PENERAPAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING DALAM

PROSES PEMBELIAN, PERSEDIAAN, PENJUALAN, DAN

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

(Studi Kasus Pada Maju Jaya Mobil)

TUGAS UTAMA MATA KULIAH

PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Disusun oleh :

Danu Yuliannesta (A12.2020.06387)

Deva Zalas (A12.2020.06376)

Rafiandra Bagas (A12.2020.06368)

Favian Alivio (A12.2022.06957)

Alif Wahyu A.N. (A12.2021.06615)

UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

SEMARANG

2023
 DAFTAR ISI

BAB I ...................................................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 3
1.1. Latar Belakang Masalah ...................................................................................................... 3
1.2. Rumusan Masalah ................................................................................................................ 4
1.3. Tujuan Pembahasan ............................................................................................................. 4
BAB II .................................................................................................................................................... 5
TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................................ 5
2.1. ERP (Enterprise Resource Planning) ................................................................................... 5
2.2. Pembelian............................................................................................................................... 5
2.3. Persediaan.............................................................................................................................. 5
2.4. Penjualan ............................................................................................................................... 5
2.5. CRM (Customer Realtionship Management) ....................................................................... 5
BAB III................................................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN .................................................................................................................................... 6
3.1. Sejarah Perusahaan .............................................................................................................. 6
3.2. Permasalahan ........................................................................................................................ 6
3.3. Analisis Proses Bisnis ............................................................................................................ 6
3.3.1. Proses Bisnis Penjualan Barang yang Sedang Berjalan ............................................ 6
3.3.2. Proses Bisnis Penjualan yang Diusulkan .................................................................... 7
3.3.3. Penerapan Tools Ecount ERP ...................................................................................... 8
BAB IV ................................................................................................................................................. 11
PENUTUP ............................................................................................................................................ 11
Kesimpulan ...................................................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................... 12
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Produsen suku cadang mobil, baik produsen maupun distributor, menghadapi

berbagai tantangan dalam mengelola proses pembelian, pengiriman, penjualan, dan
manajemen hubungan pelanggan (CRM). Implementasi ERP dari sistem ini dapat
membantu perusahaan merampingkan operasi mereka dan meningkatkan efisiensi dan
kepuasan pelanggan.
Karena kerumitan manajemen inventaris, produsen suku cadang mobil sering kali
memiliki ribuan suku cadang berbeda yang harus dikelola dengan baik. Tantangan muncul
dengan kontrol inventaris, mengoptimalkan tingkat inventaris, menghindari kelebihan
inventaris, dan mengelola risiko suku cadang berkurang atau usang. Implementasi ERP
yang tepat dapat membantu mengelola inventaris secara efisien dan meningkatkan akurasi
inventaris. Di sisi lain, perusahaan yang memproduksi suku cadang mobil memiliki
hubungan yang kompleks antara departemen pembelian dan penjualan. Pengadaan suku
cadang yang diperlukan secara efisien dan tepat waktu sangat penting untuk memenuhi
permintaan pelanggan dan menjaga kepuasan pelanggan. Kurangnya koordinasi antara
departemen-departemen ini dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan persediaan,
merusak arus kas dan merusak hubungan pelanggan. Implementasi ERP dapat membantu
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan departemen-departemen ini untuk
meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.
Manajemen hubungan pelanggan (CRM) sangat penting dalam bisnis suku cadang
mobil. Pelanggan yang bahagia dapat mengarah pada loyalitas, peningkatan penjualan, dan
rujukan yang berharga. Namun, mengelola informasi pelanggan, mengoordinasikan
komunikasi, dan memberikan layanan yang dipersonalisasi dapat menjadi tantangan.
Implementasi ERP dengan modul CRM terintegrasi dapat membantu mengelola interaksi
pelanggan, melacak riwayat pembelian, dan memberikan layanan yang lebih baik.
Banyak produsen suku cadang mobil secara historis menggunakan sistem atau
perangkat lunak tertentu, seperti sistem manajemen gudang khusus atau sistem tempat
penjualan yang sudah ada. Mengintegrasikan sistem ERP dengan sistem yang ada bisa jadi
sulit, terutama ketika sistem tersebut tidak kompatibel atau tidak terintegrasi dengan baik.
Organisasi harus mempertimbangkan integrasi yang efektif antara ERP dan sistem yang
ada untuk memastikan kelangsungan bisnis dan data yang akurat.
Implementasi ERP pada pemasok otomotif seringkali membutuhkan perubahan
budaya dan proses kerja yang ada. Karyawan mungkin menolak perubahan, terutama jika
tidak cukup memahami manfaat dan tujuan implementasi. Pelatihan yang komprehensif
dan komunikasi yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan dengan sukses.
Dengan memahami latar belakang masalah ini, Suku Cadang Mobil dapat
mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan dan mengambil langkah yang
diperlukan untuk menerapkan ERP dalam sistem pembelian, pergudangan, penjualan, dan
CRM.
1.2. Rumusan Masalah

