Tugas dan Tanggung Jawab Project Administrator (PA)

1. Pengertian Project Administrator

Administrator project posisinya berada di antara manajer project dan tim project. Selama siklus
project administrator bekerja sama dengan manajer project dan menjadi rekan kerja utama para
manajer project. Goal project admin adalah untuk membuat pekerjaan project menjadi lebih
mudah. Saat membantu project berjalan, seorang administrator project bertanggung jawab atas
berbagai tugas administratif yang berhubungan dengan project. Misalnya dokumentasi,
manajemen rapat, menangani anggaran project, dan menggunakan keterampilan manajemen
waktu untuk membantu tim tetap bekerja sesuai rencana
2. Tugas Project Administrator
 Task Tracking ( Memantau Step Project)
Administrator project bertanggung jawab untuk melacak individual task. Administrator
project memantau keseluruhan step dan schedul project berjalan sesuai dengan jadwal
project. Administrator Project wajib aktif melakukan pembaruan tingkat tugas (time
schedul) untuk setiap tugas dari anggota tim. Jika ditemukan batas waktu yang berisiko
tidak bisa dipenuhi, akan dikomunikasikan kepada project manager untuk ditemukan
causes and solutions.
 Proses Documentations (Dokumentasi proses/Filling data)
Diperlukan keterampilan organisir yang sangat baik untuk menangani tugas-tugas project
dan berkontribusi penuh pada kinerja project, serta hard skill untuk memproses dokumen,
mengisi formulir, berkomunikasi dengan klien, dan membuat catatan.
Tidak hanya menulis dokumen, tetapi PA juga mengkategorikan, mengarsipkan,
membagikan, menyimpan, dan memperbarui dokumen tersebut
Admin project bertugas untuk mencatat dan memasukkan berbagai data terkait project
secara terorganisir dan tercatat mulai dari tanggal, nama data, penanggung jawab, dan
lain sebagainya. Admin project harus memiliki keahlian dalam mendata keseluruhan
secara teliti dan cermat agar jika nanti membutuhkan data tersebut akan mudah dicari
dan dapat dijadikan rujukan kelak bila dibutuhkan.
 Resource Management (Manajemen anggaran dan sumber daya)
Administrator project bertanggung jawab untuk melacak pengeluaran project tertentu dan
mengawasi perencanaan pengelolaan sumber daya tim serta, pencatatan dan
pendokumentasian setiap pemasukan dan pengeluaran project termasuk dalam hal ini.
Manajer project berfokus pada pengalokasian sumber daya dan memfasilitasi setiap
transaksi berdasarkan kebutuhan project, sedangkan administrator project memastikan
kegiatan project tetap sesuai anggaran. Jika ditemukan adanya pengeluaran berlebihan
saat project berlangsung, PA dapat mengkomunikasikan ke manajer project sehingga
dapat diambil tindakan dan menentukan rencana yang harus disesuaikan.
  Meeting Administration ( Administrasi Rapat)
Rapat adalah bagian penting dari alur kerja project. Rapat secara rutin dapat mendukung
kolaborasi tim dan memastikan adanya komunikasi terbuka lintasperan tim. Tugas
manajer adalah menetapkan struktur rapat, sedangkan administrator biasanya
bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat dan merangkum hasil rapat. Administrator
project akan mengirimkan catatan rapat dan item tindakan setelah setiap rapat dan
memastikan semua orang di tim mendapatkan info terkini.
 Proect Reporting ( Pembuatan Laporan)
Laporan adalah bentuk dari pertanggung jawaban yang akan diserahkan kepada
pemeberi kerja dan seluruh pihak yang berkepentingan. Tugas admin project melakukan
pembuatan laporan terkait pemasukan dan pengeluaran serta segala yang berhubungan
dengan project seperti laporan pertanggung jawaban dana project, laporan pergudangan,
berita acara, dan lain-lain. Di sini seorang admin project dituntut memiliki ketelitian yang
tinggi agar dalam penulisan laporan tidak ada yang ketinggalan maupun meminimalisir
kesalahan.
3. Skill/Kualifikasi Project Administrator
- Komunikasi dan kolaborasi
- Menguasai berbagai program komputer dan automatisasi (MSOffice & MS Project,Visio)
- Memiliki ketelitian dan mampu mengorganisir secara baik
- Delegasi tugas secara efektif
- Bekerja dalam tim
- Scheduling and budgeting