MATERI 12 : PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

Pro dan Kontra Pada Perubahan

 Banyak reaksi yang timbul terhadap perubahan yang terjadi, diantaranya:
o Menyangkal bahwa perubahan sedang terjadi
o Mengabaikan perubahan yang sedang terjadi
o Menolak perubahan
o Menerima perubahan dan menyesuaikan diri
o Mengantisipasi perubahan dan merencanakannya.

Pro Pada Perubahan

 Manajer dan karyawan akan cenderung mendukung perubahan bila mereka diarahkan
pada kejadian masalah nyata. Jika perubahan merupakan suatu penyelesaian efektif, dan
tidak mempengaruhi mereka (merugikan), maka manajer dan karyawan akan menerima
dan mendukung perubahan tersebut
Kontra Pada Perubahan
 Bagaimana pun juga penolakan pada perubahan sering kali terjadi. Hal-hal yang
menyebabkan penolakan terhadap perubahan adalah:
o Ketidakpastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
o Ketidaksediaan untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
o Kurangnya pengetahuan tentang perubahan yang diusulkan.
Mengatasi Penolakan Terhadap Perubahan
 Pendidikan dan komunikasi
 Partisipasi dan keterlibatan
 Kemudahan dan dukungan
 Negosiasi dan persetujuan
 Paksaan ekplisit dan implisit
Tahap-Tahap Proses Perubahan
 Tekanan dan desakan pada manajemen puncak, sampai manajemen puncak merasa
perlu adanya perubahan.
 Intervensi dan reorientasi, biasanya dengan memanfaatkan konsultan dari luar.
 Diagnosa dan pengenalan masalah.
 Penemuan penyelesaian masalah yang baru dan komitmen pada penyelesaian
tersebut.
 Percobaan dan pencapaian hasil-hasil.
 Penguatan dan penerimaan. Jika telah diuji dan sesuai, maka harus diterima dengan
sukarela.
PENGEMBANGAN ORGANISASI
Pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses
pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui manajemen budaya
organisasi yang efektif dan kolaboratif
Teknik Pengembangan Organisasi (PO) Lanjt.
 PO untuk hubungan antar kelompok-kelompok  pertemuan (rapat) konfrontasi:
pertemuan yang diikuti semua manajer untuk membahas berbagai masalah, menganalisa
sebab-sebab yang mendasarinya, dan merencanakan kegiatan-kegiatan perbaikan.
 PO untuk organisasi secara keeluruhan  survai umpan balik: teknik survai umpan balik
dapat digunakan untuk memperbaiki operasi-operasi organisasi keseluruhan
 PO untuk perseorangan  Latihan sensitifitas: dilakukan dengan cara mengarahkan,
melatih untuk meningkatkan sensitifitas dan keterampilan penanganan hubungan antar
pribadi.
 PO untuk dua atau tiga orang  Analisa transaksional: memusatkan perhatiannya pada
gaya dan isi komunikasi antara orang-orang.
 PO untuk tim  konsultasi: konsultan diperlukan untuk membantu anggota kelompok
merubah cara-cara mereka bekerja sama.

