Resume

8 Langkah Perubahan
Manajemen dan Organisasi

DISUSUN OLEH:

Akhmad Noor Irfansyah 19710107

PRODI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN MUHAMMAD ARSYAD AL-BANJARI
BANJARMASIN
2021/2022
 A. Definis Perubahan Manajemen
Manajemen perubahan atau Management of Change adalah sebuah upaya dan
pendekatan yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis yang dimanfaatkan guna membantu
individu, tim ataupun organisasi dengan menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan
dalam merealisasikan perubahan dari kondisi sekarang menuju suatu kondisi yang lebih baik
secara efisien dan efektif untuk memperkecil dampak dari proses perubahan itu.

Manajemen perubahan adalah bentuk usaha yang dilakukan guna mengelola seluruh akibat yang
dihasilkan karena adanya perubahan dalam suatu perusahaan. Manajemen perubahan adalah alat,
proses, dan juga teknik untuk mengelola manusia pada sisi proses perubahan dalam menggapai
hasil yang dibutuhkan dan demi mewujudkan perubahan secara efektif pada suatu tim, individu,
dan sistem yang lebih luas.

Pada hakikatnya, manajemen perubahan adalah sebuah proses yang mengadopsi pendekatan
manajemen, yakni planning, organizing, actuating, dan controlling guna melakukan suatu
perubahan pada suatu perusahaan. Manajemen perubahan dilakukan untuk menghasilkan solusi
bisnis yang dibutuhkan agar bisa lebih sukses dengan cara yang juga lebih terorganisir melalui
metode pengelolaan dampak perubahan pada mereka yang berada di dalamnya.

Beberapa ahli mendefinisikan manajemen perubahan sebagai berikut:

• Coffman dan Lutes (2007) menjelaskan bahwa manajemen perubahan adalah pendekatan
yang terstruktur dan digunakan untuk membantu tim, individu ataupun organisasi untuk
perubahan dari kondisi sekarang ke kondisi yang lebih baik.
• Winardi (2011) dalam bukunya menjelaskan bahwa manajemen perubahan adalah suatu
usaha yang dilakukan oleh manajer untuk mengelola perubahan secara lebih efektif, yang
di dalamnya memerlukan pengetahuan terkait motivasi, kelompok, kepemimpinan,
konflik, dan komunikasi.
• Wibowo (2012) berpendapat bahwa manajemen perubahan adalah suatu proses yang
dibuat secara sistematis dalam menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan yang
dibutuhkan dalam memengaruhi perubahan pada mereka yang akan terkena efek dari
proses tersebut.
• Sedangkan Nauheimer (2007) mengatakan bahwa manajemen perubahan adalah suatu
proses, teknik, dan alat yang digunakan untuk mengelola proses perubahan pada sisi
individu untuk mencapai suatu hasil yang dibutuhkan dan untuk menerapkan perubahan
secara lebih efektif dengan agen perubahan, sistem, dan tim yang lebih luas.

B. Pendekatan Manajemen Perubahan

Davidson (2005) dalam bukunya mengatakan bahwa terjadinya perbedaan budaya pada suatu
organisasi akan memengaruhi penyusunan rencana perubahan yang akan dilakukan secara tepat.
Perusahaan bisa memilih salah satu dari empat pendekatan manajemen perubahan, yaitu
pendekatan rasional-empiris, pendekatan normatif-reedukatif, pendekatan kekuasaan-koersif dan
pendekatan lingkungan-adaptif

Berikut ini adalah penjelasan dari keempat pendekatan tersebut.

 • Pendekatan Rasional-Empiris
Pendekatan rasional-empiris digunakan dengan dasar keyakinan bahwa perilaku orang mampu
diprediksi dan mereka akan memberikan perhatian khusus atas kepentingannya sendiri. Dengan
memahami perilaku tersebut, maka akan memberikan manajer perubahan pada suatu strategi
yang berguna untuk melangkah.

Beberapa komponen atas pendekatan ini meyakini bahwa seluruh target perubahan akan
terselimuti oleh beragam mitos, ketidak tahuan, kebenaran semu, walaupun tetap memelihara
rasionalitasnya. Seluruh target perubahan tersebut akan mengikuti diri mereka sendiri jika itu
dikatakan pada mereka yang berarti, dan seringkali mereka tidak memahami apa yang terbaik
untuk mereka.

