PROJECT

PLANNING
Manajemen Proyek - B
MANAJEMEN TEKNOLOGI - SIMT
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
 OUR TEAM

Ahmad Galih Happy Winda

Fauzi Pranata A Christianty Silviana
6032221089
6032222157 603221140 6032212134
 CONTENT

01 Purpose of Project Planning

02 Processed Involved in Project Planning

Purpose of Project Planning
● Menentukan scope & kebutuhan perusahaan
● Menentukan biaya, jadwal, dan deliverable
● Menentukan rencana manpower
● Menentukan & mendapatkan approval untuk setiap milestone
● Mengelola risiko
● dll

Project planning mendokumentasikan setiap rencana deliverable,

penentuan requirement, dan pembuatan jadwal/timeline.
Dokumentasi yang dibuat termasuk pada rencana implementasi dan
project closure. Project planning membantu kegiatan manajemen
waktu, biaya, perubahan scope, resiko, dan masalah lainnya saat
proyek berjalan.
 Processed Involved
in Project Planning
Work Breakdown
Scope Planning Schedule Planning
Structure

Resource Planning Budget Planning Procurement Planning

Communication
Risk Management Quality Planning
Planning
Scope Planning
● Scope planning merupakan tahapan awal dalam penentuan
batasan dari proyek yang akan dikerjakan.
● Penentuan scope berfokus pada pembuatan outline dari
proyek.
● Kesuksesan dari proyek dapat diukur dari kesesuaian
deliverable terhadap scope requirement yang dibuat.
● Project manager harus mendokumentasikan semua scope
yang sudah dibuat pada project scope management plans
dan memastikan semuanya ter-update dengan baik.
Schedule Planning
● Schedule planning merupakan tahapan pembuatan rencana
jadwal/timeline pengerjaan proyek dengan detail waktu dimulai
dan selesai beserta dengan relasi antar satu aktivitas, aktivitas
lainnya dan accountable owner dari aktivitas tersebut.
● Jadwal proyek yang telah disepakati harus terus di-update untuk
setiap perubahan progress yang telah dilakukan untuk memastikan
semua sesuai dengan jadwal dan mencegah adanya
keterlambatan deliverable.
● Penjadwalan menggunakan Gantt chart adalah salah satu alat
yang efektif dalam manajemen planning untuk merencanakan dan
memvisualisasikan berbagai tugas dan aktivitas dalam proyek
sepanjang waktu.
Schedule Planning-Gantt Chart
Work Breakdown Structure (WBS)
● Work Breakdown Structure (WBS) adalah suatu bentuk strategi
penyelesaian proyek dengan membuat daftar/tahapan dari project
scope yang terorganisir dan visual dan dibuat dengan menggunakan
project management tools.
● Pendekatan dalam pembuatan WBS:
○ Deliverable-Based WBS, dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh
tujuan yang harus diselesaikan sesuai dengan iterasi yang telah
dibuat. Kemudian WBS mengidentifikasi setiap tugas yang diperlukan
untuk membuat setiap tujuan.
○ Phase-based WBS, timeline proyek, dilakukan dengan mengerjakan
sesuai urutan timeline dari aktivitas yang diperlukan untuk mencapai
tujuan akhir.
Work Breakdown Structure (WBS)
Pembuatan WBS sebaiknya dilakukan dengan menjalankan proses iterasi
sesuai dengan beberapa langkah berikut:
● Gather Critical Documents
● Identify Key Team Members
● Define Level 1 Elements
● Decompose/Dictionary Elements
● Create WBS Dictionary
● Create Gantt Chart Schedule
Work Breakdown Structure (WBS)
Procurement Planning
● Procurement planning dilakukan dengan tahapan sekuensial:
○ Merencanakan kontrak
○ Mengirimkan contract requirement kepada vendor
○ Melakukan proses bidding terhadap vendor yang
mengajukan proposal untuk bekerja sama
○ Penentuan vendor & sign contracta
● Di saat proyek dimulai: mengawasi kinerja vendor terhadap
kesesuaian deliverable pada kontrak
● Di saat proyek selesai: sign the contract menyelesaikan semua
paperwork/dokumen yang diperlukan
Risk Management
● Risk management merupakan tahapan yang digunakan untuk
mengidentifikasi semua kemungkinan kesulitan/masalah yang dapat
muncul ketika proyek berjalan.
● Identifikasi dilanjutkan dengan melakukan assessment terhadap frekuensi
dan tinggi/rendahnya dampak yang ditimbulkan.
● Risk management dapat menjadi suatu bentuk mitigasi untuk mencegah
