Email merupakan layanan pengiriman pesan, yang walaupun sangat sederhana dan mudah untuk digunakan,

namun memiliki sistem operasi koneksi yang lebih rumit dari sistem operasi situs web. Bagi kebanyakan
pengguna, cara kerja emailsangat transparan, sehingga pengguna tidak perlu memahami bagaimana
cara email bekerja, untuk menggunakan email.

Penjelasan singkat tentang email di bawah ini bertujuan untuk membantu pengguna dalam memahami prinsip-
prinsip dasar dan memberi ide kepada pengguna, tentang bagaimana mengonfigurasi email mereka. Informasi
di bawah ini juga bertujuan untuk mengenalkan pengguna, tentang mekanisme spam.

Bagaimana Cara Email Bekerja

Email bekerja menggunakan kotak surat elektronik. Ketika sebuah surat elektronik dikirim, pesan dikirimkan
dari server pengirim, menuju server surat elektronik penerima. Lebih tepatnya, pesan dikirim ke mail
server yang bertugas mengangkut email (disebut MTA atau Mail Transport Agent) ke penerima MTA. Di
internet, MTA berkomunikasi satu sama lain menggunakan protokol SMTP yang biasa disebut SMTP
servers (atau outgoing mail servers).

Penerima MTA kemudian memberikan email ke incoming mail server atau server surat masuk (disebut
juga MDA atau Mail Delivery Agent) yang menyimpan email sampai penerima, menerima email tersebut.

Ada dua protokol utama yang digunakan untuk mengambil email pada MDA. Pertama adalah protokol POP3
(Post Office Protocol), yang digunakan untuk mengambil email dan dalam kasus tertentu, meninggalkan
salinannya pada server.

Berikutnya adalah protokol IMAP (Internet Message Access Protocol), yang digunakan untuk
mengkoordinasikan status email (telah dibaca, dihapus, atau dipindahkan) di beberapa email klien. Dengan
IMAP, salinan setiap pesan disimpan di server.

Untuk alasan ini, incoming mail servers atau server surat masuk, juga biasa disebut server POP
servers atau IMAP servers, tergantung protokol yang digunakan.
Dalam analogi dunia nyata, MTA bertindak sebagai kantor pos (pihak yang mengirim dan menyortir pesan),
sementara itu, MDA bertindak sebagai kotak surat, yang menyimpan pesan (sebanyak volume yang
memungkinkan) sampai penerima menerima pesan. Hal ini berarti bahwa penerima pesan akan dapat menerima
pesan walau penerima tersebut tidak sedang online. Untuk menghindari agar semua orang dapat
memeriksa email pengguna lain, MDA dilindungi oleh "alamat pengguna" yang menggunakan user
name dan password untuk proses login.

Pengambilan email dilakukan dengan menggunakan program software yang disebut MUA (Mail User Agent).
Ketika MUA di-install pada sistem pengguna di aplikasi email klien (seperti Mozilla Thunderbird, Microsoft
Outlook, Eudora Mail, IncrediMail, atau Lotus Notes). Antarmuka situs web yang digunakan untuk berinteraksi
dengan server surat masuk disebut webmail.

Open Relay
Secara otomatis dan untuk alasan historis, pengguna tidak perlu mengotentikasikan diri untuk mengirim email.
Konsekuensinya, sangatlah mudah untuk memalsukan pesan.

Untuk alasan ini, hampir semua penyedia layanan internet mengunci server SMTP mereka sehingga hanya
pelanggan mereka yang dapat menggunakannya. Lebih tepatnya hanya mesin yang memiliki alamat IP tertentu
serta memiliki domain ISP tertentu yang dapat mengaksesnya. Hal ini menjelaskan mengapa pengguna yang
sering bepergian harus mengubah pengaturan server emailsetiap kali mereka pindah ke tempat baru.

Ketika server email tidak dikonfigurasikan dengan baik dan ketika server email memungkinkan pengguna pihak
ketiga pada jaringan untuk mengirim email , hal ini disebut Open Relay.

Open Relay pada umumnya digunakan oleh para spammer yang menggunakannya untuk mengirim pesan
sambil menyembunyikan identitas mereka. Sehingga, kebanyakan ISP selalu mengawasi para spammer yang
menerobos Open Relay demi menjaga pelanggan dari menerima pesan dari servertersebut.