Mereka akan berubah dengan sendirinya saat mereka menerima komunikasi yang lebih
informatif, efektif dan saat ada insentif pada perubahan yang mereka nilai lebih memadai.

• Pendekatan Normatif-Reedukatif
Pendekatan ini akan lebih fokus pada bagaimana seorang manajer perubahan mampu
memberikan pengaruh atau bertingkah laku dengan berbagai cara tertentu, agar selanjutnya para
anggota manajer mampu melakukan perubahan. Pada dasarnya, manusia akan berubah saat ada
suatu perusahaan tersendiri bahwa perubahan adalah demi kepentingan yang terbaik.

Perubahan tersebut akan paling siap terjadi saat satu orang dalam kelompok tersebut masuk
dalam perubahan dan menganut sistem nilai dan keyakinan kelompoknya.

• Pendekatan Kekuasaan-Koersif
Pendekatan ini akan memaksa pihak manajemen perubahan untuk melakukan caranya secara
semena-mena oleh sebagian pihak secara naif oleh sebagian yang lain, dan sering menjadi bentuk
standar dalam manajemen perubahan. Premis utama dari pendekatan ini adalah mereka yang
pada dasarnya patuh akan siap untuk melakukan apapun yang diperintahkan dengan tanpa atau
sedikit usaha dalam meyakinkan.

Dalam hal ini, membuat orang-orang untuk berubah dilakukan dengan dasar penegakan
kewenangan, ancaman, atau adanya sanksi atas performa yang buruk. Pendekatan ini bisa juga
disebut sebagai pendekatan kekuatan penindas. Pendekatan ini memiliki risiko yang besar dan
potensi balasannya pun sangat besar.

• Pendekatan Lingkungan-Adaptif
Premis utama yang digunakan dalam pendekatan manajemen ini adalah bahwa walaupun mereka
berubah berdasarkan insting, namun mereka berusaha menghindari segala bentuk kerugian, jadi
sebenarnya mereka mempunyai kemampuan dalam beradaptasi dengan berbagai kondisi dan
situasi baru.

C. Jenis-jenis Manajemen Perubahan

Harischandra (2007) menjelaskan bahwa terdapat tiga jenis perubahan dalam suatu organisasi
berdasarkan sifatnya, yakni:

• Smooth incremental change, perubahan akan terjadi secara lambat, sistematis, dan bisa
diprediksi serta mencakup atau seluruh rentetan perubahan dalam kecepatan yang
cenderung konstan.
• Bumpy incremental change, adalah perubahan yang mempunyai periode relatif tenang
dan sesekali disela dengan percepatan gerakan perubahan dengan dipicu oleh perubahan
lingkungan organisasi dan bisa juga berasal dari internal, seperti adanya tuntutan dalam
meningkatkan efisiensi dan perbaikan metode kerja.
• Discontinuous change, adalah perubahan yang ditandai dengan adanya pergeseran cepat
terhadap struktur, budaya, strategi dan ketiganya secara bersamaan. Perubahan ini lebih
bersifat revolusioner dan juga cepat.

D. Fase dan Tahapan Manajemen Perubahan

Haines (2005) mengatakan terdapat beberapa fase yang dapat ditempuh dalam melakukan
manajemen perubahan, yaitu:

• Fase A: Positioning Value (menentukan posisi strategis). Fase ini adalah tahapan
dalam suatu sistem berpikir dimana apa yang menjadi tujuan atau posisi strategis
perusahaan bisa dijelaskan secara gamblang. Posisi ini yang akan dicapai dalam suatu
perubahan perusahaan atau organisasi.
• Fase B: Measures Goals (mengukur tujuan). Fase ini akan menentukan berbagai
ukuran dan mekanisme yang diperlukan untuk menilai apakah tujuannya bisa atau telah
tercapai.
• Fase C: Assessment Strategy (Strategi Asesmen). Dalam fase ini akan ditentukan
kesenjangan antar situasi terkini dengan situasi yang memang diinginkan, sehingga dapat
ditentukan kebijakan untuk mencapai seluruh situasi dan kondisi secara lebih baik.
• Fase D: Actions Level-level (aktivitas perubahan). Fase ini adalah fase penerapan dan
penjelasan strategi yang selanjutnya akan diintegrasikan seluruh kegiatan, proses,
hubungan dan perubahan yang diperlukan untuk bisa mengurangi kesenjangan atau untuk
menerapkan tujuan yang sudah ditetapkan pada fase A.
• Fase E: Environment Scan (identifikasi lingkungan eksternal). Fase ini akan
melakukan seluruh identifikasi lingkungan eksternal yang mampu memengaruhi
perubahan. Hasil dari identifikasi akan memberikan arah dan perubahan yang kelak akan
dilakukan.

E. Pengantar 8 Model Kotter Step

Salah satu yang ditekankan oleh Presiden RI terpilih Joko Widodo pada pidato visinya pada
Minggu, 14 Juli 2019 lalu adalah bagaimana saat ini kita hidup dalam lingkungan global yang
sangat penuh perubahan, penuh kecepatan sehingga pola pikir pun harus diubah dan berani
meninggalkan cara-cara yang lama, pola pikir yang tidak lagi efektif dan tidak efisien. Begitu
juga dengan reformasi birokrasi yang akan dilakukan sehingga dipastikan pelayanan pun akan
semakin cepat. Joko Widodo memastikan tidak ada lagi pola kerja yang linear, kerja rutinitas,
kerja monoton, dan tidak ada lagi kerja di zona yang nyaman. Sebaliknya haruslah dibangun nilai
kerja cepat beradaptasi yang akan membangun Indonesia yang adaptif, produktif, kompetitif, dan
inovatif. Ada sebuah budaya yang sedang dibangun, yaitu sebuah kecepatan untuk beradaptasi.

Sebenarnya apa yang dikatakan Presiden terpilih Jokowi ini adalah sebuah realita yang tidak
perlu diperdebatkan lagi kenyataannya. Ada banyak contoh nama yang menjadi usang oleh
karena tidak mau berubah. Katakan saja Kodak, Nokia, dan Blackberry. Ini adalah sebagian
contoh kecil. Menolak untuk berubah berarti memilih untuk tidak bergerak maju, maka mau
tidak mau akan dipaksa untuk keluar dari pasar atau bahkan mungkin terhapus oleh organisasi-
organisasi atau perusahaan-perusahaan yang terus melakukan inovasi untuk bergerak maju
kedepan.

Di saat teknologi berkembang dengan pesat dan tidak dapat dielakkan, perubahan pun akan
terjadi dengan begitu cepat. Belum lagi bicara tentang penggunaan internet, media sosial dan
teknologi seluler yang akhir-akhir ini benar-benar kita rasakan dampaknya. Mereka yang mau
berubah akan dengan mudah beradaptasi, dan mereka yang dapat beradaptasi adalah mereka
yang akan bertahan.

Lebih Dalam dengan Change Management

Coba kita mendalami change management yang banyak ditawarkan untuk sebuah lembaga dapat
beradaptasi. Melihat pengertian change management secara sederhana seperti yang dikatakan
John P Kotter, yaitu sebuah pendekatan untuk mengubah individu, tim, dan organisasi kepada
kondisi masa depan yang diinginkan. Begitu juga dengan Karen Coffman dan Katie Lutes (2007)
yang juga mengatakan bahwa change management merupakan sebuah pendekatan terstruktur
untuk membantu organisasi dan orang-orang untuk transisi secara perlahan tapi pasti dari
keadaan sekarang menuju ke keadaan yang diinginkan.

Pada intinya ada sebuah proses yang sistematis untuk melakukan hal-hal yang berbeda untuk
menuju arah yang lebih baik. Tepat seperti yang Jokowi katakan, tidak ada lagi pola kerja yang
linear, kerja rutinitas, kerja monoton, dan tidak ada lagi kerja di zona yang nyaman.

Semua perubahan yang terjadi haruslah dapat diantisipasi.