permasalahan yang lebih besar dengan menyiapkan workaround untuk
setiap kemungkinan yang ada.
Risk Management
Tahapan pada risk management:
● Identifikasi resiko
● Analisa resiko
● Membuat skala prioritas resiko & permasalahan
● Assign an owner untuk me-lead proses penyelesaian & mitigasi
● Respond to the risk
● Monitor the risk
Quality Planning
● Quality planning dilakukan untuk memastikan proyek
yang di deliver memenuhi scope requirement yang
telah dibuat di awal dan memastikan proses
deliverable dilakukan dengan efektif dan efisien.
● Quality dijalankan dengan mengacu pada triple
constraint (scope, cost, and schedule) dengan
membuat goal dan measurement untuk
masing-masing constraint.
● Quality planning dibuat dengan suatu standar tertentu
yang disetujui oleh semua stakeholder.
Resource Planning
● Resource Planning berfokus pada segala aspek berjalannya suatu
project sesuai dengan tujuan/goal yang disepakati.
○ Resource SDM berkaitan dengan kapasitas keperluan tenaga,
keahlian tertentu, kompetensi dan keahlian
○ Resource pendanaan dan ruang lingkup berkaitan dengan
biaya operasional masing-masing unit untuk proyek
berlangsung. Berkaitan sewa alat, kebutuhan material, dll serta
ruang dalam melakukan aktivitas
● Tujuan melakukan resource planning adalah mengetahui sumber
yang ada serta kapasitas kemampuan/keahlian/kompetensi
yang kemudian dijadikan bahan evaluasi.
Project Budget & Cost Planning
Cost Planning (Perencanaan Biaya)
● Tahap awal dalam pengembangan proyek
○ Estimasi dan penyesuaian anggaran
○ Identifikasi biaya, komponen yang diperlukan (tenaga, bahan, perlatan dll)
● Estimasi biaya, perkiraan biaya setiap komponen secara kasar penyusunan
anggaran awal, panduan dalam menjalankan proyek berlangsung (sifat
dapat berubah)
● Kontrol biaya, pengendalian dan pemantauan biaya selama proyek
berlangsung
● Pertimbangan risiko potensial terkait biaya (berkaitan risk management)
Project Budget & Cost Planning
Project Budget (Anggaran Proyek)
● Perkiraan total biaya untuk menyelesaikan proyek (biaya proyek, upah, peralatan,
sewa, bahan baku, biaya overhead, dll)
● Proses pendanaan dimulai proyek pada tahap-tahap tertentu (sesuai timeline
dan progres)
● Tujuannya mengendalikan pengeluaran tak terduga serta efisiensi alokasi
pendanaan.
Communication Planning
● Communication Planning merupakan perencanaan suatu komunikasi
terhadap pengelolaan proyek
● Tujuan cost planning memastikan informasi relevan, benar, tepat waktu,
tepat sasaran, saling berkaitan, untuk kelancaran proyek
● Beberapa bentuk communication planning:
○ Komunikasi terkait stakeholder (pemangku kepentingan), pihak yang
dilibatkan, tim, vendor, kontraktor, sponsor, pelanggan, dll
○ Komunikasi terkait analisis kebutuhan, 5w 1h serta keterkaitan satu
dengan lainnya
○ Komunikasi terkait penyusunan rencana, analisis kebutuhan, waktu,
pelaporan, komunikasi antar tim dan rekan, serta evaluasi
○ Komunikasi terkait Pemantauan/monitoring, progres, evaluasi, serta
perubahan proses (apabila ada)
○ Komunikasi terkait issue resolution, strategi untuk menyelesaikan
masalah dengan cara efektif apabila ada konflik
Reference (resume video from youtube)

● Adriana girdler. (2021). Project Planning Process (Create Your First-Rate Plan).
Youtube. https://youtu.be/boby9SpuZyw?si=pxu4xp1MCkle51En.

● Clayton, M. (2019). Project Planning 101 - How to Build Effective Project Plans.
Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=9G_LwG8ozpo.

● Invensis Learning. (2021). What is Project Planning? | Project Management Phases | Invensis Learning.
Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=HK7inrw5YBw

● Philip Vandusen. (2018, November 27). How To Create a Project Plan: the foolproof way to guarantee the success
of any project. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=ntQ1Mx3GZwk&ab_channel=PhilipVanDusen

● Shehab, E. (2019). How to Develop a Project Management Plan in 14 Simple Steps | EASY to Follow.
YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=_RZQR5vuixA&ab_channel=EdwardShehab