Pengembangan Organisasi

Publik
• Pengertian pokok pengembangan organisasi adalah perubahan yang terencana (planned change).
• Pembaruan organisasi dan pengembangan organisasi, terus menerus terjadi dan mempunya pengaruh
yang sangat dominan dalam masyarakat kini.
• Perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam empat katagori, yaitu:
1. perkembangan teknologi,
2. perkembangan mekanisme pengembangan organisasi,
3. ledakan ilmu pengetahuan dan jasa yang mengakibatkan makin singkatnya daur hidup para
pengembangan organisasi, serta
4. perubahan sosial yang mempengaruhi perilaku, gaya hidup, nilai-nilai dan harapan tiap orang.
• Organisasi harus mampu mengarahkan warganya agar dapat beradaptasi dengan baik dan agar mampu
memanfaatkan dampak positif dari berbagai pembaruan tersebut dengan pengembangan diri dan
pengembangan organisasi.
• Proses mengarahkan warga organisasi dalam mengembangkan diri menghadapi perubahan inilah yang
dikenal luas sebagai proses organization development.
• Organisasi mempunyai tujuan, pengembangan organisasi merupakan
sarana untuk mencapai tujuan organisasi, senantiasa menyesuaikan diri
dengan perkembangan zaman.
• Wendell French, menyatakan bahwa pengembangan organisasi
merupakan suatu usaha jangka panjang, bukan usaha jangka pendek.
(kontinyu dan kesediaan melakukan perubahan secara berkelanjutan)
• Sasaran pengembangan organisasi mengarah pada hubungan pribadi
yang lebih efektif antara manajer dan karyawan di semua jenjang
organisasi guna menghapus hambatan-hambatan komunikasi
antarpribadi dan kelompok.
• Sasaran pengembangan organisasi juga dalam tumbuh berkembangnya
iklim yang ditandai dengan saling percaya dan keterbukaan yang dapat
memotivasi serta menantang anggota organisasi untuk lebih berprestasi.
• Pengembangan organisasi merupakan bentuk usaha perubahan
berencana yang dikendalikan dan dipimpin oleh top manajemen.
• Prakteknya menggunakan metode intervensi berencana terhadap
proses dalam organisasi dengan memanfaatkan teori-teori perilaku.
• Intervensi pengembangan organisasi dilakukan oleh manajer atau
konsultan dengan sasaran individu, kelompok, dan organisasi.
• Tujuan pengembangan organisasi adalah untuk meningkatkan prestasi
dan keefektifan kerja keseluruhan dari seluruh kelompok, departemen
dan organisasi serta menciptakan kesehatan organisasi ; memudahkan
pemecahan masalah dalam pekerjaan dan meningkatkan mutu
keputusan ; mengadakan perubahan-perubahan yang efektif ;
meningkatkan keterlibatan dengan tujuan organisasi.
Pengertian Pengembangan Organisasi
• PO merupakan cara pendekatan terhadap perubahan yang berjangka panjang
dan lebih luas ruang lingkupnya dengan tujuan untuk menggerakkan seluruh
organisasi ke arah tingkat fungsional yang lebih tinggi. (Indrawijaya, 1989:203)
• Didefinisikan sebagai upaya pimpinan yang terencana dalam meningkatkan
efektivitas organisasi, dengan menggunakan cara intervensi (oleh pihak
ketiga) yang didasarkan pada pendekatan perilaku manusia.
• Menyangkut perubahan sikap, persepsi, perilaku dan harapan semua anggota
organisasi,
• Penerapan pengembangan organisasi dalam organisasi dilakukan dengan
bantuan konsultan ahli, sistemis ,harus didukung oleh pimpinan serta luas
aplikasinya.
Teori dan praktik pengembangan organisasi didasarkan pada beberapa asumsi penting
yakni :
1. Manusia sebagai individu, Dua asumsi penting yang mendasari pengembangan
organisasi adalah bahwa manusia memiliki hasrat berkembang dan kebanyakan orang
tidak hanya berpotensi, dan berkeinginan untuk berkontribusi sebanyak mungkin
pada organisasi. Pengembangan organisasi bertujuan untuk menghilangkan faktor
faktor dalam organisasi yang menghambat perkembangan dan menghalangi orang
untuk berkontribusi demi tercapainya sasaran organisasi.