Kotter: Delapan Langkah Model Perubahan

John P Kotter adalah seorang peneliti dan pengajar Amerika yang telah membuat sebuah riset
untuk membuktikan bahwa upaya besar untuk melakukan perubahan sayangnya tidak selalu
memiliki hasil yang diinginkan. Dia menemukan bahwa hanya ada 30% peluang keberhasilan
dalam perubahan organisasi. Itulah sebabnya ia memperkenalkan “Kotter’s 8 Step Change
Model” untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk berubah dan meningkatkan peluang
keberhasilannya. Dengan mengikuti langkah ini, diharapkan organisasi dapat menghindari
kegagalan dan menjadi mahir dalam menerapkan perubahan. Akibatnya, organisasi tidak lagi
perlu menyesuaikan perubahan dan mereka akan meningkatkan peluang keberhasilan mereka.
1. Create a sense of urgency – menciptakan sebuah atmosir pentingnya sebuah
perubahan. Berbagai cara dilakukan dengan membangun sebuah bentuk komunikasi
yang berani sehingga setiap orang merasa penting untuk bertindak dengan segera
kepada sebuah perubahan.
2. Build a guiding coalition – membangun sebuah tim yang memberikan panduan. Sudah
tentu dibutukan mereka yang secara sukarela dan memiliki visi yang sama yang mau
bersusah payah untuk memberikan bimbingan, berkordinasi, dan terlibat aktif dalam
membangun komunikasi.
3. Form a strategic vision and initiatives – membentuk visi dan inisiatif yang strategis.
Berikan penjelasan bagaimana masa depan akan menjadi berbeda dari masa lalu dan
bagaimana Anda dapat membuat masa depan itu menjadi kenyataan melalui inisiatif
yang sesuai dengan visi.
4. Enlist a volunteer army – mintalah kesediaan para sukarelawan. Perubahan skala besar
hanya dapat terjadi ketika sejumlah besar orang berkumpul untuk menjalankan peluang
bersama. Mereka harus terlibat dan mendesak untuk mendorong terjadinya perubahan
dan bergerak ke arah yang sama.
5. Enable action by removing barriers – bertindak dengan meniadakan
hambatan. Menghapus hambatan seperti proses dan hierarki yang tidak efisien akan
memberikan kebebasan yang diperlukan untuk bekerja lintas bidang dan menghasilkan
dampak nyata.
 6. Generate Short-term wins – menghasilkan keberhasilan jangka pendek. Identifikasi apa
yang menjadi keberhasilan dan komunikasikan itu sesering mungkin. Hal ini akan
membangkirkan sebuah semangat untuk terus berubah.
7. Sustain acceleration – mempertahankan akselerasi. Tingkatkan upaya lebih keras
setelah keberhasilan yang pertama. Kredibilitas Anda akan meningkatkan sistem,
struktur, dan kebijakan memulai perubahan demi perubahan sampai visi menjadi
kenyataan.
8. Institute change – perubahan institusi. Artikulasikan hubungan antara perilaku yang
baru dan kesuksesan organisasi. Pastikan hal itu terus berlanjut sampai cukup kuat
untuk menggantikan kebiasaan yang lama.

F. Penjelasan lebih lanjut

Tiga langkah pertama dari 8 Langkah Perubahan menurut Kotter adalah menciptakan iklim
yang tepat untuk perubahan, langkah ke-4 hingga ke-6 menghubungkan perubahan ke organisasi,
sedangkan dua langkah terakhir yaitu langkah ke-7 dan ke-8 adalah langkah penerapan dan
konsolidasi perubahan.

Berikut ini adalah 8 Langkah Perubahan yang diperkenalkan oleh John Kotter atau biasanya
disebut dengan “Kotter’s 8 Step Change Model”.

1. Menumbuhkan Rasa Urgensi (Create a sense of urgency)

Langkah pertama dalam Kotter’s 8 Step Change Model ini adalah menciptakan kebutuhan
mendesak atau menumbuhkan rasa urgensi atas perlunya suatu perubahan. Apabila kita dapat
menciptakan lingkungan dimana setiap individu didalam organisasi menyadari masalah yang ada
dan dapat melihat solusi yang dapat memecahkan permasalahan yang terjadi, maka dukungan
untuk perubahan akan meningkat. Ini juga akan memicu motivasi awal untuk membuat semua
individu dalam organisasi bergerak mendukung perubahan.