1. Bagaimana implementasi ERP dalam sistem pengadaan produsen suku cadang mobil
mempengaruhi efisiensi proses pembelian, termasuk manajemen pemasok, pemesanan
dan pemenuhan?
2. Bagaimana penerapan ERP dalam sistem inventaris pabrikan suku cadang mobil dapat
membantu merampingkan manajemen inventaris, termasuk kontrol inventaris,
penyesuaian inventaris, dan pelacakan status suku cadang?
3. Apa manfaat menerapkan ERP dalam sistem distribusi produsen suku cadang mobil,
termasuk manajemen pelanggan, kutipan penjualan, pesanan, dan pengiriman?
Dengan membingkai pertanyaan-pertanyaan ini, perusahaan manufaktur suku cadang
mobil dapat fokus pada perencanaan dan implementasi implementasi ERP yang memenuhi
kebutuhan mereka dan mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk
mengatasi setiap tantangan yang mungkin muncul dalam proses implementasi.

1.3. Tujuan Pembahasan

1. Analisis dampak penerapan ERP dalam sistem pengadaan suku cadang pabrikan
terhadap efisiensi proses pembelian, termasuk manajemen pemasok, pemesanan, dan
pemenuhan pesanan.
2. Identifikasi manfaat dan dampak penerapan ERP pada sistem inventaris produsen suku
cadang mobil dalam merampingkan manajemen inventaris, termasuk pelacakan
inventaris, penyesuaian peringkat inventaris, dan pelacakan status suku cadang.
3. Mengevaluasi manfaat dan dampak penerapan ERP pada sistem distribusi pabrikan
suku cadang mobil, termasuk manajemen pelanggan, presentasi penjualan, pemesanan,
dan pengiriman.
4. Kembangkan rekomendasi dan panduan praktis untuk perusahaan suku cadang mobil
saat merencanakan dan menerapkan implementasi ERP dalam sistem pembelian,
pergudangan, distribusi, dan CRM.

Dengan tujuan penelitian yang jelas, studi implementasi ERP dalam sistem pembelian,
penyimpanan, penjualan dan CRM pemasok otomotif dapat memberikan informasi
berharga untuk optimalisasi bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan di industri.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Menurut Hamilton, teknologi Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah

sistem yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis / departemen-departemen serta unit-
unit bisnis dalam suatu perusahaan dengan menggunakan single data entry.

2.2. Pembelian

Menurut Assauri, Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya
operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan
kuantitas dan kualitas bahanbahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga
yang sesuai dengan harga yang berlaku.

2.3. Persediaan

Rangkuti menyatakan bahwa persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan
bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta
barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari
konsumen atau pelanggan setiap waktu.

2.4. Penjualan

Menurut Marwan, penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan
rencana- rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan
pembeli guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.

2.5. CRM (Customer Realtionship Management)

Menurut Buttle, Manajemen Hubungan Pelanggan atau Customer Relationship

Management disingkat CRM pada dasarnya fokus utamanya untuk mengembangkan
kultur usaha yang berorientasi pada pelanggan. Kultur ini ditujukan untuk merebut hati
konsumen dan menjaga loyalitas mereka dengan menciptakan serta memberi nilai bagi
pelanggan yang mengungguli para pesaing.
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Sejarah Perusahaan

Maju Jaya Mobil adalah sebuah perusahaan dagang yang terletak di jalan Bukit Leyangan
Damai, Kab Semarang. Bisnis mereka fokus pada penjualan suku cadang kendaraan,
terutama untuk mobil. Perusahaan ini menawarkan suku cadang dari berbagai merek
kendaraan, seperti Daihatsu, Toyota, Honda, dan sebagainya. Berdasarkan hasil
wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan, Maju Jaya Mobil sudah memiliki
aplikasi penjualan mereka sendiri. Namun, dalam menjalankan proses bisnis sehari-hari,
masih terdapat beberapa proses yang dilakukan secara manual, terutama dalam bagian
penjualan.