2. Manusia sebagai anggota dan pemimpin kelompok. harus berasumsi bahwa setiap
orang dapat diterima dan diakui perannya oleh kelompok kerjanya. Perlu
ditumbuhkan keterbukaan agar para anggotanya dapat dengan leluasa
mengungkapkan perasaannya dan pikirannya.
3. Manusia sebagai wadah organisasi. Hubungan antar kelompok – kelompok dalam
organisasi menentukan efektivitas masing masing kelompok tersebut. Misalnya bila
komunikasi antar-kelompok hanya terjadi pada tingkat manajernya , koordinasi dan
kerjasama akan kurang efektif daripada bila segenap anggota kelompok terlibat dalam
interaksi.
Makna PO menurut beberapa ahli
• Robbins, PO adalah sebuah metode yang bertujuan mengubah sikap, nilai
dan keyakinan dari karyawan sehingga karyawan itu sendiri dapat
mengidentifikasi dan mengimplementasikan perubahan teknis seperti
reorganisasi, fasilitas yang dirancang ulang dan hal-hal yang dibutuhkan untuk
meningkatkan organisasi mereka.
• Christine S. Becker, mendefinisikan PO adalah suatu proses dari perubahan
berencana terhadap orang – orang yang ada yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan. Pusat perhatiannya adalah perubahan organisasi dengan
meneliti orang – orang yang ada dalam organisasi tersebut, mengenai
bagaimana mereka bekerja sama sebagai suatu kesatuan, bagaimana
berfungsi dalam unit merek masing-masing, dan apa yang perlu diubah
sehingga mereka dapat bekerja secara efektif.
• French dan Bell, PO adalah suatu usaha jangka panjag untuk
memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan
organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang
lebih efektif dan kolaboratif dengan tekanan khusus pada budaya tim
kerja formal dengan bantuan agen perubahan (change agent),
katalisator, dan pengguna teori serta teknologi ilmiah kepeilakuan
terapan dan mencakup riset kegiatan.
• Bennis, PO adalah suatu tanggapan terhadap perubahan, suaru
strategi komplek yang bersifat pendidikan yang dimaksudkan untuk
merubah berbagai pandangan, sikap, nilai dan struktur organisasi,
agar organisasi dapat menyesuaikan secara lebih baik dengan
teknologi, pasar dan tantangan-tantangan baru, serta tingkat kesulitan
perubahan itu sendiri
Sasaran pengembangan organisasi
Proses pengembangan organisasi diterapkan dengan sasaran :
1. Hubungan yang lebih efektif antara departemen , divisi dan kelompok
kelompok kerja dalam organisasi
2. Hubungan pribadi yang lebih efektif antara manajer dan karyawan
pada semaua jenjang organisasi
3. Terhapusnya hambatan hambatan komunikasi antara pribadi dan
kelompok
4. Berkembangnya iklim yang ditandai dengan saling percaya, dan
keterbukaan yang dapat memotivasi serta menantang anggota
organisasi untuk lebih berprestasi
Tahap Proses penerapan PO
Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap pengumpulan data.
• Konsultan mengamati sistem dan prosedur yang berlaku di organisasi
termasuk elemen elemen di dalamnya seperti struktur, manusianya,
peralatan, bahan bahan yang digunakan dan bahkan situasi
keuangannya.
• Data utama yang diperlukan adalah : Fungsi utama tiap unit
organisasi, Peran masing-masing unit, Proses pengambilan keputusan
serta pelaksanaan tindakan dalam masing masing unit, Kekuatan
dalam organisasi yang mempengaruhi perilaku antar kelompok dan
antar individu dalam organisasi
Tahap diagnosis dan umpan balik.
• Dalam tahap ini kualitas pengorganisasian serta kegiatan operasional
masing masing elemen dalam organisasi dianalisis dan dievaluasi.