Menurut Kotter, langkah ini adalah langkah persiapan dan sekitar 75% manajemen perusahaan
harus terlibat dalam perubahan ini agar tingkat keberhasilan perubahan ini menjadi lebih tinggi.
Ini menekankan bahwa penting untuk mempersiapkan diri sebelum terjun ke proses perubahan.
Langkah ini menciptakan ‘kebutuhan’ untuk perubahan, bukan hanya ‘keinginan’ untuk berubah.
Hal ini sangat penting ketika menyangkut dukungan dan kesuksesan perubahan yang mungkin
terjadi.

2. Membentuk Koalisi yang kuat (Build a guiding coalition)

Setelah menciptakan rasa urgensi dan kebutuhan untuk perubahan, kita perlu meyakinkan orang
lain untuk bersama-sama melakukan perubahan. Oleh karena itu, kita perlu membangun koalisi
untuk membantu kita mengarahkan orang lain untuk melakukan perubahan. Ini membutuhkan
kepemimpinan yang kuat dan dukungan nyata dari orang-orang kunci (key person) dalam
organisasi kita. Koalisi yang kita bangun harus terdiri dari berbagai keterampilan, pengalaman,
pengetahuan, keahlian, unit kerja, jabatan atau bahkan orang-orang yang berasal dari bidang
bisnis yang lain untuk memaksimalkan efektivitasnya. Koalisi dapat membantu kita
menyebarkan pesan ke seluruh organisasi, mendelegasikan tugas dan memastikan adanya
dukungan untuk perubahan di seluruh organisasi. Anggota tim yang berkolaborasi, saling
melengkapi dan dapat mendorong satu sama lainnya untuk bekerja lebih keras sehingga tingkat
keberhasilan akan perubahan ini lebih tinggi.

3. Menciptakan Visi Perubahan (Create a Vision for Change)

Inisiatif Perubahan mungkin sangat rumit dan sering sulit untuk dimengerti atau dipahami oleh
semua anggota organisasi terutama anggota-anggota organisasi yang berada di hirarki paling
bawah organisasi. Oleh karena itu, menciptakan suatu Visi yang mudah dipahami dan
merangkum keseluruhan tujuan akan perubahan adalah cara yang sangat bermanfaat untuk
mendapatkan dukungan dari seluruh organisasi. Selain harus mudah dimengerti dan sederhana,
Visi juga harus dapat menjadi inspirasi agar efek yang diinginkannya tersebut mencapai tingkat
yang paling maksimum.

4. Meng-Komunikasikan Visi Perubahan (Communicating the Vision)

Visi Perubahan yang telah diciptakan harus dikomunikasikan ke seluruh organisasi agar bisa
mendapatkan dukungan dari semua anggota organisasi. Visi Perubahan ini tidak hanya
dikomunikasikan saat adanya pertemuan saja, tetapi harus dibicarakan setiap kali ada
kesempatan. Gunakan Visi ini setiap hari untuk membuat keputusan dan pemecahan masalah.

5. Menghapus Rintangan (Removing Obstacles)

Empat langkah pertama sangat penting dalam membangun kekuatan inisiatif suatu perubahan
yang akan kita lakukan. Langkah selanjutnya adalah mencari dan mengetahui rintangan atau
hambatan apa yang kemungkinan akan menghalangi perubahan kita. Rintangan atau hambatan
tersebut dapat datang dari pribadi anggota organisasi, perundang-undangan dan tradisi.
Identifikasikan sedini mungkin dan gunakan sumber daya yang tersedia untuk memecahnya
tanpa harus menganggu kegiatan-kegiatan lainnya dalam organisasi kita.

