Menyusun Rencana

Program &
Anggaran
Komunikasi
Kehumasan
Josep J. Darmawan
DTS - Digital Public Relations
Pekanbaru Riau, 4-8 September 2023
Josep J. Darmawan (Joe)

Pendidikan: Ilmu Komunikasi Universitas Gadjah

Mada & University Science of Malaysia

Dosen Prodi Ilmu Komunikasi FISIP UAJY

Trainer DTS (DPR, SMA, DEA, MRO), STRAKOM

Konsultan Komunikasi

Email: josepdarmawan@gmail.com

WA: 0813 9318 5758 (Text Only)

• Merumuskan rencana program komunikasi
• Mengukur keberhasilan program
• Menyusun jadwal dalam pelaksanaan program komunikasi
• Menyusun anggaran
Merumuskan rencana program komunikasi
GOVERNMENT PUBLIC RELATIONS (GPR)

“Pengelolaan informasi dan komunikasi yang

berkelanjutan untuk memperoleh pemahaman dan
dukungan publik terhadap pemerintah"

INSTRUKSI PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN

2015 TENTANG PENGELOLAAN KOMUNIKASI PUBLIK

Manajemen Manajemen
INFORMASI REPUTASI
Pedoman terkait pengelolaan media sosial

• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI

Nonor 83 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemanfaatan Media Sosial Instansi
Pemerintah
• Prinsip Media Sosial Humas Pemerintah
• Etika Humas Pemerintah dalam Menggunakan Media Sosial
• Buku terbitan Kementerian Komunikasi dan Informatika RI. Judul: Memaksimalkan
Penggunaan Media Sosial dalam Lembaga Pemerintah
• Download: http://indonesiabaik.id/ebook/memaksimalkan-penggunaan-media-sosial-dalam-
lembaga-pemerintah
• Peraturan internal K/L/D masing-masing tentang pengelolaan media sosial
(Peraturan Menteri/Kepala, SOP, Buku Panduan)
 Strategic planning for PR

Phase ONE Phase TWO Phase THREE Phase FOUR

• FORMATIVE • STRATEGY • TACTICS • EVALUATIVE
RESEARCH • Establishing • Selecting RESEARCH
• Analysing the Goals and Communication • Evaluating
Situation Objectives Tactics Strategic Plan
• Analysing the • Formulating • Implementing
Organization Action and the Strategic
• Analysing the Response Plan
Publics Strategies
• Developing the
Message
Strategy

Ronald D. Smith (2005)

The general 4 steps to any PR effort

• Research
• Planning -- developing strategies & tactics
• Communication -- crafting communication that follow the plan,
execute the plan
• Measurement
1. Riset
• Public communication campaign yang baik harus dirancang dari
pemetaan atas keadaan dasar/awal untuk menjadi pijakan
perencanaa, eksekusi, dan evaluasi.
• Pemetaan awal berkenaan dengan trend, kondisi internal/kesiapan
organisasi, tantangan/hambatan makro/mikro/meso, identifikasi
dan sentimen publik
Mapping mencakup
• STAKEHOLDER mapping: visual process of laying out all the stakeholders of a
product, project, or idea on one map
• SWOT analysis: strengths, weaknesses, opportunities, and threats
• SMART objectives: specific, measurable, achievable, relevant, and time-
framed
• PEST analysis: political, economic, social, and technological factors
• MEDIA CONTENT analysis: deconstruction of pieces of media with tendency
towards either quantitative or qualitative research methods
• SOCIAL NETWORK analysis: investigating and uncovering the patterning of
people’s interaction and social structures
• PERCEPTION survey: collecting impressions about product to uncover
consumer opinions using various research methods
2. PR plan

Core component:
• Introduction
• Objectives & goals
• Target audiences
• Strategies
• Activities
• Implementation & Evaluation
• Budget
Issue management

• Mengidentifikasi isu di masa mendatang (Identify future issues that are

likely to affect an organization)
• Menganalisa isu lainnya (Research and analyze each issue)
• Mencari alternatif solusi dari sebuah isu, dengan menggunakan cara
yang kreatif (Consider options in responding to each issue)
• Mengembangkan rencana pelaksanaan di tengah berbagai opsi
dengan merencanakan secara spesifik (Develop an action plan for the
best option)
• Mengimplementasikan program perencanaan (Implement this plan,
giving as much energy and resources as it warrants)
• Mengevaluasi respons (Evaluate the effectiveness of the response)
PR plan strategy
3. Communication

PRODUKSI DISTRIBUSI
NARASI OWNED
official website, in-house
story telling, infographic, web
VISUAL magazine, videotron, mentions,
series, comic, live streaming, EARNED
DESIGN comments, influencers,
video on demand, etc
advertorial, etc
PUBLISHING PAID
Contoh kasus G20
4. Measurement
Monitoring

Outputs (Activities)
Outcomes (Results)
Impacts (Behaviors)

Verification Evaluation
Diskusi kelompok

TEMA
ANALISIS SITUASI, ORGANISASI, PUBLIK
MAKSUD, TUJUAN
STRATEGI, PENDEKATAN
AKTIVITAS, KEGIATAN
PRODUKSI KONTEN DIGITAL
DISTRIBUSI
MonEv
CALENDAR CONTENT
Mengukur keberhasilan program
Logic model
KPI (Key
Performance
Indicator)
Contoh KPI: Media sosial
Beda platform, beda indikator
KPI media sosial: Pengukuran