Tahap pembaruan dalam organisasi.
• Dirancang pengembangan organisasi dan dirumuskan strategi
memperkenalkan perubahan atau pembaruan. Strategi ini bertujuan
meningkatkan efektivitas organisasi dengan cara mengoreksi kekurangan
serta kelemahan yang dijumpai dalam proses diagnostik dan umpan balik.
• Mengingat bahwa setiap perubahan yang diperkenalkan akan
mempengaruhi seluruh sistem dalam organisasi, bahkan mungkin akan
mengubah sistem distribusi wewenang dan struktur organisasi, rancangan
strategi pembaruan harus didiskusikan secara matang dan mendapat
dukungan penuh pimpinan puncak.
Tahap implementasi pembaruan.
• Tahap akhir dalam penerapan PO adalah pelaksanaan rencana
pembaruan yang telah digariskan dan disetujui. Dalam tahap ini
konsultan bekerja secara penuh dengan staf manajemen dan para
penyelia, implementasi perubahan meliputi :
1. perubahan struktur
2. perubahan proses dan prosedur
3. penjabaran kembali secara jelas tujuan sera sasaran organisasi
4. penjelasan tentang peranan dan mis masing masing unut
dananggota dalam organisasi
Teknik Pengembangan Organisasi
Berbagai teknik dirancang dengan tujuan meningkatkan kemampuan komunikasi serta
bekerja secara efektif antar individu maupun antar kelompok dalam organisasi.
Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.
• Sensitivity Training; Teknik ini sering disebut juga T-groupatau training group, group
disini berarti peserta terdiri atas 6-10 orang, pemimpin kelompok membimbing
peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain.
• Team Building; Pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan
tiap individu dalam kelompok kerjanya. Teknik team building sangat membantu
meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek.
• Survey Feedback; dalam teknik survey ini tiap peserta diminta menjawab kuesioner
yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi
tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka).
• Transcational Analysis (TA); Berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar
individu, dimaksudkan mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan
menyesatkan. Teknik ini mengajarkan cara penyampaian pesan yang jelas
dan bertanggung jawab dengan wajar dan menyenangkan.
• Intergroup Activities; Fokus pada peningkatan hubungan baik antar
kelompok. Ketergantungan antar kelompok yang membentuk kesatuan
organisasi dapat menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi.
• Process Consultation; Konsultan pengembangan organisasi mengamati
komunikasi, pola pengambilan keputusan, gaya kepemimpinan, kerjasama,
dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi.
• Third-part Peacemaking; Konsultan PO berperan sebagai pihak ketiga yang
memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik
negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar individu dan
kelompok.
Bagan Model Pengembangan Organisasi
• Pembuatan model pengambangan organisasi perlu untuk mempertajam dan mempermudah
komunikasi antara agen pembaharu dengan mereka yang berada dalam organisasi tersebut.
• Suatu program PO haruslah mulai dari pengenalan bahwa dalam organisasi tersebut terdapat
persoalan.
• Persoalan didiskusikan sehingga tercapai suatu kesamaan pendapat.
• Berdasarkan persoalan tersebutlah dilakukan analisa organisasi, yang dimaksudkan baik
untuk meneliti kembali persoalan tersebut maupun untuk mencari sebabnya.
• Hasil analisa perlu disampaikan kepada anggota organisasi dalam bentuk umpan balik.
• Tanggapan terhadap umpan balik tersebut dapat digunakan untuk mengembangkan strategi
perubahan.
• Kemudian strategi tersebut dilaksanakan dalam bentuk intervensi nyata untuk kemudian
diukur dan dinilai hasilnya, dan pada akhirnya disampaikan berupa umpan balik.
Model pengembangan organisasi memiliki manfaat :
1. Berguna untuk lebih dapat memahami persoalan dan organisasi itu
sendiri
2. Bermanfaat untuk lebih memahami faktor-faktor yang dapat
mempengaruhi timbulnya suatu persoalan dan usaha
pemecahannya
3. Bermanfaat untuk menyusun langkah-langkah tindak dalam
melakukan pengembangan organisasi
Agen Pengubah dalam PO
• Usaha perubahan suatu organisasi selalu ditandai oleh adanya orang-orang yang mempelapori,
menggerakkan dan menyebarluaskan proses perubahan tersebut.
