Mail Server Adalah Server Penerima dan

Pengirim Email Secara Besar- Besaran

Mail server adalah aplikasi yang menerima email masuk dari local users dan pengirim remote
serta meneruskan pesan (forward outgoing messages).

Pada saat kamu mengirimkan email, email tersebut akan melewati serangkaian server untuk
mencapai tujuannya.

Beberapa contoh umum program mail server diantaranya seperti Exim, Microsoft Exchange,
dan Sendmail. Mail server akan bekerja dengan program lain untuk membuat sebuah sistem
pesan.

Sistem pesan ini mencakup semua aplikasi yang diperlukan agar proses mengirim dan
menerima email tetap dapat berjalan lancar.

Misalnya saat email dikirim, program seperti Microsoft Outlook akan meneruskan email
tersebut ke mail server.

Kemudian mail server adalah server yang akan meneruskannya ke mail server lain atau ke
holding area pada server yang sama untuk di forward suatu saat nanti. 

Fungsi mail server

Secara umum server yang menyimpan email ini berfungsi sebagai kantor pos elektronik.

Mail server adalah bertugas mengatur pengelolaan keluar masuknya email dalam jaringan
melalui protokol yang berbeda.

Selain itu, juga dapat melakukan enkripsi email sehingga orang yang tidak memiliki
kewenangan tidak akan memperoleh akses informasi pada personal mailbox kamu.

Saat ini mailbox dapat mencakup jutaan informasi sensitif mulai dari detail sosial media
hingga data keuangan yang ingin dijual oleh peretas.
Sumber : Elements Envato

Beberapa mail server adalah server yang menyediakan fitur keamanan tambahan untuk
melindungi keamanan data kamu dari serangan cybersecurity.

Tanpa adanya mesin protokol dan server software, kamu mungkin tidak akan dapat menerima
pesan-pesan penting atau time-sensitive email.

Tak hanya itu, juga membuat jaringan dan lalu lintas koneksi email menjadi cepat, tanpa
gangguan, dan lain sebagainya.

Komponen mail server

Mail server adalah terdiri dari tiga elemen utama sesuai dengan perannya masing-masing.

Tiga elemen tersebut antara lain Mail Transport Agent (MTA), Mail User Agent (MUA) dan
Mail Delivery Agent (MDA) dengan penjelasan berikut : 

MTA (Mail Transport Agent)

Mail Transport Agent (MTA) merupakan komponen yang berfungsi untuk menyusun,
mengirim dan menerima email dari satu server ke server lainnya.

Selain berperan penting dalam pendistribusian email terdapat beberapa tugas lain yang
dilakukan oleh MTA seperti memilih server untuk melakukan transfer email, meminta catatan
mail exchange, dan merespons ketika terjadi kesalahan (pada saat kamu gagal  mengirim
email, maka MTA akan otomatis memberikan pesan tanggapan). 
MUA (Mail User Agent)

Komponen selanjutnya adalah Mail User Agent (MUA) yang bertugas untuk menyusun,
menaya, mengirim, dan menerima email.

Contoh MUA adalah Gmail, Yahoo, Outlook, dan masih banyak layanan lainnya.

Beberapa MUA yang bisa tampak lebih  grafis seperti Thunderbird, Evolution, Mutt, dan lain
sebagainya.

MDA (Mail Delivery Agent)

Mail Delivery Agent (MDA) adalah sebuah software komputer yang bertanggung jawab
mengirimkan email dari server MTA.

MDA juga biasa disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA) sebab beberapa MTA juga
dapat berperan menjadi MDA ketika sedang menambah email baru ke dalam dokumen pesan
pengguna lokal.

Protokol mail server

Sebelum mengetahui bagaimana cara kerjanya, kamu perlu tau prosedur protokol terlebih
dahulu.

Terdapat dua protokol pada mail server adalah protokol surat keluar (SMTP) dan protokol
surat masuk (POP3 dan IMAP).

Penjelasan detail mengenai dua kategori protokol dapat dilihat pada penjelasan berikut : 

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah protokol standar untuk distribusi atau
pengiriman email.