6. Ciptakan Sasaran Jangka Pendek (Creating Short-Term Wins)

Perubahan memerlukan proses dan waktu untuk mendapatkan hasilnya sehingga akan
mengakibatkan hilangnya dukungan atau menurunkan semangat untuk merubah apabila proses
perubahan tersebut berlangsung dalam jangka waktu yang lama. Hal ini dikarenakan sebagian
anggota organisasi akan menganggap usaha yang telah mereka lakukan tersebut adalah sia-sia
apabila tidak dapat melihat keberhasilan atau kemenangan akan suatu perubahan dalam waktu
yang cepat. Oleh karena itu, untuk menumbuhkan semangat dan mempertahankan dukungan
akan perubahan ini, kita harus menunjukan keuntungan dan menciptakan sasaran keberhasilan
untuk jangka waktu pendek. Sasaran jangka pendek juga merupakan alat yang berguna untuk
memotivasi dan sebagai arahan terhadap kegiatan perubahan kita. Keberhasilan atau
kemenangan jangka pendek ini dapat digunakan untuk menilai investasi yang telah kita
keluarkan dan untuk membantu memotivasi kembali anggota organisasi atau karyawan
perusahaan untuk terus mendukung perubahan.
7. Terus Membina Perubahan yang telah diciptakan (Build on the Change)

Banyak proses perubahan yang berakhir gagal karena rasa puas diri dan kesuksesan yang
dinyatakan terlalu dini. Oleh karena itu, Kotter berpendapat bahwa sangat penting untuk
mempertahankan dan memperkuat terus perubahan tersebut meskipun telah mencapai suatu
perubahan yang diinginkan. Tetaplah menetapkan tujuan dan menganalis apa yang dapat
dilakukan dengan lebih baik untuk peningkatan yang berkelanjutan.

8. Kukuhkan Perubahan ke dalam Budaya (Anchor the Changes in Corporate Culture)

Hanya mengubah proses dan kebiasaan saja tidak cukup untuk menanamkan budaya perubahan
ke seluruh organisasi. Perubahan harus menjadi bagian dari inti organisasi agar perubahan dapat
memberikan efek manfaat yang lama. Mempertahankan para senior dalam perubahan dan
mendorong karyawan baru untuk mengadopsi perubahan akan membantu mempromosikan
perubahan hingga ke seluruh organisasi.

Menurut Kotter, Perubahan bukanlah proses yang mudah dan cepat sehingga memerlukan
langkah-langkah perencanaan perubahan dan bahkan ketika sebuah perubahan dilaksanakan
masih banyak lagi yang harus dilakukan untuk memastikan keberhasilannya. Kita disarankan
untuk mengikuti langkah-langkah perubahan Kotter ini untuk memastikan inisiatif perubahan
kita dapat berhasil dan memberikan manfaat bagi organisasi.

G. Kesimpulan

Manajemen perubahan atau Management of Change adalah sebuah upaya dan pendekatan
yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis yang dimanfaatkan guna membantu individu,
tim ataupun organisasi dengan menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan dalam
merealisasikan perubahan dari kondisi sekarang menuju suatu kondisi yang lebih baik secara
efisien dan efektif untuk memperkecil dampak dari proses perubahan itu.

Pada hakikatnya, manajemen perubahan adalah sebuah proses yang mengadopsi pendekatan
manajemen, yakni planning, organizing, actuating, dan controlling guna melakukan suatu
perubahan pada suatu perusahaan.

Davidson dalam bukunya mengatakan bahwa terjadinya perbedaan budaya pada suatu organisasi
akan memengaruhi penyusunan rencana perubahan yang akan dilakukan secara tepat. Perusahaan
bisa memilih salah satu dari empat pendekatan manajemen perubahan, yaitu pendekatan rasional-
empiris, pendekatan normatif-reedukatif, pendekatan kekuasaan-koersif dan pendekatan
lingkungan-adaptif.

Jenis-jenis manajemen perubahan yang bisa dipilih oleh perusahan adalah smooth incremental
change, bumpy incremental change, dan discontinuous change. Sedangkan fase-fase yang bisa
dipilih adalah positioning value, measures goal, assesment strategy , actions level-level, dan
environment scan.
Namun, manajemen ini tidak akan berjalan sukses jika tanpa dilakukan manajemen keuangan
yang lebih baik dan akurat. Untuk itu, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate
Online untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen keuangan secara real-time. Selain
itu, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan
bisnis Anda secara mudah dan tepat.