MATERI DASAR

MANAJEMEN & ORGANISASI

Deni Muharam, M.Kom., MTA

PENGANTAR

• Ilmu Manajemen selalu hadir dalam kesuksesan

seseorang/organisasi. Beberapa contoh :
- Dakwah Nabi Muhammad SAW
- Pembangunan Candi Borobudur di Indonesia
- Google, Facebook, Gojek, Ruang Guru, dan lain-lain

• Tiga pilar penting kesuksesan organisasi saat ini : Kolaborasi

kekuatan bisnis, manajemen yang profesional, dan
optimalisasi teknologi
TEORI DASAR

• Keuangan
• Purchasing
• Logistik
• Produksi
• Warehouse
Business • Marketing Goal
Owner • Sales (Penjualan) (Tujuan)
• Kepegawaian
• Teknologi Informasi
• Pengembangan

Tim Manajemen
ORGANISASI & MANAJEMEN

• Organisasi merupakan sekelompok orang yang diatur

sedemikian rupa dalam upaya mencapai suatu tujuan
tertentu

• Karakteristik Organisasi :
- Organisasi memiliki tujuan
- Terdapat orang-orang
- Memiliki struktur org.
- Memiliki sistem dan prosedur
• Dalam organisasi tentu diperlukan Manajemen
PENGERTIAN MANAJEMEN

• Manajemen adalah disiplin ilmu yg membahas ttg mengelola

sumber daya organisasi untuk mempercepat cita-cita atau
tujuan organisasi tersebut.
• Terdapat 2 kunci dalam hal definisi manajemen ini :
- Manajemen sebagai Proses :
Karena berisi langkah2 sistematis dalam pencapaian
tujuan
- Manajemen sebagai Seni
Karena tujuan tercapai melibatkan/melalui orang lain
• Keputusan yang diambil harus mengacu pada prinsip dasar
efektif dan efisien
FUNGSI MANAJEMEN

• Proses manajemen memiliki 4 fungsi / tahapan :

1. Perencanaan
Menentukan tujuan dan bagaimana cara mencapai
tujuan tersebut
2. Pengorganisasian
Penugasan, pengalokasian sumber daya kepada tim
3. Pelaksanaan/Pengarahan
Mengarahkan, membimbing, menyemangati tim
4. Pengendalian
Mengawasi, mengevaluasi dan melaporkan kpd pimpinan
TINGKATAN MANAJEMEN

• Tingkatan / level dalam manajemen terbagi :

1. Top Management
Bertanggung jawab secara keseluruhan organisasi,
menetapkan tujuan, kebijakan secara umum.
Keputusan yang diambil bersifat direktif
2. Middle Management
Mengimplementasikan rencana, kebijakan dari tingkat
atas dan pengawasan kepada tim dalam mencapai
tujuan. Keputusan yang diambil bersifat strategik
3. Low Management
Bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan
jangka pendek dalam satu unit kerja yang telah
direncanakan tingkat atas/menengah. Keputusan
yang diambil bersifat operasional
KETERAMPILAN MANAJEMEN

• Keterampilan yang diperlukan dalam Manajemen :

1. Conceptual Skill
Keterampilan dalam mengintegrasikan, menjabarkan
masalah, analisa hubungan, dan efek yang ditimbulkan.
Ini sangat diperlukan untuk Top Management
2. Human Skill
Keterampilan dalam interaksi dengan tim, menjaga
hubungan baik, memahami perasaan, waspada pada
dirinya sendiri. Ini sangat diperlukan untuk Middle
Management
3. Technical Skill
Keterampilan khusus dalam menyelesaikan suatu tugas
tertentu. Ini sangat diperlukan untuk Low Management
PERANAN MANAJER

• Peranan Manajer meliputi 10 peran penting :