Tugas protokol SMTP adalah melakukan komunikasi dengan berbagai server untuk
mengirimkan pesan dari lokal email ke mail server lainnya.

Pada prosedur ini, SMTP berada di bawah kendali MTA yang ada pada email server kamu.

IMAP (Internet Message Access)

Protokol Internet Message Access (IMAP) memungkinkan kamu untuk dapat mengakses
email kapanpun dan dimanapun selama ada jaringan internet.

Ketika kamu membaca email menggunakan IMAP, sebenarnya kamu tidak mengunduh atau
menyimpan email tersebut pada perangkat kamu, melainkan membacanya melalui server. 

Protokol ini sangat cocok untuk kamu yang sering bepergian dan sering menggunakan
beberapa perangkat untuk membuka email.
POP3 (Post Office Protocol)

Protokol ketiga dari mail server adalah Post Office Protocol (POP3). POP3 bertugas
menerima sekaligus menyimpan email yang dikirim hingga server tujuan mengambilnya.

POP3 akan bekerja dengan melakukan komunikasi dengan dengan server email kamu,
kemudian mengunduh semua pesan baru yang ada di email lokal.

Setelah selesai mengunduh keseluruhan email tersebut, maka seluruh pesan akan menghilang
dari server.

Hal ini berarti bahwa jika kamu memutuskan untuk memeriksa email kamu dengan perangkat
yang berbeda, seluruh pesan yang sudah kamu unduh sebelumnya tidak akan ada lagi.

Oleh karena itu penting untuk melakukan backup sebelumnya. POP3 ini cocok untuk
digunakan jika kamu terbiasa membuka email hanya dengan satu perangkat saja.

Cara kerja mail server

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat kita ketahui bahwa mail server bekerja dengan
melakukan pengiriman email (sending email) dan penerimaan email (receiving email).

Berikut tahapan cara kerja mail server adalah : 

Tahap 1 : Menulis dan mengirim Email

Tahap paling awal dalam proses mail server adalah menulis email, dimana pengguna
menuliskan pesan yang akan dikirim menggunakan klien email third-party seperti Outlook.

Setelah menuliskan pesan, proses dilanjutkan dengan mengirimkan email dengan meng-klik
Send.

Komponen Mail User Agent (MUA) dari mail server akan melakukan transfer email tersebut.
Selanjutnya email penerima atau tujuan akan terkoneksi dengan server SMTP domain kamu. 

Tahap 2 : Email tujuan melakukan komunikasi dengan server SMTP

Setelah email terhubung ke server SMTP, email tujuan akan melakukan komunikasi dengan
Mail Transport Agen (MTA) melalui SMTP.

Kemudian server akan menyerahkan alamat email pengirim dan penerima, isi pesan dan
lampiran tambahan jika ada. 

Tahap 3 : SMTP Memproses Alamat Email Penerima

Setelah melakukan komunikasi, komponen Mail Delivery Agent (MDA) akan memproses
alamat email penerima melalui SMTP.
Jika nama domain sama dengan nama email pengirim, maka pesan akan dialihkan langsung
melalui POP3 atau IMAP.

Namun jika nama domain berbeda dengan nama email pengirim, server SMTP akan
berkomunikasi dengan Domain Name System (DNS) untuk menemukan server penerima. 

Tahap 4 : Server SMTP pengirim menghubungi Domain Name System (DNS)

Seperti penjelasan yang sudah disebutkan sebelumnya, pada tahap ini Mail Transport Agent
(MTA) akan menghubungi DNS melalui SMTP supaya server penerima ditemukan.

DNS akan menerjemahkan nama domain email penerima menjadi Internet Protocol Address
(IP Address).

Hal ini terjadi sebab SMTP tidak akan bisa mengirimkan email dengan benar hanya dengan
menggunakan nama domain saja.

IP Address inilah yang digunakan sebagai nomor identitas setiap komputer yang terkoneksi
internet.

Dengan mengetahui IP Address, maka mail server akan dapat melakukan pekerjaan secara
tepat dan efisien. 