MATERI 13 : MANAJEMEN KONFLIK

Definisi Konflik : ketidaksesuaian (perbedaan sesuatu) antara 2 orang atau lebih anggota-anggota
atau kelompok-kelompok organisasi
Jenis-jenis konflik :
• Konflik dalam diri individu
• Konflik antar individu dalam organisasi yang sama
• Konflik antara individu dan kelompok
• Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
• Konflik antar organisasi
Penyebab konflik
• Beda Pemahaman
• Beda Latar Belakang
• Beda Kepentingan
• Beda Sudut Pandang
• Beda Kemampuan
Sebab-sebab konflik
• Perbedaan pendapat
• Salah paham
• Salah satu atau kedua belah pihak merasa dirugikan
• Perasaan yang selalu sensitive
• Konflik yang disebabkan faktor intern
Pentingnya konflik dalam organisasi
• bermanfaat untuk mengadakan perubahan atau inovasi dan menghasilkan pemecahan
persoalan yang lebih baik. Konflik juga menunjukkan dinamika organisasi.
Pentingnya mengetahui adanya konflik
• Konflik yang timbul dapat segera dicegah, diarahkan bahkan dihilangkan
Cara mengetahui konflik seawal mungkin
• Ciptakan komunikasi timbal balik
• Gunakan jasa informasi yang ada.
• Mintalah penjelasan pihak ketiga
Pendekatan baru dalam manajemen konflik :
• Penyangga atau penengah diletakkan ditengah-tengah pihak yang berkonflik
• Membantu pihak yang berkonflik  mengembangkan pandangan yang lebih baik
• Merancang kembali struktur organisasi agar konflik berkurang
Dampak konflik :
• Kemampuan koreksi diri sendiri
• Meningkatkan prestasi  motivasi
• Pendekatan yang lebih baik
• Mengembangkan alternatif  lebih baik
Mengelola konflik
• cek & cek lagi
• konfirmasi
• tidak ada yang merasa paling….
• positive thinking
• lapang dada
• penengah harus cinta kebenaran
Keadaan kelompok yang sedang bersaing :
• Membangkitkan rasa setia
• Perhatian terhadap psikologis anggota
• Berubah menjadi autokrasi
 • Lebih berstruktur
Memperkecil Akibat negatif dari Konflik :
• Menemukan musuh Bersama
• Interaksi
• Tujuan
• Pelatihan
Rancangan Rekayasa untuk memperkecil konflik :
• Pengikutsertaan dalam latihan dan pengembangan
• Pemisahan dua kelompok yang berkonflik  membuat daftar persepsi
• Membahas daftar persepsi yang dibuat
• Perundingan untuk mencerna dan analisis kepincangan citra diri dan kelompok
• Membahas kepincangan yang ditemukan
• Penjajagan bersama  tujuan bersama
• Manajemen tata hubungan  mengurangi konflik
SIKAP ANTISIFATIF :
• Memperkecil konflik  menambah komunikasi dan memenuhi tujuan pemimpin
• Menetapkan kondisi organisasi  merangsang kerjasama  persaingan

MATERI 14 : PENGAWASAN
PENGAWASAN
 Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan
organisasi dan manajemen tercapai.
 pengawasan manjemen adalah membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, mengevaluasi pelaksanaan kerja dan jika perlu, memperbaiki apa
yang sedang dikerjakan, menentukan dan mengukur penyimpangan-peyimpangan, serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pecapaian tujuan-
tujuan perusahaan.
TUJUAN PENGAWASAN
 Controlling atau pengawasan adalah proses kegiatan pemantauan untuk memastikan
bahwa hal yang dipantau tercapai sesuai rencana dan mengoreksi penyimpangan yang
signifikan.
 Pengawasan bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan diselesaikan dengan cara yang
mengarah pada pencapaian tujuan organisasi.
A. TIPE-TIPE PENGAWASAN
 feedforward control, yaitu kontrol yang dilakukan sebelum kegiatan berlangsung
 concurrent control, yaitu kontrol yang dilakukan saat kegiatan berlangsung, dan
  feedback control, yaitu kontrol yang dilakukan setelah kegiatan selesai.
B. Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan
 Tahap 1: Menetapkan Alat Pengukur Standar
 Standar-standar fisik
 Standar-standar bentuk uang
 Standar-standar waktu
 Standar intangible
 Tahap 2: Menilai (mengevaluasi)
 Tahap 3: Mengadakan Tindakan perbaikan (corrective acction)
C. Pentingnya Pengawasan
Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-
faktor itu adalah.
 Perubahan lingkungan organisasi
 Peningkatan kompleksitas organisasi
 Kesalahan-kesalahan
 Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
D. Karakteristik-Karateristik Pengawasan Yang Efektif
 Akurat
 Tepat waktu
 Obyektif dan menyeluruh
 Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
 Realistik secara ekonomis
 Realistik secara organisasional
 Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
E. Teknik-TeknikPengawasan
 Pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk mengetahui bagaimana
caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan
tugasnya
 Melalui laporan, baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang sehari-hari
mengawasi secara langsung kegiatan para bawahannya
 Melalui penggunaan kuesioner yang respodenya adalah para pelaksana kegiatan
operasionaL
 Wawancara
F. Metode Pengawasan
 Metode Pengawasan Non-Kuantitatif.
Metode pengawasan Non-Kuantitaif ada pengawasan yang digunakan manajer dalam
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen pada umumnya hal ini mengawasi keseluruhan (over all)
pervormance organisasi.
 Metode Pengawasan Kuantitatif
Metode-metode kuantitatif adalah untuk mengukur dan memeriksa kuantitatif dan kualitas
keluaran (output).
G. Bidang-Bidang Kunci Pengawasan
 Pengawasan Kuantitas  kesesuaian jumlah dengan yang direncanakan
 Pengawasan Kualitas  kesesuaian mutu dengan yang direncanakan
 Pengawasan Waktu  kesesuaian waktu pengerjaan/ penyelesaian suatu tugas dengan
yang direncanakan
 Pengawasan Biaya  kesesuaian jumlah biaya yang dikeluarkan dengan jumlah yang
direncanakan