1. Peran Interpersonal
- Simbol, Pemimpin, Penghubung
2. Peran Informasional
- Pengawas, Penyebar Informasi, Juru Bicara
3. Peran Pengambil Keputusan
- Wirausahawan, Problem Solver, Pengalokasi
Sumber daya, Negisiator
10 PENGETAHUAN MANAJEMEN

1. Manajemen Ruang Lingkup (Scope)

2. Manajemen Waktu (Time)
3. Manajemen Biaya (Cost)
4. Manajemen Kualitas (Quality)
5. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource)
6. Manajemen Komunikasi (Communication)
7. Manajemen Resiko (Risk)
8. Manajemen Pengadaan Barang (Procurement)
9. Manajemen Para Pihak (Stakeholder)
10. Manajemen Kesatuan (Integration)
 Mengenal
Divisi (Industri)
Studi Kasus Manajemen
Divisi Purchasing

• Menyusun strategi purchasing bersama pimpinan

• Melakukan riset tentang produk & kebutuhan organisasi
• Melakukan riset tentang supplier
• Melakukan SCM dengan supplier
• Melakukan pembelanjaan kepada supplier yang termurah
dengan kualitas material / produk terbaik
• Bersama Keuangan memproses pembayaran kpd supplier
• After Purchase Management
• Membuat laporan purchasing
Divisi Logistik

• Pendataan produk masuk dari Divisi / Mitra luar

• Pendataan produk keluar ke Marketing/Toko/Konsumen
• Pendataan stok produk secara continue & real time
• Menyusun sistem display produk di Gudang Logistik dengan
metode FIFO
• Melakukan riset data dari laporan masuk & keluar data
lampau untuk dijadikan prediksi kebutuhan
• Melakukan analisis kebutuhan Gudang Logistik
• Memberikan Laporan tentang Logistik
Divisi Produksi

• Melalakukan riset tentang produk dan sistem produksi

• Memproses siklus pra-produksi(try-prototipe-test)
• Mendata penggunaan bahan baku / logistik
• Melakukan sistem maintenance mesin secara continue
• Melakukan penjadwalan produksi cetak baik manual
maupun mesin sesuai kebutuhan & riset
• Melakukan QC produk sebelum dikirim ke Gudang
• Berkoordinasi dg Marketing dan Gudang tentang
kebutuhan produk
• Mengolah data lampau untuk prediksi kebutuhan
• Melaporkan seluruh proses bisnis kpd Pimpinan
Divisi Warehouse (Gudang)

• Pendataan produk masuk dari Divisi/Mitra

• Pendataan produk keluar ke Marketing/Toko/Konsumen
• Pendataan stok produk secara continue & real time
• Menyusun sistem display produk di Gudang dengan
metode FIFO
• Melakukan riset data dari laporan masuk & keluar
• Melakukan analisis kebutuhan Gudang
• Berkoordinasi dg Marketing/Penjualan ttg produk Low Mov
• Memberikan Laporan tentang kondisi pergudangan
Divisi Marketing & Sales

• Bersama pimpinan menyusun rencana strategi & siklus

marketing
• Bersama tim menyusun multimedia marketing
• Melakukan promosi produk secara continue dan terukur
baik berbayar maupun organik
• Melakukan pelayanan / Customer Service yang ramah,
efektif, & mempengaruhi
• Memproses transaksi PO dari konsumen
• Membantu memastikan pembayaran transaksi
• Mengontrol Tim Packing menyiapkan barang sesuai PO
• Mengontrol Tim Delivery mengirimkan pesanan ke
kurir/konsumen
• Melakukan layanan pasca jual (after sales support)
• Melakukan riset produk dari data penjualan
• Melakukan CRM dengan continue
• Berkoordinasi dengan Produksi ttg kebutuhan Marketing
Divisi Keuangan