• Rumusan Havelock (1973) ; agen perubahan adalah orang yang membantu terlaksananya perubahan
atau suatu inovasi berencana.
• Inovasi adalah pengenalan dan penerapan hal-hal, gagasan, ide-ide baru.
• Agen pengubah (change agents) dapat berasal dari :
1. Agen Perubahan Eksternal : adalah individu dari luar organisasi yang diminta atau ditugasi untuk
memberikan usulan tentang perubahan.
2. Agen Perubahan Internal : adalah staf ahli dalam organisasi yang secara khusus dilatih untuk
melakukan pengembangan organisasi
3. Agen Perubahan eksternal-internal : adalah usaha memadukan orang-orang dari dalam dan luar
organisasi dengan mengambil menfaat atau kelebihan dan mengurangi kelemahan dari agen
perubahan internal dan eksternal.
• Agen-agen Perubahan dapat berupa : Manajer, Karyawan dan atau Konsultan luar
Kualifikasi dasar agen Perubahan
• Kualifikasi Teknis : kompetensi teknis dalam tugas spesifik dari proyek
perubahan yang bersangkutan.
• Kemampuan Administratif : yaitu persyaratan administratif yang
paling dasar dan elementer, yakni kemauan untuk mengalokasikan
waktu secara detail untuk persoalan-persoalan yang relatif sulit.
• Hubungan antar pribadi : Seorang agen perubahan harus mampu
menanamkan karakteristik dalam dirinya agar dapat menjadi panutan
atau teladan bagi sekelompok orang yang menjadi target
perubahannya.
Menurut Havelock (1970) : agen pengubah dalam PO memiliki karakteristik sebagai berikut :
• Agen perubahan harus memiliki nilai-nilai dan sikap mental yang dapat mempertimbangkan
manfaat inovasi atau perubahan bagi organisasinya maupun masyarakat sekitar.
• Agen perubahan harus mengetahui bahwa individu, kelompok dan masyarakat dalam
organisasi merupakan sistem-sistem terbuka yang saling berhubungan dimana agen
perubahan harus mengetahui bagaimana orang lain memandang peranannya. Serta dapat
memperkirakan konsep alternatif mengenai perubahan di masa sekarang dengan masa
mendatang.
• Agen perubahan harus memiliki keterampilan untuk menyampaikan kepada orang lain
mengenai pengetahuan, nilai-nilai dan keterampilan yang dimilikinya, mengembangkan dan
memelihara hubungan proyek peubahan dengan orang lain, mengatasi kesalahpahaman dan
konflik, membina tim kerja sama untuk perubahan, dan menyampaikan ke masyarakat akan
potensi yang tersedia dari sumber-sumber mereka sendiri.
Menurut Rogers dan Shoemaker, agen perubahan berfungsi sebagai mata rantai komunikasi
antar dua sistem sosial. Yaitu menghubungkan antara sistem sosial yang mempelopori
perubahan dengan sistem masyarakat yang dibinanya dalam usaha perubahan tersebut.
Masyarakat disini berarti anggota organisasi.
Peran utama agen perubahan (Nasution,
2004:129)
• Sebagai katalisator yang menggerakkan anggota organisasi untuk melakukan
perubahan
• Sebagai pemberi pemecahan persoalan
• Sebagai pembantu proses perubahan yaitu dalam proses pemecahan masalah
dan penyebaran inovasi, serta memberi petunjuk mengenai :
1. Bagaimana mengenali dan merumuskan kebutuhan
2. Bagaimana mendiagnosa permasalahan dan menentukan tujuan
3. Mendapatkan sumber-sumber yang relevan
4. Memilih atau menciptakan pemecahan masalah
5. Menyesuaikan dan merencanakan pentahapan pemecahan masalah