H. Manfaat Hasil Pengawasan

 Tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam organisasi.
 Dikenalnya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan
efesien dan efektif
 Pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam
penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional
 Langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang
memuaskan
 Tindakan preventif apa yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar tidak
terus belanjut

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

KOORDINASI
 Proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah dalam suatu organisasi.
 Koordinasi sangat penting dalam organisasi, karena di dalamnya terdapat banyak
kegiatan yang berlainan dilakukan oleh banyak orang dalam banyak bagian.
Macam ketergantungan diantara satuan organisasi
 Ketergantungan yang menyatu  orang tidak saling tergantung 1 dengan yang lain
dalam melaksanakan tugas, namun tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan
organisasi untuk suatu hasil akhir yang baik.
  Ketergantungan yang berurutan  satuan organisasi harus menyelesaikan
pekerjaannya terlebih dahulu agar Satuan yang lain dapat bekerja
 Ketergantungan timbal balik  hubungan memberi dan menerima antar satuan
organisasi
4 tipe perbedaan cara bekerja
 Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
 Perbedaan dalam orientasi waktu
 Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
 Perbedaan dalam formalitas struktur
Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
 Hirarki manajerial  rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal
yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas.
 Aturan dan prosedur  keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk
menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat menjadi alat koordinasi dan
pengawasan rutin.
 Rencana dan penetapan tujuan  dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui
pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama
Mekanisme Meningkatkan Koordinasi Potensial
 Sistem Informasi Vertikal  peralatan dimana data disalurkan melewati tingkatan-
tingkatan organisasi. Contoh: SIM dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan
pemasaran, keuangan, produksi untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi dan pengawasan.
 Hubungan Horizontal melalui pemotongan rantai perintah, hub horizontal
memberikan keleluasaan pertuaran informasi secara menyamping.
Mekanisme Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
 Penciptaan Sumber daya-sumber daya tambahan
 Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Rentang Manajemen
 Jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer
 Jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer
 Disebut juga rentang kendali, dimana seorang manajer mengendalikan beberapa
bawahannya
Alasan Penentuan Rentangan Manajemen
 Mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari
bawahannya
 Ada hubungan antara rentangan manajemen diseluruh organisasi dan struktur organisasi
Berapakah Rentangan yang Ideal?
 Hendry Fayol  bawahan yang dapat dikendalikan oleh seorang manajer adalah 20-
30 orang
 Lyndall Urwick  tidak ada yang dapat mengendalikan secara langsung kerja dari 5-
6 bawahan.
 Jendral Ian Hamilton  otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang lingkup yang
efektif dalam penanganan dari 3-6 otak manusia lainnya
Berapakah Rentangan yang Ideal?
 Menurut granicunas kekomplekan tugas-tugas pengawas manajer, secara matematis
dapat dirumuskan sbb :
 R= rentangan (jumlah hubungan)
 n= jumlah bawahan