3.2. Permasalahan

Selain menerima pembayaran tunai dari pelanggan dalam proses penjualan, Maju Jaya
Mobil juga menerima pembayaran melalui kredit atau cicilan, karena sebagian besar
pelanggan Maju Jaya Mobil membeli suku cadang secara grosir untuk dijual kembali. Hal
ini membuat sulit bagi mereka untuk melakukan pembayaran penuh di awal. Namun,
dalam menjalankan bisnisnya, Maju Jaya Mobil sering menghadapi masalah pembayaran
yang tidak lancar karena data pelanggan yang kurang lengkap dan kurangnya sistem
Customer Relationship Management (CRM) yang baik.
Masalah-masalah ini dapat memberikan dampak negatif terhadap kelancaran proses bisnis
di Maju Jaya Mobil. Oleh karena itu, diperlukan penerapan perangkat lunak ERP untuk
mengatasi masalah-masalah tersebut. ERP merupakan konsep sistem informasi yang
sangat baik dalam suatu perusahaan. Konsep ERP adalah sistem yang mengintegrasikan
proses manajemen perusahaan secara transparan dan akuntabel. Sistem ERP dapat
meningkatkan kinerja perusahaan dengan mempercepat semua proses dan pada akhirnya
meningkatkan pendapatan perusahaan.
Selain itu, konsep CRM merupakan spesifikasi dari konsep Relationship Marketing (RM).
Konsep RM menekankan pentingnya interaksi dan hubungan yang baik antara perusahaan
dengan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) bagi perusahaan. CRM adalah
filosofi bisnis yang menggambarkan strategi penempatan pelanggan sebagai pusat proses
dan aktivitas. Konsep ini telah dikenal dan banyak diterapkan untuk meningkatkan
pelayanan di perusahaan.
Dengan mengimplementasikan sistem ERP dan memperbaiki sistem CRM, Maju Jaya
Motor diharapkan dapat mengatasi masalah pembayaran yang tidak lancar, meningkatkan
efisiensi operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3.3. Analisis Proses Bisnis

3.3.1. Proses Bisnis Penjualan Barang yang Sedang Berjalan

Alur proses penjualan barang secara tunai yang sedang berjalan, antara lain:
 1. Staf operasional menerima pesanan pelanggan.
2. Staf operasional kemudian memeriksa apakah barang yang dipesan tersedia, jika
tidak maka staf akan menginformasikan kepada pelanggan bahwa barang tidak
tersedia. Jika barang tersedia, staf operasional akan mengambilkan barang pesanan
dan menuliskan faktur.
3. Kertas faktur yang berwarna pink diberikan kepada pelanggan dan kertas faktur yang
berwarna putih disimpan sebagai arsip.
4. Selanjutnya pelanggan melakukan pembayaran ke meja kasir dan staf operasional
memberikan barang pesanan kepada pelanggan.

Proses bisnis penjualan barang yang sedang berjalan digambarkan dengan BPMN
seperti terlihat pada gambar.

3.3.2. Proses Bisnis Penjualan yang Diusulkan

Proses bisnis penjualan barang yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Kasir menerima pesanan pelanggan.

2. Kemudian kasir melihat apakah barang tersedia. Jika tidak, maka kasir akan
menginformasikan kepada pelanggan bahwa barang pesanan tidak tersedia.
3. Jika barang pesanan tersedia, maka kasir membuat draft order dan menambahkan
barang pesanan pelanggan.
4. Setelah itu kasir melakukan validasi pesanan pelanggan.
5. Selanjutnya kasir memilih gudang tempat penyimpanan barang dan meminta staf
operasional mengambilkan barang pesanan.
6. Staf operasional mengambilkan dan memberikan barang pesanan kepada pelanggan
dan proses pada entitas staf operasional berakhir.
7. Sementara itu kasir membuat invoice dan menunggu pembayaran dari pelanggan.
8. Setelah kasir menerima pembayaran dari pelanggan, kasir kemudian menginputkan
data pembayaran ke dalam aplikasi.
 9. Kasir mencetak faktur pembayaran, memberikannya kepada pelanggan dan proses
berakhir.

Proses bisnis penjualan barang yang diusulkan digambarkan dengan BPMN seperti
terlihat pada gambar.