Tahap 5 : Email terhubung dengan server SMTP

Setelah server SMTP berhasil mendapatkan informasi IP Address penerima, kemudian email
yang diserahkan oleh MDA atau MTA dapat terhubung dengan server SMTP penerima.

Proses ini tentunya tidak terjadi begitu saja, perlu melalui sejumlah prosedur hingga akhirnya
tiba ke tujuan. 
Sumber : Elements Envato

Tahap 6 : Server SMTP penerima melakukan pemindaian pesan

Pada tahap ini Mail User Agent (MUA) melakukan pemeriksaan pesan yang masuk.

Jika domain dan nama email dikenali maka pesan akan diarahkan ke server IMAP atau POP3.

Setelah itu, email akan ditempatkan pada antrian email hingga penerima mengambilnya atau
memperkenankannya untuk diunduh.

Alasan memilih mail server

Terdapat beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam memilih jenis mail server
diantaranya : 
Keamanan

Layanan mail server harus memiliki alat canggih untuk melindungi informasi yang ada di
dalamnya.

Fitur keamanan yang biasanya disediakan oleh email provider seperti enkripsi, antimalware,
pemfilteran spam, dan alat pencegahan kehilangan data (data loss prevention tools).

Biaya

Pertimbangan selanjutnya adalah mengenai biaya yang diterapkan.

Mail server lokal biasanya memiliki harga yang lebih mahal di awal (upfront), namun mereka
juga menyediakan kontrol yang lebih baik untuk sistem dan keamannya. 

Disisi lain, layanan cloud-based email memiliki biaya di awal yang lebih terjangkau dan
hanya perlu sedikit pemeliharaan.  

Pengarsipan dan penyimpanan 

Kamu perlu memastikan apakah vendor mail server menawarkan penyiapan yang cukup
untuk pengarsipan email.

Beberapa vendor juga menawarkan otomatisasi pengarsipan yang membuat pesan lama
langsung dipindahkan ke arsip.

Sumber : Elements Envato

Kompatibilitas

Beberapa layanan email juga ada yang menawarkan opsi untuk melakukan sinkronisasi
dengan aplikasi mobile maupun web-based, seperti aplikasi email, kalender, dan kontak.

Jenis mail server

Terdapat beberapa jenis mail server yang dikategorikan berdasarkan sistem pengoperasian
dan programnya. Beberapa diantaranya sebagai berikut :

Sendmail

Sendmail adalah mail server yang beroperasi pada sistem operasi Linux.

Mail server ini sudah eksis sejak tahun 1982 dengan kemudahan pengaturan dan performanya
yang bagus.

Sayangnya, dari segi keamanan Sendmail masih perlu banyak perbaikan jika dibanding jenis
mail server lainnya yang lebih baru.

Postfix

Postfix merupakan jenis mail server hasil pengembangan dari versi Sendmail.

Bedanya, jenis ini tidak hanya terbatas pada sistem operasi Linux saja, melainkan juga dapat
digunakan pada Mac OS X.

Tingkat keamanan dan performa Postfix sudah terkenal jauh lebih bagus dibanding dengan
Sendmail.

Qmail

Qmail terkenal sebagai mail server paling aman jika dibandingkan dengan jenis mail server
lainnya.

Jenis ini dikenal belum memiliki celah kelemahan apapun yang berefek menimbulkan
gangguan atau merusak kinerja pada sistem keamanannya.

Oleh karena itu, provider layanan email raksasa seperti Hotmail dan Yahoo menggunakan
Qmail.

Contoh mail server

Saat ini sudah banyak mail server yang gratis maupun berbayar yang menggunakan SMTP.
Beberapa contoh mail server tersebut adalah sebagai berikut:

Amazon SES 

Amazon Simple Email Service (SES) adalah layanan email yang dikenal hemat biaya.
Platform ini berbasis cloud dengan interface SMTP yang dibangun diatas infrastruktur andal
dan terukur.

Amazon SES memungkinkan kamu untuk mengirim email transaksional, pesan marketing,
atau jenis konten berkualitas tinggi lainnya. 