R=n(2 n-1 +n–

MATERI 15: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Konsep Dasar Sistem
 Definisi Sistem
o Sekumpulan unsur (elemen/kegiatan/prosedur) yang saling terpadu dan
bekerjasama satu sama lain
o Keberadaannya membentuk sebuah fungsi untuk mencapai tujuan
 Contoh :
o Sistem Komputer
 Unsur : Keyboard, CPU, Monitor, Mouse, Printer, Modem
 Tujuan : Pengolahan Data
o Sistem Tubuh
 Unsur : Organ tubuh, panca indra
 Tujuan : Kelangsungan hidup
o Sistem Pabrik
 Unsur : Orang, Mesin, Order
 Tujuan : Produksi
Karakteristik Sistem
 Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem (benda, aturan, orang)
 Batas (boundary) : sesuatu yang membedakan dengan sistem lainnya
  Lingkungan (environment) : sesuatu yang berada di luar sistem (mempengaruhi
sistem)
 Penghubung (interface) : menjembatani fungsi antar komponen
 Masukan (input) : sesuatu yang digunakan sebagai bahan untuk diolah lebih lanjut
 Pengolahan (processing) : Kegiatan memproses bahan masukan menjadi hasil
keluaran
 Keluaran (output) : berbagai macam bentuk yang dihasilkan melalui pengolahan
 Sasaran (objevtive) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan atau
panjang
 Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu yang panjang
 Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai rencana dan tujuannya
 Umpan Balik (feed back) :mengukur operasional proses sistem (mengembalikan
kondisi menyimpang menjadi standar)
Klasifikasi Sistem
 Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
o Abstract system : tidak tampak nyata (OS, program komputer)
o Physical System : Tampak nyata bisa dijamah (komputer, manusia)
 Sistem Alamiah dan Sistem Buatan
o Natural system : terjadi dengan sendirinya (sistem tata surya)
o Human made system : hasil karya manusia (komputer, mobil)
 Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
o Deterministic system : diprediksi dan dideteksi dengan pasti
o Probablilistic system : prediksi tidak pasti, ada probabilitas
 Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
o Closed system : tidak dipengaruhi lingkungan diluar sistem, menerima masukan
tertentu menghasilkan keluaran tertentu
o Open system : dipengaruhi lingkungan luar, menerima masukan dari subsitem lain
dan memberikan keluaran untuk subsistem lain
Konsep Dasar Informasi
 Definisi Informasi
o Hasil pengolahan data yang sudah menjadi bentuk yang memiliki arti tertentu
o Data -> sekumpulan fakta yang menjadi bahan pengolahan lebih lanjut
o Bentuk data : objek, kualitatif, kuantitatif
 Contoh :
o Informasi kependudukan
 Data : Biodata penduduk (nama,jenis kelamin,TTL,pekerjaan)
 Informasi : Jumlah penduduk, penduduk miskin, DPT
o Informasi Akademik
 Data : Biodata mahasiswa, Nilai, Aktifitas
  Informasi : Absen per kelas, Transkrip, IP, IPK, Ijazah
Informasi
 Fungsi Informasi
o Menambah pengetahuan
o Mengurangi ketidakpastian
o Mengurangi resiko kegagalan
o Mengurangi keanekaragaman/varian
 Biaya Informasi
o Biaya perangkat keras
o Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem
o Biaya tempat dan lingkungan
o Biaya perubahan (perubahan metode)
 Nilai Informasi
o Kemudahan dalam memperolehnya
o Bersifat luas dan lengkap
o Memperhatikan ketelitian (accuracy)
o Kecocokan dengan pengguna (relevance)
 Mutu Informasi
o Kontrol sistem untuk mengeliminir kesalahan
o Pemeriksaan internal dan eksternal
o Penambahan batas ketelitian data

Konsep Dasar Manajemen

 Definisi Manajemen
o Pengelolaan kegiatan untuk menjalankan tugas dan fungsi serta tujuan suatu
organisasi
o Proses memanfaatkan sumberdaya yang tersedia untuk mencapai tujuan
 Kegiatan dalam manajemen
o Perencanaan, pengendalian, pengawasan, pengambilan keputusan
 Sumberdaya
o Manusia, material, modal
o Informasi
Proses Manajemen
 Perencanaan dan Pengendalian Operasional
o Low level management
 Perencanaan taktis dan Pengendalian manajemen
o Midle level management
 Perencanaan strategis
o Top level management
Sistem Informasi Manajemen
 Definisi
o Terminologi frase : Kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok unsur dalam sebuah
organisasi yang saling terkait dalam usaha memecahkan suatu masalah dengan
memanfaatkan sumberdaya manajemen sehingga sampai pada sebuah pemberian
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan
o James Alter (1992) buku Information System : A Management Perspective : Kombinasi
antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
o Bodnar dan Hopwood (1993) buku Accounting Information System : Kumpulan
perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data
dalam bentuk informasi yang berguna
o Turban, McLean, dan Waterbe (1999) buku Information Technology for Management
Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik
Kesamaan dari berbagai teori
o Produk : Informasi
o Tujuan : Menghasilkan Informasi untuk berbagai pihak
o Fungsi : Pengelolaan sumber-sumber masukan hingga menjadi informasi
o Sumber masukan : Data dan atau Informasi

Pengaruh Pengelolaan SI dalam Organisasi

 Cost of runing
o Penekanan biaya, menaikan profit
 Customer Service
o Kemudahan pelayanan, meningkatkan performa layanan
 Management Process
o Tertib tata laksana pengelolaan organisasi

Contoh-contoh Sistem Informasi

 Sistem reservasi pesawat terbang pada biro perjalanan (travel agent)
 Sistem transaksi kredit (mobil, elektronik, perabot)
 Sistem transaksi pembayaran tunai di supermarket
 Sistem pembuatan SIM di kepolisian
 Sistem akademik di perguruan tinggi