
 Penyampaian informasi tentang kebijakan perusahaan dan informasi lainya kepada
karyawan dan pihak terkait lainya.
 Menerima dan membahas masukan dari karyawan tentang aspek K3LL.
 Bertanggung jawab untuk memimpin, mencatat dan membuat laporan rapat
keselamatan.

This procedure only valid in Labindo Yos Jaya Company, so forbid make it to be many or copies without writing permit from Lab indo Yos Jaya Company Management.
 SISTEM MANAJEMEN KESEHATAN DAN Page :
KESELAMATAN KERJA 3 of 5

SAFETY MEETING Document Number :

RAPAT KESELAMATAN LYJ/SMK3/HES/06
Prepared by: Revision :
Effective Date : 02/01/2022
HES DEPARTMENT 00
 Menerima dan mencatat masukan atau saran - saran dari karyawan tentang aspek
K3LL
 Membuat jadwal rapat keselamatan

5. RINCIAN PROSEDUR
5.1 Komunikasi dan Konsultasi Internal
5.1.1 Hal - hal yang dikomunikasikan terkait dengan aspek K3LL perusahaan kepada
karyawan, antara lain;
a. Kebijakan K3LL Perusahaan
b. Prosedur K3LL terkait
c. Tindakan jika terjadi keadaan darurat
d. Peraturan - peraturan K3LL
e. Dan lain lain yang tekait dengan aspek K3LL
5.1.2 Metode komunikasi yang digunakan adalah
a. Morning Briefing
b. Weekly Meeting
c. Meeting bulanan (monthly meeting)
d. Email / Whatsapp grup
e. Induksi K3LL
5.1.4 Informasi, diskusi dan konsultasi dapat disampaikan pada saat meeting.

5.1.5 Masalah - masalah yang dibicarakan di meeting dicatat dan ditinjak lanjuti oleh
karyawan ditujuk untuk mendapat tanggapan

5.1.6. Informasi tentang pemeriksaan kesehatan karyawan, tidak boleh disebarluaskan, karena
bersifat rahasia dan hanya boleh diketahui oleh karyawan yang terkait dan petugas yang
berwenang.

5.2 Konsultasi dan komunikasi eksternal

5.2.1 Informasi dan komunikasi tentang aspek K3LL dengan pihak lain yang diterima harus
didokumentasikan, baik yang dikantor mapun di lokasi kerja.

5.2.2 Setiap masalah K3LL yang akan dikomunikasikan kepada pihak luar, harus mendapat
persetujuan dari Direktur Operasional.
This procedure only valid in Labindo Yos Jaya Company, so forbid make it to be many or copies without writing permit from Lab indo Yos Jaya Company Management.
 SISTEM MANAJEMEN KESEHATAN DAN Page :
KESELAMATAN KERJA 4 of 5

SAFETY MEETING Document Number :

RAPAT KESELAMATAN LYJ/SMK3/HES/06
Prepared by: Revision :
Effective Date : 02/01/2022
HES DEPARTMENT 00
5.3 Perwakilan K3LL
Perusahaan menunjuk wakil K3LL untuk pekerjaan yang dapat dioptimalkan sebagai media
komunikasi dan konsultasi K3LL. Penunjukan wakil K3LL harus disetujui oleh Direktur.

6. PELAKSANAAN RAPAT KESELAMATAN

6.1. Morning Briefing
Morning briefing dilakukan di kantor setiap hari kerja. Morning briefing merupakan
kegiatan komunikasi secara tatap muka antara 2 orang atau lebih yang mampu
meningkatkan kinerja dan produktfitas karyawan. Hanya butuh waktu sekitar 10 menit
melakukan morning briefing untuk mendapatkan semangat kerja sepanjang hari. Meskipun
dengan waktu yang sedikit dan terbatas, namun dilakukan dengan konsisten kegiatan
morning briefing ini mampu memberikan dampak yang positif. Beberapa fungsi atau
manfaat yang kita dapatkan dengan rutin melakukan morning briefing diantaranya menjalin
komunikasi yang baik antar karyawan, membangun semangat kerja, membina keakraban
dan kekompakan, menyatukan visi dan persepsi, dan wadah untuk menyampaikan
informasi dan evaluasi singkat.

6.2 Rapat mingguan (weekly meeting)

Rapat mingguan diadakan sekali dalam seminggu, rapat mingguan dipimpin oleh HES
personil dan karyawan PT. Labindo Yos Jaya. Rapat mingguan bertujuan untuk membahas
hal hal yang menyangkut tentang aspek dan topic yang berkaitan dengan K3LL.

6.3 Rapat Bulanan (monthly meeting)

Rapat bulanan diadakan sekali sebulan. Dikantor rapat bulanan dihadiri oleh Direktur/
Direktur Operasional, Hes personil dan karyawan PT. Labindo Yos Jaya. Sedangkan di
project, rapat bulanan dihadiri oleh perwakilan manajemen dan pekerja PT. Labindo Yos
Jaya serta perwakilan dari pemilik fasilitas serta pembahasan adalah tentang operasional
pekerjaan.

Tujuan rapat bulanan adalah untuk meningkatkan kewaspadaan pekerja dan meminta agar
mereka waspada terhadap bahaya tertentu, lingkungan tertentu, atau prosedur kerja yang
diterapkan dalam tugas sehari-hari serta mengevaluasi kinerja/program keselamatan yang

This procedure only valid in Labindo Yos Jaya Company, so forbid make it to be many or copies without writing permit from Lab indo Yos Jaya Company Management.
 SISTEM MANAJEMEN KESEHATAN DAN Page :
KESELAMATAN KERJA 5 of 5

SAFETY MEETING Document Number :

RAPAT KESELAMATAN LYJ/SMK3/HES/06
Prepared by: Revision :
Effective Date : 02/01/2022
HES DEPARTMENT 00
sudah dijalankan dalam satu bulan terakhir serta mematangkan program keselamatan satu
bulan berikutnya.

Topik yang dibahas bisa sangat luas, mulai dari barikade, tanda keselamatan, alat pelindung
diri, penggunaan bahaya kimia, motor vehicle safety, prosedur darurat, pencegahan
kebakaran, HES moment, HES topik dan lain-lain yang berkaitan dengan aspek K3LL.
Agenda rapat harus dicatat dan didokumentasikan.

7. REFERENSI

 Form Morning Briefing (LYJ/FRM/HES/08)

 Form Weekly Meeting (LYJ/FRM/HES/09)
 Form Monthly Meeting (LYJ/FRM/HES/10)

This procedure only valid in Labindo Yos Jaya Company, so forbid make it to be many or copies without writing permit from Lab indo Yos Jaya Company Management.