3.3.3. Penerapan Tools Ecount ERP

Pada tahapan ini dilakukan penerapan proses bisnis penjualan Maju Jaya Mobil dengan
menggunakan tools Ecount ERP. Adapun langkah-langkah penjualan menggunakan
tools Ecount ERP yang sudah digambarkan dengan mengunakan BPNM.

1. Membuat Penjualan Baru

Langkah awal adalah membuat penjualan baru dengan memilih Stok 1, lalu pilih
Penjualan, dan pilih Penjualan baru.
2. Input Data Barang
Setelah langkah pertama selesai, selanjutnya memasukan data barang yang ada.

3. Membuat Faktur Penjualan

Lalu langkah yang selanjutnya membuat faktur penjualan seperti di bawah ini.
4. Melihat Daftar Penjualan
Setelah langkah-langkah di atas sudah dilakukan, maka hasilnya akan muncul
pada list daftar penjualan. Dapat dilihat di bawah ini slip nomor 1 yang sudah
dibuat.

5. Cetak Faktur
Langkah yang terakhir yaitu mencetak faktur dari hasil penjualan yang telah
dilakukan.
 BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa pada penelitian ini dapat disimpulkan untuk implementasi Enterprise
Resource Planning (ERP) pada sistem pembelian, persediaan, penjualan dan Customer
Relationship Management (CRM) pada Maju Jaya Mobil yaitu sebagai berikut :

1) Proses bisnis pada Maju Jaya Mobil berjalan sudah terkomputerisasi namun hanya
beberapa bagian saja seperti transaksi penjualan kredit, untuk sebagian proses bisnis
masih dikatakan manual dan belum terintegrasi sehingga berdampak pada kefektifan
dan efisien proses bisnis. Oleh sebab itu dibuatkan proses bisnis pada persediaan,
penjualan, dan CRM dengan penggambaran Bussiness Process Model Notation
(BPMN).
2) Berdasarkan evaluasi, penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada sistem
distribusi pabrikan suku cadang mobil dapat memberikan berbagai manfaat dan dampak
positif pada berbagai aspek, termasuk manajemen pelanggan, presentasi penjualan,
pemesanan, dan pengiriman. Berikut adalah ringkasan dari manfaat dan dampak yang
mungkin timbul dari penerapan ERP dalam konteks ini:
• Manajemen Pelanggan
a) Peningkatan kepuasan pelanggan
b) Peningkatan pemahaman pelanggan
• Presentasi Penjualan
a) Konsistensi dan akurasi data
b) Akses informasi yang cepat
• Pemesanan
a) Proses pemesanan yang lebih cepat
b) Optimalisasi persediaan
• Pengiriman
a) Peningkatan efisiensi logistik
b) Informasi pelacakan pengiriman real-time
3) Melalui penggambaran Bussiness Process Model Notation (BPMN) diharapkan sejalan
dengan kebutuhan perusahaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektif pada
proses bisnis kedepannya.
 DAFTAR PUSTAKA

(Andika and Diana 2021; Marshieleno and Susanty 2015; Pratiwindya and Akbar 2016;
Ramdhani and Sari 2022)Andika, Ria, and Diana Diana. 2021. “Analisis Penerapan Enterprise
Resource Planning (ERP) Pada PT Sinar Sosro Palembang.” Jurnal Pengembangan Sistem
Informasi dan Informatika 1(4): 244–52.

Marshieleno, Ricky Yunio, and Aries Susanty. 2015. “Implementasi Enterprise Resource
Planning (Erp) Dan E-Commerce Pada Packing House.” Implementasi Enterprise Resource
Planning (Erp) Dan E-Commerce Pada Packing House 6(1).

Pratiwindya, and Ricky Akbar. 2016. “Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) Pada
Sistem Pembelian, Persediaan, Penjualan Dan Customer Relationship Management (CRM)
(Studi Kasus : Jaya Utama Motor).” Seminar Nasional Sains dan Teknologi Fakultas Teknik
Universitas Muhammadiyah Jakarta 8(November): 3–10.

Ramdhani, Dhea Vita, and Rianita Puspa Sari. 2022. “Analisis Penerapan Enterprise Resource
Planning ( ERP ) Pada Proses Bisnis Penjualan Di Departemen Sales Pada PT . XYZ.”
SITEKIN: Jurnal Sains, Teknologi dan Industri 20(1): 273–80.