ATTENTION 1. EXPOSURE: visit, views, followers, fans, program mentioned, subscriber

INTEREST 2. INFLUENCE: share of voice, sentiment, tone

DESIRE 3. ENGAGEMENT: shares, replies, DMs, comments, likes

ACTION 4. ACTION: content download/save, IG live attendee, networking

KPI media sosial: Menetapkan angka capaian

S M A R T
Specific. Measurable. Achievable. Relevant. Time.
Target harus Target harus dapat Target haruslah Target haruslah Waktu untuk
bersifat khusus, diukur realistis dan dapat relevan, berkaitan mencapai
detail, dan fokus diwujudkan, ada dengan target/deadline
Contoh: nilai/peningkatan tupoksi/area/bidan
Contoh: meningkatkan yang dicapai g/urusan Contoh: … pada
meningkatkan engagement akhir kuartal II
followers sebanyak sebanyak 10% Contoh: respons tahun anggaran
Contoh: peningkatan
100 akun setiap follower tiap bulan follower 70% sesuai 2023
bulan adalah 50, maka target
yang realistis adalah
50+20%= 60 follower
per bulan
Contoh
Contoh
Menyusun jadwal pelaksanaan program
komunikasi
 The project schedule communicates the planned dates and resources for
the work that needs to be performed in graphical form (usually a Gantt
Project schedule Chart). The project schedule should contain 100% work associated with
delivering the project scope. Without the schedule the project manager
can’t manage, monitor or control the project progress.
Calender of events

• National holidays, institutional anniversary,

Continuous world events

Pre-planned • Webinars, Digital Talent Scholarship, etc

• Disasters, negative reactions, no public

Unpredictable responses, etc
Behavior cycle

• Build awareness • Initiate action

• New information • Convincing information
• Advance knowledge • Create advocacy
• Comprehensive • Completed information
information
• Sustain relevance
• Repetitive information

(Pritchard & Smith, 2015)

 Project
(budget) risk
management
In a risk issue, perception is reality

BE PREPARED BE AVAILABLE BE CREDIBLE

Risk mitigation cost

Software
Inflation Deadline Budget cut
license

Old hardware Flood/fire Theft Hacked

In a crisis situation, four planning issues are important

For each risk defined Demonstrate

For each potentially Identify the cause of
describe the actions responsible
impacted audience, the risk (if the public
that mitigate the risk management action (let
define the risk (the believes you know what
(don’t take the pill, we people know that
poison in the pill will went wrong, they are
are recalling the organization has a plan
make you sick) more likely to accept
product) and is implementing it;
that you will quickly
this will help convince
remedy the problem: e.
them that you are in
g. airplane crashes)
control)
Contoh Gantt chart/Diagram
Menyusun anggaran
Costly PR functions
Planning 01 – Strategi komunikasi, anggaran, events dan kegiatan kehumasan.

Media Relations 02 - Organisasi x media (jurnalis, tedaksi, dll), Organisasi x media sosial

Writing 03 – Press release, naskah pidato, jawaban wawancara, narasi iklan

Researching 04 – Sarana komunikasi internal

Counceling 05 – Menganalisa trends dan tones dari pemberitaan

Publicity 06 – Diseminasi produk kehumasan kepada publik

 • Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah
keseluruhan anggaran organisasi yang
Kemungkinan tersedia

dalam • Anggaran disusun berdasarkan

keperluan/kebutuhan organisasi
penyusunan • Anggaran disusun berdasarkan seluruh
anggaran PR kegiatan kehumasan yang ada
• Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan
positif yang diperoleh organisasi
 • PERSONNEL: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang
terlibat dalam kegiatan kehumasan

Kategori • MATERIALS: berupa bahan atau materi yang digunakan

untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat

anggaran produksi, etc

• MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran
kegiatan PR yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu,
misalnya ads placement
(Smith, 2005)
• TOOLS & EQUIPMENT: misalnya sewa tempat,
kendaraan, hotel & conference hall, sound system, etc
• ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya penggandaan,
pembuatan proposal, biaya perjalanan, biaya pulsa, etc
Source of money (Funding Vs Budgeting)

FUNDING BUDGETING
Grant State budget
Joint-program
Sponsor
Crowd funding
etc
NAMUN ADA JUGA YANG FREE (TANPA ANGGARAN)

KOLABORASI
META Indonesia
Kementerian/Lembaga/Daerah
BAKOHUMAS
Dll

DISEMINASI INFORMASI
GPR TV Website
Media Sosial*
Media visit WAG
Contoh RAB
Contoh
Contoh
Contoh
Tugas

Buatlah perencanaan kegiatan DPR untuk 3 bulan ke depan

Dokumen yang harus dibuat:

1. Kerangka Acuan Kegiatan
2. Rencana Anggaran Biaya

Dikumpulkan dalam bentuk PDF, diberi nama file: nama_tugas UK4

Diunggah di LMS paling lambat pukul 21.00 malam ini
Terima kasih