• Bersama pimpinan menyusun strategi manajemen

keuangan
• Bersama tim mencari sumber2/post pendapatan organisasi
• Mencatat & melaporkan pendapatan tunai & bank
• Mencatat & melaporkan pengeluaran tunai & bank
• Mencatat, melaporkan, mengelola piutang & hutang
• Mengaudit setiap pengajuan dari Divisi
• Bersama Manajer menyusun Laporan Keuangan
• Menyimpan/mengarsipkan bukti transaski keuangan
• Mengusulkan rencana strategis pengelolaan sumber daya
keuangan yg efektif & efisien
Divisi HRD

• Mendata kebutuhan akan SDM baru dari Divisi2

• Melakukan proses rekrutmen karyawan baru sesuai
kebutuhan
• Melakukan proses training karyawan baru
• Menyusun akad, job desc karyawan baru
• Bersama Divisi2 melakukan penilaian kinerja karyawan
• Memproses penggajian karyawan
• Memantau perkembangan karir karyawan
• Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang bidang
yang perlu dikembangkan
• Bersama manajer divisi menangani problem seputar
karyawan
• Melaporkan urusan kepegawaian kpd Pimpinan
Divisi Toko (Store)

• Menyusun kebutuhan produk untuk stok di Toko

• Menyusun sistem display produk yg menarik
• Menyusun multimedia marketing bersama Tim
• Melayani / CS dengan baik, ramah, informatif, dan
mempengaruhi
• Memproses transaksi, pembayaran, dan packing produk
• Menjalankan sistem inventory (masuk-keluar) dengan baik
dan tercatat
• Mengupdate stok produk sesuai sistem yg berjalan
• Melaporkan hasil penjualan produk
• Melaporkan keuangan toko kpd pimpinan
• Mengusulkan strategi dan teknik penjualan kepada
pimpinan
Divisi Business Development

• Menganalisis proses bisnis di seluruh divisi

• Mengembangkan / mengusulkan proses bisnis baru yang
lebih baik
• Melakukan riset produk, data dan informasi dari seluruh
divisi
• Penggunaan tools pengembangan bisnis seperti SEO, Ads
termasuk melakukan evaluasi dari proses tsb.
• Bersama tim IT dan multimedia memaksimalkan potensi
teknologi terhadap perkembangan bisnis organisasi
• Mengevaluasi strategi bisnis sesuai prioritas organisasi bukan
divisi2.
• Mempelajari teknologi dan pengembangan bisnis baru dan
melaporkan kpd Tim Manajemen
Divisi IT Development

• Menyusun strategi manajemen IT bersama pimpinan

• Pengadaan sarpras IT baik hardware, software sesuai
instruksi pimpinan
• Manajemen maintenance sarpras IT secaa berkala
• Menganalisis teknologi yang berjalan sekarang dari
kelemahan dan mengusulkan teknologi baru
• Pengembangan sistem rekayasa perangkat lunak yang
sejalan dengan pertumbuhan bisnis seperti web, medsos,
dan software untuk kebutuhan divisi
• Menjadi problem solver thd permasalahan IT
• Mempelajari teknologi IT terbaru dan terbaik
• Percepatan migrasi sistem lama (tradisional) ke sistem baru
(SI)
• Melakukan pelatihan kpd user
 Anda ditawari menjadi seorang Manajer
Operasional di sebuah Perusahaan Parfum. Anda
harus memimpin 20 karyawan. Saat ini seluruh
proses di perusahaan masih menggunakan sistem
manual, baik dari sisi teknologi industri maupun
komputerisasi. Proses tersebut dimulai dari
purchasing logistik ke Supplier. Logistik tersebut
disimpan di Divisi Logistik. Kemudian Divisi
Produksi melakukan proses produksi parfum. Hasil
produksi (product) disimpan ke Divisi Gudang. Lalu
sesuai permintaan dari Divisi Marketing & Sales
product tersebut dikirim dari Divisi Gudang ke agen
dan distributor. Apa step by step yang efektif &
efisien yg Anda lakukan ketika jabatan Manajer
Operasional itu Anda ambil !