Halon MTA  

Halon MTA adalah platform keamanan dan operasi menggunakan SMTP yang digunakan
untuk transit email.

Platform ini merupakan sistem pengiriman surat berkecepatan tinggi yang mendukung
pengiriman dan penerimaan  surat.

Halon MTA cocok digunakan pada perusahaan yang membangun dan mengoperasikan
layanan email berskala besar. 

Microsoft Exchange Server 

Microsoft Exchange Server adalah platform berbayar yang mencakup email, kalender,
kontak, penjadwalan, dan kolaborasi microsoft.

Platform ini digunakan pada sistem operasi Windows Server untuk penggunaan bisnis.

Microsoft merancang Exchange Server untuk memungkinkan pengguna melakukan akses ke

platform perpesanan dari perangkat seluler, desktop, dan sistem berbasis web.

OpenSMTPD  

OpenSMTPD atau yang dikenal juga sebagai OpenBSD SMTP server adalah MTA gratis
yang dikembangkan sebagai bagian dari OpenBSD.

Platform ini mengimplementasikan SMTP untuk mengirimkan pesan pada local machine atau
menyampaikannya ke server SMTP lain. 

Open-Xchange 

Open-Xchange adalah serangkaian software komunikasi, kolaborasi, da produktivitas kantor

berbasis web gratis dengan kemampuan email dan penjadwalannya.

Platform ini memungkinkan integrasi penuh mengenai email, dokumen, penjadwalan dan
media sosial. 

Oracle Beehive 

Oracle Beehive adalah software kolaborasi berbayar yang dikembangkan oleh Oracle
Corporation.
Layanan ini menggabungkan email, kolaborasi tim, pesan instan, dan konferensi dalam satu
solusi.

Pengertian Mail Server, Fungsi, Jenis, dan

Cara Kerjanya
Ketika mendapatkan sebuah email, pernahkah kamu berpikir bagaimana sebuah email bisa
diterima dari pengirim ke kamu? Peran di balik ini adalah bantuan dari mail server.
Kebanyakan orang hanya tahu menerima dan mengirim email saja, tanpa mengetahui
bagaimana proses email tersebut terkirim. Mail server adalah program yang membantu
pendistribusian email.

Apa Itu Mail Server?

Mail server adalah sebuah program yang membantu dalam pendistribusian email, baik dalam
proses menerima atau mengirim. Walaupun terlihat mudah dan simpel, namun email akan
melewati serangkaian proses pada mail server tersebut hingga akhirnya diterima pengguna.

Secara sederhana, mail server adalah perantara dalam proses pengiriman dan penerimaan
surat. Email yang dikirim akan disimpan pada mail server, kemudian selanjutnya diteruskan
oleh mail server ke penerima.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Penyedia Akun Email Gratis yang Terpercaya

Fungsi Mail Server

Pada umumnya, fungsi mail server adalah membantu mengatur pengelolaan keluar masuknya
email. Artinya, mail server mengatur pendistribusian email agar email dapat dikirimkan oleh
pengirim dan juga dapat diterima aman dan tanpa kendala oleh penerima. Hal ini sangat
penting, terutama bagi pelaku bisnis untuk mencegah kebocoran data atau informasi yang
akan merugikan.

Mail server juga berfungsi untuk mengatur pengaturan dan proses respon atas email-email
yang masuk ke dalam inbox pesan. Tidak hanya itu, fungsi dari mail server adalah sebagai
software yang digunakan untuk menginstall email. Tujuan dari layanan dan program mail
server itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih
aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.

Kelebihan Mail Server

Setelah tahu apa itu mail server, lantas apa kelebihan program ini dibandingkan dengan
provider email lainnya atau platform gratis seperti Google, Yahoo, dan Hotmail? Ini dia
beberapa kelebihannya.
Melindungi privasi

Apabila menggunakan mail server, maka kamu akan menggunakan jaringan internet  khusus
yang hanya bisa diakses oleh pihak internal. Oleh karena itu, pihak luar tidak bisa mengakses
email kamu dan data akan lebih terlindungi.

Lebih cepat dan efisien

Keunggulan mail server adalah cepat dan efisien, mail server ini bisa diibaratkan seperti
kendaraan pribadi kamu. Kamu dapat mengatur dan mendistribusikan email secara leluasa,
sehingga pengiriman email lebih cepat.

Baca Juga: Webmail: Panduan Lengkap

Kerusakan dapat diatasi dengan mudah

Mail server memberikan kemudahan apabila terjadi kerusakan pada pengguna, kamu bisa
memperbaikinya dengan bantuan yang ada. Berbeda dengan layanan email gratis seperti
Gmail. Untuk menyelesaikan keluhan atau persoalan membutuhkan waktu yang cukup lama.

Membuat email bisnis untuk anggota tim

Email yang berbayar memungkinkan kamu untuk memiliki mail server sendiri dan disk space
yang cukup besar. Oleh karena itu, kamu bisa membuatkan email bisnis dengan tambahan
domain untuk masing-masing anggota tim.

Contohnya seperti email putri@dewaweb.com. Karena menggunakan domain nama

perusahaan, maka email akan terlihat lebih profesional dan membantu meningkatkan
kepercayaan pelanggan.

Baca Juga: Cara Membuat Email dengan Domain Sendiri, Mudah Tanpa Ribet!

Komponen Mail Server

Seluruh server email memiliki komponen yang sama, yaitu MTA, MDA, dan MUA. Masing-
masing komponen tersebut memiliki perannya sendiri, berikut ini penjelasan detail komponen
mail server.

MTA (Mail Transport Agent)

MTA adalah komponen mail server yang bertugas melakukan pengiriman dan penerimaan
email dari satu server ke server lainnya. MTA berperan penting dalam pendistribusian pesan.

Selain menerima dan mengirim email, ada beberapa tugas lain dari MTA yaitu sebagai
berikut.

 Memilih server.
 Meminta catatan mail exchange.
 Mengirim pesan otomatis apabila email gagal dikirim.
MUA (Mail User Agent)

Selanjutnya komponen mail server adalah MUA, yang merupakan platform untuk menyusun,
mengirim, dan menerima email. Beberapa contoh MUA adalah Gmail, Yahoo, Outlook, dan
masih banyak layanan lainnya.

MDA (Mail Delivery Agent)

MDA adalah sebuah software komputer yang bertugas mengirimkan email dari server MTA.
Beberapa MTA juga dapat berperan menjadi MDA apabila sedang menambah suatu pesan
baru ke dalam dokumen pesan pengguna lokal. MDA ini seringkali disebut juga Local
Delivery Agent (LDA).

Protokol Mail Server

Terdapat dua protokol email server yaitu protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat
masuk (POP3 dan IMAP). Penjelasan protokol mail server adalah sebagai berikut.

Baca Juga: Manfaat Email dengan Nama Domain Sendiri

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP adalah protokol standar untuk mendistribusikan email. Protokol ini tugasnya
berkomunikasi dengan server untuk mengirimkan dari lokal email ke server email. Secara
prosedur, SMTP ini berada di bawah langsung MTA yang ada pada email server kamu.

IMAP (Internet Message Access)

Protokol IMAP membuat kamu dapat mengakses email di manapun dan kapanpun selama ada
jaringan internet. Ketika kamu membaca menggunakan IMAP, sebenarnya kamu tidak
mengunduh email tersebut pada PC, melainkan membaca melalui server.

Apabila kamu sering bepergian dan menggunakan beberapa perangkat, protokol ini sangat
cocok digunakan untuk mengakses email.

POP3 (Post Office Protocol)

Protokol terakhir dari mail server adalah POP3, merupakan prosedur yang bertugas menerima
dan juga menyimpan email yang dikirim hingga server tujuan mengambilnya.

Nantinya POP3 akan berkomunikasi dengan server email kamu, kemudian mengunduh
seluruh pesan baru yang ada di email lokal. Apabila prosedur sudah selesai dilakukan, maka
seluruh pesan akan menghilang. Oleh karena itu penting untuk melakukan backup
sebelumnya.

Baca Juga: Konfigurasi IMAP, POP3, dan SMTP untuk Email Hosting, Gmail, dan
Yahoo Mail
Cara Kerja Mail Server

Setelah mengetahui apa saja protokolnya, selanjutnya kita masuk pada cara kerjanya.
Sebenarnya cara kerja mail server adalah mengirim dan menerima pesan, namun kita akan
pelajari lebih dalam setiap tahapnya.

1. Mengirim pesan

Setelah membuat pesan emailnya, kemudian meng-klik opsi Send, komponen MUA akan
mentransfer email tersebut. Selanjutnya email penerima akan terkoneksi dengan SMTP kamu.

2. Email penerima berkomunikasi dengan server SMTP

Tahap berikutnya, email penerima akan berkomunikasi dengan mail transport agent lewat
SMTP. Lalu, server akan menyerahkan alamat email pengirim, penerima, isi email, serta
lampiran jika ada.

3. Email penerima diproses

Selanjutnya, alamat email penerima akan diproses oleh komponen mail delivery agent
melalui SMTP. Apabila domain antara pengirim dan penerima sama, maka email langsung
dipindah ke IMAP atau POP3. 

Baca Juga: Cara Setting SMTP Gmail

4. Server SMTP pengirim menghubungi DNS

Di sini komponen MTA akan mengontak DNS melalui SMTP agar server tujuan bisa
ditemukan. DNS ini bertugas untuk merubah email domain tujuan menjadi sebuah IP
address.

Karena, apabila hanya menggunakan nama domain saja tanpa IP, maka SMTP pengirim tidak
bisa mengirim email dengan benar. 

5. Email terhubung dengan SMTP

Apabila server SMTP pengirim sudah memiliki IP tujuan, kemudian email yang diserahkan
oleh MTA tadi dapat terkoneksi dengan SMTP penerima. 

6. SMTP penerima memindai pesan

Tahap terakhir yaitu MUA akan memindai pesan yang masuk. MUA akan meninjau apakah
domain dan username tersebut diketahui, jika iya pesan akan langsung dipindah ke IMAP
atau POP3 kemudian masuk pada antrian sendmail hingga email penerima memperbolehkan
untuk mengunduhnya.

Nah, sekarang kamu sudah tahu bagaimana cara kerja dari mulai email dikirim hingga
diterima. Selanjutnya yang terakhir terdapat jenis-jenis mail server.
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Email Baru di HP dan Komputer

Jenis-Jenis Mail Server

Mail server dibagi menjadi beberapa jenis, di bawah ini beberapa mail server adalah sebagai
berikut.

Sendmail

Sendmail adalah mail server standar milik Linux. Mail server ini sudah digunakan sejak
tahun 1982 karena memiliki kemudahan pengaturan dan performa yang bagus. Namun, dari
segi keamanan Sendmail masih perlu banyak perbaikan jika dibanding jenis mail server
lainnya.

Postfix

Postfix merupakan pengembangan dari Sendmail, tapi tidak hanya dapat bekerja pada Linux,
Postfix juga dapat digunakan pada Mac OS X. Dari segi keamanan dan performa pun Postfix
sudah lebih bagus dibanding dengan Sendmail.

Qmail

Dari ketiga jenis mail server, Qmail terkenal sebagai mail server paling aman.  Jenis ini
diketahui belum mempunyai kelemahan apapun yang berisiko dapat mengganggu sistem
keamanannya.

Bahkan provider layanan email raksasa seperti Hotmail dan Yahoo menggunakan Qmail juga.

Kesimpulan

Sampai sini kamu sudah tahu apa itu mail server, komponen, protokol, hingga cara kerjanya.
Mail server adalah sebuah program pendistribusian email yang efektif bagi bisnis dan
perusahaan. Kelebihan mail server dapat membantu pengiriman email menjadi lebih mudah
serta meningkatkan citra perusahaan. Semoga artikel ini membantu ya!